Im Mitarbeiter-Dialog pflegen Sie alle Stammdaten des Mitarbeitenden, vom Benutzernamen über die Rolle und Sprache bis zur Bankverbindung. Dieser Artikel führt Sie durch alle sechs Bereiche und erklärt pro Feld, wo dieser Wert anschließend in ZEP wirkt.

Sie öffnen die Mitarbeiterdaten über Mitarbeiter im Hauptmenü und einen Klick auf den jeweiligen Mitarbeitenden. Den vollständigen Lifecycle vom Anlegen bis zum Löschen beschreibt der Artikel Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen.

Unter Allgemein hinterlegen Sie die zentralen Stammdaten. Diese Felder erscheinen in der Mitarbeiterliste, in Auswertungen, in Belegen und in Schnittstellenexports. Sie sind also die Visitenkarte des Mitarbeitenden im gesamten ZEP-Universum.

Das Profilbild erscheint in der Mitarbeiterliste als Avatar, in der Detailansicht und in Auswertungsübersichten. Beim Hochladen skaliert ZEP automatisch auf 120 × 120 Pixel. Akzeptierte Formate sind PNG, JPG, JPEG, GIF und BMP.

Der Benutzername ist die eindeutige Anmeldekennung und Pflichtfeld. Er erscheint in jeder Buchung, jedem Audit-Log-Eintrag, jedem Export und in den API-Schnittstellen. Erlaubt sind bis zu 32 Zeichen aus Buchstaben, Ziffern, Bindestrich, Unterstrich und Punkt. Umlaute, Sonderzeichen und Leerzeichen sind nicht erlaubt.

Bewährte Schreibweisen in ZEP:

Halten Sie die Konvention unternehmensweit einheitlich, damit Auswertungen und Exports lesbar bleiben.

Nach dem Speichern ist das Feld schreibgeschützt, weil der Benutzername als technische Kennung in allen abhängigen Datensätzen referenziert wird.

Die Personalnummer ist die offizielle Kennung des Mitarbeitenden in ZEP. Sie erscheint in der Mitarbeiterliste, in Auswertungen, in Belegen und in Buchhaltungsexports und dient der internen Zuordnung über alle Module hinweg. ZEP warnt beim Speichern, wenn die Nummer bereits vergeben ist; eindeutige Vergabe ist Pflicht.

Zusätzlich nutzen Schnittstellen die Personalnummer als Matching-Kriterium beim Sync. DATEV liest sie als Personalnummer im Lohnexport, Personio und HR WORKS gleichen Mitarbeitende darüber ab. Über die Einstellung Kreditorennummer aus Personalnummer bilden in der Administration kann die Personalnummer zusätzlich als Kreditorennummer dienen; sonst wird die Kreditorennummer separat erfasst.

Das Kurzzeichen, typischerweise Initialen oder ein zwei- bis vierstelliges Kürzel, wird in der Mitarbeiterliste, in der Vorgangsverwaltung und in dichten Auswertungstabellen als platzsparende Kurzreferenz angezeigt. Optional, aber empfehlenswert bei längeren Mitarbeitendennamen.

Vorname (maximal 32 Zeichen) und Nachname (maximal 64 Zeichen) sind Pflichtfelder. Die Anrede (Herr, Frau, Divers, Firma) wird in formellen E-Mails, in Briefen aus dem Briefpapier-Modul und in der Auto-Mail beim Versand der Zugangsdaten verwendet. Der Titel (Dr., Prof.) erscheint zusätzlich auf Schriftstücken.

Das Geburtsdatum ist optional und in der regulären Mitarbeiterliste nicht sichtbar. Es wird vom Dashboard-Widget Geburtstage ausgelesen. Bei aktiviertem Widget sehen Sie dort die nächsten anstehenden Geburtstage im Team, was sich für kleine Aufmerksamkeiten ohne separates HR-Tool eignet.

Die Sprache bestimmt die ZEP-Oberfläche dieses Mitarbeitenden, das Datumsformat und die Sprache automatischer Mails. ZEP unterstützt folgende Sprachen:

Weitere Sprachen sind auf Anfrage verfügbar — bitte eröffnen Sie ein Ticket beim ZEP-Support. Wenn keine Sprache gesetzt ist, gilt die unternehmensweite Standardsprache.

Die Abteilung steuert zwei zentrale Mechanismen: erstens die Sichtbarkeit, weil Abteilungsleitende nur ihre eigene Abteilung sehen, und zweitens die Zuordnung in Kostenstellen-Auswertungen. Bei Wechsel der Abteilung wird die Zuordnung sofort wirksam, die alte Zuordnung wird überschrieben.

Im Feld Rechte wählen Sie die Rolle des Mitarbeitenden — sie steuert, welche Daten er sieht und welche Aktionen er ausführen darf. Fünf Standardrollen stehen zur Verfügung, von Administrator (Vollzugriff) über Controller, Projektcontroller und User mit Zusatzrechten bis User (Selbstverwaltung). Die vollständige Rechte-Matrix mit Geltungsbereich und Aufgaben pro Rolle finden Sie weiter unten im Abschnitt Mitarbeiterrollen.

Die Standard-Preisgruppe greift, wenn der Mitarbeitende Zeiten auf ein Projekt bucht, das keine eigene Preisgruppe vorgibt. Damit lassen sich verschiedene Tarife abbilden, etwa Junior-, Senior- oder Freelancer-Sätze. Das Projekt kann mit einer eigenen Preisgruppe diese Standardvorgabe überschreiben.

Kategorien sind eine zusätzliche Gruppierungs-Dimension neben der Abteilung. Typische Beispiele sind Entwicklung, Vertrieb, Support oder funktionale Tags wie Werkstudent oder Senior. Mehrfachauswahl möglich, maximal fünf Kategorien pro Mitarbeitendem. Die verfügbaren Kategorien pflegen Sie in der Administration; sie werden in Auswertungsfiltern verwendet, ohne dass die Abteilungs-Struktur geändert werden muss.

Freitext für interne Notizen, die in keinem anderen Feld unterzubringen sind, beispielsweise Hinweise zur Erreichbarkeit, Sondervereinbarungen oder Onboarding-Status. Die Bemerkung wird in Auswertungen nicht angezeigt.

Jede Person in ZEP erhält eine Rolle. Sie entscheidet, welche Daten der Mitarbeitende sieht, welche Funktionen er nutzen darf und ob er eigene oder fremde Einträge bearbeiten darf. Die Rolle wird beim Anlegen vergeben und kann nachträglich im Tab Allgemein der Mitarbeiterdaten geändert werden. ZEP unterscheidet dabei zwischen Standardrollen, die direkt im Feld Rechte ausgewählt werden, und Zusatzberechtigungen, die über andere Datenbeziehungen vergeben werden.

Folgende fünf Standardrollen stehen in ZEP zur Verfügung. Die Reihenfolge spiegelt die Rechte-Hierarchie von hoch (Vollzugriff) nach niedrig (Selbstverwaltung) wider:

Eine Person kann sich selbst keine Rolle entziehen, mit der sie sich aussperren würde. Die Rolle Projektcontroller ist nur in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar, in ZEP Clock nicht. Welche Rolle in Ihrem System auswählbar ist, sehen Sie direkt im Feld Rechte der Mitarbeiterdaten.

Die Basisrolle für Mitarbeitende, die ihre eigenen Daten in ZEP pflegen. Eine Person mit dieser Rolle erfasst und korrigiert ihre Projektzeiten, Anwesenheiten und Belege im erlaubten Erfassungszeitraum, sieht Auswertungen über die selbst erfassten Daten und pflegt das eigene Profil. Fremde Mitarbeiterdaten und projektübergreifende Auswertungen sind nicht zugänglich.

Baut auf User auf und ergänzt projekt- und kundenbezogene Sichten für Team-Mitglieder mit Mit-Verantwortung. Zusätzlich zu den User-Rechten:

Erweitert User mit Zusatzrechten um eine projektübergreifende Sicht für Personen mit Steuerungs-Funktion, ohne Mitarbeiterdaten freizugeben. Zusätzlich:

Erweitert Projektcontroller um die lesende Sicht auf Mitarbeitende und Kunden. Zusätzlich:

Vollzugriff auf alle Funktionen und Daten. Zusätzlich zu allen darunter liegenden Rollen verwaltet eine Person mit dieser Rolle die Basisdaten (Stammdaten, Lizenzen, Konfiguration), korrigiert erfasste Zeiten und Belege aller Mitarbeitenden, nutzt die zentrale Erfassung und steuert die Projektplanung sowie die Mitarbeiter-, Kunden- und Projektverwaltung in voller Tiefe.

Über die Standardrolle hinaus kennt ZEP weitere Berechtigungen, die nicht im Feld Rechte gesetzt werden, sondern über die jeweilige Datenbeziehung — etwa die Zuordnung an einer Abteilung, einem Kunden oder einem Projekt. Eine Person kann zusätzlich zu ihrer Standardrolle eine oder mehrere dieser Zusatzberechtigungen haben.

