Der Bereich Zeiten und Belege in der Administration bündelt die globalen Einstellungen für die Zeiterfassung und Belegerfassung sowie wiederverwendbare Inhalte: Erfassungs-Regeln, Pausenregelungen, Mailvorlagen für Zeit-Events und (bei aktivem Zusatzmodul Reisekostenabrechnung) Mailboxen für eingehende Belege.
Hinweis: Der Bereich ist in allen drei Produktlinien verfügbar. Die Bezeichnung unterscheidet sich aber je Produktlinie und je gebuchtem Zusatzmodul:
ZEP Professional sowie ZEP Compact mit Belegerfassung (Umsätze & Kosten oder Reisekostenabrechnung) — der Bereich heißt Projektzeiten & Belege. In ZEP Compact ohne Belegerfassung heißt er nur Projektzeiten
ZEP Clock ohne aktives Zusatzmodul Reisekostenabrechnung — der Bereich heißt nur Arbeitszeiten. Mit aktivem Zusatzmodul Reisekostenabrechnung heißt er Arbeitszeiten & Belege
Welche Einstellungen sichtbar sind, hängt von Produktlinie und gebuchten Zusatzmodulen ab. Verfügbarkeits-Hinweise stehen jeweils direkt bei der betroffenen Einstellung.
Einstellungen
Im Untermenüpunkt Einstellungen konfigurieren Sie alle globalen Regeln rund um die Erfassung von Zeiten und Belegen: rückwärtige und vorausgehende Erfassung, Bemerkungstext-Verhalten, Anzeige von Lücken, Vorbelegung von Mahlzeiten und Pausen, Minutenraster, Formatierung der Auswertungen sowie die Projektfreigabe der Zeiten.
Rückwärtige Erfassung
Die Auswahl Rückwärtige Erfassung definiert, wie weit in die Vergangenheit Mitarbeitende Zeiten und Belege nachträglich erfassen dürfen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
heute und weitere Tage zurück in Kombination mit einem Tage-Wert. Default-Wert lässt sich frei setzen
die laufende Woche und weitere Tage zurück in Kombination mit einem Tage-Wert, lockerere Variante für Wochenweise-Erfassung
Zusätzlich erlaubt die Checkbox Montags auch die Erfassung für die Vorwoche erlauben, dass Mitarbeitende am Montag noch Einträge für die abgelaufene Vorwoche nachholen können, unabhängig vom obigen Tageswert.
Für Belege zusätzlich weitere Tage zurück
Im Feld für Belege zusätzlich weitere Tage zurück setzen Sie einen separaten Tageswert für die rückwärtige Erfassung von Belegen, der über das allgemeine Zeiterfassungs-Limit hinausgeht. Praktisch, wenn Belege oft erst verspätet eingereicht werden, Zeiten aber zeitnah erfasst werden sollen.
Hinweis: Erscheint nur in ZEP Compact und ZEP Professional, sobald dort die Belegerfassung über die Zusatzmodule Reisekostenabrechnung oder Kostenabrechnung aktiv ist. In ZEP Clock nicht verfügbar.
Vorausbuchung bei Zeiterfassung erlauben
Über die Auswahl Vorausbuchung bei Zeiterfassung erlauben bestimmen Sie, ob und wie weit Mitarbeitende in die Zukunft buchen dürfen. In ZEP Professional sowie in ZEP Compact mit dem Zusatzmodul Umsätze & Kosten oder Reisekostenabrechnung lautet das Label Vorausbuchung bei Zeiterfassung und Belegerfassung erlauben und die Einstellung wirkt auf Zeiten und Belege gemeinsam. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
… Tage Erfassung darf bis zur eingegebenen Anzahl Tage in die Zukunft erfolgen. Der Wert 0 bedeutet keine Vorausbuchung
… Minuten Erfassung darf bis zur eingegebenen Anzahl Minuten in die Zukunft erfolgen, nützlich für laufende Zeitpunkts-Buchungen
Tätigkeiten in ZEP Clock erfassen
Die Checkbox Tätigkeiten in ZEP Clock erfassen aktiviert die Erfassung von Tätigkeiten zusätzlich zur reinen Arbeitszeit. Damit lassen sich Arbeitsstunden auf verschiedene Tätigkeiten aufteilen, was die Grundlage für Tätigkeits-Auswertungen bildet.
Hinweis: Erscheint nur in ZEP Clock, solange dort das Zusatzmodul Reisekostenabrechnung nicht aktiv ist. In ZEP Compact und ZEP Professional sind Tätigkeiten produktlinien-bedingt immer erfassbar.
