Die Mitarbeiterverwaltung ist die Grundlage für alle weiteren Funktionen in ZEP. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Mitarbeitende mit dem Assistenten anlegen, ihre Daten in der Mitarbeiterakte pflegen, ihnen einen Anmeldelink senden oder ihr Kennwort zurücksetzen, den Beschäftigungszeitraum beenden oder bei Bedarf den gesamten Datensatz pseudonymisieren oder löschen.
Welche Felder am Mitarbeitenden im Detail verfügbar sind, hängt von Ihrer Produktlinie und den gebuchten Modulen ab. Eine vollständige Feld-Referenz mit allen Verfügbarkeitshinweisen finden Sie im Artikel Mitarbeiterdaten.
Hinweis: Die Mitarbeiterverwaltung ist in ZEP Track, ZEP Clock, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business im Standardumfang enthalten. Sie erreichen sie über das Hauptmenü Mitarbeiter. Wie die Mitarbeiterliste konfiguriert wird, beschreibt der Artikel Mitarbeiterübersicht.
Berechtigungen für die Mitarbeiterverwaltung
Wer Mitarbeitende anlegen, bearbeiten, pseudonymisieren oder löschen darf, legen Administratoren unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte im Bereich Mitarbeiter fest. Die Tabelle nennt für jede Aktion das zuständige Recht. Administratoren haben immer alle Rechte, ihre Rolle lässt sich nicht einschränken. Wie Sie die Rechte an Ihre Organisation anpassen, beschreibt der Artikel Meine Firma – Administration.
Aktion | Recht in Rollen & Rechte |
Mitarbeitende anlegen | „Mitarbeiter anlegen“ |
Mitarbeiterakte bearbeiten | je nach Daten „Stammdaten“, „Kontaktdaten“, „Arbeitszeitmodell“, „Bankdaten“ oder „Zusatzattribute“ (Bearbeiten), für die Einstellungen „Mitarbeitereinstellungen“ (Bearbeiten) |
Nutzer-Rolle ändern | „Rollen & Zuordnungen“ (Bearbeiten) |
Benutzername ändern | kein eigenes Recht, nur Administratoren und Systemadmins |
Kennwort zurücksetzen | „Stammdaten“ (Bearbeiten) |
Beschäftigungszeitraum beenden | „Arbeitszeitmodell“ (Bearbeiten) |
Mitarbeitende pseudonymisieren oder löschen | „Mitarbeiter löschen“ |
Hinweis: Mitarbeitende mit der Rolle Administrator oder Systemadmin können nur von Administratoren und Systemadmins bearbeitet, pseudonymisiert oder gelöscht werden. Ihre eigenen Adress-, Kontakt- und Bankdaten pflegen Mitarbeitende selbst im Profil.
Mitarbeitende anlegen
Neue Mitarbeitende legen Sie mit einem Assistenten an, der Sie Schritt für Schritt durch Stammdaten, Arbeitszeitmodell, Projektzuordnung und Einstellungen führt. So ist der Datensatz direkt nach dem Speichern vollständig: Beschäftigungszeitraum, Regelarbeitszeit und Projektzuordnungen müssen Sie nicht nachträglich anlegen.
So legen Sie einen neuen Mitarbeitenden an:
Öffnen Sie Mitarbeiter im Hauptmenü.
Klicken Sie über der Mitarbeiterliste auf Neuen Mitarbeiter anlegen.
Füllen Sie die Schritte des Assistenten aus und wechseln Sie mit Weiter zum nächsten Schritt. Mit Zurück oder einem Klick auf einen Schritt in der Schrittleiste kehren Sie zu einem früheren Schritt zurück.
Bestätigen Sie im letzten Schritt mit Speichern.
Bei jedem Weiter prüft ZEP die Eingaben des aktuellen Schritts und zeigt fehlende oder ungültige Angaben direkt am Feld an. Der Assistent besteht aus diesen Schritten:
Stammdaten
Arbeitszeitmodell
Projektzuordnung (nicht in ZEP Clock, dort werden keine Projektbezüge geführt)
Einstellungen
Gutschrift, nur wenn Sie in den Stammdaten die Art „Freier Mitarbeiter mit Gutschrift“ wählen
Stammdaten
Im ersten Schritt erfassen Sie Benutzerdaten, Personaldaten und Kontaktdaten. Pflichtfelder sind Benutzername, Kennwortvergabe, Vorname, Nachname und Nutzer-Rolle. Weitere Felder blenden Sie über die Links Erweiterte Personaldaten, Adresszusatz und Kontaktdaten ein.
