Im Bereich Administration > System bündelt ZEP zentrale Werkzeuge für Administratoren: den Monatsabschluss, die Verwaltung der Erfassungs-Geräte und RFID-Chips, die Pflege der vom System erzeugten Kurzlinks sowie die Übersicht der geplanten Hintergrund-Tasks.
Monatsabschluss
Der Monatsabschluss schließt einen Kalendermonat verbindlich ab. Er vereint die Arbeitszeitenübersicht aller Mitarbeitenden, die Auslösung des Abschlusses und die Mitarbeitersperren des Monats in einem Bereich.
Im Filter wählen Sie den Monat, optional eine Abteilung (mit dem Zusatzmodul Standorte und Abteilungen) und eine Mitarbeitenden-Kategorie. ZEP zeigt darunter eine Übersicht aller erfassten Arbeitszeiten pro Mitarbeitender und Tag. In ZEP Compact und ZEP Professional wählen Sie zusätzlich die Anzeige-Option Arbeitszeit oder fakt./nicht fakt. Verteilung und einen Schwellwert Rot bei weniger als …% der Regelarbeitszeit; rot markierte Tage liegen unter diesem Schwellwert. Ein Hinweis-Text nennt jederzeit den letzten bereits abgeschlossenen Monat.
Erst mit der Aktion Monat abschließen werden die Werte des Monats festgeschrieben und die Erfassung für die Periode gesperrt. Über die Mitarbeitersperren steuern Sie zusätzlich, ob einzelne Mitarbeitende für rückwirkende Korrekturen gesperrt werden.
Den ausführlichen Workflow inklusive erstmaliger Einrichtung, Sperren-Logik und Wiederöffnung beschreibt der Artikel Monatsabschluss.
Hinweis: Der Monatsabschluss hängt am Zusatzmodul Abwesenheiten und Überstunden. Ohne das Modul ist der Untermenüpunkt nicht sichtbar. Zugriff auf den Bereich System der Administration hat die Administrator-Rolle. Ergänzend dürfen Controller den Untermenüpunkt Monatsabschluss sowie den Bereich Export für Buchhaltung aufrufen — die übrigen Untermenüpunkte der Administration bleiben der Administrator-Rolle vorbehalten.
Geräteverwaltung
In der Geräteverwaltung pflegen Sie alle Erfassungs-Geräte Ihrer Organisation. ZEP unterscheidet drei Geräte-Typen, die sich aus dem jeweiligen Anmelde-Modus der ZEP Clock App bzw. aus der Hardware-Inbetriebnahme eines ZEP Terminal ergeben: User App (Single-User-Modus), App (Multi-User-Modus) und Terminal.
Die Filter-Leiste oberhalb der Tabelle bietet die Felder Typ (App, User App, Terminal), Status und einen freien Suchbegriff. Pro Geräte-Eintrag enthält die Tabelle die folgenden Spalten:
Name — frei vergebener Bezeichner des Geräts (bei einer User App von ZEP automatisch mit dem Namen der Person vorbelegt)
Erfassungszeitraum — optionale Uhrzeit-Einschränkung (von/bis), in der das Gerät Stempelungen entgegennimmt
Mitarbeiter — explizit zugeordnete Person bzw. Personen, die das Gerät verwenden dürfen (bei einem Terminal leer; die Zuordnung erfolgt dort über RFID-Chips)
Kategorien — zugeordnete Mitarbeitenden-Kategorien, falls in den Stammdaten definiert
Standort — letzte vom Gerät übermittelte GPS-Position, falls die Standort-Übermittlung aktiv ist
Status — aktueller Geräte-Status (siehe je Geräte-Typ unten)
Abteilung — nur sichtbar mit dem Zusatzmodul Standorte und Abteilungen
Über die Aktions-Symbole pro Zeile bearbeiten Sie ein Gerät, löschen es oder versenden über ein E-Mail-Symbol die Zugangsdaten an die zugeordnete Person erneut. Über den Link Neue ZEP Clock App hinzufügen oberhalb der Tabelle legen Sie eine Multi-User-App an; über Mehrere neue ZEP Clock Apps hinzufügen erzeugen Sie mehrere Einträge in einem Schritt. ZEP Terminal-Geräte legen Sie nicht manuell an: sobald Sie ein Terminal in Betrieb nehmen und es sich mit der ZEP-URL Ihrer Instanz verbindet, erscheint es automatisch in dieser Liste.
User App
Die User App entsteht, sobald sich ein Mitarbeitender erstmals im Single-User-Modus der ZEP Clock App auf seinem persönlichen Smartphone anmeldet. ZEP legt das Geräte-Objekt in dieser Liste automatisch an — mit dem Namen App + voller Name der Person und der 1:1-Mitarbeitenden-Zuordnung. Eine manuelle Anlage über die Liste ist nicht vorgesehen.
Im Bearbeiten-Formular können Sie den automatisch vergebenen Namen nachträglich anpassen, eine optionale Erfassungszeitraum-Einschränkung (Uhrzeit von/bis) hinterlegen und den Status zwischen aktiv und inaktiv umschalten. Die 1:1-Zuordnung der App zur Person ist nach der Anmeldung fest und nicht änderbar.
App
Die App dient dem Multi-User-Modus der ZEP Clock App — typischerweise auf einem Tablet, das an einem zentralen Ort steht und an dem sich mehrere Mitarbeitende nacheinander einstempeln. Die Anlage erfolgt über die Links Neue ZEP Clock App hinzufügen (einzeln) oder Mehrere neue ZEP Clock Apps hinzufügen (gesammelt). Beim Speichern erzeugt ZEP den Zugangscode für das Gerät; über das E-Mail-Symbol in der Tabelle lassen Sie ZEP die Zugangsdaten an eine Person versenden.
Pro App pflegen Sie folgende Felder:
Name als Bezeichner
Administrator PIN-Code (bis 8 Ziffern) zum Aufrufen der Administrations-Ansicht direkt am Gerät
Abteilung — Zuordnung mit dem Zusatzmodul Standorte und Abteilungen
Mitarbeiter — Mehrfach-Auswahl der Personen, die sich an dieser App stempeln dürfen
Kategorien — zusätzliche Eingrenzung über Mitarbeitenden-Kategorien
Standort übermitteln — Checkbox für die GPS-Übermittlung pro Stempelung
Erfassungszeitraum einschränken mit Uhrzeit-von und Uhrzeit-bis
Tätigkeitswahl beim Einstempeln mit einer Tätigkeitsliste (durch senkrechten Strich getrennt), nur in ZEP Clock verfügbar
Anzeige auf dem Gerät — Checkboxen für die in der App pro Mitarbeitender gezeigten Werte: Startzeit, Dauer, Tagessumme, Regelarbeitszeit, Monatssumme, Monatsobergrenze, Überstunden-Saldo, Tätigkeitsbeschreibung
Status — aktiv oder inaktiv
Terminal
Das Terminal ist die fest installierte Hardware-Stempeluhr von ZEP. Anders als bei den Apps legen Sie ein Terminal nicht manuell in der Liste an: Sie nehmen das Gerät vor Ort in Betrieb (Netzteil, Netzwerk-Verbindung, ZEP-URL Ihrer Instanz hinterlegen). Sobald das Terminal sich erstmals bei ZEP meldet, erscheint es automatisch als Eintrag in dieser Tabelle. Die Mitarbeitenden-Zuordnung erfolgt am Terminal nicht über die App-Mechanik, sondern über die im Bereich RFID-Chips verwalteten Chips.
Im Bearbeiten-Formular pflegen Sie:
Terminal — die eindeutige Geräte-Identifikation (Device-Key, nicht änderbar)
Name — frei vergebener Bezeichner
Zeitzone — Zeitzone, in der das Terminal Stempelungen erfasst
Sprache — Anzeige-Sprache des Terminals
Erfassungszeitraum einschränken mit Uhrzeit-von/bis
Status — Neustart Konfiguration, Neustart, inaktiv, aktiv oder aktiv im Lernmodus (für das Anlernen neuer RFID-Chips, siehe nächster Bereich)
Hardware-Aufbau, Inbetriebnahme, Konfiguration mit Smartphone oder Laptop und die Mitarbeitenden-Anmeldung am Terminal sind in der Kollektion ZEP Terminal beschrieben.
Hinweis: Die Geräteverwaltung ist in ZEP Clock standardmäßig sichtbar. In ZEP Compact und ZEP Professional erscheint sie, sobald in den Stammdaten unter Administration > Einstellungen > Mitarbeiter die Option Anwesenheiten zusätzlich zu Projektzeiten erfassen aktiviert ist.
RFID-Chips
Im Bereich RFID-Chips verwalten Sie die kontaktlosen Karten und Schlüsselanhänger, mit denen sich Mitarbeitende an einem ZEP Terminal stempeln. Pro Eintrag sehen Sie die Spalten RFID (Chip-Identifikation), Angelegt (Datum und Uhrzeit) und Mitarbeiter; bei aktuell nicht beschäftigten Personen weist ZEP das in der Liste zusätzlich aus.
Neue Chips legen Sie nicht manuell an, sondern lernen sie am Terminal an. Der Workflow:
Öffnen Sie unter Administration > System > Geräteverwaltung das gewünschte Terminal und setzen Sie den Status auf aktiv im Lernmodus.
Halten Sie die neuen RFID-Chips nacheinander an den Leser des Terminals.
ZEP legt für jeden bislang unbekannten Chip automatisch einen neuen Eintrag in der RFID-Chips-Liste an.
Öffnen Sie den neu angelegten Eintrag in der RFID-Liste und ordnen Sie ihn dem zugehörigen Mitarbeitenden zu.
Setzen Sie den Status des Terminals anschließend wieder auf aktiv, damit unbekannte Chips nicht weiter automatisch erzeugt werden.
Geht ein Chip verloren, entfernen Sie den Eintrag aus der RFID-Liste; der Mitarbeiter-Stammsatz bleibt davon unberührt, ein Ersatz-Chip lässt sich anschließend wieder an dieselbe Person hinterlegen. Weiterführende Hardware-Hinweise zur Stempelung am Terminal finden Sie in der Kollektion ZEP Terminal.
Hinweis: Die RFID-Chips-Verwaltung ist in ZEP Clock standardmäßig sichtbar. In ZEP Compact und ZEP Professional erscheint sie, sobald in den Stammdaten unter Administration > Einstellungen > Mitarbeiter die Option Anwesenheiten zusätzlich zu Projektzeiten erfassen aktiviert ist. RFID-Stempelung selbst ist nur an Hardware-Terminals möglich.
Urls
Unter Urls verwaltet ZEP die Kurzlinks, die das System automatisch erzeugt — zum Beispiel für den Download einer geplanten Auswertungs-Datei oder für den Kalender-Abonnement-Link einer iCalendar-Datei. Eine manuelle Neuanlage ist nicht vorgesehen.
In der Tabelle sehen Sie pro Eintrag die Spalten Typ, Url (in einer Kurz-Darstellung mit Kopier-Button und Klick-Öffnen), ein Schlüssel-Symbol bei kennwortgeschützten Links, den zugeordneten Mitarbeiter und das Anlage-Datum. Über den Filter Mitarbeiter grenzen Sie die Liste auf die Kurzlinks einer einzelnen Person ein.
Im Standard erzeugt ZEP drei Arten von Kurzlinks:
Download-Link für eine geplante Auswertung — Kurzlink zur Ausgabe-Datei eines Scheduler-Tasks (siehe Untermenüpunkt Tasks). Anwendungsfall: ein Empfänger lädt eine periodische PDF- oder CSV-Auswertung über einen festen Link herunter, ohne sich in ZEP anmelden zu müssen.
iCalendar-Abonnement der unternehmensweiten Fehlzeitenübersicht — Kurzlink, mit dem ein externer Kalender (Outlook, Apple-Kalender) die Übersicht aller Urlaube und Abwesenheiten in der Organisation abonniert. Anwendungsfall: Team-übergreifende Sichtbarkeit von Abwesenheiten in den persönlichen Kalendern.
iCalendar-Abonnement des persönlichen Fehlzeitenkalenders — Kurzlink, mit dem ein Mitarbeitender den eigenen Urlaubs- und Abwesenheits-Kalender abonniert. Anwendungsfall: die persönlichen ZEP-Urlaubseinträge erscheinen automatisch im eigenen Outlook- oder Apple-Kalender.
Über das Lösch-Symbol entfernen Sie einen Eintrag — der zugrunde liegende Inhalt bleibt erhalten, der externe Link funktioniert danach jedoch nicht mehr und müsste neu erzeugt werden.
Tasks
Die Übersicht Tasks zeigt alle geplanten Hintergrund-Aufgaben Ihrer ZEP-Instanz. Eine Task ist eine wiederkehrende Aktion, die ZEP nach einem festen Zeitplan automatisch ausführt — von Erinnerungs-E-Mails über den Versand gespeicherter Auswertungen bis hin zur Synchronisation mit angebundenen Drittsystemen.
In der Tabelle sehen Sie pro Task die folgenden Spalten:
Name — Bezeichnung der Task; ein Klick blendet die letzten Ausführungen mit ihren Ergebnis-Dateien ein
Status — laufend, pausiert oder fehlgeschlagen
Ausführung — Zeitplan der Task (z. B. täglich, wöchentlich, monatlich oder ein frei definierter Zeitplan)
Letzte Ausführung — Zeitstempel der letzten Ausführung
Letztes Ergebnis — Erfolgs- oder Fehlermeldung der letzten Ausführung
Download — Datei-Symbol für die zuletzt erzeugte Ausgabe (zum Beispiel das PDF einer Auswertung)
Nächste Ausführung — Zeitstempel der nächsten geplanten Ausführung
Mitarbeiter — Person, die die Task angelegt hat
Über die Aktions-Symbole pro Zeile bearbeiten oder löschen Sie eine Task, pausieren oder reaktivieren sie und starten sie unabhängig vom Zeitplan sofort. Die Tabelle aktualisiert sich automatisch im Hintergrund. System-Tasks haben diese Aktions-Symbole nicht — sie laufen ausschließlich automatisch.
Anlage einer Task
Über den Link Neue Task anlegen öffnen Sie den Anlage-Dialog. Sie wählen aus der Liste den gewünschten Task-Typ, übernehmen den vorgeschlagenen Namen oder vergeben einen eigenen, legen unter Ausführung den Zeitplan fest (täglich, wöchentlich, monatlich oder ein frei definierter Zeitplan — abhängig vom Task-Typ) und speichern. Für Auswertungs-Tasks ergänzen Sie zusätzlich den Auswertungszeitraum und können optional die Ergebnis-Datei als ZIP komprimieren, kennwortgeschützt verschlüsseln und zusätzlich an Ihre eigene in ZEP hinterlegte E-Mail-Adresse senden lassen.
Verfügbare Task-Typen
Welche Task-Typen Ihnen im Anlage-Dialog zur Auswahl stehen, hängt von Ihrer Produktlinie und Ihren Zusatzmodulen ab. Im Standard sind folgende Tasks verfügbar.
Standardfunktionen (alle Produktlinien):
Prüfung wöchentliche/monatliche Obergrenzen — Administratoren werden per E-Mail informiert, wenn im eingestellten Zeitraum die eingestellte Stunden-Obergrenze überschritten wird. Parameter: Anzahl Wochen und Anzahl Monate, die geprüft werden sollen.
Mitarbeiterinformation / Erinnerung an fehlende Zeiterfassung — jeder Mitarbeitende, der seine Soll-Stunden um mehr als den eingestellten Prozentsatz unterschreitet, erhält eine E-Mail. Sie wählen zwischen den Modi Tage einzeln prüfen (Parameter: nicht zu prüfende Tage, Länge des Prüfzeitraums, Prozent-Schwellwert pro Tag) und Vorwoche als Ganzes prüfen (Parameter: Prozent-Schwellwert pro Woche). Die Mailvorlage liegt unter Administration > Stammdaten > Mitarbeiter > Mailvorlagen.
Prüfung der Beschäftigungszeiträume — informiert eine konfigurierbare Empfänger-Liste per E-Mail über Mitarbeitende, deren Beschäftigungszeitraum in den nächsten Tagen endet. Nur verfügbar, wenn Sie unter Administration > Einstellungen > Mitarbeiter die Vor-Beschäftigungsende-Benachrichtigung aktiviert haben.
Mit dem Zusatzmodul Abwesenheiten und Überstunden:
Überstunden-Saldo unter-/überschritten — Mail an Abteilungsleitungen oder Administratoren, wenn Mitarbeitende den eingestellten Minus- oder Überstunden-Schwellwert über- oder unterschreiten. Mitarbeitende mit Regelarbeitszeit 0 werden ausgeklammert; die Mailvorlage liegt unter Administration > Überstunden und Fehlzeiten > Mailvorlagen.
Erinnerung an noch nicht bearbeitete Fehlzeitenanträge — Erinnerungs-Mail an Verantwortliche, wenn ein Fehlzeitenantrag länger als die eingestellte Anzahl Tage offen ist.
Mitarbeitersperre — sperrt die Zeitbuchungen und Belege aller Mitarbeitenden im aktuellen Monat vor Veränderungen. Anwendungsfall: monatlicher Pflicht-Schritt vor der Lohnbuchhaltung.
Erinnerung an Monatssperre — erinnert Mitarbeitende vor der monatlichen Sperre an noch offene Zeitkorrekturen.
Alle Feiertagskalender fortführen für Folgejahr — System-Task, die jeweils zum Jahreswechsel automatisch die bestehenden Feiertagskalender ins Folgejahr fortschreibt. Die Pflege der Kalender selbst ist im Artikel Stammdaten Abwesenheiten und Überstunden beschrieben.
In Kombination mit ZEP Clock oder aktivierten Anwesenheiten:
Erinnerung an das Einstempeln — E-Mail an Mitarbeitende, die zur eingestellten Uhrzeit nicht eingestempelt sind, obwohl es ein Arbeitstag ist.
Mitarbeiter automatisch abmelden — meldet Mitarbeitende, die das Ausstempeln vergessen haben, automatisch ab. Die Abmeldung erfolgt entweder zu einer fest eingestellten Uhrzeit oder nach einer einstellbaren Anwesenheitsdauer. Administrator und Mitarbeitender erhalten eine Hinweis-Mail, sodass die betroffene Zeit ggf. korrigiert werden kann.
Mit dem Zusatzmodul Ticketsystem:
Abfrage der Ticket-Mailboxen — periodische Abfrage hinterlegter Mail-Postfächer und automatische Umwandlung eingehender E-Mails in Tickets.
Ticket Reaktionszeit — E-Mail an Projektleitungen, wenn neue Tickets nach der eingestellten Anzahl Tage noch nicht bearbeitet wurden.
Ticket Termineinhaltung — E-Mail an Projektleitungen und Bearbeitende, wenn ein Ticket-Termin in der eingestellten Anzahl Tage erreicht wird.
Mit dem Zusatzmodul Angebotserstellung:
Erinnerung an Nachfassen des Angebotes — Erinnerungs-Mail an die Angebots-Verantwortlichen vor oder nach Ablauf eines Angebotes.
In ZEP Professional (Belegpostfach):
Abfrage der Belegpostfach-Mailbox — periodische Abfrage des Mail-Postfachs, das für das Belegpostfach hinterlegt ist; eingehende E-Mails werden als Belegpostfach-Einträge importiert. Weiterführende Hinweise zur Belegerfassung finden Sie in der Kollektion Reisekostenabrechnung.
In ZEP Compact und ZEP Professional:
Wechselkurse abrufen — aktualisiert die in den Stammdaten gepflegten Wechselkurse mit den tagesaktuellen Werten. Weiterführende Hinweise finden Sie in der Kollektion Umsätze und Kosten.
Schnittstellen-Synchronisation (mit angebundener Drittsystem-Lizenz):
DATEV-Synchronisation — Übergabe der ZEP-Daten an DATEV nach dem in der Schnittstellen-Konfiguration definierten Mapping.
HR WORKS Synchronisation — Datenaustausch mit der Personal-Software HR WORKS.
HubSpot-Import — Aktualisierung von Stammdaten aus HubSpot.
Personio-Synchronisation — Datenaustausch mit der HR-Software Personio.
Salesforce-Import — Aktualisierung von Stammdaten aus Salesforce.
Die zentrale Empfänger-Liste für Fehler-Benachrichtigungen aller Tasks pflegen Sie im Bereich Scheduler des Artikels Sonstiges – Administration.