Doppelbuchungen zulassen
Die Checkbox Doppelbuchungen zulassen erlaubt, dass derselbe Zeitraum mehrfach erfasst wird, etwa wenn Mitarbeitende zwei parallele Aufgaben gleichzeitig bearbeiten. Standardmäßig blockiert ZEP Doppelbuchungen, um Auswertungsfehler zu vermeiden.
Praxisbeispiel: Ein Berater fährt im Zug zu Kunde A und bearbeitet während der Fahrt parallel eine Aufgabe für Kunde B. Beide Stunden sollen abgerechnet werden, weil die Reisezeit ohnehin auf das Projekt A gebucht ist und die Bearbeitungszeit zusätzlich auf Projekt B. Mit aktiver Doppelbuchung lassen sich beide Buchungen zeitgleich erfassen.
Bei aktivierter Hauptcheckbox erscheint zusätzlich die Sub-Checkbox Bei Doppelbuchung: Warnung und Optionen Doppelbuchung oder Überschreiben, die ein Pop-up mit Entscheidungs-Optionen einblendet, sobald eine Überschneidung erkannt wird.
Hinweis: Sichtbar in ZEP Compact und ZEP Professional. In ZEP Clock sind Doppelbuchungen produktlinien-bedingt nicht vorgesehen.
Bemerkungstext-Verhalten
Drei Checkboxen steuern das Verhalten des Bemerkungstexts bei der Zeiterfassung. Praktisch in Organisationen, in denen Bemerkungen verpflichtend sind oder wiederkehrende Notizen automatisch übernommen werden sollen:
Mehrzeiliges Bemerkungsfeld für die Projektzeiterfassung wandelt das Bemerkungsfeld vom einzeiligen Textfeld zu einem mehrzeiligen Textarea um. In ZEP Clock heißt die Checkbox Mehrzeiliges Bemerkungsfeld für die Arbeitszeiterfassung
Bemerkungstext erzwingen macht das Bemerkungsfeld zum Pflichtfeld. Ohne Eintrag lässt sich die Zeit nicht speichern
Bemerkungstext von der zuletzt erfassten Projektzeit / Beleg vorbelegen übernimmt automatisch den Text der vorherigen Erfassung. In ZEP Clock heißt die Option Bemerkungstext von der zuletzt erfassten Arbeitszeit vorbelegen
Erfassung an Nichtarbeitstagen und Wochenenden
Zwei Checkboxen steuern die Sichtbarkeit und Buchbarkeit von Tagen, die nicht zur regulären Arbeitswoche gehören:
Zeiterfassung an Feiertagen und Tagen, die nicht Arbeitstage sind (i.A. Wochenenden) erlauben schaltet die Buchbarkeit dieser Tage frei. Ohne die Checkbox sind sie gesperrt
Tage, die nicht Arbeitstage sind (i.A. Wochenenden) anzeigen blendet diese Tage in der Erfassungs-Ansicht ein. Ohne die Checkbox werden sie ausgeblendet
Arbeitszeiten nur als Zeitdauer, ohne von/bis
Die Checkbox Projektzeiten nur als Zeitdauer, ohne von/bis stellt die Zeiterfassung auf reine Dauererfassung um (z. B. 4 Stunden statt 08:00–12:00). Praktisch in Organisationen, in denen die konkreten Uhrzeiten keine Rolle spielen. In ZEP Clock heißt die Checkbox entsprechend Arbeitszeiten nur als Zeitdauer, ohne von/bis.
Hinweis: Verfügbar in ZEP Compact mit den Lizenz-Varianten Basis-Light oder Kosten-Light sowie in ZEP Clock ohne aktives Zusatzmodul Reisekostenabrechnung. Nicht verfügbar in ZEP Professional, in ZEP Compact mit Reisekosten-Zusatzmodul und in ZEP Clock mit Reisekosten-Zusatzmodul. Bei aktiver Anwesenheitserfassung im Bereich Mitarbeiter bleibt die Checkbox sichtbar, lässt sich aber nicht ändern, da die Dauererfassung mit Anwesenheiten nicht kombinierbar ist.
Anzeige von Lücken in der Zeiterfassung
Die Checkbox Anzeige von Lücken in der Projektzeiterfassung hebt fehlende Buchungsintervalle (z. B. 11:00–12:30 nicht abgedeckt) in der Tabelle der Zeiteinträge durch einen größeren Abstand optisch hervor. So erkennen Mitarbeitende Lücken sofort und können sie schließen. Praktisch: Beim Klick auf eine Lücke übernimmt ZEP die Ende-Zeit des vorherigen Eintrags als von-Zeit und die Start-Zeit des folgenden Eintrags als bis-Zeit in das Erfassungsfeld, sodass sich die Lücke mit wenigen Klicks füllen lässt. In ZEP Clock heißt die Option Anzeige von Lücken in der Arbeitszeiterfassung.