Abteilungsleiter werden in der Administration an der jeweiligen Abteilung als Leitung hinterlegt. Sie verwalten die Mitarbeitenden ihrer Abteilung — Stammdaten, Beschäftigungszeiträume, Rollen (außer Administrator) und Auswertungen — und genehmigen Abwesenheiten und Reisen.

Kundenverantwortliche werden am einzelnen Kundendatensatz hinterlegt. Sie sehen alle Daten und Auswertungen ihrer Kunden, erscheinen in Account-Sichten und können in Auswertungen als Filter verwendet werden.

Projektleiter mit Budgetverantwortung werden am einzelnen Projekt unter den Projektmitarbeitenden mit der entsprechenden Funktion hinterlegt. Sie steuern Projektplanung, Budget und Abrechnung des Projekts, sehen und geben Projektzeiten des Teams frei, verantworten Angebots- und Rechnungsfreigaben und sehen die internen Kosten ihres Projekts.

Welche Rechte die Projektleitung im Detail erhält, hängt zusätzlich von der Standardrolle der Person ab:

Projektleiter ohne Budgetverantwortung werden am einzelnen Projekt unter den Projektmitarbeitenden mit der entsprechenden Funktion hinterlegt. Sie führen das Team fachlich, sehen und geben Projektzeiten frei, haben aber keinen Zugriff auf Budget, interne Kosten oder Angebots- und Rechnungsfreigaben — diese verantwortet die Projektleitung mit Budgetverantwortung.

Auch hier wirkt die Standardrolle zusätzlich:

Unter Einstellungen hinterlegen Sie die Anstellung, das Zeiterfassungs-Verhalten und die Verknüpfungen zu externen Systemen. Die Sichtbarkeit vieler Felder hängt von der gewählten Anstellungsart, der Produktlinie oder den gebuchten Modulen ab.

Das Feld Anstellung erscheint, wenn unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen die Option Freie Mitarbeiter und Gutschriften aktivieren gesetzt ist. Drei Optionen stehen zur Verfügung. Fest angestellt ist der Standardfall ohne Zusatzfelder. Freelancer blendet zusätzlich ein Feld für die USt-ID ein. Freelancer mit Gutschrift aktiviert zusätzlich den Bereich Gutschriftseinstellungen für die automatische Gutschriftserstellung.

Diese Einstellung entscheidet, ob der Mitarbeitende seine eigene Kostenabrechnung oder Gutschrift im Self-Service sehen darf, etwa um Stundenstand und abgerechnete Beträge selbst zu prüfen. Standardmäßig aktiv, kann pro Mitarbeitendem deaktiviert werden.

Optionale Buchhaltungskennung, wenn die Personalnummer nicht als Kreditorennummer dienen soll. Wird beim DATEV-Export oder beim Export für andere Buchhaltungssysteme verwendet. Ob das Feld angezeigt wird, hängt von der Einstellung Kreditorennummer aus Personalnummer bilden in der Administration ab.

Hier steuern Sie, ob der Mitarbeitende Anwesenheitszeiten stempelt und ob sie in Auswertungen berücksichtigt werden. Zusätzlich kann ein PIN-Code hinterlegt werden, wenn der Mitarbeitende beim Web-Stempeln eine Bestätigungs-PIN nutzen soll. Sinnvoll an geteilten Stempelterminals als zusätzlicher Identitätscheck.

Mit dieser Einstellung erzwingen Sie, dass der Mitarbeitende seine Zeiten ausschließlich über die ZEP Clock App stempelt; manuelle Web-Einträge sind dann gesperrt. Drei Werte stehen zur Verfügung: globale Einstellung, Ja (manuelle Erfassung deaktiviert), Nein (manuelle Erfassung erlaubt). Sinnvoll im Außendienst, wo manuelle Korrekturen vermieden werden sollen.

Pro Mitarbeitendem aktivieren Sie die Nutzung der ZEP Clock App für das Stempeln und legen fest, ob bei jeder Stempelung der Standort übermittelt werden soll. Der Standort wird für Compliance- und Nachweiszwecke gespeichert, etwa bei Außendienstmitarbeitenden. Beide Einstellungen kennen drei Werte: globale Einstellung, Ja, Nein.

Die Chip-Verwaltung erfolgt zentral in der Administration unter System > RFID. Im Mitarbeiterdatensatz wird der bereits zugewiesene Chip nur angezeigt und kann entfernt werden; die Zuweisung selbst erfolgt nicht hier.

Verpflegungsmehraufwendungen aktivieren die Abgeltung von Mehrkosten bei Dienstreisen. Ist das Reisekostenmodul auf die österreichische Berechnungslogik konfiguriert, wählen Sie zusätzlich zwischen Kalendertagregel (pauschal pro Kalendertag) und 24-Stunden-Regel (Berechnung nach tatsächlicher Reisedauer). Welche Variante steuerlich passt, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Die ausführliche Beschreibung der Berechnungsverfahren und der Konfiguration in der Administration finden Sie im Artikel Mitarbeitereinstellungen – Reisekostenabrechnung.

Für jede aktive Lohn- oder HR-Schnittstelle erscheint ein eigenes ID-Feld am Mitarbeitenden. Die ID ist Pflicht für die Synchronisation und ordnet den ZEP-Mitarbeitenden dem entsprechenden Datensatz im Drittsystem zu. Fehlt sie, wird der Mitarbeitende beim Sync übersprungen.

Das Freigabedatum markiert den Stichtag, bis zu dem der Mitarbeitende seine Zeiten und Belege freigegeben hat. Nach diesem Datum können Vorgesetzte die Daten einsehen und übernehmen — ein typischer Workflow für den Monatsabschluss.

Mitarbeitende tragen das Freigabedatum selbst in der Projektzeit-Eingabemaske ein. In der KW-Zeile oberhalb der Tagesspalten erscheint dort das zuletzt gesetzte „Freigegeben bis"-Datum, das per Klick aktualisiert wird. Nach dem Eintragen sind Projektzeiten, Belege und Fehlzeiten bis einschließlich des Freigabedatums für den Mitarbeitenden gesperrt — und er kann das Datum selbst nicht mehr zurücknehmen. Nur Administratoren (und mit dem Modul Standorte und Abteilungen Abteilungsleiter für die Mitarbeitenden ihrer Abteilung) können das Freigabedatum nachträglich ändern oder auf „kein Eintrag" zurücksetzen.

Das gesetzte Freigabedatum ist an mehreren Stellen sichtbar:

Mit der rückwärtigen Erfassung erlauben Sie dem Mitarbeitenden, Projektzeiten oder Belege rückwirkend einzutragen, auch wenn die globale Erfassungs-Sperre bereits greift. Pro Datentyp (Projektzeit, Belege) geben Sie eine Anzahl Tage an; typische Werte sind 7, 14 oder 30 Tage je nach Branche und internem Workflow.

Optional setzen Sie ein Gültig-bis-Datum. Nach diesem Datum ist die rückwärtige Erfassung wieder gesperrt; sinnvoll als zeitlich begrenztes Sonderrecht, etwa bei einem Nachzieh-Lauf zum Monatsabschluss.

Kostenstelle und Kostenträger werden in Buchhaltungs- und Fakturaexports verwendet; zentral der DATEV-Export liest beide Werte aus. Die Kostenstelle wählen Sie aus den Stammdaten, der Kostenträger wird als Freitext oder als Nummer erfasst, abhängig von Ihrer DATEV-Konfiguration.

Mit aktivem Import-Recht darf der Mitarbeitende eigene Zeiten per Excel-Datei in ZEP einspielen, ergänzend zur manuellen Erfassung. Sinnvoll, wenn Zeiten zunächst in einem anderen Werkzeug erfasst und dann gesammelt in ZEP übernommen werden sollen.

In ZEP Compact und ZEP Professional heißt das Feld Projektzeit-Import: importiert werden Projektzeit-Buchungen mit Projekt, Tätigkeit, Datum, Dauer und Bemerkung. In ZEP Clock trägt das Feld den Namen Arbeitszeiten-Import: importiert werden hier reine Arbeitszeit-Buchungen mit Datum, Start- und Endzeit. Die zugrundeliegende Excel-Import-Funktion ist identisch — die Spalten der Vorlage richten sich nach der Produktlinie.

Erscheint nur, wenn in der Administration ein alternatives Login-Verfahren (SSO, OAuth) konfiguriert ist. Mit aktivem Schalter meldet sich der Mitarbeitende ausschließlich über das alternative Verfahren an; das klassische ZEP-Login mit Benutzername und Passwort ist gesperrt. Empfehlenswert bei zentral verwalteten Identitäten, um die Authentisierungspolitik konsistent zu halten.

Diese Einstellung steuert, ob der Mitarbeitende seinen Überstundensaldo und optional die Zeitzuschläge in seinen Auswertungen sieht. Bei Deaktivierung sind die Salden für den Mitarbeitenden ausgeblendet, bleiben für Administratoren aber sichtbar. Konkret betroffen sind das persönliche Dashboard (Widget Überstunden- und Urlaubsanspruch), die persönlichen Auswertungen unter Auswertungen > Mitarbeiter sowie der Saldo, der dem Mitarbeitenden auf seiner eigenen Detailseite angezeigt wird. Sinnvoll, wenn Salden in Mitarbeitergesprächen abgestimmt werden sollen.

Im Bereich Kontakt erfassen Sie die private und geschäftliche Erreichbarkeit. Alle Felder sind grundsätzlich optional. Eine Ausnahme: wenn beim Anlegen die Option Zugangsdaten per E-Mail versenden gewählt ist, ist die E-Mail-Adresse Pflicht, damit der Mitarbeitende den Setup-Link erhält.

Straße (maximal 64 Zeichen), PLZ (maximal 10), Ort (maximal 64) und Land (maximal 64) bilden die Postadresse. Sie wird intern verwendet, in Briefen aus dem Briefpapier-Modul, in Gutschriften für Freelancer und in der DATEV-Lohnabrechnung als Mitarbeiter-Adresse.

Die E-Mail-Adresse ist Pflicht beim Versand der Zugangsdaten und sollte unternehmensweit eindeutig pro Mitarbeitendem sein. Doppelte E-Mail-Adressen führen zu Synchronisationsproblemen mit Personio und anderen Schnittstellen, weil diese Systeme Mitarbeitende oft über die E-Mail-Adresse matchen.

Bei aktivem SSO-Login (etwa Microsoft Entra ID oder Google Workspace) erfassen Sie zusätzlich die OAuth-ID, typischerweise die E-Mail-Adresse aus dem Identity-Provider. Damit wird der ZEP-Account beim SSO-Login dem Identity-Provider-Account zugeordnet.

Vier Felder stehen zur Verfügung: Telefon Firma, Telefon Privat, Handy und Fax, alle mit bis zu 32 Zeichen. Werden ausschließlich intern verwendet, beispielsweise für interne Verzeichnisse oder Notfall-Kontaktwege.

Die Bankverbindung wird von mehreren Modulen gelesen: vom Reisekostenmodul für die Erstattung von Reisekosten, vom DATEV-Export für die Lohnüberweisung und vom Gutschriftsmodul für Freelancer-Auszahlungen. Bei aktiven Erstattungs- oder Gutschrifts-Workflows ist die Bankverbindung deshalb Pflicht; ohne diese Funktionen bleibt der Bereich rein optional.

Folgende Felder stehen zur Verfügung: Bankname (maximal 64 Zeichen), Kontonummer (maximal 32), BLZ (maximal 32), IBAN mit Format-Prüfung und BIC (maximal 11). IBAN und BIC sind die bevorzugten Felder für SEPA-Zahlungen; Kontonummer und BLZ bleiben für ältere Bankenintegrationen erhalten.

Dieser Bereich erscheint nur, wenn unter Einstellungen die Anstellung auf Freelancer mit Gutschrift gesetzt ist. Damit Sie diese Anstellung überhaupt wählen können, muss in der Administration unter Mitarbeiter-Einstellungen die Option Freie Mitarbeiter und Gutschriften aktivieren gesetzt sein.

Die Währung wählen Sie aus den in ZEP verfügbaren Währungen; vorgeschlagen ist die Währung der Abteilung oder die Basiswährung. Der Steuersatz aus den Stammdaten wird auf die Gutschriftspositionen angewendet, typischerweise 19 % für deutsche Freelancer oder 0 % für Kleinunternehmerregelung. Über die Option Belege mit Steuersatz abrechnen entscheiden Sie, ob auch ausgelegte Belege in die Gutschrift einfließen.

Eigenständige Anschrift für die Gutschrift, falls sie sich vom Mitarbeiter-Kontakt unterscheidet, beispielsweise wenn der Freelancer über eine GmbH oder ein Einzelunternehmen abrechnet. Zur Verfügung stehen Firmenname, drei Adresszeilen, PLZ, Ort und Land.

Zwei WYSIWYG-Editoren erlauben individuelle Header- und Footer-Texte auf der Gutschrift. Oben typischerweise Empfänger-Anrede oder Leistungsbezug, unten Zahlungshinweise oder rechtliche Pflichtangaben wie der Kleinunternehmerhinweis nach § 19 UStG. Platzhalter aus den Briefpapiervariablen sind verwendbar.