Der Bereich Administration in ZEP bündelt alle systemweiten Konfigurations- und Stammdaten-Werkzeuge in einer einzigen Box-Sammlung. Administratoren steuern hier, welche Module aktiv sind, wie die zentralen Stammdaten aufgebaut sind und welche Standardregeln für die tägliche Bedienung gelten. Welche Boxen sichtbar sind, hängt von der gebuchten Produktlinie und den aktivierten Zusatzmodulen ab.

Die Administration ist in thematische Boxen gegliedert. Jede Box fasst die Konfiguration eines abgegrenzten Bereichs zusammen und ist entweder direkt in dieser Kollektion oder in der jeweiligen Modul-Kollektion dokumentiert. Die folgende Übersicht beschreibt pro Box den fachlichen Zweck, nennt die Sichtbarkeit je Produktlinie und verlinkt auf die passenden Detail-Artikel.

Die Box Account bündelt die Self-Service-Verwaltung Ihres ZEP-Vertrags. Hier prüfen Administratoren das aktuelle Abonnement, sehen die Liste bisheriger Rechnungen und pflegen die Rechnungsdaten für künftige Abrechnungen. Anwendungsfall: Lizenz-Anpassung und kaufmännische Kontrolle des laufenden Vertrags.

Die Box Meine Firma bündelt die zentralen Stammdaten Ihres Unternehmens: Allgemeine Einstellungen, Mail-Konfiguration, Unternehmensdaten, Bankverbindungen, Briefpapier-Vorlagen, Login- und Passwort-Richtlinien. Anwendungsfall: einmalige Grundeinrichtung der Instanz und gelegentliche Anpassung bei Firmen-Veränderungen.

Die Box Projekte konfiguriert die projektbezogene Arbeit: Projekt-Workflow, Tätigkeiten, Projekt- und Vorgangsstatus, Mailvorlagen, Zusatzattribute. Anwendungsfall: einheitliche Projektabwicklung mit definierten Status-Übergängen und Mail-Kommunikation.

Die Box Kunden regelt die Verwaltung Ihrer Kundenstammdaten: Voreinstellungen, Branchen, Kategorien, Ansprechpartner-Kategorien, Zusatzattribute. Anwendungsfall: strukturierte Kundenverwaltung mit unternehmensweit konsistenten Klassifikationen.

Die Box Lieferanten regelt die Verwaltung Ihrer Lieferantenstammdaten: Einstellungen, Branchen, Kategorien, Zusatzattribute. Anwendungsfall: durchgängige Verwaltung der Beleg-Quellen aus Sicht der Buchhaltung und der Belegerfassung.

Die Box Mitarbeiter definiert die systemweiten Mitarbeitenden-Defaults: Allgemeine Einstellungen, Anwesenheits-Optionen, Anzeigename intern und extern, Beschäftigungsende-Benachrichtigungen, Mailvorlagen, Kategorien und Zusatzattribute. Anwendungsfall: zentrale Vorbelegung der Werte beim Anlegen eines neuen Mitarbeitenden und Pflege der unternehmensweiten Klassifikationen.

Die Box Preise und Belege bündelt Basis-Preistabellen, Preisgruppen, Tagessatzanteile, Zahlungsarten, Steuersätze, Wechselkurse, Belegarten und Mailvorlagen für Belege. Anwendungsfall: Voraussetzung für Faktura, Reisekosten und die kaufmännische Auswertung.

Die Box Projektzeiten & Belege bündelt die Regeln rund um Zeiterfassung, Pausenregelung, Tätigkeitenliste, Mailvorlagen und Beleg-Mailboxen. In ZEP Clock erscheint die Box unter dem Titel Arbeitszeiten. Anwendungsfall: systemweite Vorgaben für die tägliche Zeit- und Belegerfassung.

Die Box Aufgaben verwaltet die Aufgaben-Verwaltung mit Kanban-Board, Status und Prioritäten. Hier definieren Administratoren die unternehmensweiten Status-Spalten des Kanban-Boards und die verfügbaren Prioritäts-Stufen. Anwendungsfall: einheitliche Aufgaben-Bearbeitung über alle Teams hinweg.

