In den Projektauswertungen werten Sie Zeiten, Belege, Pläne, Umsätze und Erträge Ihrer Projekte aus. Jede Auswertung rufen Sie projektübergreifend im Hauptmenü unter Auswertungen > Projekte auf oder direkt an einem einzelnen Projekt unter Projekte > [Projektname] > Auswertungen.
Welche Auswertungen Ihnen angeboten werden, hängt von Ihrer Rolle ab: Projektleitende sehen ihre eigenen Projekte, Abteilungsleitende mit dem Zusatzmodul Standorte & Abteilungen die Projekte ihrer Abteilung, Administratoren und Controller alle Projekte. Rufen Sie eine Auswertung direkt an einem Projekt auf, ist dieses bereits als Filter gesetzt.
Hinweis: Projektauswertungen stehen in ZEP Compact und ZEP Professional zur Verfügung; in ZEP Clock gibt es keine Projekte. Einzelne Auswertungen sind modul- oder produktlinienabhängig: Belegauswertung, Projektumsatz, Projektstand Ertrag und Interne Kosten ab ZEP Compact mit dem Zusatzmodul Umsätze und Kosten bzw. in ZEP Professional; Projektstand Plan ab ZEP Compact mit dem Zusatzmodul Projektplanung bzw. in ZEP Professional; die Fehlzeitenübersicht mit dem Zusatzmodul Abwesenheiten & Überstunden.
Tipp: Jede Auswertung lässt sich als Datei (PDF, Word, ODT oder CSV) ausgeben. Statt der Vorschau wählen Sie ein Format und führen die Auswertung über Im Hintergrund ausführen als sofortigen, täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Task aus. Das Ergebnis erhalten Sie als E-Mail-Anhang, optional als ZIP und kennwortgeschützt; mit der Option nur senden, wenn die Ergebnistabelle nicht leer ist vermeiden Sie leere Versendungen.
Auswertungsbereich im Hauptmenü
Über Auswertungen > Projekte rufen Sie die folgenden Auswertungen projektübergreifend auf und filtern sie nach Zeitraum, Projektstatus, Projekttyp und weiteren Kriterien. Entfernen Sie den Haken am Von-Datum des Auswertungszeitraums, um die gesamte Projektlaufzeit seit Projektstart auszuwerten.
Projektzeitauswertung
Die Projektzeitauswertung wertet die auf ein Projekt gebuchten Projektzeiten nach unterschiedlichen Kriterien aus und zeigt die Summe der Stunden. Im Unterschied zur mitarbeiterbezogenen Auswertung unter Auswertungen > Mitarbeiter ist sie projektbezogen und eignet sich, um den Zeitaufwand eines Projekts vollständig nachzuvollziehen und bei Bedarf zu korrigieren.
Als Suchkriterien stehen zur Verfügung:
Auswertungszeitraum; angeboten werden nur Projekte, deren Laufzeit sich mit dem Zeitraum überschneidet. Entfernen Sie den Haken am Von-Datum, wird ab Projektanfang ausgewertet.
Projektkategorie (sofern in der Administration definiert), Projektstatus und Projekttyp (alle Projekte, nur interne oder nur Kundenprojekte; bei Kundenprojekten zusätzlich ein einzelner Kunde) sowie Schlagworte aus den Stammdaten.
Projekt (Mehrfachauswahl), Vorgang, Ticket (mit dem Zusatzmodul Ticketsystem), Mitarbeitende, Tätigkeit, Fakturierbarkeit, Fahrzeug, Privatfahrzeug und Ort; ein Aktualisier-Symbol passt die Projekt-, Mitarbeiter- und Ortslisten an den gewählten Zeitraum an.
Zusätzlich blenden Sie über die Spaltenkonfiguration mit Reisedaten anzeigen die Spalten Reise, Start, Ziel, privat, Fahrzeug, Kilometer und Mitfahrer samt Gesamt-Kilometer-Summe ein, mit Projektabteilung anzeigen eine eigene Abteilungsspalte; ein Suchbegriff durchsucht die Bemerkungen der Zeitbuchungen.
Die Ergebnistabelle listet alle passenden Projektzeiten; bei einem Summenvorgang werden die Zeiten aller untergeordneten Vorgänge zusammengefasst. Einzelne Zeiten lassen sich direkt ändern oder löschen, und Sie exportieren als CSV (semikolon- oder kommagetrennt für den direkten Excel-Import). Über die Aktionen buchen Sie Projektzeiten um oder kopieren sie auf ein anderes Projekt oder einen anderen Vorgang.