Vorbelegung von-Zeit für neuen Tag
Die Auswahl Vorbelegung von-Zeit für neuen Tag bestimmt, mit welcher Uhrzeit ZEP das von-Feld bei der ersten Buchung eines Tages vorbefüllt:
aktuelle Uhrzeit ZEP übernimmt die Uhrzeit zum Zeitpunkt des Klickens
festgelegte Uhrzeit in Kombination mit einer fest hinterlegten Uhrzeit (z. B. 08:00 Uhr) als Default
Minutenraster
Die Auswahl Minutenraster bestimmt das Mindest-Intervall, in dem Zeiten erfasst und in Auswertungen dargestellt werden. Verfügbare Raster sind 1, 2, 3, 5, 6, 10, 15, 20 oder 30 Minuten. Wir empfehlen die Raster 3, 6, 15 oder 30 Minuten, weil sie sich rundungsfrei mit 60 Minuten teilen lassen.
Praxisempfehlung je Produktlinie:
ZEP Clock mit Kommen-/Gehen-Erfassung am Terminal oder in der App: feinere Raster wie 1 oder 3 Minuten, um die exakte Stempelzeit nicht künstlich zu runden
ZEP Compact und ZEP Professional mit manueller Projektzeiterfassung: 15 oder 30 Minuten, weil Projektzeiten typisch in Viertelstunden gebucht werden und die Faktura sauber rechnet
Nach einer Änderung des Minutenrasters sollten Sie bestehende Buchungen prüfen, weil ZEP die Anzeige umrechnet und einzelne Einträge sichtbare Rundungsdifferenzen aufweisen können.
Vorsicht: Nach Änderung des Minutenrasters ist die Bearbeitung von Zeiten, die bereits mit einem anderen Minutenraster erfasst wurden, nur noch eingeschränkt möglich.
Vorbelegung Mahlzeiten
Die Auswahl Vorbelegung Mahlzeiten steuert, wie ZEP bei der Reisekosten-Erfassung die Mahlzeiten-Anrechnung vorbelegt. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Keine Vorbelegung Mahlzeiten werden bei jeder Reise manuell erfasst
Festgelegte Vorbelegung in Kombination mit drei Checkboxen für Frühstück, Mittagessen und Abendessen, die organisationsweit als Default angesetzt werden
Hinweis: Erscheint nur mit aktivem Zusatzmodul Reisekostenabrechnung.
Vorbelegung von-Zeit / bis-Zeit für Pausenerfassung
Im Block Vorbelegung von-Zeit / bis-Zeit für Pausenerfassung hinterlegen Sie die Default-Pausenzeit (z. B. 12:00–12:30 Uhr), die bei jeder neuen Pausen-Erfassung vorausgefüllt wird. Mitarbeitende können den Wert individuell überschreiben. Die Vorbelegung dient nur als Zeitersparnis bei der täglichen Erfassung.
Zeitformat-Anzeige in Auswertungen
Zwei Checkboxen steuern, ob ZEP Zeitwerte als Dezimalzahl (z. B. 1,5 h) oder im Stunden:Minuten-Format (z. B. 1:30) anzeigt:
Arbeitszeiten, Sollzeit sowie Plan-, Über- und Fehlstunden im Stunden:Minuten-Format wirkt auf interne Auswertungen rund um die Regelarbeitszeit
Projektzeitnachweis und Projektumsatz im Stunden:Minuten-Format anzeigen wirkt auf Projektzeit-Auswertungen und Umsatz-Reports. Mit aktiver Faktura erweitert sich das Label um und Rechnungsanhang
Belegdateien-PDFs mit Belegdaten
Die Auswahl Belegdateien-PDFs mit Belegdaten bestimmt, ob ZEP an die PDF-Datei eines hinterlegten Belegs zusätzliche Belegdaten (Datum, Betrag, Mitarbeitende) anhängen soll. Praktisch für die Archivierung in der Buchhaltung, damit die PDF auch ohne Zugriff auf ZEP nachvollziehbar ist.
Hinweis: Erscheint nur, wenn die Belegerfassung in ZEP aktiv ist. In ZEP Professional ist die Belegerfassung produktlinien-bedingt immer enthalten und lässt sich nicht deaktivieren. In ZEP Compact ist sie an die Zusatzmodule Umsätze & Kosten oder Reisekostenabrechnung gebunden, in ZEP Clock an die Reisekostenabrechnung.
Rappenrundung bei CHF-Beträgen
Die Checkbox Geldbeträge, die in der Währung CHF erfasst oder in diese umgerechnet werden, immer auf 5 Rappen runden. Gilt für Belege, Projektumsatz und Faktura. aktiviert die schweizer Rundungsregel für alle CHF-Beträge. Praktisch in Organisationen mit Schweizer Kunden oder Mitarbeitenden in der Schweiz.
Hinweis: Erscheint in ZEP Professional sowie in ZEP Compact mit dem Zusatzmodul Umsätze & Kosten oder Reisekostenabrechnung. In ZEP Clock nicht verfügbar.
Belegsymbol in der Projektzeiterfassung immer anzeigen
Die Checkbox Belegsymbol in der Projektzeiterfassung immer anzeigen blendet das Belegsymbol in der Formularansicht der Zeiterfassung immer ein, auch wenn aktuell kein Beleg hochgeladen ist. Praktisch als visuelle Erinnerung, dass Belege ergänzt werden können.
Ticketbetreff in Projektzeitauswertung anzeigen
Die Checkbox Ticketbetreff in Projektzeitauswertung anzeigen ergänzt die Projektzeit-Auswertung um eine zusätzliche Spalte mit dem Betreff des verknüpften Tickets. So lassen sich Buchungen auch ohne Wechsel ins Ticketsystem inhaltlich einordnen.
Hinweis: Sichtbar mit aktivem Zusatzmodul Ticketsystem.
Multi-Select-Filter in der Projektzeitauswertung
Zwei Checkboxen erweitern die Filter-Logik der Projektzeitauswertung:
Projektzeitauswertung: Abteilungsfilter als Mehrfachauswahl anzeigen erlaubt, mehrere Abteilungen gleichzeitig zu filtern, sinnvoll bei Auswertungen über Abteilungs-Cluster
Projektzeitauswertung: Vorgangsfilter als Mehrfachauswahl anzeigen analog für Vorgangs-Filter, nützlich bei Auswertungen über mehrere ähnliche Vorgänge
Hinweis: Der Abteilungsfilter erscheint nur mit aktivem Zusatzmodul Standorte und Abteilungen.
Anzeige von Belegart und Tätigkeit in Auswertungen
Die Auswahl Kostenabrechnung, Projektzeitnachweis, Projektumsatz: Tätigkeiten und Belegarten mit Kurzform und Legende oder Bezeichnung bestimmt, ob in den genannten Auswertungen die kurze Form mit Legende oder die ausführliche Bezeichnung angezeigt wird. Mit aktiver Faktura erweitert sich das Label um und Rechnungsanhang.
Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Bezeichnung — die Auswertung zeigt direkt die vollständige Bezeichnung jeder Tätigkeit und Belegart. Lesbarer, beansprucht aber mehr Platz
Kurzform und Legende — die Auswertung zeigt nur die Kurzform jeder Tätigkeit oder Belegart (z. B. PT) und führt unten eine Legende mit der vollständigen Bezeichnung auf. Spart Platz, ist aber ohne Legende schwerer lesbar
Kurzform — die Auswertung zeigt nur die Kurzform ohne Legende. Am platzsparendsten, setzt aber Kenntnis der Kurzformen voraus
Preisfaktor-Frage bei zuschlagspflichtiger Zeit
Die Checkbox Bei der Erfassung einer fakturierbaren Zeit, die gemäß Preisliste in einen zuschlagspflichtigen Zeitraum fällt: Mitarbeiter wird gefragt und kann angeben, ob dieser Zuschlag tatsächlich angewendet werden soll blendet bei der Erfassung eines Zeitraums mit Zuschlag (z. B. Nachtzuschlag) eine Rückfrage ein, sodass die Mitarbeitenden bewusst über den Zuschlag entscheiden. So lassen sich Auswertungsfehler durch versehentliche Zuschläge vermeiden.
Hinweis: Erscheint in ZEP Compact und ZEP Professional, sobald in den Stammdaten Preise gepflegt sind und damit zuschlagspflichtige Zeiträume entstehen können. In ZEP Clock nicht verfügbar.
Vorgänge hierarchisch in der Projektzeiterfassung anzeigen
Die Checkbox Projektzeiterfassung: Vorgänge mitsamt übergeordneter Vorgänge anzeigen blendet bei der Vorgangs-Auswahl auch die Eltern-Vorgänge mit ein, sodass die Hierarchie des Projektplans sichtbar wird. Praktisch in Projekten mit mehrstufiger Vorgangs-Struktur.
Hinweis: Sichtbar in ZEP Compact und ZEP Professional. In ZEP Clock gibt es keine Vorgangs-Hierarchie in der Erfassung.
Projektfreigabe der Zeiten
Die Checkbox Projektfreigabe der Zeiten aktiviert eine zusätzliche Freigabe-Stufe für erfasste Zeiten. Projektverantwortliche geben damit Projektzeiten frei, bevor diese abgerechnet werden. Solange die Einstellung aktiv ist, wird der reguläre Abrechnungsstatus einer Zeit zur Projektfreigabe: Erst wenn ein Projektverantwortlicher den Status einer Zeit explizit auf freigegeben gesetzt hat, gilt sie als freigegeben.
