Die persönlichen Auswertungen sind Ihre Selbstsicht auf die eigenen Zeiten, Belege, Reisen, Kosten, Zuordnungen, Fehlzeiten und Zeitnachweise. Sie öffnen den Bereich über Auswertungen > Meine Auswertungen im Hauptmenü; jede Auswertung filtert automatisch auf Ihre eigene Person. Welche Einträge erscheinen, hängt von Ihrer Produktlinie, den gebuchten Zusatzmodulen und Ihrer Rolle ab. In ZEP Clock werden reine Arbeitszeiten ohne Projektbezug erfasst, weshalb die projektbezogenen Auswertungen dort Arbeitszeit… statt Projektzeit… heißen.

Dieser Artikel beschreibt ausschließlich Ihre persönliche Sicht. Umfangreichere, übergreifende Auswertungen mit weiteren Sichten und Anwendungsfällen finden Sie in den Artikeln Mitarbeiterauswertungen, Projektauswertungen und Kundenauswertungen sowie in den Auswertungsartikeln der jeweiligen Module.

Die erste Gruppe heißt je nach Lizenz Zeiten, Zeiten & Belege oder Zeiten & Kosten. Sie bündelt die Auswertungen rund um Ihre erfassten Zeiten sowie, bei gebuchten Reise- und Kostenmodulen, Belege, Reisen und Kosten. Ohne das Zusatzmodul Abwesenheiten und Überstunden enthält diese Gruppe außerdem die Pausenübersicht; mit dem Modul finden Sie sie weiter unten unter Überstunden und Fehlzeiten.

In ZEP Compact und ZEP Professional heißt die Auswertung Projektzeitauswertung und zeigt Ihre gebuchten Projektzeiten mit Projekt, Tätigkeit, Datum, Dauer und Bemerkung. In ZEP Clock trägt sie den Namen Arbeitszeitauswertung und listet Ihre reinen Arbeitszeitbuchungen.

Sie konfigurieren die Tabellenspalten über das Spaltensymbol und legen die Spalten für den Excel- und CSV-Export getrennt von der HTML-Anzeige fest. Als Filter stehen Zeitraum, Projekt und Tätigkeit zur Verfügung.

Typische Anwendungsfälle aus Mitarbeitersicht:

In ZEP Compact und ZEP Professional heißt diese grafische Auswertung Verlauf Projektzeiten, in ZEP Clock Verlauf Arbeitszeiten. Sie stellt Ihre Verfügbarkeit und den zeitlichen Verlauf Ihrer gebuchten Zeiten dar. Die Verfügbarkeit entspricht der Regelarbeitszeit abzüglich Feiertage und, mit dem Modul Abwesenheiten und Überstunden, der genehmigten Fehlzeiten wie Urlaub oder Gleitzeit.

Sie wählen den Auswertungszeitraum, die Fakturierbarkeit der Zeiten und die Skalierung (automatisch, Tag, Kalenderwoche, Monat oder Quartal). Die gebuchten Zeiten erscheinen als farbige Balken je Projekt; einzelne Kurven lassen sich ein- und ausblenden. Die Auswertung wird auch als CSV-Export angeboten.

Über die Belegauswertung lassen Sie sich für einen beliebigen Zeitraum Ihre erfassten Belege anzeigen. So behalten Sie den Überblick über alle Belege, die Sie in ZEP eingegeben haben, und prüfen deren Vollständigkeit vor der Abrechnung.

Die Auswertung Mahlzeiten listet alle Mahlzeiten auf, also Frühstück, Mittag- und Abendessen, die Sie in einem bestimmten Zeitraum gebucht haben. Sie stellen einen Zeitraum ein; in der Ausgabe erscheint pro Tag die Anzahl der Mahlzeiten, ergänzt um eine Summenzeile. Beträge werden nicht angezeigt, da diese von den bei den Orten hinterlegten Werten abhängen.

Über die Auswertung Reisen werten Sie Ihre Reisen aus. Sie wählen einen Auswertungszeitraum sowie einen, mehrere oder alle Orte und stellen optional ein, ob Warnungen wegen unvollständiger Erfassung angezeigt werden. Möchten Sie viele Auslandsorte und nur wenige Inlandsorte auswerten, klicken Sie auf den Link alle und entfernen anschließend die nicht benötigten Orte. Für den gewählten Zeitraum werden alle Reisen mit Anfangs- und Enddatum, Anzahl Tage und Arbeitsort aufgelistet; die Auswertung lässt sich als CSV exportieren.

Die Auswertung Reisen steht mit dem Zusatzmodul Reisekostenabrechnung zur Verfügung. Die modulweite Sicht beschreibt der Artikel Auswertungen Reisekostenabrechnung.

