Die Mitarbeiterauswertungen zeigen Stammdaten, Zuordnungen, Zeiten und administrative Informationen quer über Ihre Belegschaft. Sie sind an zwei Stellen in ZEP verfügbar: sowohl zentral unter Auswertungen > Mitarbeiter als auch direkt am Mitarbeiterdatensatz im Untermenü der Detailansicht. Der Menüpunkt Auswertungen > Mitarbeiter ist Administratoren, Controllern und Abteilungsleitern vorbehalten.

Unter Auswertungen > Mitarbeiter finden Sie alle Standardauswertungen rund um Ihre Belegschaft. Auch Abteilungsleitende sehen diese Auswertungen, beschränkt auf die Mitarbeitenden ihrer Abteilung. Die folgende Liste zeigt die Auswertungen, die ohne Zusatzmodul verfügbar sind. Module wie Abwesenheiten und Überstunden, Reisekostenabrechnung, Umsätze und Kosten oder Ressourcenplanung bringen weitere Auswertungen mit, die in den jeweiligen Modul-Artikeln dokumentiert sind.

Die Auswertung listet alle Beschäftigungszeiträume — Anstellungs- und Austrittsdaten — quer über alle Mitarbeitenden in einem konfigurierbaren Zeitraum.

Filteroptionen: Abteilung (mit Modul Standorte und Abteilungen), Mitarbeiterkategorie, Zeitraum und Status. Sinnvoll für Personalplanung, Übersicht über Fluktuation und Wiedereinstiege sowie Auditnachweise.

Diese Auswertung zeigt pro Mitarbeitendem den vertraglichen Beschäftigungsgrad — gemessen als Verhältnis zu einer Vollzeit-Person, die montags bis freitags die in der Administration unter Mitarbeiter > Einstellungen hinterlegten Stunden pro Vollzeit-Arbeitstag arbeitet (Standard: 8 Stunden). Beispiel: Wer nur montags bis mittwochs arbeitet, hat einen Beschäftigungsgrad von 0,6.

Filteroptionen: Zeitraum, Abteilung, Mitarbeiterkategorie. Sinnvoll für Personalplanung, Pensum-Übersichten und Auslastungs-Benchmarks.

Bereits gebuchte Projektzeiten verändern den Verfügbarkeits- beziehungsweise Beschäftigungsgrad nicht. Der Wert bildet die planbare Kapazität ab, nicht die bereits geleistete Arbeit. Wie viel der verfügbaren Zeit schon verplant ist, zeigt die Auswertung Offene Kapazität im Bereich Ressourcenplanung.

Die Auswertung zeigt, welche Mitarbeitenden welchen Projekten zugeordnet sind und auf welchen Projekten sie aktuell Zeiten buchen können.

Filteroptionen: Projekt, Mitarbeitender, Abteilung, Zeitraum der Zuordnung. Hilfreich beim Projektrebalancing, Onboarding neuer Projekte und Audits zur Projektverantwortlichkeit.

Die Auswertung stellt Projektzuordnungen und, sofern erfasst, Fehlzeiten der ausgewählten Mitarbeitenden zusätzlich als farbige Balken auf einer Zeitachse dar. Die Balkenfarbe entspricht dabei dem hinterlegten Fehlgrund, noch nicht genehmigte, genehmigungspflichtige Fehlzeiten erscheinen heller. Ein Tooltip beim Überfahren mit der Maus zeigt die vollständigen Details, etwa wenn die Beschriftung nicht in den Balken passt. Bei einem Auswertungszeitraum von bis zu vier Monaten skaliert ZEP die Balken tageweise, bei längeren Zeiträumen monatsweise.

Über die Option „nur Projektleiter-Zuordnungen anzeigen" blenden Sie die Übersicht auf Mitarbeitende ein, die einem Projekt als Projektleitung zugeordnet sind.

Die Auswertung listet alle Mitarbeitenden mit der zugewiesenen Standardrolle (User, User mit Zusatzrechten, Projektcontroller, Controller, Administrator) sowie den vergebenen Zusatzberechtigungen (Abteilungsleiter, Projektleiter, Kundenverantwortlicher).

Filteroptionen: Rolle, Abteilung, Mitarbeiterkategorie. Sinnvoll für Compliance-Reviews, regelmäßige Rechteprüfungen, Onboarding-Checks für neue Administratoren und Datenschutzaudits zur Datensicht. Eine detaillierte Beschreibung jeder Rolle finden Sie im Abschnitt Mitarbeiterrollen im Artikel Mitarbeiterdaten.

Die Auswertung protokolliert jede dokumentierte Stammdatenänderung quer über alle Mitarbeitenden: wer hat wann welches Feld auf welchen Wert geändert.

