In der Administration unter Meine Firma hinterlegen Sie die systemweiten Grundeinstellungen Ihres ZEP-Mandanten: Erscheinungsbild, E-Mail-Versand, Unternehmensdaten für Rechnungen, Bankverbindungen, Briefpapier sowie Login- und Kennwort-Richtlinien. Die Box ist in allen drei Produktlinien verfügbar; einzelne Untermenüpunkte erscheinen je nach lizenzierten Zusatzmodulen.

Den Bereich erreichen Sie über Administration > Meine Firma. Voraussetzung ist die Rolle Administrator.

Im Untermenüpunkt Allgemein bestimmen Sie das Erscheinungsbild Ihres ZEP, die Standard-Sprache, die Anzahl Einträge pro Tabellenseite und einige systemweite Sicherheits-Voreinstellungen.

Sie laden Ihr Firmenlogo (maximal 1 MB) hoch. ZEP zeigt es ausschließlich innerhalb der Webanwendung an: auf der Anmeldeseite sowie in der oberen Navigation der laufenden Anwendung. Für die Darstellung auf gedruckten Auswertungen, Rechnungen und PDF-Exporten ist das Briefpapier zuständig — Logo und Briefpapier sind getrennte Konfigurationen.

Drei Farbfelder steuern das Erscheinungsbild Ihres ZEP. ZEP Farbe setzt die primäre Akzentfarbe für Buttons, Hervorhebungen und Kopfleisten. App DarkMode Farbe setzt die Akzentfarbe für die mobile ZEP-App im Dark-Mode. Link Farbe bestimmt die Farbe von Verlinkungen in Texten.

Sie geben einen Hex-Farbwert ein oder wählen die Farbe über die Farbpalette. Möchten Sie zur ZEP-Standardfarbe zurückkehren, löschen Sie das jeweilige Feld komplett und speichern erneut.

Über die Checkbox ZEP Logo in schwarz-weiß darstellen zeigt ZEP sein eigenes Logo monochrom statt in den ZEP-Standardfarben. Besonders hilfreich, wenn Sie eine starke Akzentfarbe als ZEP Farbe und Link Farbe hinterlegt haben und die Original-Farben des ZEP-Logos optisch nicht mehr harmonisch zur Gesamtgestaltung passen. Die Einstellung wirkt sich auf die Webanwendung aus, nicht auf das hochgeladene Firmenlogo.

Sie legen fest, ob ZEP grundsätzlich eine SSL-verschlüsselte Verbindung erzwingt, diese als Option anbietet oder ausschließt. ZEP empfiehlt durchgehend SSL. Beim Wechsel von automatisch umleiten auf eine andere Einstellung müssen alle Anwendenden ihr ZEP-Session-Cookie im Browser manuell löschen, sonst ist kein erneutes Login möglich.

Steuert, ob die Browser-eigene Passwort-Speicherung erlaubt ist. Aktivierung erleichtert das tägliche Login an gleichen Geräten; Deaktivierung ist sinnvoll auf gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen oder unter strengen Compliance-Anforderungen, damit Anmeldedaten nicht im Browser-Zwischenspeicher landen.

Sie legen die Standard-Sprache für ZEP fest. Zur Spracheinstellung gehört auch die sprachtypische Formatierung von Datum, Uhrzeit und Dezimalzahlen. ZEP unterstützt sieben Sprachen: deutsch, englisch, französisch, spanisch, polnisch, slowakisch und türkisch — jeweils plus mehrerer regionaler Format-Varianten wie deutsch-österreichische oder englisch-britische Formatierung.

Mitarbeitende, Projekte und Ansprechpartner haben in der Regel die Einstellung -Standard- und sehen ZEP damit in dieser globalen Sprache. Eine abweichende Sprache lässt sich an drei Stellen individuell setzen:

Sie bestimmen, wie viele Zeilen ZEP standardmäßig pro blätterbarer Tabelle anzeigt (Projektverwaltung, Mitarbeiterverwaltung und vergleichbare Listen). Vorgabe ist 15. Hohe Werte sind nur bei großen Monitoren komfortabel — sonst entsteht ein unangenehmes Zusammenspiel aus Tabellen-Blättern und Browser-Scrollen.

Die Einstellung wirkt sich nicht auf vollständig dargestellte Auswertungs-Tabellen oder Popup-Listen aus. Ein Seitenumbruch erfolgt zudem erst, wenn die Folgeseite mindestens vier Einträge enthält.