Über die Kostenabrechnung erstellen Sie Ihre Reisekostenabrechnung für einen beliebigen Zeitraum. Voreingestellt ist vor dem 15. eines Monats der Vormonat, ab dem 15. der aktuelle Monat. Es werden sowohl geprüfte als auch ungeprüfte Kostenabrechnungen angezeigt. Sind Sie externer Mitarbeitender mit Gutschriftenverfahren, heißt dieser Punkt Gutschriften.

Bei der Erstellung stehen Ihnen unter anderem zur Verfügung:

Mit dem Modul Dokumentengenerator exportieren Sie die Kostenabrechnung als PDF-, ODT- oder Word-Datei. Als Ergebnis erhalten Sie eine Auflistung der geprüften und ungeprüften Kostenabrechnungen im Auswertungszeitraum.

Liegen geprüft gespeicherte Kostenabrechnungen vor, werden diese je Zeile mit den steuerfreien und steuerpflichtigen Verpflegungsmehraufwendungen vor und nach Mahlzeitenabzug aufgeführt. Ergänzt werden die gefahrenen Kilometer, die Erstattungsbeträge und die Belege sowie bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge. Über die Symbole laden Sie die Abrechnung herunter, rufen eine Vorschau auf oder versenden sie per E-Mail.

Im Kopfteil wird der zu erstattende Gesamtbetrag brutto und netto dargestellt. Bereits erfolgte Auszahlungen aus der Zahlungsdokumentation werden gegengerechnet, sodass der neu auszuzahlende Betrag erscheint. Darunter folgen die Detailtabellen.

Je Tag außerhalb des Standardarbeitsortes wird ein Verpflegungsmehraufwand in Abhängigkeit von Ort und Abwesenheitszeit berechnet. Die Tabelle erscheint nur, wenn der Administrator unter Administration > Einstellungen > Reisekosten ein passendes Berechnungsverfahren hinterlegt hat. Ist die Einstellung Projektspalte in der VMA-Tabelle anzeigen aktiv, wird zusätzlich das Projekt ausgewiesen, auf das die Verpflegungsmehraufwendungen angefallen sind.

Beim deutschen Berechnungsverfahren werden bei Angabe von Mahlzeiten die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück sowie Mittag- und Abendessen abgezogen; der prozentuale Abzug bezieht sich immer auf die Pauschale für 24 Stunden, auch bei kürzerer Abwesenheit. Beim österreichischen Verfahren erfolgt die Berechnung des Tagesgelds analog, außer bei Orten mit Regelung nach Kollektivvertrag, wo sich der Mahlzeitenabzug auf das aliquote Tagesgeld bezieht.

Hier werden alle von Ihnen erfassten Belege aufgeführt und die zu erstattenden Beträge berechnet. Mit der Firmenkreditkarte bezahlte Rechnungen mit privatem Anteil werden ebenfalls gelistet und entsprechend abgezogen. Die Summe der Belege wird je Mehrwertsteuersatz und je Belegart einzeln ausgewiesen.

Für Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird je gefahrenem Kilometer eine Kilometerpauschale erstattet. Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden der Vollständigkeit halber ebenfalls aufgeführt, jedoch ohne Kilometergelderstattung.

Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung pflegt der Administrator als Stammdaten. Für die Freigabe enthält die ausgedruckte Abrechnung Felder für Abteilung und Kostenstelle, Unterschrift sowie die Vermerke genehmigt, geprüft und erhalten oder überwiesen; die unterschriebene Kostenabrechnung gilt als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.

Die Auswertung Aktuelle Anwesenheiten zeigt auf Basis der Kommt- und Geht-Stempelungen, welche Mitarbeitenden gerade anwesend sind. So sehen Sie auf einen Blick, wer aktuell im Haus ist, etwa um kurzfristig Rücksprache zu halten oder die Erreichbarkeit im Team einzuschätzen.

Die Auswertung Kommt / Geht listet Ihre Kommt- und Geht-Stempelungen eines Zeitraums auf und macht so Ihre Anwesenheitszeiten nachvollziehbar. Sie erkennen je Tag, wann Sie gekommen und gegangen sind, und können diese Zeiten mit Ihrer erfassten Arbeitszeit abgleichen, etwa zur Klärung von Über- oder Minderstunden.

Die Gruppe Verwaltung bündelt Auswertungen und Funktionen rund um Ihre Zeitdaten, Auszahlungen sowie Ihre Zuordnungen zu Projekten, Kunden und Abteilungen.