Hinweis: Ist in der Administration unter den Projektzeit-Einstellungen die Projektfreigabe der Zeiten aktiviert, erscheint hier die Spalte Projektfreigabe, über die Verantwortliche Zeiten freigeben; nur freigegebene Zeiten fließen in die Rechnungsstellung. Details beschreibt der Artikel Zeiten und Belege – Administration.
Verlauf Projektzeiten
Der Verlauf Projektzeiten stellt den zeitlichen Verlauf der gebuchten Projektzeiten grafisch als Balkendiagramm dar. So erkennen Sie, in welchen Phasen wie viel auf das Projekt gebucht wurde, und beurteilen den Arbeitsfortschritt über die Projektlaufzeit.
Sie wählen den Auswertungszeitraum und die Fakturierbarkeit und gliedern wahlweise nicht, nach Mitarbeitenden oder nach Vorgang. Die Zeitachse skalieren Sie automatisch oder nach Monat, Tag, Kalenderwoche bzw. Quartal; die Balken sind je Mitarbeitenden oder Vorgang eingefärbt, und das Ergebnis lässt sich als CSV exportieren.
Belegauswertung
Die Belegauswertung wertet die auf ein Projekt gebuchten Belege aus und zeigt die Summe der Beträge. Wie die Projektzeitauswertung ist sie projektbezogen und dient dazu, Spesen und sonstige Belege eines Projekts vollständig zu prüfen und abzurechnen.
Als Suchkriterien stehen zur Verfügung:
Zeitraum, wahlweise bezogen auf das Leistungsdatum; dann erscheinen auch Belege, die außerhalb des Erfassungszeitraums erfasst wurden, deren Leistungsdatum aber im Zeitraum liegt. Der Haken am Von-Datum lässt sich für eine Auswertung ab Projektstart entfernen.
Projekt, Vorgang, Mitarbeitende, Belegart, Währung und Zahlungsart; ein Aktualisier-Symbol passt die Projekt- und Mitarbeiterliste an den Zeitraum an, und ein Suchbegriff durchsucht die Bemerkungen.
Eine Zielwährung zum Umrechnen; entfernen Sie den Haken bei nur Endbeträge, wird die Tabelle breiter und zeigt zusätzlich die Bruttobeträge in der Ursprungswährung. Über die Spaltenkonfiguration blenden Sie die Projektabteilung ein.
Die Ergebnistabelle lässt sich als CSV exportieren; einzelne Belege können Sie umbuchen, kopieren, ändern und löschen. Die zugehörigen Belegdateien geben Sie als Sammel-Download (ZIP) aus, der sich auch im Hintergrund als Task erzeugen lässt.
Hinweis: Die Belegauswertung erscheint ab ZEP Compact mit dem Zusatzmodul Umsätze und Kosten sowie in ZEP Professional.
Projekt-Zeit-Matrix
Die Projekt-Zeit-Matrix gibt für einen Zeitraum und einen Projektstatus einen schnellen Überblick über alle laufenden Projekte und die darauf gebuchten Stunden je Mitarbeitenden. So erkennen Sie auf einen Blick, woran aktuell gearbeitet wird und wo Buchungen fehlen.
Die angebotene Projektliste hängt von Zeitraum und Status ab:
Bei - alle Projekte - erscheinen nur Projekte mit Buchungen im Zeitraum; mit der Option auch Projekte ohne Zeitbuchungen anzeigen werden alle einbezogen. Wählen Sie ein Projekt ohne Buchungen, erscheint ein Hinweis, dass im Zeitraum keine Buchungen vorliegen; bei mehreren Projekten werden unbebuchte mit der Summe null ausgewiesen.
Mit Mitarbeiter in Zeilen listen stehen die Mitarbeitenden in den Zeilen und die Projekte in den Spalten; ohne diese Option ist es umgekehrt. Über max. Anzahl Mitarbeiter pro Seite teilen Sie die Ausgabe auf mehrere Druckseiten auf.
Die Projektzeit zeigen Sie in Stunden oder in Tagen an; bei Tagen geben Sie unter Stunden pro Tag den Umrechnungswert an (nicht 0 und nicht größer als 24). Optional blenden Sie zusätzlich die Vorgänge ein, dann ist die Darstellung mit Mitarbeitenden in Zeilen nicht möglich.
Ist die Option für Mitarbeitende ohne Buchungen nicht gesetzt, werden Personen mit der Summe null nicht aufgeführt; aktiviert sehen Sie alle buchungsberechtigten Mitarbeitenden und damit fehlende Buchungen sofort.
Mitarbeiterzuordnung
Die Mitarbeiterzuordnung zeigt als Balkendiagramm, welche Mitarbeitenden in einem Zeitraum welchen Projekten zugeordnet sind; die Länge eines blauen Balkens entspricht dem jeweiligen Zuordnungszeitraum. So planen Sie die Auslastung und erkennen Überschneidungen.
