Die ZEP App ist die komfortable Lösung für die Erfassung von Projektzeiten und Reisekosten von unterwegs.
Immer und überall, können Sie geleistete Arbeits- und Reisezeiten sowie Belege für Reisekosten in Ihrem ZEP erfassen und erreichen damit maximale Flexibilität im Tagesgeschäft. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit das Beantragen von Fehlzeiten über die App zu steuern.
Die Verwaltung von Projekten, Mitarbeitern und Kunden sowie standardisierte Auswertungen erfolgen über das Web-Frontend von ZEP.
Projektzeiten erfassen
Über den Reiter "Zeiten" können Benutzer Ihre Projektzeiten mit den Voreinstellungen aus ZEP erfassen.
Um eine Zeit zu erfassen klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das "+"-Symbol, damit die Zeiterfassungsmaske aufgerufen wird.
Im Anschluss können Sie das Datum und die Zeit für die Buchung auswählen. Damit die Zeit vollständig gespeichert werden kann, müssen Sie ebenso das gewünschte Projekt, den Vorgang und die Tätigkeit auswählen.
Möchten Sie zur Buchung noch etwas ergänzen, so können Sie einen Freitext im Bemerkungsfeld hinterlegen.
Anwesenheit erfassen
Jeder Benutzer kann jetzt den Stempelbutton auch in der ZEP App nutzen.
Zusätzlich kann das Standorttracking beim kommen/gehen über die Einstellung in ZEP, im Webbrowser, gesetzt werden.
Falls der Standort nicht abgerufen werden kann, dann kann der Benutzer keine Zeiten stempeln und es wird keine Kommt-/Geht-Zeit erfasst.
Über den Stempelbutton kann der Benutzer zwischen "Projektzeit erfassen" & "Anwesenheit beenden" auswählen.
Projektzeit erfassen: ermöglicht die Zeitbuchung direkt einem Projekt anzuhängen.
Anwesenheit beenden: stempelt den Benutzer aus, ohne ein Projekt anzubinden. (Hier kann später ein Klick auf die erfasste Zeitbuchung getätigt werden, sodass die Zeit für die Projekterfassung vorbelegt)
Belege hochladen
Im Reiter "Belege" kann jeder Benutzer Belege für Reisen und andere anfallende Kosten erfassen.
Klicken Sie hierzu auf das "+" oben rechts, um die Belegdaten einzutragen.
Im Bereich "Anhang" können Sie den Beleg direkt über die Handykamera fotografieren und hochladen. Und im nächsten Schritt dann einem Projekt inkl. Vorgang zuordnen
Sind Belegarten vordefiniert, so können Sie zwischen diesen wählen.
Über die Zahlungsart wird unterschieden zwischen "Firma" und "Privat", wo Sie als Benutzer angeben ob der eingetragene Betrag in die Kostenabrechnung aufgenommen wird.
Reisekosten erfassen
Wenn Sie einen Beleg erfassen, können Sie die gesamten Reisekosten erfassen und diese einem Projekt zuordnen. Sodass die Abrechnung der Kosten über das Projekt durchgeführt werden kann.
Zuvor gehen Sie in den Reiter "Zeiten" und erfassen dort Ihre Projektzeit mit der "Reisetätigkeit". Sobald die Reise eingetragen wurde, auch wenn es nur die Hin- oder Rückreise ist, können Sie bereits einen Beleg zuordnen und erfassen.
Haben Sie die Zeit eingetragen, klicken Sie auf die "3-Punkte" neben der Zeit und auf "Beleg für Projekt erfassen" oder Sie klicken direkt auf die Projektzeit und auf "Beleg".
Fehlzeit erfassen
Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheiten können im Reiter "Fehlzeiten" für jeden Benutzer eingetragen werden.
Klicken Sie zuerst auf das "+"-Symbol und tragen im Anschluss den Zeitraum mit "von" und "bis" ein. Wählen Sie den Fehlgrund für die Fehlzeit ein und ergänzen ggfs. eine Bemerkung.
Je nach Konfiguration der Fehlgründe wird hier der Genehmigungsprozess angestoßen und der Administrator über die Beantragung informiert oder die Fehlzeit wird direkt eingetragen.
Sobald eine Fehlzeit gespeichert wurde, erscheint diese in der Übersicht.
Über die Filter "Geplant, Beantragt, Genehmigt" haben Sie die Möglichkeit sich die Fehlzeiten je nach Status anzeigen zu lassen.
...Mehr
Über den Reiter "...Mehr" erreichen Sie die App-Einstellungen und Hilfe-Optionen.
Je nachdem mit welchem mobilen Endgerät Sie die ZEP App verwenden, haben Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten:
Aktivieren des "Darkmode" für die App
Aktivieren der "biometrischen Authentifizierung"
Synchronisation des Kalenders
Hier können Sie die Synchronisation des Kalenders zwischen ZEP und dem auf Ihrem Handy vornehmen.
Verknüpfung via Outlook, Google oder Apple
Sobald Sie eine Verknüpfung ausgewählt haben, wird der jeweilige Assistent in einem separaten Fenster geöffnet um die App zu verknüpfen.
Einstellung der Sprache