In ZEP Compact und ZEP Professional heißt diese Auswertung Projektzeithistorie, in ZEP Clock Arbeitszeithistorie. Sie zeigt chronologisch, welche Änderungen an Ihren Zeitbuchungen vorgenommen wurden, wenn ein Projektleiter, Abteilungsleiter oder Administrator Ihre Zeitdaten erfasst, ändert oder löscht. Sie wählen einen Zeitraum und erhalten alle Änderungen, die nicht von Ihnen selbst stammen. Sinnvoll bei Korrekturverdacht und für die Nachvollziehbarkeit fremder Eingriffe.

In der Auszahlungsdokumentation sind alle Beträge aufgelistet, die Sie aufgrund Ihrer Kostenabrechnungen ausbezahlt bekommen haben. So behalten Sie den Überblick über die bereits geleisteten Erstattungen und gleichen offene mit erledigten Auszahlungen ab.

Der Export erzeugt eine Excel-Datei Ihrer erfassten Zeiten, vorbereitet für die Weiterverarbeitung außerhalb von ZEP. In ZEP Compact und ZEP Professional heißt der Menüpunkt Projektzeiten-Export, in ZEP Clock Arbeitszeiten-Export.

Über den Import laden Sie erfasste Zeiten aus einer Datei nach ZEP hoch, ohne sie erneut manuell zu erfassen. In ZEP Compact und ZEP Professional heißt der Menüpunkt Projektzeiten-Import, in ZEP Clock Arbeitszeiten-Import. Die passende Excel-Vorlage mit Spaltenerläuterung finden Sie direkt im Import-Dialog.

Über die Projektzuordnung sehen Sie auf einen Blick, zu welchem Projekt Sie in welchem Zeitraum und in welcher Funktion zugeordnet sind. Optional lassen Sie sich auch Ihre Zuordnung zu den einzelnen Vorgängen anzeigen.

Sie wählen einen Zeitraum sowie ein, mehrere oder alle Projekte. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die blauen Zuordnungsbalken, erhalten Sie zusätzliche Informationen zum Vorgang. Die Auswertung lässt sich im Excel- oder CSV-Format exportieren.

Die Kundenverantwortlicherzuordnung zeigt die Kunden, für die Sie als Kundenverantwortlicher zuständig sind. Mit einem Klick auf den Link gelangen Sie direkt in die Daten des entsprechenden Kunden. So behalten Sie den Überblick über Ihre Kundenverantwortung und springen direkt in die jeweiligen Kundendaten, etwa zur Pflege von Ansprechpartnern.

Die Abteilungszuordnung zeigt die Abteilungen, denen Sie als Abteilungsleiter zugeordnet sind. Mit einem Klick auf den Link gelangen Sie direkt in die Daten der entsprechenden Abteilung. So sehen Sie, für welche Abteilungen Sie Leitungsverantwortung tragen, und gelangen direkt in die Abteilungsdaten, etwa zur Bearbeitung Ihrer Teammitglieder.

Diese Gruppe bündelt die persönlichen Auswertungen rund um Fehlzeiten, Überstunden und den Monatsabschluss. Ist das Zusatzmodul aktiv, erscheint hier zusätzlich die weiter oben beschriebene Pausenübersicht.

Die Fehlzeitenübersicht zeigt Ihre geplanten, beantragten und genehmigten Fehlzeiten für einen gewählten Zeitraum. Auf einen Blick sehen Sie, welche Urlaubs-, Krankheits- und sonstigen Fehltage erfasst sind und in welchem Genehmigungsstatus sie sich befinden.

Über die Fehlzeitenanträge stellen und verfolgen Sie Ihre Anträge auf Urlaub und andere Fehlzeiten und sehen den Status jedes Antrags. Den vollständigen Antrags- und Genehmigungsworkflow inklusive Urlaubskonto und Überstundenverwaltung beschreibt die Kollektion Abwesenheiten und Überstunden.

Über die Pausenübersicht rufen Sie für einen beliebigen Zeitraum eine Auswertung Ihrer Pausenzeiten ab. Voraussetzung ist eine hinterlegte Pausenregelung. Gilt eine Pausenregelung, werden entsprechend der hinterlegten Parameter mehr oder weniger Spalten angezeigt.

Ohne Pausenregelung sehen Sie je Tag Beginn und Ende der erfassten Zeiten, die Gesamtstunden, die Summe der reinen Arbeitszeit sowie die Pause als Differenz aus beidem.

Mit Pausenregelung sehen Sie je Tag alle Angaben im Sinne der Regelung:

Ein zweiter Abschnitt zeigt zusätzlich die echte Arbeitszeit, die zu viel geleistete Arbeitszeit, den sich daraus ergebenden Abzug sowie die echte Arbeitszeit nach Abzug. So überprüfen Sie die Einhaltung der Pausenregelung auf einen Blick.

