Im Projektdialog pflegen Sie die Stammdaten eines Projekts. Der Dialog ist in mehrere Tabs gegliedert, die zusammen die vollständigen Projektstammdaten ergeben. Dieser Artikel führt Sie durch jeden Tab und erklärt pro Feld, wofür es dient, welche Werte zulässig sind und unter welchen Voraussetzungen es erscheint.

Die weiteren Sub-Bereiche eines Projekts, etwa Projektmitarbeiter, Vorgänge, Projektplan und Preistabellen, sind nicht Teil dieses Dialogs und werden im Artikel Projektadministration beschrieben. Alle Projektauswertungen finden Sie im Artikel Projektauswertungen. Den Bearbeitungs-Workflow vom Anlegen bis zum Löschen beschreibt der Artikel Projekte anlegen, bearbeiten und löschen.

Der Tab Allgemein enthält die organisatorischen Grunddaten des Projekts. Diese Felder vergeben Sie bei der Anlage zuerst, sie erscheinen anschließend in der Projektübersicht, in den Auswahllisten der Erfassung und in den Auswertungen.

Die Kurzform ist die Projektnummer und der eindeutige Identifikator des Projekts. Sie ist das einzige Pflichtfeld im gesamten Dialog und erfüllt drei Aufgaben:

Im Feld Bezeichnung hinterlegen Sie den ausführlichen Klartext-Namen des Projekts mit bis zu 255 Zeichen. Er erscheint in allen Listen, Auswertungen, Belegen und Rechnungen und lässt sich jederzeit anpassen, ohne bestehende Verknüpfungen zu beeinflussen.

In den Auswahllisten der Projektzeit- und Belegerfassung wird die Bezeichnung zusammen mit der Kurzform angezeigt: die Kurzform vollständig, die Bezeichnung aus Platzgründen abgekürzt. So macht die Bezeichnung die knappe Kurzform für die Mitarbeitenden sprechender und erleichtert die Auswahl des richtigen Projekts.

Die Laufzeit definiert Start- und Endedatum des Projekts. Ein leeres Endedatum bedeutet unbegrenzte Laufzeit. Start- und Endedatum dienen zusätzlich als Filterkriterium in der Projektplanung und erscheinen auf Auswertungen und Abrechnungen.

Der Status zeigt den aktuellen Projektstatus aus der Auswahlliste. Er steuert direkt die Buchbarkeit: Nur Projekte mit einem als buchbar konfigurierten Status werden in den Auswahllisten der Zeit- und Belegerfassung angeboten. Bei der Neuanlage ist der erste in den Stammdaten definierte Status vorbelegt. Die vollständige Status-Liste mit Reihenfolge und Buchbarkeit pflegen Administratoren unter Administration > Projekte > Projektstatus.

Die Abteilung ordnet das Projekt einer Organisationseinheit zu. Sie steuert die Sichtbarkeit für Abteilungsleitungen und ist die Basis für die Abteilungsauswertungen unter Auswertungen > Abteilungen. In der Projektplanung kann nach diesem Kriterium gefiltert werden, was dezentrale Organisationen bei der Steuerung pro Standort unterstützt.

Über Kategorien ordnen Sie dem Projekt optional eine oder mehrere Klassifikationen zu, etwa eine Trennung in Beratungs-, Implementierungs- oder Support-Projekte. Kategorien dienen als Filter in der Projektübersicht und als Gruppierung in den Auswertungen. Die verfügbaren Kategorien legen Administratoren an; das Vorgehen beschreibt der Artikel Projekte – Administration.

Schlagworte bieten eine zusätzliche, frei wählbare Klassifikation neben den Kategorien, beispielsweise für Branchen oder Technologie-Stacks. Sie erscheinen als Filter in der Projektübersicht und als Gruppierung in Auswertungen. Anlage der Schlagwort-Stammdaten und die Einstellung, mit der auch Projektleitungen eigene Schlagworte ergänzen dürfen, beschreibt der Artikel Projekte – Administration.

Mit der Farbe weisen Sie dem Projekt eine Kennfarbe zu. ZEP färbt damit die Projektzeit-Buchungen dieses Projekts in den Kalender- und Zeiterfassungs-Ansichten ein, sodass sich Buchungen verschiedener Projekte optisch schnell unterscheiden lassen. Die Vergabe ist optional und jederzeit änderbar.

Die Bemerkung ist ein freier Notizbereich mit einfacher Text-Formatierung. Sie erscheint ausschließlich in der Projekt-Detailansicht und in keinem externen Dokument. Sinnvoll für interne Hinweise an die Projektleitung oder das Buchhaltungs-Team, etwa zu Sonderkonditionen, Vereinbarungen oder einem Verweis auf den Vertrag.

Unterhalb der Bemerkung erscheinen die frei konfigurierbaren Zusatzattribute, sofern Ihr Unternehmen welche definiert hat. So lassen sich projektindividuelle Zusatzinformationen strukturiert erfassen und anschließend in der Projektübersicht als eigene Spalte einblenden. Wie Administratoren Zusatzattribute mit Feldtyp und Verhalten anlegen, beschreibt der Artikel Projekte – Administration.

Der Tab Plan bündelt die Soll-Werte des Projekts. Über sie erfolgt der spätere Plan-Ist-Vergleich in den Auswertungen Projektstand (Plan) und Gesamtstatus (Plan). Bei Pauschalabrechnung dienen die Planwerte zusätzlich als der in Rechnung zu stellende Betrag.

Unter Plan Stunden hinterlegen Sie das Stundenkontingent des Gesamtprojekts. Zwei Wege sind möglich:

Sind unten mehr Stunden geplant als oben vorgegeben, weist ZEP auf eine Planungsdifferenz hin. Die Planstunden sind anschließend der Vergleichswert gegen die tatsächlich gebuchten Ist-Stunden.

Die Felder Ist Stunden und Fakt. Ist Std sind reine Anzeigewerte und werden nicht manuell gepflegt. Ist Stunden zeigt alle auf das Projekt gebuchten Stunden, Fakt. Ist Std nur die fakturierbar gebuchten Stunden. Beide stellen den aktuellen Buchungsstand dem geplanten Kontingent gegenüber.

Mit Überbuchung verhindern steuern Sie, ob mehr Stunden gebucht werden dürfen als geplant. Folgende Stufen stehen zur Wahl, jeweils wahlweise mit oder ohne Reisezeiten:

Zusätzlich können Sie einen Überbuchungsstopp pro Tag setzen, also eine maximale Stundenzahl pro Tag, sofern auf Projektebene überhaupt ein Überbuchungsstopp aktiv ist.

Hier legen Sie projektspezifisch fest, ob und wann die Projektleitung mit Budgetverantwortung benachrichtigt wird, sobald die gebuchten Ist-Stunden einen bestimmten Prozentsatz der Plan Stunden erreichen. Je nach Konfiguration zählen dabei nur die fakturierbar gebuchten oder alle Stunden. Drei Einstellungen stehen zur Wahl:

Geprüft wird bei jeder Zeitbuchung auf Vorgangs- und auf Projektebene; pro Schwellwert können also bis zu zwei E-Mails ausgelöst werden. Voraussetzung ist, dass für das Projekt oder den Vorgang Plan Stunden hinterlegt sind. Findet ZEP keine Projektleitung mit Budgetverantwortung, greift dieselbe Fallback-Kette wie bei der Überbuchung (Projektleitung ohne Budgetverantwortung, dann Abteilungsleitung, dann Administratoren).

Das Plan Arbeitsentgelt ist der geplante fakturierbare Umsatz aus der Arbeitszeit, berechnet aus geplanten Stunden mal Stundensatz, oder bei Pauschalprojekten der Pauschalpreis für das Arbeitsentgelt. Der Wert kann fix für das Gesamtprojekt oder dynamisch je Vorgang vergeben werden. Für einen Rabatt geben Sie ein Minuszeichen direkt vor dem Betrag ein.