Sie werten ein einzelnes Projekt, einen Projekttyp oder alle Projekte aus und blenden optional nur Projektleitende ein. Bei einem kurzen Zeitraum bis drei Monate ist die Darstellung taggenau, bei längeren Zeiträumen monatsgenau; ist eine Balkenbeschriftung abgeschnitten, zeigt ein Tooltip die vollständige Angabe.
Preisübersicht
Die Preisübersicht zeigt, welche Mitarbeitenden mit welcher Preisgruppe und den dort hinterlegten Stunden- und Tagessätzen einem Projekt oder Vorgang zugeordnet sind. So prüfen Sie vor der Abrechnung, mit welchen Sätzen kalkuliert wird.
Als Suchkriterien wählen Sie Zeitraum, Projektstatus, optional einen Kunden, ein oder mehrere Projekte sowie Mitarbeitende.
In der Ergebnistabelle erscheint pro Projekt jeder Projektmitarbeitende mit seiner Preisgruppe je Zuordnungszeitraum, der geltenden Preistabelle (Projekt-, Kunden- oder Basispreistabelle) samt Gültigkeitszeitraum sowie abweichenden Vorgangszuordnungen. Spezielle Tätigkeiten und Preisfaktoren werden berücksichtigt und ergeben den resultierenden Stundensatz; ein CSV-Export ist möglich.
Hinweis: Die Preisübersicht erscheint ab ZEP Compact mit dem Zusatzmodul Umsätze und Kosten sowie in ZEP Professional.
Änderungshistorie
Die Änderungshistorie protokolliert Änderungen an Projektdaten über alle oder die von Ihnen geleiteten Projekte. So weisen Sie lückenlos nach, wer wann welche Projektdaten angelegt, geändert, gelöscht oder korrigiert hat.
Sie schränken die Ergebnisliste nach der Art der Änderung (Anlegen, Ändern, Löschen, Korrektur) und nach einem oder mehreren Bereichen ein. Die Auswertung ist Administratoren, Controllern sowie Projektleitenden mit Zusatzrechten vorbehalten, und der Menüpunkt erscheint nur, wenn unter Administration > Sonstiges > Änderungshistorie die Aufzeichnung von Projektdaten aktiviert ist.
Fehlzeitenübersicht
Die Fehlzeitenübersicht zeigt den Urlaubsplan und die Abwesenheiten der Projektmitarbeitenden, selektierbar nach Fehlgrundkategorie, Fehlgrund und Genehmigungsstatus (geplant, beantragt, genehmigt). So erkennen Sie personelle Engpässe während der Projektlaufzeit frühzeitig und planen die Einsatzplanung rechtzeitig um.
Die Darstellung erfolgt als Kalender-Matrix über die Projektmitarbeitenden. Sie geben das Ergebnis als Monats- oder Jahresübersicht, als PDF, Excel oder CSV aus und abonnieren es optional als iCalendar-Feed, um die Abwesenheiten im eigenen Kalender zu sehen.
Hinweis: Die Fehlzeitenübersicht erscheint ab ZEP Compact mit dem Zusatzmodul Abwesenheiten & Überstunden.
Projektzeitnachweis
Der Projektzeitnachweis erstellt den Stundennachweis eines Projekts pro Tag, Woche oder Monat und dient häufig als unterschriftsfähiger Nachweis gegenüber dem Kunden. Projektleitende legen ihn der Kundenrechnung als Leistungsbeleg bei, die Buchhaltung nutzt ihn zur Belegung abgerechneter Stunden.
Sie wählen Zeitraum und Projektstatus; daraufhin werden die passenden Projekte angeboten. Interne Projekte erscheinen nicht, diese werten Sie über die Projektzeitauswertung aus.
Werden die Vorgänge eines Projekts einzeln abgerechnet (Einzelblätter je Vorgang), wählen Sie einzelne Vorgänge zur Beschränkung aus; Pauschalvorgänge werden dabei nicht angeboten. Mit dem Zusatzmodul Ticketsystem lassen sich zusätzlich einzelne Tickets mit erfassten Zeiten auswählen.
Mit der Option Preisfaktoren anzeigen wird je Zeiteintrag der geltende Preisfaktor ausgewiesen; mit ohne Pauschalvorgänge blenden Sie Pauschalvorgänge aus.
Ein optionaler Unterschriftenblock ergänzt eine Unterschrift für Mitarbeitende oder Kunden; bei Gliederung nach Mitarbeitenden wählen Sie, ob die Unterschrift am Schluss oder am Ende jedes Mitarbeiterblatts steht.
