Die Mitarbeiterübersicht ist Ihr zentraler Einstiegspunkt in die Mitarbeiterverwaltung. Hier sehen Sie alle Mitarbeitenden auf einen Blick, schränken die Liste über Filter ein, konfigurieren die angezeigten Spalten, starten Massenoperationen und exportieren die Daten. Sie öffnen die Übersicht über Mitarbeiter im Hauptmenü.
Hinweis: Die Mitarbeiterübersicht ist in ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar. Welche Spalten und Filter sichtbar sind, hängt von der Produktlinie und den gebuchten Modulen ab.
Filter und Suche
Die Liste zeigt standardmäßig alle Mitarbeitenden, die zum aktuellen Datum beschäftigt sind. Über die Filterleiste oberhalb der Tabelle schränken Sie die Auswahl ein:
Abteilung: Mitarbeitende einer oder mehrerer Abteilungen anzeigen (mit Modul Standorte und Abteilungen).
Beschäftigungszeitraum: ein Stichtag oder ein Zeitraum, in dem der Mitarbeitende beschäftigt war — Standard ist das aktuelle Datum.
Zeitraum-Einstellung: beeinflusst, wie der Beschäftigungszeitraum-Filter ausgewertet wird — Beschäftigt (Beschäftigungszeitraum überschneidet den Filter), Eintritt (Eintrittsdatum innerhalb des Filters) oder Austritt (Austrittsdatum innerhalb des Filters).
Volltextsuche: Eingabefeld oben rechts, durchsucht Name, Vorname, Benutzername, Kurzzeichen und Personalnummer.
Kategorien: filtern auf Mitarbeitende einer oder mehrerer Kategorien (wenn Mitarbeiterkategorien in der Administration definiert sind).
Nicht freigegeben bis: Mitarbeitende, deren Daten bis zu einem bestimmten Stichtag noch nicht freigegeben sind (wenn die Mitarbeiterfreigabe aktiviert ist).
Standard-Preisgruppe: filtern nach hinterlegter Preisgruppe (in ZEP Compact und ZEP Professional mit Modul Umsätze und Kosten).
Anstellung: filtern zwischen Fest angestellt, Freelancer und Freelancer mit Gutschrift (mit Modul Externe Mitarbeitende und Gutschriften).
Häufig benötigte Filterkombinationen speichern Sie über das Stern-Symbol als Favoriten ab und rufen sie mit einem Klick wieder auf.
Tipp: Um ehemalige Mitarbeitende anzuzeigen, stellen Sie den Beschäftigungszeitraum auf einen Zeitraum in der Vergangenheit oder auf Unbeschränkt. Die Liste blendet diese Mitarbeitenden sonst aus, weil sie zum aktuellen Datum nicht mehr beschäftigt sind.
Tabellenkonfiguration
Die Mitarbeiterliste lässt sich pro Anwender individuell zuschneiden — welche Spalten sichtbar sind, in welcher Reihenfolge sie stehen und wie sortiert wird. Über das Zahnrad-Symbol oben rechts öffnen Sie die Spaltenkonfiguration.
Im Konfigurations-Dialog stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Spalten ein- und ausblenden: Per Checkbox legen Sie fest, welche Spalten sichtbar sind. Die Spalte Name bleibt als Pflichtspalte immer eingeblendet, damit jede Zeile eindeutig zuordenbar bleibt.
Reihenfolge ändern: Per Drag & Drop verschieben Sie Spalten an die gewünschte Position. So bringen Sie etwa Personalnummer, Standard-Preisgruppe oder Abteilung weiter nach vorne, wenn Sie sie täglich brauchen.
Sortierung: Ein Klick auf die Spaltenüberschrift wechselt zwischen aufsteigend und absteigend. Mit gehaltener Shift-Taste sortieren Sie über mehrere Spalten gleichzeitig — beispielsweise erst nach Abteilung, dann nach Nachname.
Spaltenbreite: Den Trennstrich zwischen zwei Spaltenüberschriften ziehen Sie mit der Maus, um die Breite anzupassen — sinnvoll bei langen Namen oder breiten Personalnummern.
Persistenz: Spaltenwahl, Reihenfolge, Breite und Sortierung werden pro Anwender gespeichert und stehen beim nächsten Login automatisch wieder zur Verfügung. Jeder Anwender konfiguriert seine Sicht selbst, ohne andere zu beeinflussen.
Welche Spalten überhaupt zur Auswahl stehen, hängt von der Produktlinie und den gebuchten Modulen ab. Spalten wie Standard-Preisgruppe oder Anstellung erscheinen nur, wenn die entsprechenden Module aktiv sind. Mit dem Modul Standorte und Abteilungen kommen außerdem die Abteilungs- und Standort-Spalten hinzu.