Das Plan Arbeitsentgelt ist der Soll-Wert für den Umsatz-Vergleich: ZEP stellt es in den Auswertungen Projektstand (Plan) und Gesamtstatus (Plan) dem tatsächlich erzielten Umsatz gegenüber. Bei Pauschalprojekten ist es zugleich der für die Arbeitszeit in Rechnung zu stellende Betrag. Wie bei den Plan Stunden zeigt ZEP einen aus den Vorgängen aggregierten Wert kursiv mit dem Zusatz (dyn) an.

In diesen Feldern planen Sie die fakturierbaren Nebenkosten des Projekts:

Auch diese Plan-Werte fließen in die Auswertungen Projektstand (Plan) und Gesamtstatus (Plan) ein und dienen dem Soll-Ist-Vergleich der Nebenkosten. Bei Pauschalprojekten bilden sie zusammen mit dem Plan Arbeitsentgelt den Gesamt-Pauschalpreis (Arbeitsentgelt plus Belege und km-Geld plus Reisepauschalen).

Der Tab Kunde & Abrechnung bündelt die kaufmännischen Felder des Projekts: die Kundenzuordnung, die Adressen für die Faktura und die Abrechnungslogik.

Über Kunde ordnen Sie das Projekt einem Auftraggeber zu oder kennzeichnen es als internes Projekt ohne Kundenzuordnung. Aus der Zuordnung werden Rechnungsadresse, Steuersatz und Preislogik vorbelegt. Eine spätere Änderung ist möglich, kann aber bestehende Vorbelegungen überschreiben; bei laufenden Faktura-Vorgängen ist Vorsicht geboten. Ist die Rechnungsstellung an mehrere Kunden aktiv, erscheint hier der primäre Kunde. Die Stammdaten der auswählbaren Kunden pflegen Sie in der Kundenverwaltung; das Anlegen beschreibt der Artikel Kunden anlegen, bearbeiten und löschen.

Der Kunden-Ansprechpartner wird aus der Liste aller Ansprechpartner des zugeordneten Kunden gewählt. Bei der Abrechnung des Projekts wird diese Person als Rechnungsempfänger vorbelegt. Neue Ansprechpartner pflegen Sie nicht hier, sondern direkt am Kundendatensatz in der Kundenverwaltung, von wo die Liste gespeist wird.

Im optionalen Feld Kundenauftrag hinterlegen Sie eine Auftrags- oder Projektbezeichnung, unter der das Projekt beim Kunden bekannt ist. Dieser Wert erscheint auf den Auswertungen Projektumsatz und Kundenumsatz sowie auf der Rechnung, sodass Ihr Kunde die Rechnung leichter dem eigenen Auftrag zuordnen kann.

Die Felder Bestellnummer und Auftragsnummer nehmen die kundenseitigen Referenznummern des Projekts auf. Beide stehen als konfigurierbare Spalten in der Projektübersicht zur Verfügung und können auf der Rechnung ausgegeben werden, was die Zuordnung im Bestellwesen größerer Kunden erleichtert.

Über das Erlöskonto ordnen Sie den Projektumsatz einem Buchhaltungskonto für die Übergabe an die externe Buchhaltung zu. Das ermöglicht eine getrennte Umsatz-Auswertung nach Geschäftsfeldern oder Ergebniseinheiten. Pro Erlöskonto lassen sich die Umsätze anschließend gezielt im Buchhaltungs-Export filtern und an das Finanzsystem übergeben.

Die Rechnungsadresse und die Lieferadresse werden standardmäßig aus den Kundendaten übernommen (Auswahl - Kunden Rechnungsadresse - bzw. - Kunden Lieferadresse -). Nur wenn die Rechnungen dieses Projekts an eine abweichende Adresse gehen sollen, wählen Sie eine andere Adresse aus der Kunden-Adressliste. Die Adressen selbst pflegen Sie in der Kundenverwaltung.

Mit der Option Rechnungsstellung an mehrere Kunden ordnen Sie einem Projekt mehrere Kunden zu, etwa bei Konsortien oder geteilten Aufträgen. Der primäre Kunde bleibt der Hauptansprechpartner, die weiteren Kunden werden anteilig abgerechnet. Die Verwaltung der zugeordneten Kunden erfolgt anschließend im Sub-Bereich Abrechnungseinstellungen des Projekts.

