Die Projektverwaltung ist die Grundlage für jede Leistungserbringung in ZEP. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Projekte anlegen, ihre Daten pflegen, ein Projekt deaktivieren oder bei Bedarf vollständig aus dem System entfernen.
Welche Felder am Projekt im Detail verfügbar sind, hängt von Ihrer Produktlinie und den gebuchten Modulen ab. Eine vollständige Feld-Referenz mit allen Verfügbarkeitshinweisen finden Sie im Artikel Projektdaten.
Hinweis: Die Projektverwaltung ist in ZEP Compact und ZEP Professional im Standardumfang enthalten. In ZEP Clock ist sie nicht verfügbar. Sie erreichen die Projektliste über das Hauptmenü Projekte. Wie die Liste konfiguriert wird, beschreibt der Artikel Projektübersicht.
Berechtigungen für die Projektverwaltung
Wer Projekte anlegen, bearbeiten oder entfernen darf, ergibt sich aus der Rolle des angemeldeten Mitarbeitenden. Diese Übersicht fasst zusammen, welche Rolle welche Aktion ausführen kann. Die vollständige Rollen-Referenz mit allen Berechtigungen finden Sie im Artikel Projektdaten.
Aktion | Wer ist berechtigt |
Projekte anlegen | Administratoren unternehmensweit. Mitarbeitende mit der Zusatzberechtigung Projekte anlegen. Abteilungsleitungen für die eigenen Abteilungen (mit Zusatzmodul Standorte und Abteilungen). |
Projektdaten bearbeiten | Administratoren unternehmensweit. Projektleitung für die eigenen Projekte. Abteilungsleitungen für Projekte der eigenen Abteilung. Mitarbeitende ohne Projektleitungsrolle können Projektdaten nicht ändern. |
Projektstatus ändern | Administratoren. Projektleitung im Rahmen der erlaubten Status-Übergänge des Workflows. |
Projekt deaktivieren | Administratoren. Projektleitung kann den Projektstatus auf einen nicht-buchbaren Status setzen, sofern der Workflow den Übergang erlaubt. |
Projekt löschen | Nur Administratoren. Voraussetzung ist, dass am Projekt keine abgerechneten Belege oder freigegebenen Projektzeiten hängen. |
Projekte anlegen
Projekte werden direkt aus der Projektliste heraus angelegt. Berechtigt sind Administratoren und Mitarbeitende mit der entsprechenden Zusatzberechtigung sowie Abteilungsleitungen.
So legen Sie ein neues Projekt an:
Öffnen Sie Projekte im Hauptmenü.
Klicken Sie oberhalb der Projektliste auf Neues Projekt anlegen.
Tragen Sie im Tab Allgemein die Kurzform ein. Sie ist das einzige systemseitige Pflichtfeld, systemweit eindeutig und nach dem Speichern nicht mehr änderbar.
Ergänzen Sie sinnvoll: Bezeichnung, Laufzeit, Projektstatus, Abteilung, Kategorien, Schlagworte und eine Bemerkung im Tab Allgemein. Der Projektstatus ist standardmäßig auf den konfigurierten Default vorbelegt.
Im Tab Kunde & Abrechnung wählen Sie den Kunden aus (vorbelegt mit intern, solange Sie keinen externen Kunden auswählen). Bei externen Projekten hinterlegen Sie hier zusätzlich die Abrechnungsart, optional Kostenstelle, Kostenträger und Währung.
Bestätigen Sie mit Speichern. ZEP leitet automatisch auf die Detailseite des neuen Projekts weiter.
Auf der Detailseite öffnen sich die Untermenüpunkte des Projekts. Hier hinterlegen Sie alle Sub-Bereiche, die für die laufende Nutzung nötig sind: Projektmitarbeiter, Vorgänge, Projekttätigkeiten, Voreinstellungen Fakturierbarkeit, je nach Lizenz auch Plan Stunden und Arbeitsentgelt sowie die Preistabellen und Preisgruppen. Eine vollständige Übersicht aller Untermenüpunkte mit ihren Pflege-Optionen finden Sie im Artikel Projektadministration.
Vorsicht: Damit Mitarbeitende Projektzeiten gegen das Projekt buchen können, müssen alle folgenden Bedingungen erfüllt sein:
Der Projektstatus ist als buchbar konfiguriert (Pflege unter Administration > Projekte > Projektstatus).
Das Buchungsdatum liegt innerhalb der Laufzeit des Projekts (Startdatum bis Endedatum).
Mindestens ein Projektmitarbeiter ist mit gültigem Zuordnungszeitraum hinterlegt.
Mindestens ein Vorgang ist am Projekt angelegt.
Bei externen Projekten ist die passende Abrechnungsart hinterlegt, damit die Faktura die Zeiten korrekt verarbeitet.
Fehlt eine der Voraussetzungen, erscheint das Projekt nicht in der Auswahlliste der Zeit- und Belegerfassung. Die Pflege der Sub-Bereiche beschreibt der Artikel Projektadministration.
Projekt aus Vorlage kopieren
Statt jedes Projekt von Grund auf neu anzulegen, übernehmen Sie alle wiederkehrenden Stamm- und Konfigurationsdaten aus einem bestehenden Projekt. Dafür klicken Sie in der Projektliste in der Zeile des Vorlage-Projekts auf das Kopier-Symbol. Das genaue Vorgehen aus der Tabellen-Sicht beschreibt der Artikel Projektübersicht.
