Der ZEP Assistant beantwortet Fragen zu Ihren Daten in ZEP und führt auf Wunsch auch Änderungen aus. Sie schreiben oder sprechen Ihre Frage in normaler Sprache, der Assistent sucht die passenden Daten zusammen und antwortet direkt im Chat. Er arbeitet ausschließlich mit ZEP und immer nur mit den Daten, die Sie selbst sehen dürfen.

Für eine Frage zu Ihren Zahlen nutzen Sie den Assistenten. Fragen zur Bedienung beantwortet er inzwischen ebenfalls und verlinkt dabei den passenden Help-Center-Artikel, der sich direkt in ZEP öffnet. Für ein Anliegen an den Support nutzen Sie weiterhin den Hilfe-Bereich.

Den Assistenten öffnen Sie über die Chat-Schaltfläche am unteren Rand des Fensters. Er lässt sich in der Breite verändern, sodass Sie parallel in ZEP weiterarbeiten können.

Jede Unterhaltung wird gespeichert und bleibt über den Verlauf erreichbar. Über einen neuen Chat starten Sie ein Gespräch ohne den bisherigen Zusammenhang, was sinnvoll ist, wenn Sie das Thema wechseln.

Beim Öffnen schlägt der Assistent Beispielfragen als anklickbare Kacheln vor. Ein Klick übernimmt die Frage in das Eingabefeld, wo Sie sie vor dem Absenden noch anpassen können, etwa den Zeitraum.

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, fragen Sie den Assistenten direkt, was er für Sie tun kann. Er antwortet mit Vorschlägen, die sich ebenfalls anklicken lassen.

Neben dem Tippen stehen Ihnen zwei weitere Wege offen:

Der Assistent greift auf die Bereiche zu, in denen Sie in ZEP arbeiten. Die folgenden Beispiele zeigen die Bandbreite, sind aber keine abschließende Liste.

Fragen zu Projekten, Vorgängen und erfassten Zeiten sind der größte Bereich. Sie können nach Laufzeit, Status, internen und Kundenprojekten, Schlagworten und Projektmitgliedern eingrenzen. Bei Buchungen sind auch Zeitfenster möglich, also etwa Buchungen mit Beginn vor einer bestimmten Uhrzeit.

Sie fragen nach Stammdaten, Abwesenheiten und Urlaubsansprüchen, für sich selbst und, sofern Sie die Rechte dazu haben, für Ihr Team. Typisch sind der verbleibende Resturlaub im laufenden Jahr, geplante Abwesenheiten in einem Zeitraum und die Frage, wer an einem bestimmten Tag nicht da ist. Ohne Leserecht auf einen Mitarbeitenden gibt der Assistent dazu keine Auskunft.

Kundendaten, Angebote mit Status und Gültigkeit sowie Rechnungen mit Zahlungsstand und Mahnläufen sind abfragbar. So finden Sie etwa alle Angebote, die in den nächsten Wochen ablaufen, oder alle offenen Rechnungen eines Kunden. Diese Bereiche setzen die entsprechenden Module voraus, also Angebotserstellung beziehungsweise Rechnungsstellung.

Der Assistent kennt Tickets, Aufgaben und die Einsatzplanung. Sie fragen damit die Auslastung eines Teams in einem Zeitraum ab, die offenen Aufgaben eines Projekts oder den Bearbeitungsstand von Tickets. Die Ressourcenplanung kann er dabei nicht nur lesen, sondern auch Einplanungen anlegen und ändern. Auch hier gilt, dass die zugehörigen Module gebucht sein müssen, also Ticketsystem und Ressourcenplanung.

Belege lassen sich nach Abrechnungsstand und Kategorie abfragen, ebenso ihre Zuordnung zu Projekten und Reisen. So sehen Sie zum Beispiel, welche Belege eines Monats noch nicht abgerechnet sind. Der Assistent liest die Belegdaten, er prüft Belege aber nicht inhaltlich und ersetzt keine Reisekostenabrechnung.

Der Assistent kann Daten nicht nur lesen, sondern auch schreiben. Sie können ihn zum Beispiel bitten, eine Zeitbuchung anzulegen oder ein Datum an einem Projekt zu ändern.

Ein Beispiel ist das Einreichen von Buchungen zur Freigabe, wenn in Ihrem Konto der mehrstufige Freigabe-Workflow aktiv ist.

Beim Buchen von Zeiten hält er sich an zwei Vorgaben Ihres Unternehmens: Er bietet nur Projekte an, denen Sie zugeordnet sind und auf die gebucht werden darf, und er prüft das eingestellte Minutenraster. Liegt eine genannte Zeit nicht im Raster, fragt er vor dem Speichern nach. Bei Buchungen über mehrere Tage können Sie statt einer Dauer auch eine Endzeit angeben.

Vor jeder Änderung zeigt der Assistent, was er tun will, und wartet auf Ihre Bestätigung. Erst danach schreibt er die Daten. Was Sie ändern dürfen, richtet sich nach Ihren Rechten in ZEP, der Assistent verschafft keine zusätzlichen Berechtigungen. Beim Bestätigen prüft ZEP die Berechtigung erneut. Im Änderungsprotokoll sind solche Änderungen als über den Assistenten vorgenommen gekennzeichnet, sodass nachvollziehbar bleibt, wer wann was geändert hat.

