Mitarbeitende sind in ZEP das zentrale Datenobjekt, an dem alle weiteren Informationen hängen: Projektzuordnungen, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Reisekosten, Auswertungen und die Übergabe an Lohn- und Buchhaltung. Wer einen sauberen Mitarbeiterdatensatz pflegt, legt damit das Fundament für jeden weiteren ZEP-Prozess.
Alle Daten eines Mitarbeitenden finden Sie in der Mitarbeiterakte, neue Mitarbeitende legen Sie mit einem Assistenten an, und das Mitarbeiter-Dashboard fasst die wichtigsten Kennzahlen zusammen. Diese Artikel führen Sie durch das gesamte Themenfeld, vom Konzept über die Anlage und Pflege bis zu Auswertungen und Sonderfällen wie externen Mitarbeitenden oder dem Beenden eines Beschäftigungsverhältnisses.
Hinweis: Die Mitarbeiterverwaltung ist in allen Produktlinien enthalten. Welche Felder und Aktionen sichtbar sind, hängt von Ihrer Produktlinie ab.
Mitarbeitende als zentrales Datenobjekt
Ein Mitarbeitender in ZEP ist mehr als ein Eintrag in einer Personalliste. Er oder sie ist die Person, an der ZEP folgende Daten zusammenführt:
Stammdaten wie Name, Personalnummer, Anstellungsart, Sprache und Adresse
Organisationszuordnung über die Abteilung
Projekt- und Kundenverantwortung über Projektzuordnungen und Kundenverantwortlichkeit
Zeitdaten aus Projektzeiterfassung, Anwesenheit und Abwesenheiten
Reisedaten aus Reisen, Belegen und Verpflegungsmehraufwendungen
Abrechnungsrelevante Werte wie Stundensatz, Preisgruppe und Gutschriften
Berechtigungen über die zugewiesene Nutzer-Rolle, also eine Standardrolle oder eine eigene Nutzer-Rolle
Schnittstellen-IDs für die Übergabe an externe Systeme wie DATEV, Personio oder HR WORKS
Personaldaten wie Vertragsdaten, Vergütungen, Skills und Mitarbeitergespräche mit dem Personalmanagement
Genau diese Bündelung macht den Mitarbeiterdatensatz zum Dreh- und Angelpunkt von ZEP. Jede Zeitbuchung, jede Auswertung und jede Abrechnung referenziert einen Mitarbeitenden.
Einbindung in den ZEP-Datenfluss
Der Mitarbeitende steht im Zentrum eines Netzwerks aus Datenobjekten, die alle wechselseitig auf ihn referenzieren. Folgende Grafik zeigt die wichtigsten Verbindungen:
Die wichtigsten Wirkungsketten in Worten:
Beschäftigungszeitraum → Sichtbarkeit: In Auswahllisten und Auswertungen erscheint ein Mitarbeitender für die Zeiträume, in denen er beschäftigt ist.
Abteilung → Filter und Berechtigungen: Steuern, wer den Mitarbeitenden in Listen sieht und wer Abwesenheiten genehmigen darf.
Projektzuordnung → Zeiterfassung: Erst die Zuweisung zu einem Projekt ermöglicht das Erfassen von Projektzeiten.
Kundenverantwortung → Auswertungen und Berichte: Mitarbeitende, die als Kundenverantwortliche eingetragen sind, erscheinen in Umsatz- und Account-Auswertungen als Filter und Sicht-Anker.
Anstellungsart und Stundensatz → Abrechnung: Bestimmen, ob und wie die geleisteten Stunden in Rechnung gestellt oder als Gutschrift abgerechnet werden.
Personalnummer und Schnittstellen-IDs → Externe Systeme: Sind das Matching-Kriterium beim Sync mit DATEV, Personio, HR WORKS und weiteren Schnittstellen.
Funktionen im Überblick
Die Mitarbeiterverwaltung besteht aus mehreren Bausteinen, die ineinandergreifen. Die folgenden Abschnitte stellen sie kurz vor und verweisen auf die ausführlichen Artikel.
Mitarbeiterübersicht
Die Liste unter Mitarbeiter im Hauptmenü zeigt die Mitarbeitenden mit Suche, Filtern, frei wählbaren Spalten, Favoriten und Export. Über Mehrfachaktionen ändern Sie Nutzer-Rolle, Abteilung, Kategorien, Pausenregelung und weitere Angaben für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig. Details beschreibt der Artikel Mitarbeiterübersicht.
