Mit der kostenlosen ZEP Clock App haben Sie die Möglichkeit über Ihr mobiles Endgerät Zeiten zu stempeln und Fehlzeiten sowie Reisekosten zu erfassen. Die Nutzung ist sowohl für iOS als auch Android Geräte.

Über die folgenden Links können Sie die aktuelle Version der App herunterladen:

Wenn Sie die ZEP Clock App heruntergeladen haben, müssen Sie sich zuerst anmelden. Die ZEP Clock App bietet zwei unterschiedliche Modi, den Single-User und Multi-User Modus.

Daher unterscheiden sich auch die vorhandenen Funktionen je nach Login:

Nach Login in den Single-User Modus haben Sie folgende Reiter zur Verfügung:

Im Multi-User Modus sehen Sie dagegen die unterschiedlichen Kacheln der Mitarbeitenden, um sich ein- und ausloggen zu können.

Die Single-User Anmeldung wird von jedem Benutzer selbst durchgeführt. Hierfür gibt es unterschiedliche Wege.

Anmeldung mit URL, Benutzername und Passwort

Um sich als Single-User anzumelden, wählen Sie die Single-User Anmeldung aus.

Sie gelangen nun zur Eingabe der URL. Geben Sie Ihre ZEP-URL ein.

Nun können Sie sich mit ihrem Benutzername und dem Passwort in der App anmelden.

Anmeldung mit QR-Code

Um sich noch schneller anzumelden, haben Sie die Möglichkeit sich mit einem QR-Code einzuloggen. Sofern Sie bereits im Webbrowser angemeldet sind, können Sie oben rechts über "Mein Profil" den Bereich "Schnittstellen" aufrufen. Hier finden Sie den für die Anmeldung benötigten QR-Code, der mit dem Handy gescannt werden kann.

Wählen Sie nun den QR-Button im unteren Bildschirm ihres Handys und scannen Sie den QR-Code. Nun wird die URL in der App vorbelegt. Im Anschluss wird der Benutzername und das Passwort für den Webbrowser eingegeben.

Wenn Sie sich erfolgreich angemeldet haben, öffnet sich der Reiter: "Zeiten"​

Im Bereich Zeiten kann der Benutzer sich Einstempeln und die Arbeitszeit starten. Über den "Stopp"-Button kann die Arbeitszeit beendet werden.

In der Übersicht werden die Tagessumme und alle bisher gestempelten Zeiten dargestellt.

Mit dem "+"-Button kann der Benutzer eine vollständige Arbeitszeit manuell erfassen.

Sie können bei der Zeiterfassung je nach Einstellungen in ZEP und genutzter Module auch Tätigkeiten und Arbeitsorte hinterlegen. Ebenfalls können Sie die Reisetätigkeit auswählen.

Um diese Einstellungen in der ZEP Clock App auswählen zu können, müssen die Tätigkeiten im ZEP Webbrowser konfiguriert werden. Dies machen Sie über folgenden Pfad: Administration > Arbeitszeiten & Belege > Tätigkeiten

Im Dashboard hat jeder Benutzer die Möglichkeit sich eine Übersicht über die eigenen Daten zu verschaffen.

Zusätzliche Reiter in der ZEP Clock App sind "Fehlzeiten" und "Belege". Diese können Sie nutzen, wenn Sie die dazugehörigen Module gebucht haben.

Der Bereich Fehlzeiten, zeigt Ihnen eine Übersicht über die Urlaubstage und bietet die Möglichkeit jede eingestellte Fehlzeit zu erfassen.

Über das "+"-Symbol kann der Reiter für die Erfassung der Fehlzeit aufgerufen werden, hier wird der Fehlgrund und der Zeitraum gewählt.
Im Anschluss erscheint die Fehlzeit in der Übersicht.

In dem Reiter "Belege" können Sie Belege oder Rechnungen hochladen, die bspw. während Ihrer Reisen für den Arbeitgeber anfallen.