Mit dieser Option blenden Sie den hinterlegten Firmennamen automatisch in der Kopfzeile aller gedruckten Auswertungen ein — nützlich, wenn das Briefpapier nicht bereits die Firmenangaben transportiert oder wenn Sie schnell zwischen Mandanten unterscheiden möchten.

Mit dieser Checkbox steuern Sie, ob ZEP Zeilenumbrüche in mehrzeiligen Textfeldern (zum Beispiel Projekt- oder Vorgangsbemerkungen) beim CSV-Export beibehält oder durch Leerzeichen ersetzt. Die Standardvorgabe orientiert sich daran, dass viele Tabellen-Tools (zum Beispiel ältere Excel-Versionen) Zeilenumbrüche innerhalb einer Zelle als neue Datenzeile interpretieren — die Spaltenstruktur des Exports geht damit verloren. Aktivieren Sie die Option, wenn Ihr Zielsystem mehrzeilige Zellen verarbeiten kann.

Im Untermenüpunkt E-Mail legen Sie fest, wie ZEP E-Mails versendet. Der Konfigurations-Screen gliedert sich in drei Teilbereiche: Allgemein (Mailserver-Wahl und Konfigurations-Pfad), Einstellungen für ZEP Mail-Client und automatisch verschickte E-Mails sowie Darstellung. Je nach Auswahl im Bereich Allgemein stehen zwei Konfigurations-Pfade zur Verfügung: ZEP-Mailserver mit [email protected], ZEP-Mailserver mit eigenen E-Mail-Adressen oder ein spezieller Postausgangs-Server (eigener SMTP-Server, optional mit OAuth).

Im Bereich Allgemein wählen Sie, über welchen Mailserver ZEP automatisch erzeugte E-Mails versendet: Plan-Stunden-Warnungen, Überstunden-Benachrichtigungen, Mails aus dem Ticketsystem und vergleichbare Sammel-Mails. Zwei Konfigurations-Pfade stehen zur Verfügung. Wir empfehlen den ZEP-Mailserver, weil er Mails sofort annimmt und in einer Hintergrund-Warteschlange verarbeitet. Die ZEP-Erfassung wartet nicht auf den Versand. Bei einem eigenen Mailserver muss ZEP die Mails synchron übergeben, was die Erfassung je nach Provider um einige Sekunden verzögern kann (vor allem beim Speichern von Zeitbuchungen mit ausgelösten Folge-Mails).

Standardkonfiguration ohne weiteren Aufwand. Sie wählen unter Mailserver die Option ZEP Mailserver verwenden; ZEP versendet automatisch erzeugte E-Mails mit der festen Absendeadresse [email protected]. Diese Variante ist die richtige Wahl, wenn Sie keine eigene Firmendomain als Absender benötigen.

Sie wählen Eigenen Mailserver verwenden und hinterlegen Ihren SMTP-Server mit den passenden Zugangsdaten: Server, Port, Verbindungssicherheit, Benutzername und Kennwort. Die Absendeadresse muss zwingend zu Ihrer Domain gehören — [email protected] ist nicht zulässig, weil unser SPF-Record nur ZEP-Systemen den Versand erlaubt.

Bei modernen Cloud-Mailern (Microsoft 365, Google Workspace) sichern Sie den Zugriff statt mit Benutzername und Kennwort über OAuth. ZEP unterstützt drei OAuth-Pfade — die Details stehen im nächsten Bereich.

Wenn Sie Speziellen Postausgangs-Server verwenden gewählt haben und ZEP über einen Cloud-Mailer per OAuth anbinden möchten, stehen drei Pfade zur Verfügung: Microsoft OAuth Azure (klassischer SMTP-Versand mit OAuth-Authentifizierung), Microsoft Graph API (Versand direkt über die Graph-API, ohne SMTP) und Google-Mail.

Für den Versand über Microsoft 365 per SMTP mit Azure-OAuth registrieren Sie ZEP einmalig als App in Azure und hinterlegen die Zugangsdaten in ZEP.

Schritte in Azure:

Schritte in ZEP unter Administration > Meine Firma > E-Mail > Einstellungen ändern: Speziellen Postausgangs-Server verwenden wählen und die Felder befüllen:

Auf Speichern klicken, anschließend das Symbol für den externen Link anklicken — Sie werden zur Anmeldeseite von Office 365 weitergeleitet. Nach erfolgreicher Anmeldung kehren Sie automatisch zur Mailbox-Seite in ZEP zurück. Damit ist die Einrichtung abgeschlossen.