Feld | Beschreibung |
Profilbild | Optional. Bilddatei bis 5 MB über Bild hochladen. |
Benutzername | Anmeldename in ZEP. Höchstens 32 Zeichen, erlaubt sind Buchstaben, Ziffern und die Zeichen . @ - _. Der Name muss eindeutig sein, Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle. Nach dem Anlegen ändern ihn Administratoren und Systemadmins im Dialog Mitarbeiter bearbeiten, siehe Benutzername ändern. |
Kennwortvergabe | „Link per E-Mail senden“ (Standard) oder „Kennwort eingeben“. Siehe Speichern und Zugangsdaten. |
Pflicht bei „Link per E-Mail senden“, sonst optional. Jede E-Mail-Adresse kann nur einem Mitarbeitenden zugeordnet sein. | |
ID des Anmeldedienstes | Nur bei Anmeldung über OAuth. Das Feld trägt den Namen Ihres Anmeldedienstes, etwa „Google ID“ oder „Microsoft ID“. Hier tragen Sie die Kennung des Mitarbeitenden bei diesem Dienst ein, in der Regel seine dortige E-Mail-Adresse. Jede Kennung kann nur einem Mitarbeitenden zugeordnet sein. Siehe E-Mail und Single Sign-On. |
Kennwort | Nur bei „Kennwort eingeben“. Das Kennwort muss die Kennwortrichtlinie Ihres Unternehmens erfüllen. |
Vorname, Nachname | Pflichtfelder. |
Nutzer-Rolle | Vorbelegt mit „User“. Zur Auswahl stehen die Rollen, die Sie vergeben dürfen. |
Standard-Preisgruppe | Pflichtfeld, wenn in Ihrer Produktlinie Preise verfügbar sind. Gilt als Vorgabe für die Projektzuordnungen. |
Personalnummer | Optional. Ist die Nummer bereits vergeben, fragt ZEP beim Wechsel zum nächsten Schritt nach, ob Sie trotzdem fortfahren möchten. |
Abteilung | Nur mit dem Bereich Standorte & Abteilungen. Zur Auswahl stehen die Abteilungen, denen Sie Mitarbeitende zuordnen dürfen. |
Erweiterte Personaldaten | Kurzzeichen (eindeutig), Anrede, Titel, Geburtsname, Geburtstag und Kategorien. |
Schnittstellen | Personio ID, HR WORKS ID oder DATEV ID, wenn die jeweilige Schnittstelle eingerichtet ist. |
Adress- und Kontaktdaten | Straße, PLZ, Ort und Land, optional Adresszusatz 1 und 2 sowie Tel Firma, Tel Privat und Mobil. |
Anstellung | Art „Fest Angestellt“, „Freier Mitarbeiter“ oder „Freier Mitarbeiter mit Gutschrift“, bei freien Mitarbeitenden zusätzlich die USt-IdNr. Der Abschnitt erscheint, wenn freie Mitarbeiter aktiviert sind, siehe Externe Mitarbeitende und Gutschriften. |
Bemerkung | Interne Bemerkung, höchstens 255 Zeichen. |
Zusatzattribute | Die unter Administration > Mitarbeiter > Zusatzattribute definierten Felder. |
Arbeitszeitmodell
Im zweiten Schritt legen Sie Beschäftigungszeitraum und Regelarbeitszeit fest. Die Vorbelegungen stammen aus den Voreinstellungen unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen, beschrieben in Mitarbeiter – Administration.
