Der Bereich Zeiten und Belege in der Administration bündelt die globalen Einstellungen für die Zeiterfassung und Belegerfassung sowie wiederverwendbare Inhalte: Erfassungs-Regeln, Pausenregelungen, Mailvorlagen für Zeit-Events und (bei aktivem Zusatzmodul Reisekostenabrechnung) Mailboxen für eingehende Belege.
Hinweis: Der Bereich ist in allen drei Produktlinien verfügbar. Die Bezeichnung unterscheidet sich aber je Produktlinie und je gebuchtem Zusatzmodul:
ZEP Compact und ZEP Professional — der Bereich heißt Projektzeiten und Belege
ZEP Clock ohne aktives Zusatzmodul Reisekostenabrechnung — der Bereich heißt nur Arbeitszeiten; mit aktivem Zusatzmodul Reisekostenabrechnung heißt er Arbeitszeiten und Belege
Welche Einstellungen sichtbar sind, hängt von Produktlinie und gebuchten Zusatzmodulen ab; Verfügbarkeits-Hinweise stehen jeweils direkt bei der betroffenen Einstellung.
Einstellungen
Im Untermenüpunkt Einstellungen konfigurieren Sie alle globalen Regeln rund um die Erfassung von Zeiten und Belegen: rückwärtige und vorausgehende Erfassung, Bemerkungstext-Verhalten, Anzeige von Lücken, Vorbelegung von Mahlzeiten und Pausen, Minutenraster, Formatierung der Auswertungen sowie die Projektfreigabe der Zeiten.
Rückwärtige Erfassung
Die Auswahl Rückwärtige Erfassung definiert, wie weit in die Vergangenheit Mitarbeitende Zeiten und Belege nachträglich erfassen dürfen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
heute und weitere Tage zurück in Kombination mit einem Tage-Wert; Default-Wert lässt sich frei setzen
die laufende Woche und weitere Tage zurück in Kombination mit einem Tage-Wert; lockerere Variante für Wochenweise-Erfassung
Zusätzlich erlaubt die Checkbox Montags auch die Erfassung für die Vorwoche erlauben, dass Mitarbeitende am Montag noch Einträge für die abgelaufene Vorwoche nachholen können, unabhängig vom obigen Tageswert.
Für Belege zusätzlich weitere Tage zurück
Im Feld für Belege zusätzlich weitere Tage zurück setzen Sie einen separaten Tageswert für die rückwärtige Erfassung von Belegen, der über das allgemeine Zeiterfassungs-Limit hinausgeht. Praktisch, wenn Belege oft erst verspätet eingereicht werden, Zeiten aber zeitnah erfasst werden sollen.
Hinweis: Erscheint nur in ZEP Compact und ZEP Professional, sobald dort die Belegerfassung über die Zusatzmodule Reisekostenabrechnung oder Kostenabrechnung aktiv ist. In ZEP Clock nicht verfügbar.
Vorausbuchung bei Zeiterfassung erlauben
Über die Auswahl Vorausbuchung bei Zeiterfassung erlauben bestimmen Sie, ob und wie weit Mitarbeitende in die Zukunft buchen dürfen. In ZEP Compact mit aktivem Zusatzmodul Reisekostenabrechnung sowie in ZEP Professional lautet das Label Vorausbuchung bei Zeiterfassung und Belegerfassung erlauben und die Einstellung wirkt auf Zeiten und Belege gemeinsam. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
nicht erlaubt Buchungen in die Zukunft sind blockiert
… Tage Erfassung darf bis N Tage in die Zukunft erfolgen; numerische Eingabe
… Minuten Erfassung darf bis N Minuten in die Zukunft erfolgen; nützlich für laufende Zeitpunkts-Buchungen
Tätigkeiten in ZEP Clock erfassen
Die Checkbox Tätigkeiten in ZEP Clock erfassen aktiviert die Erfassung von Tätigkeiten zusätzlich zur reinen Arbeitszeit. Damit lassen sich Arbeitsstunden auf verschiedene Tätigkeiten aufteilen, was die Grundlage für Tätigkeits-Auswertungen bildet.