Hinweis: Der Projektzeitnachweis steht nur für Projekte mit zugeordnetem Kunden zur Verfügung; interne Projekte werten Sie über die Projektzeitauswertung aus.
Projektumsatz
Der Projektumsatz zeigt, welcher Umsatz in einem Zeitraum erzielt wurde; die Darstellung folgt den Einstellungen unter Abrechnungseinstellungen > Format. Die Buchhaltung nutzt ihn als Grundlage für die Rechnungsstellung an den Kunden, Projektleitende kontrollieren den abrechenbaren Stand.
Sie stellen den Zeitraum ein; interne Projekte werden nicht angeboten. Werden die Vorgänge einzeln abgerechnet, wählen Sie einzelne Vorgänge und (mit dem Zusatzmodul Ticketsystem) einzelne Tickets aus; die Ticket-Einzelabrechnung gilt nur für nach Stundensatz abgerechnete Projekte und Vorgänge.
Nach Ausführen erstellt ZEP die Abrechnung im hinterlegten Format. Die Tabellen Arbeitszeit, Belege, Kilometergeld und Verpflegungsmehraufwendungen exportieren Sie als CSV, vorhandene Belegdateien als Sammel-PDF.
Hinweis: Der Projektumsatz erscheint ab ZEP Compact mit dem Zusatzmodul Umsätze und Kosten sowie in ZEP Professional.
Vorsicht: Verpflegungsmehraufwendungen und Anreisepauschalen werden nur dem Projekt insgesamt in Rechnung gestellt. Rechnen Sie gezielt nur einzelne Vorgänge ab, werden sie nicht mit abgerechnet, auch wenn in diesen Vorgängen gereist wurde.
Kundenumsatz
Mit dem Kundenumsatz wählen Sie für einen Kunden alle oder nur bestimmte Projekte aus und rechnen sie gemeinsam ab. Er entspricht dem Projektumsatz, fasst aber mehrere Projekte eines Kunden in einer Auswertung zusammen, etwa für eine Sammelrechnung.
Sie stellen den Zeitraum ein, wählen den Kunden, den Projektstatus und gegebenenfalls die Branche; daraufhin werden die im Zeitraum gültigen und zum Status passenden Projekte des Kunden angeboten. Oben erscheint eine Übersichtstabelle der abzurechnenden Projekte, darunter der Umsatz je Projekt im jeweiligen Abrechnungsformat. Je Zeitraum gelten die Projektpreistabellen, ersatzweise die Kunden- und schließlich die Basispreistabellen.
Projektstand Plan
Die drei Projektstand-Auswertungen und der Gesamtstatus teilen sich die Zeitraum-Logik: Mit Projektlaufzeit bis heute oder Projektlaufzeit von bis grenzen Sie die Projektliste auf laufende Projekte ein, mit dem Auswertungszeitraum die ausgewerteten Buchungen. Entfernen Sie den Haken am Von-Datum des Auswertungszeitraums, wird die gesamte Projektlaufzeit ab Projektstart ausgewertet, was bei Pauschalprojekten für einen korrekten Ertrags- und Rentabilitätsvergleich nötig ist. Projektstand Plan und Gesamtstatus Plan werden ohnehin immer ab Projektstart gerechnet.
Der Projektstand Plan wertet seit Projektstart aus, wie viel der geplanten Zeit und Kosten bereits verbraucht wurde, und stellt Plan- und Ist-Werte gegenüber. Projektleitende prüfen damit laufend den Planfortschritt und steuern gegen, bevor das Budget überschritten wird.
Sie wählen, ob nur fakturierbare oder fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten mit den Planstunden verglichen werden (je nachdem, was geplant wurde); pauschale Projekte oder Vorgänge lassen sich für die Auswertung auf Abrechnung nach Stundensatz umstellen. Die Gliederung bestimmt Aufbau und Spalten:
nach Vorgang: Plan gegen Ist je Vorgang; bei Abrechnung nach Stundensatz zusätzlich das angefallene Arbeitsentgelt je Vorgang (nicht bei Tagessatz). Ein Vorgang erscheint nur, wenn seine Laufzeit ganz oder teilweise im Auswertungszeitraum liegt.
nach Vorgang und Tätigkeit sowie nach Vorgang und Mitarbeitenden: dieselbe Vorgangssicht, zusätzlich aufgeschlüsselt nach Tätigkeit bzw. Mitarbeitenden.
nach Mitarbeitenden und nach Mitarbeitenden und Tätigkeit: das angefallene Arbeitsentgelt je Person bzw. je Tätigkeit der Person.
nach Mitarbeitenden und Vorgang sowie nach Abteilung (mit dem Zusatzmodul Standorte & Abteilungen): die fakturierbaren Arbeitszeiten, Belege und sonstigen Kosten je Abteilung.
