Im Lifecycle eines Kunden in ZEP gibt es vier Aktionen: Anlegen, Bearbeiten, Deaktivieren und Löschen. Dieser Artikel beschreibt den vollständigen Ablauf — von der ersten Stammdaten-Eingabe über laufende Änderungen bis zur Deaktivierung oder endgültigen Entfernung. Welche Felder am Kunden hinterlegt sind, beschreibt der Artikel Kundendaten, wie die Kundenliste konfiguriert wird, der Artikel Kundenübersicht.
Hinweis: Die Projekt- und Kundenverwaltung ist in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business enthalten. Welche Felder und Aktionen sichtbar sind, hängt zusätzlich von Ihrer Rolle und Ihrer Produktlinie ab.
Berechtigungen für die Kundenverwaltung
Wer Kunden anlegen, bearbeiten oder löschen darf, legen Sie unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte im Bereich Kunden fest. Maßgeblich sind diese Zeilen der Rechtematrix:
Kundenstammdaten: Anzeigen erlaubt, Kunden mit Daten, Adressen, Ansprechpartnern und Kundenverantwortlichen einzusehen, Bearbeiten erlaubt, diese Angaben zu ändern.
Kunden anlegen: erlaubt die Aktion Neuen Kunden anlegen in der Kundenliste.
Kunden löschen: erlaubt die Aktion Aktionen > Kunde löschen in der Kunden-Detailansicht.
Administratoren haben ihre Rechte immer.
Kunden anlegen
Kunden werden direkt aus der Kundenliste heraus angelegt. Beim Anlegen öffnet sich ein Popup mit allen Feldern aus dem späteren Untermenüpunkt Daten — Sie erfassen also die kompletten Stammdaten in einem Schritt.
So legen Sie einen neuen Kunden an:
Öffnen Sie Kunden im Hauptmenü.
Klicken Sie zwischen dem Filterbereich und der Kundenliste auf Neuen Kunden anlegen. Das Anlege-Popup öffnet sich.
Erfassen Sie die Pflichtfelder Kundennummer (KNr) und Name. Währung und MwSt-Satz sind bereits aus den Grundeinstellungen vorbelegt und lassen sich pro Kunde überschreiben.
Ergänzen Sie optional Branche, Kategorien, Abteilung (mit dem Bereich Standorte und Abteilungen) sowie alle Kontakt- und Abrechnungs-Felder. Kundenverantwortliche ordnen Sie nach dem Speichern im Untermenü Kundenverantwortliche zu.
Klicken Sie auf Speichern. Der neue Kunde ist sofort aktiv und in allen Auswahllisten verfügbar.
Beim Speichern setzt ZEP einige Werte automatisch:
MwSt — die Vorbelegung kommt aus Administration > Kunden > Einstellungen. Sie kann pro Kunde überschrieben werden.
Kundennummer — bei aktiver automatischer Nummernvergabe schlägt ZEP die nächste freie KNr vor. Sie lässt sich überschreiben, muss aber innerhalb des Mandanten eindeutig sein.
Die Kundennummer ist die technische Referenz auf den Kunden — sie lässt sich später über das Stift-Symbol an der KNr ändern, bestehende Rechnungen behalten dann die historische Nummer (siehe Abschnitt Kunden bearbeiten).
Viele Ansprechpartner auf einmal: In der Oberfläche legen Sie Ansprechpartner einzeln an. Einen Import dafür gibt es nicht, und die Massenoperationen der Kundenübersicht umfassen sie nicht. Geht es um größere Mengen, ist die SOAP-Schnittstelle der Weg: Sie übergibt die Ansprechpartner als Liste am Kunden, und Einträge ohne Kennung legt ZEP neu an. Die SOAP-Schnittstelle ist in allen Produktlinien enthalten.
Tipp: Ist der Kunde über eine CRM-Anbindung verknüpft, pflegen Sie die Ansprechpartner im CRM. ZEP übernimmt sie dann und sperrt die manuelle Anlage für diesen Kunden.
Kunden bearbeiten
Stammdaten eines Kunden ändern Sie direkt über die Kunden-Detailansicht im Untermenü Daten. Alle Felder lassen sich einzeln editieren, getrennt nach den Registern Allgemein, Kontaktdaten und Abrechnung. Eine vollständige Feld-Referenz beschreibt der Artikel Kundendaten.
So bearbeiten Sie einen bestehenden Kunden:
Öffnen Sie Kunden im Hauptmenü und wählen Sie den gewünschten Kunden aus.
Klicken Sie im Untermenü Daten auf Daten ändern oder auf das Stift-Symbol am Block Allgemein, Kontaktdaten oder Abrechnung. Der Dialog öffnet sich im passenden Register.
Passen Sie die Werte an und klicken Sie auf Speichern.
Spezialfälle beim Bearbeiten:
Kundennummer (KNr) ändern — Administratoren öffnen über das Stift-Symbol neben der KNr den Dialog Kundennummer ändern. Tragen Sie die neue Nummer ein und bestätigen Sie mit Speichern. Die Änderung wirkt sofort, mit dem Bereich Rechnungsstellung behalten bereits erstellte Rechnungen jedoch die historische Nummer.
