ZEP Standardfunktionen
Erfassen Sie Zeiten, verwalten Sie Mitarbeitende und nutzen Sie die Standardfunktionen in ZEP Clock, Compact und Professional.
Von Gideon und 5 weiteren Personen6 Autoren54 Artikel
Einführung in ZEP
Erste Schritte für Administratoren und Mitarbeitende, mobile Apps, Lernvideos und grundlegende Konzepte zu Zeiterfassung und Auswertungen.
- Erste Schritte für Mitarbeitende - ZEP Compact & ProfessionalIn diesem Artikel finden Sie einen kompakten Überblick über die wichtigsten Schritte für den Start in ZEP Compact und ZEP Professional.
- Erste Schritte für Administratoren - ZEP Compact & ProfessionalIn diesem Artikel finden Sie einen kompakten Überblick über die wichtigsten Schritte für den Start in ZEP Compact und ZEP Professional.
- Tipps & Tricks - ZEP Compact & ProfessionalIn diesem Artikel finden Sie Hinweise zu allgemeinen Bedienungshilfen in ZEP Compact/Professional, welche Ihnen Ihre Arbeit erleichtern können.
- Erste Schritte für Mitarbeitende - ZEP ClockIn diesem Artikel finden Sie als User einen kompakten Überblick über die wichtigsten Schritte für den Start in ZEP Clock.
- Erste Schritte für Administratoren - ZEP ClockIn diesem Artikel finden Sie als Administrator einen kompakten Überblick über die wichtigsten Schritte für den Start in ZEP Clock.
- Tipps & Tricks - ZEP ClockIn diesem Artikel finden Sie Hinweise zu allgemeinen Bedienungshilfen in ZEP Clock, welche Ihnen Ihre Arbeit erleichtern können.
- AuswertungsmöglichkeitenDieser Artikel beschreibt die unterschiedlichen Möglichkeiten in ZEP Compact/Professional Auswertungen zu erstellen.
- ZEP Clock AppIn diesem Artikel lernen Sie alles über die ZEP Clock App. Die App ist nur für die Produktlinie ZEP Clock vorgesehen.
- ZEP AppIn diesem Artikel finden Sie Informationen, wie Sie Zeiten, Reisekosten und Abwesenheiten in der ZEP App erfassen.
- ZEP Browser-ErweiterungIn diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die ZEP Browser-Erweiterung für Chrome und Edge einrichten und optimal nutzen.
- LernvideosDieser Artikel beinhaltet Informationen über unseren ZEP YouTube Kanal.
Persönlicher Bereich
Erfassen Sie Projektzeiten und Anwesenheiten, verwalten Sie Ihr Profil, Dashboard, Kalender und eigene Auswertungen.
- Funktionsumfang – Persönlicher BereichÜbersicht über den Persönlichen Bereich in ZEP — Sub-Bereiche, Wirkungsketten, modulabhängige Erweiterungen.
- ProfilEigene Stammdaten, Sprache, Schriftgrad, E-Mail- und Kalender-Einstellungen im Persönlichen Bereich.
- DashboardDie persönliche Startsicht mit Ist-/Soll-Stunden, Jahresurlaub, Überstunden und produktlinien-spezifischen Zusatzblöcken.
- Projektzeiten und ArbeitszeitenErfassen und bearbeiten Sie Projekt- und Reisezeiten, inklusive Outlook- und Google-Kalenderintegration.
- Fehlzeiten und TermineUrlaub, Krankheit und persönliche Termine im Kalender verwalten.
- BelegeEigene Belege erfassen, einem Projekt zuordnen und für die Abrechnung freigeben.
- AufgabenPersönliche Aufgaben-Übersicht — leichtgewichtige To-do-Verwaltung, anlegen, bearbeiten, abschließen.
- EinplanungPersönliche Ressourcen-Einplanung — geplante Stunden auf Projekten und Plan-Ist-Vergleich.
