Die Kundenübersicht ist Ihr zentraler Einstiegspunkt in die Kundenverwaltung. Hier sehen Sie alle Kunden auf einen Blick, schränken die Liste über Filter ein, konfigurieren die angezeigten Spalten, starten Massenoperationen und exportieren die Daten. Sie öffnen die Übersicht über Kunden im Hauptmenü.
Hinweis: Die Projekt- und Kundenverwaltung ist in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business enthalten. Welche Spalten, Filter und Massenoperationen sichtbar sind, hängt von der Produktlinie und den gebuchten Modulen ab.
Den Menüpunkt Kunden sieht, wessen Rolle unter Rollen & Rechte im Bereich Kunden mindestens ein Recht mit Anzeigen hat, etwa Kundenstammdaten. Administratoren sehen ihn immer.
Filter und Suche
Die Liste zeigt standardmäßig alle aktiven Kunden. Über die Filter-Sektion oberhalb der Tabelle schränken Sie die Auswahl ein. Nach jeder Änderung klicken Sie auf Ausführen, um die Liste neu aufzubauen.
Verfügbare Filter:
Abteilung — Kunden einer oder mehrerer Abteilungen anzeigen (mit dem Bereich Standorte und Abteilungen).
aktiv / inaktiv / alle — schaltet zwischen rein aktiven Kunden, ausschließlich inaktiven oder beiden gemeinsam um.
Suchbegriff — Volltextsuche unabhängig von Groß-/Kleinschreibung über Kundennummer und Name.
Branche — eine oder mehrere Branchen sowie die Sonderauswahl OHNE für Kunden ohne Branchenzuordnung.
Kategorien — eine oder mehrere Kategorien, wahlweise mit UND- oder ODER-Verknüpfung.
Kundenverantwortlicher — Filterung nach einer oder mehreren zuständigen Personen.
Kennung für das Land — nur sichtbar mit dem Bereich Export für Buchhaltung.
MwSt — Mehrwertsteuersatz als Filter (ab ZEP Control).
Skontofrist — gefilterter Tagebereich.
Zahlungsziel — gefilterter Tagebereich.
nur Salesforce Kunden anzeigen — nur mit eingerichteter Salesforce-Schnittstelle.
nur HubSpot Kunden anzeigen — nur mit eingerichteter HubSpot-Schnittstelle.
Häufig benötigte Filterkombinationen speichern Sie über das Stern-Symbol als Favoriten ab und rufen sie mit einem Klick wieder auf.
Tipp: Um ehemalige Kunden anzuzeigen, schalten Sie das Aktiv-Inaktiv-Filter auf inaktiv oder alle. Sonst blendet die Liste diese Kunden aus.
Beim Filter Abteilung richtet sich die Auswahlliste nach Ihrer Berechtigungsstufe: Abteilungsleitende ohne weitere Zusatzrechte sehen nur die Abteilung oder Abteilungen, die sie leiten, während Administratoren, Controller, Projektcontroller und Nutzer mit der Berechtigungsstufe „User mit Zusatzrechten" alle Abteilungen zur Auswahl erhalten. Inaktive Abteilungen werden in dieser Liste nicht angeboten. Voreingestellt ist die Abteilung des angemeldeten Benutzers beziehungsweise die von ihm geleitete Abteilung. Unter Administration > Abteilungen > Einstellungen lässt sich die Option „Voreinstellung Abteilungen 'beliebig'" aktivieren, damit für die genannten Berechtigungsstufen stattdessen die Option „- Beliebig -" vorbelegt ist. Sobald Sie eine einzelne Abteilung auswählen, zeigt die Liste nur Kunden dieser Abteilung. Über die Checkbox unterhalb des Filters legen Sie zusätzlich fest, ob auch Kunden der Unterabteilungen der ausgewählten Abteilung in die Liste aufgenommen werden. Wählen Sie stattdessen die Option „- Beliebig -", werden alle Kunden angezeigt, unabhängig von der Abteilungszugehörigkeit, auch wenn Ihre eigene Abteilung inaktiv ist.
Tabellenkonfiguration
Die Kundenliste lässt sich pro Anwender individuell zuschneiden — welche Spalten sichtbar sind, in welcher Reihenfolge sie stehen, wie sortiert wird und welche Buchstaben-Auswahl gerade greift.
Über das Zahnrad-Symbol oben rechts an der Tabelle öffnen Sie den Konfigurations-Dialog Tabellenspalten. Hier können Sie folgende Einstellungen separat für die HTML-Ansicht im Browser und für den CSV-Export vornehmen:
Spalten ein- und ausblenden — per Checkbox legen Sie fest, welche Spalten sichtbar sind. Die Spalten KNr und Kundenverantwortlicher bleiben immer eingeblendet.
Reihenfolge ändern — per Drag & Drop verschieben Sie Spalten an die gewünschte Position.
Sortierung — ein Klick auf eine Spaltenüberschrift wechselt zwischen aufsteigend und absteigend. Mit gehaltener Shift-Taste sortieren Sie über mehrere Spalten gleichzeitig.
Spaltenbreite — den Trennstrich zwischen zwei Spaltenüberschriften ziehen Sie mit der Maus, um die Breite anzupassen.
Persistenz — die Spaltenkonfiguration wird pro Anwender gespeichert und steht beim nächsten Login wieder zur Verfügung. Die Sortierung per Klick auf eine Spaltenüberschrift gilt für die laufende Sitzung.
Welche Spalten überhaupt zur Auswahl stehen, hängt von der Produktlinie und den gebuchten Modulen ab. Maschinenlesbares Format und Leitweg-ID erscheinen nur mit dem Bereich Rechnungsstellung. Die Spalte Preistabellen steht ab ZEP Control zur Verfügung, weil dort Umsätze und Kosten enthalten sind. Mit dem Modul Standorte und Abteilungen kommt die Spalte Abteilung hinzu, mit Export für Buchhaltung die Debitorennummer.
Direkt über der Tabelle finden Sie die Alphabet-Zeile: Klicken Sie auf einen Buchstaben, schränkt sich die Liste auf Kunden ein, deren Name oder Kundennummer mit diesem Buchstaben beginnt. Der aktive Buchstabe wird etwas größer und ohne Unterstreichung dargestellt. Ein Klick auf alle hebt diese Einschränkung wieder auf.
Sprung-Verhalten der Tabelle: Klick auf die Kundennummer öffnet den entsprechenden Kunden direkt. Klick auf den Namen des Kundenverantwortlichen springt zum Menü des Mitarbeitenden. Klick auf den Namen eines Ansprechpartners öffnet die Ansprechpartner-Liste des Kunden.
Hinweis: Die Liste ist nach Kunden-Nr oder nach Name sortiert, je nach der Einstellung Kundensortierung in der Kundenverwaltung und Auswertungen nach: unter Administration > Kunden > Einstellungen. Zahlen und Sonderzeichen werden vor dem A einsortiert, deutsche Umlaute (ä, ö, ü) erst nach dem Z.
Massenoperationen
Über die Checkboxen vor den Zeilen wählen Sie einen oder mehrere Kunden aus. Sobald mindestens ein Kunde markiert ist, öffnen Sie über das Aktionen-Menü oberhalb der Tabelle die Massenoperation. Welche Aktionen sichtbar sind, hängt von Ihrer Rolle und den gebuchten Modulen ab.
Standardumfang in allen Produktlinien mit Kundenverwaltung:
Daten ändern — gemeinsame Werte mehrerer Kunden in einem Schritt setzen: Branche, MwSt, Kennung für das Land, Automatische Rechnungsstellung, Skontofrist, Zahlungsziel, aktiv / inaktiv.
Kategorien hinzufügen — eine oder mehrere Kategorien auf alle ausgewählten Kunden anwenden. Optional: bereits zugeordnete Kategorien zuvor entfernen.
Kategorien entfernen — eine oder mehrere Kategorien gleichzeitig von ausgewählten Kunden entfernen.
Kundenverantwortliche hinzufügen — eine oder mehrere Personen als Kundenverantwortliche auf alle ausgewählten Kunden anwenden. Optionen: Kundenverantwortlicher darf Kunden ändern und Kundenverantwortlicher mit Budgetverantwortung.
Kundenverantwortliche entfernen — gewählte Personen aus der Kundenverantwortlichen-Liste mehrerer Kunden gleichzeitig entfernen.
Mit Zusatzmodulen werden weitere Aktionen freigeschaltet:
Abteilungszuordnung ändern — mehrere Kunden einer neuen Abteilung zuweisen (mit dem Bereich Standorte und Abteilungen).
Maschinenlesbares Rechnungsformat ändern — Format wie XRechnung oder ZUGFeRD in einem Schritt für mehrere Kunden festlegen (mit dem Bereich Rechnungsstellung).
Hinweis: Eine Aktion betrifft immer nur die aktuell ausgewählten Kunden. Die Auswahl bleibt zwischen Filteränderungen erhalten — prüfen Sie vor einer Massenaktion immer, welche Kunden markiert sind.
Maschinenlesbares Rechnungsformat für mehrere Kunden setzen
Diese Aktion ist der Weg, wenn Sie auf eine neue Fassung von ZUGFeRD oder XRechnung umstellen. Statt jede Kundenadresse einzeln zu öffnen, setzen Sie das Format für den ganzen Bestand in einem Durchgang.
Grenzen Sie die Liste über die Filter auf die betroffenen Kunden ein, etwa über Kennung für das Land.
Markieren Sie die Kunden über die Checkboxen vor den Zeilen.
Wählen Sie im Aktionen-Menü den Eintrag Maschinenlesbares Rechnungsformat ändern und darin das gewünschte Format.
Vorsicht: Geändert wird ausschließlich die Rechnungsadresse beziehungsweise die primäre Rechnungsadresse. Weitere Adressen eines Kunden behalten ihr bisheriges Format. Fehlt bei einem Kunden eine der vier Pflichtangaben PLZ, Ort, Ländercode oder Adresszeile 1, überspringt ZEP diesen Kunden. Prüfen Sie den Bestand deshalb vor dem Umstellen und zählen Sie danach nach, ob alle markierten Kunden das neue Format tragen.
Hinweis: Welche Formate zur Auswahl stehen und welche Angaben ein Format darüber hinaus verlangt, beschreibt Maschinenlesbare Rechnungsformate.
Export
Aus der Kundenübersicht exportieren Sie die aktuelle Auswahl auf zwei Wegen. Beide berücksichtigen die aktiven Filter und die aktuell sichtbaren Spalten.
Tabellen-Export
Direkt an der Kundenliste finden Sie ein Export-Symbol an der Tabelle. Ein Klick öffnet das Format-Menü mit den Optionen:
CSV — strukturiertes Trennzeichen-Format, gemäß Ihrer Einstellungen unter Tabellenspalten > CSV.
Excel — direkter Download als XLSX zur Weiterverarbeitung in Microsoft Excel, Google Sheets oder LibreOffice Calc.
Sinnvoll für die Übergabe an externe Werkzeuge wie Marketing-Plattformen, Buchhaltung oder zur Erstellung individueller Reports.
Export über die Vorschau
Neben dem Ausführen-Button oberhalb der Tabelle finden Sie die Vorschau. Sie öffnet die aktuelle Kundenliste mit allen sichtbaren Spalten direkt in ZEP. Über das Format-Auswahlfeld in der Vorschau wechseln Sie auf das gewünschte Ausgabeformat und laden das Dokument anschließend lokal herunter. Folgende Ausgabeformate stehen zur Verfügung:
PDF — für Ausdruck und Versand
DOCX (Microsoft Word) — zum Weiterbearbeiten
ODT (OpenDocument) — für LibreOffice, Pages oder andere Office-Programme
Tipp: Für tiefergehende kundenbezogene Auswertungen, etwa Umsätze, Rentabilität oder Plan/Ist, nutzen Sie die Kundenauswertungen.