Abteilungs-Zuordnung ändern — nur mit dem Bereich Standorte und Abteilungen. Wechsel der Abteilung kann die Sichtbarkeit des Kunden für andere Abteilungsleitende verändern.
Kundenverantwortliche pflegen — über das Untermenü Kundenverantwortliche am Kunden. Dort lassen sich Personen hinzufügen, Berechtigungen (darf Kunde ändern, mit Budgetverantwortung) feinsteuern und einzelne Einträge wieder entfernen.
Hinweis: Wer den Kunden bearbeiten darf, hängt nicht nur von der Rolle, sondern auch von der Abteilungs-Zuordnung und der Kundenverantwortlichen-Zuweisung ab — siehe Abschnitt Berechtigungen für die Kundenverwaltung oben.
Kunden deaktivieren
Wenn ein Kunde nicht mehr aktiv betreut wird, setzen Sie ihn auf inaktiv. Inaktive Kunden erscheinen standardmäßig nicht mehr in der Kundenliste und in Auswahllisten von Projekten, Angeboten oder Auswertungen — die historischen Daten und alle Verknüpfungen bleiben aber vollständig erhalten.
So setzen Sie einen Kunden auf inaktiv:
Öffnen Sie den Kunden über das Hauptmenü Kunden.
Klicken Sie im Untermenü Daten auf das Stift-Symbol am Block Allgemein.
Aktivieren Sie die Checkbox Inaktiv und klicken Sie auf Speichern.
Was ändert sich nach der Deaktivierung:
Der Kunde wird in der Kundenübersicht ausgeblendet, solange das Filter auf aktiv steht. Über die Filterauswahl inaktiv oder alle bringen Sie ihn wieder in die Anzeige.
Der Kunde steht nicht mehr für neue Projektzuordnungen, Angebote oder Rechnungen zur Verfügung.
Bestehende Projekte, Rechnungen, Belege und Ansprechpartner bleiben unverändert und für Auswertungen weiterhin nutzbar.
Um den Kunden wieder zu aktivieren, entfernen Sie die Checkbox Inaktiv im Register Allgemein und speichern erneut.
Hinweis: Die Deaktivierung ist in den meisten Fällen die richtige Wahl, sobald ein Kunde Projekte, Rechnungen oder Tickets in ZEP hat — sie erhält die Historie und beugt fehlerhaften Auswertungen vor. Eine vollständige Löschung ist nur sinnvoll, wenn der Kunde irrtümlich angelegt wurde und keinerlei abhängige Daten besitzt.
Kunden löschen
Vorsicht: Das vollständige Löschen entfernt einen Kunden inklusive aller direkt am Kundendatensatz gespeicherten Informationen aus ZEP. Diese Aktion ist nur für Test- oder Fehlanlagen sinnvoll. Für ehemalige Geschäftsbeziehungen ist die Deaktivierung die richtige Wahl, weil sie die Historie erhält.
Die Lösch-Aktion erreichen Personen mit dem Recht Kunden löschen über die Kunden-Detailansicht unter Aktionen > Kunde löschen. ZEP prüft vor dem Löschen, ob abhängige Daten existieren. Ist mindestens eine Bedingung verletzt, blockiert ZEP die Löschung und zeigt die genaue Ursache in einer Meldung an.
Ein Kunde kann nur dann gelöscht werden, wenn alle folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
Es existieren keine Projekte, die dem Kunden zugeordnet sind — weder als primärer noch als sekundärer Kunde.
Es existieren keine Dokumente in der Dokumentenverwaltung des Kunden (mit dem Bereich Dokumentenmanagement).
Es existieren keine Einträge in der Abrechnung — Einträge in der Abrechnung, etwa Rechnungen oder Rechnungspositionen (mit dem Bereich Rechnungsstellung).
Es existieren keine Ansprechpartner mit Tickets oder Teilaufgaben und kein Ansprechpartner ist als Standard-Empfänger für automatisch erzeugte Tickets eingetragen (mit Modul Ticketsystem).
Es existieren keine Angebote für diesen Kunden (mit dem Bereich Angebotserstellung).
Der Kunde stammt nicht aus einer CRM-Schnittstelle (HubSpot, Salesforce) — solche Kunden werden im jeweiligen CRM-System gelöscht, ZEP synchronisiert die Änderung automatisch.
ZEP zeigt nicht erfüllte Voraussetzungen direkt am Lösch-Dialog an: zum Beispiel die exakte Meldung „Der Kunde kann nicht gelöscht werden, denn es sind Projekte dazu definiert.". Lösen Sie die blockierende Verknüpfung zuerst auf (Projekte einem anderen Kunden zuordnen, Ansprechpartner umtragen) oder entscheiden Sie sich für die Deaktivierung. Gibt es zum Kunden Einträge in der Abrechnung, setzen Sie ihn auf inaktiv.
Hinweis: Kunden-Ansprechpartner sind natürliche Personen — eine separate Anonymisierung oder Entfernung von Ansprechpartner-Daten (DSGVO Artikel 17) erfolgt über den Ansprechpartner direkt, nicht über das Löschen des Kunden. Der Kunde selbst ist als juristische Person betroffen, nicht von der Pseudonymisierungs-Logik der Mitarbeitenden.