Mit der kostenlosen ZEP Clock App stempeln Sie Arbeitszeiten direkt über Ihr mobiles Endgerät und erfassen je nach gebuchten Modulen auch Fehlzeiten, Reisekosten und Arbeitsorte. Die App steht für iOS und Android zur Verfügung und lässt sich im Apple App Store sowie im Google Play Store herunterladen.

Nach dem Herunterladen melden Sie sich an. Die ZEP Clock App bietet zwei Modi, die sich im Funktionsumfang unterscheiden:

Der Single-User-Modus ist für den persönlichen Zugang einer einzelnen Person gedacht. Jede Person meldet sich mit den eigenen Zugangsdaten an und erfasst darin ausschließlich die eigenen Arbeits- und Fehlzeiten.

Wählen Sie beim Start die Single-User-Anmeldung. Geben Sie anschließend Ihre ZEP-URL ein. Diese folgt stets der Struktur https://www.zep-online.de/zepmusterfirma, wobei musterfirma Ihr individuelles Firmenkürzel ist. Sie finden die URL in der Adressleiste, wenn Sie in ZEP angemeldet sind.

Danach melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an. Verwenden Sie dieselben Zugangsdaten wie für die ZEP-Weboberfläche (Ihren ZEP-Benutzernamen, nicht Ihre E-Mail-Adresse). Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich die App im Reiter Zeiten, und Ihre Anmeldung bleibt auf dem Gerät gespeichert, sodass Sie sich nicht bei jedem Öffnen erneut anmelden müssen. Erscheint eine Fehlermeldung, prüfen Sie zuerst die Schreibweise der ZEP-URL und des Benutzernamens.

Alternativ nutzen Sie die Anmeldung per QR-Code: Rufen Sie im Webbrowser oben rechts über Profil > Schnittstellen den QR-Code auf, wählen in der App den QR-Button und scannen den Code. Die URL wird dann vorbelegt, anschließend geben Sie Benutzername und Passwort ein.

Das Dashboard gibt jeder Person einen Überblick über die eigenen Daten: den Vergleich von Ist- und Soll-Stunden je Woche, Monat und Jahr, die durchschnittlichen Stunden pro Tag, das Überstundenkonto sowie eine Übersicht zu Resturlaub, Urlaubsanspruch und genehmigtem oder geplantem Urlaub.

Im Reiter Zeiten stempeln Sie sich über den Start-Button ein und beenden die Arbeitszeit über den Stopp-Button. Die Übersicht zeigt die Tagessumme und alle bisher gestempelten Zeiten. Über das Plus-Symbol erfassen Sie eine vollständige Arbeitszeit auch manuell. Je nach Einstellungen und Modulen hinterlegen Sie dabei zusätzlich Tätigkeiten, Arbeitsorte oder eine Reisetätigkeit. Administratoren können die manuelle Erfassung über die Anwesenheits-Einstellung Manuelle Zeiterfassung deaktivieren unterbinden, sodass nur noch das Stempeln möglich ist. Hat Ihr Administrator die Standortübermittlung aktiviert, fragt die App beim Stempeln die Standortfreigabe (GPS) ab, ohne die nicht gestempelt werden kann.

Die App funktioniert auch offline. Erfasste Buchungen werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht, oder manuell über Manuell synchronisieren.

Damit Tätigkeiten und Arbeitsorte in der App zur Auswahl stehen, konfigurieren Sie diese zuvor in der ZEP-Weboberfläche unter Administration > Arbeitszeiten & Belege > Tätigkeiten.

Wählen Sie eine Reisetätigkeit, erfassen Sie zusätzlich die Reisedaten: Richtung (Hin, Weiter, Zurück), Start und Ziel, Fahrzeug sowie, bei Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug, Kilometer und Mitfahrer.

Der Reiter Fehlzeiten zeigt eine Übersicht der Urlaubstage und erlaubt das Erfassen jeder eingestellten Fehlzeit. Über das Plus-Symbol wählen Sie Fehlgrund, Zeitraum und Fehldauer (ganzer Tag, halber Tag mit 50% der Regelarbeitszeit oder stundenweise). Sie können die Fehlzeit planen oder direkt zur Genehmigung beantragen. Solange sie noch nicht genehmigt ist, lässt sie sich wieder zurückziehen. Die Fehlzeit erscheint anschließend in der Übersicht und durchläuft den hinterlegten Genehmigungsprozess.

