Aufgaben ist die persönliche und projektgebundene To-do-Verwaltung im Persönlichen Bereich von ZEP. Aufgaben sind ein leichtgewichtiges Workitem-Format mit Status, Priorität, Unteraufgaben und Dateianhängen. Sie unterscheiden sich von Tickets (Modul Ticketsystem) und Vorgängen (Projekt-Kernfunktion) durch ihren To-do-Charakter ohne Zeiterfassungs- oder Planstundenbezug.
Hinweis: Aufgaben sind Standard in ZEP Compact und ZEP Professional. In ZEP Clock steht der Bereich nicht zur Verfügung. Die Standard-Status und -Prioritäten konfiguriert die Administration in den Aufgaben-Stammdaten.
Sichten und Navigation
Aufgaben werden in zwei Kontexten angezeigt — abhängig davon, ob es sich um eigene Aufgaben oder um eine Projektsicht handelt. Beide Sichten teilen sich die gleichen Felder und Aktionen.
Anwendungsfall: Eine Beraterin pflegt parallel ihre persönliche To-do-Liste und arbeitet in einem Projektteam, das Aufgaben gemeinsam koordiniert. Die persönliche Liste öffnet sie über den Hauptmenüpunkt Aufgaben, die Projektsicht über die Detailseite des Projekts. Wechselt sie zwischen beiden, sind ihr eigene Aufgaben sofort als „mir zugeordnet" erkennbar.
Sicht-Varianten
Die Aufgaben-Ansicht steht in zwei Varianten zur Verfügung, die sich in Datenmenge und Aufrufweg unterscheiden.
Sicht | Aufruf | Inhalt |
Meine Aufgaben | Hauptmenüpunkt Aufgaben | Alle Aufgaben, die dem eingeloggten Mitarbeitenden zugeordnet sind, projektübergreifend. |
Projektaufgaben | Projekt-Detailseite, Reiter Aufgaben | Alle Aufgaben eines spezifischen Projekts. Wer fremde Aufgaben im Projekt sehen darf, steuert die Administration über die Einstellung User und User mit Zusatzrechten können innerhalb eines Projekt alle Projektaufgaben einsehen — Standard ist deaktiviert; sichtbar sind dann nur eigene Aufgaben sowie die Aufgaben für Admins, Projektleitung, Projektcontrolling und Controlling. |
Innerhalb jeder Sicht stehen zwei Anzeige-Modi nebeneinander zur Verfügung: eine tabellarische Listenansicht und ein Kanban-Board. Das Kanban-Board ist beim Öffnen die Standardsicht; ein Button in der Kopfzeile (Tooltip Zum Board wechseln oder Zur Tabelle wechseln) schaltet zwischen den Sichten um. Beide arbeiten auf demselben Datenbestand — was in einer Sicht geändert wird, ist sofort in der anderen sichtbar.
Listenansicht
Die Listenansicht zeigt alle Aufgaben tabellarisch und eignet sich besonders für Auswertungen, Massenbearbeitung und detaillierte Filterung. Sie ist der schnellere Weg, viele Aufgaben gleichzeitig zu überblicken oder strukturierte Listen für Statusrunden zu erstellen.
Spalten ein- und ausblenden: Titel, Status, Priorität, Bearbeiter, Projekt, Vorgang, Fälligkeitsdatum, Ersteller, Erstellungs- und Änderungsdatum, Beschreibung und Datei lassen sich nach Bedarf einblenden — die Datei-Spalte zeigt den ersten Anhang als Download-Link.
Sortieren: beim Öffnen ist die Liste nach Erstellungsdatum absteigend sortiert — neueste Aufgaben stehen oben. Jede sortierbare Spalte ordnet die Liste auf- oder absteigend, gleichzeitig oder mehrstufig.
Inline-Bearbeitung: Status, Priorität, Bearbeiter lassen sich direkt in der Zelle ändern, ohne das Eingabefenster zu öffnen.
