Die Projektübersicht ist Ihr zentraler Einstiegspunkt in die Projektverwaltung. Hier sehen Sie alle Projekte auf einen Blick, schränken die Liste über Filter ein, konfigurieren die angezeigten Spalten, starten Massenoperationen und exportieren die Daten. Sie öffnen die Übersicht über Projekte im Hauptmenü.
Hinweis: Die Projektübersicht ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar. In ZEP Clock ist sie nicht enthalten. Welche Spalten und Filter sichtbar sind, hängt von der Produktlinie und den gebuchten Modulen ab.
Filter und Suche
Die Liste zeigt standardmäßig alle Projekte, die zum aktuellen Datum laufen. Über die Filterleiste oberhalb der Tabelle schränken Sie die Auswahl ein:
Projektstatus: Projekte eines oder mehrerer Status anzeigen (zum Beispiel Aktiv oder Abgeschlossen).
Kunde: Projekte eines bestimmten Kunden filtern.
Abteilung: Projekte einer oder mehrerer Abteilungen anzeigen (mit Zusatzmodul Standorte und Abteilungen).
Laufzeit: ein Stichtag oder ein Zeitraum, in dem das Projekt aktiv war — Standard ist das aktuelle Datum.
Volltextsuche: Eingabefeld oben rechts, durchsucht Projektnummer, Bezeichnung, Kundenname und Tätigkeiten.
Kategorien: filtern auf Projekte einer oder mehrerer Kategorien (wenn Projektkategorien in der Administration definiert sind). Bei mehreren Kategorien legen Sie zusätzlich fest, ob Treffer alle gewählten Kategorien gleichzeitig erfüllen müssen (UND) oder mindestens eine davon (ODER).
Schlagworte: filtern nach hinterlegten Projektschlagworten. Mehrere Schlagworte verknüpfen Sie wahlweise per UND oder ODER. Über die Auswahl ohne finden Sie zusätzlich Projekte ohne hinterlegtes Schlagwort.
Projektleitung: filtern auf Projekte einer bestimmten Projektleitung.
Währung: Schränkt die Liste auf Projekte einer bestimmten Währung ein. Über die zusätzliche Option Plankosten in Basiswährung umrechnen erscheinen die Plankosten dieser Projekte parallel als eigene Spalte in Ihrer Basiswährung.
Häufig benötigte Filterkombinationen speichern Sie über das Stern-Symbol als Favoriten ab und rufen sie mit einem Klick wieder auf.
Tipp: Um abgeschlossene Projekte anzuzeigen, setzen Sie den Filter Projektstatus auf einen Abschluss-Status oder die Laufzeit auf einen Zeitraum in der Vergangenheit. Die Liste blendet abgeschlossene Projekte sonst aus, weil sie zum aktuellen Datum nicht mehr aktiv sind.
Tabellenkonfiguration
Die Projektliste lässt sich pro Anwender individuell zuschneiden — welche Spalten sichtbar sind, in welcher Reihenfolge sie stehen und wie sortiert wird. Über das Zahnrad-Symbol oben rechts öffnen Sie die Spaltenkonfiguration.
Im Konfigurations-Dialog stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Spalten ein- und ausblenden: Per Checkbox legen Sie fest, welche Spalten sichtbar sind. Die Spalte Bezeichnung bleibt als Pflichtspalte immer eingeblendet, damit jede Zeile eindeutig zuordenbar bleibt.
Reihenfolge ändern: Per Drag & Drop verschieben Sie Spalten an die gewünschte Position. So bringen Sie etwa Projektnummer, Kunde oder Projektstatus weiter nach vorne, wenn Sie sie täglich brauchen.
Sortierung: Ein Klick auf die Spaltenüberschrift wechselt zwischen aufsteigend und absteigend. Mit gehaltener Shift-Taste sortieren Sie über mehrere Spalten gleichzeitig (beispielsweise erst nach Kunde, dann nach Projektnummer). Zahlen und die meisten Sonderzeichen werden vor dem Buchstaben A einsortiert, deutsche Umlaute (ä, ö, ü) erscheinen erst nach dem Z.
Spaltenbreite: Den Trennstrich zwischen zwei Spaltenüberschriften ziehen Sie mit der Maus, um die Breite anzupassen — sinnvoll bei langen Projektbezeichnungen.
Persistenz: Spaltenwahl, Reihenfolge, Breite und Sortierung werden pro Anwender gespeichert und stehen beim nächsten Login automatisch wieder zur Verfügung.
Tipp: Für die Portfolio-Sicht — Blenden Sie die Spalten Planstunden, Ist-Stunden und fakturierbare Ist-Stunden ein, um den Stand aller Projekte mit einem Blick zu erfassen. Sinnvoll für Projektleitungen und Führungskräfte im operativen Tagesgeschäft, um Überbuchungen oder unbefakturierte Stunden früh zu erkennen.
Tipp: Für die kaufmännische Sicht — Über die Spalten Abrechnungsart und Projekttyp (intern oder extern) lassen sich Projekte schnell nach Verrechnungs-Logik clustern. Sinnvoll, um interne Aufwände von kundenbezogenen Pauschal- oder Aufwands-Projekten in einer einzigen Liste zu unterscheiden, ohne die Filter wechseln zu müssen.
Welche Spalten überhaupt zur Auswahl stehen, hängt von der Produktlinie und den gebuchten Modulen ab. Spalten wie Planstunden, Preisgruppe oder Erlöskonto erscheinen nur, wenn die entsprechenden Module aktiv sind. Mit dem Zusatzmodul Standorte und Abteilungen kommen außerdem die Abteilungs-Spalten hinzu.
Aktionen in der Projektliste
Aus der Tabelle starten Sie direkt einzelne Aktionen pro Projekt — als Ergänzung zu den Massenoperationen weiter unten. Folgende Optionen stehen zeilenweise zur Verfügung:
Projekt öffnen: Ein Klick auf die Projektnummer oder die Bezeichnung öffnet die Projektdaten. Dort pflegen Sie Stammdaten, Vorgänge und Mitarbeitende des Projekts.
Kunde öffnen: Ein Klick auf die Kundennummer wechselt direkt zum zugeordneten Kunden. Sinnvoll für die schnelle Kontaktaufnahme oder zur Pflege der Kundenstammdaten.
Folgestatus setzen: Über das Pfeil-Symbol in der Zeile setzen Sie ein einzelnes Projekt direkt auf den nächsten Status im definierten Workflow, ohne Umweg über die Projektdaten.
Projekt kopieren: Über das Kopier-Symbol legen Sie ein Vorlage-Projekt komplett ab, inklusive Planzahlen, Vorgänge, Mitarbeiterzuordnungen und Preistabellen. Optional übernehmen Sie Zeiträume und Tickets. Die Kopie startet immer mit dem ersten Status der Reihenfolge und erhält die Kurzform der Vorlage mit dem Zusatz Kopie. Vollständige Liste der mitkopierten Inhalte und Praxistipps zu Vorlage-Projekten finden Sie im Artikel Projekte anlegen, bearbeiten und löschen.
In der Spalte Abrechnungsart erscheint pro Projekt ein Kürzel, das die hinterlegte Verrechnungs-Logik abbildet:
T — im Aufwand nach Tagessatz
S — im Aufwand nach Stundensatz
P — Pauschalprojekt
i — internes Projekt (ohne Auftraggeberzuordnung)
* — Projekt enthält sowohl Aufwands- als auch Pauschal-Vorgänge
Massenoperationen
Über die Checkboxen links in der Tabelle wählen Sie mehrere Projekte gleichzeitig aus. Sobald mindestens ein Projekt markiert ist, öffnen Sie über das Aktionen-Menü oben die Massenoperation. Welche Aktionen sichtbar sind, hängt von Ihrer Rolle und den gebuchten Modulen ab.
Standardumfang in ZEP Compact und ZEP Professional:
In einen anderen Status wechseln — Mehrere Projekte auf einen neuen Projektstatus umstellen (im Rahmen der Workflow-Berechtigungen).
Projektende setzen — Für mehrere Projekte gleichzeitig ein Projektende-Datum hinterlegen. Sinnvoll für die Sammel-Deaktivierung am Quartals- oder Jahresende.
Komplett und unwiderruflich löschen — Endgültige Löschung mehrerer Projekte. Standardmäßig nur möglich, wenn das Projekt älter als die unter Administration > Projekte > Einstellungen hinterlegte Mindest-Anzahl Jahre ist.
Mit definierten Projektkategorien:
Kategorien hinzufügen — Mehrere Projekte einer oder mehreren Kategorien zuordnen. Optional lassen sich beim Hinzufügen die bereits zugeordneten Kategorien entfernen.
Kategorien entfernen — Kategorien-Zuordnungen von mehreren Projekten in einem Schritt entfernen.
Mit Zusatzmodul Standorte und Abteilungen:
Projektabteilung ändern — Mehrere Projekte einer neuen Abteilung zuweisen. Sinnvoll bei Reorganisationen oder bei Übergabe eines Projekt-Stamms an eine andere Abteilung.
Vor der Ausführung zeigt ZEP die Anzahl der betroffenen Projekte und eine Vorschau der Änderungen. Erst nach Bestätigung wird die Massenoperation gestartet.
Export
Aus der Projektübersicht exportieren Sie die aktuelle Auswahl auf zwei Wegen. Beide berücksichtigen die aktiven Filter und die aktuell sichtbaren Spalten.
Tabellen-Export
Direkt an der Projektliste finden Sie ein Export-Symbol an der Tabelle. Ein Klick öffnet das Format-Menü mit den Optionen CSV und Excel. Sinnvoll für die Übergabe in Excel, Google Sheets oder zur Weiterverarbeitung in der Buchhaltung.
Export über die Vorschau
Neben dem Ausführen-Button oberhalb der Tabelle finden Sie die Vorschau. Sie öffnet die aktuelle Projektliste mit allen sichtbaren Spalten direkt in ZEP. Über das Format-Auswahlfeld in der Vorschau wechseln Sie auf das gewünschte Ausgabeformat und laden das Dokument anschließend lokal herunter.
Folgende Ausgabeformate stehen zur Verfügung:
PDF — für Ausdruck und Versand
DOCX (Microsoft Word) — zum Weiterbearbeiten
ODT (OpenDocument) — für LibreOffice, Pages oder andere Office-Programme
Tipp: Wenn Sie abgeschlossene Projekte exportieren möchten, setzen Sie zuvor den Laufzeit-Filter auf Unbeschränkt und entfernen Sie etwaige Status-Filter. Beide Export-Wege übernehmen anschließend genau diese Auswahl.
Für tiefer gehende Auswertungen, etwa Projekt-Listen über mehrere Zeiträume oder mit Vergleichsperioden, nutzen Sie die Projektauswertungen im Auswertungsbereich.