Belege ist der Self-Service-Bereich für die persönliche Erfassung eigener Ausgaben — etwa Hotelrechnungen, Fahrkarten, Restaurantquittungen oder externe Dienstleistungen. Erfasste Belege fließen in die Mitarbeiterauswertungen und können optional an den Kunden weiterfakturiert oder bei externen Mitarbeitenden in die Gutschriftenabrechnung übernommen werden.
Hinweis: Verfügbar in ZEP Professional standardmäßig, in ZEP Compact mit dem Modul Umsätze und Kosten oder Reisekostenabrechnung sowie in ZEP Clock mit dem Modul Reisekostenabrechnung. In Clock ist der Funktionsumfang reduziert: Projekt- und Vorgangsauswahl, abweichendes Leistungsdatum und fakturierbarer Betrag entfallen — Belege werden automatisch dem Clock-Bereich zugeordnet.
Beleg erfassen
Eine Belegbuchung dokumentiert eine eigene Ausgabe mit allen abrechnungsrelevanten Angaben: Datum, Belegart, Projektzuordnung, Betrag und Steuer. Die Eingabe erfolgt aus dem Bereich Belege heraus über den Button zum Erfassen oder durch das Duplizieren eines bestehenden Eintrags.
Anwendungsfall: Ein Berater bezahlt eine Bahnfahrt zum Kundentermin per Firmenkreditkarte. Im Bereich Belege erfasst er den Beleg mit Datum, Belegart „Bahn", Projektzuordnung, Betrag und Steuersatz, hängt das Ticket-PDF an und speichert. Die Buchung steht sofort in der Belegliste und fließt in die Projektabrechnung sowie in die Mitarbeiterumsätze.
Pflicht- und optionale Felder
Die Felder pro Beleg im Überblick:
Feld | Pflicht | Verfügbarkeit | Hinweis |
Datum | Ja | Alle Produkte | Belegdatum, vorbelegt mit heute. Quicklinks für ±1 Tag und Monatsanfang/-ende. Das Datum muss innerhalb des erlaubten Erfassungszeitraums liegen. |
Belegart | Ja | Alle Produkte | Auswahl aus den von der Administration gepflegten Belegarten (zum Beispiel Hotel, Bahn, Restaurant). Die zuletzt verwendete Belegart wird vorbelegt. |
Projekt | Ja | Compact + Professional | Auswahl aus den eigenen buchbaren Projekten zum gewählten Datum, sofern dort die Belegerfassung freigegeben ist. In ZEP Clock entfällt die Auswahl — die Zuordnung erfolgt automatisch. |
Vorgang | Ja | Compact + Professional | Auswahl aus den buchbaren Vorgängen des gewählten Projekts. In Projektkonfigurationen mit aktivierter Einstellung „Belegerfassung ohne Vorgang möglich" steht zusätzlich der Eintrag „- Ohne -" zur Verfügung (siehe Besonderheiten unten). |
Zahlungsart | Ja | Alle Produkte | Auswahl aus den von der Administration gepflegten Zahlungsarten (zum Beispiel Firma, Privat, Erstattung). Erscheint je nach Anzahl als Auswahlschalter oder Liste. |
Betrag und Währung | Ja | Alle Produkte | Belegsumme mit Brutto- und Nettoschalter sowie Währungsauswahl. Mehrere Betragszeilen je Beleg möglich, etwa für Aufteilungen mit unterschiedlichen Steuersätzen. |
Steuersatz | Ja | Alle Produkte | Pro Betragszeile wählbar; aus der Belegart vorbelegt. |
Privatanteil | Optional | Compact + Professional | Anteil des Betrags, der privat veranlasst war und nicht erstattet werden soll. |
Fakturierbarer Betrag | Optional | Compact + Professional | Abweichender Betrag, der an den Kunden weiterfakturiert wird. Mit „identisch weiterfakturieren" wird der Bruttobetrag übernommen. |
Abweichendes Leistungsdatum | Optional | Compact + Professional | Vom Belegdatum abweichendes Leistungsdatum für die korrekte steuerliche Zuordnung — etwa wenn ein Hotelaufenthalt im Vormonat lag, die Rechnung aber erst im laufenden Monat ausgestellt wurde. Erscheint nur bei Belegarten, für die das in der Administration freigegeben ist. |
Bemerkung | Optional | Alle Produkte | Freitextbeschreibung. Die Administration kann das Feld als Pflichtfeld konfigurieren. |
Belegdatei | Optional | Alle Produkte | PDF, Foto oder XML-Anhang. Bei E-Beleg im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format werden Datum, Belegart, Betrag und Steuersatz automatisch vorbelegt. |
Neue Buchung anlegen
Schritte für die schnelle Erfassung eines neuen Belegs:
Im persönlichen Bereich auf Belege navigieren.
Über den Button zum Erfassen eines neuen Belegs oben rechts das Eingabefenster öffnen.
Pflichtfelder Datum, Belegart, Projekt, Zahlungsart, Betrag und Steuersatz ausfüllen.
Optional Bemerkung, Privatanteil, fakturierbaren Betrag oder eine Belegdatei ergänzen.
Mit Speichern ablegen — der Beleg erscheint sofort in der Belegliste.
Tipp: Nach dem Speichern werden Projekt, Vorgang, Zahlungsart und Währung für den nächsten Beleg vorbelegt; das Datum springt auf heute zurück. Das beschleunigt die Erfassung mehrerer Belege einer einzigen Reise oder eines Tages erheblich.
Vorgangsauswahl im Beleg
Bei der Erfassung eines Belegs werden nur Vorgänge zur Auswahl angeboten, denen der Mitarbeitende zugeordnet ist und auf die gebucht werden darf. In ZEP Clock entfällt die Vorgangsauswahl — Belege werden automatisch zugeordnet. Folgende Markierungen erleichtern die Auswahl in Compact und Professional:
Fettschrift: zeigt Gruppierungsvorgänge an. Diese dienen nur der Strukturierung; eine direkte Belegbuchung auf einen Gruppierungsvorgang ist nicht möglich.
Ausgegraute Einträge: Vorgänge mit einem nicht buchbaren Status. Eine Auswahl ist gesperrt, bis der Status zurückgesetzt wird.
„- Ohne -": in Projekten, bei denen die Einstellung „Belegerfassung ohne Vorgang möglich" aktiviert ist, lässt sich der Beleg ohne Vorgangszuordnung erfassen.
E-Beleg per ZUGFeRD oder XRechnung
XML-basierte E-Belege im Format ZUGFeRD oder XRechnung lassen sich beim Erfassen direkt hochladen. ZEP parst die enthaltenen Metadaten und belegt die Felder Datum, Belegart, Betrag, Steuersatz und Währung automatisch vor. Der Mitarbeitende prüft die Werte und ergänzt nur fehlende Angaben wie Projekt und Vorgang.
Belegliste filtern und konfigurieren
Die Belegliste lässt sich an die eigene Arbeitsweise anpassen — etwa für Monatsabschluss, Vorbereitung der Faktura oder Stichproben bei externen Mitarbeitenden. Die Konfiguration bleibt persönlich gespeichert und lässt sich als Favorit ablegen.
Spalten ein- und ausblenden: zusätzlich zu den Standardspalten lassen sich Lieferant, Datei, E-Rechnung sowie Erstellt-, Geändert- und Gelöscht-Zeitstempel einblenden.
Sortieren: alle Datums- und alphabetischen Spalten sind sortierbar.
Filtern: Zeitraum-Filter für Datum, Leistungsdatum und Zeitstempel; Mehrfachauswahl für Projekt, Vorgang, Belegart und Zahlungsart; Volltextsuche in der Bemerkung.
Favoriten: die aktuelle Kombination aus Spalten, Sortierung und Filtern lässt sich als persönlicher Favorit speichern und später aufrufen.
Erfassungswege jenseits des Webformulars
Neben dem klassischen Erfassen über das Webformular stehen mehrere zusätzliche Wege bereit. Sie synchronisieren sich automatisch in den eigenen Bereich Belege und sind für unterschiedliche Arbeitssituationen optimiert.
Belegpostfach per E-Mail
Das Belegpostfach erlaubt das Einsenden von Belegen per E-Mail an eine ZEP-spezifische Adresse. Anhängende PDFs werden automatisch erkannt, die Datenfelder so weit wie möglich aus dem Inhalt extrahiert und der Beleg als Entwurf in die persönliche Belegliste eingestellt. Der Mitarbeitende ergänzt anschließend Projektzuordnung, fehlende Steuersätze und gegebenenfalls die Bemerkung.
Anwendungsfall: Ein Außendienst-Mitarbeitender erhält am Hoteltresen die Rechnung per E-Mail. Statt das PDF lokal zu speichern und später hochzuladen, leitet er die Mail direkt an die ZEP-Empfangsadresse weiter. Beim nächsten Login findet er den Belegentwurf in seiner Liste und ergänzt nur noch die Projektzuordnung.
