Mit der Outlook-Kalenderintegration verbinden Mitarbeitende ihren persönlichen Microsoft-365- beziehungsweise Outlook-Kalender mit ZEP. Die ausgewählten Termine erscheinen in der Kalenderansicht der Projektzeiten (in ZEP Clock: Arbeitszeiten) und dienen als Orientierung bei der Zeiterfassung.

Die Integration zeigt Termine aus den eigenen, vom Mitarbeitenden ausgewählten Kalendern an. Freigegebene Fremdkalender werden nicht angeboten. Ob private Termine sichtbar sind, legt der Mitarbeitende selbst fest.

Die Termine werden ausschließlich zur Anzeige gelesen. ZEP erstellt, ändert oder löscht derzeit keine Outlook-Termine.

Welcher Ablauf erscheint, hängt von der Einstellung für Administrator-Einwilligungsanforderungen in Microsoft Entra ab.

Dieser Weg eignet sich, wenn Benutzer keine Administrator-Einwilligungsanforderungen senden können oder die Anwendung bewusst direkt durch einen Administrator freigegeben werden soll. Nach der Zustimmung verbinden Mitarbeitende ihr persönliches Microsoft-Konto mit ZEP, ohne dass jeder Benutzer eine eigene Admin-Freigabe benötigt.

1. Outlook-Verknüpfung öffnen. Öffnen Sie in ZEP den Bereich Projektzeiten und wählen Sie rechts das Outlook-Symbol.

2. Verknüpfung starten. Wählen Sie im Dialog Mit Outlook Kalender verknüpfen.

3. Microsoft-Konto auswählen. Wählen Sie das gewünschte Microsoft-Konto oder Use another account.

4. Administratorfreigabe erkennen. Ist die Zustimmung durch normale Benutzer blockiert, erscheint Need admin approval. Die Verknüpfung kann an dieser Stelle nicht durch den Benutzer abgeschlossen werden.

5. Vorgang als Administrator starten. Ein Administrator öffnet die Outlook-Verknüpfung in ZEP erneut.

Anschließend meldet er sich mit einem geeigneten Administratorkonto an.

6. Zustimmung für die Organisation erteilen. Prüfen Sie die angeforderten Berechtigungen, aktivieren Sie Consent on behalf of your organisation und wählen Sie Accept.

Dieser Weg setzt voraus, dass der Admin-Consent-Workflow in Microsoft Entra aktiviert ist und mindestens ein Prüfer festgelegt wurde. Der Benutzer stellt die Anfrage, ein Prüfer oder Administrator bearbeitet sie im Entra Admin Center.

1. Outlook-Verknüpfung öffnen. Wählen Sie unter Projektzeiten das Outlook-Symbol.

2. Verknüpfung starten. Wählen Sie Mit Outlook Kalender verknüpfen.

3. Microsoft-Konto auswählen. Wählen Sie Ihr persönliches Microsoft-365-Konto.

4. Anfrage begründen. Microsoft zeigt die benötigten Berechtigungen an. Tragen Sie optional eine kurze Begründung ein, zum Beispiel für die Projektzeiterfassung.

5. Anfrage absenden. Wählen Sie Request approval. Microsoft bestätigt anschließend, dass die Anfrage versendet wurde.

6. Anforderungen in Entra öffnen. Wechseln Sie im Microsoft Entra Admin Center zu Unternehmens-Apps und anschließend zu Anforderungen zur Administratoreinwilligung.

7. ZEP-Anwendung auswählen. Öffnen Sie die Anwendung ZEP Outlook Kalender Integration in der Liste.

8. Anforderer und Begründung prüfen. Unter Angefordert von sehen Sie, welcher Benutzer die Anfrage gestellt und welche Begründung er angegeben hat.

9. Berechtigungen und Einwilligung überprüfen. Wählen Sie Berechtigungen und Einwilligung überprüfen.

10. Administratorkonto auswählen. Melden Sie sich mit einem Konto an, das die erforderliche Einwilligung erteilen darf.

11. Berechtigungen akzeptieren. Prüfen Sie Anwendungsname, Herausgeber und Berechtigungen und genehmigen Sie die Anfrage mit Accept.

12. Erfolgreiche Genehmigung prüfen. Entra zeigt eine Bestätigung an. Die Anforderung verschwindet aus der Liste der ausstehenden Anfragen.

13. Verknüpfung erneut starten. Der Mitarbeitende öffnet in ZEP erneut den Outlook-Dialog und wählt Mit Outlook Kalender verknüpfen.

14. Microsoft-Konto auswählen. Wählen Sie das zuvor verwendete Microsoft-Konto.

15. Kalender auswählen und speichern. Aktivieren Sie im Dialog Outlook Kalender verwalten die gewünschten Kalender, legen Sie optional über Private Termine anzeigen die Sichtbarkeit fest und bestätigen Sie mit Speichern. Die ausgewählten Outlook-Termine erscheinen nun in ZEP.

Die ZEP-Anwendung fordert delegierte Berechtigungen an. Delegiert bedeutet, dass die Anwendung im Kontext des angemeldeten Benutzers handelt und nur auf Ressourcen zugreift, auf die dieser Benutzer selbst Zugriff hat.