So setzen Projektverantwortliche die Freigabe in der Anwendung:
Projektzeitauswertung öffnen und für den gewünschten Zeitraum ausführen, sodass die passenden Zeiten in der Tabelle erscheinen
Über die Checkboxen am Zeilenanfang eine oder mehrere Zeiten auswählen
Unter der Tabelle erscheint nun ein zusätzlicher Bereich mit einer Aktions-Auswahl. Über die Aktions-Auswahl die gewünschte Massen-Aktion wählen — eine davon ist Projektfreigabe
Im erweiterten Bereich erscheint dann das Feld Projektfreigabe mit den Optionen zu prüfen oder freigegeben. Freigegeben wählen und speichern
ZEP setzt den Freigabestatus für alle ausgewählten Zeiten gleichzeitig und hinterlegt automatisch Anwender und Zeitpunkt der Statusänderung
Implikationen einer erfolgten Projektfreigabe:
Sperre für Mitarbeitende: Sobald eine Zeit den Status freigegeben hat, kann der Mitarbeitende sie nicht mehr selbst ändern. Administrator:innen und Abteilungsleitungen können sie bei Bedarf weiterhin bearbeiten
Voraussetzung für die Rechnungsstellung: Mit aktivem Zusatzmodul Rechnungsstellung fließen nur freigegebene Zeiten in den Rechnungslauf ein — Zeiten ohne Freigabe werden bei der Rechnungserstellung ignoriert
Die Mitarbeiterfreigabe der Zeiten (Bereich Mitarbeiter) bleibt davon unabhängig und kann parallel oder gar nicht genutzt werden.
Hinweis: Sichtbar in ZEP Compact und ZEP Professional. In ZEP Clock ist die Projektfreigabe der Zeiten kein Bestandteil der Produktlinie.
Pausenregelung
Der Untermenüpunkt Pausenregelung verwaltet die organisationsweiten Pausenregeln, nach denen ZEP automatisch Pausen vom Zeitsaldo abzieht. Pro Mitarbeitenden kann eine Pausenregel zugewiesen werden (siehe Voreinstellung im Tab Allgemein der Mitarbeiter-Einstellungen).
Aufbau einer Pausenregelung
Grundprinzip: ZEP wertet nicht bebuchte Zeiträume zwischen zwei Zeiteinträgen automatisch als Pause. Wünschen Sie keine automatische Pausenlogik, ordnen Sie den Mitarbeitenden keine Pausenregelung zu. Die Pausenerfassung liegt dann in deren eigener Verantwortung.
Eine Pausenregelung besteht aus mehreren Komponenten, die zusammen festlegen, wie ZEP fehlende oder zu kurze Pausen einer Arbeitszeit-Buchung berechnet und vom Zeitsaldo abzieht:
Bezeichnung sprechender Name der Pausenregelung (z. B. Bürotag 8 Stunden, Schichtbetrieb, Standard gesetzlich), wird im Mitarbeiter-Stammdaten-Dialog zur Auswahl angezeigt
Definition mit Gültig-ab-Stichtag die konkreten Regel-Parameter ab einem bestimmten Datum — eine Definition wird nicht nachträglich überschrieben, sondern eine neue Definition wird ab dem nächsten Stichtag wirksam, sodass historische Buchungen weiterhin nach der alten Regel verrechnet werden
Mindestpausen ein oder mehrere Schwellwerte, ab welcher Arbeitszeit wie viele Minuten Pause Pflicht sind (z. B. ab 6 Stunden: 30 Minuten)
Feste Pause eine Pause mit fester Von-bis-Uhrzeit, die bei Überschneidung automatisch aus der Arbeitszeit herausgeschnitten wird
Kernarbeitszeit ein Zeitfenster, in dem Anwesenheit erwartet wird. Es steuert nicht den Pausenabzug, sondern kennzeichnet eine zu geringe Anwesenheit
Pausenregelung anlegen oder ändern
Beim Anlegen eines Accounts ist bereits eine Pausenregelung Standard voreingestellt. In ihr sind die wichtigsten Parameter gesetzesnah ausgelegt, sodass Sie ohne Konfiguration starten können. Jedes Unternehmen kann diese Vorgaben jederzeit an die eigenen tariflichen oder betrieblichen Regelungen anpassen.
