Dieser Artikel baut auf dem Artikel Erste Schritte für Mitarbeitende - ZEP Clock auf. Die dort beschriebenen Grundlagen der täglichen Nutzung von ZEP Clock werden hier nicht wiederholt.
Im Fokus dieses Artikels stehen die Systemeinrichtung, die Grundkonfiguration und die wichtigsten Verwaltungsaufgaben für Administratoren und Personen mit Zusatzberechtigungen.
Hinweis: Den Menüpunkt Administration haben in ZEP Clock Administratoren. Je nach gebuchten Modulen können auch Abteilungsleiter einzelne Verwaltungsaufgaben für ihre zugeordneten Abteilungen übernehmen.
Hinweis: In der Testphase ist der E-Mail-Versand zunächst deaktiviert und muss von ZEP freigeschaltet werden. Solange versendet ZEP keine automatischen Systemmails (zum Beispiel Zugangsdaten, Kennwort-Reset, Fehlzeitenantrag-Benachrichtigungen). Details unter Account – Administration.
Grundeinstellungen vor der ersten Nutzung festlegen
Bevor Ihr Team mit ZEP Clock startet, legen Sie als Administrator unter Administration die zentralen Grundeinstellungen einmal bewusst fest. Die wichtigsten Bereiche im Überblick:
Meine Firma — Standardsprache, Kennwortrichtlinien und optional Single Sign-On für den Login.
Mitarbeiter — Standardwerte für neue Mitarbeitende wie Regelarbeitszeit, Urlaubsanspruch und Pausenregelung.
Arbeitszeiten — zentrale Erfassungsregeln: rückwirkender und vorausliegender Erfassungszeitraum, Pflicht zu Bemerkungen, ob die manuelle Erfassung erlaubt ist und ob an Feiertagen oder Tagen ohne Soll-Arbeitszeit erfasst werden darf.
Überstunden & Fehlzeiten (mit dem Modul Abwesenheiten und Überstunden) — Einführungsdatum, Fehlgründe, Feiertagskalender sowie Zuschläge über Spezielle Zeiten. Ab dem Einführungsmonat erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten vollständig.
System — Geräteverwaltung für Multiuser-Apps und Terminals sowie Tasks zur Automatisierung wiederkehrender Prüfungen.
Hinweis: Besonders wichtig ist die Pausenregelung. Sie definieren eine oder mehrere Regelungen mit Mindestruhezeit, maximaler Arbeitszeit, automatischem Pausenabzug und Mindestpausen und weisen sie anschließend einzelnen Mitarbeitenden zu.
Tipp: Möchten Sie Zeiten auf Tätigkeiten stempeln, aktivieren Sie diese unter Arbeitszeiten und legen sie anschließend im Einstellungsbereich Tätigkeiten an. Mehr dazu im Artikel Meine Firma – Administration.
Mitarbeiter anlegen
Neue Mitarbeitende legen Sie im Menüpunkt Mitarbeiter an: Sie erfassen zunächst die allgemeinen Stammdaten und vergeben die passenden Benutzerrechte.
Hinweis: Um einem Mitarbeitenden Zugriff zu geben, senden Sie den Link zur Kennwortänderung per E-Mail. Ohne geschäftliche E-Mail-Adresse legen Sie über Kennwort eingeben ein Initialkennwort fest und teilen es zusammen mit dem Benutzernamen mit. Mehr dazu im Artikel Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen.
Nach dem Anlegen prüfen Sie im Profil des Mitarbeitenden die teils automatisch vorbelegten Einstellungen:
Beschäftigungszeitraum — Beginn, optional Ende und der zugehörige Urlaubsanspruch. Bei unterjährigem Eintritt mit unrundem Anspruch arbeiten Sie am besten mit zwei Beschäftigungszeiträumen.
Regelarbeitszeit — Arbeitszeitmodell mit Soll-Arbeitszeit und Arbeitstagen sowie Zuweisung von Pausenregelung und Feiertagskalender.
Ausgleich Überstunden & Urlaub — Altbestände an Urlaubstagen und Überstunden eintragen und künftig ausgleichen.
Datenmigration beim Onboarding: Bestehende Daten aus einem Altsystem übernimmt ZEP im Rahmen des Onboardings — in ZEP Clock typischerweise Mitarbeiter, Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Die erfassten Arbeitszeiten können Sie zusätzlich selbst per Excel importieren (siehe Persönliche Auswertungen). Für die übrige Migration wenden Sie sich an den ZEP-Support unter [email protected].
Erfassungswege für Ihr Unternehmen festlegen
Legen Sie früh fest, auf welchem Weg Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen erfasst werden. In ZEP Clock stehen folgende Wege zur Verfügung:
die Erfassung im Browser über das Stempelsymbol oben rechts,
der Menüpunkt Arbeitszeiten, sofern die manuelle Zeiterfassung nicht deaktiviert ist,
die ZEP Clock App mit Single-User-Modus für die persönliche und Multi-User-Modus für die gemeinsame Nutzung,
die ZEP Browser-Erweiterung für Google Chrome und Microsoft Edge,
als Hardware das ZEP Terminal sowie Partnerterminals (Datafox und EasySecure).
Entscheidend für die Einführung ist weniger die technische Vielfalt als eine klare Entscheidung: Welche Mitarbeitendengruppen erfassen im Browser, welche mobil, und wo sind Terminal-Lösungen sinnvoll?
Tipp: Ausführliche Informationen finden Sie im Artikel Projektzeiten und Arbeitszeiten.
Wichtige Verwaltungswege im Alltag kennen
Für Administratoren und, bei Einsatz des Moduls Standorte und Abteilungen, auch für Abteilungsleiter ist wichtig zu wissen, wo Korrekturen und Nachträge im Alltag erfolgen.
Unter Mitarbeiter > Auswahl des Mitarbeitenden > Administration erfassen, ändern und korrigieren Sie Arbeitszeiten und Kalendereinträge anderer Mitarbeitender. In der internen Bemerkung dokumentieren Sie den Grund der Änderung. Diese Bemerkung ist für den Mitarbeitenden in der Arbeitszeithistorie sichtbar. So haben Personen mit Zusatzberechtigungen einen festen Ort für die täglichen Verwaltungsaufgaben, etwa um eine vergessene Stempelung nachzutragen.
Automatisierungen sinnvoll einsetzen
Unter Administration > System > Tasks automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben. Besonders hilfreich zum Start sind:
die Erinnerung an fehlende Zeiterfassung,
die Erinnerung an das Einstempeln,
das automatische Abmelden zu einer festen Uhrzeit oder nach einer bestimmten Anwesenheitsdauer,
Benachrichtigungen zu Beschäftigungszeiträumen, Fehlzeitenanträgen, Unterschreitungen der Sollstunden oder zur Monatssperre.
So stabilisieren Sie den laufenden Betrieb früh und beugen Fehlbuchungen vor.