Alternative ohne SMTP-Protokoll: ZEP versendet die Mails direkt über die Microsoft-Graph-API. Diese Variante umgeht SMTP-spezifische Einschränkungen Ihrer Microsoft-365-Umgebung und ist bei strikten Compliance-Anforderungen häufig der bevorzugte Weg.

Schritte in Entra ID (Azure):

In ZEP unter Meine Firma > E-Mail > Einstellungen ändern: Eigenen Mailserver verwenden > Microsoft (Graph API) auswählen und folgende Daten aus Entra ID übernehmen:

Für den Versand über Google-Konten registrieren Sie ZEP als App in der Google Cloud Console. Eine ausführliche Anleitung zur App-Registrierung in Google finden Sie unter support.google.com/cloud/answer/6158849.

Sie registrieren den Mailversand von ZEP als App über cloud.google.com/console. Dort erhalten Sie OAuth-ID und OAuth-Secret, die Sie in ZEP eintragen. Die Umleitungs-URL finden Sie in den ZEP-Einstellungen, sobald Sie auf Google-OAuth umstellen — in der Regel https://www.zep-online.de/zepXXXXXXXXXX/view/oauth2smtp.php, wobei Sie Ihren ZEP-Namen ersetzen müssen.

Schritte in ZEP unter Administration > Meine Firma > E-Mail > Einstellungen ändern:

Nach dem Speichern erscheint ein Pfeilsymbol in einem Kästchen. Darüber melden Sie sich einmalig bei Google an und erteilen per Pop-Up die nötigen Berechtigungen. Über das Briefsymbol versenden Sie anschließend eine Testmail zur Verifikation.

Für die E-Mails, die ZEP automatisch erzeugt (Plan-Stunden-Warnung, Überstunden-Benachrichtigung, Ticket-Updates, Stundennachweis-Bestätigung), hinterlegen Sie Absendename, Absendeadresse, Antwortname und Antwortadresse. Empfangende sehen in ihrem Mail-Programm folgende Angaben:

Da meist nicht gewünscht wird, dass Empfangende auf diese automatisch erzeugten Mails antworten, wird häufig eine noreply-Antwortadresse verwendet. Bei aktivem speziellen Postausgangs-Server sind typische Werte: Absendename ZEP, Absendeadresse [email protected].

Standardmäßig öffnet ZEP beim Klick auf eine E-Mail-Adresse den lokalen Mail-Client der Anwendenden (Outlook, Notes, Apple Mail). Über die Checkbox ZEP Mail-Client benutzen aktivieren Sie alternativ den eingebauten ZEP-Mail-Client. Vorteil: keine Längenbegrenzung der Mail, einheitliche Oberfläche unabhängig vom lokalen Programm.

Über das Feld Trennzeichen für E-Mail-Adressen legen Sie global fest, ob zwischen mehreren Empfangenden ein Komma oder ein Semikolon steht — manche Mailprogramme akzeptieren nur die eine oder die andere Schreibweise. Sobald Mitarbeitende eine eigene Einstellung im Profil gespeichert haben, gilt die globale Vorgabe für sie nicht mehr.

Im Bereich Darstellung gestalten Sie über E-Mail-Kopf und E-Mail-Fuß per HTML-Editor den Briefkopf und die Fußzeile aller von ZEP versendeten Mails — typischerweise Logo, Firmenangaben und rechtliche Pflichtfußzeile. Beide Editoren akzeptieren HTML inkl. Inline-CSS für formatierte Darstellung.

Über die Checkbox E-Mail in voller Breite darstellen wählen Sie, ob ZEP die Mail-Vorlage über die volle Browser-Breite zeigt oder zentriert in fester Breite. Voll-Breite eignet sich für Templates mit breiten Tabellen, fester Breite für klassische Brief-Layouts.

Im Untermenüpunkt Unternehmensdaten hinterlegen Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens. ZEP nutzt diese Daten als Rechnungsabsender für ZUGFeRD- und XRechnung-Erstellung, für den Swiss QR-Code sowie als Platzhalter-Variablen in Ihrem Briefpapier. Ändern sich die Unternehmensdaten (Geschäftsform, Anschrift, Vorstandsmitglieder), pflegen Sie sie hier — die Aktualisierung wird automatisch in alle Briefpapiervorlagen übernommen, die entsprechende Platzhalter enthalten.