Feld | Beschreibung |
Zeitraum von, Zeitraum bis | Beginn des Beschäftigungszeitraums, vorbelegt mit dem heutigen Datum. Ohne Enddatum ist der Zeitraum unbefristet. |
Vertrag | „Stunden pro Tag“ mit Arbeitstagen und Stunden je Wochentag oder „Stunden pro Monat“ mit den Arbeitsstunden pro Monat. |
Feiertagskalender, Pausenregelung | Kalender und Pausenregelung, die für den Mitarbeitenden gelten. |
Monatliche Obergrenze, Wöchentliche Obergrenze | Optionale Höchstwerte für die Arbeitszeit. |
Anspruch, Urlaubsanspruch | Nur mit dem Bereich Abwesenheiten & Überstunden. Urlaubsanspruch „Pro Jahr“ oder „Im Beschäftigungszeitraum“. Für einen Anspruch im Beschäftigungszeitraum ist ein Enddatum nötig. |
Urlaubstage und Fehltage nach | Nur mit dem Bereich Abwesenheiten & Überstunden. „Kalendertagen“ oder „Regelarbeitszeit / Vollzeit“. Legt fest, wie ZEP ganztägige Abwesenheiten in Urlaubs- und Fehltage umrechnet. |
Vollzeitarbeitstag | Nur bei „Regelarbeitszeit / Vollzeit“. Stunden eines vollen Arbeitstags, höchstens 24. |
Überstunden berechnen und anzeigen | Nur mit dem Bereich Abwesenheiten & Überstunden. Schaltet die Überstundenberechnung für den Mitarbeitenden ein. Arbeiten Sie mit abgegoltenen Überstunden, legen Sie unter „Überstundenabgleich pro Monat nach“ fest, ob nach „Fester Stundenanzahl“ oder nach „Prozentualem Anteil der Arbeitsstunden“ abgegolten wird, und tragen den Wert ein. |
Beispiel: Eine Teilzeitkraft arbeitet montags 4 Stunden. Bei „Regelarbeitszeit / Vollzeit“ und einem Vollzeitarbeitstag von 8 Stunden zählt ein ganztägiger Urlaub am Montag als 0,5 Urlaubstage. Bei „Kalendertagen“ zählt derselbe Urlaub als 1 Tag. Die Sollzeit des Tages bleibt in beiden Fällen gleich.
Projektzuordnung
Im dritten Schritt ordnen Sie den Mitarbeitenden Projekten zu, damit er sofort Projektzeiten erfassen kann. Über Weiteres Projekt zuordnen fügen Sie eine Zeile hinzu und wählen Projekt, Preisgruppe sowie den Zeitraum mit Von und optional Bis. Der Zeitraum muss innerhalb des Beschäftigungszeitraums und der Projektlaufzeit liegen. Zur Auswahl stehen die Projekte, die Sie zuordnen dürfen und deren Laufzeit den Beschäftigungszeitraum berührt.
Über Projektzuordnung von anderem Mitarbeiter kopieren übernehmen Sie die Projekte eines Kollegen. Sie wählen den Mitarbeitenden, optional die Preisgruppe „Des Mitarbeiters“ und mit Zeiträume übernehmen auch dessen Zeiträume. Ändern Sie danach im Schritt Arbeitszeitmodell den Beschäftigungszeitraum, verschiebt ZEP die erfassten Zuordnungen in den neuen Zeitraum.
Einstellungen
Im vierten Schritt legen Sie fest, wie der Mitarbeitende in ZEP arbeitet. Welche Abschnitte erscheinen, hängt von Ihrer Produktlinie und den aktiven Bereichen ab.
Abschnitt | Inhalt |
Sprache | Sprache der Oberfläche und der Systemmails, Standard ist die Systemsprache. |
Anwesenheit & Zugang | Anwesenheiten berücksichtigen, Anwesenheit in der Weboberfläche starten/beenden und Login ohne OAuth sperren. In ZEP Clock zusätzlich Manuelle Zeiterfassung deaktivieren. |
Anwesenheitserfassung Clock App | Verwendung des Single User Login, PIN für Multi User Login (bis 4 Ziffern) und Standort-Übermittlung. Nur wenn Anwesenheiten erfasst werden. |
Erfassung | Projektzeiten-Import (in ZEP Clock: Arbeitszeiten-Import) und Rückwärtige Erfassung zusätzlich zurück mit Tagen für Projekt- bzw. Arbeitszeit, Belege und einem Gültig-bis-Datum. |
Abrechnung | Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigen, Berechnungsverfahren, Einsicht in eigene Kostenabrechnung bzw. Gutschrift sowie Interner Stundensatz und abweichender Satz für Rückstellungen. |
Buchhaltung | Kreditorennummer, Kostenstelle und Kostenträger, wenn der Buchhaltungsexport diese Angaben je Mitarbeitendem verwendet. |
Gutschrift
Der fünfte Schritt erscheint nur bei der Art „Freier Mitarbeiter mit Gutschrift“. Hier wählen Sie Währung und MwSt. und legen fest, ob dieser Steuersatz auch für Belege gilt. Optional hinterlegen Sie eine abweichende Adresse für die Gutschrift sowie einen oberen und unteren Text. Details beschreibt der Artikel Externe Mitarbeitende und Gutschriften.
