Mit der ZEP App erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten, Belege und Fehlzeiten direkt auf dem Smartphone. Die App ergänzt die ZEP-Webanwendung um eine mobile Erfassung für unterwegs und steht für iOS und Android zur Verfügung.

Sie laden die ZEP App im Apple App Store (iOS) oder im Google Play Store (Android) herunter. Dieser Artikel führt durch Anmeldung und die einzelnen Reiter der App. Welche Reiter erscheinen, hängt von Ihrer Produktlinie und den gebuchten Modulen ab: der Reiter Belege benötigt das Zusatzmodul Reisekostenabrechnung, der Reiter Fehlzeiten das Zusatzmodul Abwesenheiten und Überstunden.

Beim ersten Start melden Sie sich mit Ihrer ZEP-URL, Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an. Alternativ nutzen Sie den QR-Code-Schnell-Login: Den passenden QR-Code rufen Sie in der Web-Anwendung unter Profil > Schnittstellen > Mobile Apps auf und scannen ihn mit der App, um sich ohne manuelle Eingabe anzumelden. Nutzt Ihr Unternehmen Single Sign-On, erscheint zusätzlich eine Anmeldung über Ihren Anbieter (Google, Microsoft oder ein generischer OAuth-Anbieter). Auf unterstützten Geräten aktivieren Sie im Reiter Mehr außerdem die biometrische Anmeldung, etwa per Face ID oder Touch ID.

Der Reiter Dashboard fasst Ihre wichtigsten Kennzahlen zusammen: den Vergleich von Ist- und Sollarbeitszeit, die durchschnittlichen Stunden pro Tag, Ihr Überstundenkonto sowie den aktuellen Urlaubsstand. So behalten Sie Arbeitszeit und Salden mobil im Überblick.

Im Reiter Zeiten erfassen Sie Ihre Anwesenheit und Ihre Projektzeiten. Über den Stempelbutton unten rechts starten und beenden Sie die Zeitmessung, darüber hinaus erfassen Sie Projektzeiten manuell und sehen die Tagesübersicht.

Über den Stempelbutton starten Sie Ihre Anwesenheit und beenden sie mit Anwesenheit beenden. Die App zeigt die laufende Zeit sowie die Tagessumme an, sodass Sie Ihre Arbeitszeit jederzeit im Blick behalten. Bereits erfasste Zeiten lassen sich in der Tagesübersicht einsehen. Hat Ihr Administrator die Standortübermittlung aktiviert, fragt die App beim Stempeln die Standortfreigabe (GPS) ab.

Beim Stempeln bietet die App zusätzlich Projektzeit erfassen an. Alternativ legen Sie eine Projektzeit manuell über das Plus-Symbol an. Im Erfassungsdialog wählen Sie Datum sowie Start- und Endzeit, dazu Projekt, Vorgang und Tätigkeit. Als Vorgang wählen Sie je nach Konfiguration einen Projektvorgang oder ein Ticket. Über den Schalter Fakturierbar legen Sie fest, ob die Zeit abgerechnet wird, optional wählen Sie einen Arbeitsort und ergänzen eine Bemerkung. Für wiederkehrende Buchungen speichern Sie Favoriten, im Bearbeiten-Modus lässt sich eine Projektzeit außerdem auf einen anderen Tag kopieren.

Im Reiter Mehr verbinden Sie unter Kalendersynchronisierung Ihren Kalender von Google, Microsoft Outlook oder, auf iOS, Apple. Anschließend erscheinen Ihre Termine im Reiter Zeiten, und Sie übernehmen einen Termin mit einem Tipp direkt als Projektzeit. Pro Kalender legen Sie fest, ob er angezeigt wird und ob private Termine einbezogen werden.

Im Reiter Belege erfassen Sie Ausgaben mobil. Über das Plus-Symbol durchlaufen Sie einen geführten Prozess mit den Schritten Datum, Projekt und Vorgang, Belegart, Betrag, Zahlungsinformationen, Bemerkung und einer abschließenden Zusammenfassung. Den Beleg erfassen Sie per Kamera, aus der Galerie oder als Dokument (zum Beispiel PDF), optional auch ohne Anhang, und kennzeichnen ihn als Firmen- oder Privatbeleg.

Eine KI-Beleganalyse erkennt Belegdaten automatisch und füllt die Felder vor. Sie lässt sich im Reiter Mehr abschalten. Belege, die über eine geprüfte Kostenabrechnung gesperrt sind, lassen sich nicht mehr bearbeiten.

Über eine Reisetätigkeit erfassen Sie Reisezeiten als Projektzeit. Den zugehörigen Beleg hängen Sie an die Projektzeit an. So dokumentieren Sie Reisen samt Kosten in einem Vorgang, was die spätere Abrechnung der Reisekosten vereinfacht. In der App erfassen Sie dabei auch Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen) für die Verpflegung und greifen auf vergangene Reisen aus dem Archiv zurück. Die Erfassung entspricht weitgehend der Webanwendung. Details beschreibt der Artikel Reisezeiten und Reisekosten erfassen.

Im Reiter Fehlzeiten beantragen und verwalten Sie Abwesenheiten. Über das Plus-Symbol legen Sie eine Fehlzeit mit Von- und Bis-Datum, Fehlgrund und Fehldauer (ganzer Tag, halber Tag mit 50% der Regelarbeitszeit oder stundenweise) an. Sie speichern die Fehlzeit als Planung oder reichen sie direkt zur Genehmigung ein. Solange sie nicht genehmigt ist, können Sie sie wieder zurückziehen. Über den Filter zeigen Sie geplante, beantragte oder genehmigte Fehlzeiten an.

Der Reiter Mehr bündelt die Einstellungen der App. Hier schalten Sie die KI-Beleganalyse ein oder aus, aktivieren den Dark Mode und die biometrische Authentifizierung, richten die Kalendersynchronisierung ein, wählen die Sprache und legen fest, ob Wochenenden angezeigt werden. Zusätzlich erreichen Sie hier das Help Center (support.zep.de), die letzten Neuerungen, Impressum und Datenschutz sowie den Kontakt zum Support (Bewerten, Support anrufen, E-Mail). Über Abmelden verlassen Sie die App.