Die Projektadministration bündelt alle Unterbereiche und Aktionen, die direkt an einem einzelnen Projekt hinterlegt werden. Sie erreichen sie über die Detailansicht eines Projekts, indem Sie in der Projektübersicht auf die Kurzform oder die Bezeichnung klicken. Welche Unterbereiche erscheinen, hängt von Ihrer Rolle, der Produktlinie und den gebuchten Zusatzmodulen ab.

Die Gruppe Allgemein bündelt die Unterbereiche, die Sie im laufenden Projektbetrieb am häufigsten brauchen: die Stammdaten, die Struktur aus Vorgängen und Mitarbeitenden sowie die modulabhängigen Bereiche wie Tickets, Aufgaben, Angebote und Dokumente.

Über Daten öffnen Sie die Stammdatenpflege des Projekts mit den Tabs Allgemein, Plan, Kunde & Abrechnung und Adresse. Mit dem Zusatzmodul Projektplanung erscheint der Punkt unter dem Titel Daten & Plan, weil dann zusätzlich die Planwerte gepflegt werden. Über Bearbeiten rufen Sie die Felder zur Änderung auf.

Eine vollständige Beschreibung aller Felder mit ihren Verfügbarkeitshinweisen finden Sie im Artikel Projektdaten. Auf dieser Seite blendet ZEP zusätzlich Meldungen ein, solange das Projekt noch nicht vollständig eingerichtet oder noch nicht buchbar ist:

Zusätzlich prüft ZEP die Konsistenz der Projektdaten und meldet Widersprüche direkt hier. So sehen Sie auf der Daten-Seite sofort, was noch fehlt, damit das Projekt produktiv genutzt werden kann.

Der Projektplan ist die grafische Sicht (Gantt-Diagramm) auf das Projekt, seine Vorgänge samt Tickets und die eingeplanten Mitarbeitenden. Er visualisiert die Projektstruktur und den zeitlichen Verlauf und dient zugleich der schnellen Erfassung von Plangrößen wie Vorgängen, Mitarbeitenden und Planzahlen für das gesamte Projekt.

Über die Filterleiste passen Sie an, was der Projektplan zeigt:

Im Projektplan bearbeiten Sie die Struktur direkt in der Grafik.

Folgende Elemente stehen zur Verfügung:

Mit dem Zusatzmodul Ticketsystem bezieht der Projektplan auch Tickets und Teilaufgaben ein.

Im Unterbereich Projektmitarbeiter verwalten Sie, welche Personen dem Projekt zugeordnet sind. Nur zugeordnete Mitarbeitende dürfen Projektzeiten und Belege auf das Projekt buchen. Über die Zeitraumauswahl und Ausführen sehen Sie, wer im gewählten Zeitraum buchen darf; die Liste lässt sich als CSV oder Excel exportieren.

Die Funktion einer Person setzen Sie über die Spalte Projektleiter in der Mitarbeiterzeile. Drei Funktionen sind möglich:

Weitere Personen ordnen Sie über Weitere Mitarbeiter zuordnen zu; angeboten werden nur aktuell beschäftigte, noch nicht zugeordnete Personen, filterbar nach Mitarbeiterkategorie und Suchbegriff. Über Mitarbeiterzuordnung von anderem Projekt kopieren übernehmen Sie ein komplettes Team, und per E-Mail-Symbol schreiben Sie einzelne oder alle Projektmitarbeitenden direkt aus dem Projekt heraus an. Über die Markierung Nur aktuell beschäftigte Mitarbeiter in der Liste blenden Sie zugeordnete, aber aktuell nicht beschäftigte Personen aus.

Erscheint eine Person nicht in der Auswahl, ist sie meist bereits in der Vergangenheit oder Zukunft zugeordnet oder ihre Beschäftigung beginnt erst später. In diesem Fall erweitern Sie den Zuordnungszeitraum ab dem Projektstart oder ordnen die Person über die Mitarbeiterverwaltung zu. Mit dem Zusatzmodul Standorte und Abteilungen muss eine zugeordnete Person nicht zur Abteilung des Projekts gehören; in den Abteilungsauswertungen werden die Kosten dann nach abteilungseigenen und abteilungsfremden Mitarbeitenden unterschieden.

