Die ZEP App ist die komfortable Lösung für die Erfassung von Projektzeiten, Reisekosten und Abwesenheiten von unterwegs. Sie ist vorgesehen für User der ZEP Compact oder ZEP Professional Instanzen.
Immer und überall, können Sie geleistete Arbeits- und Reisezeiten sowie Belege für Reisekosten in Ihrem ZEP erfassen und erreichen damit maximale Flexibilität im Tagesgeschäft. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit das Beantragen von Fehlzeiten über die ZEP App zu steuern. Das Dashboard in der ZEP App bietet die Möglichkeit eine einfache Übersicht über Ihre wichtigsten Informationen zu erhalten. Die Verwaltung von Projekten, Mitarbeitern und Kunden sowie standardisierte Auswertungen erfolgen über das Web-Frontend von ZEP.
Die ZEP App ist für IOS oder Android Nutzer vorgesehen. Sie können diese daher im Apple Store oder im Google Play Store herunterladen.
Login in die ZEP App
Um sich in der ZEP App anzumelden, müssen Sie Ihre ZEP-URL, Username und Passwort bereithalten.
Die ZEP-URL folgt immer der gleichen Struktur: https://www.zep-online.de/zepmusterfirma - wobei "musterfirma" durch Ihr individuelles Firmenkürzel ersetzt wird.
Ihre spezifische URL können Sie in der Adressleiste Ihres Browsers sehen, wenn Sie in ZEP eingeloggt sind, oder unter Profil > Schnittstellen > Mobile Apps finden.
Sie haben auch die Möglichkeit, sich über den Schnell-Login via QR-Code anzumelden. Diesen finden Sie in Ihrem ZEP über folgenden Pfad: Profil -> Schnittstellen > Mobile Apps. Wenn Sie den vorhanden QR-Code scannen, können Sie sich nun direkt anmelden.
Wenn Sie sich erfolgreich in der ZEP App eingeloggt haben, öffnet sich der Reiter "Zeiten".
Reiter "Zeiten"
Anwesenheit erfassen
In dem Reiter "Zeiten" finden Sie den Stempelbutton. Der Stempelbutton zur Erfassung Ihrer Anwesenheit ist im unteren rechten Bildschirm vorhanden. Über den Stempelbutton kann der Benutzer zwischen "Projektzeit erfassen" & "Anwesenheit beenden" auswählen.
Projektzeit erfassen: ermöglicht die Zeitbuchung direkt einem Projekt anzuhängen. Dieser Button ist allerdings nur vorhanden, wenn Sie bei dem entsprechenden Mitarbeiter die Funktion "Projektzeit generieren" aktiviert haben
Anwesenheit beenden: stempelt den Benutzer aus, ohne ein Projekt anzubinden. (Hier kann später ein Klick auf die erfasste Zeitbuchung getätigt werden, sodass die Zeit für die Projekterfassung vorbelegt)
Projektzeiten erfassen
Über den Reiter "Zeiten" können Benutzer Ihre Projektzeiten mit den Voreinstellungen aus ZEP erfassen.
Um eine Zeit zu erfassen klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das "+"-Symbol, damit die Zeiterfassungsmaske aufgerufen wird. Im Anschluss können Sie das Datum und die Zeit für die Buchung auswählen. Damit die Zeit vollständig gespeichert werden kann, müssen Sie ebenso das gewünschte Projekt, den Vorgang und die Tätigkeit auswählen. Möchten Sie zur Buchung noch etwas ergänzen, so können Sie einen Freitext im Bemerkungsfeld hinterlegen.
Ebenfalls können Kalender von Outlook, Google und Apple synchronisiert werden. Die Einrichtung erfolgt unter Mehr > Kalendersynchronisation. Nach der Verknüpfung werden alle Kalendertermine direkt in ZEP angezeigt. Ein Klick auf einen Termin übernimmt die Zeit automatisch in die Zeiterfassung und schreibt den Termintitel in das Bemerkungsfeld.
Wiederkehrende Zeitbuchungen lassen sich als Favoriten speichern, um sie schnell wiederverwenden zu können. Dazu einfach eine neue Zeit anlegen und oben auf Favorit klicken. Die gespeicherten Favoriten stehen anschließend bei der Zeiterfassung zur Auswahl und ermöglichen so eine schnellere Buchung ohne erneute Eingabe.
Reiter "Dashboard"
Im Dashboard hat jeder Benutzer die Möglichkeit sich eine Übersicht über die eigenen Daten zu verschaffen:
Übersicht des Vergleichs zwischen IST-Stunden und den Soll-Stunden in Wochen, Monaten und Jahren.
Durchschnittliche Stunden pro Tag
Überstundenkonto
Übersicht der Urlaubstage
Resturlaub
Urlaubsanspruch
Genehmigter/geplanter Urlaub
Arbeitszeiten
Dieses Widget bietet einen Überblick über die Arbeitszeiten der aktuellen Woche. Durch Swipen lassen sich die letzten drei Wochen einsehen.
Urlaub
Es stehen zwei Urlaubs-Widgets zur Verfügung. Das erste zeigt die verbleibenden Resturlaubstage des aktuellen Jahres auf einen Blick. Das zweite Widget bietet eine detailliertere Aufschlüsselung und zeigt den Gesamtanspruch sowie die beantragten, genehmigten und geplanten Urlaubstage an.
Überstundensaldo
Ein weiteres Widget zeigt das aktuelle Überstundensaldo und gibt so einen schnellen Überblick über die geleisteten Mehrarbeitsstunden.
Reiter "Belege"
Im Reiter "Belege" kann jeder Benutzer Belege für Reisen und andere anfallende Kosten erfassen. Klicken Sie hierzu auf das "+" oben rechts, um die Belegdaten einzutragen. Nach der optionalen Dateiauswahl wird der Nutzer durch einen strukturierten Prozess mit 7 Schritten geleitet.
Datum
Projekt & Vorgang
Belegart
Betrag
Zahlungsinformationen
Bemerkung
Angaben prüfen/Zusammenfassung
Im Bereich "Anhang" können Sie den Beleg direkt über die Handykamera fotografieren und hochladen. Und im nächsten Schritt dann einem Projekt inkl. Vorgang zuordnen
Über die Zahlungsart wird unterschieden zwischen "Firma" und "Privat", wo Sie als Benutzer angeben ob der eingetragene Betrag in die Kostenabrechnung aufgenommen wird.
Hochgeladene Belege werden automatisch durch eine KI analysiert. Dabei können folgende Felder ausgelesen werden: Datum, Belegart, Mehrwertsteuer, Betrag, Zahlungsart, Währung, Betragsart und Bemerkung. Alle von der KI erkannten Felder sind mit einem Stern gekennzeichnet, sodass auf einen Blick ersichtlich ist, welche Angaben automatisch befüllt wurden. Die KI-Analyse kann bei Bedarf unter Mehr deaktiviert werden.
Reisezeit erfassen
Wenn Sie einen Beleg erfassen, können Sie die gesamten Reisekosten erfassen und diese einem Projekt zuordnen. Sodass die Abrechnung der Kosten über das Projekt durchgeführt werden kann.
Zuvor gehen Sie in den Reiter "Zeiten" und erfassen dort Ihre Projektzeit mit der "Reisetätigkeit". Sobald die Reise eingetragen wurde, auch wenn es nur die Hin- oder Rückreise ist, können Sie bereits einen Beleg zuordnen und erfassen.
Haben Sie die Zeit eingetragen, klicken Sie auf die "3-Punkte" neben der Zeit und auf "Beleg für Projekt erfassen" oder Sie klicken direkt auf die Projektzeit und auf "Beleg".
Reiter "Fehlzeiten"
Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheiten können im Reiter "Fehlzeiten" für jeden Benutzer eingetragen werden.
Klicken Sie zuerst auf das "+"-Symbol und tragen im Anschluss den Zeitraum mit "von" und "bis" ein. Wählen Sie den Fehlgrund für die Fehlzeit ein und ergänzen ggfs. eine Bemerkung.
Je nach Konfiguration der Fehlgründe wird hier der Genehmigungsprozess angestoßen und der Administrator über die Beantragung informiert oder die Fehlzeit wird direkt eingetragen.
Sobald eine Fehlzeit gespeichert wurde, erscheint diese in der Übersicht.
Über die Filter "Geplant, Beantragt, Genehmigt" haben Sie die Möglichkeit sich die Fehlzeiten je nach Status anzeigen zu lassen.
Reiter "Mehr"
Über den Reiter „...Mehr" gelangen Sie zu den ZEP App-Einstellungen sowie zu Hilfe-Optionen. Über diesen Reiter ist außerdem die Abmeldung aus der ZEP App möglich.
Belegerfassung
Hier lässt sich die Option „KI für Belegerfassung verwenden" aktivieren oder deaktivieren, je nachdem ob die automatische KI-Analyse der Belege genutzt werden soll.
Geräteabhängige Einstellungen
Je nach verwendetem Endgerät stehen weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:
Dark Mode: Die ZEP App kann in den Dunkelmodus versetzt werden, um die Darstellung an die persönlichen Präferenzen anzupassen.
Biometrische Authentifizierung: Der Login lässt sich per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung absichern.
Kalendersynchronisation
Die ZEP App kann mit dem auf dem Gerät vorhandenen Kalender synchronisiert werden. Zur Auswahl stehen Outlook, Google und Apple. Nach der Auswahl öffnet sich automatisch ein Assistent in einem separaten Fenster, der durch die Verknüpfung führt.
Sprache
Die Anzeigesprache der ZEP App kann individuell Deutsch oder Englisch eingestellt werden.