Filteroptionen: Zeitraum, geänderter Mitarbeitender, ändernder Anwender, Feldtyp. Sinnvoll für Auditnachweise, Compliance-Klärungen und Nachvollziehbarkeit nachträglicher Anpassungen.

In ZEP Compact und ZEP Professional heißt die Auswertung Projektzeitauswertung und zeigt erfasste Projektzeiten mit Projekt, Tätigkeit, Datum, Dauer und Bemerkung. In ZEP Clock trägt sie den Namen Arbeitszeitauswertung und listet reine Anwesenheits- und Arbeitszeitbuchungen.

Filteroptionen: Zeitraum, Mitarbeitender, Abteilung, Projekt, Tätigkeit. Die Ergebnistabelle ist konfigurierbar und lässt sich als CSV, Excel oder PDF exportieren.

Der Excel-Export erzeugt eine spezielle Vorlage mit Spaltenstruktur, die für eine externe Weiterverarbeitung oder für den Re-Import in ein anderes System vorbereitet ist. In ZEP Clock heißt der Menüpunkt Arbeitszeiten-Export, in ZEP Compact und ZEP Professional Projektzeiten-Export.

Über den Import laden Sie Zeitbuchungen aus einer Excel-Datei in ZEP. In ZEP Compact und ZEP Professional heißt der Menüpunkt Projektzeit-Import und importiert Buchungen mit Projekt, Tätigkeit, Datum, Dauer und Bemerkung. In ZEP Clock heißt er Arbeitszeiten-Import und importiert reine Arbeitszeitbuchungen mit Datum, Start- und Endzeit.

Die Historie zeigt chronologisch, welche Änderungen an Zeitbuchungen vorgenommen wurden — wer hat welche Buchung wann angelegt, geändert oder gelöscht.

Filteroptionen: Zeitraum, Mitarbeitender, Projekt, Änderungstyp. Sinnvoll bei Korrekturverdacht, für Auditnachweise und für die Klärung von Datenschutzanfragen.

Die Matrix-Ansicht stellt die erfassten Zeiten aller Mitarbeitenden tabellarisch nebeneinander dar — eine Zeile pro Person, eine Spalte pro Tag oder Woche. Damit lassen sich Lücken, Schwankungen und Auslastungs-Muster auf einen Blick erkennen.

Filteroptionen: Zeitraum, Abteilung, Mitarbeiterkategorie, Granularität (Tag/Woche/Monat).

Alternativ zeigt ZEP die Projektzeit in Prozent an. Stehen die Mitarbeitenden in den Zeilen, sehen Sie je Mitarbeitendem den prozentualen Anteil der Ist-Arbeitszeit am jeweiligen Projekt. Stehen die Projekte in den Zeilen, zeigt der Prozentwert stattdessen den Anteil, den der jeweilige Mitarbeitende an der Gesamtstundenzahl des Projekts hat. Die letzte Spalte weist weiterhin die tatsächlichen Stunden aus, und die Summenzeile zeigt den jeweiligen Anteil an der Gesamtstundenzahl.

Bei der Mitarbeiterauswahl stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:

Der Zeitnachweis (auch Tätigkeitsbericht oder Tätigkeitsnachweis genannt) fasst die erfassten Arbeits- und Projektzeiten pro Mitarbeitendem für einen konfigurierbaren Zeitraum zusammen. Je nach gewünschtem Detailgrad stehen mehrere Varianten zur Verfügung. Alle lassen sich als PDF, Excel oder CSV exportieren. Typische Einsatzfelder: Monatsabschluss, Lohnübergabe, Vorlage beim Kunden, Vorlage bei Steuerprüfungen.

Je nach Variante und gebuchten Modulen erscheinen folgende Tabellen pro Zeitnachweis:

Filteroptionen über alle Varianten hinweg: Zeitraum, Mitarbeitender, Abteilung, Projekt. Alle Auswertungen lassen sich im Hintergrund ausführen — wählen Sie statt Vorschau ein Dateiformat (PDF, DOC, DOCX, ODT) und klicken Sie auf Im Hintergrund ausführen. Eingeplante Hintergrund-Tasks finden Sie unter Profil > Einstellungen > Tasks.

Kompakte Monatssicht ohne Einzelbuchungen. Fasst alle Projektzeiten, Fehlzeiten und Überzeiten je Mitarbeitendem zusammen und gibt eine schnelle Zahlen-Übersicht für den Monatsabschluss oder die Lohnübergabe.

Listet alle einzelnen Buchungen mit Datum, Projekt, Tätigkeit, Dauer und Bemerkung — ideal zur Vorlage beim Kunden. Sie wählen ein oder mehrere Projekte und optional eine Einschränkung auf Fakturierbarkeit.