Im Reiter Belege laden Sie Belege oder Rechnungen hoch, die etwa auf Reisen anfallen. Sie scannen mehrseitige Dokumente mit der Handy-Kamera, wählen ein Foto aus der Galerie oder laden ein vorhandenes Dokument hoch. Anschließend führt Sie ein Prozess in sechs Schritten durch Datum, Belegart, Betrag, Zahlungsart, Bemerkung und eine abschließende Zusammenfassung. Beim Schritt Betrag erfassen Sie bei Bedarf mehrere Positionen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen.

Über die Zahlungsart unterscheiden Sie zwischen Firma und Privat, also ob der Betrag in die Kostenabrechnung aufgenommen wird. Hochgeladene Belege werden automatisch per KI-Beleganalyse ausgelesen (unter anderem Datum, Belegart, Mehrwertsteuer, Betrag, Zahlungsart und Währung). Die KI-Analyse können Sie im Reiter Mehr abschalten. Bereits gesperrte Belege lassen sich nicht mehr bearbeiten.

Über den Reiter Mehr richten Sie die ZEP Clock App nach Ihren Bedürfnissen ein. Möglich sind die Einstellungen Sprache, Darkmode (an/aus), KI-Beleganalyse (an/aus) und das Leeren des Zwischenspeichers. Außerdem finden Sie hier die App-Bewertung, einen Kontakt zum Support per E-Mail ([email protected]), die Informationen Über uns, Impressum und Datenschutz sowie das Abmelden von der App.

Der Multi-User-Modus eignet sich für Geräte vor Ort, an denen sich alle Mitarbeitenden mit dem eigenen Benutzer ein- und ausstempeln. Das Gerät simuliert dabei ein Terminal, sodass nicht jede Person einen eigenen Account auf dem Gerät benötigt.

Voraussetzung ist, dass Ihr Administrator zuvor im Webbrowser eine ZEP Clock App angelegt hat, unter Administration > System > Geräteverwaltung über Neue ZEP Clock App hinzufügen. Dabei wird festgelegt, welche Benutzer enthalten sind und welche Informationen die App anzeigt, und es lässt sich ein Administrator-Pin festlegen. Wie Sie in der Geräteverwaltung eine ZEP Clock App anlegen, beschreibt auch der Artikel System – Administration.

Beim Anlegen einer ZEP Clock App legt der Administrator unter anderem fest:

Wer nach Geofencing sucht, findet in ZEP die Standortübermittlung (auch GPS-Tracking): Sie zeichnet die GPS-Position je Stempel-Event auf und dokumentiert damit, von wo gestempelt wurde. Sie dient der Standort-Dokumentation und begrenzt das Stempeln nicht automatisch auf einen festen Umkreis.

ZEP unterscheidet dabei drei Gerätetypen: die persönliche Single-User-App (beim ersten Login automatisch angelegt), die Team-App für den Multi-User-Modus (vom Administrator in der Geräteverwaltung angelegt) und das separate ZEP Terminal als Hardware-Variante.

Die ZEP Clock App nutzt drei Arten von Pins:

Zum Verbinden tragen Sie zuerst Ihre ZEP-URL ein und geben anschließend den App-Login-Pin ein.

Diesen finden Sie unter Administration > System > Geräteverwaltung über das Info-Symbol des Geräts. Über denselben Pfad steht auch ein QR-Code bereit, der die Verbindung beschleunigt und sich per E-Mail an die Benutzer senden lässt.

Nach der Verbindung erscheint die Startseite mit den Kacheln der angelegten Mitarbeitenden. Über die PIN-Anmeldung stempeln sich mehrere Mitarbeitende an einem gemeinsamen Gerät ein und aus, ohne einen eigenen Account auf dem Gerät zu benötigen. Auf einen Blick sehen Sie, wie viele Mitarbeitende aktuell anwesend oder abwesend sind.

In den Administrator-Modus gelangen Sie, indem Sie sich über das Symbol oben rechts mit Ihrem Administrator-Pin anmelden. Dort bearbeiten Sie die Zeiten Ihrer Mitarbeitenden oder melden das Gerät vom ZEP-System ab.