Warum Calendars.ReadWrite. Microsoft zeigt die technisch angeforderte Berechtigung an. Die ZEP-Outlook-Kalenderintegration nutzt Kalender und Termine aktuell ausschließlich lesend zur Anzeige. Der weitergehende Umfang wird bereits im Hinblick auf eine geplante künftige Synchronisation von Terminen zwischen ZEP und Outlook angefordert. Diese Schreibfunktionen sind derzeit nicht Bestandteil der Integration.

Nach der Einrichtung verwalten Mitarbeitende und Administratoren die Verbindung an den folgenden Stellen.

Der Mitarbeitende öffnet den Outlook-Dialog erneut und wählt Kalender löschen. Damit werden die in ZEP gespeicherte Verbindung und die zugehörigen Tokens entfernt. Eine bereits erteilte mandantenweite Einwilligung in Entra bleibt davon unberührt.

Administratoren finden die Anwendung unter Microsoft Entra > Unternehmens-Apps und prüfen dort die erteilten Berechtigungen. Ein Widerruf oder das Deaktivieren der Anwendung wirkt sich auf alle Benutzer des Tenants aus und sollte daher abgestimmt erfolgen.

Meldung „Need admin approval“. Die Benutzerzustimmung ist im Tenant eingeschränkt oder die angeforderten Berechtigungen dürfen nicht durch den Benutzer selbst genehmigt werden. Nutzen Sie Weg 1 oder richten Sie den Admin-Consent-Workflow für Weg 2 ein.

Kein Button „Request approval“. Die Einstellung für Benutzeranfragen ist deaktiviert oder der Workflow ist nicht vollständig konfiguriert. Prüfen Sie in Entra die Admin-Consent-Einstellungen und ob Prüfer hinterlegt sind.

Anfrage erscheint nicht in Entra. Prüfen Sie, ob die Anfrage tatsächlich abgesendet wurde, ob der richtige Tenant aktiv ist und ob der angemeldete Administrator als Prüfer berechtigt ist. Nach Änderungen am Workflow kann eine kurze Verzögerung auftreten. Aktualisieren Sie die Liste.

Administrator kann die Anfrage nicht genehmigen. Prüfen Sie die zugewiesene Entra-Rolle beziehungsweise die Prüferkonfiguration. Verwenden Sie nur eine Rolle, die die erforderliche Einwilligung erteilen darf.

Nach der Genehmigung erscheint weiterhin der Freigabedialog. Starten Sie die ZEP-Verknüpfung erneut. Aktualisieren Sie die Browser-Sitzung, melden Sie sich gegebenenfalls ab und wieder an oder testen Sie ein privates Browserfenster. Prüfen Sie zudem Microsoft-Konto und Tenant.

Nach dem Microsoft-Login erfolgt keine Rückkehr zu ZEP. Prüfen Sie Pop-up- und Weiterleitungsblocker und lassen Sie Cookies für ZEP und Microsoft zu. Deaktivieren Sie Tracking- oder Script-Blocker testweise und starten Sie den Vorgang erneut.

Die Kalenderliste ist leer. Prüfen Sie, ob das gewählte Konto über Exchange Online beziehungsweise einen erreichbaren Outlook-Kalender verfügt und ob das richtige Konto verwendet wurde. Freigegebene Fremdkalender werden nicht angeboten.

Termine fehlen. Prüfen Sie, ob der betreffende Kalender im ZEP-Dialog aktiviert und gespeichert wurde, und aktualisieren Sie die Kalenderansicht. Für private Termine aktivieren Sie zusätzlich Private Termine anzeigen.

Anzeige „Have full access to user calendars“, obwohl ZEP nur liest. Microsoft fasst den angeforderten Scope Calendars.ReadWrite in dieser Form zusammen. Die aktuelle ZEP-Funktion nutzt die Termine nur zur Anzeige, der technische Scope enthält jedoch Lese- und Schreibrechte.

Eigene Entra-App-Registrierung. Der Kunde muss keine eigene Entra-App registrieren. ZEP nutzt eine zentral bereitgestellte Microsoft-Anwendung. Eine Redirect-URI oder ein Client-Secret auf Kundenseite sind nicht erforderlich.

Reichweite der Administratorfreigabe. Die Freigabe erlaubt die Nutzung der Anwendung im Tenant. Sie verbindet nicht automatisch die Kalender aller Mitarbeitenden. Jeder Mitarbeitende stellt die Verbindung selbst her, der Zugriff ist delegiert und erfolgt im Kontext des angemeldeten Benutzers.

Angaben für den Support. Hilfreich sind Zeitpunkt des Fehlers, betroffener Benutzer, verwendeter Tenant, ein Screenshot der Meldung, der Browser, der Anwendungsname sowie gegebenenfalls die Microsoft Trace-ID beziehungsweise Correlation-ID und die Information, ob Weg 1 oder Weg 2 verwendet wurde. Übermitteln Sie keine Passwörter oder Tokens.

Die folgenden Checklisten fassen die Schritte kurz zusammen.

Die folgenden Microsoft-Dokumentationen erläutern Berechtigungen und Einwilligungsprozesse. Bezeichnungen und Navigationspfade im Entra Admin Center können sich durch Microsoft-Updates ändern.

Bei Fragen zur ZEP-Konfiguration oder zur verwendeten ZEP-Anwendung wenden Sie sich an den ZEP-Support. Fragen zu Rollen, Richtlinien und Einwilligungsprozessen in Microsoft Entra klärt die Microsoft-365- beziehungsweise Entra-Administration Ihres Unternehmens.