In der Administration unter Projekte legen Sie die Grundlagen Ihrer Projektarbeit in ZEP fest: Sie steuern Standardwerte, Sichtbarkeiten, Berechtigungen, Tätigkeiten, Status, Mailvorlagen, Kategorien, Schlagworte und Zusatzattribute.

Welche Untermenüpunkte sichtbar sind, hängt von den aktiven Zusatzmodulen ab. Pro Sektion sehen Sie die jeweilige Verfügbarkeit als Hinweis.

Im Untermenüpunkt Einstellungen bündeln sich alle systemweiten Voreinstellungen für Projektarbeit: Planwarnung, Anzeige-Optionen im Vorgangs- und Projekt-i-Punkt, Berechtigungen, Faktura-Vorbelegungen, Anzeigenamen-Formate, Unterschriftenblock, E-Mail an Projektmitarbeiter, Projektnummern-Nummernkreis und Projektplan-Sichtbarkeit.

Sie hinterlegen global, ab wie viel Prozent der geplanten Stunden ZEP eine E-Mail an die Projektleitung mit Budgetverantwortung versendet. Optional zählen nur fakturierbar gebuchte Stunden in den Schwellwert.

Über die Radio-Auswahl Prozent für Eskalationsmail an Projektleiter wählen Sie zwischen zwei Modi:

Wird nur ein Wert eingetragen, wird nur eine E-Mail versendet. Es können also bis zu drei verschiedene Schwellen definiert werden.

Mit der Checkbox nur fakturierbare begrenzen Sie die Schwellwert-Logik auf fakturierbar gebuchte Stunden. Interne oder nicht fakturierbar gebuchte Zeiten zählen dann nicht in den Schwellwert. Anwendungsfall: nur abrechenbare Stunden sollen das Budget-Limit berühren.

Die globalen Schwellwerte können Sie projektspezifisch beim einzelnen Projekt unter Daten & Plan überschreiben. Pro Projekt stehen drei Optionen zur Verfügung:

Damit ZEP eine Warn-E-Mail erzeugen kann, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein:

Wenn kein Projektleiter mit Budgetverantwortung ermittelt werden kann, werden alle Projektleiter ohne Budgetverantwortung informiert. Gibt es auch keine Projektleiter, werden bei aktivem Modul Abteilungen die Abteilungsleiter informiert. Schlägt auch das fehl, gehen die Mails an alle Administratoren.

Bei jeder Zeitbuchung wird geprüft, ob ein Prozentsatz der Plan-Stunden auf Vorgangs- oder Projektebene erreicht wurde. Pro Buchung können bis zu zwei E-Mails versendet werden: eine bezogen auf den gebuchten Vorgang (oder seinen übergeordneten Vorgang) und eine bezogen auf das Projekt insgesamt.

Acht Checkboxen steuern, welche Detail-Informationen im Info-Popup eines Vorgangs erscheinen. Das Popup öffnen Mitarbeitende über das i-Symbol in der Vorgangsauswahl der Zeiterfassung.

Wenn aktiv, wird der Vorgangs-i-Punkt um die hinterlegten Plan-Stunden ergänzt. Die Tabelle der Vorgänge enthält dann folgende Spalten:

Ist diese Option aktiv, sehen Mitarbeitende im i-Punkt nur Vorgänge, die einen buchbaren Status haben und deren Laufzeit im Erfassungszeitraum liegt. Anwendungsfall: Reduktion der Auswahlliste in Projekten mit vielen Vorgängen.

Blendet alle Vorgänge aus, denen die angemeldete Person nicht als Vorgangsmitarbeiter zugeordnet ist. Anwendungsfall: persönliche Sicht in großen Projekten mit klarer Vorgangs-Zuordnung.

Aktiviert die Anzeige der Vorgangs-Bemerkung im i-Punkt. Anwendungsfall: Kontextinformationen wie Briefing-Notizen sind direkt beim Buchen sichtbar.

Blendet das geplante Start- und Endedatum des Vorgangs im i-Punkt ein. Anwendungsfall: Mitarbeitende sehen den geplanten Zeitraum vor der Buchung.

Zeigt verknüpfte Tickets und Teilaufgaben des Vorgangs im Info-Popup. Anwendungsfall: Support-orientierte Teams mit Kunden-Tickets als Treiber der Vorgangsplanung.

