Externe Mitarbeitende sind freie Mitarbeitende, die für Sie tätig sind, aber nicht fest angestellt sind. ZEP unterscheidet zwei Modelle: Freier Mitarbeiter (rechnet selbst ab und stellt Ihnen Rechnungen) und Freier Mitarbeiter mit Gutschrift (Sie erstellen automatisch eine Gutschrift aus den erfassten Zeiten und Belegen).
Hinweis: Die Freelancer-Funktion gehört zum Standard-Funktionsumfang von ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business. Gutschriften erstellen Sie mit Umsätze und Kosten. Umsätze und Kosten sind in ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business enthalten.
Funktion aktivieren
Damit Sie die Anstellungs-Optionen Freier Mitarbeiter und Freier Mitarbeiter mit Gutschrift überhaupt wählen können, aktivieren Sie sie einmalig in der Administration:
Öffnen Sie Administration > Mitarbeiter > Einstellungen.
Setzen Sie das Häkchen bei Freie Mitarbeiter & Gutschriften aktivieren.
Speichern Sie die Einstellung.
Danach steht beim Anlegen im Schritt Stammdaten und im Dialog Mitarbeiter bearbeiten im Reiter Stammdaten der Abschnitt Anstellung zur Verfügung.
Externe Mitarbeitende anlegen
Externe Mitarbeitende werden wie reguläre Mitarbeitende angelegt. Den allgemeinen Workflow beschreibt der Artikel Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen. Wählen Sie im Schritt Stammdaten im Abschnitt Anstellung bei Art entweder Freier Mitarbeiter oder Freier Mitarbeiter mit Gutschrift.
Variante Freier Mitarbeiter
Bei der Anstellungsart Freier Mitarbeiter erfasst der Mitarbeitende Projektzeiten in ZEP, stellt Ihnen aber selbständig Rechnungen außerhalb von ZEP. Zusätzlich erscheint im Abschnitt Anstellung das Feld USt-IdNr., das in Auswertungen und in Schnittstellen verwendet werden kann.
Variante Freier Mitarbeiter mit Gutschrift
Bei der Anstellungsart Freier Mitarbeiter mit Gutschrift erstellt ZEP automatisch eine Gutschrift aus den erfassten Zeiten und ausgelegten Belegen. Zusätzlich erscheint beim Anlegen der Schritt Gutschrift, im Dialog Mitarbeiter bearbeiten der Reiter Gutschrift und in der Mitarbeiterakte die Karte Gutschrifteinstellungen.
Im Reiter Gutschrift pflegen Sie:
Währung und Steuersatz: aus den Stammdaten gewählt, typischerweise 19 % oder 0 % bei Kleinunternehmer-Regelung.
Gutschrifts-Adresse: falls sie sich vom Mitarbeiter-Kontakt unterscheidet, etwa weil der Freelancer über eine GmbH oder ein Einzelunternehmen abrechnet.
Texte oben und unten: WYSIWYG-Editoren für individuelle Header- und Footer-Texte, etwa für Zahlungshinweise oder den Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG.
Die genauen Felder pro Tab beschreibt der Artikel Mitarbeiterdaten.
Wirkung in Auswertungen
Externe Mitarbeitende erscheinen in Mitarbeiter-Auswertungen wie alle anderen und können nach Anstellungsart gefiltert werden. Bei Anstellung Freier Mitarbeiter mit Gutschrift stehen zusätzliche Gutschrifts-Auswertungen im Modul Umsätze und Kosten zur Verfügung.
Um für einen externen Mitarbeitenden mit der Anstellungsart Freier Mitarbeiter mit Gutschrift eine Gutschrift zu erstellen, öffnen Sie Auswertungen > Mitarbeiter und dort in der Gruppe Reisen und Kosten bzw. Kosten den Eintrag Gutschriften. Wählen Sie den Mitarbeitenden und den Zeitraum.
Inhaltlich entspricht die Gutschrift der (Reise-)Kostenabrechnung fest angestellter Mitarbeitender, ergänzt um das „Interne Arbeitsentgelt" für erfasste Dienstleistungen im gewählten Zeitraum. Sobald Sie eine Gutschrift erstellen, sperrt ZEP den betreffenden Zeitraum automatisch – an bereits abgerechneten Zeitbuchungen und Belegen des Mitarbeitenden lassen sich danach keine Änderungen mehr vornehmen.
Eigene Gutschriften einsehen
Mitarbeitende mit der Anstellungsart Freier Mitarbeiter mit Gutschrift sehen ihre eigene Gutschrift unter Meine Auswertungen. So prüfen sie selbst, welche Beträge für einen Zeitraum abgerechnet werden.
Zugriff auf eigene Gutschriften
Sie öffnen Ihre Gutschrift unter Meine Auswertungen in der Gruppe Reisen und Kosten bzw. Kosten im Eintrag Gutschriften. Der Eintrag erscheint, wenn in Ihren Mitarbeiterdaten die Einstellung Einsicht in eigene Gutschrift gesetzt ist und Ihre Nutzer-Rolle in Rollen & Rechte die Zeile Zeiten & Kosten unter Meine Auswertungen hat.
Inhalt der Gutschrift
Sie wählen den Zeitraum und erhalten die Gutschrift mit dem internen Arbeitsentgelt für Ihre erfassten Zeiten, den privat gezahlten Belegen und den Reisekosten. So prüfen Sie vor der Auszahlung, ob alle Zeiten und Belege des Abrechnungszeitraums enthalten sind.
Gutschriften erstellen lassen
Die Gutschrift erstellt eine berechtigte Person in Ihrem Unternehmen, etwa die Buchhaltung, typischerweise einmal je Abrechnungszeitraum unter Auswertungen > Mitarbeiter. Erfassen Sie Ihre Zeiten und Belege deshalb vollständig bis zum Ende des Abrechnungszeitraums, denn mit dem Erstellen sperrt ZEP den Zeitraum für Änderungen.