Tagessatzprojekte mit angebotenen Tagessätzen erhalten zusätzliche Spalten für Ist- und Plan-Tagessätze samt Differenz. Bei Mitarbeiter-Gliederungen werden die im Zeitraum tatsächlich bebuchten Preisgruppen je Person ausgewiesen; das Arbeitsentgelt ergibt sich aus der Preistabelle in der Reihenfolge Projekt vor Kunde vor Basis. Projektleitende ohne Budgetverantwortung sehen diese Auswertung nur mit Planstunden ohne Kosten.
Hinweis: Der Projektstand Plan steht ab ZEP Compact mit dem Zusatzmodul Projektplanung sowie in ZEP Professional zur Verfügung.
Projektstand Zeit
Der Projektstand Zeit wertet die erfassten Projektzeiten nach Fakturierbarkeit aus und zeigt in der Übersicht den Gesamtaufwand, die fakturierbaren und die nicht fakturierbaren Stunden sowie den fakturierbaren Anteil am Gesamtaufwand. So beurteilen Sie, wie viel der geleisteten Arbeit tatsächlich abrechenbar ist.
Sie gliedern die Auswertung wahlweise, wobei jede Gliederung eigene Spalten ausweist:
nach Vorgang bzw. nach Vorgang und Tätigkeit: je Vorgang Gesamt-Stunden, fakturierbare Stunden, nicht fakturierbare Stunden und der fakturierbare Anteil am Gesamtaufwand.
nach Mitarbeitenden bzw. nach Mitarbeitenden und Tätigkeit: je Person Gesamt-Stunden, fakturierbare Stunden, gegebenenfalls fakturierbare Tagessätze, nicht fakturierbare Stunden und der fakturierbare Anteil; bei der Tätigkeitsvariante zusätzlich je Tätigkeit aufgeschlüsselt.
nach Mitarbeitenden und Vorgang: je Vorgang und Person die Gesamt-, fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden samt fakturierbarem Anteil.
nach Abteilung (mit dem Zusatzmodul Standorte & Abteilungen): je Abteilung die fakturierbaren Stunden, gegebenenfalls fakturierbare Tagessätze, nicht fakturierbare Stunden und der fakturierbare Anteil.
Bei den Mitarbeiter-Gliederungen werden zusätzlich die Preisgruppen je Person angezeigt. Da eine Person zu verschiedenen Zeitpunkten und in verschiedenen Vorgängen unterschiedliche Preisgruppen haben kann, erscheinen nur die Preisgruppen, zu denen es im Auswertungszeitraum tatsächlich eine Zeitbuchung gab.
Projektstand Ertrag
Der Projektstand Ertrag stellt interne und externe Kosten eines Projekts gegenüber und ermittelt daraus Ertrag und Rentabilität. Ausgewiesen werden Arbeitszeit und Arbeitsentgelt, sonstige Kosten (Belege, Kilometergeld, Reisepauschalen) und die Gesamtkosten; Controlling und Geschäftsführung beurteilen damit die Wirtschaftlichkeit eines Projekts.
Der Ertrag ergibt sich als Differenz aus fakturierbaren (externen) und internen Kosten, die Rentabilität als Ertrag im Verhältnis zu den internen Kosten bzw. zum fakturierbaren Betrag. Zur Berechnung gilt:
Die externen Kosten beim Arbeitsentgelt ergeben sich aus den geltenden Preistabellen in der Reihenfolge Projekt vor Kunde vor Basis.
Die internen Kosten stammen aus dem internen Stundensatz der Mitarbeiterverwaltung; ein projektspezifischer interner Stundensatz hat im Zuordnungszeitraum Vorrang, und mit dem Zusatzmodul Abwesenheiten & Überstunden fließen Zeitzuschläge ein.
Kann der fakturierbare Betrag nicht aus Aufwandsvorgängen ermittelt werden, werden die Planbeträge der Pauschalvorgänge herangezogen; Planzahlen reiner Gruppierungsvorgänge dienen dabei nicht als Ersatz.