Aktiviert die Anzeige aller dem Vorgang zugeordneten Mitarbeitenden mit ihren in ZEP hinterlegten E-Mail-Adressen. Anwendungsfall: schnelle Kontaktaufnahme aus der Zeiterfassung heraus.

Drei Checkboxen steuern, welche Detail-Informationen im Info-Popup eines Projekts erscheinen.

Zeigt die Projekt-Bemerkung im i-Punkt. Anwendungsfall: Überblick über Projektkontext direkt aus der Zeiterfassung heraus.

Blendet die Abrechnungsart (Festpreis, Aufwand, intern) im i-Punkt ein. Anwendungsfall: Schnellinformation, ob Buchungen abrechenbar sind.

Aktiviert die Anzeige aller Projektmitarbeitenden mit ihrer Funktion (zum Beispiel Projektleiter) und ihrer E-Mail-Adresse. Anwendungsfall: Stakeholder-Liste für Projektkoordination.

Drei Checkboxen steuern erweiterte Aktionsrechte für Anwendende mit der Rolle User mit Zusatzrechten bzw. Controller sowie Projektleiter.

Wenn aktiv, dürfen Anwendende mit der Rolle „User mit Zusatzrechten" oder „Controller" eigenständig Projekte anlegen — ein Recht, das sonst ausschließlich Administratoren haben. Anwendungsfall: dezentrale Projektanlage in größeren Organisationen.

Erlaubt Projektleitern, im Projekt eigene Schlagworte anzulegen und zuzuweisen, ohne den Stammdaten-Bereich öffnen zu müssen. Neue Schlagworte werden dabei direkt im Schlagwort-Stamm ergänzt.

Analog für Administratoren und Abteilungsleiter (mit Modul Abteilungen). Anwendungsfall: schnelle Schlagwort-Pflege im laufenden Projektbetrieb.

Projekte ohne Kundenzuordnung sind interne Projekte. Da Sie diese keinem Kunden abrechnen können, ist es sinnvoll, nur nicht fakturierbare Zeiten darauf zu buchen.

Ist diese Einstellung aktiviert:

Ein automatisches Umbuchen zwischen internen und externen Projekten findet nicht statt.

Sie bestimmen, wie Projekte und Vorgänge in Auswahllisten und Auswertungen dargestellt werden. Es gibt vier eigenständige Einstellungen für interne und externe Sichten:

Pro Einstellung stehen drei Formate zur Auswahl:

Bestimmt, ob die Auswertung Projektzeitnachweis beim Druck einen Unterschriftenblock standardmäßig einblendet. Anwendungsfall: gedruckte Stundennachweise mit Unterschriftfeld für die Kundenfreigabe, ohne dass Anwendende die Option vor jedem Druck manuell anhaken müssen. Die Voreinstellung lässt sich beim einzelnen Druck weiterhin ändern.

Im Projekt unter Projektmitarbeiter können Sie über den Link E-Mail an die Projektmitarbeiter senden Sammel-E-Mails verschicken. Zwei Einstellungen steuern das Verhalten:

Wenn aktiv, wird die E-Mail in der Sprache des Projekts (eingestellt im Projekt unter Format > Abrechnungseinstellungen) versendet. Andernfalls wird die ZEP-Sprache (Administration > Meine Firma > Allgemein) verwendet.

Wenn aktiv, wird nur der Versender im An-Feld eingetragen; alle anderen Empfangenden stehen im BCC-Feld und sehen die anderen Empfänger nicht. Andernfalls werden alle Empfangenden offen im An-Feld gelistet. Anwendungsfall: Datenschutz bei Sammelmails an externe Projektmitarbeitende.

Sie definieren, wie Projektnummern automatisch generiert werden. Die Nummer setzt sich aus Präfix, einer fortlaufenden Zähler-Stelle und einem Suffix zusammen.

Statischer Anfang jeder Projektnummer. Sie kombinieren feste Zeichen mit folgenden Platzhaltern:

Anzahl der Ziffern der fortlaufenden Zähler-Stelle zwischen Präfix und Suffix. Die Nummer wird gegebenenfalls mit führenden Nullen aufgefüllt (eine Länge von 4 führt zu Nummern wie 0001, 0002 und so weiter).

