Die Kundendaten sind der zentrale Stammsatz eines Kunden in ZEP. Alle Felder, die Sie hier pflegen, wirken in Projekten, Angeboten, Rechnungen und kundenbezogenen Auswertungen. Dieser Artikel beschreibt jedes Feld pro Tab — was es bewirkt, welche Vorbelegungen gelten und welche Lizenzen es freischalten.

Sie öffnen die Kundendaten über das Hauptmenü Kunden, wählen einen Kunden aus und gehen in das Untermenü Daten. Der Datensatz öffnet sich in drei Tabs: Allgemein, Kontaktdaten und Abrechnung. Der vollständige Lifecycle (Anlegen, Bearbeiten, Löschen) ist im Artikel Kunden anlegen, bearbeiten und löschen beschrieben; alle Sub-Bereiche am Kunden (Adressen, Ansprechpartner, Kundenverantwortliche, Abrechnungseinstellungen) finden Sie im Artikel Kundenadministration.

Das Register Allgemein enthält die identitätsstiftenden Stammdaten des Kunden — Nummer, Name, Branche, Abteilung sowie Klassifikationen für Filter und Auswertungen.

Die Kundennummer ist die technische Referenz auf den Kunden — innerhalb des Mandanten eindeutig und Pflichtfeld beim Anlegen. Bei aktiver automatischer Nummernvergabe schlägt ZEP die nächste freie KNr vor; sie lässt sich überschreiben.

Die KNr ändern Sie nachträglich über das Stift-Symbol direkt neben der Anzeige: neue Nummer eintragen, mit Ausführen bestätigen und im Dialog Daten ändern mit Speichern schließen. Die Änderung wirkt sofort auch in der Historie.

Die Debitorennummer wird von ZEP an die Buchhaltung übergeben — entweder als eigenständige Nummer oder mit der Kundennummer identisch, je nach Grundeinstellung. Sie ist die Sachkonten-Referenz für DATEV-, Lexware- oder SAP-Exporte.

Über die Checkbox Inaktiv setzen Sie den Kunden auf inaktiv. Inaktive Kunden erscheinen nicht mehr in Auswahllisten von Projekten, Angeboten oder Auswertungen — die historischen Daten bleiben aber vollständig erhalten. Der Workflow ist im Artikel Kunden anlegen, bearbeiten und löschen beschrieben.

Der Name ist der Anzeigename des Kunden und Pflichtfeld. Er erscheint auf Rechnungen, in Auswertungen und im Kunden-Cockpit. Der optionale Namenszusatz wird beim Druck unter dem Namen ausgewiesen und eignet sich für Rechtsform-Hinweise wie „GmbH & Co. KG" oder eine Niederlassungs-Angabe.

Die Branche ist Filter- und Segmentierungs-Kriterium über alle Kundenlisten und -auswertungen hinweg. Die Auswahl pflegen Sie unter Administration > Kunden > Branchen. Ein Kunde kann genau einer Branche zugeordnet werden — typische Beispiele sind Industrie, Öffentliche Hand oder Dienstleistung.

Die Kennung für das Land klassifiziert den Kunden für Buchhaltungs-Exporte (Inland, EU-Ausland, Drittland) und steuert in einzelnen Schnittstellen die Steuer-Kennzeichen. Die Auswahl erfolgt aus einer Standardliste und wirkt sich auf die korrekte Verbuchung beim DATEV-Export sowie auf die Steuer-Behandlung in Rechnungspositionen aus.

Die Abteilung des Kunden entscheidet, welche Abteilungsleitenden den Kunden sehen und bearbeiten dürfen. Sie ist gleichzeitig Default für neue Projekte dieses Kunden. Eine Standard-Abteilung lässt sich in Administration > Standorte und Abteilungen festlegen.

Mit Kategorien klassifizieren Sie Kunden mehrdimensional — typische Beispiele sind Vertriebsregion, Kundensegment oder Strategiestatus. Ein Kunde kann mehreren Kategorien gleichzeitig angehören. Die Liste pflegen Sie unter Administration > Kunden > Kategorien.

Kategorien sind Filter in der Kundenübersicht und in den meisten kundenbezogenen Auswertungen. Sie steuern außerdem die automatische Zuweisung von Preisgruppen (mit Modul Umsätze und Kosten).