Pflichtfelder für jede juristisch korrekte Rechnungsausgabe: Name, Adresszeile 1, optional Adresszeile 2, PLZ, Ort und Ländercode. Diese Daten erscheinen in der Absenderzeile gedruckter Auswertungen und in ZUGFeRD- bzw. XRechnung-Metadaten. Der Ländercode steuert zusätzlich landesspezifische Felder (zum Beispiel Schweizer Sonderfelder wie BESR-Id).

Felder für Telefon, Fax, E-Mail und Webseite. Diese Daten stehen als Briefpapier-Platzhalter zur Verfügung und werden in Rechnungs-PDFs angezeigt, sofern Ihr Briefpapier sie referenziert. Sinnvoll gepflegt erscheinen sie automatisch in jeder ausgehenden Geschäftspost.

Optionaler PayPal.Me Name, der als Briefpapier-Platzhalter zur Verfügung steht. Damit lassen sich Rechnungen mit einer direkten Zahlungs-Aufforderung über PayPal.Me ergänzen — Empfangende klicken auf den Link und gelangen direkt in das PayPal-Zahlungsformular Ihrer Firma. Das Feld erscheint, sobald das Modul Rechnungsstellung lizenziert ist.

Über das Feld Gesellschafter/Geschäftsführer/Vorstand hinterlegen Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben zur Geschäftsleitung — abhängig von Ihrer Rechtsform. Die Angaben erscheinen typischerweise im Fuß von Rechnungen und Geschäftsbriefen, sobald Sie den entsprechenden Briefpapier-Platzhalter verwenden.

Pflicht für die Rechnungsausgabe gegenüber Geschäftskunden: USt-IdNr. (europäische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), Steuer-Nr. (nationale Steuernummer Ihres Finanzamts) und gegebenenfalls die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.). Alle drei Werte fließen in die ZUGFeRD-Metadaten und stehen als Briefpapier-Platzhalter zur Verfügung.

Felder für Handelsregisternummer und Zuständiges Registergericht. Pflichtangabe für eingetragene Kapital- und Personengesellschaften nach deutschem Handelsrecht. Wie die Geschäftsleitung erscheinen die Werte als Briefpapier-Platzhalter im Fuß ausgehender Geschäftspost und Rechnungen.

Felder Globale Identifikationsnummer und Globale Identifikationsnummer Typ. Als Typ wählen Sie zwischen GLN (Global Location Number) und DUNS (Dun & Bradstreet). Benötigt für den B2B-Datenaustausch und für bestimmte XRechnung-Profile, in denen eine eindeutige Unternehmens-Identifikation gefordert wird.

Die SEPA Gläubiger-ID brauchen Sie für den SEPA-Lastschrifteinzug von Kunden — die ID erhalten Sie beim Erstausgeber (für Deutschland: Deutsche Bundesbank). Die BESR-Id ist die schweizerische Einzahlungsschein-Bezugsnummer für den Swiss-QR-Code in der Schweiz und erscheint nur bei Ländercode CH.

Setzen Sie das Modul Abteilungen ein, können Sie pro Abteilung separate Unternehmensdaten hinterlegen. Sinnvoll, wenn Abteilungen rechtlich als eigene Firmen agieren oder unterschiedliche Bankverbindungen für die Rechnungsstellung nutzen. ZEP wählt die passenden Werte automatisch anhand der Abteilung des Projekts.

Im Untermenüpunkt Bankverbindungen hinterlegen Sie eine oder mehrere Bankverbindungen Ihres Unternehmens. ZEP nutzt diese Daten für ZUGFeRD- und XRechnungen, für den Bezahl-QR-Code und als Briefpapier-Platzhalter. Ändert sich die Bankverbindung (etwa nach einem Bankwechsel), pflegen Sie sie hier zentral — alle Briefpapier-Platzhalter aktualisieren sich automatisch.

Pro Bankverbindung pflegen Sie folgende Felder:

Bei mehreren hinterlegten Bankverbindungen wählen Sie pro Rechnung die passende aus. Eine Bankverbindung lässt sich als Standard markieren — sie wird dann automatisch in neue Rechnungen übernommen, ohne dass Mitarbeitende sie pro Vorgang manuell auswählen müssen.

Sind Name in den Unternehmensdaten und eine vollständige Bankverbindung (Bank, IBAN, BIC) hinterlegt, kann ZEP einen Bezahl-QR-Code (auch GiroCode bzw. EPC-QR-Code) auf Rechnungen ausgeben. Der QR-Code enthält Empfänger, IBAN, BIC, Betrag, Währung und Verwendungszweck — Kunden scannen ihn in der Banking-App und sparen sich das manuelle Übertragen der Daten in das Überweisungsformular.