Mitarbeiterakte
Ein Klick auf den Benutzernamen öffnet die Mitarbeiterakte. Sie zeigt Stammdaten, Kontaktdaten, Benutzerdaten, Arbeitszeitmodell, Einstellungen und Bankverbindung als Karten auf einer Seite. Über die Unternavigation erreichen Sie Zuordnungen, Aktivitäten wie Projektzeiten und Belege, die Planung und die Auswertungen des Mitarbeitenden. Details beschreiben die Artikel Mitarbeiterdaten und Mitarbeiteradministration.
Assistent für neue Mitarbeitende
Neue Mitarbeitende legen Sie über Neuen Mitarbeiter anlegen an. Ein Assistent führt Schritt für Schritt durch Stammdaten, Arbeitszeitmodell mit Beschäftigungszeitraum und Regelarbeitszeit, Projektzuordnung und Einstellungen. Für freie Mitarbeiter mit Gutschrift folgt der Schritt Gutschrift. Details beschreibt der Artikel Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen.
Mitarbeiter-Dashboard
Das Dashboard eines Mitarbeitenden zeigt in Kacheln Projektzeiten, offene Fehlzeitenanträge, anstehende Abwesenheiten und Ereignisse, Überstunden und Jahresurlaub sowie die Verteilung der Projektstunden und die Einplanung. Welche Kacheln erscheinen, hängt von den aktivierten Bereichen und Ihren Rechten ab. Details beschreibt der Artikel Mitarbeiter-Dashboard.
Selbstpflege im Profil
Mitarbeitende pflegen eigene Angaben im Profil: Adress- und Kontaktdaten, Bankverbindung, Sprache und weitere persönliche Einstellungen sowie das eigene Kennwort. Mit dem Personalmanagement kommen die eigenen Skills hinzu. Ob Mitarbeitende Adress-, Kontakt- und Bankdaten selbst bearbeiten dürfen, steuert das Recht „Allgemeine Daten“.
Nutzer-Rollen
Was Mitarbeitende in ZEP sehen und bearbeiten dürfen, bestimmt ihre Nutzer-Rolle. Neben den Standardrollen legen Sie eigene Nutzer-Rollen mit individuell gesetzten Rechten an und weisen sie Mitarbeitenden in der Akte oder per Mehrfachaktion zu. Wie das geht, beschreibt der Abschnitt Rollen und Rechte.
Aufgaben in der Mitarbeiterverwaltung
Die folgenden Artikel decken alle typischen Aufgaben rund um Mitarbeitende ab:
Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen — der Workflow von der Neuanlage bis zur Deaktivierung oder vollständigen Entfernung.
Mitarbeiterdaten — der Aufbau der Mitarbeiterakte und die Referenz zu jedem Feld, inklusive Rollen und Berechtigungen.
Mitarbeiteradministration — die Unternavigation am Mitarbeitenden mit Arbeitszeitmodell, Zuordnungen, Aktivitäten und Administration.
Mitarbeiterübersicht — die Liste mit Suche, Filtern, Spalten, Mehrfachaktionen und Export.
Mitarbeiter-Dashboard — die Kennzahlen eines Mitarbeitenden auf einen Blick.
Externe Mitarbeitende und Gutschriften — Sonderfall für Freelancer und das Einsehen eigener Gutschriften.
Mitarbeiterauswertungen — Standardauswertungen rund um Mitarbeitende.
Modulabhängige Erweiterungen an Mitarbeitenden
Mit jedem Bereich, den Ihre Produktlinie enthält oder den Sie zubuchen, kommen weitere Felder und Aktionen am Mitarbeitenden hinzu. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Erweiterungen:
Abwesenheiten und Überstunden — Urlaubsanspruch, Beschäftigungszeitraum-Details, Überstunden-Anzeige im Dashboard. (Mehr zum Modul)
Reisekostenabrechnung — Verpflegungsmehraufwendungen, Reisekosten-Konfiguration. (Mehr zum Modul)
Umsätze und Kosten — Standard-Preisgruppe, Stundensätze und Kostensätze. (Mehr zum Modul)
Standorte und Abteilungen — Abteilungszuordnung, Abteilungsleitung und Filter nach Abteilung. (Mehr zum Modul)
ZEP Terminal — RFID-Chip-Zuordnung und Stempel-Aktionen am Terminal. (Mehr zur Hardware)
Personalmanagement — Vertragsdaten, Vergütungen, Steuer & Versicherung, Skills, Mitarbeitergespräche, Notizen und Inventar in der Mitarbeiterakte. Das Personalmanagement ist in ZEP Business enthalten. In ZEP Clock ist das Personalmanagement zubuchbar. (Mehr zum Modul)
Welche dieser Erweiterungen für Sie aktiv sind, entscheidet sich über Ihre Produktlinie und die zugebuchten Bereiche. Im Artikel Mitarbeiterdaten sehen Sie pro Feld, unter welchen Voraussetzungen es eingeblendet wird.