Je Gliederung erscheinen Arbeitszeiten, Belege, Verpflegungsmehraufwendungen, Anreisepauschalen und Kilometergeld sowie das interne und externe Arbeitsentgelt, der Ertrag und die Rentabilität:
nach Vorgang bzw. nach Vorgang und Tätigkeit: je Vorgang die Gesamt- und fakturierbaren Stunden und der fakturierbare Anteil, dazu internes und externes Arbeitsentgelt, Ertrag und Rentabilität (Ertrag geteilt durch internes Arbeitsentgelt mal 100 Prozent). Die Planzahl eines Vorgangs zählt nur, wenn seine Laufzeit ganz oder teilweise im Auswertungszeitraum liegt.
nach Mitarbeitenden bzw. nach Mitarbeitenden und Tätigkeit: dieselben Kennzahlen je Person, gegebenenfalls mit fakturierbaren Tagessätzen; bei der Tätigkeitsvariante zusätzlich je Tätigkeit aufgeschlüsselt.
nach Abteilung (mit dem Zusatzmodul Standorte & Abteilungen): Arbeitszeiten, Belege und sonstige Kosten mit internen und externen Kosten je Abteilung.
Bei den Mitarbeiter-Gliederungen werden zusätzlich die im Auswertungszeitraum bebuchten Preisgruppen je Person ausgewiesen.
Hinweis: Der Projektstand Ertrag ist Administratoren, Controllern und Abteilungsleitenden vorbehalten (budgetverantwortliche Projektleitende mit Zusatzrechten eingeschlossen) und erscheint ab ZEP Compact mit dem Zusatzmodul Umsätze und Kosten.
Gesamtstatus Plan
Der Gesamtstatus Plan zeigt mehrere Projekte gemeinsam im Überblick und wertet seit Projektstart aus, wie viel der geplanten Zeit und Kosten verbraucht wurde. Die Geschäftsführung verschafft sich so einen Gesamtblick über das Projektportfolio und erkennt gefährdete Projekte frühzeitig.
Die Projektliste schränken Sie nach Projektstatus, Projekttyp (alle, nur interne oder Kundenprojekte), Projektlaufzeit und Schlagworten ein; mit dem Zusatzmodul Standorte & Abteilungen ist zusätzlich eine Abteilung vorgebbar. Optional beziehen Sie Budget, Arbeitsentgelt und sonstige Kosten ein.
Nach Währung filtern beschränkt auf Projekte einer Währung; mit alle Beträge in die Basiswährung umrechnen werden gemischte Währungen vergleichbar. Das Kursdatum ist das Datum der Projektzeit (Arbeitsentgelt, Kilometergeld, Verpflegung), das Belegdatum (Belege) bzw. der Projektstart (Planbeträge); die Kurse pflegen Sie unter Administration > Preise & Belege > Wechselkurse.
Eine Option zeigt nur Projekte an, deren Ist-Gesamtkosten den Plan um einen einstellbaren Prozentsatz überschritten haben.
Gliederung nach Vorgang (alle Vorgänge mit Status; Planzahlen nur bei Laufzeitüberschneidung), nach Mitarbeitenden, nach Abteilung oder nach primärem Kunden (mit Zwischensummen je Kunde).
Sie wählen, mit welchen Ist-Stunden Sie die Planzahlen vergleichen: nur fakturierbare oder fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten, je nachdem, was Sie geplant haben. Pauschale Projekte oder Vorgänge lassen sich auf Abrechnung nach Stundensatz umstellen; die Abrechnungsart wird je Zeile mit einem Kürzel ausgewiesen (S Stundensatz, T Tagessatz, P Pauschal, i internes Projekt). Für das Arbeitsentgelt gelten je Zeitraum die Preistabellen in der Reihenfolge Projekt vor Kunde vor Basis.
Mit der Option inkl. Budget blenden Sie Geldbeträge ein; angezeigt werden dann nur Projekte, für die Sie Geldbeträge sehen dürfen. Projektleitende ohne Budgetverantwortung sehen die betreffenden Projekte bei aktivierter Option nicht. Die Spalten der Ergebnistabelle sind konfigurierbar und als HTML, Excel oder CSV ausgebbar.
Gesamtstatus Zeit
Der Gesamtstatus Zeit wertet die Projektzeiten mehrerer Projekte nach Fakturierbarkeit aus und zeigt je Projekt Gesamtaufwand, fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden sowie den fakturierbaren Anteil. Sie grenzen die Projektliste nach Zeitraum, Projektstatus, Projekttyp und Schlagworten ein.
Ohne Gliederung lassen sich über die Konfiguration der Tabellenspalten zusätzlich Planzahlen einblenden (Plan-Stunden, fakturierbare Plan-Stunden, Verhältnis fakturierbare Ist- zu Plan-Stunden sowie Gesamt-Ist zu Plan). Mit Gliederung wählen Sie:
nach Vorgang: je Vorgang Status, Gesamt-Stunden, fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden und der fakturierbare Anteil am Gesamtaufwand.
nach Mitarbeitenden: je Person Gesamt-Stunden, fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden und der fakturierbare Anteil.
nach Abteilung (mit dem Zusatzmodul Standorte & Abteilungen): je Abteilung die fakturierbaren Stunden, gegebenenfalls fakturierbare Tagessätze, nicht fakturierbare Stunden und der fakturierbare Anteil.
nach primärem Kunden: je Kunde alle Projekte mit Zwischensummen je Kunde.