Der Assistent ist bewusst auf ZEP begrenzt. Drei Punkte sind dabei wichtig:

Der ZEP Assistant ist ab Werk eingeschaltet. In ZEP Clock greift der Schalter während der laufenden Pause nicht, siehe Abschnitt Produktlinienverfügbarkeit. Ob er im Unternehmen zur Verfügung steht, entscheiden Sie unter Administration > KI Funktionen > ZEP Assistant. Die Menügruppe KI Funktionen führt jede KI-Funktion als eigenen Eintrag, daneben steht Beleganalyse für die automatische Belegerkennung. Auf dieser Seite steht der Schalter KI-Beleganalyse beim Hochladen von Belegen verwenden, voreingestellt aktiv. Schalten Sie ihn aus, erfassen Mitarbeitende ihre Belege weiterhin, nur ohne automatisch vorbelegte Felder. Der Eintrag erscheint, sobald Belege zur Verfügung stehen. Die Pause des ZEP Assistant in ZEP Clock gilt für die Beleganalyse nicht, sie arbeitet unabhängig davon weiter.

Auf der Seite ZEP Assistant finden Sie zwei Schalter:

Der Eintrag Beleganalyse daneben steuert, ob ZEP die Belegdaten beim Einlesen von PDFs und Bildern automatisch ausfüllt. Er gehört zur Belegerfassung und nicht zum Assistenten und erscheint nur, wenn das Modul Belege gebucht ist. Ist die Beleganalyse aus, erfassen Mitarbeitende den Beleg wie gewohnt selbst.

Die Schalter wirken sofort für alle Mitarbeitenden. Das Aufrufen der Seite und das Speichern sind zwei getrennte Rechte im Administrationsbereich.

Der Assistent arbeitet mit Ihren Unternehmensdaten, deshalb sind die Fragen nach Verarbeitung, Speicherung und Zugriff berechtigt. Die folgenden Abschnitte beantworten sie.

Der Assistent läuft über Amazon Web Services im Rechenzentrum Frankfurt. Ihre Anfragen verlassen die Europäische Union nicht, eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt, und es gehen keine Daten direkt an Modellhersteller oder andere KI-Anbieter. Auch die Spracheingabe wird über AWS in der EU verarbeitet.

Derzeit kommt das Sprachmodell Claude zum Einsatz. ZEP behält sich vor, künftig ein anderes Modell zu nutzen, um die beste Qualität zu bieten. Jedes Modell läuft ausschließlich in der EU, ein Modellwechsel ändert am Datenschutz also nichts.

Der Assistent ist Teil von ZEP und erbt dessen Sicherheitskonzept: eine eigene Datenbank je Mandant, verschlüsselte Übertragung zwischen Browser und ZEP sowie die lückenlose Änderungsprotokollierung.

Ihre Eingaben und die Daten, die der Assistent dabei verarbeitet, werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Der Betreiber speichert die Anfragen nicht über die Verarbeitung hinaus. Praktisch heißt das: Was Sie den Assistenten fragen und was er Ihnen antwortet, fließt weder in ein Modell noch in die Ergebnisse anderer Unternehmen ein. Jede Anfrage steht für sich.

Für den Assistenten kommt kein weiterer Dienstleister hinzu. Amazon Web Services ist bereits heute der Hosting-Partner von ZEP und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung als Unterauftragsverarbeiter aufgeführt. Den Vertrag finden Sie in der Administration im Bereich Account.

Der Assistent arbeitet immer mit den Berechtigungen der angemeldeten Person. Er sieht ausschließlich Daten, die diese Person auch sonst in ZEP aufrufen darf. Ihr Rollen- und Rechtekonzept gilt unverändert weiter.

Er wird außerdem nur tätig, wenn ihn jemand anspricht. Er durchsucht Ihre Daten nicht selbstständig im Hintergrund und trifft keine automatisierten Entscheidungen über Beschäftigte. Wie Vorschau und Bestätigung vor einer Änderung funktionieren, steht im Abschnitt Daten ändern.

Abwesenheitsgründe wie Krank sind Gesundheitsdaten im Sinne von Artikel 9 DSGVO. ZEP verarbeitet diese Daten schon heute in der Abwesenheitsverwaltung. Der Assistent ist eine weitere Auswertungsmöglichkeit darauf und verhält sich wie die bekannten Auswertungen: Er zeigt einer Person nur die Abwesenheiten, die sie auch in den bestehenden Übersichten sehen darf. Es entsteht dadurch keine zusätzliche Verarbeitung von Gesundheitsdaten, und es werden keine neuen Gesundheitsdaten erhoben.

Ihre Chatverläufe liegen in Ihrer ZEP-Datenbank, nicht beim KI-Anbieter. Für sie gelten feste Fristen:

Unter jeder Antwort können Sie angeben, ob sie hilfreich war. Diese Rückmeldung geht an das ZEP-Team und dient dazu, den Assistenten zu verbessern. Sie löst keine Bearbeitung Ihres Anliegens aus.

Wenn Sie eine Antwort für falsch halten und eine Klärung brauchen, wenden Sie sich über den Hilfe-Bereich an den ZEP-Support.