Massenoperationen
Über die Checkboxen links in der Tabelle wählen Sie mehrere Mitarbeitende gleichzeitig aus. Sobald mindestens ein Mitarbeitender markiert ist, öffnen Sie über das Aktionen-Menü oben die Massenoperation. Welche Aktionen sichtbar sind, hängt von Ihrer Rolle und den gebuchten Modulen ab.
Standardumfang in allen Produktlinien:
Kategorien hinzufügen oder entfernen — Mehrere Mitarbeitende einer oder mehreren Mitarbeiterkategorien zuordnen oder Zuordnungen entfernen.
Rolle ändern — Mehrere Mitarbeitende auf eine andere Rolle umstellen. Administrator-Rollen vergeben nur Administratoren.
Mit Modul Abwesenheiten und Überstunden:
Fehlzeiten eintragen — Genehmigte Fehlzeit (Fehlgrund, Zeitraum, Bemerkung) für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig anlegen.
Pausenregelung zuordnen — Pausenregelung mit Startdatum auf mehrere Mitarbeitende anwenden.
Abgegoltene Überstunden ändern — Mit dem Gehalt abgegoltene Überstunden pro Monat anpassen.
Genehmigte Mehrarbeit ändern — Mehrarbeits-Stunden und Verrechnungsart in einem Schritt setzen.
Mit Modul Umsätze und Kosten:
Standard-Preisgruppe ändern — Tarif mehrerer Mitarbeitender in einem Schritt umstellen.
Projektzeiten generieren — Lücken in der Projektzeiterfassung mit einer Standardtätigkeit automatisch füllen.
Mit weiteren Modulen:
Anstellung ändern — Fest angestellt, Freelancer oder Freelancer mit Gutschrift in einem Schritt setzen (in ZEP Compact und ZEP Professional, wenn in der Administration Freie Mitarbeiter und Gutschriften aktivieren gesetzt ist).
Manuelle Zeiterfassung deaktivieren — Pflicht zur Stempelung über die ZEP Clock App für mehrere Mitarbeitende setzen (mit aktiver Anwesenheits- oder Clock-Lizenz).
Anwesenheit im Web stempeln — Web-Stempelung für mehrere Mitarbeitende aktivieren oder deaktivieren (mit aktiver Anwesenheitserfassung).
Abteilung ändern — Mehrere Mitarbeitende einer neuen Abteilung zuweisen (mit Modul Standorte und Abteilungen).
Verpflegungsmehraufwendungen aktivieren — VMA-Berechtigung für mehrere Mitarbeitende setzen (mit Modul Reisekostenabrechnung).
Eine Aktion betrifft immer nur die aktuell ausgewählten Mitarbeitenden.
Export
Aus der Mitarbeiterübersicht exportieren Sie die aktuelle Auswahl auf zwei Wegen. Beide berücksichtigen die aktiven Filter und die aktuell sichtbaren Spalten.
Tabellen-Export
Direkt an der Mitarbeiterliste finden Sie ein Export-Symbol an der Tabelle. Ein Klick öffnet das Format-Menü mit den Optionen CSV und Excel. Sinnvoll für die Übergabe in Excel, Google Sheets oder zur Weiterverarbeitung in der Buchhaltung.
Export über die Vorschau
Neben dem Ausführen-Button oberhalb der Tabelle finden Sie die Vorschau. Sie öffnet die aktuelle Mitarbeiterliste mit allen sichtbaren Spalten direkt in ZEP. Über das Format-Auswahlfeld in der Vorschau wechseln Sie auf das gewünschte Ausgabeformat und laden das Dokument anschließend lokal herunter.
Folgende Ausgabeformate stehen zur Verfügung:
PDF — für Ausdruck und Versand
DOCX (Microsoft Word) — zum Weiterbearbeiten
ODT (OpenDocument) — für LibreOffice, Pages oder andere Office-Programme
Tipp: Wenn Sie eine Auswertung ehemals Beschäftigter exportieren möchten, setzen Sie zuerst den Beschäftigungszeitraum-Filter entsprechend (z. B. Unbeschränkt) und prüfen Sie, dass die Spalte Beschäftigt bis sichtbar ist. Beide Export-Wege übernehmen anschließend genau diese Auswahl.
Für tiefergehende Auswertungen, etwa Mitarbeiterliste über mehrere Zeiträume oder mit Vergleichsperioden, nutzen Sie die Mitarbeiterauswertungen im Auswertungsbereich.