Hinweis: Erscheint nur in ZEP Clock, solange dort das Zusatzmodul Reisekostenabrechnung nicht aktiv ist. In ZEP Compact und ZEP Professional sind Tätigkeiten produktlinien-bedingt immer erfassbar.
Doppelbuchungen zulassen
Die Checkbox Doppelbuchungen zulassen erlaubt, dass derselbe Zeitraum mehrfach erfasst wird, etwa wenn Mitarbeitende zwei parallele Aufgaben gleichzeitig bearbeiten. Standardmäßig blockiert ZEP Doppelbuchungen, um Auswertungsfehler zu vermeiden.
Praxisbeispiel: Ein Berater fährt im Zug zu Kunde A und bearbeitet während der Fahrt parallel eine Aufgabe für Kunde B. Beide Stunden sollen abgerechnet werden, weil die Reisezeit ohnehin auf das Projekt A gebucht ist und die Bearbeitungszeit zusätzlich auf Projekt B. Mit aktiver Doppelbuchung lassen sich beide Buchungen zeitgleich erfassen.
Bei aktivierter Hauptcheckbox erscheint zusätzlich die Sub-Checkbox Bei Doppelbuchung: Warnung und Optionen Doppelbuchung oder Überschreiben, die ein Pop-up mit Entscheidungs-Optionen einblendet, sobald eine Überschneidung erkannt wird.
Hinweis: Sichtbar in ZEP Compact und ZEP Professional. In ZEP Clock sind Doppelbuchungen produktlinien-bedingt nicht vorgesehen.
Bemerkungstext-Verhalten
Drei Checkboxen steuern das Verhalten des Bemerkungstexts bei der Zeiterfassung. Praktisch in Organisationen, in denen Bemerkungen verpflichtend sind oder wiederkehrende Notizen automatisch übernommen werden sollen:
Mehrzeiliges Bemerkungsfeld für die Projektzeiterfassung wandelt das Bemerkungsfeld vom einzeiligen Textfeld zu einem mehrzeiligen Textarea um
Bemerkungstext erzwingen macht das Bemerkungsfeld zum Pflichtfeld; ohne Eintrag lässt sich die Zeit nicht speichern
Bemerkungstext von der zuletzt erfassten Projektzeit / Beleg vorbelegen übernimmt automatisch den Text der vorherigen Erfassung; in ZEP Clock heißt die Option Bemerkungstext von der zuletzt erfassten Arbeitszeit vorbelegen
Erfassung an Nichtarbeitstagen und Wochenenden
Zwei Checkboxen steuern die Sichtbarkeit und Buchbarkeit von Tagen, die nicht zur regulären Arbeitswoche gehören:
Zeiterfassung an Feiertagen und Tagen, die nicht Arbeitstage sind (i.A. Wochenenden) erlauben schaltet die Buchbarkeit dieser Tage frei; ohne die Checkbox sind sie gesperrt
Tage, die nicht Arbeitstage sind (i.A. Wochenenden) anzeigen blendet diese Tage in der Erfassungs-Ansicht ein; ohne die Checkbox werden sie ausgeblendet
Arbeitszeiten nur als Zeitdauer, ohne von/bis
Die Checkbox Projektzeiten nur als Zeitdauer, ohne von/bis stellt die Zeiterfassung auf reine Dauererfassung um (z. B. 4 Stunden statt 08:00–12:00). Praktisch in Organisationen, in denen die konkreten Uhrzeiten keine Rolle spielen. In ZEP Clock heißt die Checkbox entsprechend Arbeitszeiten nur als Zeitdauer, ohne von/bis.
