Mitarbeitende sind in ZEP das zentrale Datenobjekt, an dem alle weiteren Informationen hängen: Projektzuordnungen, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Reisekosten, Auswertungen und die Übergabe an Lohn- und Buchhaltung. Wer einen sauberen Mitarbeiterdatensatz pflegt, legt damit das Fundament für jeden weiteren ZEP-Prozess.
Diese Artikel führen Sie durch das gesamte Themenfeld — vom Konzept über die Anlage und Pflege bis zu Auswertungen und Sonderfällen wie externen Mitarbeitenden oder dem Beenden eines Beschäftigungsverhältnisses.
Hinweis: Die Mitarbeiterverwaltung gehört in ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional zum Standardumfang. Welche Felder und Aktionen sichtbar sind, hängt von der Produktlinie und den gebuchten Zusatzmodulen ab.
Mitarbeitende als zentrales Datenobjekt
Ein Mitarbeitender in ZEP ist mehr als ein Eintrag in einer Personalliste. Er oder sie ist die Person, an der ZEP folgende Daten zusammenführt:
Stammdaten wie Name, Personalnummer, Anstellungsart, Sprache und Adresse
Organisationszuordnung über Abteilung, Standort und Kostenstelle
Projekt- und Kundenverantwortung über Projektzuordnungen und Kundenverantwortlichkeit
Zeitdaten aus Projektzeiterfassung, Anwesenheit und Abwesenheiten
Reisedaten aus Reisen, Belegen und Verpflegungsmehraufwendungen
Abrechnungsrelevante Werte wie Stundensatz, Preisgruppe und Gutschriften
Berechtigungen über die zugewiesene Rolle und individuelle Rechte
Schnittstellen-IDs für die Übergabe an externe Systeme wie DATEV, Personio oder HR WORKS
Genau diese Bündelung macht den Mitarbeiterdatensatz zum Dreh- und Angelpunkt von ZEP. Jede Zeitbuchung, jede Auswertung und jede Abrechnung referenziert einen Mitarbeitenden.
Einbindung in den ZEP-Datenfluss
Der Mitarbeitende steht im Zentrum eines Netzwerks aus Datenobjekten, die alle wechselseitig auf ihn referenzieren. Folgende Grafik zeigt die wichtigsten Verbindungen:
Die wichtigsten Wirkungsketten in Worten:
Stammdaten → Sichtbarkeit: Ohne aktiven Beschäftigungszeitraum erscheint der Mitarbeitende nicht in Auswahllisten und Auswertungen.
Abteilung und Standort → Filter und Berechtigungen: Steuern, wer den Mitarbeitenden in Listen sieht und wer Abwesenheiten genehmigen darf.
Projektzuordnung → Zeiterfassung: Erst die Zuweisung zu einem Projekt ermöglicht das Erfassen von Projektzeiten.
Kundenverantwortung → Auswertungen und Berichte: Mitarbeitende, die als Kundenverantwortliche eingetragen sind, erscheinen in Umsatz- und Account-Auswertungen als Filter und Sicht-Anker.
Anstellungsart und Stundensatz → Abrechnung: Bestimmen, ob und wie die geleisteten Stunden in Rechnung gestellt oder als Gutschrift abgerechnet werden.
Personalnummer und Schnittstellen-IDs → Externe Systeme: Sind das Matching-Kriterium beim Sync mit DATEV, Personio, HR WORKS und weiteren Schnittstellen.
Aufgaben in der Mitarbeiterverwaltung
Die folgenden Artikel decken alle typischen Aufgaben rund um Mitarbeitende ab:
Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen — der Workflow von der Neuanlage bis zur Deaktivierung oder vollständigen Entfernung.
Mitarbeiterdaten — die Referenz zu jedem Feld in den Stammdaten-Bereichen, inklusive Rollen und Berechtigungen.
Mitarbeiteradministration — Aktionen und Sub-Bereiche, die direkt am Mitarbeiterdatensatz hinterlegt werden.
Mitarbeiterübersicht — die Listenansicht mit Filtern, Sortierung, Massenoperationen und Export.
Externe Mitarbeitende und Gutschriften — Sonderfall für Freelancer und das Einsehen eigener Gutschriften.
Mitarbeiterauswertungen — Standardauswertungen rund um Mitarbeitende.
Modulabhängige Erweiterungen an Mitarbeitenden
Mit jedem Zusatzmodul kommen weitere Felder und Aktionen am Mitarbeitenden hinzu. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Erweiterungen:
Abwesenheiten und Überstunden — Urlaubsanspruch, Beschäftigungszeitraum-Details, Überstunden-Anzeige im Dashboard. (Mehr zum Modul)
Reisekostenabrechnung — Verpflegungsmehraufwendungen, Reisekosten-Konfiguration. (Mehr zum Modul)
Umsätze und Kosten — Standard-Preisgruppe, Stundensätze, Kostensätze, Kostenstelle und Kostenträger. (Mehr zum Modul)
Standorte und Abteilungen — Mehrfach-Abteilungen, Standortzuordnung. (Mehr zum Modul)
ZEP Terminal — RFID-Chip-Zuordnung und Stempel-Aktionen am Terminal. (Mehr zur Hardware)
Welche dieser Erweiterungen für Sie aktiv sind, entscheidet sich über Ihre Produktlinie und die gebuchten Zusatzmodule. Im Artikel Mitarbeiterdaten sehen Sie pro Feld, unter welchen Voraussetzungen es eingeblendet wird.