Das Profil ist die Selbstsicht jedes Mitarbeitenden auf die eigenen Stammdaten, Einstellungen und Schnittstellen-Zugänge. Erreichbar oben rechts in der Navigation per Klick auf den eigenen Namen. Die Pflege erfolgt in zwei Tabs: Einstellungen für Stammdaten und Kommunikations-Präferenzen, Schnittstellen für externe Verbindungen wie Mobile Apps, Kalender und Adressbücher.
Hinweis: Verfügbar in ZEP Clock, ZEP Compact, ZEP Professional. Einzelne Menüpunkte sind an Modul- oder Berechtigungs-Bedingungen geknüpft (siehe Hinweis am jeweiligen Abschnitt).
Einstellungen
Der Tab Einstellungen bündelt persönliche Stammdaten, Kommunikations- und Auswertungs-Präferenzen sowie den Zugriff auf Support-Werkzeuge.
Allgemein
Anzeige-Felder im Bereich Allgemein:
Personalnummer: die ZEP-interne Mitarbeiter-Kennung, vom Admin am Stammsatz vergeben.
Rechte: die zugewiesene Rolle bestimmt den Funktions- und Datenzugriff. Änderungen erfolgen ausschließlich über die Administration.
Sprache: die gewählte Anzeige-Sprache für die ZEP-Oberfläche.
Zuletzt bebuchte Projekte: Anzahl der Projekte zwischen 0 und 5, die in Zeit- und Beleg-Erfassungen als Quickauswahl erscheinen.
Kalender-Standardansicht: Vorbelegung der Kalender-Sicht (Monat, Woche, Tag, Übersicht).
Passwort-Verfallsdatum: wird angezeigt, wenn die Administration eine Passwort-Ablauf-Frist gesetzt hat.
PIN-Code für ZEP Clock App: der vierstellige PIN für die Anmeldung an der ZEP Clock App. Standardmäßig leer, wird vom Mitarbeitenden selbst gesetzt.
Bearbeitbare Felder im Formular „Daten ändern":
Profilbild: Bild-Upload (PNG/JPG), wird in Tabellen und Übersichten neben dem Namen angezeigt.
Benutzername: read-only Anzeige des Login-Namens.
Sprache: Auswahl aus den hinterlegten Übersetzungs-Sprachen.
Zuletzt bebuchte Projekte: Eingabe einer Zahl zwischen 0 und 5.
Kalender-Standardansicht: Auswahl Monat/Woche/Tag/Übersicht.
PIN-Code für ZEP Clock App: Eingabe einer 4-stelligen Ziffernfolge.
Bei Standard-Login mit eigenem ZEP-Kennwort öffnet der Link Kennwort ändern ein separates Formular zur Passwort-Änderung. Bei zentral verwalteten Accounts (z. B. LDAP) oder gesperrtem Konto ist die Änderung nicht über das Profil möglich.
Persönliche E-Mail-Einstellungen für die Versand-Optionen aus ZEP heraus. Diese Einstellungen steuern, wie ZEP eingehende und ausgehende Mails behandelt und welcher Mailclient für Mail-Aktionen genutzt wird:
ZEP-Mailclient nutzen: wenn aktiviert, öffnen ZEP-Mail-Aktionen den internen Mailclient statt der lokalen Standard-Anwendung.
Mail Separator: Trennzeichen zur Adressliste-Aufteilung beim Versand an mehrere Empfänger.
Favoriten
Übersicht der persönlich gespeicherten Filter und Auswertungs-Voreinstellungen. Jeder Filter lässt sich umbenennen, neu setzen, in einen Standard-Filter umwandeln oder löschen. Favoriten ermöglichen wiederkehrende Tabellen-Sichten ohne wiederholtes Filtern — typische Einsatzgebiete sind Projekt-Listen mit komplexer Status-Filterung, Mitarbeitenden-Übersichten je Abteilung oder Auswertungen mit einem festen Zeitraum-Schema.
