Persönlicher Bereich ist ein Sammelbegriff dieser Anleitung für die Selbstsicht jedes eingeloggten Mitarbeitenden auf die eigenen Daten: Stammdaten, Dashboard, Projekt- oder Arbeitszeiten, Fehlzeiten & Termine, Belege, Aufgaben sowie persönliche Auswertungen. Einen gleichnamigen Menüpunkt gibt es in ZEP nicht — die Funktionen erreichen Sie über die üblichen Einträge im Hauptmenü, etwa Profil und Meine Auswertungen. Wer Mitarbeitende verwaltet, findet die Admin-Sicht in der Mitarbeiterverwaltung.
Hinweis: Der Persönliche Bereich ist in allen Produktlinien für alle eingeloggten Mitarbeitenden verfügbar. Welche Unterbereiche und Felder sichtbar sind, hängt von Ihrer Produktlinie und Ihrer Rolle ab.
Funktionen im Überblick
Der Persönliche Bereich bündelt alle Funktionen, die ein Mitarbeitender ohne Admin-Rechte über sich selbst nutzt. Erreichbar über die Einträge Profil und Meine Auswertungen im Hauptmenü sowie die einzelnen Hauptmenü-Punkte für Projektzeiten, Arbeitszeiten, Fehlzeiten & Termine, Belege, Aufgaben, Einplanung und Arbeitspakete.
Folgende Funktionen umfasst er:
Profil: eigene Stammdaten, Sprache, Kalender-Standardansicht, Kennwort-Verwaltung sowie E-Mail-, Mobile-App- und Kalender-Einstellungen.
Dashboard: Startsicht mit Ist- und Soll-Stunden, Jahresurlaub, Überstunden und je nach Produktlinie zusätzlich Projektverteilung, eigenen Tickets und eigenen Angeboten.
Persönliche Auswertungen: persönliche Auswertungen der eigenen Zeiten, Belege, Reisen, Kosten, Zuordnungen, Fehlzeiten und Zeitnachweise, gegliedert in die Gruppen Zeiten, Verwaltung, Überstunden und Fehlzeiten sowie Zeitnachweise. In ZEP Clock als Arbeitszeit-Auswertungen, in den übrigen Produktlinien projektbezogen. Details im Artikel Persönliche Auswertungen.
Projektzeiten und Arbeitszeiten: eigene Zeiterfassung mit Projektbuchung in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business und reiner Arbeitszeiterfassung in ZEP Clock. Inklusive Anwesenheitszeit per Stempeluhr.
Fehlzeiten und Termine: Kalender, Urlaubsanträge, Krankheits-Erfassung und persönliche Termine.
Belege: Erfassung eigener Reisekosten, Mietkosten und Spesen, ab ZEP Control.
Gutschriften: persönliche Abrechnungs-Übersicht für externe Mitarbeitende mit Gutschriftenverfahren, mit Dienstleistungen, Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und Belegerstattungen.
Aufgaben: persönliche und projektgebundene To-do-Verwaltung mit Status, Priorität, Unteraufgaben und Datei-Anhängen. Ab ZEP Control enthalten.
Einplanung: eigene Ressourcen-Einplanung mit Plan-Ist-Vergleich (Modul Ressourcenplanung).
Arbeitspakete: definierte Aufgaben-Bündel mit Zeitrahmen und Soll-Aufwand pro Projekt (Modul Ressourcenplanung).
Jeder dieser Bereiche filtert automatisch auf die eingeloggte Person. Mitarbeitende sehen ausschließlich die eigenen Daten, nicht die der Kollegen.
Anwesenheit, Stempeluhr und Standard-Erweiterungen
Diese Funktionen sind keine eigenen Add-On-Module, sondern gehören zum Standard-Funktionsumfang und werden über Admin-Einstellungen oder Stammsatz-Felder gesteuert:
Anwesenheitserfassung: Stempeluhr mit Kommt- und Geht-Buchungen, Pausenregelung sowie Auswertung als Übersicht (Aktuelle Anwesenheiten, Kommt / Geht) und als Dashboard-Widget. Ob eine Person eingestempelt ist (Anwesenheit), ist dabei von der Arbeitszeit beziehungsweise Projektzeit (den geleisteten Stunden) zu unterscheiden. In ZEP Clock immer aktiv. In ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business aktiviert die Administration die Option Anwesenheiten zusätzlich zu Projektzeiten erfassen (Administration → Mitarbeiter → Einstellungen).
Gutschriften für externe Mitarbeitende: Selbstsicht auf eigene Gutschriften mit allen Bestandteilen. Die Aktivierung erfolgt am Mitarbeiter-Stammsatz unter dem Tab Gutschriftseinstellungen, nicht über ein eigenes Modul.
Belegpostfach: automatische Annahme eingesandter Belege per E-Mail. Verfügbar ab ZEP Control.
Mobile Apps: ZEP App und ZEP Clock App zur mobilen Zeit- und Beleg-Erfassung. Verfügbar in allen Produktlinien und am Mitarbeitenden aktivierbar.
Datenfluss und Wirkungsketten
Der Persönliche Bereich ist das Zugangstor, durch das ein Mitarbeitender Daten in ZEP einbringt, und gleichzeitig die Sicht auf die Wirkung dieser Daten in anderen Bereichen. Die wichtigsten Wirkungsketten:
Profil: Spracheinstellung und Kalender-Standardansicht wirken sofort. Änderungen an Stammdaten wie Telefon oder Bankverbindung sind je nach Konfiguration nur über die Administration möglich.
Projekt- und Arbeitszeiten: erfasste Zeiten fließen in Kundenabrechnung, Mitarbeiterumsatz, Plan-Ist-Vergleich und Rechnungspositionen. In ZEP Clock auf Arbeitszeit-Tracking beschränkt, in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business inklusive Projekt- und Tätigkeitsbuchungen.
Fehlzeiten: genehmigte Urlaubs- oder Krankheitstage reduzieren den Resturlaub, beeinflussen den Soll-Stunden-Saldo und färben den Kalender für alle freigegebenen Sichten.
Termine: aus einem Kalendertermin lassen sich Projektzeiten direkt übernehmen, Datum, Uhrzeit, Projekt und Vorgang werden automatisch in die Erfassungsmaske gefüllt.
Belege: erfasste Belege wandern als Aufwandspositionen in die Rechnungsstellung des Projekts und werden bei externen Mitarbeitenden in die persönliche Gutschrift übernommen.
Gutschriften: eigene Gutschriften zeigen die zu erwartende Auszahlung pro Abrechnungs-Zeitraum mit Stunden, Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und Belegerstattung.
Anwesenheit: Kommt- und Geht-Stempelungen werden gegen die Pausenregelung geprüft und bilden die Basis für Über- und Minderstunden.
Eigene Tickets und Aufgaben: erscheinen im Dashboard und in der jeweiligen Übersicht zur direkten Bearbeitung.
Zusatzmodule mit eigenen Funktionen
Folgende Zusatzmodule erweitern den Persönlichen Bereich um eigene Unterbereiche oder zusätzliche Felder:
Abwesenheiten und Überstunden: Fehlzeiten-Anträge, Genehmigungsworkflow, Urlaubskonto, Überstunden-Verwaltung, iCal-Anbindung.
Reisekostenabrechnung: Reisezeiten mit An- und Abreise, Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld, mehrtägige Reisen.
Umsätze und Kosten: eigene Belegerfassung, Belegauswertung mit Projektbezug und Mitarbeiterumsatz.
Ticketsystem: eigene Tickets im Dashboard und in der Ticket-Übersicht des Mitarbeitenden.
Ressourcenplanung: eigene Einplanung und Arbeitspakete mit Plan-Ist-Vergleich.
Welche dieser Erweiterungen aktiv sind, entscheidet die Produktlinie zusammen mit den gebuchten Zusatzmodulen.