Die Ergebnistabelle ist konfigurierbar und lässt sich als HTML-Ansicht sowie als Excel- oder CSV-Export ausgeben.
Vorsicht: Planzahlen werden nicht auf den Auswertungszeitraum heruntergerechnet, sondern gelten immer ab Projektstart. Die ausgewiesenen Stunden entsprechen dagegen den Buchungen im gewählten Zeitraum.
Gesamtstatus Ertrag
Der Gesamtstatus Ertrag liefert für mehrere Projekte einen Überblick über interne und fakturierbare Kosten sowie die daraus resultierenden Erträge und die Rentabilität. Pro Projekt erscheint eine Zeile mit internem und fakturierbarem Arbeitsentgelt, sonstigen internen und fakturierbaren Kosten, den jeweiligen Gesamtkosten, dem Ertrag und der Rentabilität.
Sie wählen einen frei definierbaren Zeitraum sowie alle, nur interne oder nur Kundenprojekte; mit dem Zusatzmodul Standorte & Abteilungen ist eine Abteilung vorgebbar. Wie beim Gesamtstatus Plan filtern und rechnen Sie optional nach Währung um (Kursdatum-Regeln und Wechselkurse-Pflege identisch). Je Projekt erscheinen das interne und fakturierbare Entgelt, die sonstigen internen und fakturierbaren Kosten, die internen und fakturierbaren Gesamtkosten sowie der daraus resultierende Ertrag und die Rentabilität.
Zusätzlich gliedern Sie:
nach Vorgang: interne und externe Kosten, Gewinn und Ertrag je Vorgang. Die Planzahl eines Vorgangs zählt nur, wenn seine Laufzeit ganz oder teilweise im Auswertungszeitraum liegt.
nach Mitarbeitenden: interne und externe Kosten, Gewinn und Ertrag je Person.
nach Abteilung (mit dem Zusatzmodul Standorte & Abteilungen): interne und externe Kosten, Gewinn und Ertrag je Abteilung.
nach primärem Kunden: je Kunde alle Projekte mit Zwischensummen je Kunde.
Die externen Kosten folgen der Preistabellen-Reihenfolge Projekt vor Kunde vor Basis, die internen dem internen Stundensatz aus der Mitarbeiterverwaltung. Kann der fakturierbare Betrag nicht aus Aufwandsvorgängen ermittelt werden, werden die Planbeträge der Pauschalvorgänge herangezogen; Planzahlen reiner Gruppierungsvorgänge dienen dabei nicht als Ersatz. Die Spalten der Ergebnistabelle sind konfigurierbar.
Tipp: Legen Sie für interne Kostenträger wie Fortbildung oder Verwaltung eigene interne Projekte ohne Kunden an und planen Sie deren Kosten. So erhalten Sie am Jahresende einen vollständigen Überblick über alle internen und externen Kosten.
Projekt-Detailansicht
Über das Untermenü Auswertungen an einem einzelnen Projekt rufen Sie dieselben Auswertungen auf, automatisch auf das geöffnete Projekt eingeschränkt; eine Projektauswahl entfällt, und Sie führen mehrere Auswertungen nacheinander aus. Die Reihenfolge der Menüpunkte am Projekt:
Deckblatt
Das Deckblatt fasst die wichtigsten Stammdaten des Projekts auf einer Seite zusammen: Projektdaten, Mitarbeiterzuordnungen, Vorgänge und Preistabellen. Es eignet sich als kompakte Übersicht zu Projektbeginn oder als Deckblatt einer Auswertungsmappe und lässt sich direkt als Dokument ausgeben.
Projektzeitauswertung
Die Projektzeitauswertung am Projekt zeigt alle gebuchten Projektzeiten dieses Projekts, gefiltert nach Zeitraum, Vorgang, Mitarbeitenden, Tätigkeit und Fakturierbarkeit. Projektzeiten lassen sich direkt umbuchen oder kopieren, und Sie exportieren das Ergebnis als CSV; das Projekt ist dabei bereits als Filter gesetzt.
Belegauswertung
Die Belegauswertung am Projekt listet alle auf das Projekt gebuchten Belege mit Summe, filterbar nach Belegart, Mitarbeitenden und Währung. Belege lassen sich direkt umbuchen, ändern und löschen, und Sie exportieren die Tabelle als CSV; die Belegdateien geben Sie als Sammel-Download aus.