Hinweis: Verfügbar in ZEP Compact mit den Lizenz-Varianten Basis-Light oder Kosten-Light sowie in ZEP Clock ohne aktives Zusatzmodul Reisekostenabrechnung. Nicht verfügbar in ZEP Professional, in ZEP Compact mit Reisekosten-Zusatzmodul und in ZEP Clock mit Reisekosten-Zusatzmodul. Bei aktiver Anwesenheitserfassung im Bereich Mitarbeiter bleibt die Checkbox sichtbar, lässt sich aber nicht ändern, da die Dauererfassung mit Anwesenheiten nicht kombinierbar ist.
Anzeige von Lücken in der Zeiterfassung
Die Checkbox Anzeige von Lücken in der Projektzeiterfassung hebt fehlende Buchungsintervalle (z. B. 11:00–12:30 nicht abgedeckt) in der Tabelle der Zeiteinträge durch einen größeren Abstand optisch hervor. So erkennen Mitarbeitende Lücken sofort und können sie schließen. Praktisch: Beim Klick auf eine Lücke übernimmt ZEP die Ende-Zeit des vorherigen Eintrags als von-Zeit und die Start-Zeit des folgenden Eintrags als bis-Zeit in das Erfassungsfeld, sodass sich die Lücke mit wenigen Klicks füllen lässt. In ZEP Clock heißt die Option Anzeige von Lücken in der Arbeitszeiterfassung.
Vorbelegung von-Zeit für neuen Tag
Die Auswahl Vorbelegung von-Zeit für neuen Tag bestimmt, mit welcher Uhrzeit ZEP das von-Feld bei der ersten Buchung eines Tages vorbefüllt:
aktuelle Uhrzeit ZEP übernimmt die Uhrzeit zum Zeitpunkt des Klickens
festgelegte Uhrzeit in Kombination mit einer fest hinterlegten Uhrzeit (z. B. 08:00 Uhr) als Default
Minutenraster
Die Auswahl Minutenraster bestimmt das Mindest-Intervall, in dem Zeiten erfasst und in Auswertungen dargestellt werden. Verfügbare Raster sind 1, 3, 5, 6, 15, 30 oder 60 Minuten. Wir empfehlen die Raster 3, 6, 15 oder 30 Minuten, weil sie sich rundungsfrei mit 60 Minuten teilen lassen.
Praxisempfehlung je Produktlinie:
ZEP Clock mit Kommen-/Gehen-Erfassung am Terminal oder in der App: feinere Raster wie 1 oder 3 Minuten, um die exakte Stempelzeit nicht künstlich zu runden
ZEP Compact und ZEP Professional mit manueller Projektzeiterfassung: 15 oder 30 Minuten, weil Projektzeiten typisch in Viertelstunden gebucht werden und die Faktura sauber rechnet
Nach einer Änderung des Minutenrasters sollten Sie bestehende Buchungen prüfen, weil ZEP die Anzeige umrechnet und einzelne Einträge sichtbare Rundungsdifferenzen aufweisen können.
Vorsicht: Nach Änderung des Minutenrasters ist die Bearbeitung von Zeiten, die bereits mit einem anderen Minutenraster erfasst wurden, nur noch eingeschränkt möglich.
Vorbelegung Mahlzeiten
Die Auswahl Vorbelegung Mahlzeiten steuert, wie ZEP bei der Reisekosten-Erfassung die Mahlzeiten-Anrechnung vorbelegt. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Keine Vorbelegung Mahlzeiten werden bei jeder Reise manuell erfasst
Festgelegte Vorbelegung in Kombination mit drei Checkboxen für Frühstück, Mittagessen und Abendessen, die organisationsweit als Default angesetzt werden
Hinweis: Erscheint nur mit aktivem Zusatzmodul Reisekostenabrechnung.
Vorbelegung von-Zeit / bis-Zeit für Pausenerfassung
Im Block Vorbelegung von-Zeit / bis-Zeit für Pausenerfassung hinterlegen Sie die Default-Pausenzeit (z. B. 12:00–12:30 Uhr), die bei jeder neuen Pausen-Erfassung vorausgefüllt wird. Mitarbeitende können den Wert individuell überschreiben; die Vorbelegung dient nur als Zeitersparnis bei der täglichen Erfassung.