Über den Button Neue Pausenregelung anlegen öffnen Sie einen Dialog, in dem Sie die folgenden Felder hinterlegen. Bei bestehenden Regelungen können Sie über Pausenregelung ändern denselben Dialog öffnen und die Werte ab einem neuen Stichtag aktualisieren:
Gültig ab Stichtag, ab dem die Definition wirksam wird (frühestens am Folgetag, weil bestehende Buchungen bis heute bereits nach der alten Regel verrechnet wurden)
Mindestruhezeit Auswahl keine Mindestruhezeit oder Mindestruhezeit mit Stundenwert (Default 11 Stunden), definiert die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen
Maximale Arbeitszeit pro Tag im Sinne der Pausenregelung die maximale Tagesarbeitszeit in Stunden, bis zu der die Pausenregel-Logik greift. Bei aktiver Mindestruhezeit lautet das Label Maximale Arbeitszeit zwischen Ruhezeiten
… bei aktiven Reisezeiten zusätzlich bis zu nur mit aktivem Zusatzmodul Reisekostenabrechnung sichtbar, erlaubt bei aktiven Reisezeiten zusätzliche Arbeitszeit über die Maximalarbeitszeit hinaus
Einhaltung erzwingen Checkbox. Ist sie gesetzt und wird die Pausenregelung an einem Tag verletzt, blockiert ZEP nicht nur diesen Eintrag, sondern weitere Aktionen im betroffenen Zeitraum (insbesondere das Ändern von Zeiten, die Rechnungsstellung und die Freigabe), bis die Verletzung korrigiert ist
Überschrittene Maximalarbeitszeit und nicht eingehaltene Mindestpausen abziehen Checkbox, nur sichtbar mit aktivem Zusatzmodul Abwesenheiten und Überstunden. Ist sie gesetzt, zieht ZEP überschrittene Maximalarbeitszeit und nicht eingehaltene Mindestpausen automatisch vom Überstundenkonto ab. Nicht eingehaltene Ruhezeiten werden nicht abgezogen
Bei Nichteinhaltung der Pausenregelung (Maximalarbeitszeit, Mindestpausen, Kernzeit) bekommt der Benutzer bereits bei der Erfassung eine Warnung Checkbox, zeigt dem Mitarbeitenden bei der Erfassung einen Warnhinweis, wenn die Buchung nicht zur Pausenregel passt
Berechnungsverfahren für fehlende Pausen Auswahl zwischen mehreren Verfahren, wie ZEP fehlende Mindestpausen über den Arbeitstag verteilt und abzieht
Mindestlänge einer Pause im Sinne der Pausenregelung Minutenwert, ab dem eine erfasste Pause für die Pausenregelung zählt (z. B. mindestens 15 Minuten, sodass eine 5-Minuten-Pause nicht angerechnet wird). Hintergrund: Arbeitsunterbrechungen unter 15 Minuten gelten nach § 4 Arbeitszeitgesetz nicht als Ruhepause und zählen zur Arbeitszeit. ZEP lässt jedoch auch kürzere Werte zu.
Bemerkung Freitext zur Dokumentation, etwa zur tarifvertraglichen Grundlage oder zu Ausnahmen
Hinweis: Sobald für eine Pausenregelung bereits Arbeitszeiten erfasst wurden, lassen sich ihre Parameter für diesen Zeitraum nicht mehr ändern. Nur Bemerkung und Warn-Option bleiben editierbar. Für geänderte Regeln legen Sie eine neue Definition mit einem neuen Startdatum an (Feld Gültig ab), sodass bereits verrechnete Zeiten unangetastet bleiben.
Mindestpausen-Schwellwerte
Unter Mindestpausen hinterlegen Sie pro Schwellwert eine Stunden-Pause-Kombination. Bei mehreren Schwellwerten greift jeweils der höchste erreichte Wert. Typische Konfiguration nach deutschem Arbeitszeitgesetz:
ab 6 Stunden Arbeitszeit: 30 Minuten Pause
ab 9 Stunden Arbeitszeit: 45 Minuten Pause
Über den Button Neue Mindestpause anlegen ergänzen Sie weitere Stufen, falls Ihre Organisation strengere oder zusätzliche Regeln verfolgt. Die Felder dabei sind von Std, bis Std und die zugehörige Mindestpause in Stunden. Die Staffelung folgt § 4 Arbeitszeitgesetz (Pausendauer nach täglicher Arbeitszeit). Weist die Staffelung Lücken auf, weist ZEP mit einer Warnung darauf hin.
Feste Pause
Unter Feste Pause legen Sie über Neue feste Pause anlegen eine Pause mit fester Von- und Bis-Uhrzeit an (z. B. 12:00–12:30). Überschneidet eine erfasste Arbeitszeit dieses Zeitfenster, schneidet ZEP die Pause automatisch heraus, außer bei Reisetätigkeit. Ihre Einhaltung wird stets erzwungen, unabhängig von der Checkbox Einhaltung erzwingen. Sinnvoll in Schichtmodellen mit fester Pausenkultur.
Kernarbeitszeit
Die Kernarbeitszeit ist ein Zeitfenster, in dem Anwesenheit erwartet wird. Sie steuert nicht den Pausenabzug. Über Neue Kernarbeitszeit anlegen legen Sie fest:
Tag und Von-bis-Uhrzeit des Fensters
die maximal zulässige Pause in Stunden
Pro Pausenregelung sind mehrere Kernarbeitszeiten möglich. Beispiel: Kernarbeitszeit 9:00 bis 16:00 Uhr mit maximal zulässiger Pause 1 Stunde bedeutet, dass im Fenster mindestens 6 Stunden gearbeitet werden müssen.
Hinweis: Die Kernarbeitszeit wird nicht erzwungen. Eine Unterschreitung kennzeichnet ZEP mit einem blauen Hinweis in der Tabelle Ihrer Arbeitszeiten (ZEP Clock) bzw. Projektzeiten (ZEP Compact und Professional) sowie, mit dem Zusatzmodul Abwesenheiten und Überstunden, in der Spalte zu wenig Kernzeit der Monatsendeauswertung.
Für Teilzeitkräfte empfiehlt sich eine eigene Pausenregelung mit passender Kernzeit.
Reisezeiten als aktive oder passive Zeit
Mit aktivem Zusatzmodul Reisekostenabrechnung behandelt ZEP Reisezeiten in der Pausenberechnung je nach Buchung unterschiedlich:
Aktive Reisezeit die Reise wird in einem selbst gelenkten Fahrzeug zurückgelegt (bei der Zeiterfassung ist der Reisetätigkeit ein Fahrzeug zugeordnet). Sie zählt voll als Arbeitszeit, da keine Pause möglich ist
Passive Reisezeit die Reise erfolgt ohne eigenes Fahrzeug, z. B. mit Bahn, Flugzeug oder als Mitfahrer (bei der Zeiterfassung wird kein Fahrzeug ausgewählt). Sie wird bei der Pausenberechnung als Pause gewertet, bleibt aber für das Überstundenkonto Arbeitszeit und wird nicht von den Ist-Stunden abgezogen
Wie viel zusätzliche Arbeitszeit bei aktiven Reisezeiten über die Maximalarbeitszeit hinaus zulässig ist, stellen Sie im Feld bei aktiven Reisezeiten zusätzlich bis zu ein (siehe Abschnitt Pausenregelung anlegen oder ändern).
Berechnungsverfahren und Praxisbeispiele
ZEP bietet vier Verfahren, nach denen fehlende Mindestpausen berechnet und, falls eingestellt, abgezogen werden. Die ersten drei rechnen anhand der Summe von Arbeits- und Pausenzeiten, unabhängig von den konkreten Uhrzeiten. Zur Veranschaulichung dienen Mindestpausen von 0:30 (ab 6:01 Std) und 0:45 (ab 9:01 Std) sowie zwei Beispieltage: Tag A mit 9:42 Std und Tag B mit 9:06 Std Arbeitszeit, jeweils ohne erfasste Pause.
Brutto ZEP betrachtet die Gesamtarbeitszeit und zieht die dafür geltende Mindestpause ab. Tag A und Tag B liegen beide über 9 Stunden, also je 0:45.
Netto (Standardeinstellung) ZEP zieht die Mindestpausen nacheinander ab und prüft die verbleibende Zeit erneut. Tag A: 0:30 ab 6:01 Std, Restzeit 9:12 liegt über 9:01 Std, insgesamt 0:45. Tag B: 0:30, Restzeit 8:36 erfüllt die Regel, nur 0:30.
Mitarbeiterfreundlich wie Netto, jedoch reicht mitunter ein kleinerer Abzug, um die Arbeitszeit unter die nächste Schwelle zu bringen. Tag A: nach 0:30 liegt die Restzeit bei 9:12. Schon 12 Minuten zusätzliche Pause bringen sie auf 9:00 Std und damit unter die 9:01-Grenze, insgesamt nur 0:42. Tag B: kein Unterschied zu Netto.
Mitarbeiterfreundlich, auch auf zusammenhängende Teilstücke des Tages anwenden wie Mitarbeiterfreundlich, wendet die Regelung aber zusätzlich auf einzelne Arbeitsblöcke von über 6 Stunden an. Relevant, wenn Pausen sehr früh oder spät am Tag liegen und dadurch lange zusammenhängende Blöcke verbleiben.
Typische Gesamtkonfigurationen, die Mindestpausen, feste Pausen, Kernarbeitszeit und Berechnungsverfahren kombinieren:
Klassisches Büro — Mindestpausen 30 Minuten ab 6 Stunden und 45 Minuten ab 9 Stunden, Berechnungsverfahren Netto. Wer 8 Stunden ohne eigene Pause bucht, erhält 30 Minuten Pausenabzug.
Schichtbetrieb — feste Pause von 12:00 bis 12:30 Uhr, deren Einhaltung erzwungen wird, unabhängig von der Schichtlänge. Vereinfacht die Pausenführung in Produktion und Logistik.
Flexible Teams mit Gleitzeit — gesetzliche Mindestpausen mit Berechnungsverfahren Mitarbeiterfreundlich, damit knapp über einer Schwelle liegende Arbeitszeiten nicht gleich die volle nächste Pause auslösen, ergänzend eine Kernarbeitszeit von 10:00 bis 15:00 Uhr als Anwesenheitsfenster.
Mailvorlagen
Im Untermenüpunkt Mailvorlagen pflegen Sie die E-Mail-Vorlagen, die ZEP rund um die Zeit- und Belegerfassung automatisch versendet. Pro Anlass kann eine eigene Vorlage mit Betreff und Inhalt gepflegt werden. Verfügbar in ZEP Compact und ZEP Professional, in ZEP Clock nicht verfügbar.
Verwendung und Mehrsprachigkeit der Vorlagen
Jede Mailvorlage ist einem ZEP-internen Event rund um die Projektzeit-Erfassung zugeordnet: Sobald das Event eintritt, versendet ZEP die passende Vorlage automatisch an die im Event hinterlegten Empfänger. Welche Vorlagen verfügbar sind, hängt von Ihrer Konfiguration und den aktivierten Zusatzmodulen ab — typisch sind die Projektzeit-Details sowie Planstunden-Hinweise (mit dem Zusatzmodul Projektplanung, für Teilaufgaben und Tickets mit dem Zusatzmodul Ticketsystem) und ähnliche Ereignisse aus dem Projektzeit-Alltag. Die Liste der konkret verfügbaren Vorlagen sehen Sie in Ihrem ZEP unter Administration > Zeiten und Belege > Mailvorlagen.
Sie können bestehende Vorlagen bearbeiten und durch eigene Texte ersetzen. Gelöscht oder deaktiviert werden können die System-Vorlagen jedoch nicht, damit der Versand-Workflow erhalten bleibt.
Platzhalter in Vorlagen
In jeder Vorlage können Sie Platzhalter verwenden, die ZEP zur Laufzeit durch konkrete Daten ersetzt. Typische Platzhalter sind Name des Mitarbeitenden, Datum des Ereignisses oder Firma. Im Bearbeiten-Dialog finden Sie eine Liste der pro Vorlage verfügbaren Platzhalter.
Mehrsprachige Pflege
Pro Vorlage hinterlegen Sie Betreff und Inhalt in den unterstützten Sprachen. ZEP versendet die Vorlage automatisch in der Sprache des Empfängers. Ist keine Übersetzung hinterlegt, wird die Standard-Sprache der Organisation verwendet. ZEP unterstützt sechs Sprachen: deutsch, englisch, französisch, spanisch, slowakisch und türkisch.
Testversand vor dem Produktiv-Schalten
Vor dem Aktivschalten einer Vorlage können Sie einen Testversand an Ihre eigene E-Mail-Adresse auslösen, um Layout und Platzhalter-Auflösung zu prüfen. So fallen Fehler in der Vorlage auf, bevor sie an die echten Empfänger gehen — wichtig bei zyklischen Erinnerungs-Mails an mehrere Mitarbeitende gleichzeitig.
Mailboxen für Belege
Der Untermenüpunkt Mailboxen richtet zentrale E-Mail-Postfächer ein, an die Lieferanten- und Kundenrechnungen sowie Belege gesendet werden können. ZEP holt eingehende Nachrichten in regelmäßigen Intervallen ab und legt sie als Einträge im Belegpostfach an — jeweils mit dem Status Offen, Angenommen oder Abgelehnt. Sie ordnen jeden offenen Eintrag einem Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten oder Projekt zu. Erst mit der Annahme wird daraus ein Beleg, den Sie weiterverarbeiten können (Faktura, Reisekostenabrechnung, Buchhaltungsexport).
Die Anlage einer Mailbox, die Verbindungs- und Autorisierungs-Logik, die Zuordnung eingehender E-Mails zu Mitarbeitenden sowie der Workflow vom Belegentwurf bis zur Annahme oder Ablehnung sind im Artikel Belegpostfach detailliert beschrieben.
Hinweis: Der Untermenüpunkt erscheint in ZEP Professional sowie in ZEP Compact mit dem Zusatzmodul Umsätze & Kosten oder Reisekostenabrechnung. In ZEP Clock nicht verfügbar.