Speichern und Zugangsdaten
Mit Speichern legt ZEP in einem Schritt den Mitarbeitenden mit allen Stammdaten und Einstellungen an, dazu den Beschäftigungszeitraum mit Urlaubsanspruch, die Regelarbeitszeit, die Projektzuordnungen, die rückwärtige Erfassung und einen ersten internen Stundensatz. Anschließend öffnet ZEP die Mitarbeiterakte des neuen Mitarbeitenden. Dürfen Sie die Akte nicht einsehen, etwa weil der Mitarbeitende einer anderen Abteilung angehört, kehren Sie zur Mitarbeiterliste zurück.
Wie der Mitarbeitende zu seinem Zugang kommt, bestimmt die Kennwortvergabe aus dem ersten Schritt:
Link per E-Mail senden: ZEP schickt nach dem Speichern eine E-Mail mit einem Link, über den der Mitarbeitende sein Kennwort selbst festlegt. So kennt nur der Mitarbeitende sein Kennwort. Die E-Mail kommt in der Sprache des Mitarbeitenden und basiert auf der Mailvorlage für das Zurücksetzen des Kennworts. Schlägt der Versand fehl, weist ZEP darauf hin. Den Link schicken Sie dann über Kennwort zurücksetzen erneut.
Kennwort eingeben: ZEP speichert das eingegebene Kennwort und verschickt keine E-Mail. Das eignet sich für Mitarbeitende ohne geschäftliche E-Mail-Adresse.
Hinweis: Gegen die Lizenz zählen nur Mitarbeitende, deren Beschäftigungszeitraum den heutigen Tag einschließt. Wer erst später eintritt, belegt noch keinen Platz. Reicht die Lizenz für einen künftigen Zeitraum nicht aus, weist ZEP in der Mitarbeiterliste darauf hin, dass die Anzahl der lizenzierten Mitarbeitenden in diesem Zeitraum überschritten wird. Das Anlegen bleibt dabei möglich. Ist die Lizenz dagegen schon heute ausgeschöpft, lassen sich keine weiteren Mitarbeitenden anlegen.
Mitarbeitende bearbeiten
Alle Daten eines Mitarbeitenden finden Sie in seiner Mitarbeiterakte. Öffnen Sie Mitarbeiter im Hauptmenü und klicken Sie in der Liste auf den Benutzernamen. Die Mitarbeiterakte zeigt die Daten in Karten, zum Beispiel Stammdaten, Kontaktdaten, Benutzerdaten, Arbeitszeitmodell, Einstellungen und Bankverbindung. Welche Karten Sie sehen und bearbeiten können, hängt von Ihren Rechten ab. Was jede Karte enthält, beschreibt der Artikel Mitarbeiterdaten. Zeiten, Abwesenheiten und Urlaub des Mitarbeitenden auf einen Blick zeigt das Mitarbeiter-Dashboard. Mit dem Personalmanagement pflegen Sie in der Akte außerdem Vertragsdaten, Vergütungen, Skills und Mitarbeitergespräche, siehe Funktionsumfang – Personalmanagement.
Stammdaten, Kontakt und Einstellungen
Ein Klick auf das Stift-Symbol einer Karte öffnet den Dialog Mitarbeiter bearbeiten direkt im passenden Reiter. Der Dialog hat die Reiter Stammdaten, Kontakt, Einstellungen und bei der Art „Freier Mitarbeiter mit Gutschrift“ zusätzlich Gutschrift. Die Felder entsprechen denen des Assistenten. Welche Felder jeder Reiter enthält, beschreibt der Artikel Mitarbeiterdaten. Speichern Sie Ihre Änderungen mit Speichern.
Welche Reiter und Felder Sie sehen und ändern können, richtet sich nach Ihren Rechten. Felder, für die Ihnen das Bearbeiten-Recht fehlt, sind gesperrt. Den Reiter Kontakt sehen Sie zum Beispiel mit dem Leserecht „Kontaktdaten“. Die Nutzer-Rolle ändern Sie im Reiter Stammdaten, wenn Sie das Recht „Rollen & Zuordnungen“ (Bearbeiten) haben. Ihre eigene Nutzer-Rolle ändert eine andere berechtigte Person. Den Benutzernamen ändern im selben Reiter nur Administratoren und Systemadmins, siehe Benutzername ändern.
Bankverbindung
Die Bankverbindung bearbeiten Sie über das Stift-Symbol der Karte Bankverbindung in einem eigenen Dialog mit den Feldern Kontoinhaber, falls abweichend, Bank, IBAN und BIC. Dafür brauchen Sie das Recht „Bankdaten“ (Bearbeiten).
Arbeitszeitmodell
Regelarbeitszeit und Beschäftigungszeiträume pflegen Sie auf der Seite Arbeitszeitmodell. Sie öffnen sie über den Link Zum Arbeitszeitmodell gehen in der gleichnamigen Karte oder über den Menüpunkt Mitarbeiterakte > Arbeitszeitmodell des Mitarbeitenden. Die Seite zeigt die Beschäftigungszeiträume und darunter die Regelarbeitszeiten.
Benutzername ändern
ZEP verwendet den Benutzernamen als Kennung in Buchungen, Auswertungen und Schnittstellen. Administratoren und Systemadmins ändern ihn im Dialog Mitarbeiter bearbeiten im Reiter Stammdaten: Sie überschreiben das Feld Benutzername und speichern. Es gelten dieselben Regeln wie beim Anlegen: höchstens 32 Zeichen, eindeutig ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung. Der Name darf auch nicht als Zugang eines Kunden-Ansprechpartners vergeben sein. Alle vorhandenen Daten wie Projektzeiten, Belege, Abwesenheiten, Rollen und Berechtigungen gehen auf den neuen Namen über.
Hinweis: Sobald Sie den Benutzernamen ändern, weist der Dialog darauf hin, dass sich der Mitarbeitende danach in ZEP und in allen Apps neu anmelden muss. Ändern Sie Ihren eigenen Benutzernamen, meldet ZEP Sie nach dem Speichern ab, und Sie melden sich mit dem neuen Namen wieder an. Lässt sich der Name nicht ändern, speichert ZEP die übrigen Änderungen und behält den bisherigen Benutzernamen.
Daten im Profil
Mitarbeitende pflegen einen Teil ihrer Daten selbst im Profil: Profilbild, Anrede, Titel, Geburtstag, Adresse, Telefonnummern und Bankverbindung. Voraussetzung ist das Recht „Allgemeine Daten“ im Abschnitt Meine Berechtigungen von Rollen & Rechte. Die E-Mail-Adresse ändern Berechtigte mit dem Recht „Kontaktdaten“ (Bearbeiten), die Personalnummer mit „Stammdaten“ (Bearbeiten) in der Mitarbeiterakte.
Kennwort zurücksetzen und Anmeldelink senden
Einem bereits angelegten Mitarbeitenden können Sie jederzeit einen Anmeldelink zusenden oder das Kennwort zurücksetzen. In ZEP läuft beides über dieselbe Funktion. Wer die Änderung anstößt, bestimmt den Weg. Die drei folgenden Abschnitte beschreiben ihn in der Mitarbeiterakte, im eigenen Profil und für den Fall eines vergessenen Kennworts. Über den Anmeldelink laden Sie neue Mitarbeitende zugleich zu ZEP ein (Einladung).
Hinweis: In der Testversion verschickt ZEP automatische Systemmails wie Zugangsdaten, Kennwort-Reset oder Benachrichtigungen zu Fehlzeitanträgen, sobald ZEP den E-Mail-Versand freigeschaltet hat. Details unter Account – Administration.
Hinweis: Bei zentraler Anmeldung über LDAP oder Single Sign-On verwalten Mitarbeitende ihr Kennwort beim jeweiligen Anmeldedienst.
In der Mitarbeiterakte
Öffnen Sie die Mitarbeiterakte und klicken Sie in der Karte Benutzerdaten auf Kennwort zurücksetzen. Unter Zurücksetzen per wählen Sie einen von zwei Wegen:
Link per E-Mail senden (Standard): Der Mitarbeitende erhält per E-Mail einen Link, über den er selbst ein Kennwort vergibt. So statten Sie auch einen bereits angelegten Mitarbeitenden nachträglich mit einem Zugang aus. Bestätigen Sie mit Senden.
Einmal-Kennwort vergeben: Sie geben ein Einmal-Kennwort ein und übermitteln es persönlich. Darüber legt der Mitarbeitende ein eigenes neues Kennwort fest. Bestätigen Sie mit Speichern.
Der E-Mail-Versand setzt eine hinterlegte E-Mail-Adresse voraus. Fehlt sie, bietet der Dialog nur das Einmal-Kennwort an. Die Aktion Kennwort zurücksetzen sehen Sie, wenn Sie für den Mitarbeitenden das Recht „Stammdaten“ (Bearbeiten) in Rollen & Rechte haben. Das Kennwort von Administratoren und Systemadmins setzen nur Administratoren und Systemadmins zurück, die dieses Recht haben.
Im eigenen Profil
Ihr eigenes Kennwort ändern Sie jederzeit selbst. Öffnen Sie über Ihr Profilbild oben rechts Profil und klicken Sie in der Karte Benutzerdaten auf Kennwort ändern. Zur Bestätigung geben Sie Ihr aktuelles Kennwort ein und vergeben anschließend ein neues.
Über die Anmeldeseite
Haben Sie Ihr Kennwort vergessen, nutzen Sie Kennwort vergessen auf der Anmeldeseite. Sie tragen Benutzernamen oder E-Mail-Adresse ein und erhalten per E-Mail einen Link, mit dem Sie ein neues Kennwort festlegen. Aus Sicherheitsgründen ist der Link 24 Stunden gültig.
Mitarbeitende deaktivieren
Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen, tragen Sie das Austrittsdatum als Ende des Beschäftigungszeitraums ein. So bleiben Buchungen und Auswertungen aus der Vergangenheit unverändert erhalten. Ab dem Monat nach dem Austritt erscheint die Person nicht mehr in der voreingestellten Mitarbeiterliste.
Hinweis: Bevor ZEP einen Beschäftigungszeitraum kürzt, prüft es, ob im wegfallenden Zeitraum noch Daten gebucht sind: Projekt- und Arbeitszeiten, Belege, Fehlzeiten einschließlich genehmigtem Urlaub sowie abgeglichene Urlaubstage und abgeglichene Überstunden. Die Meldung nennt jeweils, welche dieser Daten im Weg stehen. Entfernen Sie diese Einträge vorher oder wählen Sie ein Austrittsdatum nach dem letzten Eintrag. Den Mitarbeitenden zu löschen ist dafür nicht nötig.
Vorsicht: Ein Austrittsdatum lässt sich nicht in einen bereits abgeschlossenen Zeitraum vorverlegen. Heben Sie in diesem Fall zuerst den Monatsabschluss wieder auf.
So beenden Sie einen Beschäftigungszeitraum:
Öffnen Sie die Mitarbeiterakte über Mitarbeiter.
Wählen Sie im Menü des Mitarbeitenden Mitarbeiterakte > Arbeitszeitmodell.
Klicken Sie in der Tabelle Beschäftigungszeiträume beim aktuellen Eintrag auf Beschäftigungszeitraum ändern.
Tragen Sie als Ende des Beschäftigungszeitraums den letzten Arbeitstag ein.
Speichern Sie die Änderung.
Die Mitarbeiterliste zeigt beim Öffnen die Mitarbeitenden, die ab dem Ersten des laufenden Monats beschäftigt sind. Ehemalige Mitarbeitende zeigen Sie über den Filter Beschäftigungszeitraum an, beispielsweise für Auswertungen der Vergangenheit, siehe Mitarbeiterübersicht.
Hinweis: Was beim Beenden des Beschäftigungszeitraums mit der Lizenz passiert, hängt von der Produktlinie ab. In ZEP Clock wird die Lizenz automatisch nicht mehr berechnet, sobald die Person nicht mehr beschäftigt ist. In den übrigen Produktlinien wird der Lizenz-Slot frei und kann von einem neuen Mitarbeitenden belegt werden. Die gebuchte Lizenzanzahl ändert sich dabei nicht automatisch — Sie reduzieren sie selbst über das Self-Service-Tool von ZEP zur Lizenz- und Vertragsverwaltung.
Mitarbeitende pseudonymisieren
Die Pseudonymisierung ersetzt personenbezogene Daten durch generische Werte, ohne die buchhalterische Historie zu zerstören. Sie kommt zum Einsatz, wenn ehemalige Mitarbeitende ihr Recht auf Vergessenwerden nach DSGVO Artikel 17 gegenüber dem System geltend machen, die Auswertbarkeit der Vergangenheit aber erhalten bleiben muss.
Hinweis: Die Pseudonymisierung ist eine reine Datenschutzmaßnahme und wirkt sich nicht auf die Lizenz aus. Ob ein Mitarbeitender einen Lizenzplatz belegt, entscheidet allein der Beschäftigungszeitraum. Ein ehemaliger Mitarbeitender, dessen Beschäftigung beendet ist, belegt keinen Lizenzplatz, unabhängig davon, ob sein Datensatz anschließend pseudonymisiert wird oder bestehen bleibt.
So pseudonymisieren Sie einen Mitarbeitenden:
Beenden Sie zunächst den Beschäftigungszeitraum (siehe vorheriger Abschnitt).
Öffnen Sie die Mitarbeiterakte und wählen Sie im Zahnrad-Menü Administration den Eintrag Pseudonymisieren.
Entscheiden Sie im Dialog pro Datenkategorie zwischen Löschen und Pseudonymisieren: Fehlzeiten und Kalender, Zuordnungen (Abteilungsleitung, Projektleiter, Kundenverantwortung) sowie Änderungshistorie.
Bestätigen Sie mit Ausführen.
ZEP ersetzt Vorname, Nachname und Benutzername immer durch generische Werte, beispielsweise Vorname001, Nachname001 und user001. ZEP wählt automatisch die nächste freie Nummer. Alle weiteren persönlichen Daten löscht ZEP: E-Mail-Adresse, Postadresse, Telefonnummern, Bankverbindung, Geburtsdatum, Personalnummer und Profilbild. Das Kennwort überschreibt ZEP mit einem zufälligen Wert. Damit endet der Zugang mit den bisherigen Zugangsdaten.
Projektzeiten, Belege und sonstige Buchungen bleiben unter dem neuen pseudonymisierten Namen erhalten, damit Berichte und Auswertungen der Vergangenheit konsistent bleiben. Zum Pseudonymisieren brauchen Sie das Recht „Mitarbeiter löschen“.
Vorsicht: Pseudonymisieren ist nicht umkehrbar. Prüfen Sie vor dem Ausführen, ob alle benötigten Auswertungen exportiert wurden.
Mitarbeitende löschen
Das vollständige Löschen entfernt einen Mitarbeitenden komplett aus ZEP, samt aller abhängigen Daten. Diese Aktion ist nur für Testkonten oder Fehlanlagen sinnvoll. Für alle anderen Fälle ist die Pseudonymisierung die richtige Wahl, weil sie die Historie erhält. Zum Vermeiden von Lizenzkosten ist ein Löschen nicht erforderlich. Es genügt, den Beschäftigungszeitraum zu beenden, siehe Mitarbeitende deaktivieren.
Hinweis: Löschen lässt sich ein Mitarbeitender, solange zu ihm keine Projektzeiten, Belege und Fehlzeiten (mit dem Bereich Abwesenheiten & Überstunden) bestehen und er in keinem Ticket als Mitarbeiter oder Bearbeiter eingetragen ist (mit dem Modul Ticketsystem). Ebenso halten Einträge im Beleg-Postfach sowie zugewiesene oder selbst angelegte Aufgaben das Löschen auf. ZEP nennt den Grund in der Meldung.
So löschen Sie einen Mitarbeitenden:
Öffnen Sie die Mitarbeiterakte und wählen Sie im Zahnrad-Menü Administration den Eintrag Mitarbeiter löschen.
Bestätigen Sie mit Ausführen.
Beim Löschen entfernt ZEP alle abhängigen Sätze automatisch: Projekt- und Vorgangszuordnungen, Beschäftigungszeiträume, interne Stundensätze, Mitarbeiter-Monatsdaten sowie Überstunden- und Urlaubskonten. Zum Löschen brauchen Sie das Recht „Mitarbeiter löschen“. Ihren eigenen Datensatz löscht eine andere berechtigte Person.