Dieser Artikel baut auf dem Artikel Erste Schritte für Mitarbeitende - ZEP Clock auf. Die dort beschriebenen Grundlagen der täglichen Nutzung von ZEP Clock werden hier nicht wiederholt.
Im Fokus dieses Artikels stehen die Systemeinrichtung, die Grundkonfiguration und die wichtigsten Verwaltungsaufgaben für Administratoren und Personen mit Zusatzberechtigungen.
Hinweis: Den Menüpunkt Administration sehen alle, deren Rolle unter Rollen & Rechte das Recht Administrationsbereich hat. Administratoren haben dieses Recht immer. Mit dem Bereich Standorte & Abteilungen können auch Abteilungsleiter einzelne Verwaltungsaufgaben für ihre zugeordneten Abteilungen übernehmen.
Hinweis: In der Testphase ist der E-Mail-Versand zunächst deaktiviert und muss von ZEP freigeschaltet werden. Solange versendet ZEP keine automatischen Systemmails (zum Beispiel Zugangsdaten, Kennwort-Reset, Fehlzeitenantrag-Benachrichtigungen). Details unter Account – Administration.
Einrichtungsassistent beim ersten Login
Wenn Sie eine neue ZEP-Testversion zum ersten Mal aufrufen, führt Sie ein Einrichtungsassistent durch die Grundeinrichtung. Er erscheint automatisch vor dem ersten Login und legt dabei Ihren Administrator-Zugang an. Der Assistent fragt drei Dinge ab:
Zugangsdaten — Sprache, Vorname, Nachname, Benutzername, E-Mail-Adresse und Kennwort für den ersten Administrator-Zugang.
Produktlinie und Module — Sie wählen Ihre Produktlinie und schalten die gewünschten Add-ons frei.
Land — Land und Bundesland Ihres Unternehmens.
Nach dem Abschluss startet ZEP normal. Der Assistent erscheint danach nicht erneut. Alle dort erfassten Angaben ändern Sie später jederzeit: Ihre Firmendaten unter Administration > Meine Firma, Produktlinie und Module während der Testphase im Hauptmenü unter Meine Testversion, nach dem Vertragsabschluss unter Administration > Account > Abonnement.
Hinweis: Der Einrichtungsassistent läuft einmalig je Instanz. Wenn Sie ihn erneut benötigen, wenden Sie sich an den ZEP-Support.
Grundeinstellungen vor der ersten Nutzung festlegen
Bevor Ihr Team mit ZEP Clock startet, legen Sie als Administrator unter Administration die zentralen Grundeinstellungen einmal bewusst fest. Die wichtigsten Bereiche im Überblick:
Meine Firma — Standardsprache, Kennwortrichtlinien und optional Single Sign-On für den Login.
Mitarbeiter — Standardwerte für neue Mitarbeitende wie Regelarbeitszeit, Urlaubsanspruch und Pausenregelung.
Arbeitszeiten — zentrale Erfassungsregeln: rückwirkender und vorausliegender Erfassungszeitraum, Pflicht zu Bemerkungen, ob die manuelle Erfassung erlaubt ist und ob an Feiertagen oder Tagen ohne Soll-Arbeitszeit erfasst werden darf.
Überstunden & Fehlzeiten (mit dem Bereich Abwesenheiten und Überstunden) — Einführungsdatum, Fehlgründe, Feiertagskalender sowie Zuschläge über Spezielle Zeiten. Ab dem Einführungsmonat erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten vollständig.
System — Geräteverwaltung für Multiuser-Apps und Terminals sowie Tasks zur Automatisierung wiederkehrender Prüfungen.
Hinweis: Besonders wichtig ist die Pausenregelung. Sie definieren eine oder mehrere Regelungen mit Mindestruhezeit, maximaler Arbeitszeit, automatischem Pausenabzug und Mindestpausen und weisen sie anschließend einzelnen Mitarbeitenden zu.
Tipp: Möchten Sie Zeiten auf Tätigkeiten stempeln, aktivieren Sie diese unter Arbeitszeiten und legen sie anschließend im Einstellungsbereich Tätigkeiten an. Mehr dazu im Artikel Zeiten und Belege – Administration.
Mitarbeiter anlegen
Neue Mitarbeitende legen Sie unter Mitarbeiter mit der Schaltfläche Neuen Mitarbeiter anlegen an. Ein Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Anlage. Die Voreinstellungen für neue Mitarbeitende aus dem Abschnitt oben sind dabei bereits eingetragen:
Stammdaten — Benutzername, Vor- und Nachname, Nutzer-Rolle und Zugangsdaten, optional Abteilung, Adresse und Kontaktdaten. Melden sich Ihre Mitarbeitenden über einen externen Login-Anbieter an, erfassen Sie hier auch deren ID beim Anbieter.
Arbeitszeitmodell — Beschäftigungszeitraum, Regelarbeitszeit mit Soll-Arbeitszeit und Arbeitstagen, Feiertagskalender und Pausenregelung, mit dem Bereich Abwesenheiten & Überstunden zusätzlich der Urlaubsanspruch.
Einstellungen — Sprache, Anwesenheitserfassung mit der ZEP Clock App und Regeln für die Erfassung.
Hinweis: Unter Kennwortvergabe wählen Sie, ob ZEP dem Mitarbeitenden einen Link zum Setzen des Kennworts per E-Mail sendet. Ohne geschäftliche E-Mail-Adresse legen Sie mit „Kennwort eingeben“ ein Initialkennwort fest und teilen es zusammen mit dem Benutzernamen mit. Mehr dazu im Artikel Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen.
Nach dem Speichern öffnet ZEP die Mitarbeiterakte des neuen Mitarbeitenden. Dort ergänzen oder prüfen Sie bei Bedarf:
Arbeitszeitmodell — Beschäftigungszeiträume und Regelarbeitszeiten pflegen Sie später unter Mitarbeiterakte > Arbeitszeitmodell. Bei unterjährigem Eintritt mit unrundem Anspruch arbeiten Sie am besten mit zwei Beschäftigungszeiträumen.
Ausgleich Überstunden & Urlaub — Altbestände an Urlaubstagen und Überstunden tragen Sie unter Mitarbeiterverwaltung > Ausgleich Überstd., Urlaub ein und gleichen sie dort künftig aus.
Mit dem zubuchbaren Personalmanagement enthält die Mitarbeiterakte zusätzlich Vertragsdaten, Vergütungen, Steuer & Versicherung, Skills, Mitarbeitergespräche und Notizen.
Datenmigration beim Onboarding: Bestehende Daten aus einem Altsystem übernimmt ZEP im Rahmen des Onboardings — in ZEP Clock typischerweise Mitarbeiter, Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Die erfassten Arbeitszeiten können Sie zusätzlich selbst per Excel importieren (siehe Persönliche Auswertungen). Für die übrige Migration wenden Sie sich an den ZEP-Support unter [email protected]. Dafür stellt ZEP Excel-Vorlagen bereit, die Sie mit Ihren Daten befüllen und zurücksenden. Wie Sie die Vorlagen ausfüllen, steht in Import-Vorlagen ausfüllen.
Erfassungswege für Ihr Unternehmen festlegen
Legen Sie früh fest, auf welchem Weg Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen erfasst werden. In ZEP Clock stehen folgende Wege zur Verfügung:
die Erfassung im Browser über das Stempelsymbol oben rechts,
der Menüpunkt Arbeitszeiten, sofern die manuelle Zeiterfassung nicht deaktiviert ist,
die ZEP Clock App mit Single-User-Modus für die persönliche und Multi-User-Modus für die gemeinsame Nutzung,
die ZEP Browser-Erweiterung für Google Chrome und Microsoft Edge,
als Hardware das ZEP Terminal sowie Partnerterminals (Datafox und EasySecure).
Welche Funktionen Ihre Produktlinie mitbringt, zeigt Produktlinien im Überblick. Entscheidend für die Einführung ist weniger die technische Vielfalt als eine klare Entscheidung: Welche Mitarbeitendengruppen erfassen im Browser, welche mobil, und wo sind Terminal-Lösungen sinnvoll?
Tipp: Ausführliche Informationen finden Sie im Artikel Projektzeiten und Arbeitszeiten.
Wichtige Verwaltungswege im Alltag kennen
Für Administratoren und Abteilungsleitende ist es wichtig zu wissen, wo Korrekturen und Nachträge im Alltag erfolgen.
Unter Mitarbeiter > Auswahl des Mitarbeitenden > Mitarbeiterverwaltung erfassen, ändern und korrigieren Sie Arbeitszeiten und Kalendereinträge anderer Mitarbeitender. In der internen Bemerkung dokumentieren Sie den Grund der Änderung. Diese Bemerkung ist für den Mitarbeitenden in der Arbeitszeithistorie sichtbar. So haben Personen mit Zusatzberechtigungen einen festen Ort für die täglichen Verwaltungsaufgaben, etwa um eine vergessene Stempelung nachzutragen.
Automatisierungen sinnvoll einsetzen
Unter Administration > System > Tasks automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben. Besonders hilfreich zum Start sind:
die Erinnerung an fehlende Zeiterfassung,
die Erinnerung an das Einstempeln,
das automatische Abmelden zu einer festen Uhrzeit oder nach einer bestimmten Anwesenheitsdauer,
Benachrichtigungen zu Beschäftigungszeiträumen, Fehlzeitenanträgen, Unterschreitungen der Sollstunden oder zur Monatssperre.
So stabilisieren Sie den laufenden Betrieb früh und beugen Fehlbuchungen vor.
