Die Box Aufgaben in der Administration bündelt die zentrale Konfiguration der Aufgaben-Verwaltung. Sie umfasst drei Untermenüpunkte:
Einstellungen — systemweite Sicht-Regel für Projektaufgaben
Status — Liste der Status-Spalten für das Kanban-Board und die Aufgaben-Listen
Prioritäten — Liste der Prioritäten, die in den Auswahl-Dropdowns von Aufgaben erscheinen
Die Bedienung der Aufgaben aus Mitarbeiter-Sicht beschreibt der Artikel Aufgaben; eine ausführliche Hintergrund-Übersicht finden Sie in Aufgabenmanagement.
Hinweis: Die Box Aufgaben ist eine Standardfunktion in ZEP Compact und ZEP Professional. In ZEP Clock ist sie nicht verfügbar. Voraussetzung für die Pflege ist die Administrator-Rolle.
Einstellungen
Im Untermenüpunkt Einstellungen legen Sie eine systemweite Sicht-Regel für Projektaufgaben fest. Die Konfiguration umfasst aktuell genau eine Option, die das Sichtbarkeits-Verhalten gegenüber Nichtadministratoren steuert:
Aktiviert: Alle Mitarbeitenden eines Projekts sehen sämtliche Projektaufgaben innerhalb dieses Projekts — auch jene, an denen sie nicht selbst zugeordnet sind. Sinnvoll, wenn Ihr Team transparent an gemeinsamen Backlogs arbeiten soll.
Deaktiviert (Standard): Nichtadministratoren sehen ausschließlich die Aufgaben, an denen sie selbst zugeordnet oder die ihnen zugewiesen sind.
Administratoren sehen unabhängig von dieser Einstellung alle Projektaufgaben.
Status
Im Untermenüpunkt Status pflegen Sie die Liste der Aufgaben-Status. Jeder Status erscheint als Spalte im Kanban-Board und als Filter-Option in den Aufgaben-Listen. Pro Status pflegen Sie die folgenden Felder:
Kurzform
Eindeutige, kurze technische Bezeichnung des Status — wird einmal beim Anlegen vergeben und ist anschließend nicht mehr änderbar.
Maximal 32 Zeichen.
Unzulässige Zeichen: Leerzeichen, <, >, #, $, %, &, ?, @, =, Bindestrich, Doppel-Bindestrich, Backslash, Semikolon, einfaches und doppeltes Anführungszeichen.
Sinnvoll als stabile Referenz für Schnittstellen und Auswertungen.
Bezeichnung
Die für den Anwender sichtbare Bezeichnung des Status, mehrsprachig in allen ZEP-Sprachen pflegbar.
Maximal 85 Zeichen pro Sprache.
Mindestens eine Sprache muss befüllt sein.
ZEP wählt zur Anzeige automatisch die zur Sprach-Einstellung des angemeldeten Nutzers passende Übersetzung.
Farbe
Visuelle Farbe des Status für das Kanban-Board und die Aufgaben-Listen. ZEP stellt eine festgelegte Farbpalette zur Auswahl. Die Farbe hilft Mitarbeitenden, den Status einer Aufgabe auf einen Blick zu erfassen — besonders nützlich in der Board-Ansicht mit vielen parallelen Spalten.
Sichtbarkeit im Board
Steuert, ob der Status als eigene Spalte im Standard-Kanban-Board sichtbar ist.
Wird die Sichtbarkeit deaktiviert, wird die Sortier-Reihenfolge automatisch zurückgesetzt.
Der Status bleibt auch bei deaktivierter Sichtbarkeit für Aufgaben verfügbar und kann in Listen-Ansichten erscheinen.
Standard: aktiviert.
Sortierung
Numerische Reihenfolge der Status-Spalten im Kanban-Board (1 bis 1000).
Beim Anlegen eines neuen Status wird der nächste freie Wert automatisch vorgeschlagen.
Wird die Spalte unsichtbar gemacht, wird die Sortierung automatisch neu berechnet, damit keine Lücken entstehen.
Nur erforderlich, wenn die Sichtbarkeit im Board aktiviert ist.
Standardstatus
Der Standardstatus wird neu erstellten Aufgaben automatisch zugewiesen.
Sie verwalten ihn auf einer eigenen Seite unter Status > Standard verwalten.
Pro Instanz ist immer genau ein Status als Standard markiert; wechseln Sie den Standard, werden alle anderen Status automatisch entmarkiert.
Die Auswahl ist erst möglich, wenn mindestens zwei Status existieren.
Löschen eines Status
Ein Status kann nur gelöscht werden, wenn mindestens ein weiterer Status existiert.
Alle Aufgaben, die den gelöschten Status verwenden, werden automatisch auf den Standardstatus umgebucht.
Soll der gelöschte Status selbst der Standard gewesen sein, übernimmt der nächste Status diese Rolle.
Vor der Löschung erscheint eine Bestätigung mit Hinweis auf die Umbuchung.
Prioritäten
Im Untermenüpunkt Prioritäten pflegen Sie die Liste der Aufgaben-Prioritäten, die in den Auswahl-Dropdowns von Aufgaben erscheinen. Die Felder entsprechen weitgehend denen der Status, mit Ausnahme der Farbe, die für Prioritäten nicht gepflegt wird.
Kurzform der Priorität
Eindeutige, kurze technische Bezeichnung der Priorität — wird einmal beim Anlegen vergeben und ist anschließend nicht mehr änderbar.
Maximal 32 Zeichen.
Es gelten dieselben Zeichen-Restriktionen wie bei der Status-Kurzform: keine Leerzeichen und keine Sonderzeichen aus der Liste der unzulässigen Zeichen.
Beispiele für Konventionen: LOW, MEDIUM, HIGH, URGENT.
Bezeichnung der Priorität
Die für den Anwender sichtbare Bezeichnung der Priorität, mehrsprachig in allen ZEP-Sprachen pflegbar.
Maximal 85 Zeichen pro Sprache; mindestens eine Sprache ist Pflicht.
ZEP zeigt zur Anzeige die zur Sprach-Einstellung des angemeldeten Nutzers passende Übersetzung.
Übliche Beispiele aus der Praxis: "Niedrig", "Mittel", "Hoch", "Dringend".
Sortierung der Priorität
Numerische Reihenfolge der Prioritäten in Dropdowns und Listen (1 bis 1000).
Beim Anlegen einer neuen Priorität wird der nächste freie Wert automatisch vorgeschlagen.
Die Sortierung bestimmt die Reihenfolge, in der Mitarbeitende die Prioritäten beim Anlegen einer Aufgabe angeboten bekommen.
Standard-Priorität
Die Standard-Priorität wird neuen Aufgaben automatisch zugewiesen.
Sie verwalten sie auf einer eigenen Seite unter Prioritäten > Standard verwalten.
Pro Instanz ist immer genau eine Priorität als Standard markiert.
Die Auswahl ist erst möglich, wenn mindestens zwei Prioritäten existieren.
Löschen einer Priorität
Eine Priorität kann nur gelöscht werden, wenn mindestens eine weitere Priorität existiert.
Alle Aufgaben, die die gelöschte Priorität verwenden, werden automatisch auf die Standard-Priorität umgebucht.
Soll die gelöschte Priorität selbst der Standard gewesen sein, übernimmt die nächste Priorität diese Rolle.
ZEP zeigt vor dem Löschen einen Bestätigungs-Dialog mit Hinweis auf die anstehende Umbuchung.