Zeitformat-Anzeige in Auswertungen
Zwei Checkboxen steuern, ob ZEP Zeitwerte als Dezimalzahl (z. B. 1,5 h) oder im Stunden:Minuten-Format (z. B. 1:30) anzeigt:
Arbeitszeiten, Sollzeit sowie Plan-, Über- und Fehlstunden im Stunden:Minuten-Format wirkt auf interne Auswertungen rund um die Regelarbeitszeit
Projektzeitnachweis und Projektumsatz im Stunden:Minuten-Format anzeigen wirkt auf Projektzeit-Auswertungen und Umsatz-Reports; mit aktiver Faktura erweitert sich das Label um und Rechnungsanhang
Belegdateien-PDFs mit Belegdaten
Die Auswahl Belegdateien-PDFs mit Belegdaten bestimmt, ob ZEP an die PDF-Datei eines hinterlegten Belegs zusätzliche Belegdaten (Datum, Betrag, Mitarbeitende) anhängen soll. Praktisch für die Archivierung in der Buchhaltung, damit die PDF auch ohne Zugriff auf ZEP nachvollziehbar ist.
Hinweis: Erscheint nur, wenn die Belegerfassung in ZEP aktiv ist. In ZEP Professional ist die Belegerfassung produktlinien-bedingt immer enthalten und lässt sich nicht deaktivieren. In ZEP Compact und ZEP Clock ist sie an das Zusatzmodul Reisekostenabrechnung gebunden, das in beiden Linien buchbar ist.
Rappenrundung bei CHF-Beträgen
Die Checkbox Geldbeträge, die in der Währung CHF erfasst oder in diese umgerechnet werden, immer auf 5 Rappen runden aktiviert die schweizer Rundungsregel für alle CHF-Beträge. Praktisch in Organisationen mit Schweizer Kunden oder Mitarbeitenden in der Schweiz.
Hinweis: Erscheint in ZEP Compact und ZEP Professional. In ZEP Clock nicht verfügbar.
Belegsymbol in der Projektzeiterfassung immer anzeigen
Die Checkbox Belegsymbol in der Projektzeiterfassung immer anzeigen blendet das Belegsymbol in der Formularansicht der Zeiterfassung immer ein, auch wenn aktuell kein Beleg hochgeladen ist. Praktisch als visuelle Erinnerung, dass Belege ergänzt werden können.
Ticketbetreff in Projektzeitauswertung anzeigen
Die Checkbox Ticketbetreff in Projektzeitauswertung anzeigen ergänzt die Projektzeit-Auswertung um eine zusätzliche Spalte mit dem Betreff des verknüpften Tickets. So lassen sich Buchungen auch ohne Wechsel ins Ticketsystem inhaltlich einordnen.
Hinweis: Sichtbar mit aktivem Zusatzmodul Ticketsystem.
Multi-Select-Filter in der Projektzeitauswertung
Zwei Checkboxen erweitern die Filter-Logik der Projektzeitauswertung:
Abteilungsfilter als Mehrfachauswahl anzeigen erlaubt, mehrere Abteilungen gleichzeitig zu filtern; sinnvoll bei Auswertungen über Abteilungs-Cluster
Projektzeitauswertung: Vorgangsfilter als Mehrfachauswahl anzeigen analog für Vorgangs-Filter; nützlich bei Auswertungen über mehrere ähnliche Vorgänge
Hinweis: Der Abteilungsfilter erscheint nur mit aktivem Zusatzmodul Standorte und Abteilungen.
