Projekte sind in ZEP das zentrale Datenobjekt der Leistungserbringung: An ihnen werden Zeitbuchungen, Belege, Kundenbeziehungen, Tätigkeiten, Mitarbeiterzuordnungen und die Abrechnung gebündelt. Ein sauber strukturierter Projektdatensatz ist die Voraussetzung für jede Auswertung und jede Faktura.
Diese Artikel führen Sie durch das gesamte Themenfeld — vom Konzept über die Anlage und Pflege bis zu Auswertungen und Sonderfällen wie Projektabschluss oder Umbuchung von Projektzeiten.
Hinweis: Die Projektverwaltung gehört in ZEP Compact und ZEP Professional zum Standardumfang. In ZEP Clock ist sie nicht enthalten, da Clock auf reine Anwesenheitserfassung ausgelegt ist. Welche Felder und Aktionen am Projekt sichtbar sind, hängt von der Produktlinie und den gebuchten Zusatzmodulen ab.
Projekte als zentrales Datenobjekt
Ein Projekt in ZEP ist mehr als ein Eintrag in einer Projektliste. Es ist die Klammer, an der ZEP folgende Daten zusammenführt:
Stammdaten wie Projektnummer, Bezeichnung, Laufzeit, Projektstatus und Tätigkeiten
Kundenzuordnung über den Primärkunden sowie optional weitere Kunden mit Multikunden-Option
Mitarbeitende und Rollen über Projektzuordnungen mit Stundenkontingenten, Projektleitung und Bearbeitung
Zeitdaten aus Projektzeiterfassung, Vorgängen und Pausenregelung
Reisedaten aus Reisen mit Bezug zum Projekt
Abrechnungsrelevante Werte wie Preise, Pauschalen, Plansummen, Kostenstellen und Erlöskonten
Berechtigungen über Projektleitung, Kundenverantwortliche und individuelle Mitarbeiter-Zuordnung
Schnittstellen-Werte für die Übergabe an externe Systeme wie DATEV oder Salesforce
Genau diese Bündelung macht den Projektdatensatz zum Dreh- und Angelpunkt der Leistungserbringung. Jede Projektzeit, jede Auswertung und jede Rechnung referenziert ein Projekt.
Einbindung in den ZEP-Datenfluss
Das Projekt steht im Zentrum eines Netzwerks aus Datenobjekten, die wechselseitig auf es referenzieren. Die wichtigsten Wirkungsketten in Worten:
Projektanlage → Sichtbarkeit: Ohne aktiven Projektstatus und passenden Mitarbeiter-Zuordnungszeitraum erscheint das Projekt nicht in den Auswahllisten der Mitarbeitenden.
Kundenzuordnung → Faktura: Über den primären Kunden eines Projekts werden Rechnungs- und Lieferadresse, Preistabellen sowie das Abrechnungsverfahren vorbelegt.
Mitarbeiter-Zuordnung → Zeiterfassung: Erst die Zuweisung eines Mitarbeitenden zu einem Projekt mit gültigem Zuordnungszeitraum ermöglicht das Erfassen von Projektzeiten.
Projektstatus → Buchungs-Regeln: Der Status eines Projekts steuert, ob Zeiten und Belege weiterhin erfasst, freigegeben oder bereits gesperrt sind.
Tätigkeiten und Vorgänge → Detail-Erfassung: Mitarbeitende buchen ihre Zeiten gegen die hinterlegten Tätigkeiten oder gegen einzelne Vorgänge eines Projekts.
Preise und Kostenstellen → Abrechnung: Stundensätze, Preisgruppen, Kostenstellen und Erlöskonten bestimmen die kaufmännische Verwertung der Leistung.
Aufgaben in der Projektverwaltung
Die folgenden Artikel decken alle typischen Aufgaben rund um Projekte ab:
Projekte anlegen, bearbeiten und löschen — der Workflow von der Neuanlage bis zur Deaktivierung oder vollständigen Entfernung.
Projektdaten — die Referenz zu jedem Feld in den Stammdaten-Bereichen, inklusive Laufzeit, Tätigkeiten und Mitarbeiter-Zuordnungen.
Projektadministration — Aktionen und Sub-Bereiche, die direkt am Projektdatensatz hinterlegt werden.
Projektübersicht — die Listenansicht mit Filtern, Sortierung, Massenoperationen und Export.
Projektauswertungen — Standardauswertungen rund um Projekte und Projektzeiten.
Modulabhängige Erweiterungen an Projekten
Mit jedem Zusatzmodul kommen weitere Felder und Aktionen am Projekt hinzu. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Erweiterungen:
Rechnungsstellung — Rechnungspositionen, Mahnstufen, Erlöskonten, Pauschalen pro Projekt. (Mehr zum Modul)
Reisekostenabrechnung — Reisekosten-Zuordnung zu Projekten, Belegart-Konfiguration. (Mehr zum Modul)
Umsätze und Kosten — Projektspezifische Preistabellen, Tagessatzanteile und Stundensätze. (Mehr zum Modul)
Ressourcenplanung — Einplanung von Mitarbeitenden auf Projekte und Vorgänge. (Mehr zum Modul)
Projektplanung — Planstunden, Plansummen, Gantt-Chart und Plan-Vergleich. (Mehr zum Modul)
Standorte und Abteilungen — Projektzuordnung zu Abteilungen, Sichtbarkeit nach Abteilungs-Berechtigungen. (Mehr zum Modul)
Ticketsystem — Tickets pro Projekt, Mailbox-Zuordnung. (Mehr zum Modul)
Angebotserstellung — Angebote pro Projekt, Übernahme in Rechnungen. (Mehr zum Modul)
Dokumentenmanagement — Projekt-Dokumente, Dokumentstatus, Schlagworte. (Mehr zum Modul)
Abwesenheiten und Überstunden — Berücksichtigung von Abwesenheiten in der Projektzeit-Auswertung. (Mehr zum Modul)
Welche dieser Erweiterungen für Sie aktiv sind, entscheidet sich über Ihre Produktlinie und die gebuchten Zusatzmodule. Im Artikel Projektdaten sehen Sie pro Feld, unter welchen Voraussetzungen es eingeblendet wird.