Die Sprache steuert, welche Texte, etwa Rechnungstexte, für dieses Projekt automatisch verwendet werden. Die Währung wird bei der Faktura und in den Auswertungen herangezogen; Belege in anderen Währungen werden automatisch in die Projektwährung umgerechnet, und die Projektpreistabellen verstehen sich in dieser Währung. Beide Werte werden vom Kunden vorbelegt und können je Projekt überschrieben werden.

Kostenstelle und Kostenträger ordnen das Projekt der internen Kosten- und Leistungsrechnung zu und werden beim Export an die externe Buchhaltung verwendet. Die Kostenstelle wählen Sie aus den Stammdaten, der Kostenträger wird je nach Konfiguration als Nummer oder Freitext erfasst.

Die Abrechnungsart ist die Standard-Verrechnungslogik für alle Vorgänge des Projekts und steuert, welche weiteren Felder im Tab erscheinen. Sie bestimmt, ob eine Preisliste benötigt wird und wie fakturierbare Ist-Stunden, Belege und Reisekosten abgerechnet werden.

Folgende Abrechnungsarten stehen zur Wahl:

Mit der Checkbox Vorgänge einzeln abrechnen rechnen Sie die Vorgänge eines Projekts getrennt mit jeweils eigenen Beträgen ab, statt gesammelt für das Gesamtprojekt. Das ist sinnvoll bei gemischten Projekten, in denen einzelne Vorgänge eine vom Projekt abweichende Abrechnungsart haben, etwa eine Pauschal-Konzeption gefolgt von Aufwands-Implementierungen.

Standardmäßig haben alle Vorgänge die Abrechnungsart wie Projekt, das Projekt wird dann als Ganzes abgerechnet. Sobald mindestens ein Vorgang eine abweichende Abrechnungsart hat oder Sie diese Option aktivieren, setzt sich die Gesamtabrechnung aus den einzelnen Vorgangsabrechnungen zusammen. Dabei gilt:

Das Feld Angebotene Tagessätze erscheint bei Abrechnung nach Tagessatz, sofern die Vorgänge nicht einzeln abgerechnet werden. Hier tragen Sie die Anzahl der geplanten oder angebotenen Tagessätze ein. Der Wert wird in der Auswertung Projektstand Plan als geplanter Vergleichswert für das Gesamtprojekt berücksichtigt.

Werden die Vorgänge einzeln abgerechnet, ist hier keine Eingabe möglich; die angebotenen Tagessätze hinterlegen Sie dann je Vorgang. So bleibt der geplante Tagessatz-Umfang auch bei gemischten Projekten korrekt dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.

Der Tab Adresse nimmt die geografischen Angaben zum Projekt sowie einen Hyperlink auf eine externe Ressource auf. Diese Felder sind optional und dienen der Dokumentation und der schnellen Navigation, etwa zu einem verknüpften CRM-Eintrag oder einem Vertragsdokument.

In den Feldern Land und Bundesland erfassen Sie optional den geografischen Bezug des Projekts. Die Angabe ist vor allem dort sinnvoll, wo Projekte über mehrere Standorte oder Länder hinweg geführt werden und in Auswertungen oder Reisekosten-Kontexten geografisch eingeordnet werden sollen.

Im Feld URL hinterlegen Sie einen beliebigen Hyperlink zum Projekt, beispielsweise auf eine Salesforce-Opportunity, ein Vertragsdokument oder einen Projektraum. In der Projektübersicht wird der Link als Symbol dargestellt; ein Klick darauf öffnet die hinterlegte Adresse, der Tooltip zeigt die vollständige URL.

Der Tab XRechnung erscheint ausschließlich dann, wenn beim zugeordneten Kunden ein maschinenlesbares Rechnungsformat (XRechnung oder ZUGFeRD) hinterlegt ist. Er nimmt die Pflichtangaben auf, die für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber sowie an viele Konzernkunden erforderlich sind. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Da diese Angaben Bestandteil des elektronischen Rechnungsformats sind, sollten Sie sie vollständig pflegen, bevor die erste XRechnung für das Projekt erzeugt wird.