Tasks
Übersicht der für den Mitarbeitenden geplanten Hintergrund-Aufgaben (Scheduler-Tasks). Hier sind etwa Auswertungs-Exporte, periodische Berichte oder eingerichtete Erinnerungen sichtbar — mit Status, nächster Ausführung und Verlauf. Tasks werden überwiegend von der Administration für automatisierte Routinen eingerichtet; im persönlichen Bereich lässt sich die eigene Task-Liste einsehen, deaktivieren oder erneut anstoßen.
Fehleranalyse und Support
Bereich zur Freigabe des Support-Datenbank-Zugriffs. Über einen vorgefertigten E-Mail-Link lässt sich dem ZEP-Support die Erlaubnis erteilen, in die eigene Datenbank zu schauen — etwa zur Fehleranalyse bei einem Support-Vorgang. Die E-Mail enthält Firmennamen und Betreff-Vorlage und wird mit dem lokalen Mailclient versendet.
Ohne diese Freigabe greift der Support nicht auf produktive Kundendaten zu.
Schnittstellen
Der Tab Schnittstellen bündelt alle externen Verbindungen — Mobile Apps, Kalender, Adressbücher, persönliche Kurz-URLs und die Geräteverwaltung der eigenen Clock-Apps.
Mobile Apps
Konfigurations-Anleitung für die ZEP Clock App (Stempeluhr-App) und die ZEP App (Projekt- und Reisezeiten unterwegs):
App-Store-Links: direkte Downloads für iOS (App Store) und Android (Google Play).
ZEP-URL: die persönliche Login-URL, identisch zum Web-Zugang.
Benutzername: der eigene Login-Name oder die hinterlegte E-Mail-Adresse, je nach Login-Variante.
Kennwort-Hinweis: Anleitung zur Nutzung des vorhandenen ZEP-Kennworts für die App-Anmeldung.
QR-Code: komfortable Schnell-Konfiguration der App durch QR-Scan auf dem mobilen Gerät.
E-Mail-Link: Zusendung der Konfigurations-Daten per Mail an die hinterlegte Adresse.
Hinweis: Die ZEP Clock App ist nur mit ZEP Clock nutzbar. Die ZEP App ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar.
Kalender
Im Bereich Kalender lässt sich der eigene ZEP-Kalender per CalDAV in externe Programme wie Thunderbird, Outlook, Apple Kalender oder Android-Apps einbinden. Damit stehen ZEP-Termine und Fehlzeiten auch außerhalb von ZEP zur Verfügung — synchronisiert über die Server-Adresse und die Anmelde-Daten aus dem eigenen Profil.
Hinweis: Diese CalDAV-Anbindung gibt ZEP-Kalender-Daten an externe Programme weiter und ist verschieden von der externen Kalender-Anbindung in der Zeiterfassung. Letztere liest umgekehrt Google- und Microsoft-Termine in den ZEP-Zeiterfassungs-Bildschirm ein (siehe Projektzeiten und Arbeitszeiten). Verfügbar in ZEP Compact und ZEP Professional. In ZEP Clock steht die Kalender-Anbindung nicht zur Verfügung.
Thunderbird mit Lightning
Schritte für die Einbindung in Thunderbird:
Die Thunderbird-Erweiterung Lightning installieren, um Kalender-Funktionen freizuschalten.
Die Erweiterung CalDAV — Search/Subscribe installieren.
Über Datei > Neu > Kalender einen neuen Kalender anlegen und „im Netzwerk" wählen.
Als Format CalDAV wählen und die in ZEP angezeigte Kalender-URL eintragen.
Im letzten Schritt den ZEP-Benutzernamen und das Kennwort angeben.
Für freigegebene Kalender weiterer Mitarbeitender lässt sich anschließend per Rechtsklick auf den Kalender und Kalender suchen (CALDAV) die Liste der zugänglichen Kalender abrufen und abonnieren.
Outlook mit CalDav Synchronizer
Schritte für die Einbindung in Outlook (ab Version 2007):
Die Erweiterung Outlook CalDav Synchronizer installieren.
Im Reiter CalDav Synchronizer die Synchronization Profiles öffnen.
