Gutschriften ist die persönliche Sicht externer Mitarbeitender mit der Anstellungsart „Freelancer mit Gutschrift" auf ihre eigenen Abrechnungen. Die Auswertung führt pro Zeitraum die abrechnungsrelevanten Bestandteile zusammen: Dienstleistungen aus erfassten Projektzeiten, Verpflegungspauschalen aus Reisen, Kilometergeld und Belegerstattungen. Aus dem Bereich heraus lassen sich Gutschriften als PDF oder andere Dokumentformate herunterladen.
Hinweis: Verfügbar in ZEP Compact und ZEP Professional für Mitarbeitende mit der Anstellungsart Freelancer mit Gutschrift. In ZEP Clock ist die Freelancer-Funktion nicht verfügbar. Welche Bestandteile der Gutschrift sichtbar sind, hängt von den gebuchten Inhalts-Modulen ab: Verpflegungspauschalen und Kilometergeld erscheinen mit dem Modul Reisekostenabrechnung, Belegerstattungen mit dem Modul Belege. Den Admin-seitigen Workflow inklusive Aktivierung und Anlage externer Mitarbeitender beschreibt der Artikel Externe Mitarbeitende und Gutschriften.
Bereich aufrufen
Die eigene Gutschriften-Auswertung liegt unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Zeiten & Kosten > Gutschriften. Beim Öffnen ist ein Zeitraum vorausgewählt; der Zeitraum lässt sich anschließend frei anpassen, der Inhalt wird neu geladen.
Anwendungsfall: Eine externe Beraterin möchte am Monatsbeginn ihre Gutschrift für den Vormonat prüfen. Sie öffnet den Bereich, sieht den voreingestellten Vormonats-Zeitraum, kontrolliert Dienstleistungen, Verpflegungspauschalen und Kilometergeld und exportiert die fertige Gutschrift als PDF zur Ablage.
Hinweis: Der voreingestellte Zeitraum richtet sich nach dem Tag im Monat. Vor dem 15. eines Monats erscheint der Vor-Vor-Monat, ab dem 15. der Vor-Monat. So sind erfasste Buchungen bis zum Abrechnungszeitpunkt vollständig vorhanden.
Filter und Optionen
Die Filter-Sektion am Kopf der Auswertung steuert Zeitraum, Währung und einige Anzeigeoptionen. Pflichtfeld ist allein der Zeitraum; alle weiteren Filter sind optional und je nach Lizenz und Konfiguration sichtbar.
Filter im Überblick
Pflichtfeld ist allein der Zeitraum; alle weiteren Filter sind optional und je nach Lizenz und Konfiguration sichtbar. Die wichtigsten Filter:
Zeitraum (Pflicht): Von- und Bis-Datum für die Auswertung. Standardwert je nach Tag im Monat, anschließend frei wählbar.
Projekt: Eingrenzung auf ein bestimmtes Projekt — hilfreich für Freelancer, die gleichzeitig auf mehrere Projekte buchen.
Abteilung: Eingrenzung auf eine bestimmte Abteilung, relevant bei Mehrfach-Zuordnung des Mitarbeitenden.
Währung: Auswertung in einer bestimmten Währung anzeigen, abweichend von der Standardwährung des Mitarbeitenden.
Komprimierte Ansicht: reduziert die Darstellung auf eine Zeile pro Tag oder Projekt — nützlich für den schnellen Überblick und kompaktere Ausdrucke.
Fristprüfung Verpflegungspauschalen: Warnung, wenn an einem Arbeitsort oder Projekt über mehr als drei Monate hinweg regelmäßig mehr als zwei Tage pro Woche gebucht wurde — Indikator, dass die Steuerfreiheit der Verpflegungspauschalen überschritten sein könnte.
Bemerkungen unterdrücken: blendet die Bemerkungen in der Verpflegungspauschalen-Tabelle aus — kompaktere Darstellung für den Druck.
Warnung bei unvollständiger Erfassung: ZEP weist auf Tage im Zeitraum hin, an denen keine Buchungen erfasst sind.
Ungeprüfte Belege anzeigen: blendet auch noch nicht administrativ geprüfte Belege ein — nützlich beim Vergleich mit den eigenen Aufzeichnungen.
Belege ohne Erstattungsanspruch anzeigen: zeigt zusätzlich Belege, die als nicht erstattungsfähig gekennzeichnet sind, etwa privat bezahlte Belege ohne Weiterberechnung.
Über die Buttons am Ende der Filter-Sektion lassen sich PDF, ODT, DOC, DOCX und eine zusammengefasste PDF mit allen Beleganhängen erzeugen.
Bestandteile der Gutschrift
Eine Gutschrift fasst bis zu fünf Bestandteile zusammen. Jeder Bestandteil erscheint nur, wenn im Zeitraum Buchungen vorhanden sind und das entsprechende Modul aktiv ist.
Anwendungsfall: Ein externer Entwickler hat im Vormonat 80 Stunden Projektarbeit, drei Reisetage mit Verpflegungspauschale und einen Beleg über Bahntickets erfasst. Seine Gutschrift zeigt drei Blöcke: Dienstleistungen mit den Projektstunden, Verpflegungspauschalen für die drei Reisetage und Belege mit der Bahnerstattung. Kilometergeld erscheint nicht, da keine Privatfahrten erfasst sind.
Dienstleistungen
Im Block Dienstleistungen erscheinen alle erfassten Projektzeiten des Zeitraums als Gutschriftsbasis. Pro Eintrag werden ausgegeben:
Datum, Projekt, Vorgang und Tätigkeit der Buchung.
Stunden des Eintrags und der hinterlegte Stundensatz oder Tagessatz.
Bemerkung aus der ursprünglichen Projektzeiterfassung.
Berechneter Betrag aus Stunden multipliziert mit Stundensatz oder als Tagespauschale.
Verpflegungspauschalen
Im Block Verpflegungspauschalen erscheinen alle Reisetage des Zeitraums mit den jeweiligen Pauschalbeträgen. Pro Eintrag werden ausgegeben:
Tag und Ort sowie die Abwesenheitszeit am Tag.
Steuerfreie und steuerpflichtige Pauschalen, jeweils vor und nach Abzug enthaltener Mahlzeiten aus Belegen.
Optional das Projekt, je nach Erfassungskonfiguration des Mandanten.
Die Berechnung folgt den deutschen oder österreichischen steuerlichen Regelungen. Im deutschen Verfahren werden bei aus Belegen erkannten Mahlzeiten gesetzliche Pauschalen für Frühstück sowie Mittag- und Abendessen von der 24-Stunden-Pauschale abgezogen — auch wenn die Abwesenheit kürzer war. Liegt der Abzug höher als die berechnete Pauschale, beträgt die Erstattung für diesen Tag null. Im österreichischen Verfahren bezieht sich der Mahlzeitenabzug bei Orten mit Kollektivvertrags-Regelung auf das aliquote Tagesgeld, also den anteiligen Tagessatz nach Abwesenheitszeit.
Kilometergeld
Im Block Kilometergeld erscheinen alle Reisebuchungen, in denen ein Privatfahrzeug genutzt und Kilometer erfasst wurden. Pro Eintrag werden ausgegeben:
Tag und Strecke (Startort zum Zielort).
Gefahrene Kilometer und Pauschalsatz pro Kilometer.
Berechneter Erstattungsbetrag, getrennt in steuerfreien und steuerpflichtigen Anteil.
Belegerstattungen
Im Block Belege erscheinen alle erfassten Belege, die zur Erstattung markiert sind. Pro Eintrag werden ausgegeben:
Datum und Belegart.
Betrag (Brutto, Netto) und Mehrwertsteuersatz.
Privatanteil, sofern bei der Erfassung angegeben.
Bemerkung aus der ursprünglichen Belegerfassung.
Hinweis: Belege ohne Erstattungsanspruch (etwa privat bezahlte Reisebelege ohne Weiterberechnung) erscheinen nicht automatisch. Mit der entsprechenden Lizenz lässt sich über die Filteroption auch dieser Bereich einblenden. Eine ausführliche Beschreibung der Belegerfassung enthält der Artikel Belege.
Vorauszahlungen
Im Block Vorauszahlungen erscheinen bereits ausgezahlte Beträge, die mit der Gutschrift verrechnet werden. Pro Eintrag werden Zahlungsdatum, Verwendungszweck und Betrag ausgegeben. Der Gesamtbetrag der Gutschrift reduziert sich um die Summe der Vorauszahlungen.
Liste bereits erstellter Gutschriften
Sobald Gutschriften für einen Zeitraum erstellt wurden, erscheinen sie als eigene Zeilen am Kopf der Auswertung. Pro Gutschrift werden die Summen pro Bestandteil sowie das Versanddatum angezeigt. Zeiträume, in denen abrechnungsfähige Buchungen vorhanden sind, aber noch keine Gutschrift erstellt wurde, werden zusätzlich detailliert ausgewiesen — so ist sofort erkennbar, was noch offen ist.
Anwendungsfall: Die Buchhaltung hat für den Vormonat bereits eine Gutschrift erstellt und per E-Mail versendet. Die externe Mitarbeitende sieht die Zeile mit Versanddatum und Gesamtbetrag, lädt das PDF herunter und legt es bei ihren Unterlagen ab.
Hinweis: Gutschriften werden vom Unternehmen erstellt — typischerweise einmal pro Abrechnungszeitraum durch Administration oder Controlling. Als externe Mitarbeitende sehen Sie Ihre Gutschriften, laden sie als PDF herunter oder versenden sie per E-Mail; das Anlegen neuer Gutschriften ist Ihnen nicht möglich.
Angezeigte Informationen pro Gutschrift
Gutschriftsnummer: eindeutige fortlaufende Nummer, vergeben bei der Erstellung durch die Administration.
Datum: Ausstellungsdatum der Gutschrift.
Abrechnungszeitraum: Von- und Bis-Datum der enthaltenen Buchungen.
Versanddatum: Zeitpunkt, an dem die Gutschrift exportiert oder per E-Mail verschickt wurde. Solange leer, ist die Gutschrift noch nicht weitergeleitet.
Gesamtbetrag: brutto in der Gutschriftswährung.
PDF-Download und E-Mail-Versand: Symbole am Ende der Zeile öffnen den PDF-Download oder den E-Mail-Versand der Gutschrift an eine hinterlegte Adresse.
Download und Export
Die Auswertung lässt sich in mehreren Dokumentformaten ausgeben und steht damit für Buchhaltungsunterlagen oder die eigene Steuerakte zur Verfügung.
Verfügbare Formate
Die Auswertung steht in mehreren Dokumentformaten bereit — jeweils mit unterschiedlicher Eignung für die persönliche Ablage, die Weitergabe an externe Buchhalter oder die digitale Steuerakte. Die Zusatzformate für Belege erscheinen nur, wenn Belege mit Datei-Anhang erfasst wurden.
Format | Verfügbar mit | Verwendung |
Standardformat | Druckbare Fassung für die Ablage | |
ODT, DOC, DOCX | Standardformat | Bearbeitbare Office-Formate |
Belegdateien-PDF | Wenn Belege mit Datei-Anhang erfasst wurden | Sammel-PDF mit allen angehängten Belegoriginalen |
Tipp: Wer mit externen Buchhaltern arbeitet, exportiert in der Regel die PDF inklusive Belegdateienanhang. So sind Gutschrift und Belege in einem Dokument zusammen.