Ihre Belege können Sie folgendermaßen erfassen:

Nach der optionalen Dateiauswahl werden Sie durch einen strukturierten Prozess mit 6 Schritten geleitet:

Hochgeladene Belege werden automatisch durch eine KI analysiert. Dabei können folgende Felder ausgelesen werden: Datum, Belegart, Mehrwertsteuer, Betrag, Zahlungsart, Währung, Betragsart und Bemerkung. Alle von der KI erkannten Felder sind mit einem Stern gekennzeichnet, sodass auf einen Blick ersichtlich ist, welche Angaben automatisch befüllt wurden. Die KI-Analyse kann bei Bedarf unter Mehr deaktiviert werden.

​Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Über den Reiter "Mehr" haben Sie die Möglichkeit, die ZEP Clock App nach Ihren Bedürfnissen einzurichten. Folgende Einstellungen sind möglich:

Im oberen Teil des Bildschirms können Sie bei Fragen direkt unser Support Team kontaktieren.

Die Multi-User Anmeldung kann zum Beispiel für Geräte vor Ort angewendet werden. Dadurch können sich alle Mitarbeiter mit Ihrem Benutzer an dem Gerät ein- und ausstempeln.

Als Voraussetzung für die Multi-User Anmeldung, muss im ZEP Webbrowser eine ZEP Clock App von Ihrem Administrator angelegt sein. Dies können Sie über folgenden Pfad einrichten: Administration > System > Geräteverwaltung.

Bei der Anlegung können Sie konfigurieren, welche Benutzer enthalten sein sollen und welche Informationen in der App angezeigt werden. Ebenfalls können Sie einen Administrator Pin-Code festlegen. Dieser Administrator Pin-Code ermöglicht es Ihnen auf Ihrem Gerät in den Administrator-Modus zu wechseln und als Administrator selbstständig Mitarbeiter ein- und auszustempeln. Um jedoch das Gerät mit dem ZEP System zu verbinden, benötigen Sie einen anderen Login Pin, der bei Erstellung der App konfiguriert wird.

Sofern Sie die ZEP Clock App im Webbrowser angelegt haben, können Sie Ihr Gerät mit dem ZEP System verbinden. Dafür müssen Sie zuerst Ihre ZEP-URL eintragen.

Anschließend können Sie den Login-Pin eingeben. Diesen finden Sie über folgenden Pfad: Administration > System > Geräteverwaltung > Info Icon des Geräts

Über den gleichen Pfad finden Sie auch einen QR-Code, der es Ihnen ermöglicht Ihr Gerät noch schneller mit dem System zu verbinden. Über das "E-Mail" Symbol können Sie den QR-Code auch an die ausgewählten Benutzer senden.

Das ZEP-System sollte nun mit Ihrem Gerät verbunden sein.

Nachdem das Gerät erfolgreich verbunden wurde, erscheint die Startseite mit den Kacheln der unterschiedlich angelegte Mitarbeitenden. Diese haben nun die Möglichkeit sich ein- und auszustempeln. Damit sich alle Mitarbeiter mit Ihrem Benutzer an dem Gerät ein- und ausstempeln können, müssen diese die Erlaubnis zur Nutzung der ZEP Clock App besitzen. Diese kann über folgenden Pfad erteilt werden: Mitarbeiter > "Max Mustermann" > Mitarbeiter ändern > Einstellungen. Über den gleichen Pfad können Sie individuelle Pins für ihre Mitarbeiter festlegen, damit sich diese am Gerät einloggen können.

Sie können immer auf einen Blick sehen, wie viele Ihrer Mitarbeitenden aktuell anwesend oder abwesend sind.

Um in den Administrator-Modus zu gelangen, müssen Sie sich mit Ihrem Administrator Pin über das Icon rechts oben einloggen. Nun können Sie die Zeiten Ihrer Mitarbeitenden bearbeiten oder beispielsweise das Gerät abmelden.