Pro Person hinterlegen Sie über den blauen Balken einen oder mehrere Zuordnungszeiträume. Ein Klick auf den Balken öffnet das Zuordnungsfenster mit folgenden Angaben:

Für mehrere Personen gleichzeitig nutzen Sie die Massenbearbeitung: Markieren Sie die gewünschten Zeilen über die Checkboxen, wählen Sie im erscheinenden Aktions-Auswahlfeld die Operation und bestätigen Sie. Verfügbar sind:

Über Einplanung bearbeiten öffnen Sie direkt aus diesem Unterbereich die tageweise Einplanung der Person; diese Funktion erscheint mit dem Zusatzmodul Ressourcenplanung.

Vorgänge gliedern ein Projekt in fachliche Arbeitspakete, oft auch Projektphasen oder Meilensteine genannt. Über sie bilden Sie die komplette Struktur und Komplexität eines Projekts ab, von einer einfachen Aufgabenliste bis zu einem tief verschachtelten Vorhaben. Vorgänge sind zugleich die Grundlage jeder Projektzeiterfassung: Ohne mindestens einen buchbaren Vorgang kann niemand Zeiten auf das Projekt buchen.

In der Vorgangsliste sehen Sie alle Vorgänge des Projekts. Mehrere Filterkriterien werden mit UND verknüpft, sodass nur Vorgänge erscheinen, die alle Kriterien erfüllen:

Über Neuen Vorgang erfassen legen Sie einen Vorgang an. Im Dialog vergeben Sie eine im Projekt eindeutige Kurzform, eine Bezeichnung, optional einen übergeordneten Vorgang und eine Sortierung, die die Reihenfolge in den Auswahllisten bestimmt.

So entsteht eine Hierarchie: Ein Vorgang mit untergeordneten Vorgängen wird zum Summen- oder Strukturierungsvorgang und ist selbst nicht bebuchbar; gebucht wird ausschließlich auf der untersten Ebene. Der übergeordnete Vorgang umschließt dabei zeitlich die Laufzeiten seiner Untervorgänge.

Beispiel: In einem mehrstufigen Ingenieurprojekt bildet die Vorgangshierarchie die Projektphasen und Arbeitspakete ab:

Auf die Strukturierungsvorgänge wird nicht gebucht; sie bündeln nur die Stunden und Kosten ihrer Untervorgänge für die Auswertung. So lässt sich auch ein sehr komplexes Projekt sauber abbilden und auf jeder Ebene differenziert auswerten.

Über Vorgänge von anderem Projekt kopieren übernehmen Sie die Struktur eines Vorlageprojekts, statt jeden Vorgang neu anzulegen. Sie wählen das Vorlageprojekt und anschließend alle oder einzelne Vorgänge.

Die Vorgangsübersicht funktioniert analog zur Projektübersicht. Welche Spalten erscheinen, hängt von Produktlinie und Modulen ab; die Hierarchie wird als aufklappbarer Baum dargestellt. Konfigurierbar sind unter anderem:

Direkt in der Zeile stehen Schnellaktionen zur Verfügung:

Für mehrere Vorgänge gleichzeitig nutzen Sie die Massenbearbeitung: Markieren Sie die Vorgänge über die Checkboxen, wählen Sie im Aktions-Auswahlfeld die Operation und bestätigen Sie. Verfügbar sind:

Auf der Detailseite verhält sich ein Vorgang wie ein kleines Teilprojekt. Sie ist wie der Projektdialog in drei Tabs gegliedert, in denen Sie viele Werte vorgangsspezifisch und abweichend vom Projekt setzen.

Die drei Tabs im Überblick:

Auch Preisgruppe und interner Stundensatz lassen sich auf Vorgangsebene abweichend einstellen, sodass Sie interne Kosten je Vorgang differenziert kalkulieren und auswerten können.