Beim Kopieren übernimmt ZEP automatisch folgende Inhalte des Vorlage-Projekts in die Kopie:
Projektmitarbeiter inklusive ihrer Funktion (optional auch mit den hinterlegten Zuordnungszeiträumen).
Vorgänge samt zugeordneter Vorgangs-Mitarbeiter (optional auch mit den Vorgangs-Zeiträumen).
Projekttätigkeiten, Tagessatzanteile, Preistabellen und Projektpreisgruppen.
Belegeinstellungen samt projektspezifischer Belegarten.
Projektzusatzfelder, Projektorte und Orte mit abweichendem Betrag für die Anreisepauschale.
Mit Zusatzmodul Dokumentenmanagement optional die Ordnerstruktur, mit Zusatzmodul Ticketsystem optional die Tickets.
Bei Multikunden-Projekten zusätzlich die Projektkunden-Zuordnung mit Anteilen und Adressen.
Der Projektstatus und der Vorgangsstatus werden bewusst nicht mitkopiert. Die Kopie startet immer mit dem ersten Status der Reihenfolge, sodass jedes neue Projekt frisch durch den definierten Workflow geführt wird.
Tipp: Legen Sie für wiederkehrende Projektarten ein Vorlage-Projekt oder ein Dummy-Projekt mit vollständigen Stammdaten, typischen Vorgängen, Standard-Mitarbeitenden und Preistabellen an. Bei jedem neuen Auftrag kopieren Sie das Vorlage-Projekt und passen anschließend Kurzform, Bezeichnung, Laufzeit und Kunden-spezifische Felder an. Das spart Zeit und sorgt für eine einheitliche Projektstruktur über alle Aufträge hinweg.
Projekte bearbeiten
Projektdaten lassen sich jederzeit aktualisieren. Berechtigt sind Administratoren, die Projektleitung des Projekts sowie Abteilungsleitungen für Projekte ihrer Abteilung. Mitarbeitende ohne Projektleitungsrolle haben keinen Schreibzugriff auf die Projektdaten.
So bearbeiten Sie ein Projekt:
Öffnen Sie Projekte im Hauptmenü.
Klicken Sie in der Liste auf die Bezeichnung des Projekts. Es öffnet sich die Detailseite mit dem Tab Allgemein als Startansicht.
Ändern Sie die gewünschten Felder in den Tabs Allgemein, Projektzeiten und Belege, Faktura oder den modulabhängigen Tabs.
Sichern Sie die Änderungen mit Speichern.
Welche Felder Sie im Detail pflegen, von Projektnummer über Laufzeit bis zur Preisgruppe, beschreibt der Artikel Projektdaten vollständig. Dort sind auch alle Verfügbarkeitshinweise pro Produktlinie und Modul dokumentiert.
Projekte deaktivieren
Ein Projekt wird deaktiviert, wenn es nicht gelöscht, aber für laufende Buchungen gesperrt werden soll. Die Deaktivierung erfolgt über einen nicht-buchbaren Projektstatus oder durch das Setzen eines Projekt-Ende-Datums in der Laufzeit. Beide Wege bewahren die historischen Daten vollständig auf und schließen das Projekt für neue Buchungen.
Über den Projektstatus: Setzen Sie den Status auf einen Status, der als nicht buchbar konfiguriert ist (zum Beispiel Abgeschlossen oder Pausiert).
Über die Laufzeit: Setzen Sie das Projekt-Ende-Datum auf ein Datum in der Vergangenheit. Ab diesem Tag sind keine neuen Projektzeiten und Belege mehr möglich.
Die vollständige Liste der nicht-buchbaren Projektstatus pflegen Administratoren unter Administration > Projekte > Projektstatus. Eine Übersicht der Wirkung pro Status finden Sie im Artikel Projektadministration.
Projekte löschen
Das endgültige Löschen entfernt ein Projekt vollständig aus ZEP. Nur Administratoren sind dazu berechtigt. Vor der Ausführung prüft ZEP automatisch, ob keine Daten am Projekt hängen, die eine Löschung verhindern.
Voraussetzungen für die Löschung:
Es dürfen keine in Rechnung gestellten Belege am Projekt vorhanden sein.
Es dürfen keine in Rechnungspositionen freigegebenen Projektzeiten am Projekt vorhanden sein.
Es dürfen keine Faktura-Vorgänge oder offenen Rechnungspositionen am Projekt hängen.
Pro abhängigem Objekt zeigt ZEP eine konkrete Fehlermeldung mit Hinweis auf den blockierenden Datensatz.
So löschen Sie ein Projekt:
Öffnen Sie das Projekt über die Projektliste.
Öffnen Sie in der Untermenü-Gruppe Aktionen den Eintrag Projekt löschen.
Bestätigen Sie den Lösch-Hinweis. ZEP zeigt zuvor an, welche abhängigen Daten der Löschung im Wege stehen.
Hinweis: Da ein Projekt ein juristisches Datenobjekt ist, gibt es keinen Pseudonymisierungs-Pfad analog zu Mitarbeitenden. Für DSGVO-relevante Personendaten an einem Projekt (zum Beispiel Ansprechpartner) erfolgt die Pseudonymisierung über die jeweiligen Mitarbeiter- oder Kundendatensätze.