Die Kundenübersicht ist Ihr zentraler Einstiegspunkt in die Kundenverwaltung. Hier sehen Sie alle Kunden auf einen Blick, schränken die Liste über Filter ein, konfigurieren die angezeigten Spalten, starten Massenoperationen und exportieren die Daten. Sie öffnen die Übersicht über Kunden im Hauptmenü.
Hinweis: Die Kundenübersicht ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar, nicht in ZEP Clock. Welche Spalten, Filter und Massenoperationen sichtbar sind, hängt von der Produktlinie und den gebuchten Modulen ab.
Den Menüpunkt Kunden sehen Administratoren, Mitarbeitende mit der Rolle Controller oder User mit Zusatzrechten sowie Abteilungsleitende (mit dem Modul Standorte und Abteilungen).
Filter und Suche
Die Liste zeigt standardmäßig alle aktiven Kunden. Über die Filter-Sektion oberhalb der Tabelle schränken Sie die Auswahl ein. Nach jeder Änderung klicken Sie auf Ausführen, um die Liste neu aufzubauen.
Verfügbare Filter:
Abteilung — Kunden einer oder mehrerer Abteilungen anzeigen (mit Modul Standorte und Abteilungen).
aktiv / inaktiv / alle — schaltet zwischen rein aktiven Kunden, ausschließlich inaktiven oder beiden gemeinsam um.
Suchbegriff — Volltextsuche unabhängig von Groß-/Kleinschreibung über Kundennummer und Name.
Branche — eine oder mehrere Branchen sowie die Sonderauswahl OHNE für Kunden ohne Branchenzuordnung.
Kategorien — eine oder mehrere Kategorien, wahlweise mit UND- oder ODER-Verknüpfung.
Kundenverantwortlicher — Filterung nach einer oder mehreren zuständigen Personen.
Land-Kennung — nur sichtbar mit Modul Export für Buchhaltung.
MwSt — Mehrwertsteuersatz als Filter (in allen Linien außer ZEP Compact-Light-Basis).
Skontofrist — gefilterter Tagebereich.
Zahlungsziel — gefilterter Tagebereich.
nur Salesforce Kunden anzeigen — nur mit Modul Salesforce.
nur HubSpot Kunden anzeigen — nur mit Modul HubSpot.
Häufig benötigte Filterkombinationen speichern Sie über das Stern-Symbol als Favoriten ab und rufen sie mit einem Klick wieder auf.
Tipp: Um ehemalige Kunden anzuzeigen, schalten Sie das Aktiv-Inaktiv-Filter auf inaktiv oder alle. Sonst blendet die Liste diese Kunden aus.
Tabellenkonfiguration
Die Kundenliste lässt sich pro Anwender individuell zuschneiden — welche Spalten sichtbar sind, in welcher Reihenfolge sie stehen, wie sortiert wird und welche Buchstaben-Auswahl gerade greift.
Über das Zahnrad-Symbol oben rechts an der Tabelle öffnen Sie den Konfigurations-Dialog Konfiguration Tabellenspalten. Hier können Sie folgende Einstellungen separat für die HTML-Ansicht im Browser und für den CSV-Export vornehmen:
Spalten ein- und ausblenden — per Checkbox legen Sie fest, welche Spalten sichtbar sind. Die Pflichtspalten Kundennummer und Name bleiben immer eingeblendet.
Reihenfolge ändern — per Drag & Drop verschieben Sie Spalten an die gewünschte Position.
Sortierung — ein Klick auf eine Spaltenüberschrift wechselt zwischen aufsteigend und absteigend. Mit gehaltener Shift-Taste sortieren Sie über mehrere Spalten gleichzeitig.
Spaltenbreite — den Trennstrich zwischen zwei Spaltenüberschriften ziehen Sie mit der Maus, um die Breite anzupassen.
Persistenz — Spaltenwahl, Reihenfolge, Breite und Sortierung werden pro Anwender gespeichert und stehen beim nächsten Login wieder zur Verfügung.
Welche Spalten überhaupt zur Auswahl stehen, hängt von der Produktlinie und den gebuchten Modulen ab. Spalten wie Preistabellen, Maschinenlesbares Format oder Leitweg-ID erscheinen nur mit den jeweiligen Modulen (Umsätze und Kosten, Rechnungsstellung). Mit dem Modul Standorte und Abteilungen kommt die Spalte Abteilung hinzu, mit Export für Buchhaltung die Debitorennummer.