Die Bemerkung ist ein freies Textfeld für interne Notizen. Sie erscheint nicht auf Rechnungen oder anderen kundenseitigen Belegen. Eignet sich für Hinweise zu Zahlungsverhalten, vertraglichen Besonderheiten oder organisatorischen Ansprechwegen — sichtbar für alle Mitarbeitenden mit Leserechten auf den Kunden.

Mit dynamischen Attributen erweitern Sie den Kundenstammsatz um eigene Felder — Texte, Auswahllisten, Datums- oder Zahlenfelder. Pflege und Vergabe sind in der Administration im Bereich Dynamische Attribute mit Kategorie Kunde möglich.

Der Tab Kontaktdaten bündelt die postalischen und elektronischen Kontaktinformationen des Kunden — Anschrift, Telefon, Webseite und E-Mail. Diese Felder werden in Rechnungen, Belegen und in der Adressaufbereitung für Versandprozesse verwendet.

Drei Adresszeilen stehen für die Aufnahme von Straße, Hausnummer, Postfach oder weiteren Adresskomponenten zur Verfügung. ZEP übernimmt die Zeilen 1:1 in Rechnungen und Belege — eine zweizeilige Anschrift mit Hausnummer und Adresszusatz ist damit ebenso möglich wie eine reine Postfach-Anschrift in einer Zeile.

Die Felder PLZ und Ort bilden zusammen die Zustellanschrift. Beide werden für regionale Auswertungen und für die maschinenlesbare Adresszerlegung verwendet — etwa für ZUGFeRD oder XRechnung. PLZ und Ort werden zusätzlich in regionalen Auswertungen und der Sortierung der Kundenliste verwendet.

Das Feld Land hält den Ländernamen in voller Schreibweise (für die Belegaufbereitung). Es ist getrennt von der Kennung für das Land im Tab Allgemein — letztere klassifiziert den Kunden für Buchhaltungs-Exporte.

Telefon und Fax sind reine Anzeige-Felder im Kunden-Cockpit. Sie werden nicht automatisch in Belegen ausgegeben, lassen sich aber per Platzhalter in Vorlagen einbinden. Das Fax-Feld ist aus historischen Gründen erhalten geblieben und in den meisten Setups ungenutzt.

Die Webseite/URL nimmt die Homepage des Kunden auf. Das Feld ist klickbar — ein Klick öffnet die Adresse in einem neuen Browser-Tab und ermöglicht den direkten Sprung in den Web-Auftritt des Kunden, typischerweise inklusive Protokoll-Präfix (https://).

Die E-Mail-Adresse ist die primäre Kontakt-Adresse des Kunden. Sie wird nicht automatisch für den Rechnungsversand verwendet — der erfolgt über die Adressen-Verwaltung am Kunden (siehe Kundenadministration). Mehrere E-Mail-Adressen lassen sich mit Komma oder Semikolon trennen, je nach Einstellung unter Administration > Mein Unternehmen > E-Mail.

Der Tab Abrechnung definiert, wie der Kunde fakturiert wird — Verfahren, Konditionen, Zahlungsmodalitäten und steuerliche Kennzeichen. Die meisten Felder dieses Tabs setzen das Modul Rechnungsstellung voraus.

Das Abrechnungsverfahren legt fest, ob Sie dem Kunden Rechnungen stellen oder eine Eingangsgutschrift verarbeiten. Die Auswahl ist die Default-Vorbelegung für jedes neue Projekt dieses Kunden und steuert den späteren Faktura-Workflow — inklusive Belegnummern-Kreis, Buchungslogik und der Sicht im Faktura-Cockpit.

Mit der Checkbox Automatisierte Rechnungsstellung nehmen Sie den Kunden in den automatischen Rechnungs-Lauf auf. ZEP erstellt für Projekte dieses Kunden in einem konfigurierbaren Rhythmus automatisch Rechnungs-Entwürfe. Bedingungen für die Auslösung (z. B. nach Projektabschluss oder zum Monatsultimo) werden zentral in der Administration konfiguriert.

Aktiviert die Lastschrift-Option, die ZEP nutzt, um Rechnungen aus dem automatischen Lauf direkt einzuziehen. Voraussetzung sind gültige Bankverbindungs-Daten (IBAN/BIC) und ein SEPA-Mandat. Der eigentliche Einzug wird über eine generierte SEPA-XML-Datei zur Bank übertragen.

Die Lieferantennummer ist die Nummer, unter der Sie beim Kunden als Lieferant geführt werden — wichtig für EDI-Austausch, Bestellnummern-Mapping und Rechnungs-Erkennung beim Kunden. Bei einigen Schnittstellen wird sie automatisch in maschinenlesbare Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) als Lieferanten-Referenz übernommen.

Die Leitweg-ID ist eine elektronische Kennung für öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie ist Pflicht für XRechnung-Versand an Behörden und wird im B2G-Rechnungsstandard als Routing-Information verwendet, damit die Rechnung im richtigen Empfangsknoten der Verwaltung ankommt.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist Pflicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Dienstleistungen innerhalb der EU. Sie steuert das Reverse-Charge-Verfahren und erscheint auf Rechnungen in der entsprechenden Kennzeichen-Zeile, damit der Kunde sie für seinen Vorsteuerabzug verwenden kann.

Mit aktivem UID-Validierungs-Service prüft ZEP die USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern oder über VIES und vermerkt das Prüfdatum am Kunden. Das Feld überprüft am zeigt das letzte erfolgreiche Prüfdatum und ist nur lesbar.

Die GLN (Global Location Number) ist eine 13-stellige Identnummer für PEPPOL-/eRechnungs-Netzwerke. Sie steuert das Routing maschinenlesbarer Rechnungen an den richtigen Empfangsknoten beim Kunden — vor allem im Handel und in der öffentlichen Verwaltung im Einsatz.

Die Währung bestimmt, in welcher Einheit Rechnungspositionen, Umsatz-Auswertungen und Beleg-Beträge geführt werden. Default ist die Mandanten-Basiswährung aus Administration > Mein Unternehmen — sie kann pro Kunde überschrieben werden. Bei Fremdwährungs-Kunden zieht ZEP automatisch den hinterlegten Wechselkurs zum Stichtag heran.

Der MwSt-Satz ist die Vorbelegung für jede Rechnungsposition an diesen Kunden. Default kommt aus Administration > Kunden > Einstellungen; er lässt sich pro Kunde überschreiben. Bei MwSt = 0 (z. B. EU-Reverse-Charge-Kunden) erscheinen Umsatz-Auswertungen ausschließlich als Netto-Beträge.

Der Skonto-Satz in Prozent ist der Default-Wert für Rechnungen an diesen Kunden. Er greift, wenn die Skontofrist eingehalten wird, und reduziert den fälligen Betrag entsprechend. Skonto wirkt direkt auf die offenen Posten und die Mahnlogik — der Kunde darf den reduzierten Betrag innerhalb der Frist zahlen, ohne dass eine Mahnung ausgelöst wird.

Die Skontofrist in Tagen definiert, innerhalb welcher Zahlungsfrist der Kunde den Skonto-Abzug in Anspruch nehmen darf. Default kommt aus Administration > Kunden > Einstellungen. Bei einer Rechnung mit Rechnungsdatum am 1. und Skontofrist 14 Tage gilt der Skonto-Abzug bis zum 15. desselben Monats.

Das Zahlungsziel in Tagen ist die Default-Zahlungsfrist auf Rechnungen an diesen Kunden. Es steuert die Fälligkeitsberechnung im Mahnwesen. Default kommt aus Administration > Kunden > Einstellungen. Wird das Zahlungsziel überschritten, übergibt ZEP die Rechnung an die Mahnung-Stufe und berechnet ab dann Verzugszinsen, falls diese in der Administration konfiguriert sind.

Die IBAN ist die internationale Kontonummer für SEPA-Zahlungen. Sie wird verwendet, wenn die Lastschrift-Option am Kunden aktiv ist, und sie wird in maschinenlesbare Rechnungsformate als Empfänger-Bankverbindung aufgenommen. Eine gültige IBAN ist Voraussetzung für den automatisierten Lastschrift-Einzug über die SEPA-XML-Generierung.

Die BIC (Bank Identifier Code) ergänzt die IBAN um die Empfängerbank. Sie ist für SEPA-Zahlungen innerhalb der EU optional, für internationale Überweisungen jedoch erforderlich. ZEP nimmt die BIC ebenfalls in maschinenlesbare Rechnungsformate auf, wenn der Kunde diese Information für seine Banken-Routing-Logik benötigt.