Hinweis: Die Einrichtung und Verwaltung des Belegpostfachs (Empfangsadresse, Filter, Fehlerbehandlung) liegt bei Administrator oder Controller. Details siehe Belegpostfach.
Belege per ZEP App scannen
Mit der ZEP App (Compact und Professional) lassen sich Belege direkt am Smartphone per Foto erfassen. Schritte:
In der ZEP App auf das Belege-Modul wechseln.
Foto des Belegs aufnehmen oder aus der Galerie wählen.
Pflichtfelder Datum, Belegart, Projekt und Betrag ergänzen. Vorbelegungen aus dem letzten Beleg werden übernommen.
Speichern — der Beleg landet im persönlichen Bereich am Web und steht zur weiteren Bearbeitung bereit.
Belege per ZEP Clock App
In Clock mit gebuchtem Modul Reisekostenabrechnung steht in der ZEP Clock App der Reiter Belege zur Verfügung. Belege lassen sich auf drei Wegen anlegen:
Beleg scannen: mehrseitige Dokumente direkt mit der Smartphone-Kamera aufnehmen.
Aus Galerie auswählen: bereits vorhandene Fotos hochladen.
Dokument hochladen: gespeicherte Dateien in unterschiedlichen Dateiformaten anhängen.
Im Anschluss führt ein sechsstufiger Erfassungsprozess durch Datum, Belegart, Betrag, Zahlungsart, Bemerkung und eine Zusammenfassung. Hochgeladene Belege werden zusätzlich durch eine KI-Analyse ausgewertet, die Datum, Belegart, Mehrwertsteuer, Betrag, Zahlungsart, Währung, Betragsart und Bemerkung automatisch vorbelegen kann. Automatisch erkannte Felder sind mit einem Sternchen markiert; die KI-Analyse lässt sich im Bereich Mehr deaktivieren.
Bearbeitung und Sperrgründe
Belege lassen sich bearbeiten, kopieren oder löschen, solange keine Sperrregel greift. Die Sperrgründe entsprechen weitgehend denen aus der Zeiterfassung und schützen abgeschlossene Abrechnungsschritte vor rückwirkenden Änderungen.
Anwendungsfall: Ein Mitarbeitender bemerkt einen Tippfehler in einem Beleg aus dem Vormonat. Statt direkt zu bearbeiten, sieht er einen ausgegrauten Bearbeiten-Button mit dem Hinweis „Durch Monatsabschluss gesperrt". Er kontaktiert die Administration, die den Monat selektiv entsperrt oder die Korrektur direkt durchführt.
Sperrgründe im Überblick
Sperrgrund | Auslöser | Lösung |
Monatsabschluss | Der Monat ist firmenweit abgeschlossen. | Korrektur nur durch Administration nach selektiver Entsperrung des Monats. |
Mitarbeitersperre | Die Administration hat den Mitarbeitenden für den Zeitraum gesperrt — typischerweise nach Austritt oder zur Vorbereitung des Monatsabschlusses. | Korrektur nur durch Administration nach Aufheben der Mitarbeitersperre. |
Kostenabrechnung geprüft | Die zugehörige Gutschrift (externe Mitarbeitende) oder Kostenabrechnung (interne Mitarbeitende) ist geprüft und freigegeben. | Korrektur erst möglich, wenn die Gutschrift oder Kostenabrechnung im Administrationsbereich zurückgesetzt wird. |
Faktura | Der Beleg ist in eine Kundenrechnung eingeflossen. | Korrektur nur durch Storno der Rechnung, Belegänderung und neuer Rechnungsstellung. |
Interne Verrechnung | Der Beleg ist in eine interne Verrechnung zwischen Kostenstellen eingeflossen. | Korrektur erst möglich, wenn die interne Verrechnung im Administrationsbereich zurückgesetzt wird. |
Korrektur einer gesperrten Buchung
Den konkreten Sperrgrund am Hinweis des ausgegrauten Bearbeiten-Buttons identifizieren.
Bei Monatsabschluss oder Mitarbeitersperre die Administration kontaktieren.
Bei Faktura die Rechnung stornieren (durch die Faktura-verantwortliche Person), den Beleg korrigieren, die Rechnung neu stellen.
Bei Kostenabrechnung oder interner Verrechnung die jeweilige Folgeauswertung im Administrationsbereich zurücksetzen.