Statisches Ende jeder Projektnummer. Es können dieselben Platzhalter wie beim Präfix verwendet werden (%YYYY%, %YY%, %MM%, %DD%).

Steuert, ob Projektmitarbeitende den Menüpunkt Projektplan sehen und welche Detailwerte ihnen angezeigt werden. Wenn aktiv, sehen alle Mitarbeitenden den Reiter Projekte mit den ihnen zugeordneten Projekten und dem jeweiligen Projektplan.

Bei aktivierter Sichtbarkeit lassen sich zusätzlich drei Sub-Optionen schalten:

Macht die hinterlegten Plan-Stunden im Projektplan sichtbar. Ohne diese Option sehen Mitarbeitende den Plan selbst, jedoch keine Soll-Zahlen.

Macht die hinterlegten Plan-Beträge (in der Projektwährung) im Projektplan sichtbar. Anwendungsfall: finanzielle Transparenz bei Projektleitungen.

Macht die bisher gebuchten Ist-Stunden im Projektplan sichtbar. Anwendungsfall: tagesaktuelle Fortschrittssicht für Projektmitarbeitende.

Tätigkeiten sind Bezeichnungen für verschiedene Arbeitsabläufe unabhängig vom Projekt. Bei jeder Projektzeiterfassung wird eine Tätigkeit angegeben. Über die Preistabellen können spezielle Stundensätze je Tätigkeit hinterlegt werden (ab ZEP Compact mit Modul Umsätze und Kosten). Die Unterscheidung von Tätigkeiten erleichtert spätere Auswertungen.

Jede Tätigkeit hat eine Kurzform als technischen Schlüssel und eine Bezeichnung als sprechenden Klartext. Beide Felder sind Pflicht. Die Kurzform erscheint in Auswertungen und Exporten, die Bezeichnung sehen Anwendende im Buchungsdialog der Zeiterfassung — wählen Sie sie kurz und unmissverständlich, damit beim Buchen keine Verwechslung möglich ist.

Sie pflegen die Bezeichnung in mehreren Sprachen. Klicken Sie im Feld Bezeichnung auf deutsch / englisch / französisch / spanisch und tragen Sie die jeweilige Übersetzung ein. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters oder Projekts erscheint die passende Bezeichnung.

Sie kennzeichnen eine Tätigkeit als nicht arbeitszeitrelevant. Typisches Beispiel ist die Rufbereitschaft — sie wird erfasst, zählt aber nicht zur regulären Arbeitszeit. Für solche Tätigkeiten gilt:

Sie kennzeichnen eine Tätigkeit so, dass nicht fakturierbar gebuchte Zeiten dennoch in den Auswertungen sichtbar bleiben. Typisches Beispiel ist die Kulanz — geleistete Arbeit, die nicht abgerechnet wird, aber transparent gegenüber dem Kunden bleiben soll.

Eigenschaften:

In Tagessatzprojekten werden als Kulanz markierte Tätigkeiten nur dann zur Ermittlung des Tagessatzanteils herangezogen, wenn sie fakturierbar gebucht wurden. Nicht fakturierbar gebuchte Zeiten erzeugen einen Tagessatzanteil, der im Projektzeitnachweis erscheint und in Projektumsatz und Rechnungsanhang mit Preis 0,00 ausgewiesen wird.

Sie hinterlegen pro Tätigkeit eine Lohnart, die beim DATEV-Lohn-Export verwendet wird. So lassen sich Buchungen automatisch der korrekten Lohnart in der Gehaltsabrechnung zuordnen und manuelle Nachpflege im Lohnsystem entfällt. Ohne hinterlegte Lohnart fällt die jeweilige Tätigkeit aus dem DATEV-Export heraus.

Einen Sonderfall stellt die Reisetätigkeit (typische Kurzform: re) dar. Sie definiert Beginn und Ende von Dienstreisen. In Kombination mit dem hinterlegten Arbeitsort berechnet ZEP automatisch die Verpflegungsmehraufwendungen für die Reisekostenabrechnung — außer Sie haben die Funktion über das Feld Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen auf keine Berechnung gesetzt.

Über Reisetätigkeit ändern legen Sie fest, welche Ihrer Tätigkeiten die Reisetätigkeit ist. Über die Checkboxen darf sich mit anderen Tätigkeiten überschneiden und nicht arbeitszeitrelevant bestimmen Sie, ob Reisezeit bei Ihnen zur Arbeitszeit zählt oder nicht.

Für eine Reisetätigkeit gilt:

Neben Tätigkeiten gibt es zur Strukturierung von Arbeitszeit die Vorgänge. Die Entscheidung zwischen Tätigkeit und Vorgang fällt entlang folgender Kriterien:

Ein Arbeitsablauf ist eine Tätigkeit, wenn …

Ein Vorgang dagegen …

Im Untermenüpunkt Projektstatus definieren Sie die Status-Werte, die ein Projekt durchlaufen kann.

Sie legen einen neuen Status mit Kurzform und Bezeichnung an. Die Bezeichnung können Sie mehrsprachig pflegen (deutsch / englisch / französisch / spanisch). Optional weisen Sie dem Status eine Farbe zu, die in der Projekttabelle angezeigt wird. Anwendungsfall: visuelle Erkennung typischer Workflow-Phasen wie Angefragt, In Arbeit, Abgeschlossen.

Sie verschieben Status mit den Pfeil-Symbolen nach oben oder unten. Die Sortierung bestimmt die Anzeige in Auswahllisten in der gesamten Anwendung. Ein neu angelegter Status wird immer ans Ende der Liste angehängt — verschieben Sie ihn anschließend an die gewünschte Position. Ein neu angelegtes oder kopiertes Projekt startet immer im ersten Status der Liste.

Sie geben pro Status an, ob er buchbar ist. Nur Projekte, die einem buchbaren Status zugeordnet sind, erscheinen bei der Projektzeit- und Belegerfassung in den Auswahllisten. Buchbare Status werden in der Tabelle fett hervorgehoben. Anwendungsfall: abgeschlossene oder gesperrte Projektphasen wirksam aus der Zeiterfassung ausnehmen, ohne den Status selbst zu löschen.

Der Projektstatus kann in den Projektauswertungen und der Projektplanung als Filterkriterium genutzt werden. So grenzen Sie Auswertungen auf bestimmte Workflow-Phasen ein (etwa nur aktive Projekte) und vermeiden, dass abgeschlossene oder archivierte Projekte das Zahlenbild verzerren.

Im Untermenüpunkt Vorgangsstatus definieren Sie die Status-Werte, die ein Vorgang durchlaufen kann.

Sie legen einen Vorgangsstatus mit Kurzform und Bezeichnung an. Die Bezeichnung lässt sich mehrsprachig pflegen. Optional weisen Sie eine Farbe zu, die in der Vorgangstabelle erscheint. Anwendungsfall: Bearbeitungsstand einzelner Arbeitspakete (To Do, In Prüfung, Abgenommen) unabhängig vom Gesamt-Projektstatus abbilden.

Reihenfolge und Verschieben funktionieren analog zum Projektstatus über die Pfeil-Symbole. Eine durchdachte Sortierung erleichtert es Projektleitern und Mitarbeitenden, beim Buchen oder beim Statuswechsel den passenden Folgewert zu finden, ohne in einer langen Liste suchen zu müssen.

Die Buchbarkeit eines Vorgangs verhält sich analog zur Beschreibung beim Projektstatus: Nur auf buchbare Vorgangsstatus können Zeiten gebucht werden. Buchbare Status werden in der Tabelle fett hervorgehoben. So lassen sich abgenommene Arbeitspakete sicher gegen weitere Buchungen sperren, ohne sie aus dem Projektgefüge zu entfernen.

Der Vorgangsstatus kann in den Vorgangs-Auswertungen und der Projektplanung als Filterkriterium genutzt werden. Praxisbeispiel: in der Projektplanung blenden Sie alle bereits abgenommenen Vorgänge aus, um die noch zu planenden Restaufgaben hervorzuheben.

Im Untermenüpunkt Mailvorlagen passen Sie die standardisierten Texte der von ZEP versendeten E-Mails an — zum Beispiel die Projekt-Mailvorlagen für An alle Projektmitarbeiter oder An einen einzelnen Projektmitarbeiter.

Pro Vorlage definieren Sie Betreff und Body der E-Mail. Die Vorlagen werden bei jedem passenden Versand-Anlass automatisch verwendet, so dass Sie nicht pro E-Mail manuell formulieren müssen. Bei einigen Vorlagen lassen sich zusätzlich CC- und BCC-Empfänger hinterlegen.

Sie nutzen allgemeine Platzhalter, um Projekt- und Mitarbeiter-Daten dynamisch in den Text einzufügen. Der Platzhalter Ist-Stunden (%ISTSTUNDEN%) liefert dabei immer die aktuellen fakturierbar gebuchten Ist-Stunden des Projekts — also nicht die Gesamtstunden.

Sie können pro Vorlage Dateien anhängen, die mit jedem Versand mitgeschickt werden — zum Beispiel AGB, Datenschutz-Merkblatt oder Anleitungen. Begrenzungen: maximal 5 Dateien mit je 20 MB, in Summe maximal 50 MB.

Sie können jede Mailvorlage als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene Adresse senden. In der Spalte Testversand (an eigene E-Mail-Adresse) klicken Sie auf das Flag der gewünschten Sprache — verfügbar sind deutsch, englisch, französisch, spanisch, polnisch, slowakisch und türkisch. So lassen sich Inhalt und Formatierung in jeder pflegbaren Sprache vor dem produktiven Einsatz prüfen.

Im Untermenüpunkt Kategorien definieren Sie Kategorien, denen Sie Ihre Projekte zuordnen können. Diese Kategorisierung dient als Such- und Auswahlkriterium in Auswertungen.

Jede Kategorie hat eine Kurzform als technischen Schlüssel und eine Bezeichnung als sprechenden Klartext. Sie können die Bezeichnung in mehreren Sprachen pflegen, damit Anwendende und Auswertungen in DE, EN und FR jeweils die passende Bezeichnung sehen. Anwendungsfall: in international arbeitenden Teams ist die Kategorie für jede Sprache klar lesbar.

Im Untermenüpunkt Schlagworte pflegen Sie eine gemeinsame Schlagwort-Welt für Projekte, Kunden und weitere Datenobjekte. Die Eingabe von Schlagworten unterstützt Sie bei der Nutzung der Suchfunktion, um zum Beispiel Projekte schneller zu finden und aufzurufen.

Jedes Schlagwort hat eine Kurzform und eine Bezeichnung. Eine zentrale Pflegestelle verhindert Wildwuchs durch unterschiedlich geschriebene Varianten und sorgt dafür, dass Auswertungen über Schlagwort-Filter konsistente Ergebnisse liefern. Anwendungsfall: alle Projekte mit demselben Themen-Tag wie Migration oder DevOps lassen sich quer über Kunden hinweg identifizieren.

Über die zwei Berechtigungs-Checkboxen Projektleiter darf Schlagworte ergänzen und Administrator/AL darf Schlagworte ergänzen (im Untermenüpunkt Einstellungen) erlauben Sie das Anlegen neuer Schlagworte direkt im Projekt — die neuen Einträge werden automatisch im Schlagwort-Stamm ergänzt.

Im Untermenüpunkt Zusatzattribute definieren Sie individuelle Felder für Projekte. Ein Projekt-Zusatzattribut ist ein zusätzliches Eingabefeld, das auf der Daten-Seite jedes Projekts erscheint und dort über die Eingabemaske gepflegt werden kann — geeignet für Klassifizierungen, die ZEP nicht standardmäßig vorsieht.

Beim Anlegen eines Projekt-Zusatzattributs pflegen Sie folgende Angaben:

Projekt-Zusatzattribute werden auf der Daten-Seite des Projekts angezeigt und lassen sich im Bearbeiten-Modus pflegen. Darüber hinaus stehen sie an folgenden Stellen zur Verfügung:

Im Untermenüpunkt Vorgang-Zusatzattribute definieren Sie individuelle Attribute auf Vorgangs-Ebene. Die Feldlogik entspricht den Projekt-Zusatzattributen — die Attribute gelten jedoch pro Vorgang in der Vorgangs-Eingabemaske.

Sie pflegen dieselben Felder wie bei den Projekt-Zusatzattributen:

Anwendungsfall: Detail-Datenpunkte auf Vorgangsebene wie Auftragsnummern, Kostenstellen oder Sub-Klassifizierungen, die nicht auf Projektebene erfasst werden.

Die Einstellungen in der Projekt-Administration wirken sich auf viele weitere Bereiche aus: