Die Mitarbeiterverwaltung ist die Grundlage für alle weiteren Funktionen in ZEP. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Mitarbeitende anlegen, ihre Daten pflegen, ihnen einen Anmeldelink senden oder ihr Kennwort zurücksetzen, den Beschäftigungszeitraum beenden oder bei Bedarf den gesamten Datensatz pseudonymisieren oder löschen.
Welche Felder am Mitarbeitenden im Detail verfügbar sind, hängt von Ihrer Produktlinie und den gebuchten Modulen ab. Eine vollständige Feld-Referenz mit allen Verfügbarkeitshinweisen finden Sie im Artikel Mitarbeiterdaten.
Hinweis: Die Mitarbeiterverwaltung ist in ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional im Standardumfang enthalten. Sie erreichen sie über das Hauptmenü Mitarbeiter. Wie die Mitarbeiterliste konfiguriert wird, beschreibt der Artikel Mitarbeiterübersicht.
Berechtigungen für die Mitarbeiterverwaltung
Wer Mitarbeitende anlegen, bearbeiten oder entfernen darf, ergibt sich aus der Rolle beziehungsweise den Userrechten. Die Rechteverwaltung erfolgt über das Feld Rechte am Mitarbeitenden. Diese Übersicht fasst zusammen, welche Rolle welche Aktion ausführen kann. Die vollständige Rollen-Referenz mit allen Berechtigungen finden Sie im Artikel Mitarbeiterdaten.
Aktion | Wer ist berechtigt |
Mitarbeitende anlegen | Administratoren unternehmensweit. Abteilungsleiter für die eigenen Abteilungen (mit Modul Standorte und Abteilungen). |
Stammdaten bearbeiten | Administratoren unternehmensweit. Abteilungsleiter für die eigenen Abteilungen. Mitarbeitende selbst können ihre Stammdaten nicht bearbeiten — Änderungen am eigenen Datensatz erfolgen über die zuständige Administration oder Abteilungsleitung. |
Rolle ändern | Administratoren. Abteilungsleiter innerhalb der eigenen Abteilung, können Administratoren jedoch nicht zurückstufen. |
Benutzername nachträglich ändern | Nur Administratoren. |
Mitarbeitende deaktivieren (Beschäftigungsende) | Administratoren. Abteilungsleiter für eigene Abteilungen. |
Mitarbeitende pseudonymisieren | Nur Administratoren. |
Mitarbeitende löschen | Nur Administratoren. Eine Person kann sich nicht selbst löschen. |
Mitarbeitende anlegen
Mitarbeitende werden direkt aus der Mitarbeiterliste heraus angelegt. Berechtigt sind Administratoren und Abteilungsleiter (für die eigene Abteilung).
So legen Sie einen neuen Mitarbeitenden an:
Öffnen Sie Mitarbeiter im Hauptmenü.
Klicken Sie auf Neuer Mitarbeiter.
Füllen Sie im Dialog die Pflichtfelder aus: Vorname, Nachname, Benutzername und Abteilung. In ZEP Compact und ZEP Professional ist zusätzlich die Standard-Preisgruppe Pflicht.
Wählen Sie eine Rolle aus der Auswahlliste. Bei Unsicherheit ist User der sicherste Standard.
Optional: Anrede, Sprache, E-Mail, Kurzzeichen und Personalnummer hinterlegen.
Bestätigen Sie mit Speichern.
Der Benutzername darf maximal 32 Zeichen lang sein und keine Leerzeichen oder Sonderzeichen wie & % $ # @ ? = ; < > oder Anführungszeichen enthalten. Er muss systemweit eindeutig sein. Nach dem Speichern ist der Benutzername gesperrt. Eine spätere Änderung ist nur über den Sonderworkflow Benutzername ändern möglich.
Nach dem Speichern leitet ZEP auf die Detailseite des neu angelegten Mitarbeitenden weiter.