Konfigurationsoptionen:

Listet alle gebuchten Zeiten plus Feiertage und Fehlzeiten je Tag, jeweils bewertet mit der Regelarbeitszeit des Tages. Erfasste Stunden an einem Feiertag oder Fehlzeit-Tag werden zusätzlich angezeigt.

Konfigurationsoptionen:

Schränkt einen Zeitnachweis auf ein Projekt mit Auswahl der Vorgänge ein. Jede gebuchte Projektzeit wird angezeigt. Pro Vorgang gibt es eine Gruppierung mit Zwischensumme der Stunden. Damit eignet sich diese Variante besonders gut zur Kunden-Vorlage bei Projekten mit Vorgangs-Granularität.

Konfigurationsoptionen:

Aggregiert für ein oder mehrere Projekte alle Buchungen je Tag und Vorgang in eine Zeile. Projektzeiten mit identischem Datum, Projekt und Vorgang werden zusammengefasst, auch wenn sie ursprünglich auf mehrere Zeitabschnitte verteilt waren. Optional lassen sich Tagessummen nach Tätigkeiten gruppieren — dann erscheinen pro Tag die Stunden je Tätigkeit.

Zeigt pro Tag und Mitarbeitendem die Tagessatzanteile gemäß der in der Administration hinterlegten Tagessatzdefinition. Es handelt sich um eine interne Sicht und beantwortet die Frage: Sie zeigt, welche Tagessätze dem Mitarbeitenden bei Abrechnung nach Tagessätzen angerechnet würden. Die Auswertung eignet sich besonders für Projekte, die nach Tagessätzen statt Stundensätzen abgerechnet werden.

Konfigurationsoptionen:

Bei der Projektauswahl zeigt ZEP ausschließlich Projekte an, deren Laufzeit sich mit dem gewählten Auswertungszeitraum überschneidet. Ändern Sie den Zeitraum nachträglich, aktualisiert sich die Projektliste automatisch entsprechend.

Erstellt einen Zeitnachweis für ein Projekt mit optionaler Kunden-Unterschrift. Es werden nur fakturierbar gebuchte Zeiten berücksichtigt. Das Format folgt den Einstellungen unter Projekt > [Projektname] > Abrechnungseinstellungen > Format. Interne Projekte werden nicht angeboten — dafür ist die Projektzeitauswertung die richtige Wahl.

Konfigurationsoption: Unterschriftenblock in der Druckversion, optional nur Unterschrift Mitarbeiter oder Unterschrift Kunde

Wenn Sie einen einzelnen Mitarbeitenden über Mitarbeiter im Hauptmenü und einen Klick auf den Namen öffnen, finden Sie in der Detailansicht eine dedizierte Auswertungs-Sektion. Diese zeigt dieselben Auswertungen wie der Hauptmenü-Bereich, eingeschränkt auf die geöffnete Person. Sinnvoll, wenn Sie eine konkrete Person gezielt analysieren möchten — etwa im Vorgespräch zur Gehaltsrunde, beim Onboarding oder bei der Klärung eines bestimmten Vorfalls.

Pro Mitarbeitendem zeigt die Auswertung alle erfassten Buchungen des konfigurierten Zeitraums — in ZEP Compact und ZEP Professional mit Projekt und Tätigkeit, in ZEP Clock mit Start- und Endzeit. Sinnvoll für Stundennachweis-Klärungen, Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen und für die Lohnübergabe.

Chronologische Sicht aller Änderungen an den Zeitbuchungen der geöffneten Person — wer hat welche Buchung wann angelegt, geändert oder gelöscht. Nützlich für Auditbelege, bei Korrekturverdacht und für Datenschutzanfragen.

Auslastung der Person über die Zeit, mit Vergleich zu Soll-Stunden. Hilft, Über- oder Unterauslastung zu erkennen, und bietet die Grundlage für Kapazitäts- und Personalplanungs-Gespräche.

Alle Zeitnachweis-Varianten aus dem Hauptmenü stehen auch direkt am Mitarbeitenden zur Verfügung, eingeschränkt auf die geöffnete Person. Verfügbar sind: Übersicht, Detail, mit Tagessummen, mit Vorgangssummen sowie Projektzeitnachweis.

Audit-Log aller dokumentierten Stammdatenänderungen am geöffneten Mitarbeitenden. Sinnvoll für die Klärung, wer wann welche Änderung am Personaldatensatz vorgenommen hat.

Modul-spezifische Mitarbeiterauswertungen sind in den jeweiligen Modul-Help-Center-Bereichen vollständig beschrieben — mit Standort, Funktion, Filter und Export. Folgende Modul-Auswertungsartikel sind relevant: