Kunden sind in ZEP das zentrale Datenobjekt, an dem alle vertrieblichen und abrechnungsrelevanten Informationen hängen: Angebote, Projekte, Rechnungen, Reisekosten-Konfiguration, Ansprechpartner und sämtliche kundenbezogenen Auswertungen. Wer einen sauberen Kundendatensatz pflegt, legt damit das Fundament für jeden Vertriebs- und Abrechnungs-Prozess in ZEP.
Diese Artikel führen Sie durch das gesamte Themenfeld — vom Konzept über die Anlage und Pflege bis zu kundenbezogenen Auswertungen und Sonderfällen wie dem Beenden einer Kundenbeziehung.
Hinweis: Die Kundenverwaltung ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar, nicht in ZEP Clock — Clock kennt keine Projekt- und Kundenbezüge. Welche Felder und Aktionen sichtbar sind, hängt zusätzlich von den gebuchten Zusatzmodulen ab.
Kunden als zentrales Datenobjekt
Ein Kunde in ZEP ist mehr als ein Adresseintrag. Er ist die Entität, an der ZEP die folgenden Daten zusammenführt:
Stammdaten wie Kundennummer, Name, Adresse, Branche, USt-ID und Bemerkung
Beziehungen über Ansprechpartner, Kundenverantwortliche und die Abteilungs-Zuordnung
Projektzuordnung über alle Projekte, die für diesen Kunden bebucht werden
Abrechnungs-Konfiguration über Preistabellen, Preisgruppen, Skonto, Zahlungsziel und Reiseeinstellungen
Faktura-Daten aus Rechnungspositionen, Rechnungen, offenen Posten und Zahlungseingängen
Aufwände und Umsätze aus Projektzeiten, Belegen und Reisekosten über alle Projekte des Kunden
Schnittstellen-relevante Felder wie Lieferantennummer, Leitweg-ID, GLN und IBAN/BIC
Dokumente wie Rahmenverträge, AVV, Korrespondenz und Vertragsanhänge
Genau diese Bündelung macht den Kundendatensatz zum Dreh- und Angelpunkt der kaufmännischen ZEP-Workflows. Jede Rechnung, jede Umsatz-Auswertung und jede Reisekosten-Konfiguration referenziert einen Kunden.
Einbindung in den ZEP-Datenfluss
Der Kunde steht im Zentrum eines Netzwerks aus Datenobjekten, die alle wechselseitig auf ihn referenzieren. Folgende Grafik zeigt die wichtigsten Verbindungen:
Die wichtigsten Wirkungsketten in Worten:
Stammdaten → Sichtbarkeit: Ein Kunde, der auf inaktiv gesetzt ist, erscheint nicht mehr in Auswahllisten von Projekten, Angeboten oder Auswertungen — historische Daten bleiben aber erhalten.
Abteilung → Berechtigung: Über die Abteilungs-Zuordnung des Kunden steuert ZEP, welche Abteilungsleitenden den Kunden sehen und bearbeiten dürfen (mit Modul Standorte und Abteilungen).
Kategorie und Branche → Filter und Auswertungen: Diese Klassifikationen sind Such- und Filter-Kriterium über alle Kundenlisten und -auswertungen hinweg.
Kundenverantwortlicher → Sicht und Schreibrechte: Über die Kundenverantwortlichen-Zuordnung steuert ZEP, wer den Kunden im persönlichen Menü sieht und ob er die Stammdaten ändern oder nur lesen darf.
Preistabellen und Preisgruppen → Abrechnung: Beim Anlegen eines neuen Projekts für diesen Kunden werden die kundenspezifischen Preistabellen automatisch übernommen, sofern das Projekt keine eigenen Preise hat.
Reiseeinstellungen → Reisekosten-Berechnung: Die Anreisepauschalen-Konfiguration des Kunden bestimmt, wie eine Reise auf mehrere Projekte dieses Kunden verteilt wird.
Mehrwertsteuersatz und Währung → Rechnungspositionen und Umsatz: Der MwSt-Wert am Kunden ist Vorbelegung für jede Rechnungsposition. Bei MwSt = 0 erscheinen Umsatz-Auswertungen ausschließlich als Nettobetrag.
Lieferantennummer, Leitweg-ID, GLN → Elektronische Rechnungsstellung: Diese Felder sind Pflicht für XRechnung, ZUGFeRD und Swiss QR Code an den jeweiligen Kunden.
IBAN und BIC → Lastschrift-Einzug: Voraussetzung, wenn die Zahlung per SEPA-Lastschrift am Kunden aktiv ist und ZEP die Rechnungen automatisiert einziehen soll.
Ansprechpartner-Login → Ticketsystem-Zugang: Ein Ansprechpartner mit aktiviertem Login sieht im Ticketsystem nur die Tickets der Projekte, für die er explizit berechtigt ist.
Aufgaben in der Kundenverwaltung
Die folgenden Artikel decken alle typischen Aufgaben rund um Kunden ab:
Kunden anlegen, bearbeiten und löschen — der vollständige Workflow von der Neuanlage über laufende Änderungen bis zur Deaktivierung oder vollständigen Entfernung, inklusive Rollen-Berechtigungen.
Kundendaten — die Referenz zu jedem Feld in den Stammdaten-Tabs Allgemein, Kontakt und Abrechnung.
Kundenadministration — Sub-Bereiche und Aktionen, die direkt am Kundendatensatz hinterlegt werden: Adressen, Ansprechpartner, Verantwortliche, Abrechnungseinstellungen, Faktura.
Kundenübersicht — die Listenansicht mit Filtern, Sortierung, Massenoperationen und Export.
Kundenauswertungen — Standardauswertungen rund um Kunden — cross-übergreifend und am einzelnen Kunden.
Modulabhängige Erweiterungen an Kunden
Mit jedem Zusatzmodul kommen weitere Felder, Sub-Bereiche und Aktionen am Kunden hinzu. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Erweiterungen:
Umsätze und Kosten — Preistabellen, Preisgruppen, Kundenumsatz-Auswertung, Belegauswertung.
Rechnungsstellung — komplette Faktura-Gruppe am Kunden, automatisierte Rechnungsstellung, Lastschrift, XRechnung, Leitweg-ID, GLN, Umsatzprognose, Zahlungseingänge.
Reisekostenabrechnung — Reiseeinstellungen je Kunde, Anreisepauschalen-Konfiguration.
Standorte und Abteilungen — Feld Abteilung am Kunden, Abteilungsleiter-Berechtigungen.
Ticketsystem — Kundenzugang für Ansprechpartner, Ticket-Berechtigungen pro Projekt und Vorgang.
Dokumentenmanagement — kundenspezifische Dokumente, Ordnerstruktur-Kopie.
Ressourcenplanung — Arbeitspakete je Kunde.
Angebotserstellung — Angebote am Kunden, Lieferadressen.
Welche dieser Erweiterungen für Sie aktiv sind, entscheidet sich über Ihre Produktlinie und die gebuchten Zusatzmodule. Im Artikel Kundendaten sehen Sie pro Feld, unter welchen Voraussetzungen es eingeblendet wird.