Direkt über der Tabelle finden Sie die Alphabet-Zeile: Klicken Sie auf einen Buchstaben, schränkt sich die Liste auf Kunden ein, deren Name oder Kundennummer mit diesem Buchstaben beginnt. Der aktive Buchstabe wird etwas größer und ohne Unterstreichung dargestellt. Ein Klick auf alle hebt diese Einschränkung wieder auf.
Sprung-Verhalten der Tabelle: Klick auf die Kundennummer öffnet den entsprechenden Kunden direkt. Klick auf den Namen des Kundenverantwortlichen springt zum Menü des Mitarbeitenden. Klick auf den Namen eines Ansprechpartners öffnet die Ansprechpartner-Liste des Kunden.
Hinweis: Die Default-Sortierung ist nach Kurzform. Zahlen und Sonderzeichen werden vor dem A einsortiert, deutsche Umlaute (ä, ö, ü) erst nach dem Z.
Massenoperationen
Über die Checkboxen vor den Zeilen wählen Sie einen oder mehrere Kunden aus. Sobald mindestens ein Kunde markiert ist, öffnen Sie über das Aktionen-Menü oberhalb der Tabelle die Massenoperation. Welche Aktionen sichtbar sind, hängt von Ihrer Rolle und den gebuchten Modulen ab.
Standardumfang in allen Produktlinien mit Kundenverwaltung:
Daten ändern — gemeinsame Werte mehrerer Kunden in einem Schritt setzen: Branche, MwSt, Land-Kennung, Automatische Rechnungsstellung, Skontofrist, Zahlungsziel, aktiv / inaktiv.
Kategorien hinzufügen — eine oder mehrere Kategorien auf alle ausgewählten Kunden anwenden. Optional: bereits zugeordnete Kategorien zuvor entfernen.
Kategorien entfernen — eine oder mehrere Kategorien gleichzeitig von ausgewählten Kunden entfernen.
Kundenverantwortliche hinzufügen — eine oder mehrere Personen als Kundenverantwortliche auf alle ausgewählten Kunden anwenden. Optionen: Kundenverantwortlicher darf Kunden ändern und Kundenverantwortlicher mit Budgetverantwortung.
Kundenverantwortliche entfernen — gewählte Personen aus der Kundenverantwortlichen-Liste mehrerer Kunden gleichzeitig entfernen.
Mit Zusatzmodulen werden weitere Aktionen freigeschaltet:
Abteilungszuordnung ändern — mehrere Kunden einer neuen Abteilung zuweisen (mit Modul Standorte und Abteilungen).
Maschinenlesbares Rechnungsformat ändern — Format wie XRechnung oder ZUGFeRD in einem Schritt für mehrere Kunden festlegen (mit Modul Rechnungsstellung).
Hinweis: Eine Aktion betrifft immer nur die aktuell ausgewählten Kunden. Die Auswahl bleibt zwischen Filteränderungen erhalten — prüfen Sie vor einer Massenaktion immer, welche Kunden markiert sind.
Export
Aus der Kundenübersicht exportieren Sie die aktuelle Auswahl auf zwei Wegen. Beide berücksichtigen die aktiven Filter und die aktuell sichtbaren Spalten.
Tabellen-Export
Direkt an der Kundenliste finden Sie ein Export-Symbol an der Tabelle. Ein Klick öffnet das Format-Menü mit den Optionen:
CSV — strukturiertes Trennzeichen-Format, gemäß Ihrer Einstellungen unter Konfiguration Tabellenspalten > CSV.
Excel — direkter Download als XLSX zur Weiterverarbeitung in Microsoft Excel, Google Sheets oder LibreOffice Calc.
Sinnvoll für die Übergabe an externe Werkzeuge wie Marketing-Plattformen, Buchhaltung oder zur Erstellung individueller Reports.
Export über die Vorschau
Neben dem Ausführen-Button oberhalb der Tabelle finden Sie die Vorschau. Sie öffnet die aktuelle Kundenliste mit allen sichtbaren Spalten direkt in ZEP. Über das Format-Auswahlfeld in der Vorschau wechseln Sie auf das gewünschte Ausgabeformat und laden das Dokument anschließend lokal herunter. Folgende Ausgabeformate stehen zur Verfügung:
PDF — für Ausdruck und Versand
DOCX (Microsoft Word) — zum Weiterbearbeiten
ODT (OpenDocument) — für LibreOffice, Pages oder andere Office-Programme
Tipp: Für tiefergehende kundenbezogene Auswertungen — etwa Umsätze, Rentabilität oder Plan/Ist — nutzen Sie die Kundenauswertungen.