Anzeige von Belegart und Tätigkeit in Auswertungen
Die Auswahl Kostenabrechnung, Projektzeitnachweis, Projektumsatz: Tätigkeiten und Belegarten mit Kurzform und Legende oder Bezeichnung bestimmt, ob in den genannten Auswertungen die kurze Form mit Legende oder die ausführliche Bezeichnung angezeigt wird. Mit aktiver Faktura erweitert sich das Label um und Rechnungsanhang.
Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Kurzform und Legende — die Auswertung zeigt nur die Kurzform jeder Tätigkeit oder Belegart (z. B. PT) und führt unten eine Legende mit der vollständigen Bezeichnung auf. Spart Platz in der Auswertung, ist aber ohne Legende schwerer lesbar
Bezeichnung — die Auswertung zeigt direkt die vollständige Bezeichnung jeder Tätigkeit und Belegart. Lesbarer, beansprucht aber mehr Platz
Preisfaktor-Frage bei zuschlagspflichtiger Zeit
Die Checkbox Bei der Erfassung einer fakturierbaren Zeit, die gemäß Preisliste in einen zuschlagspflichtigen Zeitraum fällt, eine Frage stellen blendet bei der Erfassung eines Zeitraums mit Zuschlag (z. B. Nachtzuschlag) eine Rückfrage ein, sodass die Mitarbeitenden bewusst über den Zuschlag entscheiden. So lassen sich Auswertungsfehler durch versehentliche Zuschläge vermeiden.
Hinweis: Erscheint in ZEP Compact und ZEP Professional, sobald in den Stammdaten Preise gepflegt sind und damit zuschlagspflichtige Zeiträume entstehen können. In ZEP Clock nicht verfügbar.
Vorgänge hierarchisch in der Projektzeiterfassung anzeigen
Die Checkbox Projektzeiterfassung: Vorgänge mitsamt übergeordneter Vorgänge anzeigen blendet bei der Vorgangs-Auswahl auch die Eltern-Vorgänge mit ein, sodass die Hierarchie des Projektplans sichtbar wird. Praktisch in Projekten mit mehrstufiger Vorgangs-Struktur.
Hinweis: Sichtbar in ZEP Compact und ZEP Professional. In ZEP Clock gibt es keine Vorgangs-Hierarchie in der Erfassung.
Projektfreigabe der Zeiten
Die Checkbox Projektfreigabe der Zeiten aktiviert eine zusätzliche Freigabe-Stufe für erfasste Zeiten. Solange die Einstellung aktiv ist, wird der reguläre Abrechnungsstatus einer Zeit zur Projektfreigabe: Erst wenn ein Projektverantwortlicher den Status einer Zeit explizit auf Freigegeben gesetzt hat, gilt sie als freigegeben.
So setzen Projektverantwortliche die Freigabe in der Anwendung:
Projektzeitauswertung öffnen und für den gewünschten Zeitraum ausführen, sodass die passenden Zeiten in der Tabelle erscheinen
Über die Checkboxen am Zeilenanfang eine oder mehrere Zeiten auswählen
Unter der Tabelle erscheint nun ein zusätzlicher Bereich mit einer Aktions-Auswahl. Über die Aktions-Auswahl die gewünschte Massen-Aktion wählen — eine davon ist Projektfreigabe
Im erweiterten Bereich erscheint dann das Feld Projektfreigabe mit den Optionen Zu prüfen oder Freigegeben; Freigegeben wählen und speichern
ZEP setzt den Freigabestatus für alle ausgewählten Zeiten gleichzeitig und hinterlegt automatisch Anwender und Zeitpunkt der Statusänderung
Implikationen einer erfolgten Projektfreigabe:
Sperre für Mitarbeitende: Sobald eine Zeit den Status Freigegeben hat, kann der Mitarbeitende sie nicht mehr selbst ändern. Administrator:innen und Abteilungsleitungen können sie bei Bedarf weiterhin bearbeiten
Voraussetzung für die Rechnungsstellung: Mit aktivem Zusatzmodul Rechnungsstellung fließen nur freigegebene Zeiten in den Rechnungslauf ein — Zeiten ohne Freigabe werden bei der Rechnungserstellung ignoriert
Voraussetzung für Projektabschluss und kundenfreigegebene Auswertungen: Projektabschluss und Auswertungen mit Kundenfreigabe greifen ebenfalls nur auf freigegebene Zeiten zu
Die Mitarbeiterfreigabe der Zeiten (Bereich Mitarbeiter) bleibt davon unabhängig und kann parallel oder gar nicht genutzt werden.