Fehlzeitenübersicht
Die Fehlzeitenübersicht zeigt Urlaub und Abwesenheiten der Projektmitarbeitenden, selektierbar nach Fehlgrund und Genehmigungsstatus, als Kalender-Matrix. So erkennen Sie personelle Engpässe während der Projektlaufzeit frühzeitig; die Auswertung erfordert das Zusatzmodul Abwesenheiten & Überstunden.
Preisübersicht
Die Preisübersicht zeigt je Zuordnungszeitraum die Preisgruppe, die geltende Preistabelle und die resultierenden Stunden- und Tagessätze der dem Projekt zugeordneten Mitarbeitenden. So prüfen Sie vor der Abrechnung, mit welchen Sätzen kalkuliert wird; das Ergebnis lässt sich als CSV exportieren.
Projektzeitnachweis
Der Projektzeitnachweis erstellt den Stundennachweis dieses Projekts pro Tag, Woche oder Monat, wahlweise mit Preisfaktoren und Unterschriftenblock. Er dient als Nachweis gegenüber dem Kunden und steht nur für Projekte mit zugeordnetem Kunden zur Verfügung.
Projektumsatz
Der Projektumsatz zeigt den erzielten Umsatz dieses Projekts im gewählten Zeitraum im hinterlegten Abrechnungsformat. Sie exportieren die Arbeitszeit-, Belege-, Kilometergeld- und Verpflegungstabellen als CSV und laden vorhandene Belegdateien als PDF herunter.
Projektstand Plan
Der Projektstand Plan vergleicht für dieses Projekt geplante und tatsächliche Stunden und Kosten seit Projektstart, gegliedert nach Vorgang oder Mitarbeitenden, optional kombiniert mit Tätigkeit. So erkennen Projektleitende frühzeitig, ob das Projekt im geplanten Rahmen liegt.
Projektstand Zeit
Der Projektstand Zeit wertet die Projektzeiten dieses Projekts nach Fakturierbarkeit aus und zeigt Gesamtaufwand, fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden sowie den fakturierbaren Anteil. Die Auswertung lässt sich nach Vorgang oder Mitarbeitenden, optional kombiniert mit Tätigkeit gliedern.
Projektstand Ertrag
Der Projektstand Ertrag stellt für dieses Projekt interne und externe Kosten gegenüber und ermittelt Ertrag und Rentabilität. Die Auswertung ist Administratoren, Controllern und Abteilungsleitenden vorbehalten und gliedert sich nach Vorgang oder Mitarbeitenden, optional kombiniert mit Tätigkeit.
Zeitfortschritt
Der Zeitfortschritt stellt den zeitlichen Verlauf der gebuchten Projektzeiten dieses Projekts grafisch dar, skalierbar nach Tag, Woche, Monat oder Quartal. Es ist dasselbe Diagramm wie der Verlauf Projektzeiten; am Einzelprojekt heißt es ohne das Zusatzmodul Ressourcenplanung Zeitfortschritt, mit dem Modul Verlauf Projektzeiten.
Interne Kosten
Die Auswertung Interne Kosten listet alle internen Kosten dieses Projekts detailliert auf. Während der Projektstand Ertrag die internen Kosten nur in Summe zeigt, werden sie hier je Mitarbeitenden einzeln aufgeführt: internes Arbeitsentgelt (mit dem Zusatzmodul Abwesenheiten & Überstunden inklusive Zeitzuschlägen), projektanteilige Verpflegungsmehraufwendungen, Belege (bei privatem Anteil mit und ohne diesen) sowie Kilometergeld. Berücksichtigt werden nur Mitarbeitende mit hinterlegtem internen Stundensatz; ein CSV-Export ist möglich.
Modulspezifische Projektauswertungen
Mit den jeweiligen Zusatzmodulen werden weitere projektbezogene Auswertungen freigeschaltet, die in den zugehörigen Bereichen ausführlich beschrieben sind:
Mit dem Zusatzmodul Ressourcenplanung kommen Einplanung, Einplanung/Ist-Vergleich, Arbeitspakete, Auslastung (Arbeitspakete), der Verlauf Projektzeiten und die Planungsübersicht hinzu.
Mit dem Zusatzmodul Rechnungsstellung kommt die Auswertung Gesamtstatus Faktura hinzu; die Faktura-Übersichten Offene Posten und Umsatzprognose finden Sie im Abrechnungsbereich des Projekts.
Das Zusatzmodul Umsätze und Kosten schaltet die umsatz- und kostenbezogenen Auswertungen frei (Belegauswertung, Projektumsatz, Projektstand Ertrag, Interne Kosten).
Reisebezogene Auswertungen beschreibt der Bereich Reisekostenabrechnung, ticketbezogene der Bereich Ticketsystem.