Zusätzlich lassen sich einem Vorgang über eigene Funktionen abweichende Vorgangsmitarbeitende und eine eigene Tätigkeitenliste zuordnen, sodass ein Teilprojekt vollständig eigenständig kalkuliert und ausgewertet werden kann. Die Bedeutung der einzelnen Felder, etwa der Abrechnungsarten oder der Optionen zur Überbuchung, ist identisch zur Projektebene und im Artikel Projektdaten im Detail beschrieben.

Die Ticketliste pro Projekt zeigt alle Tickets, die diesem Projekt zugeordnet sind, mit Status, Priorität, Bearbeitenden und Terminen. Mit aktivem Ticket-Board öffnen Sie zusätzlich ein Kanban-Board der projektbezogenen Tickets. Tickets sind auf extern eingehende Anliegen ausgerichtet, etwa Änderungswünsche oder Supportanfragen von Kundenseite.

Im Unterbereich Aufgaben verwalten Sie die internen To-dos eines Projekts. Aufgaben bilden interne Projektmanagement-Themen ab, im Unterschied zu Tickets, die auf extern eingehende Anliegen wie Änderungswünsche oder Supportanfragen ausgerichtet sind. Beide lassen sich parallel nutzen und trennen so externe Anliegen sauber von internen To-dos.

Aufgaben stehen in zwei Ansichten zur Verfügung, zwischen denen Sie jederzeit wechseln: einer Liste in tabellarischer Form und einem Projektboard (Kanban), auf dem Aufgaben per Drag & Drop zwischen Status-Spalten verschoben werden. So nutzen Sie das Aufgabenmanagement flexibel als persönliche To-do-Liste, zur Aufgabenverteilung im Projektteam oder als Projektmanagement-Board für die Projektleitung.

Beim Anlegen einer Aufgabe stehen folgende Felder zur Verfügung:

Im Projekt finden Sie die Aufgaben unter Allgemein > Aufgaben; angezeigt werden alle Aufgaben, die diesem Projekt zugeordnet sind. Legen Sie hier eine Aufgabe an, ist das Projekt bereits vorausgewählt und im Dialog nicht mehr änderbar. Als Bearbeiter stehen nur Personen zur Auswahl, die dem Projekt zugeordnet sind. Legt ein Administrator eine Aufgabe in einem Projekt an, in dem er selbst nicht Projektmitarbeitender ist, kann er sich nicht selbst als Bearbeiter setzen, die Aufgabe aber einer anderen Person oder ohne Bearbeiter anlegen.

Die Projektaufgaben stehen in zwei Ansichten zur Verfügung. Über das Symbol rechts oben wechseln Sie zwischen ihnen; der Tooltip lautet je nach aktueller Ansicht Zum Board wechseln oder Zur Tabelle wechseln:

Die Angebotsliste pro Projekt zeigt alle Angebote, die im Kontext des Projekts erstellt wurden, samt Status, Volumen und Übernahme in Rechnungen. So verfolgen Sie einen Auftrag durchgängig vom Angebot bis zur Abrechnung an einer Stelle.

Die Dokumentenliste pro Projekt verwaltet Dokumente mit Status, Kategorie, Schlagworten und Versionen. Sie eignet sich für die strukturierte Ablage aller projektbezogenen Verträge, Konzepte, Protokolle und Lieferdokumente an einem zentralen Ort, auf den alle Projektbeteiligten zugreifen.

Die Änderungshistorie protokolliert jede dokumentierte Änderung an den Projektdaten: wer hat wann welches Feld auf welchen Wert geändert. Damit lassen sich nachträgliche Anpassungen lückenlos nachvollziehen. Typische Anwendungsfälle sind der Nachweis bei einer Datenschutz-Anfrage, der Audit-Nachweis gegenüber einer Prüfung sowie die nachträgliche Rekonstruktion einer Projekt-Konfiguration.

Der Unterbereich erscheint, sobald das Aufzeichnen von Projektdaten-Änderungen in der Administration aktiviert ist. Wie Sie die Aufzeichnung einschalten, beschreibt der Artikel Sonstiges – Administration.