Hinweis: Sichtbar in ZEP Compact und ZEP Professional. In ZEP Clock ist die Projektfreigabe der Zeiten kein Bestandteil der Produktlinie.
Pausenregelung
Der Untermenüpunkt Pausenregelung verwaltet die organisationsweiten Pausenregeln, nach denen ZEP automatisch Pausen vom Zeitsaldo abzieht. Pro Mitarbeitenden kann eine Pausenregel zugewiesen werden (siehe Voreinstellung im Tab Allgemein der Mitarbeiter-Einstellungen).
Aufbau einer Pausenregelung
Eine Pausenregelung besteht aus mehreren Komponenten, die zusammen festlegen, wie ZEP fehlende oder zu kurze Pausen einer Arbeitszeit-Buchung berechnet und vom Zeitsaldo abzieht:
Bezeichnung sprechender Name der Pausenregelung (z. B. Bürotag 8 Stunden, Schichtbetrieb, Standard gesetzlich); wird im Mitarbeiter-Stammdaten-Dialog zur Auswahl angezeigt
Definition mit Gültig-ab-Stichtag die konkreten Regel-Parameter ab einem bestimmten Datum — eine Definition wird nicht nachträglich überschrieben, sondern eine neue Definition wird ab dem nächsten Stichtag wirksam, sodass historische Buchungen weiterhin nach der alten Regel verrechnet werden
Mindestpausen ein oder mehrere Schwellwerte, ab welcher Arbeitszeit wie viele Minuten Pause Pflicht sind (z. B. ab 6 Stunden: 30 Minuten)
Feste Pause ein konstanter Pausenwert pro Tag, unabhängig von der Arbeitsdauer
Kernarbeitszeit ein Zeitfenster, in dem die automatische Pause greift; außerhalb erfolgt kein automatischer Abzug
Pausenregelung anlegen oder ändern
Über den Button Neue Pausenregelung öffnen Sie einen Dialog, in dem Sie die folgenden Felder hinterlegen. Bei bestehenden Regelungen können Sie über Pausenregelung ändern denselben Dialog öffnen und die Werte ab einem neuen Stichtag aktualisieren:
Gültig ab Stichtag, ab dem die Definition wirksam wird (frühestens am Folgetag, weil bestehende Buchungen bis heute bereits nach der alten Regel verrechnet wurden)
Mindestruhezeit Auswahl keine Mindestruhezeit oder Mindestruhezeit mit Stundenwert (Default 11 Stunden); definiert die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen
Maximumtag im Sinne der Pausenregelung die maximale Tagesarbeitszeit in Stunden, bis zu der die Pausenregel-Logik greift; höhere Werte werden gesondert ausgewiesen
Maximum Plus nur mit aktivem Zusatzmodul Reisekostenabrechnung sichtbar; begrenzt die maximal pro Tag anrechenbare Reisezeit-Aufschlagsumme
Einhaltung erzwingen Checkbox; ist sie gesetzt, blockiert ZEP das Speichern von Zeiten, die gegen die Pausenregel verstoßen
Überschrittene Maximalarbeitszeit und nicht eingehaltene Mindestpausen abziehen Checkbox; nur sichtbar mit aktivem Zusatzmodul Abwesenheiten und Überstunden. Ist sie gesetzt, zieht ZEP überschrittene Maximalarbeitszeit und nicht eingehaltene Mindestpausen automatisch vom Überstundenkonto ab. Nicht eingehaltene Ruhezeiten werden nicht abgezogen
Bei nicht eingehaltenen Pausen warnen Checkbox; zeigt dem Mitarbeitenden bei der Erfassung einen Warnhinweis, wenn die Buchung nicht zur Pausenregel passt
Berechnungsverfahren für fehlende Pausen Auswahl zwischen mehreren Verfahren, wie ZEP fehlende Mindestpausen über den Arbeitstag verteilt und abzieht
Mindestlänge einer Pause im Sinne der Pausenregelung Minutenwert, ab dem eine erfasste Pause für die Pausenregelung zählt (z. B. mindestens 15 Minuten, sodass eine 5-Minuten-Pause nicht angerechnet wird)
Bemerkung Freitext zur Dokumentation, etwa zur tarifvertraglichen Grundlage oder zu Ausnahmen
Mindestpausen-Schwellwerte
Unter Mindestpausen hinterlegen Sie pro Schwellwert eine Stunden-Pause-Kombination. Bei mehreren Schwellwerten greift jeweils der höchste erreichte Wert. Typische Konfiguration nach deutschem Arbeitszeitgesetz:
ab 6 Stunden Arbeitszeit: 30 Minuten Pause
ab 9 Stunden Arbeitszeit: 45 Minuten Pause
Über den Button Neuer Schwellwert ergänzen Sie weitere Stufen, falls Ihre Organisation strengere oder zusätzliche Regeln verfolgt.
Feste Pause
Unter Feste Pause hinterlegen Sie einen Pausenwert, der unabhängig von der Arbeitsdauer abgezogen wird. Auch bei kurzen Tagen (z. B. 4 Stunden) zieht ZEP diesen Wert vom Zeitsaldo ab. Sinnvoll in Schichtmodellen mit fester Pausenkultur oder in Branchen mit gesetzlich vorgeschriebenen Mindestpausen unabhängig von der Anwesenheit.
Kernarbeitszeit
Unter Kernarbeitszeit definieren Sie ein Von-bis-Zeitfenster, in dem die automatische Pause greift. Nur Arbeitszeiten innerhalb dieses Fensters lösen den Pausenabzug aus; Zeiten außerhalb (z. B. frühe Morgen- oder Abendarbeit) sind ausgenommen. Praktisch in Organisationen mit Gleitzeit-Modellen, in denen nicht jede Schicht einen Pausenabzug erfordert.
Reisezeiten als aktive oder passive Zeit
Mit aktivem Zusatzmodul Reisekostenabrechnung erscheinen pro Pausenregel zusätzliche Felder zur Behandlung von Reisezeiten:
Reisezeiten als aktive Zeit Reisezeiten zählen voll als Arbeitszeit und werden bei der Pausenberechnung mit der regulären Arbeitszeit zusammengezählt
Reisezeiten als passive Zeit Reisezeiten zählen reduziert oder gar nicht zur Arbeitszeit; der Pausenabzug erfolgt nur auf Basis der aktiven Arbeitszeit
Maximum Plus begrenzt die maximal pro Tag anrechenbare Reisezeit, um lange Anreisen nicht in vollem Umfang als Arbeitszeit zu zählen
Berechnungsverfahren und Praxisbeispiele
Drei typische Praxisbeispiele zur Verdeutlichung der Verfahren:
Klassisches Büro mit 8-Stunden-Tag — Mindestpausen 30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden. Mitarbeitende, die 8 Stunden arbeiten und keine eigene Pause erfassen, erhalten 30 Minuten Pausenabzug
Schichtbetrieb mit fester Pausenkultur — feste Pause von 30 Minuten pro Arbeitstag, unabhängig von der Schichtlänge. Vereinfacht die Pausenführung in Produktion und Logistik
Hybrid-Office mit Kernzeit — Kernarbeitszeit 10:00 bis 15:00 Uhr mit Pausenabzug innerhalb dieses Fensters. Mitarbeitende, die früh morgens vor 10:00 Uhr starten oder erst abends nach 15:00 Uhr arbeiten, sind vom automatischen Pausenabzug ausgenommen
Mailvorlagen
Im Untermenüpunkt Mailvorlagen pflegen Sie die E-Mail-Vorlagen, die ZEP rund um die Zeit- und Belegerfassung automatisch versendet. Pro Anlass kann eine eigene Vorlage mit Betreff und Inhalt gepflegt werden. Verfügbar in ZEP Compact und ZEP Professional; in ZEP Clock nicht verfügbar.