Die Box Reisen bündelt die Konfiguration rund um Reisekosten: Verpflegungsmehraufwendungen, Kosten-Einstellungen, Fahrzeuge und Orte. Anwendungsfall: gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung mit unternehmensweit einheitlichen Sätzen.

Die Box Abteilungen (Teil des Bereichs Standorte & Abteilungen) bündelt die Abteilungsverwaltung und die zugehörigen Berechtigungen für Abteilungsleitungen. Anwendungsfall: dezentrale Organisationen mit eigenständigen Standorten und Abteilungs-Hierarchien.

Die Box Ressourcenplanung konfiguriert die Einplanungs-Workflows, Genehmigungsregeln und Mailvorlagen für die Ressourcenplanung. Anwendungsfall: strukturierte Kapazitäts-Planung mit definiertem Freigabe-Pfad über mehrere Projekte hinweg.

Die Box Überstunden und Fehlzeiten bündelt die Konfiguration der Abwesenheits- und Überstundenverwaltung: Einstellungen, Fehlgründe, Feiertage, Mailvorlagen, interne Zeiten. Anwendungsfall: durchgängige Abwesenheits-Verwaltung mit gesetzeskonformen Feiertagsregeln.

Die Box Ticket-System bündelt Einstellungen, Benachrichtigungen, Mailvorlagen, Mailboxen, Kategorien und Schlagworte. Hier richten Sie zudem die automatische Umwandlung eingehender E-Mails in Tickets ein. Anwendungsfall: durchgängiger Support-Workflow von der Kundenanfrage bis zur Ticket-Lösung.

Die Box Angebote konfiguriert die Angebotsverwaltung: Einstellungen, Textbausteine, Mailvorlagen, Berechtigungen, Kategorien sowie Schlagworte. Anwendungsfall: standardisierte Angebots-Erstellung mit konsistenten Texten und definiertem Freigabe-Prozess.

Die Box Abrechnung konfiguriert die Rechnungsstellung: Einstellungen, Artikel, Zusatzfelder, Mahnstufen, Textbausteine, Mailvorlagen sowie Erlöskonten. Anwendungsfall: durchgängige Faktura von der Projektzeit bis zur Rechnung.

Die Box Export für Buchhaltung konfiguriert den DATEV- und Buchhaltungs-Export: Einstellungen, Kostenstellen, Faktura-Export, Kosten-Export, Debitoren- und Kreditoren-Export. Anwendungsfall: monatliche Übergabe der ZEP-Daten an die externe Buchhaltung.

Die Box Dokumente bündelt die Konfiguration des Dokumentenmanagements: Einstellungen für Schlagwort-Pflege und Dokument-Sichtbarkeit sowie die Stammdaten für Dokumentstatus, Kategorien und Schlagworte. Anwendungsfall: strukturierte Ablage und Wiederfindbarkeit aller projekt- und kundenbezogenen Dokumente.

Die Box KI Funktionen bündelt die Einstellungen zu den KI-Funktionen von ZEP. Über den Eintrag ZEP Assistant legen Sie fest, ob der Assistent im Unternehmen zur Verfügung steht und ob er auf Abwesenheiten zugreifen darf. Die Beleganalyse ist ein eigener Eintrag mit eigenem Schalter und steuert, ob ZEP hochgeladene Belege automatisch ausliest. Anwendungsfall: Sie möchten die KI-Funktionen unternehmensweit ein- oder ausschalten oder ihren Zugriff auf sensible Bereiche eingrenzen.

Die Box Schnittstellen aktiviert die zentralen technischen Anbindungen: SOAP-Schnittstelle, REST-Schnittstelle, Schnittstellen Marktplatz und DATEV. Anwendungsfall: Anbindung von Drittsystemen wie Lohnbuchhaltung, CRM oder Ticket-Tools.

Die Box System bündelt zentrale Administrator-Werkzeuge: Monatsabschluss, Geräteverwaltung, RFID-Chips, Urls sowie die Übersicht der geplanten Hintergrund-Tasks der Instanz. Anwendungsfall: monatliche Pflicht-Schritte und Überwachung des Systembetriebs.

Die Box Sonstiges bündelt wiederverwendbare Quer-Einstellungen, die keinem fachlichen Modul direkt zugeordnet sind: Textbausteine für E-Mails, Änderungshistorie, Scheduler-Empfänger sowie Termin-Mailvorlagen. Anwendungsfall: konsistente Mail-Kommunikation und Compliance-Logging.

Bereiche, die Sie nicht nutzen, schalten Sie in der Administration einzeln ab. Die Kachel bleibt sichtbar, der Bereich selbst verschwindet aus dem Hauptmenü, aus den Reitern der Stammdaten, aus den Auswertungen und aus den Einstellungen. Für alle anderen verhält sich ZEP so, als wäre der Bereich nicht enthalten.

Jede schaltbare Kachel trägt oben rechts einen Kippschalter. Beim Abschalten fragt ZEP nach: Den Bereich "…" wirklich deaktivieren? Die Daten bleiben erhalten und stehen nach erneutem Aktivieren wieder zur Verfügung. Das Einschalten läuft ohne Rückfrage.

Wurde ein Bereich über den Schalter abgeschaltet, steht auf seiner Kachel die Zeile Deaktiviert am … von …. So ist nachvollziehbar, wer ihn wann stillgelegt hat. Bereiche, die beim Umstieg auf die neue Produktwelt bereits deaktiviert ankamen, tragen diese Zeile nicht. Jede Änderung geht zusätzlich ins Protokoll.

Zehn Bereiche lassen sich einzeln schalten. Einen Schalter trägt dabei nur, was Ihre Produktlinie auch enthält — in ZEP Track sind das zwei Bereiche, in ZEP Business alle zehn. Die übrigen Kacheln der Administration bleiben immer vorhanden.

Alle übrigen Bereiche sind fester Bestandteil von ZEP und haben keinen Schalter. Dazu gehören die Projektzeiterfassung, die Kunden- und Mitarbeiterverwaltung, die Auswertungen, die Genehmigungsabläufe, die mobilen Apps, der Lohnexport, das Ticketsystem und sämtliche Schnittstellen. Die KI-Funktionen haben eigene Schalter, beschrieben im Abschnitt KI Funktionen weiter oben.

Sucht jemand eine Funktion vergeblich, hilft die Reihenfolge in Produktlinien im Überblick: erst die Produktlinie, dann der Bereich, dann die Berechtigung.

Abrechnung, Angebote und Export für Buchhaltung bauen auf Preise & Belege und Reisen auf. Daraus ergeben sich zwei Regeln:

Ein abgeschalteter Bereich hört auf zu arbeiten, er löscht aber nichts. Erfasste Zeiten, Belege, Rechnungen und Stammdaten bleiben vollständig erhalten und erscheinen nach dem Wiedereinschalten unverändert. Auch Werte, die aus dem Bereich stammen, bleiben an ihren Datensätzen stehen und werden beim Speichern nicht überschrieben.

Schalten dürfen Administratoren sowie Rollen, die beim Eintrag Administrationsbereich die Spalte Bearbeiten oder Vollzugriff gesetzt haben. Das Lesen der Administration reicht nicht aus. Wer sie nur lesen darf, sieht eine abgeschaltete Kachel gar nicht und bemerkt den stillgelegten Bereich nur daran, dass die zugehörigen Menüpunkte fehlen.

Die Prüfung greift nicht nur in der Oberfläche, sondern auch beim Schaltvorgang selbst. In der Praxis heißt das: Legen Sie das Umschalten in die Hand derselben Personen, die auch die übrigen Grundeinstellungen verantworten. Ein versehentlich abgeschalteter Bereich fällt sonst erst auf, wenn Mitarbeitende eine Funktion vermissen.

Bei der Grundeinrichtung einer ZEP-Instanz empfiehlt sich eine thematische Reihenfolge — von den grundlegenden Stammdaten zu den abhängigen Workflows: