Persönlicher Bereich ist ein Sammelbegriff dieser Anleitung für die Selbstsicht jedes eingeloggten Mitarbeitenden auf die eigenen Daten: Stammdaten, Dashboard, Projekt- oder Arbeitszeiten, Fehlzeiten & Termine, Belege, Aufgaben sowie persönliche Auswertungen. Einen gleichnamigen Menüpunkt gibt es in ZEP nicht — die Funktionen erreichen Sie über Ihr Profilbild oben rechts (Eintrag Profil), über Auswertungen > Meine Auswertungen und über die einzelnen Hauptmenüpunkte. Wer Mitarbeitende verwaltet, findet die Admin-Sicht in der Mitarbeiterverwaltung.
Hinweis: Der Persönliche Bereich ist in allen Produktlinien für alle eingeloggten Mitarbeitenden verfügbar. Welche Unterbereiche und Felder sichtbar sind, hängt von Ihrer Produktlinie und Ihrer Rolle ab.
Funktionen im Überblick
Der Persönliche Bereich bündelt alle Funktionen, die ein Mitarbeitender ohne Admin-Rechte über sich selbst nutzt. Erreichbar über Ihr Profilbild oben rechts (Eintrag Profil), über Auswertungen > Meine Auswertungen sowie über die einzelnen Hauptmenüpunkte für Projektzeiten, Arbeitszeiten, Fehlzeiten & Termine, Belege, Aufgaben und Planung.
Folgende Funktionen umfasst er:
Profil: eigene Stammdaten wie Adresse, Kontaktdaten und Bankverbindung, Sprache, Kalender-Standardansicht, Kennwort-Verwaltung sowie E-Mail-, Mobile-App- und Kalender-Einstellungen. Mit dem Personalmanagement pflegen Mitarbeitende dort auch ihre Skills.
Dashboard: Startsicht mit Ist- und Soll-Stunden, Jahresurlaub, Überstunden und je nach Produktlinie zusätzlich Projektverteilung, eigenen Tickets und eigenen Angeboten.
Persönliche Auswertungen: persönliche Auswertungen der eigenen Zeiten, Belege, Reisen, Kosten, Zuordnungen, Fehlzeiten und Zeitnachweise, gegliedert in die Gruppen Zeiten, Verwaltung, Überstunden und Fehlzeiten sowie Zeitnachweise. In ZEP Clock als Arbeitszeit-Auswertungen, in den übrigen Produktlinien projektbezogen. Details im Artikel Persönliche Auswertungen.
Projektzeiten und Arbeitszeiten: eigene Zeiterfassung mit Projektbuchung in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business und reiner Arbeitszeiterfassung in ZEP Clock. Inklusive Anwesenheitszeit per Stempeluhr.
Fehlzeiten und Termine: Kalender, Urlaubsanträge, Krankheits-Erfassung und persönliche Termine.
Belege: Erfassung eigener Reisekosten, Mietkosten und Spesen, ab ZEP Control sowie in ZEP Clock mit zugebuchter Reisekostenabrechnung.
Gutschriften: persönliche Abrechnungs-Übersicht für externe Mitarbeitende mit Gutschriftenverfahren, mit Dienstleistungen, Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und Belegerstattungen.
Aufgaben: persönliche und projektgebundene To-do-Verwaltung mit Status, Priorität, Unteraufgaben und Datei-Anhängen. Ab ZEP Control enthalten.
Planung: eigene Einplanung in der Ressourcenplanung über den Hauptmenüpunkt Planung, siehe Meine Einplanung – Ressourcenplanung. Mit der bisherigen Ressourcenplanung heißt der Hauptmenüpunkt Einplanung, siehe Einplanung.
Arbeitspakete: definierte Aufgaben-Bündel mit Zeitrahmen und Soll-Aufwand pro Projekt, Teil der bisherigen Ressourcenplanung.
Jeder dieser Bereiche filtert automatisch auf die eingeloggte Person. Mitarbeitende sehen ausschließlich die eigenen Daten, nicht die der Kollegen.
Welche Bereiche Sie sehen und bearbeiten dürfen, legt Ihre Rolle fest. Die Rechte dafür stehen unter Rollen & Rechte in der Gruppe Eigene Berechtigungen & meine Auswertungen, etwa Eigene Belege, Eigene Fehlzeiten, Eigene Einplanung, Eigene Aufgaben, Allgemeine Daten und Eigene Skills.
Anwesenheit, Stempeluhr und Standard-Erweiterungen
Diese Funktionen sind keine eigenen Add-On-Module, sondern gehören zum Standard-Funktionsumfang und werden über Admin-Einstellungen oder Stammsatz-Felder gesteuert:
Anwesenheitserfassung: Stempeluhr mit Kommt- und Geht-Buchungen, Pausenregelung sowie Auswertung als Übersicht (Aktuelle Anwesenheiten, Kommt / Geht) und als Dashboard-Widget. Ob eine Person eingestempelt ist (Anwesenheit), ist dabei von der Arbeitszeit beziehungsweise Projektzeit (den geleisteten Stunden) zu unterscheiden. In ZEP Clock immer aktiv. In ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business aktiviert die Administration die Option Anwesenheiten zusätzlich zu Projektzeiten erfassen (Administration → Mitarbeiter → Einstellungen).
Gutschriften für externe Mitarbeitende: Selbstsicht auf eigene Gutschriften mit allen Bestandteilen. Die Aktivierung erfolgt in der Mitarbeiterakte über die Anstellungsart Freier Mitarbeiter mit Gutschrift, die Angaben dazu stehen im Dialog Mitarbeiter bearbeiten im Reiter Gutschrift. Damit die Person ihre Gutschriften sieht, muss zusätzlich Einsicht in eigene Gutschrift aktiv sein.
Belegpostfach: automatische Annahme eingesandter Belege per E-Mail. Verfügbar ab ZEP Control.
Mobile Apps: ZEP App und ZEP Clock App zur mobilen Zeit- und Beleg-Erfassung. Verfügbar in allen Produktlinien und am Mitarbeitenden aktivierbar.
Datenfluss und Wirkungsketten
Der Persönliche Bereich ist das Zugangstor, durch das ein Mitarbeitender Daten in ZEP einbringt, und gleichzeitig die Sicht auf die Wirkung dieser Daten in anderen Bereichen. Die wichtigsten Wirkungsketten:
Profil: Spracheinstellung und Kalender-Standardansicht wirken sofort. Adresse, Telefonnummern und Bankverbindung pflegen Mitarbeitende selbst im Profil, gesteuert über das Recht Allgemeine Daten ihrer Rolle. Die Änderungen stehen danach auch in der Mitarbeiterakte zur Verfügung.
Projekt- und Arbeitszeiten: erfasste Zeiten fließen in Kundenabrechnung, Mitarbeiterumsatz, Plan-Ist-Vergleich und Rechnungspositionen. In ZEP Clock auf Arbeitszeit-Tracking beschränkt, in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business inklusive Projekt- und Tätigkeitsbuchungen.
Fehlzeiten: genehmigte Urlaubs- oder Krankheitstage reduzieren den Resturlaub, beeinflussen den Soll-Stunden-Saldo und färben den Kalender für alle freigegebenen Sichten.
Termine: aus einem Kalendertermin lassen sich Projektzeiten direkt übernehmen, Datum, Uhrzeit, Projekt und Vorgang werden automatisch in die Erfassungsmaske gefüllt.
Belege: erfasste Belege wandern als Aufwandspositionen in die Rechnungsstellung des Projekts und werden bei externen Mitarbeitenden in die persönliche Gutschrift übernommen.
Gutschriften: eigene Gutschriften zeigen die zu erwartende Auszahlung pro Abrechnungs-Zeitraum mit Stunden, Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und Belegerstattung.
Anwesenheit: Kommt- und Geht-Stempelungen werden gegen die Pausenregelung geprüft und bilden die Basis für Über- und Minderstunden.
Eigene Tickets und Aufgaben: erscheinen im Dashboard und in der jeweiligen Übersicht zur direkten Bearbeitung.
Erweiterungen je nach Produktlinie
Folgende Funktionsbereiche erweitern den Persönlichen Bereich um eigene Unterbereiche oder zusätzliche Felder:
Abwesenheiten und Überstunden: Fehlzeiten-Anträge, Genehmigungsworkflow, Urlaubskonto, Überstunden-Verwaltung, iCal-Anbindung. Abwesenheiten und Überstunden sind in allen Produktlinien enthalten.
Reisekostenabrechnung: Reisezeiten mit An- und Abreise, Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld, mehrtägige Reisen. Die Reisekostenabrechnung ist in ZEP Operations und ZEP Business enthalten. In ZEP Clock ist die Reisekostenabrechnung als Ausnahme der Arbeitszeiterfassung zubuchbar.
Umsätze und Kosten: eigene Belegerfassung, Belegauswertung mit Projektbezug und Mitarbeiterumsatz. Umsätze und Kosten sind in ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business enthalten.
Ticketsystem: eigene Tickets im Dashboard und in der Ticket-Übersicht des Mitarbeitenden. In ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business ist das Ticketsystem zubuchbar.
Ressourcenplanung: eigene Einplanung, in der bisherigen Ressourcenplanung zusätzlich Arbeitspakete. Die Ressourcenplanung ist in ZEP Business enthalten. In ZEP Track, ZEP Control und ZEP Operations ist die Ressourcenplanung zubuchbar.
Personalmanagement: eigene Skills im Profil einsehen und pflegen, siehe Skills. Das Personalmanagement ist in ZEP Business enthalten. In ZEP Clock ist das Personalmanagement zubuchbar.
Welche dieser Erweiterungen aktiv sind, hängt von Ihrer Produktlinie und den zugebuchten Funktionen ab.