Verwendung und Mehrsprachigkeit der Vorlagen
Jede Mailvorlage ist einem ZEP-internen Event rund um die Projektzeit-Erfassung zugeordnet: Sobald das Event eintritt, versendet ZEP die passende Vorlage automatisch an die im Event hinterlegten Empfänger. Welche Vorlagen verfügbar sind, hängt von Ihrer Konfiguration und den aktivierten Zusatzmodulen ab — typisch sind Vorlagen rund um Plan-Stunden-Schwellwerte, Zeit-Details, Splits und ähnliche Ereignisse aus dem Projektzeit-Alltag. Die Liste der konkret verfügbaren Vorlagen sehen Sie in Ihrem ZEP unter Administration > Zeiten und Belege > Mailvorlagen.
Sie können bestehende Vorlagen bearbeiten und durch eigene Texte ersetzen; gelöscht oder deaktiviert werden können die System-Vorlagen jedoch nicht, damit der Versand-Workflow erhalten bleibt.
Platzhalter in Vorlagen
In jeder Vorlage können Sie Platzhalter verwenden, die ZEP zur Laufzeit durch konkrete Daten ersetzt. Typische Platzhalter sind Name des Mitarbeitenden, Datum des Ereignisses oder Firma. Im Bearbeiten-Dialog finden Sie eine Liste der pro Vorlage verfügbaren Platzhalter.
Mehrsprachige Pflege
Pro Vorlage hinterlegen Sie Betreff und Inhalt in den unterstützten Sprachen. ZEP versendet die Vorlage automatisch in der Sprache des Empfängers; ist keine Übersetzung hinterlegt, wird die Standard-Sprache der Organisation verwendet. ZEP unterstützt sieben Sprachen: deutsch, englisch, französisch, spanisch, polnisch, slowakisch und türkisch.
Testversand vor dem Produktiv-Schalten
Vor dem Aktivschalten einer Vorlage können Sie einen Testversand an Ihre eigene E-Mail-Adresse auslösen, um Layout und Platzhalter-Auflösung zu prüfen. So fallen Fehler in der Vorlage auf, bevor sie an die echten Empfänger gehen — wichtig bei zyklischen Erinnerungs-Mails an mehrere Mitarbeitende gleichzeitig.
Mailboxen für Belege
Der Untermenüpunkt Mailboxen richtet zentrale E-Mail-Postfächer ein, an die Lieferanten- und Kundenrechnungen sowie Belege gesendet werden können. ZEP holt eingehende Nachrichten in regelmäßigen Intervallen ab und legt sie als Belegentwurf in der Belegerfassung an. Anschließend ordnen Sie jeden Belegentwurf einem Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten oder Projekt zu und können ihn aus der Belegerfassung heraus weiterverarbeiten (Faktura, Reisekostenabrechnung, Buchhaltungsexport).
Die Anlage einer Mailbox, die Verbindungs- und Autorisierungs-Logik, die Zuordnung eingehender E-Mails zu Mitarbeitenden sowie der Workflow vom Belegentwurf bis zur Annahme oder Ablehnung sind im Artikel Belegpostfach detailliert beschrieben.
Hinweis: Der Untermenüpunkt erscheint in ZEP Compact mit aktivem Zusatzmodul Reisekostenabrechnung sowie in ZEP Professional. In ZEP Clock nicht verfügbar.