Die Gruppe Projekteinstellungen bündelt die fachlichen Voreinstellungen, die das Buchungs- und Abrechnungsverhalten des Projekts steuern. Sie ist für Administratoren und Projektleitungen sichtbar.

Die Voreinstellung Fakturierbarkeit legt fest, wie neue Projektzeiten bei der Erfassung vorbelegt werden.

Vier Voreinstellungen stehen zur Wahl:

So wirkt die Einstellung:

Unter Projekttätigkeiten legen Sie fest, welche Tätigkeiten für dieses Projekt bei der Zeiterfassung zur Auswahl stehen. Bleibt die Liste leer, sind alle in der Administration definierten Tätigkeiten erlaubt; sobald Sie über Tätigkeit hinzufügen eine eigene Tabelle pflegen, stehen nur noch diese zur Verfügung.

Tagessatzanteile staffeln, welcher Anteil eines Tagessatzes je gebuchter Stundenzahl abgerechnet wird; sie wirken ausschließlich bei der Abrechnungsart im Aufwand nach Tagessatz. Je Zeile legen Sie über von Std und bis Std einen Stundenbereich und darin den anrechenbaren Tagessatzanteil fest, etwa 0,5 Tagessätze von 4 bis 6 Stunden und 1 Tagessatz ab 6 Stunden. Ohne eigene Definition gilt die Staffelung aus der Administration.

Unter Projektorte ordnen Sie dem Projekt bestimmte Einsatzorte zu. Über Projektorte-Zuordnung ändern wählen Sie die Orte aus und bestätigen mit Übernehmen. Sind Projektorte definiert, stehen bei der Zeiterfassung nur noch diese Orte zur Auswahl, und auch beim Umbuchen in der Projektzeitauswertung lässt sich nur ein Ort aus dieser Liste wählen; ein nicht zugeordneter Ziel-Ort bleibt dabei unverändert. So bleibt die Ortszuordnung über das gesamte Projekt konsistent, und bei aktiver Reisekostenabrechnung werden die Verpflegungsmehraufwendungen je Ort korrekt berechnet.

Die Gruppe Abrechnungseinstellungen bündelt die kaufmännischen Voreinstellungen des Projekts, von der Layoutvorgabe für den Nachweis bis zu Preisen, Belegen und Reisen.

Unter Format legen Sie fest, wie die im Aufwand abgerechneten Leistungen dargestellt werden; dasselbe Format gilt für den Projektzeitnachweis, der auch für Pauschalprojekte genutzt werden kann. Sie steuern getrennt für Rechnungsanhang, Projektabrechnung und Projektzeitnachweis, mit welcher Detailtiefe die Inhalte erscheinen.

Im detaillierten Nachweis wählen Sie pro Bereich, wie die einzelnen Angaben ausgegeben werden:

Bei Abrechnung nach Stunden steuern Sie zusätzlich die Zwischensummen (keine, nach Vorgang, nach Vorgang und Ticket, nach Tätigkeit oder nach Preisgruppe) und blenden Vorgänge, Tätigkeiten, Bemerkungen, Orte und Tickets ein; die fakturierbaren Reisezeiten lassen sich in der Zusammenfassung extra ausweisen.

Bei Abrechnung nach Tagessatzanteilen geben Sie zusätzlich die Stundenzahl je Zeile aus, zeigen Bemerkungen, Orte und Tätigkeiten pro Tag und rechnen optional die Preisfaktoren für Stundensätze an.

Weitere Schalter blenden eine Spalte fakturierbar oder Preisgruppe ein, fügen einen Seitenumbruch bei Gliederungen ein oder blenden unbebuchte Vorgänge aus. Über die Ausgabesprache bestimmen Sie, in welcher Sprache der Nachweis erstellt wird.