- ArbeitspaketePersönliche Arbeitspakete — Aufgaben-Bündel mit Zeitrahmen, Soll-Aufwand und Projektkontext.
- GutschriftenDie persönliche Abrechnungs-Übersicht für externe Mitarbeitende mit Stunden, Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und Belegerstattungen.
- Persönliche AuswertungenIn diesem Artikel finden Sie Informationen zu den Auswertungen, die unter "Meine Auswertungen" zu finden sind, darunter Zeitnachweise (Tätigkeitsbericht bzw. Tätigkeitsnachweis).
Mitarbeiterverwaltung
Mitarbeitende anlegen, ihre Daten pflegen und verwalten.
- Funktionsumfang – MitarbeiterverwaltungÜberblick über die Mitarbeiterverwaltung in ZEP — wie Mitarbeitende als zentrales Datenobjekt mit Stammdaten, Zuordnungen, Berechtigungen und allen weiteren ZEP-Daten verbunden sind.
- MitarbeiterübersichtSo nutzen Sie Filter, Spaltenkonfiguration, Massenoperationen und Export in der Mitarbeiterübersicht — Ihrem zentralen Einstieg in die Mitarbeiterverwaltung.
- Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschenWie Sie Mitarbeitende in ZEP anlegen, ihre Stammdaten pflegen, das Beschäftigungsverhältnis beenden, pseudonymisieren oder den Datensatz vollständig löschen — inklusive Berechtigungen pro Aktion.
- MitarbeiterdatenAlle Felder im Mitarbeiterdatensatz im Überblick — von Allgemein und Einstellungen bis Bankverbindung und Gutschriftseinstellungen — mit Hinweis, wo jeder Wert in ZEP wirkt.
- MitarbeiteradministrationAlle Bereiche und Aktivitäten auf der Mitarbeiter-Detailseite — Beschäftigungszeiträume, Regelarbeitszeit, Zuordnungen, operative Datenpflege, Anwesenheit und sicherheitsrelevante Aktionen.
- Externe Mitarbeitende und GutschriftenWie Sie Freelancer und Freelancer mit Gutschrift in ZEP anlegen, abrechnen und wie Externe ihre eigenen Gutschriften im Self-Service einsehen.
- MitarbeiterauswertungenMitarbeiterauswertungen in ZEP — die Standard-Auswertungen im Hauptmenü, in der Mitarbeiter-Detailansicht und Verlinkungen zu modulspezifischen Mitarbeiterauswertungen.
Projektverwaltung
Legen Sie Projekte an, pflegen Sie Stammdaten, Vorgänge und Aufgaben, und werten Sie Projektzeiten aus.
- Funktionsumfang – ProjektverwaltungKonzept der Projektverwaltung, Datenfluss, Aufgaben und modulabhängige Erweiterungen rund um das Datenobjekt Projekt.
- ProjektübersichtFilter, Suche, Tabellenkonfiguration, Massenoperationen und Export der Projektliste in ZEP.
- Projekte anlegen, bearbeiten und löschenWorkflow zum Anlegen, Bearbeiten, Deaktivieren und Löschen von Projekten in ZEP, inklusive Berechtigungen.
- ProjektdatenReferenz zu allen Feldern eines Projekts in den Tabs Allgemein, Plan, Kunde und Abrechnung sowie Adresse.
- ProjektadministrationSub-Bereiche der Projektadministration: Allgemein, Projekteinstellungen, Abrechnungseinstellungen, Faktura, Ressourcenplanung und Auswertungen am Projekt.
- ProjektauswertungenStandard-Auswertungen rund um Projekte: zentrale Auswertungen im Hauptmenü, Detail-Auswertungen am einzelnen Projekt sowie modulspezifische Erweiterungen.
Kundenverwaltung
Verwalten Sie Ihre Kunden mit Stammdaten, Übersichten und kundenbezogenen Auswertungen.
- Funktionsumfang – KundenverwaltungÜberblick über die Kundenverwaltung in ZEP — was sie umfasst, welche Module sie erweitern und wer welche Rolle spielt.
