Diese ersten Schritte richten sich an alle Mitarbeitenden mit Zugriff auf einen ZEP Account. Der Artikel kann auch von Administratoren genutzt werden, wenn sie ZEP im Alltag selbst verwenden. Welche Bereiche Sie sehen und welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihren Rechten, der verwendeten Produktlinie und den Einstellungen Ihres Unternehmens ab.
Anmeldung in ZEP
Für die Nutzung von ZEP melden Sie sich über den Browser bei Ihrem Unternehmensaccount an. Dafür hat jeder Account eine individuelle ZEP-URL und diese erhalten Sie in der Regel von Ihrem Arbeitgeber oder Administrator.
Hinweis: Die ZEP-URL besteht immer aus der gleichen Struktur: https://www.zep-online.de/zepmusterfirma wobei "musterfirma" stellvertretend für Ihr individuelles Firmenkürzel steht.
Zur Anmeldung benötigen Sie Benutzername und Kennwort. Beim ersten Login gibt es zwei typische Varianten:
Sie erhalten eine E-Mail, über die Sie Ihr Kennwort selbst festlegen können, oder
Sie bekommen ein initiales Kennwort von Ihrem Administrator, das Sie beim ersten Login ändern
Je nach Einstellung Ihres Unternehmens können Sie sich auch über Single Sign-On anmelden, zum Beispiel über gängige Anbieter wie Microsoft oder Google. In diesem Fall erfolgt die Anmeldung über den entsprechenden Login-Button auf der Anmeldeseite.
Dashboard
Nach dem Start erhalten Sie im Dashboard einen Überblick über Ihre arbeitsrelevanten Daten. Je nach Einstellungen sehen Sie dort unter anderem den Vergleich zwischen Ist- und Soll-Stunden, durchschnittliche Stunden pro Tag, Ihr Überstundenkonto sowie Informationen zu Urlaubstagen. So können Sie sich schnell orientieren, bevor Sie mit der Zeiterfassung beginnen.
Tipp: Ausführliche Informationen finden Sie im Artikel Dashboard.
Arbeitszeiten erfassen
In ZEP Clock erfassen Sie Arbeitszeiten je nach Einstellung Ihres Unternehmens auf mehreren Wegen:
Stempeln im Browser über das Stempelsymbol oben rechts (Kommt- und Geht-Zeiten).
Manuelle Erfassung über den Menüpunkt Arbeitszeiten, sofern aktiviert, mit Kalender- oder Formularansicht und nachträglicher Bearbeitung.
Optional Tätigkeiten und Arbeitsorte, je nach Einstellung Ihres Unternehmens.
Tipp: Ausführliche Informationen finden Sie im Artikel Projektzeiten und Arbeitszeiten.
Fehlzeiten im Blick behalten
Im Bereich Fehlzeiten & Termine sehen Sie Ihre Fehlzeiten im Kalender. Je nach eingesetztem Modul können Sie dort Fehlzeiten anlegen, den Zeitraum wählen und den passenden Fehlgrund erfassen. Im Kalender werden die verwendeten Fehlgründe farblich dargestellt und können ein- oder ausgeblendet werden.
Hinweis: Das Anlegen und Beantragen von Fehlzeiten setzt das Zusatzmodul Abwesenheiten und Überstunden voraus. Mehr dazu im Artikel Fehlzeiten und Termine.
Eigene Auswertungen prüfen
Unter Auswertungen > Meine Auswertungen finden Sie Ihre persönlichen Auswertungen. Je nach eingesetzter Version und Modulen gehören dazu unter anderem Arbeitszeitauswertungen, Monatsendeauswertungen, Arbeitszeithistorien und Zeitnachweise. Damit können Sie Ihre eigenen Daten prüfen und nachvollziehen.
Tipp: Ausführliche Informationen finden Sie im Artikel Persönliche Auswertungen.
Mobil mit der ZEP Clock App arbeiten
Mit der ZEP Clock App können Sie über ein mobiles Endgerät Zeiten stempeln, Belege erfassen und Fehlzeiten beantragen. Die App bietet:
Einen Single-User-Modus für die persönliche Nutzung. Loggen Sie sich mit Ihrer ZEP-URL, Benutzername und Kennwort ein. Im App-Dashboard sehen Sie eigene Kennzahlen wie Ist-/Soll-Stunden, Überstundenkonto und Urlaubstage.
Einen Multi-User-Modus, der sich zum Beispiel für ein Tablet vor Ort eignet, an dem mehrere Mitarbeitende stempeln. Sie erhalten hierfür von Ihrem Administrator einen PIN-Code. Dieser Modus muss aber zuvor in ZEP Clock unter Administration > System > Geräteverwaltung konfiguriert werden.
Hier geht es zum Download der ZEP Clock App:
Tipp: Ausführliche Informationen finden Sie im Artikel ZEP Clock App.