Zugangsdaten vergeben: Beim erstmaligen Anlegen entscheiden Sie, wie die Zugangsdaten an den Mitarbeitenden kommen. Zwei Optionen stehen zur Verfügung:
Versand per E-Mail (Standard): Der Mitarbeitende erhält eine Begrüßungs-Mail mit einem Setup-Link, der 24 Stunden gültig ist. Das initiale Passwort vergibt er selbst, kein Administrator kennt es. Voraussetzung: die E-Mail-Adresse im Tab Kontakt ist gepflegt.
Kennwort manuell setzen: Sie geben ein Initialkennwort vor, das Sie dem Mitarbeitenden persönlich übermitteln. Er wird beim ersten Login zur Änderung aufgefordert. Sinnvoll, wenn keine geschäftliche E-Mail-Adresse verfügbar ist oder das Login über ein Terminal erfolgt.
Mitarbeitende bearbeiten
Stammdaten lassen sich jederzeit aktualisieren. Berechtigt sind Administratoren und Abteilungsleiter für Mitarbeitende der eigenen Abteilung. Mitarbeitende selbst haben keinen Schreibzugriff auf ihren Datensatz. Korrekturen am eigenen Profil melden sie der Administration oder ihrer Abteilungsleitung.
So bearbeiten Sie einen Mitarbeitenden:
Öffnen Sie Mitarbeiter im Hauptmenü.
Klicken Sie in der Liste auf den Namen des Mitarbeitenden. Es öffnet sich die Detailseite mit dem Tab Allgemein als Startansicht.
Ändern Sie die gewünschten Felder in den Tabs Allgemein, Einstellungen, Kontaktdaten oder Bankverbindung.
Sichern Sie die Änderungen mit Speichern.
Welche Felder Sie im Detail pflegen, von Anrede über Sprache bis zur Bankverbindung, beschreibt der Artikel Mitarbeiterdaten vollständig. Dort sind auch alle Verfügbarkeitshinweise pro Produktlinie und Modul dokumentiert.
Der Benutzername ist nach dem Anlegen schreibgeschützt, weil er als technische Kennung in Buchungen, Auswertungen und Schnittstellen verwendet wird. Administratoren können ihn dennoch über einen Sonderworkflow direkt auf der Mitarbeiter-Detailseite ändern.
Hinweis: Hinter dem Benutzername-Feld in den Mitarbeiterdaten erscheint für Administratoren ein Bearbeitungs-Icon. Ein Klick öffnet die Maske Benutzername ändern. Nach der Bestätigung der neuen Kennung aktualisiert ZEP alle abhängigen Datensätze automatisch.
Kennwort zurücksetzen und Anmeldelink senden
Einem bereits angelegten Mitarbeitenden können Sie jederzeit einen Anmeldelink zusenden oder das Kennwort zurücksetzen. In ZEP läuft beides über dieselbe Funktion. Wer die Änderung anstößt, bestimmt den Weg. Die drei folgenden Abschnitte beschreiben ihn für Administratoren und Abteilungsleiter, für Mitarbeitende im eigenen Profil und für den Fall eines vergessenen Kennworts. Über den Anmeldelink laden Sie neue Mitarbeitende zugleich zu ZEP ein (Einladung).
Hinweis: In der Testphase ist der E-Mail-Versand zunächst deaktiviert und muss von ZEP freigeschaltet werden. Solange versendet ZEP keine automatischen Systemmails (zum Beispiel Zugangsdaten, Kennwort-Reset, Fehlzeitenantrag-Benachrichtigungen). Details unter Account – Administration.
Hinweis: Bei zentraler Anmeldung über LDAP oder Single-Sign-on verwaltet ZEP die Kennwörter nicht selbst. Die Links Kennwort zurücksetzen und Kennwort ändern werden dann nicht angezeigt.
Durch Administratoren und Abteilungsleiter
Öffnen Sie den Mitarbeitenden unter Mitarbeiter und klicken Sie auf der Ansicht Daten in der Fußzeile auf Kennwort zurücksetzen. Der Dialog bietet zwei Wege:
Link zur Kennwortänderung per E-Mail senden (Standard): Der Mitarbeitende erhält per E-Mail einen Anmeldelink, über den er selbst ein Kennwort vergibt. Der Link ist 24 Stunden gültig und wird bei jedem Versand neu erzeugt. So statten Sie auch einen bereits angelegten Mitarbeitenden nachträglich mit einem Zugang aus.
Kennwort eingeben: Sie vergeben direkt ein neues Kennwort und übermitteln es persönlich. Beim nächsten Login wird der Mitarbeitende zur Änderung aufgefordert.
Der E-Mail-Versand setzt eine hinterlegte E-Mail-Adresse voraus. Fehlt sie, ist nur Kennwort eingeben möglich. Diese Funktion steht Administratoren sowie den Abteilungsleitern des jeweiligen Mitarbeitenden zur Verfügung.
Im eigenen Profil
Ihr eigenes Kennwort ändern Sie jederzeit selbst. Öffnen Sie Profil und klicken Sie auf der Ansicht Allgemein in der Fußzeile auf Kennwort ändern. Zur Bestätigung geben Sie Ihr aktuelles Kennwort ein und vergeben anschließend ein neues.
Über die Anmeldeseite
Haben Sie Ihr Kennwort vergessen, nutzen Sie Kennwort vergessen auf der Anmeldeseite. Sie tragen Benutzernamen oder E-Mail-Adresse ein und erhalten per E-Mail einen Link, mit dem Sie ein neues Kennwort festlegen. Aus Sicherheitsgründen ist der Link 24 Stunden gültig.
Mitarbeitende deaktivieren
Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, deaktivieren Sie sie über das Ende des Beschäftigungszeitraums. So bleiben die Buchungen und Auswertungen aus der Vergangenheit unverändert erhalten, während die Person ab dem Endedatum nicht mehr in der Standard-Mitarbeiterliste erscheint.
Hinweis: Liegen nach dem Austrittsdatum noch Buchungen (Projektzeiten, Belege) oder Fehlzeiten (etwa genehmigter zukünftiger Urlaub), lässt sich der Beschäftigungszeitraum nicht einschränken. Entfernen Sie diese zukünftigen Einträge vorher oder wählen Sie ein Austrittsdatum nach dem letzten Eintrag. Den Mitarbeitenden zu löschen ist dafür nicht nötig.
So beenden Sie einen Beschäftigungszeitraum:
Öffnen Sie die Detailseite des Mitarbeitenden über Mitarbeiter.
Wechseln Sie zum Tab Beschäftigungszeiträume.
Tragen Sie im aktuellen Eintrag das Feld bis mit dem letzten Arbeitstag.
Speichern Sie die Änderung.
Nach dem Endedatum gilt der Mitarbeitende als nicht mehr aktuell beschäftigt. Die Mitarbeiterliste blendet die Person standardmäßig aus. Über den Filter Beschäftigungszeitraum in der Listenkonfiguration lassen sich ehemalige Mitarbeitende trotzdem einsehen, beispielsweise für Auswertungen der Vergangenheit.
Hinweis: Was beim Beenden des Beschäftigungszeitraums mit der Lizenz passiert, hängt von der Produktlinie ab. In ZEP Clock wird die Lizenz automatisch nicht mehr berechnet, sobald die Person nicht mehr beschäftigt ist. In ZEP Compact und ZEP Professional wird der Lizenz-Slot frei und kann von einem neuen Mitarbeitenden belegt werden. Die gebuchte Lizenzanzahl ändert sich dabei nicht automatisch — Sie reduzieren sie selbst über das Self-Service-Tool von ZEP zur Lizenz- und Vertragsverwaltung.
Mitarbeitende pseudonymisieren
Die Pseudonymisierung ersetzt personenbezogene Daten durch generische Werte, ohne die buchhalterische Historie zu zerstören. Sie kommt zum Einsatz, wenn ehemalige Mitarbeitende ihr Recht auf Vergessenwerden nach DSGVO Artikel 17 gegenüber dem System geltend machen, die Auswertbarkeit der Vergangenheit aber erhalten bleiben muss.
Hinweis: Die Pseudonymisierung ist eine reine Datenschutzmaßnahme und wirkt sich nicht auf die Lizenz aus. Ob ein Mitarbeitender einen Lizenzplatz belegt, entscheidet allein der Beschäftigungszeitraum. Ein ehemaliger Mitarbeitender, dessen Beschäftigung beendet ist, belegt keinen Lizenzplatz, unabhängig davon, ob sein Datensatz anschließend pseudonymisiert wird oder bestehen bleibt.
So pseudonymisieren Sie einen Mitarbeitenden:
Beenden Sie zunächst den Beschäftigungszeitraum (siehe vorheriger Abschnitt).
Öffnen Sie die Detailseite und wählen Sie Aktionen > Pseudonymisieren.
Entscheiden Sie im Dialog pro Datenkategorie zwischen Löschen und Pseudonymisieren: Fehlzeiten und Kalender, Zuordnungen (Abteilungsleitung, Projektleitung, Kundenverantwortung) sowie Änderungshistorie.
Bestätigen Sie mit Ausführen.
Vorname, Nachname und Benutzername werden immer durch generische Werte ersetzt, beispielsweise Vorname001, Nachname001 und user001. ZEP wählt automatisch die nächste freie Nummer. Alle weiteren persönlichen Daten werden gelöscht: E-Mail-Adresse, Postadresse, Telefonnummern, Bankverbindung, Geburtsdatum, Personalnummer und Profilbild. Das Passwort wird mit einem zufälligen Wert überschrieben, sodass ein Login mit den bisherigen Zugangsdaten nicht mehr möglich ist.
Projektzeiten, Belege und sonstige Buchungen bleiben unter dem neuen pseudonymisierten Namen erhalten, damit Berichte und Auswertungen der Vergangenheit konsistent bleiben. Nur Administratoren dürfen die Aktion ausführen.
Vorsicht: Pseudonymisieren ist nicht umkehrbar. Prüfen Sie vor dem Ausführen, ob alle benötigten Auswertungen exportiert wurden.
Mitarbeitende löschen
Das vollständige Löschen entfernt einen Mitarbeitenden komplett aus ZEP, samt aller abhängigen Daten. Diese Aktion ist nur für Testkonten oder Fehlanlagen sinnvoll. Für alle anderen Fälle ist die Pseudonymisierung die richtige Wahl, weil sie die Historie erhält. Zum Vermeiden von Lizenzkosten ist ein Löschen nicht erforderlich. Es genügt, den Beschäftigungszeitraum zu beenden, wie im Abschnitt Mitarbeitende deaktivieren beschrieben.
Vorsicht: Sie können einen Mitarbeiter nur dann löschen, wenn zu diesem Mitarbeiter keine Projektzeiten, Belege, Tickets in denen er als Mitarbeiter oder Bearbeiter eingetragen ist (nur mit Modul Ticketsystem) und Fehlzeiten (nur mit Modul Abwesenheiten & Überstunden) bestehen.
So löschen Sie einen Mitarbeitenden:
Öffnen Sie die Detailseite und wählen Sie Aktionen > Mitarbeiter löschen.
ZEP prüft automatisch, ob offene Projektzuordnungen, aktive Buchungen oder andere abhängige Daten existieren.
Sind die Prüfungen erfolgreich, bestätigen Sie mit Ausführen.
Beim Löschen entfernt ZEP alle abhängigen Sätze automatisch: Projekt- und Vorgangszuordnungen, Beschäftigungszeiträume, interne Stundensätze, Mitarbeiter-Monatsdaten sowie Überstunden- und Urlaubskonten. Nur Administratoren dürfen die Aktion ausführen. Sie können sich nicht selbst löschen.