- KundenübersichtDie Kundenliste mit Filtern, Spalten-Konfiguration und Massenoperationen — Einstiegspunkt für alle Kunden-Aktionen.
- Kunden anlegen, bearbeiten und löschenLifecycle eines Kunden in ZEP: anlegen, bearbeiten, deaktivieren und löschen — inklusive Berechtigungen und Voraussetzungen.
- KundendatenAlle Felder der Kundenakte in vier Tabs — Allgemein, Kontakt, Abrechnung, Bankverbindung — mit Modul-Voraussetzungen und Wirkung jedes Feldes.
- KundenadministrationSub-Bereiche der Kunden-Detailansicht: Allgemein, Abrechnungseinstellungen, Faktura, Aktionen — mit Modul-Voraussetzungen je Sektion.
- KundenauswertungenCross-Kunden- und Einzelkunden-Auswertungen — Stammdaten, Aufwände, Umsätze, Gesamtstatus.
Administration
Konfigurieren Sie ZEP unternehmensweit: Einstellungen für Mitarbeitende, Projekte, Kunden und Zeiten plus System-Tasks.
- Funktionsumfang – AdministrationÜbersicht der Administrations-Boxen mit Sichtbarkeit pro Produktlinie, Detail-Artikel-Verweisen und empfohlener Einrichtungs-Reihenfolge.
- Account – AdministrationVerwalten Sie im Self-Service-Tool des Account-Bereichs Abonnement, Zusatzmodule, Rechnungen und Rechnungsdaten Ihrer ZEP-Lizenz.
- Meine Firma – AdministrationIn der Administration unter Meine Firma hinterlegen Sie die systemweiten Grundeinstellungen Ihres ZEP-Mandanten: Erscheinungsbild, E-Mail, Unternehmensdaten, Bankverbindungen, Briefpapier sowie Login- und Kennwort-Richtlinien.
- Projekte – AdministrationIn der Administration unter Projekte definieren Sie Einstellungen, Tätigkeiten, Status, Mailvorlagen, Kategorien, Schlagworte und Zusatzattribute Ihrer Projekte.
- Kunden – AdministrationIn der Administration unter Kunden definieren Sie Sortier-Regeln, Berechtigungen, Faktura-Defaults sowie Branchen, Kategorien, Ansprechpartner-Kategorien und Zusatzattribute.
- Mitarbeiter – AdministrationBox "Mitarbeiter und Abteilungen" in der Administration: systemweite Mitarbeiter-Einstellungen, Textbausteine, Mailvorlagen, Kategorien, dynamische Attribute sowie Abteilungs-Konfiguration.
- Zeiten und Belege – AdministrationBox "Projektzeiten und Belege": Einstellungen zur Zeiterfassung, Pausenregelungen, Mailvorlagen und Mailbox-Anbindung.
- Aufgaben – AdministrationEinstellungen, Status und Prioritäten der Aufgaben-Box in der Administration.
- Schnittstellen – AdministrationSOAP-Schnittstelle, REST-Schnittstelle, Schnittstellen Marktplatz und DATEV — zentrale technische Anbindungen der Administration.
- System – AdministrationMonatsabschluss, Geräteverwaltung, RFID-Chips, Urls und Tasks — Übersicht der Administrations-Werkzeuge im Bereich System.
- Sonstiges – AdministrationTextbausteine für E-Mails, Änderungshistorie, Scheduler und Termin-Mailvorlagen — wiederverwendbare Quer-Einstellungen im Bereich Sonstiges.
- Zusatzartikel: Outlook-KalenderintegrationOutlook-Kalender mit ZEP verbinden: Freigabewege, Microsoft-Graph-Berechtigungen und Fehlerbehebung.
- Zusatzartikel: Briefpapier erstellen und hochladenErfahren Sie, wie Sie Briefpapiere und Rechnungsvorlagen entsprechend Ihrer Corporate Identity erstellen.