In der Administration unter Kunden hinterlegen Sie die systemweiten Voreinstellungen rund um Ihre Kundenstammdaten: Sortierungs- und Anzeige-Regeln, Berechtigungen, Faktura-Defaults sowie die Stamm-Listen für Branchen, Kategorien, Ansprechpartner-Kategorien und Zusatzattribute.
Den Bereich erreichen Sie über Administration > Kunden. Voraussetzung ist die Rolle Administrator.
Hinweis: Die Box Kunden ist verfügbar in ZEP Compact und ZEP Professional. In ZEP Clock ist sie nicht sichtbar. Einzelne Einstellungen innerhalb der Untermenüpunkte sind nur bei aktiven Zusatzmodulen sichtbar — die jeweilige Modul-Abhängigkeit ist beim betreffenden Bereich als Hinweis vermerkt.
Einstellungen
Im Untermenüpunkt Einstellungen bündeln sich Sortier-Regeln für Kundenlisten, Berechtigungs-Optionen, Faktura-Vorbelegungen für neue Kunden sowie das Format der Kundennummer.
Kundensortierung in den Auswahllisten
Die RadioBox Kundensortierung in den Auswahllisten nach: steuert die Sortierung der Kundenliste in allen Auswahlfeldern (zum Beispiel bei der Projektplanung, in Projektstands-Auswertungen oder beim Anlegen neuer Projekte). Zwei Optionen stehen zur Auswahl:
Kunden-Nr — sortiert alphabetisch/numerisch nach der Kundennummer. Sinnvoll, wenn Ihre Anwendenden Kunden vor allem über die Nummer identifizieren.
Name — sortiert alphabetisch nach dem Kundennamen. Sinnvoll bei sprechenden Kundennamen und wenn die Kundennummer nicht prägnant ist.
Kundensortierung in der Kundenverwaltung und Auswertungen
Die RadioBox Kundensortierung in der Kundenverwaltung und Auswertungen nach: steuert die Default-Sortierung in der Kundenverwaltungs-Tabelle sowie in allen Auswertungen, in denen Kunden gelistet werden (Projektzeitnachweis, Projektumsatz, Reisekostenauswertung). Die beiden Optionen sind identisch zur Auswahllisten-Sortierung:
Kunden-Nr — alphabetisch/numerisch nach Kundennummer.
Name — alphabetisch nach Kundenname.
Anwendende können die Sortierung in der Verwaltungs-Tabelle weiterhin per Spaltenklick ad hoc ändern; die Voreinstellung greift beim ersten Aufruf und nach Reset der Spaltenansicht.
Kundennummernkreis verwenden
Aktivieren Sie die Checkbox Kundennummer-Nummernkreis verwenden, wenn ZEP neue Kundennummern automatisch nach einem vorgegebenen Format generieren soll. Ohne Aktivierung vergeben Anwendende die Kundennummern manuell beim Anlegen eines Kunden. Die automatische Vergabe vermeidet Doppel-Vergaben und Inkonsistenzen.
Bei aktivem Nummernkreis definieren Sie das Format aus Präfix, einer fortlaufenden Zähler-Stelle und einem Suffix. Sie können feste Zeichen mit folgenden Platzhaltern kombinieren.
Präfix
Statischer Anfang jeder Kundennummer. Sie kombinieren feste Zeichen mit folgenden Platzhaltern:
%YYYY% — Jahr des aktuellen Datums (zum Beispiel 2026).
%YY% — Die letzten beiden Jahresziffern des aktuellen Datums.
%MM% — Monat des aktuellen Datums.
%DD% — Tag des aktuellen Datums.
Länge
Anzahl der Ziffern der fortlaufenden Zähler-Stelle zwischen Präfix und Suffix. Die Nummer wird gegebenenfalls mit führenden Nullen aufgefüllt (eine Länge von 5 führt zum Beispiel zu Nummern wie 00001, 00002 und so weiter).
Suffix
Statisches Ende jeder Kundennummer. Es können dieselben Platzhalter wie beim Präfix verwendet werden (%YYYY%, %YY%, %MM%, %DD%).
User mit Zusatzrechten/Controller darf Kunden anlegen
Kunden anlegen darf standardmäßig nur der Administrator. Über die Checkbox User mit Zusatzrechten/Controller darf Kunden anlegen erlauben Sie Mitarbeitenden mit der Rolle User mit Zusatzrechten oder Controller, eigenständig neue Kunden anzulegen. Solche Mitarbeitende werden automatisch als Kundenverantwortlicher beim neu angelegten Kunden eingetragen und können dessen Kundendaten ändern. Entziehen Sie ihnen die Kundenverantwortung wieder, verlieren sie die Bearbeitungs-Berechtigung für diesen Kunden.
Voreinstellungen für neue Kunden
Im unteren Block der Einstellungs-Seite hinterlegen Sie Faktura- und Reise-Defaults, die ZEP beim Anlegen jedes neuen Kunden vorbelegt. Pro Kunde lassen sich diese Werte später individuell überschreiben. Welche Felder sichtbar sind, hängt von aktiven Zusatzmodulen ab.
MwSt.
Beim Anlegen eines neuen Kunden wird der hier hinterlegte MwSt.-Satz automatisch als Default vorbelegt. Die Auswahl füllt sich aus den in der Administration unter Steuern gepflegten Steuersätzen. Anwendungsfall: einheitlicher Steuersatz für die überwiegende Mehrheit Ihrer Kunden, Sonderfälle werden pro Kunde überschrieben.
Hinweis: Das Feld erscheint ab ZEP Compact mit dem Zusatzmodul Umsätze & Kosten.
Skontofrist in Tagen
Definiert die Default-Skontofrist (in Tagen) für neu angelegte Kunden — also den Zeitraum, innerhalb dessen ein vereinbarter Skontoabzug bei Bezahlung gilt. Beim einzelnen Kunden lässt sich der Wert überschreiben, beim einzelnen Rechnungsvorgang nochmal ad hoc anpassen.
Zahlungsziel in Tagen
Definiert das Default-Zahlungsziel (in Tagen) für neu angelegte Kunden — also den Zeitraum bis zur Fälligkeit der Rechnung. Standardwerte sind je nach Branche 14 oder 30 Tage. Beim einzelnen Kunden ist der Wert überschreibbar.
Hinweis: Skontofrist und Zahlungsziel erscheinen in ZEP Professional mit aktivem Zusatzmodul Rechnungsstellung.
Anreisepauschalen
Im Block Voreinstellung Anreisepauschale bei einer zusammenhängenden Reise für mehrere Projekte hinterlegen Sie für neue Kunden separat, wie tageweise und wie reiseweise abgerechnete Pauschalen auf mehrere beteiligte Projekte verteilt werden. Zwei RadioBoxen steuern das Verhalten:
Bei Anreisepauschale je Tag — Verteilung tageweiser Pauschalen:
Jedes beteiligte Projekt erhält die Pauschale vollständig angerechnet.
Die Pauschale wird auf die beteiligten Projekte nach ihrem Stundenanteil verteilt — sinnvoll nur, wenn alle Projekte des Kunden dieselbe Tagespauschale haben.
Bei Anreisepauschale je Reise — Verteilung reiseweiser Pauschalen:
Jedes beteiligte Projekt erhält die Reise-Pauschale vollständig angerechnet (Verhalten wie in ZEP 4.5).
Die Reise-Pauschale wird dem ersten Projekt der Reise angerechnet, andere Projekte erhalten keine.
Pro Kunde lässt sich die Voreinstellung später unter Kunden > Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen überschreiben.
Hinweis: Anreisepauschalen-Voreinstellungen erscheinen ab ZEP Compact mit dem Zusatzmodul Reisekostenabrechnung.
Branchen
Im Untermenüpunkt Branchen pflegen Sie die Liste der Branchen, denen Sie Ihre Kunden in der Kundenverwaltung zuordnen. Die Branche dient als Filter- und Sortierkriterium in Auswertungen und Auswahllisten.
Kurzform und Bezeichnung
Jede Branche hat eine Kurzform als technischen Schlüssel und eine Bezeichnung als sprechenden Klartext. Die Bezeichnung lässt sich mehrsprachig pflegen — Anwendende und Auswertungen sehen den Wert in ihrer eingestellten Sprache. Anwendungsfall: in international arbeitenden Teams erscheint die Branche je nach Mitarbeiter-Sprache in DE, EN, FR oder ES.
Mehrsprachige Pflege
Sie öffnen die Bezeichnung im Bearbeiten-Modus und klicken auf das jeweilige Sprachkürzel, um die Übersetzung pro Sprache zu hinterlegen. ZEP unterstützt sieben Sprachen: deutsch, englisch, französisch, spanisch, polnisch, slowakisch und türkisch. Je nach eingestellter Sprache des Anwendenden oder Projekts wählt ZEP automatisch die passende Übersetzung.
Kategorien
Im Untermenüpunkt Kategorien definieren Sie Kategorien, denen Sie Ihre Kunden in der Kundenverwaltung zuordnen. Typische Beispiele: Interessent, Vertriebspartner, Kooperationspartner, Bestandskunde. Die Kategorisierung dient als Such- und Auswahlkriterium in Auswertungen.
Kategorie anlegen
Pro Kategorie pflegen Sie eine Kurzform als technischen Schlüssel und eine Bezeichnung als sprechenden Klartext. Die Bezeichnung pflegen Sie mehrsprachig — je nach Sprache des Anwendenden oder Projekts wählt ZEP die passende Übersetzung. So lassen sich Kategorien in international arbeitenden Teams einheitlich verwenden, ohne dass jeder Anwendende eigene Übersetzungen kennt.
Kategorie löschen
Eine Kategorie lässt sich nur löschen, wenn ihr aktuell kein Kunde mehr zugeordnet ist. Bei zugeordneten Kunden ordnen Sie diese erst einer anderen Kategorie zu oder entfernen die Zuordnung in der Kundenverwaltung. So bleibt die Datenkonsistenz der Auswertungen erhalten und es entstehen keine Karteileichen.
Ansprechpartner Kategorien
Im Untermenüpunkt Ansprechpartner Kategorien definieren Sie Kategorien, denen Sie Ihre Ansprechpartner zuordnen können. Typische Beispiele: Weihnachtskarte, Info-Verteiler, Hauptansprechpartner. Im Bearbeiten-Dialog eines Ansprechpartners lassen sich anschließend eine oder mehrere Kategorien zuweisen.
Kurzform und Bezeichnung
Pro Kategorie pflegen Sie Kurzform und Bezeichnung. Die Bezeichnung können Sie mehrsprachig pflegen. Die Kategorisierung dient als Such- und Auswahlkriterium in der Ansprechpartner-Auswertung unter Auswertungen > Kunden. Sie filtern dort gezielt nach Kategorie und erzeugen so zum Beispiel einen Weihnachtsgrüße-Verteiler in wenigen Klicks.
Kategorie löschen
Eine Ansprechpartner-Kategorie lässt sich nur löschen, wenn ihr aktuell kein Ansprechpartner mehr zugeordnet ist. Sind noch Ansprechpartner zugeordnet, ordnen Sie diese erst einer anderen Kategorie zu oder entfernen die Zuordnung im Bearbeiten-Dialog des Ansprechpartners. So bleibt die Datenkonsistenz der Auswertungen erhalten und es entstehen keine Karteileichen.
Zusatzattribute
Im Untermenüpunkt Zusatzattribute definieren Sie individuelle Felder für Kunden. Ein Kunden-Zusatzattribut ist ein zusätzliches Eingabefeld, das auf der Daten-Seite jedes Kunden erscheint und dort über die Eingabemaske gepflegt werden kann — geeignet für Klassifizierungen, die ZEP nicht standardmäßig vorsieht (Branchen-Spezifika, interne Marker, Zertifizierungsnummern).
Felder beim Anlegen eines Zusatzattributes
Beim Anlegen eines Kunden-Zusatzattributs pflegen Sie folgende Felder in der angegebenen Reihenfolge:
Name — technischer Name des Attributes, unter dem es auch in der SOAP-Schnittstelle gelesen und gesetzt werden kann. Bei aktiver Personio-Schnittstelle werden gleichnamige Attribute aus Personio übernommen. Komma im Namen ist nicht erlaubt; beim Bearbeiten ist der Name nicht mehr änderbar.
aktiv — Checkbox, die das Attribut für die Kunden-Eingabemaske aktiviert oder ausblendet, ohne es löschen zu müssen.
Bezeichnung — mehrsprachige Bezeichnung (max. 1024 Zeichen), die in der Kunden-Eingabemaske angezeigt wird.
Bemerkung — interne Bemerkung zur Beschreibung des Attributes.
Typ — Datentyp des Attributs (Auswahl löst Refresh der Maske aus, weil je nach Typ zusätzliche Felder erscheinen).
Verfügbare Datentypen
Bei Typ wählen Sie aus folgenden Datentypen:
Text, Textbereich, Ja/Nein, Zahl, Dezimalzahl, Prozent, Datum, E-Mail, URL, Auswahlliste oder Mitarbeiter-Auswahl.
Je nach gewähltem Typ erscheinen zusätzliche Felder:
Zahl — Feld Max. Wert zur Begrenzung des Eingabe-Maximums.
E-Mail — Feld Platzhalter (mehrsprachig) für einen Hilfstext im Eingabefeld.
Auswahlliste — Feld Auswahl als Radio-Auswahl (Radio, Einfach oder Mehrfach) plus Feld Optionen, in dem Sie die wählbaren Werte als Tag-Liste pflegen.
Mitarbeiter-Auswahl — über diesen Typ wählen Anwendende einen bestehenden Mitarbeiter aus und ordnen ihn dem Kunden zu.
Verwendung von Kunden-Zusatzattributen
Kunden-Zusatzattribute werden auf der Daten-Seite des Kunden angezeigt und lassen sich im Bearbeiten-Modus pflegen. Darüber hinaus stehen sie an folgenden Stellen zur Verfügung:
In den Kunden-Verwaltungs-Ansichten über konfigurierbare Spalten.
Als Dokumentvariable im Briefpapier — das Attribut steht unter seinem Namen als Dokumentvariable zur Verfügung.
Über die SOAP-Schnittstelle im Bereich <attribute>.
Verbindung zu anderen Modulen
Die Voreinstellungen aus der Kunden-Administration wirken in viele andere Bereiche hinein:
Kundenverwaltung — Branchen, Kategorien und Zusatzattribute werden direkt am einzelnen Kunden gepflegt; die Sortier-Regeln steuern Auswahllisten und Verwaltungs-Tabellen.
Rechnungsstellung — Skontofrist und Zahlungsziel werden als Default in neue Rechnungen übernommen.
Umsätze & Kosten — die MwSt.-Voreinstellung wirkt auf alle neuen Kunden und beeinflusst Umsatz-Auswertungen.
Reisekostenabrechnung — die Anreisepauschalen-Voreinstellung steuert die Verteilung der Pauschalen über Projekte einer Reise.
Ticketsystem — Ansprechpartner und ihre Kategorien sind Empfänger für Ticket-Kommunikation.
Schnittstellen — Personio synchronisiert gleichnamige Zusatzattribute, Salesforce und HubSpot übernehmen Kunden und Ansprechpartner.