Die Administrations-Box Mitarbeiter bündelt die globalen Einstellungen zur Mitarbeiterverwaltung sowie die Pflege wiederverwendbarer Inhalte: Einstellungen auf drei Tabs (Allgemein, Voreinstellungen für neue Mitarbeiter, Anwesenheit), Mailvorlagen, Kategorien und Zusatzattribute. Sind in den Einstellungen freie Mitarbeitende aktiviert, erscheint zusätzlich der Untermenüpunkt Textbausteine für Freelancer-Gutschriften.

Im Tab Allgemein legen Sie übergeordnete Verhaltensregeln für die Mitarbeiterverwaltung fest: Aktivierung von Anwesenheitserfassung und freien Mitarbeitenden, Anzeige- und Sortier-Optionen, Personentage-Konfiguration, Benachrichtigungen vor Beschäftigungsende, Mitarbeiterfreigabe der Zeiterfassung, Unterschriftenblock und Geburtstags-Widget.

Die Checkbox Anwesenheiten zusätzlich zu Projektzeiten erfassen aktiviert die Anwesenheitsfunktion (Kommen und Gehen) organisationsweit. Solange die Checkbox aktiv ist, sehen Mitarbeitende den Tab Anwesenheit in ihrem persönlichen Bereich und erfassen ihre Arbeitszeit über Kommen- und Gehen-Aktionen, sei es über das Web, die ZEP Clock App oder ein ZEP Terminal.

Die Checkbox Freie Mitarbeiter & Gutschriften aktivieren schaltet das Konzept freier Mitarbeitender mit Gutschriftsrechnung frei. Ist die Checkbox aktiv, erscheint in den Mitarbeiter-Stammdaten der Anstellungstyp Freier Mitarbeiter mit Gutschrift und der Untermenüpunkt Textbausteine wird in der Administrations-Box Mitarbeiter sichtbar — als Grundlage für die Erstellung der Gutschriften.

Bei aktiver Hauptcheckbox erscheint zusätzlich folgende Sub-Checkbox:

Die Auswahl Mitarbeiter-Sortierung in Auswahllisten bestimmt die Reihenfolge, in der Mitarbeitende in Drop-down-Listen, Filtern und Auswertungen erscheinen. Die Einstellung wirkt global für alle Auswahllisten in ZEP und ist in allen drei Produktlinien verfügbar.

Folgende Sortier-Reihenfolgen stehen zur Auswahl:

Die Auswahl Mitarbeiter-Formatierung in Kunden-Auswertungen bestimmt das Namens-Format in Berichten, die mit Kunden geteilt werden (typisch in Excel-, PDF- oder CSV-Exporten). Über die Selectbox legen Sie fest, in welcher Schreibweise Mitarbeitende den Kunden gegenüber erscheinen.

Die Auswahl Mitarbeiter-Formatierung in internen Auswertungen bestimmt das Namens-Format in Berichten, die ausschließlich intern verwendet werden, etwa in der Projektzeit- bzw. Arbeitszeitauswertung, in Anwesenheitsübersichten oder in der Faktura. Die Auswahl ist in allen drei Produktlinien verfügbar und wirkt sich nicht auf Kunden-Sichten aus.

Im Feld Anzahl Stunden pro Vollzeit-Arbeitstag für Regelarbeitszeit-Auswertungen hinterlegen Sie den Stunden-Wert, der zur Umrechnung von Arbeitstagen in Stunden in der Regelarbeitszeit-Auswertung herangezogen wird. Default ist 8 Stunden. Der Wert dient ausschließlich der Regelarbeitszeit-Auswertung und der Kapazitätsberechnung.

Im Feld Gesamtsumme: Personentage (PT) entsprechen hinterlegen Sie den Stunden-Wert, mit dem ZEP in den Zeitauswertungen die Personentage-Summe berechnet. Vorbelegt ist der Durchschnitt der voreingestellten Regelarbeitszeit. 8 Stunden gelten nur als Ausweich-Wert. Die Einstellung erlaubt, in Auswertungen statt Stunden auch Personentage darzustellen, sinnvoll für Aufwandsvergleiche und Kapazitätsplanung.

Im Feld PT Darstellung mit bis zu … signifikanten Nachkommastellen legen Sie die Anzahl der Nachkommastellen für die Personentage-Anzeige fest. Default sind 2 Nachkommastellen. Der gültige Wertebereich liegt zwischen 0 und 10. Beeinflusst werden alle Auswertungen, in denen Personentage angezeigt werden.

Die Checkbox-Gruppe Vor Ablauf eines Beschäftigungszeitraums benachrichtigen definiert, welche Empfänger-Rollen vor dem hinterlegten Vertragsende eines Mitarbeitenden per E-Mail informiert werden. Bei mindestens einer aktivierten Empfänger-Rolle versendet ZEP automatisch eine Erinnerung mit dem konfigurierten Vorlauf. Verfügbar in allen drei Produktlinien.

Folgende Konfigurationsoptionen stehen zur Verfügung:

Die Checkbox zur Mitarbeiterfreigabe aktiviert die Selbst-Freigabe: jeder Mitarbeitende gibt selbst an, bis zu welchem Datum seine Projektzeiten bzw. Arbeitszeiten (je nach Lizenz zusätzlich Belege und Fehlzeiten) fertig erfasst sind und damit freigegeben werden. Solange keine Freigabe vorliegt, gelten die Zeiten als unfertig und sind für den Mitarbeitenden weiter bearbeitbar. Ab dem Freigabedatum sind sie aus Sicht des Mitarbeitenden gesperrt. Verfügbar in allen drei Produktlinien.

Typischer Anwendungsfall: Am Monatsende klickt ein Mitarbeitender auf Bis einschließlich 30.06.2026 freigegeben. Damit wird der Zeitraum bis Monatsende für ihn gesperrt. Die Abteilungsleitung oder das Controlling weiß, dass dieser Zeitraum aus Sicht des Mitarbeitenden vollständig ist.

Bei aktiver Freigabe-Checkbox erscheinen folgende zusätzliche Felder:

Die Checkbox Den Mitarbeiter benachrichtigen, wenn er für einen Monat gesperrt oder entsperrt wird sendet eine E-Mail an den betroffenen Mitarbeitenden selbst, sobald ZEP seinen Zugriff auf einen kompletten Monat sperrt oder eine zuvor gesetzte Sperre wieder aufhebt. Damit weiß der Mitarbeitende, dass er bestimmte Monate aktuell nicht bearbeiten kann beziehungsweise wieder bearbeiten darf.

Die Checkbox mit Unterschriftenblock in der Druckversion im Zeitnachweis Detail und im Mitarbeiter-Projektzeitnachweis vorbelegen aktiviert standardmäßig einen Unterschriften-Bereich auf den Druck-PDFs der genannten Auswertungen. Die Voreinstellung wirkt für neu angelegte Mitarbeitende. In jedem einzelnen Druck-Dialog können die Anwender die Option weiterhin ändern.

Die Checkbox mit Unterschriftenblock in der Druckversion in der Kostenabrechnung vorbelegen aktiviert standardmäßig einen Unterschriften-Bereich auf der Druckversion der Kostenabrechnung. Die Kostenabrechnung ist eine eigene Auswertung, die für alle Mitarbeitenden (nicht nur für freie Mitarbeitende) verfügbar ist, sobald die Kostenabrechnung lizenzseitig verfügbar ist (ZEP Professional oder ZEP Compact mit dem Modul Umsätze & Kosten oder Reisekostenabrechnung).

Die Checkbox User ohne Zusatzrechte darf die Freigaben eigener Kalender selbst verwalten erlaubt einfachen Usern, ihre Kalenderfreigaben für Kolleg:innen selbständig zu pflegen, ohne dass ein Administrator dies tun muss. Praktisch in Organisationen, in denen Mitarbeitende eigenverantwortlich entscheiden, wer ihren Kalender sehen darf.

Die Checkbox Aktuelle Mitarbeiter-Geburtstage Widget anzeigen aktiviert eine Dashboard-Kachel mit den anstehenden Geburtstagen Ihrer Mitarbeitenden, sodass im Tagesgeschäft niemand übersehen wird. Das Widget zeigt Geburtstage der nächsten Tage übersichtlich gruppiert. Verfügbar in allen drei Produktlinien.

Im Tab Voreinstellungen für neue Mitarbeiter legen Sie die Default-Werte fest, die ZEP beim Anlegen neuer Mitarbeitender vorbelegt: Wochenarbeitszeit, Urlaubsanspruch, Urlaubstage- und Fehltage-Voreinstellung, abgegoltene Überstunden und Pausenregelung. Diese Werte sind Vorschläge: pro Mitarbeitendem können sie im Stammdaten-Dialog überschrieben werden.

Im Block Voreinstellung Arbeitstage und Regelarbeitszeit für neue Mitarbeiter (Stunden/Tag) definieren Sie pro Wochentag den Default-Stunden-Wert und ob er als Arbeitstag aktiviert ist. Pro Tag stehen folgende Felder zur Verfügung:

Diese Werte werden beim Anlegen neuer Mitarbeitender als Regelarbeitszeit vorgeschlagen und sind die Grundlage der Regelarbeitszeit-Auswertung sowie der Soll-Stunden-Berechnung im Zeitnachweis.

Im Feld Voreinstellung Urlaubsanspruch pro Jahr für neue Mitarbeiter hinterlegen Sie den jährlichen Standard-Urlaubsanspruch in Tagen, der bei der Anlage neuer Mitarbeitender vorbelegt wird. Default ist 0. Pro Mitarbeitendem ist eine individuelle Anpassung möglich. Die Voreinstellung dient lediglich als Default-Wert.

Die Auswahl Voreinstellung Urlaubstage und Fehltage bestimmt, wie ein Fehltag (Urlaub, Krankheit, Abwesenheit) zeitlich gewertet wird. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

In Festanstellungs-Modellen mit Inklusiv-Überstunden im Gehalt definiert das Feld Mit dem Gehalt abgegoltene Überstunden pro Monat den Stunden-Wert, der pro Monat automatisch vom Überstundenkonto abgezogen wird, weil er bereits über das Gehalt vergütet ist. Üblich sind Werte wie 10, 20 oder 40 Stunden pro Monat, je nach Arbeitsvertrag.

Zusätzlich wählen Sie über das Auswahl-Feld Berechnungsart, wie die abgegoltenen Überstunden ermittelt werden:

Die beiden Felder sind die Voreinstellung für neu angelegte Mitarbeitende und lassen sich pro Mitarbeitendem im Stammdaten-Dialog überschreiben, wichtig weil in einer Organisation oft unterschiedliche Inklusiv-Regelungen je Anstellung gelten.

Die Auswahl Voreinstellung Pausenregelung für neue Mitarbeiter setzt die Default-Pausenregel, die beim Anlegen neuer Mitarbeitender vorbelegt wird. Die Pausenregel steuert, wie viele Minuten Pause ZEP pro Arbeitstag automatisch abzieht und ab welcher Arbeitszeit die Pausen greifen. Pro Mitarbeitendem kann individuell ein anderer Pausenregelungs-Typ zugewiesen werden.

Im Tab Anwesenheit konfigurieren Sie das Verhalten der Anwesenheitserfassung: Sichtbarkeit der Anwesenheitsübersicht, Erzwingung der ZEP Clock App, Kommt-/Geht-Anzeige in der Zeiterfassung, Empfänger der Info-Mail bei Ein-/Ausstempel-Fehlern sowie GPS-Standortübermittlung.

Die Checkbox Ein Mitarbeiter benötigt mindestens die Berechtigungsstufe 'User mit Zusatzrechten', um die aktuellen Anwesenheiten aller Mitarbeiter zu sehen schränkt die Sicht auf die Anwesenheitsübersicht ein: ohne Zusatzrecht sehen Mitarbeitende keine Anwesenheiten der Kolleg:innen. Standardmäßig kann jeder Mitarbeitende die Anwesenheiten der gesamten Organisation einsehen. Aktivieren Sie die Checkbox, um diese Sichtbarkeit auf User mit Zusatzrechten zu beschränken.

Die Checkbox Mitarbeiter darf die aktuellen Anwesenheiten nur in eigener Abteilung (und abwärts in Unterabteilungen) sehen beschränkt die Sicht auf Anwesenheiten zusätzlich auf die eigene Abteilung. Ist die Option aktiv, sehen User ausschließlich die Anwesenheiten der eigenen Abteilung und aller untergeordneten Abteilungen.