Massenbearbeitung: mehrere Aufgaben markieren und gemeinsam ändern. In Meine Aufgaben stehen Projekt, Vorgang, Status und Priorität zur Auswahl; in Projektaufgaben Vorgang, Bearbeiter, Status und Priorität — das Projekt ist dort durch die Sicht fixiert.
Checklisten-Spalte: in der Tabelle steht eine eigene Spalte Checkliste zur Verfügung, die den Fortschritt der Unteraufgaben als erledigt/gesamt anzeigt — bei 100 % wird die Anzeige als erfüllt markiert.
Favoriten: die aktuelle Kombination aus eingeblendeten Spalten, Sortierung und Filtern lässt sich als persönlicher Favorit speichern und später wieder aufrufen.
Kanban-Board
Das Kanban-Board ist die visuelle Sicht auf die Aufgaben — ideal für laufende Arbeit, Daily Stand-ups und Sprint-Planung. Jede Spalte steht für einen Status, jede Karte für eine Aufgabe. Statusänderungen passieren per Ziehen, ohne dass ein Formular geöffnet werden muss.
Spalten gleich Status: die Status-Konfiguration aus den Stammdaten bildet die Kanban-Spalten — inklusive Farbe. Welche Status auf dem Board erscheinen, steuert das Status-Flag Auf Standard-Board anzeigen; weitere Status lassen sich jederzeit über Status hinzufügen aufs Board holen oder über das Spalten-Header-Menü wieder entfernen. Diese Anpassung ist rein persönlich und wirkt nicht auf andere Mitarbeitende — Aufgaben behalten dabei ihren Status und verschwinden nur aus der eigenen Board-Sicht. Spalten können zusätzlich per Drag-and-Drop neu sortiert werden. Das Anlegen, Umbenennen und dauerhafte Löschen von Status erfolgt zentral in der Aufgaben-Administration.
Drag and Drop: Aufgaben per Ziehen zwischen Spalten verschieben — der Status aktualisiert sich sofort. Auch innerhalb einer Spalte lässt sich die Reihenfolge anpassen.
Karten-Inhalt: jede Karte zeigt Titel, Projekt, Vorgang, Fortschritt der Unteraufgaben sowie Erstell- und Fälligkeitsdatum. Das Fälligkeitsdatum wird bei Überschreitung rot oder orange eingefärbt. Die Priorität erscheint als inline änderbares Auswahlfeld auf der Karte. In der Projektsicht zeigt die Karte zusätzlich den Bearbeiter; in der persönlichen Sicht Meine Aufgaben wird dieses Feld ausgeblendet. Bei Bedarf werden auch Anhänge angezeigt. Ein Klick auf die Karte öffnet das Eingabefenster zur Bearbeitung.
Schnellanlage pro Spalte: jede Spalte hat einen Button Aufgabe hinzufügen, der eine neue Aufgabe direkt im Status der Spalte anlegt.
Filter, Suche und Favoriten: dieselben Filter wie in der Listenansicht greifen auch im Board und reduzieren die Karten entsprechend. Die Suche deckt den Titel ab; alle weiteren Kriterien (Status, Priorität, Projekt, Vorgang, Bearbeiter, Anhang-Dateiname) stehen als dedizierte Filter zur Verfügung. Personalisierte Filter-Kombinationen lassen sich als Kanban-Favorit speichern — unabhängig von den Listen-Favoriten.
Filter und Favoriten
Beide Sichten teilen sich die Filter und Spaltenoptionen. Häufig genutzte Filter sind:
Status: einzelne oder mehrere Status, häufig kombiniert mit „nicht erledigt".
Priorität: ein oder mehrere Stufen, etwa nur „hoch".
Projekt und Vorgang: Eingrenzung auf einen Arbeitskontext.
Fälligkeitsdatum: Zeitraum, zum Beispiel die laufende Woche.
Ersteller und Bearbeiter: Personenfilter für Übersichten in Projektsichten.
Titel und Beschreibung: Volltext-Eingrenzung.
Filterkombinationen lassen sich als persönliche Favoriten speichern und beim nächsten Aufruf direkt wieder anwenden.
Aufgabe anlegen und bearbeiten
Eine neue Aufgabe entsteht über den Button Neue Aufgabe hinzufügen im Kopfbereich. Im Eingabefenster werden Pflichtfelder gesetzt und optionale Felder gepflegt. Bestehende Aufgaben lassen sich durch einen Klick auf den Titel im selben Eingabefenster bearbeiten.
Projekt und Vorgang sind beim Anlegen mit den Werten Ihrer zuletzt angelegten Aufgabe vorbelegt — das spart bei wiederholtem Anlegen im selben Kontext einige Klicks. Die Vorbelegung lässt sich jederzeit überschreiben.
Anwendungsfall: Nach einem Meeting verteilt der Projektleiter drei neue Aufgaben an Teammitglieder. Pro Aufgabe öffnet er das Eingabefenster, trägt Titel und Beschreibung ein, wählt Status „offen" und Priorität „mittel", weist die jeweilige Person als Bearbeiterin zu und setzt das Projekt. Die zugewiesenen Personen sehen die Aufgaben unmittelbar in ihrer persönlichen Liste.
Felder einer Aufgabe
Die Pflicht- und Optionalfelder ergeben sich direkt aus den Validierungsregeln des Aufgaben-Formulars:
Feld | Pflicht | Hinweis |
Titel | Ja | Aufgabentitel, maximal 255 Zeichen. Erscheint in Liste und Kanban-Karte. |
Status | Ja | Auswahl aus den von der Administration konfigurierten Status (zum Beispiel offen, in Bearbeitung, erledigt). Jeder Status hat Name, Kurzform, Farbe und Sortierposition. |
Priorität | Ja | Auswahl aus den von der Administration konfigurierten Prioritäten (zum Beispiel niedrig, mittel, hoch). |
Bearbeiter oder Projekt | Ja (mindestens eines) | Eines der beiden Felder muss gesetzt sein. Wird die Aufgabe einem anderen Mitarbeitenden als dem eigenen Account zugewiesen, ist das Projekt zwingend. |
Beschreibung | Optional | Detailtext zur Aufgabe. |
Vorgang | Optional | Wählbar, wenn ein Projekt gesetzt ist. Der Vorgang muss zum gewählten Projekt gehören. |
Fälligkeitsdatum | Optional | Fälligkeits-Datum für die Aufgabe. Sichtbar in Liste und Kanban-Karte — bei Überschreitung farbig hervorgehoben. |
Dateien | Optional | Anhänge in den Formaten PDF, JPG, PNG und GIF, Gesamtgröße maximal 52 MB. |
Unteraufgaben | Optional | Checklisten-Einträge. Falls vorhanden, sind je Eintrag der Titel (maximal 255 Zeichen) und der Erledigt-Status Pflicht. |
Zusätzlich zu diesen Standard-Feldern kann die Administration eigene Zusatzattribute für Aufgaben definieren (Freitext, Auswahl, Zahl usw.). Sie erscheinen im Anlage- und Bearbeitungsdialog jeder Aufgabe. Details siehe Aufgaben – Administration.
Schritte zur Aufgabe
Schritte zum Anlegen einer neuen Aufgabe:
Auf Meine Aufgaben oder die Projektaufgaben-Sicht wechseln.
Den Button Neue Aufgabe hinzufügen oben rechts klicken — das Eingabefenster öffnet sich.
Pflichtfelder Titel, Status und Priorität setzen.
Mindestens Bearbeiter oder Projekt wählen — je nach Anwendungsfall ein eigenes Vorhaben oder eine Zuweisung an eine andere Person.
Optional Beschreibung, Vorgang, Fälligkeitsdatum, Dateianhänge und Unteraufgaben pflegen.
Sollen mehrere Aufgaben hintereinander angelegt werden: unten links die Checkbox Weitere Aufgabe hinzufügen aktivieren — nach dem Speichern öffnet sich der Dialog erneut mit demselben Status- und Projekt-Kontext.
Mit Speichern ablegen — die Aufgabe erscheint sofort in der Liste oder im Kanban.
Aktionen in Liste und Kanban
Aus der Tabelle und dem Kanban-Board lassen sich die meisten Änderungen direkt vornehmen, ohne das Eingabefenster zu öffnen. Inline-Aktualisierungen sind besonders schnell bei laufenden Status- oder Prioritätsänderungen.
Anwendungsfall: In einem täglichen Stand-up-Meeting durchläuft das Team die Kanban-Spalten. Ein Teammitglied verschiebt seine erledigte Aufgabe per Ziehen aus der Spalte „in Bearbeitung" in „erledigt" — der Status ist sofort aktualisiert. Eine andere Aufgabe erhält per Klick auf das Prioritäts-Feld eine neue Stufe, weil sich die Kundenpriorität geändert hat.
Verfügbare Aktionen
In Tabelle und Kanban stehen dieselben Aktionen zur Verfügung — direkt aus der Zeile oder Karte aufrufbar.
Aktion | Wo verfügbar | Beschreibung |
Aufgabe anlegen | Liste und Kanban | Öffnet das Eingabefenster mit leeren Pflichtfeldern. |
Aufgabe bearbeiten | Liste und Kanban | Klick auf den Titel öffnet das Eingabefenster mit hinterlegten Werten. |
Status ändern | Liste (Inline) und Kanban (Ziehen) | Im Kanban per Ziehen zwischen Spalten, in der Liste per Klick auf die Status-Zelle. |
Priorität ändern | Liste (Inline) | Klick auf die Prioritäts-Zelle öffnet die Auswahl. |
Bearbeiter ändern | Liste (Inline) | Klick auf die Bearbeiter-Zelle öffnet die Mitarbeitendenauswahl. |
Unteraufgaben abhaken | Detailansicht im Eingabefenster | Checkbox-Liste, Änderungen werden direkt gespeichert. |
Kopieren | Liste | Erzeugt eine neue Aufgabe mit vorbefüllten Daten aus dem Original — nur abweichende Felder müssen angepasst werden. |
Massenbearbeitung | Liste | Mehrere Aufgaben markieren und gemeinsam ändern. In Meine Aufgaben Projekt, Vorgang, Status und Priorität; in Projektaufgaben Vorgang, Bearbeiter, Status und Priorität. |
Datei-Upload und Download | Eingabefenster | Dateianhänge hinzufügen oder bestehende Anhänge öffnen. |
Löschen | Liste, Kanban und Eingabefenster | Entfernt die Aufgabe inklusive Unteraufgaben und Anhängen. Löschen darf ausschließlich der Ersteller der Aufgabe oder ein Administrator — bei zugewiesenen Aufgaben ist der Löschen-Button für den Bearbeiter ausgeblendet. |
Abgrenzung zu Tickets und Vorgängen
In ZEP existieren drei verwandte, aber klar getrennte Konzepte. Wer für seine Arbeit das passende Werkzeug wählt, vermeidet Doppel-Erfassungen und nutzt die jeweiligen Stärken voll aus.
Konzept | Anwendung | Wesentliche Eigenschaft |
Aufgaben | Persönliche oder projektgebundene To-dos ohne formalen Workflow | Kein Stunden-Tracking, keine Planstunden, Kanban-Sicht. Modul Aufgabenmanagement. |
Tickets | Kundenanfragen, Service-Vorgänge, interne Vorfälle | Bearbeiter-Workflow, Stunden-Buchung, Priorität, Kategorien. Ticketsystem. |
Vorgänge | Projektgliederung in Arbeitspakete | Planstunden, Überbuchungsstopp, buchbare oder nicht buchbare Phasen. Projekt-Kernfunktion. |
Tipp: Aufgaben eignen sich besonders für persönliche Erinnerungs-Listen und Sprint-Bündel ohne formalen Workflow. Sobald Stunden auf die Aufgabe gebucht werden müssen oder eine Genehmigung notwendig wird, ist das Ticketsystem oder ein Projekt-Vorgang das passendere Werkzeug.