Im Lifecycle eines Kunden in ZEP gibt es vier Aktionen: Anlegen, Bearbeiten, Deaktivieren und Löschen. Dieser Artikel beschreibt den vollständigen Ablauf — von der ersten Stammdaten-Eingabe über laufende Änderungen bis zur Deaktivierung oder endgültigen Entfernung. Welche Felder am Kunden hinterlegt sind, beschreibt der Artikel Kundendaten; wie die Kundenliste konfiguriert wird, der Artikel Kundenübersicht.
Hinweis: Die Kundenverwaltung ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar, nicht in ZEP Clock. Welche Felder und Aktionen sichtbar sind, hängt zusätzlich von Ihrer Rolle und den gebuchten Zusatzmodulen ab.
Berechtigungen für die Kundenverwaltung
Wer Kunden anlegen, bearbeiten oder löschen darf, ergibt sich aus der Rolle und zwei Grundeinstellungen in der Administration. Die folgende Übersicht fasst zusammen, welche Rolle welche Aktion ausführen kann. Eine vollständige Rollen-Referenz mit allen Berechtigungen rund um den Kunden finden Sie im Artikel Kundendaten.
Rolle | Anlegen | Bearbeiten | Löschen |
Administrator | ja | ja | ja |
Abteilungsleiter (eigene Abteilung, mit Modul Standorte und Abteilungen und Grundeinstellung Abteilungsleiter darf neue Kunden anlegen) | ja | ja | nein |
User mit Zusatzrechten (mit Grundeinstellung User mit Zusatzrechten dürfen Kunden anlegen) | ja | ja (selbst angelegte interne Kunden) | nein |
Kundenverantwortlicher (mit Recht Kundenverantwortlicher darf Kunden ändern) | nein | ja (eigene Kunden) | nein |
Controller / Projektcontroller | nein | nein | nein |
Personalverwalter | nein (kein Zugriff) | nein (kein Zugriff) | nein |
Die beiden Grundeinstellungen liegen in Administration > Kunden > Einstellungen. Personalverwalter haben generell keinen Zugriff auf die Kundenverwaltung — das ist datenschutzrechtlich beabsichtigt.
Kunden anlegen
Kunden werden direkt aus der Kundenliste heraus angelegt. Beim Anlegen öffnet sich ein Popup mit allen Feldern aus dem späteren Untermenüpunkt Daten — Sie erfassen also die kompletten Stammdaten in einem Schritt.
So legen Sie einen neuen Kunden an:
Öffnen Sie Kunden im Hauptmenü.
Klicken Sie oben rechts auf Neuer Kunde. Das Anlege-Popup öffnet sich.
Erfassen Sie die Pflichtfelder Kundennummer (KNr) und Name. Währung und MwSt-Satz sind bereits aus den Grundeinstellungen vorbelegt und lassen sich pro Kunde überschreiben.
Ergänzen Sie optional Branche, Kategorien, Kundenverantwortlicher, Abteilung (mit Modul Standorte und Abteilungen) sowie alle Kontakt- und Abrechnungs-Felder.
Klicken Sie auf Speichern. Der neue Kunde ist sofort aktiv und in allen Auswahllisten verfügbar.
Beim Speichern setzt ZEP einige Werte automatisch:
Kundenverantwortlicher — wurde im Popup keiner gewählt und ist die Grundeinstellung User mit Zusatzrechten dürfen Kunden anlegen aktiv, wird der anlegende Nutzer automatisch als Kundenverantwortlicher eingetragen.
MwSt — die Vorbelegung kommt aus Administration > Kunden > Einstellungen; sie kann pro Kunde überschrieben werden.
Kundennummer — bei aktiver automatischer Nummernvergabe schlägt ZEP die nächste freie KNr vor; sie lässt sich überschreiben, muss aber innerhalb des Mandanten eindeutig sein.
Die Kundennummer ist die technische Referenz auf den Kunden — sie lässt sich später über das Stift-Symbol an der KNr ändern, bestehende Rechnungen behalten dann die historische Nummer (siehe Abschnitt Kunden bearbeiten).
Kunden bearbeiten
Stammdaten eines Kunden ändern Sie direkt über die Kunden-Detailansicht im Untermenü Daten. Alle Felder lassen sich einzeln editieren, getrennt nach den Registern Allgemein, Kontaktdaten und Abrechnung. Eine vollständige Feld-Referenz beschreibt der Artikel Kundendaten.
So bearbeiten Sie einen bestehenden Kunden:
Öffnen Sie Kunden im Hauptmenü und wählen Sie den gewünschten Kunden aus.
Wechseln Sie in das Register Allgemein, Kontaktdaten oder Abrechnung, je nachdem welche Felder Sie ändern möchten.
Passen Sie die Werte an und klicken Sie auf Speichern.
Spezialfälle beim Bearbeiten:
Kundennummer (KNr) ändern — über das Stift-Symbol neben der KNr öffnet sich der Dialog Daten ändern. Tragen Sie die neue Nummer ein, klicken Sie auf Ausführen und bestätigen Sie mit Speichern. Die Änderung wirkt sofort, mit Modul Rechnungsstellung behalten bereits erstellte Rechnungen jedoch die historische Nummer.
Abteilungs-Zuordnung ändern — nur mit Modul Standorte und Abteilungen. Wechsel der Abteilung kann die Sichtbarkeit des Kunden für andere Abteilungsleitende verändern.
Kundenverantwortliche pflegen — über das Untermenü Kundenverantwortliche am Kunden; dort lassen sich Personen hinzufügen, Berechtigungen (darf Kunden ändern, mit Budgetverantwortung) feinsteuern und einzelne Einträge wieder entfernen.
Hinweis: Wer den Kunden bearbeiten darf, hängt nicht nur von der Rolle, sondern auch von der Abteilungs-Zuordnung und der Kundenverantwortlichen-Zuweisung ab — siehe Berechtigungs-Tabelle oben.
Kunden deaktivieren
Wenn ein Kunde nicht mehr aktiv betreut wird, setzen Sie ihn auf inaktiv. Inaktive Kunden erscheinen standardmäßig nicht mehr in der Kundenliste und in Auswahllisten von Projekten, Angeboten oder Auswertungen — die historischen Daten und alle Verknüpfungen bleiben aber vollständig erhalten.
So setzen Sie einen Kunden auf inaktiv:
Öffnen Sie den Kunden über das Hauptmenü Kunden.
Wechseln Sie in das Register Allgemein.
Aktivieren Sie die Checkbox Inaktiv und klicken Sie auf Speichern.
Was ändert sich nach der Deaktivierung:
Der Kunde wird in der Kundenübersicht ausgeblendet, solange das Filter auf aktiv steht. Über die Filterauswahl inaktiv oder alle bringen Sie ihn wieder in die Anzeige.
Der Kunde steht nicht mehr für neue Projektzuordnungen, Angebote oder Rechnungen zur Verfügung.
Bestehende Projekte, Rechnungen, Belege und Ansprechpartner bleiben unverändert und für Auswertungen weiterhin nutzbar.
Um den Kunden wieder zu aktivieren, entfernen Sie die Checkbox Inaktiv im Register Allgemein und speichern erneut.
Hinweis: Die Deaktivierung ist in den meisten Fällen die richtige Wahl, sobald ein Kunde Projekte, Rechnungen oder Tickets in ZEP hat — sie erhält die Historie und beugt fehlerhaften Auswertungen vor. Eine vollständige Löschung ist nur sinnvoll, wenn der Kunde irrtümlich angelegt wurde und keinerlei abhängige Daten besitzt.
Kunden löschen
Vorsicht: Das vollständige Löschen entfernt einen Kunden inklusive aller direkt am Kundendatensatz gespeicherten Informationen aus ZEP. Diese Aktion ist nur für Test- oder Fehlanlagen sinnvoll. Für ehemalige Geschäftsbeziehungen ist die Deaktivierung die richtige Wahl, weil sie die Historie erhält.
Die Lösch-Aktion erreichen Administratoren über die Kunden-Detailansicht unter Aktionen > Kunde löschen. ZEP prüft vor dem Löschen, ob abhängige Daten existieren. Ist mindestens eine Bedingung verletzt, blockiert ZEP die Löschung und zeigt die genaue Ursache in einer Meldung an.
Ein Kunde kann nur dann gelöscht werden, wenn alle folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
Es existieren keine Projekte, die dem Kunden zugeordnet sind — weder als primärer noch als sekundärer Kunde.
Es existieren keine Dokumente in der Dokumentenverwaltung des Kunden (mit Modul Dokumentenmanagement).
Es existieren keine Einträge in der Abrechnung — Rechnungen, Rechnungspositionen, offene Posten oder Zahlungseingänge (mit Modul Rechnungsstellung).
Es existieren keine Ansprechpartner mit Tickets oder Teilaufgaben und kein Ansprechpartner ist als Standard-Empfänger für automatisch erzeugte Tickets eingetragen (mit Modul Ticketsystem).
Es existieren keine Angebote für diesen Kunden (mit Modul Angebotserstellung).
Der Kunde stammt nicht aus einer CRM-Schnittstelle (HubSpot, Salesforce) — solche Kunden werden im jeweiligen CRM-System gelöscht, ZEP synchronisiert die Änderung automatisch.
ZEP zeigt nicht erfüllte Voraussetzungen direkt am Lösch-Dialog an: zum Beispiel die exakte Meldung „Der Kunde kann nicht gelöscht werden, denn es sind Projekte dazu definiert.". Lösen Sie die blockierende Verknüpfung zuerst auf (Projekte umzeichnen, Rechnungen archivieren, Ansprechpartner umtragen) oder entscheiden Sie sich für die Deaktivierung.
Hinweis: Kunden-Ansprechpartner sind natürliche Personen — eine separate Anonymisierung oder Entfernung von Ansprechpartner-Daten (DSGVO Artikel 17) erfolgt über den Ansprechpartner direkt, nicht über das Löschen des Kunden. Der Kunde selbst ist als juristische Person betroffen, nicht von der Pseudonymisierungs-Logik der Mitarbeitenden.