Die Checkbox Manuelle Zeiterfassung deaktivieren erzwingt die Zeiterfassung ausschließlich über die ZEP Clock App. Manuelle Zeiteinträge im Web-Frontend werden unterbunden, sodass nur per Clock-App erfasste Zeiten in ZEP landen — sinnvoll für Organisationen, die einen einheitlichen Erfassungsweg über die App durchsetzen wollen.

Die Checkbox Eigene Kommt-/Geht-Auswertung anbieten blendet die Kommt- und Geht-Aktionen im persönlichen Bereich der Mitarbeitenden ein, sodass diese sich darüber an- und abmelden können. Die Option erscheint nicht, wenn die Projektzeit ausschließlich per Dauer erfasst wird, da Kommt-/Geht-Aktionen eine zeitpunktbasierte Erfassung voraussetzen.

Die Checkbox Bei der Projektzeiterfassung / Arbeitszeiterfassung die Anwesenheiten zur Info anzeigen zeigt Mitarbeitenden im Erfassungs-Dialog ihre aktuelle Anwesenheit (Kommen-Zeit, verbleibende Pausen) als Hinweis an, sodass die Pflege konsistent zur tatsächlichen Anwesenheit erfolgen kann. Wie die Kommt-/Geht-Auswertung setzt diese Option eine zeitpunktbasierte Projektzeiterfassung voraus.

Die Checkbox-Gruppe Empfänger der Info-Mail wenn beim Ein-/Ausstempeln ein Fehler aufgetreten ist definiert, wer eine automatische E-Mail erhält, sobald ein Mitarbeitender beim Kommen oder Gehen einen Fehler erzeugt (z. B. doppeltes Einstempeln, fehlendes Ausstempeln). Folgende Empfänger-Optionen stehen zur Verfügung:

Die Checkbox Standort-Übermittlung (Default) in der Gruppe Clock App aktiviert die GPS-Standortübermittlung beim Kommen und Gehen in der ZEP Clock App als organisationsweite Voreinstellung. Die Einstellung kann pro Mitarbeitendem im Stammdaten-Dialog individuell überschrieben werden.

Im Untermenüpunkt Textbausteine definieren Sie wiederverwendbare Textblöcke für Gutschriftsrechnungen freier Mitarbeitender, typisch als Kopfzeile, Fußzeile, Zahlungsbedingung oder rechtlicher Hinweis. Die Bausteine stehen beim Erstellen einer Freelancer-Gutschrift zur Auswahl und sparen wiederkehrendes Tippen.

Über den Button Neuer Textbaustein öffnet sich ein Dialog mit folgenden Feldern:

Nach dem Speichern steht der Baustein bei der Erstellung einer Freelancer-Gutschrift als auswählbare Vorlage zur Verfügung. ZEP übernimmt automatisch die Sprachversion, die zur eingestellten Sprache des freien Mitarbeitenden passt.

Ein Textbaustein lässt sich über das Lösch-Symbol entfernen. Sind noch Gutschriften mit diesem Baustein verknüpft, entfernen Sie diese Zuordnungen zunächst dort oder archivieren die betroffenen Gutschriften, bevor Sie den Baustein löschen, so bleibt die Datenkonsistenz Ihrer Abrechnungs-Historie erhalten.

Im Untermenüpunkt Mailvorlagen pflegen Sie die E-Mail-Vorlagen, die ZEP rund um Mitarbeitende automatisch versendet: zum Zurücksetzen von Kennwörtern, für Benachrichtigungen vor Beschäftigungsende, Erinnerungen an fehlende Zeiterfassung sowie Sperr- und Freigabe-Ereignisse. Pro Anlass kann eine eigene Vorlage mit Betreff und Inhalt gepflegt werden. Verfügbar in allen drei Produktlinien.

Jede Vorlage ist einem ZEP-internen Anlass zugeordnet (Kennwort zurücksetzen, Benachrichtigung vor Beschäftigungsende, Erinnerung an fehlende Zeiterfassung, mit Modul Abwesenheiten & Überstunden zusätzlich Gesperrt/Entsperrt, bei aktiver Mitarbeiterfreigabe Freigegeben und Erinnerung an Freigabe). Sobald das jeweilige Ereignis eintritt, versendet ZEP die passende Vorlage automatisch an die im Anlass hinterlegten Empfänger. Sie können die Vorlagen bearbeiten oder durch eigene Texte ersetzen. Gelöscht werden können die System-Vorlagen jedoch nicht, damit der Versand-Workflow erhalten bleibt. Welche Admin-Aktion die Vorlage Kennwort zurücksetzen auslöst, beschreibt der Artikel Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen.

In jeder Vorlage können Sie Platzhalter verwenden, die ZEP zur Laufzeit durch konkrete Daten ersetzt. Typische Platzhalter sind Name des Mitarbeitenden, Datum des Ereignisses, Firma oder Vertragsende-Datum. Im Bearbeiten-Dialog finden Sie eine Liste der pro Vorlage verfügbaren Platzhalter, sodass die richtige Schreibweise immer zur Hand ist.

Pro Vorlage hinterlegen Sie Betreff und Inhalt in den unterstützten Sprachen. ZEP versendet die Vorlage automatisch in der Sprache des Empfängers. Ist keine Übersetzung hinterlegt, wird Deutsch verwendet. ZEP unterstützt sechs Sprachen: deutsch, englisch, französisch, spanisch, slowakisch und türkisch.

Vor dem Produktiv-Schalten einer Vorlage können Sie einen Testversand an Ihre eigene E-Mail-Adresse auslösen, um Layout und Platzhalter-Auflösung zu prüfen. So fallen Fehler in der Vorlage auf, bevor sie an die echten Empfänger gehen.

Im Untermenüpunkt Kategorien definieren Sie Mitarbeiter-Kategorien zur freien Klassifizierung Ihrer Mitarbeitenden, typisch für Auswertungsgruppen wie Festangestellt, Werkstudent, Freelancer oder organisations-spezifische Klassifizierungen. Pro Mitarbeitendem lassen sich mehrere Kategorien hinterlegen. Die Kategorisierung dient als Such- und Auswahlkriterium in Auswertungen. Verfügbar in allen drei Produktlinien.

Über den Button Neue Kategorie anlegen öffnet sich ein Dialog mit folgenden Feldern:

Die Bezeichnung pflegen Sie mehrsprachig. Je nach Sprache des Anwendenden oder der Auswertungs-Sprache wählt ZEP automatisch die passende Übersetzung.

Eine Mitarbeiter-Kategorie lässt sich jederzeit löschen. Ist sie noch Mitarbeitenden zugeordnet, warnt ZEP im Bestätigungs-Dialog (Diese Kategorie ist in Verwendung!). Sind noch Mitarbeitende zugeordnet, ordnen Sie diese erst einer anderen Kategorie zu oder entfernen die Zuordnung im Bearbeiten-Dialog des Mitarbeitenden, so bleibt die Datenkonsistenz Ihrer Auswertungen erhalten und es entstehen keine Karteileichen.

Im Untermenüpunkt Zusatzattribute definieren Sie individuelle Felder für Mitarbeitende. Ein Mitarbeiter-Zusatzattribut ist ein zusätzliches Eingabefeld, das auf der Daten-Seite jedes Mitarbeitenden erscheint und dort über die Eingabemaske gepflegt werden kann, geeignet für Klassifizierungen, die ZEP nicht standardmäßig vorsieht (z. B. Bürotag, Hardware-Ausstattung, Notfallkontakt, Zertifizierungen). Verfügbar in allen drei Produktlinien.

Über den Button Neues Attribut öffnet sich ein Dialog mit folgenden Feldern:

Bei der Anlage eines Zusatzattributs wählen Sie aus folgenden Datentypen:

Nach dem Speichern erscheint das Attribut als zusätzlicher Eintrag in den Stammdaten jedes Mitarbeitenden. Dort tragen Sie pro Mitarbeitendem den Wert ein. In Mitarbeiter-Auswertungen steht das Attribut als zusätzlicher Filter und als zusätzliche Spalte zur Verfügung. Bestehende Attribute lassen sich bearbeiten oder, sofern noch keine Werte erfasst wurden, wieder löschen. Sind bereits Werte erfasst, ist das Löschen blockiert, um die Datenkonsistenz zu schützen.