Fehlzeiten und Termine bündelt im persönlichen Kalender alle Tagesereignisse außerhalb der reinen Zeiterfassung: Termine mit Kunden und Kollegen, geplante und genehmigte Fehlzeiten wie Urlaub und Krankheit, Feiertage und freigegebene Kalender anderer Mitarbeitender. Aus dem Kalender heraus lassen sich Termine in Projektzeitbuchungen überführen und Fehlzeiten beantragen.
Hinweis: Der Terminkalender ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar. In ZEP Clock steht der Bereich nicht zur Verfügung. Die Fehlzeitenerfassung benötigt zusätzlich das Modul Abwesenheiten und Überstunden. Kalenderfreigaben und das Einblenden von Kalendern anderer Mitarbeitender sind ohne Zusatzmodul verfügbar.
Kalender und Sichten
Der Kalender zeigt Termine, Fehlzeiten und Feiertage in einer einheitlichen Sicht. Voreingestellt ist der aktuelle Monat; per Pfeiltasten oder über das Datumssymbol wechselt die angezeigte Periode.
Verfügbare Ansichten und Funktionen:
Monats-, Wochen- und Tagesansicht sowie eine kompakte Terminübersicht als Liste.
Mitarbeiterspezifische Feiertagskalender: die angezeigten Feiertage richten sich nach dem zugeordneten Land und Bundesland.
Anlegen und Bearbeiten von Terminen und Fehlzeiten per Klick auf ein Datum.
Verschieben per Ziehen: bestehende Termine lassen sich mit der Maus auf einen anderen Termin oder Zeitraum ziehen.
Einblenden anderer Kalender: freigegebene Kalender von Kolleginnen und Kollegen werden farblich hervorgehoben.
Wiederkehrende Termine mit konfigurierbarer Wiederholungsregel.
Zeitzone: pro Mitarbeitendem voreinstellbar — die neue Einstellung wirkt nach erneutem Anmelden.
Bei eingetragenen Fehlzeiten werden die Fehlgründe in den hinterlegten Farben angezeigt. Über einen Klick auf einen Fehlgrund lässt sich dieser ein- oder ausblenden (gefüllter Kreis = eingeblendet, leerer Kreis = ausgeblendet). Auch Feiertage und Termine können einzeln ein- und ausgeblendet werden.
Termine
Termine werden im persönlichen Kalender geführt und können privat oder mit Kolleginnen und Kollegen geteilt werden. Aus einem Termin lässt sich später eine Projektzeit erfassen — die wichtigsten Termindaten werden dabei automatisch übernommen.
Termin erstellen und bearbeiten
Zum Erstellen eines neuen Termins auf ein Datum im Kalender klicken und Neuer Termin wählen. Folgende Felder stehen zur Verfügung:
Feld | Bedeutung |
Titel | Terminbezeichnung, wird im Kalender angezeigt. |
Datum und Uhrzeit | Datum frei wählbar. Durch Entfernen des Hakens bei Ganzer Tag lassen sich Uhrzeit und Zeitzone eingeben. |
Wiederholung | Unter Details anzeigen als wiederkehrender Termin konfigurierbar (täglich, wöchentlich, monatlich). |
Ort | Freitext für den Veranstaltungsort. |
Kalender | Eigener Kalender oder ein für den Mitarbeitenden freigegebener Kalender. |
Beschreibung | Detailtext zum Termin. |
Verfügbarkeit | Beschäftigt oder Verfügbar — beeinflusst die Verfügbarkeitsabfragen in Kalender-Clients beim Suchen gemeinsamer freier Termine. |
Sichtbarkeit | Öffentlich (für berechtigte Personen sichtbar), Nur Zeit und Datum oder Privat (nur für den Kalenderbesitzer sichtbar). |
Projekt und Vorgang | Optional für die spätere Projektzeiterfassung aus dem Termin. |
Gäste | Mitarbeitende mit hinterlegter E-Mailadresse oder manuell hinzugefügte externe E-Mailadressen. Eingeladene Teilnehmer können den Termin über einen Link in der Einladungsmail annehmen oder ablehnen. |
Erstellte Termine lassen sich per Ziehen verschieben sowie jederzeit bearbeiten oder löschen.
Hinweis zur Änderungshistorie: E-Mails, die aufgrund von Terminen versendet werden (Einladungen, Änderungen), sind nicht in der Änderungshistorie eines Termins aufgeführt.
Projektzeit aus einem Termin erfassen
Aus einem vorhandenen Termin lässt sich mit wenigen Klicks eine Projektzeitbuchung erzeugen. Schritte:
Im Kalender auf den Termin klicken.
Im Terminfenster die Aktion Projektzeit erfassen wählen.
ZEP leitet zu Projektzeiten weiter und übernimmt automatisch Datum, Uhrzeit (angepasst an das Minutenraster), Projekt und Vorgang (sofern im Termin gepflegt) sowie den Termintitel als Bemerkung. Als Tätigkeit wird die zuletzt gewählte Tätigkeit vorbelegt.
Die Eingabe gegebenenfalls ergänzen und mit Speichern bestätigen.
Fehlzeiten
Fehlzeiten umfassen Urlaub, Krankheit, Schule, Mutterschutz und weitere Abwesenheitsgründe. Sie werden im Kalender erfasst, durchlaufen je nach Fehlgrund einen Genehmigungsworkflow und reduzieren den Resturlaub beziehungsweise verändern den Stundensaldo.
Jahresurlaub und Fehlzeiten im Überblick
Der Kalender zeigt auf einen Blick den Jahresurlaub für das aktuelle Geschäftsjahr und das Folgejahr, geplante Fehlzeiten und Fehlzeitenanträge mit ihrem aktuellen Status. Je nach Einstellung erscheint zusätzlich der Überstundensaldo zum aktuellen Datum.
Administratoren und Abteilungsleitende (mit Modul Standorte und Abteilungen) können angezeigte Fehlzeiten direkt im Kalender genehmigen oder löschen. Bei Genehmigung erhält der Mitarbeitende automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail.
Hinweis: Dieser Abschnitt fasst die wichtigsten Aktionen für die Selbstsicht zusammen. Den vollständigen Workflow inklusive Fehlgrundstammdaten, Genehmigerkonfiguration, Urlaubskonten, halben Tagen und Anhängen beschreibt der Modul-Artikel Fehlzeiten erfassen. Fehlzeiten benötigen das Modul Abwesenheiten und Überstunden.
Fehlzeitenanträge einsehen
Im Kalender erscheinen Fehlzeitenanträge seit dem jeweiligen Vormonat — sowohl die eigenen Anträge als auch (bei entsprechender Berechtigung) Anträge von Mitarbeitenden in Stellvertretung. Für einen größeren Rückblick und für Auswertungen über mehrere Jahre hinweg steht unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Fehlzeitenanträge die vollständige Antragshistorie zur Verfügung.
Statusanzeige der Fehlzeitenanträge
Fehlzeitenanträge werden mit Anzahl Tage, Datum und aktuellem Status angezeigt:
Weiß: beantragt — wartet auf die Entscheidung der Genehmiger.
Grün: genehmigt — die Fehlzeit ist verbindlich eingetragen.
Rot: abgelehnt — der Antrag wurde zurückgewiesen.
Weiß mit ausgegrauter Schrift: zurückgezogen — der Mitarbeitende hat den Antrag selbst zurückgenommen.
Hinweis: Ein Fehlzeitenantrag kann nur im Ganzen genehmigt, abgelehnt oder zurückgezogen werden. Sollen nur bestimmte Fehlzeiten genehmigt werden, muss der Antrag zurückgezogen oder abgelehnt und ein neuer Antrag mit den zu genehmigenden Fehlzeiten gestellt werden.
Fehlzeit erfassen
Zum Erfassen einer neuen Fehlzeit auf + Fehlzeit klicken oder ein Datum im Kalender wählen und Neue Fehlzeit auswählen. Schritte:
Zeitpunkt für einen einzelnen Tag oder Zeitraum für einen Block wählen.
Den passenden Fehlgrund auswählen. Genehmigungspflichtige Fehlgründe sind durch einen farbigen Rand gekennzeichnet.
Die Dauer wählen: Ganzer Tag, 50 % der Regelarbeitszeit oder Uhrzeit.
Optional eine Bemerkung hinzufügen.
Mit Speichern als Planung ohne Antrag ablegen oder mit Speichern und beantragen einen Genehmigungsantrag stellen.
Im Antragsfenster können dem Antrag weitere geplante Fehlzeiten, eine allgemeine Bemerkung oder Dateianhänge hinzugefügt werden, bevor er abgesendet wird.
Tipp: Pro Tag kann ein zweiter Fehlgrund eingegeben werden (z. B. halber Tag Urlaub und halber Tag Gleitzeit). An Samstagen, Sonntagen und Feiertagen können keine Fehlzeiten eingetragen werden. Beantragte Fehlzeiten erscheinen im Kalender schraffiert; erst nach Genehmigung erscheinen sie vollständig in der Fehlgrundfarbe.
Fehlzeiten bearbeiten und löschen
Mit Löschen lassen sich Fehlzeiten bis einschließlich dem angegebenen Bis-Datum entfernen. Über das Scherensymbol beim Bearbeiten einer Fehlzeit lässt sich der Zeitraum in einzelne Tage aufteilen — sinnvoll, wenn ein einzelner Tag gelöscht oder mit einem anderen Fehlgrund versehen werden soll. Je nach Berechtigung können eigene Fehlzeiten auch selbst genehmigt werden.
Kalenderfreigaben für Stellvertretung und Teamansicht
Kalenderfreigaben bilden Stellvertreterregelungen oder Teamsichten ab. So können beispielsweise Assistenzen die Termine der Geschäftsleitung einsehen und verwalten, oder Teams gegenseitig ihre Verfügbarkeit prüfen.
Freigegebene Kalender anzeigen
Unter Freigaben erscheinen alle Mitarbeitenden, deren Termine und/oder Fehlzeiten der eingeloggte Nutzer lesen oder bearbeiten darf. Über einen Klick auf den Namen oder den Kreis des Mitarbeitenden werden dessen Einträge ein- oder ausgeblendet. Die Anzeigefarbe lässt sich über das Stiftsymbol neben dem Namen pro Mitarbeitendem anpassen.
Eigene Freigaben verwalten
Über Einstellungen öffnet sich das persönliche Profil im Bereich Kalender. Dort werden eigene Kalenderfreigaben verwaltet sowie die Anleitung zur Einbindung des ZEP-Kalenders in externe Anwendungen (Outlook, Apple Kalender, iOS, Android) bereitgestellt — siehe Profil.
Hinweis: Kalender von ausgeschiedenen Mitarbeitenden ohne zukünftigen Beschäftigungszeitraum erscheinen nicht mehr in der Liste der freigegebenen Kalender.