Über Add multiple profiles ein neues Profil anlegen und den Typ Generic CalDAV/CardDAV bestätigen.
Die ZEP-Kalender-URL unter Server settings > DAV URL eintragen und ZEP-Benutzername plus Kennwort hinterlegen.
Mit Discover and assign to Outlook folders alle verfügbaren ZEP-Kalender abrufen und jeweils einem eigenen Outlook-Ordner zuordnen.
Synchronisations-Modus pro Kalender wählen: Termine als Two-Way, Fehlzeiten als Merge.
Wichtig: Replica-Varianten der Synchronisation nicht verwenden, sie löschen bestehende Termine in Outlook.
Apple macOS und iOS
Schritte für Mac (macOS) und iPhone/iPad (iOS):
Im Kalender-Programm Account hinzufügen wählen.
Anderer CalDAV-Account auswählen und auf Fortfahren klicken.
Account-Typ Erweitert, dann Server-Adresse, Server-Pfad und Port aus dem ZEP-Profil eintragen, SSL aktivieren.
ZEP-Benutzername und Kennwort hinterlegen und Anmeldung bestätigen.
Alle eigenen und freigegebenen ZEP-Kalender erscheinen anschließend in der Kalender-App. Später hinzukommende Freigaben werden beim nächsten Aktualisieren automatisch übernommen.
Android mit DAVx5
Schritte für Android-Geräte mit der App DAVx⁵:
Die App DAVx⁵ aus dem Google Play Store oder von f-droid.org installieren.
In DAVx⁵ ein neues CalDAV/CardDAV-Konto über mit URL und Benutzername anmelden anlegen.
Die ZEP-Kalender-URL eintragen und ZEP-Benutzername plus Kennwort hinterlegen.
Nach erfolgreicher Anmeldung die gewünschten Kalender auswählen und abonnieren.
Kalenderfreigaben
Im unteren Bereich der Kalender-Sektion finden sich zwei Tabellen:
Für mich freigegeben: alle Kalender anderer Mitarbeitender, die der eingeloggte Nutzer einsehen oder bearbeiten darf.
Meine freigegebenen Kalender: alle eigenen Kalender, die für andere Mitarbeitende freigegeben sind, inklusive Berechtigungs-Stufe.
Adressbücher
CardDAV-Export-Adressen für vier Adressbuch-Typen, einbindbar in externe Adressbuch-Programme:
Eigene Kontakte: privat gepflegte Kontakte des Mitarbeitenden.
Kunden-Kontakte: alle dem Mitarbeitenden zugänglichen Kunden-Ansprechpartner.
Projekt-Kontakte: Kontakte aus zugeordneten Projekten.
Mitarbeitende: interne Adressliste der Kolleginnen und Kollegen.
Hinweis: Verfügbar in ZEP Compact und ZEP Professional. In ZEP Clock steht die Adressbuch-Synchronisation nicht zur Verfügung.
URLs
Persönliche Kurz-URLs (Short-URLs) für häufig genutzte Auswertungen oder Filter-Voreinstellungen. Jede Kurz-URL bildet einen stabilen Direkt-Link, der per Lesezeichen, Mail-Signatur oder Kollegen-Austausch geteilt werden kann — typische Anwendungsfälle sind monatliche Standard-Reports, Filter-Voreinstellungen für regelmäßige Projekt-Kontrolle oder gemeinsam genutzte Auswertungs-Sichten im Team.
Geräteverwaltung
Tabellenansicht der mit dem eigenen Konto registrierten Clock-App-Geräte. Pro Gerät:
Geräte-Name: frei vergebbare Bezeichnung (z.B. „iPhone 15 Privat").
Aktivierungs-Datum: wann das Gerät erstmals verbunden wurde.
Letzter Zugriff: Zeitstempel der letzten erfolgreichen Stempelung.
Aktion: Gerät deaktivieren (z.B. bei Verlust oder Geräte-Wechsel).
Hinweis: Verfügbar mit aktiver ZEP Clock oder Anwesenheitserfassung; zusätzlich muss die Administration dem Mitarbeitenden die Eigenverwaltung von Clock-Apps erlauben.