Der Code erscheint nicht automatisch im Rechnungs-PDF. Sie aktivieren ihn über den Platzhalter %R_BEZAHLCODE% im oberen oder unteren Rechnungstext (Projekt- bzw. Kundenzusatzfelder). Für rechtsbündige Ausrichtung lässt sich der Platzhalter in eine Tabellenzelle mit rechtsbündiger Ausrichtung einbauen.

Setzen Sie das Modul Abteilungen ein, können Sie pro Abteilung separate Bankverbindungen pflegen. Sinnvoll, wenn Abteilungen rechtlich als eigene Firmen agieren und Kunden auf unterschiedliche Konten überweisen sollen. ZEP wählt die passende Bankverbindung automatisch anhand der Abteilung des Projekts und gibt sie in Rechnung, Mahnung und Briefpapier aus.

Im Untermenüpunkt Briefpapier hinterlegen Sie Ihr eigenes Briefpapier mit Logo, Anschrift, Bankverbindung und Pflichtangaben für die Geschäftspost. Alle PDF-, Word- und LibreOffice-Auswertungen von ZEP werden auf diesem Briefpapier ausgegeben. Ohne eigenes Briefpapier verwendet ZEP eine neutrale Standardvorlage mit Firmennamen und Seitenzahl in der Fußzeile.

Sie hinterlegen für jeden Auswertungs-Bereich ein eigenes Briefpapier:

ZEP liefert eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen des Briefpapiers in LibreOffice mit. Die Anleitung sowie eine Vorlage stehen direkt im Briefpapier-Bereich zum Download bereit. Detaillierte Anweisungen zu Dokumentvariablen, Seitenvorlagen, Absatzvorlagen und Layout finden Sie als Deep-Dive im separaten Zusatzartikel: Briefpapier erstellen und hochladen.

Sie hinterlegen pro Bereich getrennte Vorlagen je Sprache. ZEP unterstützt sieben Sprachen: deutsch, englisch, französisch, spanisch, polnisch, slowakisch und türkisch. Anhand der Projektsprache wählt ZEP automatisch die passende Vorlage. So lassen sich Rechnungen an internationale Kunden in der jeweils gewünschten Geschäftssprache erzeugen, ohne dass Mitarbeitende pro Rechnung manuell eine Vorlage zuweisen müssen.

Setzen Sie das Modul Abteilungen ein, können Sie pro Abteilung separate Briefpapiere hinterlegen — sinnvoll, wenn Abteilungen unter eigenem Briefkopf auftreten oder als eigene rechtliche Einheiten agieren. ZEP wählt die passende Vorlage automatisch anhand der Abteilung des Projekts.

Im Untermenüpunkt Login steuern Sie, wie sich Mitarbeitende an ZEP anmelden — klassisch per Benutzername und Kennwort, alternativ per OAuth (Google, Microsoft Azure, Keycloak, Okta, allgemeiner OAuth-Anbieter) oder per LDAP-Verzeichnisdienst.

Über die Checkbox IP-Adresse-Authentifizierung verwenden beschränken Sie den ZEP-Zugriff auf bestimmte IP-Adressen — zum Beispiel auf das Firmen-Netzwerk oder das VPN-Gateway. Tragen Sie die zugelassenen Adressen durch Leerzeichen getrennt ein. Anmeldungen außerhalb dieser IP-Liste werden abgelehnt, auch wenn Benutzername und Kennwort korrekt sind.

Über die Option Login via OAuth ermöglichen aktivieren Sie die Anmeldung über externe Identity-Provider. Mitarbeitende sehen anschließend einen OAuth-Login-Button auf der ZEP-Anmeldeseite und können sich mit ihrem Google-Konto, Microsoft-Konto, Keycloak-Konto oder einem allgemeinen OAuth-Anbieter anmelden, sofern die Mail-Adresse im OAuth-Konto mit der in ZEP hinterlegten übereinstimmt.

Registrieren Sie ZEP als App in der Google Cloud Console. Sie erhalten Client-ID (Google: Client-ID) und Client-Secret (Google: Clientschlüssel) und tragen die glogin.php-URL Ihres ZEP unter den autorisierten Weiterleitungs-URIs ein. Mitarbeitende benötigen anschließend im ZEP-Benutzer-Profil das Feld Google-ID mit der E-Mail-Adresse ihres Google-Kontos. Die Anmeldung startet über den Link Sign in with Google auf der ZEP-Loginseite.