Die Monatsendeauswertung zeigt die Saldierung eines Monats für Ihre Person. Je Tag werden die Sollstunden und die geleisteten Arbeitsstunden gegenübergestellt, ergänzt um die Über- und Unterzeiten gegenüber der Regelarbeitszeit, die Gleitzeit und die gebuchten Fehlgründe. So erkennen Sie, ob Sie im Monat über oder unter Ihrem Soll liegen. Sie wählen einen Zeitraum und exportieren das Ergebnis als Excel- oder PDF-Datei.

Zeitnachweise fassen Ihre erfassten Arbeits- und Projektzeiten für einen konfigurierbaren Zeitraum zusammen. Je nach Detailgrad und gebuchten Modulen stehen mehrere Varianten zur Verfügung; alle lassen sich als PDF, Excel oder CSV exportieren und im Hintergrund erzeugen.

Als Mitarbeitender nutzen Sie Zeitnachweise typischerweise:

Statt der Vorschau wählen Sie ein Dateiformat und führen die Auswertung über Im Hintergrund ausführen aus; eingeplante Tasks finden Sie unter Profil > Einstellungen > Tasks.

Die Übersicht liefert ohne Einzelbuchungen eine kompakte Monatssicht und eignet sich für den schnellen Zahlenüberblick zum Monatsabschluss. Je nach gebuchten Modulen enthält sie folgende Tabellen:

Sie geben an, mit wie vielen Stunden pro Tag gerechnet werden soll; daraus berechnet ZEP die Spalte der entsprechenden Stunden-Tage. Ohne das Modul Abwesenheiten und Überstunden sehen Sie nur die Projektzeiten- und gegebenenfalls die Tagessatztabelle.

Listet alle einzelnen Buchungen mit Datum, Projekt, Tätigkeit, Dauer und Bemerkung und eignet sich damit als detaillierter Leistungsnachweis zur Vorlage beim Kunden. Sie wählen ein oder mehrere Projekte und optional eine Einschränkung auf Fakturierbarkeit. Für die Druckversion aktivieren Sie optional:

Listet alle gebuchten Zeiten plus Feiertage und Fehlzeiten je Tag, jeweils bewertet mit der Regelarbeitszeit. So entsteht ein durchgängiger Nachweis, der neben den Projektzeiten auch die abwesenden Tage ausweist. Die Variante setzt das Zusatzmodul Abwesenheiten und Überstunden voraus.

Schränkt einen Zeitnachweis auf ein Projekt mit Auswahl der Vorgänge ein. Jede gebuchte Projektzeit wird angezeigt; pro Vorgang gibt es eine Gruppierung mit Zwischensumme. Die Variante eignet sich besonders zur Kunden-Vorlage bei Projekten mit Vorgangs-Granularität. Optional schränken Sie auf Fakturierbarkeit ein und blenden einen Unterschriftenblock ein.

Aggregiert für ein oder mehrere Projekte alle Buchungen je Tag und Vorgang in eine Zeile. Projektzeiten mit identischem Datum, Projekt und Vorgang werden zusammengefasst, auch wenn sie auf mehrere Zeitabschnitte verteilt waren. Optional gruppieren Sie die Tagessummen nach Tätigkeiten.

Zeigt pro Tag die Tagessatzanteile gemäß der hinterlegten Tagessatzdefinition. Es handelt sich um eine interne Sicht, die die Frage beantwortet, welche Tagessätze Ihnen angerechnet würden, wenn nach Tagessätzen abgerechnet würde. Die Auswertung eignet sich für Projekte, die nach Tagessätzen statt Stundensätzen abgerechnet werden. Optional blenden Sie über inkl. Stunden zusätzlich die Stundenzahl ein.

Der Projektzeitnachweis ist der formellste Zeitnachweis und gerade in Richtung Kunde besonders wichtig. Sie erstellen ihn für ein einzelnes Projekt und legen ihn dem Kunden als unterschriebenen Leistungsnachweis vor, etwa als Anlage zur Rechnung oder zum Projektabschluss. Berücksichtigt werden ausschließlich fakturierbar gebuchte Zeiten.

Das Layout folgt keiner festen Vorlage, sondern den Einstellungen unter Projekt > Abrechnungseinstellungen > Format des jeweiligen Projekts. So erhält jeder Kunde den Nachweis in dem mit ihm vereinbarten Format.

Beim Erstellen wählen Sie:

Typische Anwendungsfälle aus Mitarbeitersicht:

Interne Projekte werden nicht angeboten; für diese verwenden Sie die Projektzeitauswertung.