Beispiel: Für eine detaillierte Kundenrechnung geben Sie die Arbeitszeiten als Tabelle mit Zwischensummen nach Vorgang und eingeblendeten Tätigkeiten aus, während Sie für eine kompakte interne Kontrolle nur die Zusammenfassung ohne Uhrzeiten wählen. Die zugrunde liegenden Rechnungs- und Umsatzwerte selbst entstehen im Zusammenspiel mit den Bereichen Rechnungsstellung und Umsätze und Kosten.

Der Unterbereich Kunden erscheint bei Projekten mit der Option Rechnungsstellung an mehrere Kunden. Hier verwalten Sie die dem Projekt zugeordneten Kunden und legen den primären Kunden fest, der für Rechnungsadresse, Bestellbezug und Ansprechpartner als Standard dient. Sinnvoll bei Konsortialprojekten oder geteilten Aufträgen mit anteiliger Abrechnung.

In den Preistabellen hinterlegen Sie die projektbezogenen Preise je Preisgruppe und Tätigkeit, je nach Abrechnungsart als Stunden- oder Tagessätze. Die Standardwerte werden aus den Kunden- und Mitarbeiter-Stammdaten übernommen und lassen sich für genau dieses Projekt anpassen:

Sinnvoll für Spezialprojekte mit abweichenden Konditionen. Die Grundlagen der Preislogik beschreibt der Bereich Rechnungsstellung.

Unter Projektpreisgruppen bestimmen Sie, welche Preisgruppen in diesem Projekt verfügbar sind. Damit steuern Sie, nach welcher Preislogik abgerechnet wird:

Eine bewusst eingeschränkte Auswahl (etwa Standard, Premium oder Maintenance) hält die Preisstruktur eines Projekts übersichtlich und verhindert Fehlzuordnungen.

Die Belegeinstellungen legen fest, welche Belegarten auf das Projekt gebucht werden dürfen und welcher Betrag dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Über die Auswahl zu fakturierender Betrag bestimmen Sie pro Belegart, welcher Anteil in die Rechnung übernommen wird, zum Beispiel der Gesamtbetrag, nur der Gewinnanteil oder nur die Spesen. Mitarbeitende können nur Belege der freigegebenen Arten erfassen; die globalen Belegart-Stammdaten pflegen Administratoren in der Administration.

Unter Reiseeinstellungen hinterlegen Sie die projektspezifischen Regeln für Reisekosten, die die globalen Reiseeinstellungen aus der Administration für genau dieses Projekt ergänzen:

Die Gruppe Abrechnung bündelt die direkt am Projekt verfügbaren Rechnungsfunktionen. Sie bilden den Weg von der Leistung zur fertigen Rechnung ab und werden für die tägliche Abrechnung eines Kundenprojekts genutzt.

Die Gruppe umfasst folgende Punkte; ihre Bedienung im Detail beschreibt der Bereich Rechnungsstellung:

Die Gruppe Ressourcenplanung bündelt die projektbezogene Einplanung von Mitarbeitenden auf Tage und Stunden und den Vergleich der Planung mit den tatsächlich gebuchten Zeiten.

Die Gruppe umfasst folgende Punkte; Konzepte und Bedienung beschreibt der Bereich Ressourcenplanung:

Über das Untermenü Auswertungen an der Projekt-Detailansicht erreichen Sie alle Berichte mit Fokus auf genau dieses Projekt, ohne den zentralen Auswertungsbereich aufrufen zu müssen. Verfügbar sind unter anderem das Deckblatt als druckfähige Zusammenfassung, die Projektzeit- und Belegauswertung auf das Projekt eingegrenzt, der Projektzeitnachweis, die Projektabrechnung beziehungsweise der Projektumsatz sowie die Plan-Sichten Projektstand Plan und Gesamtstatus Plan und die Ertrags-Sicht Projektstand Ertrag. Welche Berichte erscheinen, hängt von Produktlinie, Rolle und gebuchten Modulen ab.

Eine vollständige Übersicht aller Projektauswertungen, einschließlich der globalen Listen aus dem Hauptmenü und ihrem Zusammenspiel mit dem zentralen Auswertungsbereich, finden Sie im Artikel Projektauswertungen.