Im Microsoft-App-Registrierungsportal (aka.ms/appregistrations) registrieren Sie ZEP, hinterlegen Name und Umleitungs-URL und legen unter Zertifikate & Geheimnisse einen Clientschlüssel an. Den Wert tragen Sie in ZEP unter Client Secret ein, die Anwendungs-ID unter Client ID. Bei eingeschränktem Mandanten zusätzlich die Tenant-ID.

Vollständiger Ablauf:

Weiterführende Microsoft-Dokumentation: docs.microsoft.com — Active Directory v2 Registration Portal.

Neben Google und Microsoft unterstützt ZEP auch Keycloak, Okta und Generic OAuth2 als Identity-Provider. Diese Varianten werden im Standard nicht allen Kunden automatisch angeboten — möchten Sie eine davon nutzen, melden Sie sich bitte beim ZEP-Support unter [email protected].

Pro Provider werden folgende Felder gepflegt:

Über die Checkbox Normales ZEP-Login sperren deaktivieren Sie die Benutzername-Kennwort-Anmeldung — sinnvoll, wenn Ihre Organisation ausschließlich OAuth oder LDAP nutzt. Bei aktiver Sperre erscheint zusätzlich die Multi-Select-Liste Wer darf ZEP-Login via Mail entsperren?. Tragen Sie hier alle Administratoren oder eine konkrete Adressliste ein. Diese Personen erhalten im Sperr-Fall einen Entsperr-Link per E-Mail und können den klassischen Login bei Bedarf wieder freischalten.

Im Tab LDAP wählen Sie über das Feld Login via die Anmelde-Methode aus (Standard, LDAP oder BIND-LDAP) und binden ZEP an einen LDAP-Verzeichnisdienst an. ZEP validiert anschließend die Zugangsdaten gegen den LDAP-Server.

Bei klassischem LDAP pflegen Sie folgende Felder:

Bei BIND-LDAP hinterlegen Sie zusätzlich Hosts (getrennt durch Leerzeichen), Port, Protocol Version, Bind DN, Bind Password und eine oder mehrere Search DN-Einträge. ZEP prüft die Verbindung vor dem Speichern — bei Fehlern wird nichts persistiert.

Im Untermenüpunkt Kennwort hinterlegen Sie Qualitätskriterien für die in ZEP verwendeten Kennwörter. Die Einstellungen gelten für alle Mitarbeitenden, die sich klassisch per Benutzername und Kennwort anmelden.

Sie geben eine Mindestlänge für das Kennwort vor (mindestens 4, höchstens 30 Zeichen). Die Vorgabe wird beim Anlegen oder Ändern eines Kennworts durchgesetzt — kürzere Kennwörter werden mit einer Validierungsmeldung abgelehnt.

Über die Checkboxen unter Das Kennwort muss mindestens folgende Zeichen enthalten: aktivieren Sie die Komplexitäts-Anforderungen — einzeln wählbar nach einen Kleinbuchstaben, einen Großbuchstaben, eine Ziffer und ein Sonderzeichen. Mehrere Checkboxen sind kumulativ; Mitarbeitende müssen dann alle aktivierten Klassen abdecken.

Im Feld Verfallstage geben Sie an, wie viele Tage ein Kennwort gültig ist. Nach Ablauf werden Mitarbeitende beim nächsten Login zur Vergabe eines neuen Kennworts aufgefordert. 0 bedeutet kein Ablauf.

Im Feld Erlaubte Fehlversuche begrenzen Sie, wie oft eine falsche Kennworteingabe akzeptiert wird, bevor das Konto zur Neuanforderung gesperrt wird. Eine sinnvolle Vorgabe verhindert Brute-Force-Angriffe, ohne legitime Tippfehler sofort zu blockieren.

Hat eine Anwendende ihr Kennwort vergessen oder die zulässigen Fehlversuche überschritten, bietet ZEP automatisch ein Reset-Formular auf der Anmeldeseite an. Benutzername oder E-Mail-Adresse genügen — ZEP versendet einen Link zum Setzen eines neuen Kennworts an die im Mitarbeiter-Profil hinterlegte E-Mail-Adresse.

Die Grundeinstellungen aus Meine Firma wirken über die gesamte Anwendung hinweg. Wichtige Berührungspunkte: