In der Regel haben Sie den Menüpunkt Administration nur in Ihrem ZEP, wenn Sie die Berechtigung Administrator haben.

In diesem Administrationsbereich können Sie ZEP nach Ihren Anforderungen konfigurieren. Sie können das Verhalten von ZEP, das Aussehen, sowie die hinterlegten Daten zu Ihrem Unternehmen individuell anpassen.

Welche Menüpunkte Sie unter Administration in ZEP angezeigt bekommen, richtet sich grundlegend nach den bei Ihnen genutzten Zusatzmodulen.

Im Folgenden gehen wir die wichtigsten Punkte durch. Sollten Sie Menüpunkte haben, die in diesem Artikel nicht behandelt werden, schauen Sie bitte in den Artikel des entsprechend korrespondierenden Zusatzmoduls.

Firmenlogo

Sie können Ihr Firmenlogo auf der ZEP-Anmeldeseite und in ZEP unten links anzeigen lassen: Wählen Sie die entsprechende Datei aus (maximale Größe: 1MB) und laden Sie sie hoch.

ZEP Farbe

Geben Sie entweder den gewünschten Farbton hexadezimal in das Eingabefenster ein oder wählen Sie die gewünschte Farbe durch Klicken auf das Farbsymbol. Wenn Sie ZEP auf die Ursprungsfarbe zurücksetzen möchten, löschen Sie die Eingabe komplett raus und klicken auf Speichern.

​Zugriff über sichere SSL-Verbindung

Sie können angeben, ob Sie grundsätzlich eine SSL-verschlüsselte Verbindung erzwingen möchten, dies als Option anbieten möchten oder es nicht möglich sein soll. Wir empfehlen Ihnen immer mit SSL-Verschlüsselung auf ZEP zuzugreifen.

Bei der Umstellung der Einstellung von "automatisch umleiten" auf etwas anderes müssen die Benutzer ihr ZEP Session-Cookie im Browser manuell löschen. Ein Login ist ansonsten nicht möglich.

​Speichern von Benutzername und Kennwort im Browser zulassen

Wenn Sie zulassen möchten, dass der Browser den Benutzernamen und das Kennwort speichert, können Sie dies hier angeben.

ZEP Sprache

Hier stellen Sie die Standard-Sprache für ZEP ein. Zur Spracheinstellung gehört auch die sprachtypische Formatierung von Datum, Uhrzeit und Dezimalzahlen.

Die in ZEP angelegten Mitarbeiter haben i.A. als Sprache "-Standard-" eingestellt. Damit ist genau die Sprache gemeint, die Sie hier einstellen. Wenn für einen Mitarbeiter nicht die Standard-Sprache, sondern fest eine andere Sprache gelten soll, dann stellen Sie diese beim jeweiligen Mitarbeiter ein. Die Anmelde-Seite wird dann weiterhin in der Standard-Sprache angezeigt, nach dem Anmelden wird der Benutzer ZEP in seiner Sprache sehen.

Gleiches gilt für Projekte: Jedes Projekt hat unter Abrechnungseinstellungen > Format seine Abrechnungssprache definiert, auch diese ist i.A. "-Standard-". Wenn die Abrechnungen für ein Projekt nicht in der Standard-Sprache, sondern fest in einer andere Sprache erstellt werden sollen, dann ändern Sie die Sprache des Projekts unter Abrechnungseinstellungen > Format.

Wenn Sie das Ticket-System einsetzen, hat auch jeder Kunden-Ansprechpartner eine Spracheinstellung für seinen Ticket-Zugang. Auch hier ist die Sprache i.A. "-Standard-" und kann bei Bedarf geändert werden.

​Einstellung Anzahl Einträge pro Seite

In ZEP bekommen Sie oft Suchergebnisse in einer blätterbaren Tabelle präsentiert, z.B. Projektverwaltung, Mitarbeiterverwaltung, etc. Per Standard werden 15 Einträge pro Seite dargestellt. Hier können Sie diese Zahl ändern.

Die Anzahl Einträge pro Seite hat Auswirkungen auf den Bedienkomfort und auf die Geschwindigkeit:

Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf vollständig angezeigte, nicht-blätterbare Tabellen in Auswertungen und keine Auswirkung auf Tabellen in Popupfenstern.

Es gibt auch feste Mindestanzahl Einträge: Ein Seitenumbruch erfolgt erst dann, wenn die Folgeseite mindestens 4 Einträge enthalten wird. Das bedeutet: die letzte Seite einer Tabelle kann bis zu drei Einträge mehr als die eingestellte Anzahl enthalten.

Firmenname in Auswertungen (Kopfzeile) anzeigen

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Unternehmensname auf dem Ausdruck von Auswertungen in der Überschrift erscheint setzen Sie keinen Haken.

​Umbrüche im CSV-Export beibehalten

Wenn Sie im Bemerkungsfeld von Projekten/Vorgängen längere formatierte Texte mit Zeilenumbrüchen haben und diese auch so formatiert als CSV exportieren möchten, geben Sie hier Ja an.

Wenn Sie eine Email-Adresse anklicken wird standardmäßig der lokale Mail-Client (z.B. MS Outlook, Lotus Notes) aufgerufen. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie alternativ durch aktivieren dieser Option den integrierten ZEP Mail-Client benutzen.

​Trennzeichen für E-Mail-Adressen

Stellen Sie hier global ein, ob als Trennzeichen zwischen den E-Mail-Adressen, Komma oder Semikolon verwendet wird.

​Absendename für automatisch verschickte E-Mails und für ZEP Mail-Client

Dieser Absendename wird von ZEP in automatische verschickten Mails eingesetzt:

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben:

Absenderadresse

Diese E-Mail-Adresse wird von ZEP als E-Mail-Absender eingesetzt, wenn ZEP automatische Mails versendet, z.Bsp. bei Planstundenüberschreitungen, Überstundenbenachrichtigungen oder im Zusammenhang mit dem Ticketmodul.

Wenn Sie nicht spezielles konfiguriert haben, gilt die Standardeinstellung [email protected].

​

Falls Sie eigene E-Mail-Adressen verwenden möchten, sollten Sie auch einen eigenen Mailserververwenden, der zu diesen Adressen gehört (siehe “Speziellen Postausgang-Server für den Mailversand verwenden”).

​

ZEP Mailserver verwenden

Wenn Sie jedoch den ZEP Mailserver verwenden und Ihre E-Mail-Adresse Ihre eigene Domain enthält, müssen Sie Ihren SPF-Eintrag in den DNS-Einstellungen aktualisieren, um zu verhindern, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden. Dies bedeutet, dass Sie Ihren SPF-Eintrag um “a:mail.zep.de” ergänzen müssen. Sie müssen den Eintrag “a:mail.zep.de” an geeigneter Stelle in den SPF-Eintrag mit Leerzeichen davor und danach einfügen. Kontaktieren Sie dafür bitte Ihren IT-Systemadministrator (nicht das ZEP Support Team), dieser sollte die geeignete Stelle kennen.

Ein Beispiel für den aktualisierten Eintrag wäre “v=spf1 +a +mx a:mail.zep.de -all” oder „v=spf1 +a +mx a:mail.zep.de”

Erklärung SPF Record

Der SPF-Record (Sender Policy Framework Record) ist eine Art Sicherheitsmaßnahme, die dazu beiträgt, den E-Mail-Versand zu schützen und E-Mail-Betrug zu reduzieren. In einfachen Worten ist es eine Regel, die in den DNS-Einstellungen einer Domain festgelegt wird, um zu bestätigen, welche E-Mail-Server berechtigt sind, E-Mails im Namen dieser Domain zu senden.

Wenn ein E-Mail-Server eine E-Mail empfängt, überprüft er den SPF-Record der Domain des Absenders, um sicherzustellen, dass die E-Mail von einem autorisierten Server stammt. Ist dies der Fall, wird die E-Mail angenommen. Wenn nicht, wird die E-Mail möglicherweise als Spam oder gefälscht eingestuft und abgewiesen oder entsprechend behandelt.

​Antwortname für automatisch verschickte E-Mails und für ZEP Mail-Client

Hier tragen Sie den Antwortnamen ein, den der Empfänger einer automatisch aus ZEP verschickten E-Mail sieht.

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben:

Antwortadresse für automatisch verschickte E-Mails und für ZEP Mail-Client

Hier tragen Sie die Antwortadresse ein, den der Empfänger einer automatisch aus ZEP verschickten E-Mail sieht.

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben:

E-Mail-Kopf und E-Mail-Fuß

Hier können Sie mit einem einfachen HTML-Editor den Kopf- und den Fußbereich der E-Mails die von ZEP versendet werden, gestalten.

Falls Sie eigene E-Mail-Adressen als Absender verwenden möchten, können Sie einen eigenen Mail-Server verwenden, der zu diesen Adressen gehört (gleiche Domain).

Wir empfehlen Ihnen die Verwendung des ZEP Mailservers, da Sie damit unnötige Wartezeiten bei der ZEP Nutzung vermeiden. Der ZEP Mailserver nimmt die E-Mails sofort an und fügt sie in eine Warteschlange ein - diese wird dann im Hintergrund abgearbeitet. (Sie müssen nur bei allen Ihren Domains den spf record um a:mail.provantis.de ergänzen, damit die E-Mails nicht als Spam betrachtet werden.) Beispiel: v=spf1 +a +mx a:mail.zep.de -all

Bei Versand über Ihren Mailserver muss ZEP alle Mails direkt an Ihren Server übermitteln, solange müssen Sie bei der ZEP-Nutzung warten - je nach verwendeten Mail-Provider kann das einige Sekunden dauern. Je nach Einstellung von ZEP kann das auch die Zeiterfassung der Mitarbeiter beeinflussen, da Mails bei Überschreiten von Überstunden, Erreichen der Planzahl des Projekts usw. direkt beim Speichern einer Zeit verschickt werden.

Tragen Sie hier Ihren Postausgang-Server ein, wenn Sie nicht den Mail-Server von ZEP verwenden möchten.
Dazu definieren Sie Ihren Mailserver als "Speziellen Postausgangserver" mit entsprechenden Zugangsdaten und stellen ein:

Absendename für automatisch verschickte E-Mails: ZEP

Absendeadresse für automatisch verschickte E-Mails: [email protected]

Damit ZEP Mails über Microsoft Azure versenden kann ist der Zugriff über OAuth wie folgt zu konfigurieren:

​

Azure Einstellungen:

Rufen Sie Azure auf: https://portal.azure.com

Navigieren Sie dann via Azure Active Directory > App-Registrierung > "+ Neue Registrierung" zur App-Registrierung :

Geben Sie einen Name ein, z.B. "ZEP"

Wenn die App somit registriert ist die "Anwendungs-ID (client)" kopieren und in einer Datei (z.B. azure.txt) zwischenspeichern.

Danach:

Microsoft 365 Admin Center:
Benutzer > Aktive Benutzer > den Benutzer auswählen > E-Mail > E-Mail-Apps verwalten > "Authentifiziertes SMTP".

ZEP Einstellungen:

Administration > Meine Firma > Einstellungen > E-Mail > Einstellungen ändern

=> Speziellen Postausgang-Server für den Mailversand verwenden wählen

Für Azure relevante Felder:

Alle anderen wie seither (kein Passwort mehr bei OAuth)

=> Fertig!

Entra ID (Azure):

1. App-Registrierungen → + Neue Registrierung → Namen eingeben → Registrieren klicken.

2. API-Berechtigungen → Berechtigung hinzufügen → unter Microsoft-APIs Microsoft Graph auswählen → Anwendungsberechtigungen → Mail.Send auswählen → Berechtigung hinzufügen.

Hinweis: Für diese Berechtigung ist eine Administratoreinwilligung erforderlich.

ZEP-Verwaltung

E-Mail (ZEP Administration → E-Mail):

1. Einstellungen ändern → Eigenen Mailserver verwenden → Microsoft (Graph API) auswählen.

2. Daten von Entra ID (Azure) in ZEP eintragen:

• Anwendungs-ID => Client Id

• Clientanmeldeinformationen (Wert vom Geheimnis) => OAuth Secret

• Verzeichnis-ID (Mandant) => Tenant Id

Google Einstellungen:

Eine Anleitung wie Sie eine App in Google erstellen finden Sie hier:

​https://support.google.com/cloud/answer/6158849?hl=en#zippy=

Sie müssen den Mailversand von ZEP als App registrieren (https://cloud.google.com/console). Dort erhalten Sie dann die OAuth ID und das OAuth Secret welches Sie in ZEP eintragen müssen.

Die Umleitungs-URL finden Sie in den ZEP-Einstellungen für die E-Mail wenn Sie auf Google OAuth umstellen. Im Normalfall ist es die folgende URL, hier müssen Sie Ihren ZEP Namen ersetzen:

​https://www.zep-online.de/zepXXXXXXXXXX/view/oauth2smtp.php

​ZEP-Einstellungen:

Administration > Meine Firma > Einstellungen > E-Mail > Einstellungen ändern

Danach erscheint ein Pfeilsymbol in einem Kästchen. Dort müssen Sie sich anmelden und per Pop-Up die nötigen Berechtigungen erteilen, falls Sie dies noch nicht getan hatten.

Nach der Anmeldung können Sie durch das Briefsymbol eine Testmail versenden.

Bitte geben Sie an dieser Stelle die Daten zu Ihrem Unternehmen an. Diese Daten werden als Rechnungsabsender für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen sowie für den Swiss QR Code benötigt. Ebenso werden diese Daten als Platzhalter-Variable für das Briefpapier verwendet. D.h. wenn sich Ihre Unternehmensdaten ändern (z.B. Wechsel der Geschäftsform, Änderung der Anschrift, ...) können Sie die Änderung hier an dieser Stelle vornehmen und die aktualisierten Angaben werden automatisch in alle Ihre Briefpapiervorlagen übernommen, in denen Sie einen Platzhalter für diese Daten eingefügt haben.

Sie müssen mindestens den Namen und die Bankverbindung (siehe nächster Punkt "Bankverbindungen") vollständig angeben, sonst kann ZEP keine pdf/a-ZUGFeRD-Rechnungen generieren.

Zusätzlich muss beim Kunden unter Adressen die Checkbox "ZUGFeRD" aktiviert sein, sowie der ZUGFeRD-Ländercode eingegeben sein.

Rechnungen mit GiroCode/Bezahlcode (nur mit Modul Rechnungsstellung)

Erleichtern Sie Ihren Kunden die Bezahlung der Rechnungen mit einem QR-Code auf der Rechnung. Aus diesem gehen Empfänger, Kontonummer/IBAN, Betrag, Währung, Verwendungszweck oder Referenz hervor, der Code kann von zahlreichen Banking-Apps gelesen werden und vereinfacht die Übernahme der o.g. Daten in das Überweisungsformular.

Diese Daten können Sie unter Administration > Meine Firma > Unternehmensdaten angeben.
Der QR-Code kann über den Platzhalter Bezahl-QR-Code (%R_BEZAHLCODE%) im oberen oder unteren Rechnungstext (Projekt- bzw. Kundenzusatzfelder) ausgegeben werden. Damit dieser rechtsbündig ausgegeben wird, kann er in eine Tabelle mit Spaltenausrichtung rechtsbündig geschrieben werden.

Wenn Sie das Modul Abteilungen einsetzen, können Sie diese Unternehmensdaten auch jeweils für verschiedene Abteilungen eintragen, die als eigene Firmen agieren.

Bitte geben Sie hier Ihre Bankverbindung an. Diese Daten werden für die Erstellung von pdf/a-ZUGFeRD-Rechnungen benötigt. Ebenso werden diese Daten als Platzhalter-Variable für das Briefpapier verwendet. D.h. wenn sich Ihre Bankverbindung ändert, können Sie die Änderung hier an dieser Stelle vornehmen unter Neue Bankverbindung und die aktualisierten Angaben werden automatisch in alle Ihre Briefpapiervorlagen übernommen, in denen Sie einen Platzhalter für diese Daten eingefügt haben. Die Felder Bankname, IBAN und BIC stehen auch als Dokumentvariablen für das Briefpapier zur Verfügung.

Jede Bankverbindung hat die Felder:

Für ZUGFeRD und als Platzhalter fürs Briefpapier:

Nur für das Briefpapier:

Zusätzlich muss beim Kunden unter Adressen die Checkbox ZUGFeRD aktiviert sein, sowie der ZUGFeRD-Ländercode eingegeben sein.

Hier können Sie Ihr eigenes Briefpapier mit Ihrem Logo und Unternehmensdaten hochladen. Alle Auswertungen im Format pdf, doc, docx bzw. odt werden auf diesem Briefpapier angezeigt.

Das Briefpapier wird in folgenden Auswertungen verwendet:

​Erstellung Briefpapier

Bitte beachten Sie unsere Anleitung zur Erstellung des Briefpapiers die Ihnen an dieser Stelle zum Download zur Verfügung gestellt wird.

Wenn Sie kein eigenes Briefpapier hinterlegen, wird immer das Briefpapier Standard verwendet. Das sehen Sie auch an der Anzeige Briefpapier Standard (Sprache) Hochformat/Querformat wird verwendet. Dieses Briefpapier enthält lediglich eine Fußzeile mit Ihrem Firmennamen und die Seitennummer.

Soll ZEP Ihre Auswertungen (in pdf, Word oder LibreOffice) komplett inkl. Briefpapier erstellen, also z.B. mit Ihrem Logo und weiteren Angaben in Kopfzeile und Fußzeile, so müssen Sie ihr eigenes Briefpapier erstellen und in ZEP hochladen.

Sie können für diese verschiedene Bereiche unterschiedliche Briefpapiere hochladen:

Geben Sie optional an, ob ZEP nur von bestimmte IP-Adressen aus aufgerufen werden darf:

Aktivieren Sie die Checkbox IP-Adresse-Authentifizierung verwenden und geben Sie die entsprechenden IP-Adressen getrennt durch Leerzeichen ein und speichern Sie.

Optional stellt ZEP Ihnen die Möglichkeit des Login via OAuth zur Verfügung:

Unter Administration > Meine Firma > Einstellungen > Login geben Sie an, ob Sie den "Login via OAuth ermöglichen" wollen. Wählen Sie, ob Sie dies über Google oder Microsoft (Azure), Keycloak oder Allgemein ermöglichen möchten. Wählen Sie zuerst die Methode aus, dann werden die Links sichtbar.

Für die sichere Kommunikation von ZEP via OAuth müssen „CLIENT ID“ und „CLIENT SECRET“ in den Einstellungen von ZEP hinterlegt werden.

Optional können Sie angeben, ob der normale ZEP Login gesperrt werden soll und wer den ZEP-Login im Bedarfsfall via Mail entsperren darf.

Dafür muss Ihr ZEP als App über die „Google Cloud Console“ https://cloud.google.com/console registriert werden, „CLIENT ID“ (Google: "Client-ID") und „CLIENT SECRET“ (Google: "Clientschlüssel") werden bei der Registrierung von Google generiert.

Bei der Registrierung ist darauf zu achten, dass die Adresse zu „glogin.php“ unterhalb des view-Verzeichnisses von ZEP bei Google als „REDIRECT URI“ (Google: "Autorisierte Weiterleitungs-URIs") hinterlegt wird.

Nach dem Konfigurieren kann sich jeder Mitarbeiter mit einem gültigen Google-Konto mit seinen Google Zugangsdaten anmelden, wenn die E-Mail-Adressen des Google-Kontos und ZEP übereinstimmen. Der Mitarbeiter hat in seinen Daten ein weiteres Feld (neben dem E-Mail Feld): Google ID: hier muss die E-Mail-Adresse des Google-Accounts hinterlegt sein.

Die Anmeldung über Google kann durch den Aufruf der Seite „glogin.php“ unterhalb des view-Verzeichnisses von ZEP initiiert werden. Die Google-Anmeldung kann auch über den Link „Sign in with Google“ auf der Loginseite von ZEP erreicht werden, falls der normale Login von ZEP nicht vom Administrator gesperrt wird.

Für Microsoft OAuth muss Ihr ZEP als App über das App-Registrierungsportal: https://aka.ms/appregistrations registriert werden.

Wenn Sie in Azure die Einstellung "Unterstützte Kontotypen: Nur meine Organisation" haben, müssen Sie die Tenant-ID (auch als Mandant- bzw. Verzeichnis-ID bekannt) von Azure kopieren und in ZEP unter Administration Meine Firma > Einstellungen > Login > OAuth > Tenant-ID eintragen.

Weitere Informationen erhalten Sie unter dem Link https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/develop/active-directory-v2-registration-portal

Hier können Sie Qualitätskriterien für die in ZEP verwendeten Kennwörter einstellen.

Was passiert, wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben, oder Sie die erlaubte Anzahl an Eingabeversuchen überschritten haben?

ZEP bietet Ihnen dann an:

"Nutzen Sie dieses Formular, wenn Sie Ihr Kennwort für ZEP vergessen haben. Tragen Sie Ihren Benutzername oder Ihre E-Mail-Adresse ein. ZEP sendet Ihnen eine E-Mail mit Informationen, wie Sie ein neues Kennwort definieren können.

Geben Sie hier global an, ab wie viel Prozent der geplanten Stunden eine Mail an den bzw. die Projektleiter mit Budgetverantwortung generiert werden soll. Sie können optional einstellen, ob nur fakturierbar gebuchte Stunden Berücksichtigt werden.

Sie können diese Werte projektspezifisch bei jedem beliebigen Projekt unter Daten & Plan überschreiben: in diesen Projekten gilt dann jeweils die projektspezifisch eingetragenen Werte.

Berücksichtigt werden je nach Einstellung alle Stunden oder nur fakturierbar gebuchte Stunden.

Voraussetzung für eine Warnung ist die Angabe von Plan-Stunden für das Projekt bzw. für den Vorgang.
Wenn kein Projektleiter mit Budgetverantwortung und mit E-Mail-Adresse ermittelt werden kann, werden alle Projektleiter ohne Budgetverantwortung informiert. Gibt es keine Projektleiter werden ggf. alle Abteilungsleiter der Abteilung des Projekts informiert, wenn diese auch nicht ermittelt werden können (oder wenn das Modul Abteilungen nicht lizenziert ist) werden alle Administratoren informiert.
Bei jeder Zeitbuchung wird geprüft, ob ein Prozentsatz der Planstunden auf Vorgangs- oder Projektebene erreicht wurde, d.h. es können bei jedem eingetragenen prozentualen Wert bis zu zwei E-Mails versendet werden:

Plan- und Ist-Stunden im i-Punkt der Vorgangsliste bei der Zeiterfassung anzeigen

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird bei der Zeiterfassung der Vorgang-i-Punkt um die im Projekt bzw. den Vorgängen hinterlegten Planzahlen ergänzt.

Die auf der Hilfe-Seite angezeigte Tabelle der Vorgänge wird um folgende Spalten erweitert:

Ist Stunden im i-Punkt der Vorgangsliste bei der Zeiterfassung anzeigen

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird bei der Zeiterfassung der Vorgang-i-Punkt um die auf das Projekt bzw. die Vorgänge erfassten Ist Stunden ergänzt.

Die auf der Hilfe-Seite angezeigte Tabelle der Vorgänge wird um folgende Spalten erweitert:

Nur buchbare Vorgänge im i-Punkt der Vorgangsliste bei der Zeiterfassung anzeigen
Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die Mitarbeiter im i-Punkt der Vorgangsliste nicht mehr alle Vorgänge des Projekts sehen, sondern nur die Vorgänge, die einen buchbaren Status haben und deren Laufzeit innerhalb des Erfassungszeitraums liegt.

​Nur eigene Vorgänge im i-Punkt der Vorgangsliste bei der Zeiterfassung anzeigen
Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die Mitarbeiter im i-Punkt der Vorgangsliste nicht mehr alle Vorgänge des Projekts sehen, sondern nur die Vorgänge denen sie als Mitarbeiter zugeordnet sind.

​Bemerkungen der Vorgänge sichtbar im i-Punkt der Vorgangsliste bei der Zeiterfassung
Unter Administration > Projekt > Einstellungen stellen Sie ein, ob die Bemerkungen der Vorgänge im i-Punkt der Vorgangsliste bei der Projektzeiterfassung angezeigt werden sollen.

Jeder Mitarbeiter hat bei der Projektzeiterfassung einen i-Punkt bei der Liste der Vorgänge. Wenn er diesen i-Punkt aufruft, sieht er eine Liste der Vorgänge des eingestellten Projekts.

Wenn diese Liste auch die Bemerkungen aller Vorgänge enthalten soll, aktivieren Sie die Einstellung Bemerkungen der Vorgänge sichtbar.

Vorgangsmitarbeiter inkl. E-Mail im i-Punkt der Vorgangsliste bei der Zeiterfassung anzeigen

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden im i-Punkt der Vorgangsliste alle Vorgangsmitarbeiter und ihre in ZEP hinterlegten E-Mail-Adressen angezeigt.

​Bemerkung des ausgewählten Projekts im i-Punkt der Projektliste bei der Zeiterfassung anzeigen.
Hier stellen Sie ein, ob die Bemerkung des ausgewählten Projekts im i-Punkt der Projektliste bei der Projektzeiterfassung angezeigt werden soll.

​Abrechnungsart des ausgewählten Projekts im i-Punkt der Projektliste bei der Zeiterfassung anzeigen.
Hier stellen Sie ein, ob die Abrechnungsart des ausgewählten Projekts im i-Punkt der Projektliste bei der Projektzeiterfassung angezeigt werden soll.

​Alle Projektmitarbeiter des ausgewählten Projekts inkl. E-Mail im i-Punkt der Projektliste bei der Zeiterfassung anzeigen
Wenn Sie diese Option aktivieren, werden im i-Punkt der Projektliste alle Projektmitarbeiter mit ihrer Funktion im Projekt (Projektleiter) und ihre in ZEP hinterlegten E-Mail-Adressen angezeigt.

​User mit Zusatzrechten/Controller darf Projekte anlegen:
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können die Mitarbeiter mit der Rolle „User mit Zusatzrechten“ oder „Controller“ Projekte neu anlegen (das darf sonst nur der Administrator). Ein solcher Mitarbeiter hat den Menüpunkt Projekte.

​Interne Projekte sind grundsätzlich nicht fakturierbar
Projekte ohne Kundenzuordnung sind Interne Projekte:

Wenn die Einstellung Interne Projekte sind grundsätzlich nicht fakturierbar eingeschaltet (ja) ist:

Eine Änderung der Einstellung Interne Projekte sind grundsätzlich nicht fakturierbar wirkt sich nicht automatisch auf bereits existierende Projekte aus. Auch wenn Sie ein Kundenprojekt nachträglich zu einem internen Projekt machen, werden fakturierbar gebuchte Zeiten nicht automatisch zu nicht fakturierbaren Zeiten. Bei Bedarf müssen Sie in der Projektzeitauswertung die betreffenden Zeiten umbuchen.

Anzeigenname für Projekte in Tabellenspalten von Auswertungen

Stellen Sie ein, mit welcher Bezeichnung Projekte in Tabellenspalten der Auswertungen angezeigt werden sollen:

Externer Anzeigenname für Projekte und Vorgänge
Stellen Sie global ein, in welcher Form Projekte in externen Auswertungen angezeigt werden sollen:

Der Anzeigename der Vorgänge werden analog eingestellt:
​Externer Anzeigenname für Vorgänge

Stellen Sie global ein, in welcher Form Vorgänge in externen Auswertungen angezeigt werden sollen: angezeigt werden sollen:

'mit Unterschriftenblock in der Druckversion' im Projektzeitnachweis vorbelegen
Stellen Sie ein, ob die Auswertung Projektzeitnachweis die Voreinstellung mit Unterschriftenblock in der Druckversion haben soll.

​Projektkategorie in Projekttabellen anzeigen
Stellen Sie ein, ob die jeweils zugeordnete Projektkategorie in den Projekttabellen angezeigt werden soll.

​Schlagworte
Wenn Sie hier angeben "Projektleiter Schlagworte ergänzen darf (Ja), können die Projektleiter in einem Projekt auch eigene Schlagwörter anlegen und dem Projekt zuweisen.

Über Schlagworte können Sie Ihre Projekte klassifizieren und suchen.

Neue Schlagworte können Sie unter Administration > Projekte > Schlagworte eingeben

​Link "E-Mail an die Projektmitarbeiter senden" sendet E-Mail in Projektsprache
In einem Projekt im Menüpunkt Projektmitarbeiter können Sie über den Link E-Mail an die Projektmitarbeiter senden eine E-Mail an alle Projektmitarbeiter senden.

Mit der Einstellung Ja, wird die E-Mail in der Sprache des Projekts (wird eingestellt im Projekt unter Format > Abrechnungseinstellungen) versendet.

Mit der Einstellung Nein, wird die E-Mail in der ZEP-Sprache (wird global eingestellt unter Administration > Meine Firma > Allgemein) versendet.

​Link "E-Mail an die Projektmitarbeiter senden" sendet E-Mail via "Undisclosed Recipients" (Empfänger stehen verborgen im BCC)

In einem Projekt im Menüpunkt Projektmitarbeiter können Sie über den Link E-Mail an die Projektmitarbeiter senden eine E-Mail an alle Projektmitarbeiter senden.

Mit der Einstellung Ja, wird die E-Mail-Adresse des Versenders im An-Feld aufgeführt, alle anderen Empfänger werden im BCC-Feld aufgeführt.

Mit der Einstellung Nein, werden alle Empfänger der E-Mail im An-Feld aufgeführt.

Alle Projektmitarbeiter dürfen den Menüpunkt "Projektplan" sehen

Wenn Sie hier Ja einstellen, können Sie zusätzlich angeben:

Wenn Sie dies so einstellen, haben alle Mitarbeiter in ZEP den Reiter Projekte, allerdings werden nur die jeweils zugeordneten Projekte angezeigt und im ausgewählten Projekt nur der Projektplan.

​Projekt-Nr Präfix
Der eingegebene Text erscheint als Präfix in der Projektnummer.
Folgende Platzhalter können eingesetzt werden:

Projekt-Nr Länge
Dies ist die Länge der Nummer, die zwischen Präfix und Suffix eingefügt wird. Die Nummer wird ggf. mit führenden Nullen aufgefüllt.

​Projekt-Nr Suffix
Der eingegebene Text erscheint als Suffix in der Kundennummer.
Folgende Platzhalter können eingesetzt werden:

Tätigkeiten sind Bezeichnungen für verschiedene Arbeitsabläufe unabhängig vom Projekt. Bei jeder Projektzeiterfassung wird eine Tätigkeit angegeben. Diese Tätigkeiten können unterschiedlich abgerechnet werden. In den Preistabellen können spezielle Stundensätze je Tätigkeit angegeben werden (ab ZEP Compact mit Modul Preise & Belege).

Die Unterscheidung von Tätigkeiten in der Projektzeiterfassung ist nützlich für spätere Auswertungen.

Sie können Tätigkeiten in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch/spanisch, geben Sie die Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird Bezeichnung in der Sprachauswahl angezeigt.

ist nicht arbeitszeitrelevant z.B. Rufbereitschaft

Sie können jeder Tätigkeit (außer Reisetätigkeit) diese Eigenschaft zuweisen, d.h. dann für diese Tätigkeit:

auch 'nicht fakturierbar' gebuchte Projektzeiten sind auf Projektzeitnachweis, Projektumsatz und Rechnungsanhang sichtbar. z.B. Kulanz

Wird eine so markierte Tätigkeit nicht fakturierbar auf ein Projekt gebucht, wird die Zeit trotzdem im Projektzeitnachweis aufgeführt und im Projektumsatz sowie im Rechnungsanhang ausgewiesen und zwar mit dem Preis 0,00.

Eigenschaften:

Sie können diese Option für beliebige Tätigkeiten auswählen und auch mit anderen Optionen (Reisetätigkeit, "Rufbereitschaft") kombinieren.

Werden sie nicht fakturierbar gebucht, wird aus diesen nicht fakturierbar gebuchten Zeiten ebenfalls ein Tagessatzanteil berechnet, der im Projektzeitnachweis aufgeführt und im Projektumsatz und Rechnungsanhang ausgewiesen wird mit dem Preis 0,00.

ab ZEP Compact Reisekostenabrechnung.

Einen weiteren Sonderfall stellt die Reisetätigkeit (i.A. "re") dar. Sie definiert u.a. Beginn und Ende von Dienstreisen, im Zusammenhang mit dem Arbeitsort werden in ZEP automatisch die Verpflegungsmehraufwendungen für die Reisekostenabrechnung berechnet (außer Sie haben diese Funktion in den Einstellungen unter dem Punkt "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" durch Eintragen von "keine Berechnung" ausgeschaltet).

Mit Reisetätigkeit ändern stellen Sie ein, welche Ihrer Tätigkeiten die Reisetätigkeit sein soll. Mit der Checkbox darf sich mit anderen Tätigkeiten überschneiden, ist nicht arbeitszeitrelevant können Sie angeben, ob die Reisezeit bei Ihnen zur Arbeitszeit zählt oder nicht.

Für eine Reisetätigkeit mit diesen Eigenschaften gilt:

Es gibt zur Zuordnung von Arbeitszeiten auch die Strukturierung von Projekten in Vorgänge. Zur Entscheidung zwischen Tätigkeit und Vorgang könnten folgende Hinweise hilfreich sein.

Ein Arbeitsablauf ist eine Tätigkeit, wenn einige der folgenden Punkte zutreffen:

Ein Vorgang dagegen:

Um einen neuen Status zu definieren geben Sie jeweils eine Kurzform und eine Bezeichnung ein.

Sie können den Projektstatus in mehreren Sprachen hinterlegen. Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch/spanisch, geben Sie die Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird Bezeichnung in der Sprachauswahl angezeigt.

Sie können für jeden Status eine Farbe auswählen, diese wird in der Projekttabelle angezeigt.
​

Status-Reihenfolge

Sie können einen Status mit den Pfeil-Symbolen nach oben oder unten verschieben. Mit der Sortierung legen Sie fest, in welcher Abfolge die Status in den Auswahllisten angezeigt werden. Ein neue angelegter Status wird immer am Ende der Liste angehängt. Sie können ihn mit dem entsprechenden Pfeil-Symbol an die richtige Stelle verschieben.
Ein neu angelegtes oder kopiertes Projekt befindet sich immer im ersten Status der Liste.
​

Buchbarkeit

Geben Sie an, ob dieser Status buchbar ist. Nur die Projekte, die einem buchbaren Status zugeordnet sind, erscheinen bei der Projektzeit- und Belegerfassung in den Auswahllisten. Ist ein Status buchbar, wird er in der Tabelle fett gedruckt angezeigt.

​

Filter

Nach dem Projektstatus kann in den Projektauswertungen und der Projektplanung gefiltert werden.

Um einen neuen Status zu definieren geben Sie jeweils eine Kurzform und eine Bezeichnung ein.
Sie können einen Vorgangsstatus in mehreren Sprachen hinterlegen. Sie können für jeden Status eine Farbe auswählen, diese wird in der Vorgangstabelle angezeigt.

​

Status-Reihenfolge

Reihenfolge und Verschieben funktionieren analog wie beim Projektstatus über die Pfeil-Symbole.

​

Buchbarkeit

Die Buchbarkeit eines Vorgangs ist analog zu der Beschreibung welche Sie zur Buchbarkeit im Projektstatus finden.

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Projekt-Mailvorlagen An alle Projektmitarbeiter bzw. An einen einzelnen Projektmitarbeiter anpassen.
Zusätzlich können Sie optional Dateien hinzufügen (max 5 x 20MB / max. 50MB total).

Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu Projekt und Mitarbeiter zu versenden.
Bitte beachten Sie: der Platzhalter Ist Stunden (%ISTSTUNDEN%) liefert immer nur die aktuellen fakturierbargebuchten Ist-Stunden des Projekts.

Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden. Klicken Sie in der Spalte Testversand (an eigene E-Mail-Adresse) auf deutsch/englisch/französisch , dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.

Hier definieren Sie Kategorien, denen Sie Ihre Projekte jeweils zuordnen können. Diese Kategorisierung dient als Such- und Auswahlkriterium.

Sie können Kategorien in mehreren Sprachen hinterlegen.

Die Eingabe von Schlagworten kann Ihnen bei der Nutzung der Suchfunktion helfen um bspw. Projekte schneller zu finden und aufzurufen.

Zu Kunden, Projekten, Vorgängen und Mitarbeitern können Sie Zusatzattribute definieren. Ein Zusatzattribut ist ein Feld, das dann bei jedem Kunden/Projekt/Mitarbeiter vorhanden ist und über das Frontend eingepflegt werden kann.

Bei der Anlage eines Zusatzattributes müssen folgende Angaben gemacht werden:

Zusatzattribute werden beim jeweiligen Objekt auf der Daten-Seite angezeigt und können im Bearbeiten-Modus eingegeben werden.

Aktuell können Zusatzattribute wie folgt verwendet werden:

Kundensortierung in den Auswahllisten nach Name

Kundensortierung in den Auswahllisten nach Name statt nach Kunden-Nr.: Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden die Kunden in den Auswahllisten z.B. bei der Projektplanung und den Projektstandsauswertungen nach dem Kundennamen sortiert.

User mit Zusatzrechten/Controller darf Kunden anlegen

Kunden anlegen darf nur ein Administrator. Optional können Sie Mitarbeitern mit der Rolle User mit Zusatzrechten oder Controller erlauben, Kunden neu anzulegen (Einstellung Ja). Ein solcher Mitarbeiter ist automatisch als Kundenverantwortlicher (mit der Berechtigung Kundendaten zu ändern) für diesen neu angelegten Kunden eingetragen. Wenn Sie einem solchen Mitarbeiter diese Kunden-Verantwortung wieder entziehen (beim Kunden), kann er diesen Kunden nicht mehr bearbeiten.

Voreinstellung MWST für neue Kunden

ab ZEP Compact Umsätze & Kosten

Bei der Anlage eines neuen Kunden, wird der hier eingegeben Wert vorbelegt.

Nur mit Modul Rechnungsstellung:

Voreinstellung 'Anreisepauschale bei einer zusammenhängenden Reise für mehrere Projekte' für neue Kunden:

ab ZEP Compact Reisekostenabrechnung

Als Vorbelegung für neue Kunden können Sie hier einstellen:

Bei Anreisepauschale je Tag haben Sie diese zwei Möglichkeiten:

Bei Anreisepauschale je Reise haben Sie diese zwei Möglichkeiten:

Im Menüpunkt Kunden > Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen haben Sie dann die Möglichkeit für jeden Kunden einzeln festzulegen, wie die Anreisepauschalen für diesen Kunden berechnet werden sollen.

In der Kundenverwaltung können Sie Ihre Kunden jeweils einer Branche zuordnen und die Auflistung nach den Branchen filtern. Diese Branchen definieren Sie hier.

Sie können Branchen in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch/spanisch, geben Sie die Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird Bezeichnung in der Sprachauswahl angezeigt.

Hier definieren Sie Kategorien, denen Sie Ihre Kunden jeweils zuordnen. Zum Beispiel: Interessent für eines Ihrer Produkte, Vertriebspartner oder Kooperationspartner etc. In der Kundenverwaltung ordnen Sie jeden Kunden einer Kategorie zu. Diese Kategorisierung dient als Such- und Auswahlkriterium.

Sie können Kategorien in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung und kann auch wieder in verschiedenen Sprachen erfolgen. Je nach Sprachwahl des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die Bezeichnung in der jeweiligen Sprache angezeigt.

An dieser Stelle definieren Sie Kategorien, denen Sie Ihre Kundenansprechpartnern jeweils zuordnen. Zum Beispiel: Weihnachtskarte, Info etc. Im Menü des Ansprechpartners können Sie dann eine bzw. mehrere Kategorien zuordnen. Diese Kategorisierung dient als Such- und Auswahlkriterium unter Auswertungen > Kunden > Kunden-Ansprechpartner

Zu Kunden, Projekten, Vorgängen und Mitarbeitern können Sie Zusatzattribute definieren. Ein Zusatzattribut ist ein Feld, das dann bei jedem Kunden/Projekt/Mitarbeiter vorhanden ist und eingepflegt werden kann.
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Bei der Anlage eines Zusatzattributes müssen folgende Angaben gemacht werden:

Bei Einsatz von Personio: Die Personio-Attribute werden übernommen, wenn der Name gleich ist.

Zu den Datentypen:

Zusatzattribute werden beim Mitarbeiter auf der Daten-Seite angezeigt und können im Bearbeiten-Modus eingegeben werden.
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Aktuell Verwendungszwecke von Zusatzattributen:

Hier können Sie mitarbeiterbezogene Voreinstellungen für ZEP treffen.

Anwesenheit zusätzlich zu Projektzeiten erfassen

Wenn Sie möchten, dass Mitarbeiter zusätzlich zum Erfassen der Projektzeit ihre Anwesenheit stempeln sollen, setzen Sie hier einen haken. Unter Auswertungen > Mitarbeiter > Kommt / Geht sehen Sie dann die Stempel-Events der Kommen- und Gehen-Ereignisse der Mitarbeiter.

Freie Mitarbeiter & Gutschriften aktivieren

Haben Sie freie Mitarbeiter, welche Sie über Gutschriften abrechnen möchten, setzen Sie hier den Haken.

Freie Mitarbeiter (ausgenommen Administratoren und Abteilungsleiter) dürfen in Auswertungen keine anderen Mitarbeiter sehen, z.B. in der Fehlzeitenübersicht

Manchmal ist gewünscht, dass freie Mitarbeiter keine Informationen über andere Mitarbeiter in ZEP erhalten. Sollte das bei Ihnen der Fall sein, setzen Sie hier einen Haken.

Mitarbeitersortierung in den Auswahllisten

Hier können Sie einstellen, wie Mitarbeiter in den Auswahllisten in ZEP sortiert sein sollen. Wählen Sie zwischen Benutzername, Vorname und Nachname.

Mitarbeiter-Formatierung in Kunden-Auswertungen

Hier können Sie angeben, wie der Name eines Mitarbeiters in Auswertungen für Kunden angezeigt werden soll. Sie haben die Wahl zwischen

Auswertungen für die Kunden sind Auswertungen > Mitarbeiter > Zeitnachweise, Auswertungen > Projekte > Projektumsatz/Kundenumsatz und Projektzeitnachweis.

Mitarbeiter-Formatierung in internen Auswertungen

Hier können Sie angeben, wie der Name eines Mitarbeiters in internen Auswertungen angezeigt werden soll. Sie haben die Wahl zwischen

Interne Auswertungen sind z.B. Auswertungen > Projekte > Projektstand, bzw. Gesamtstatus.

Projektzeitauswertung Gesamtsumme: Personentage (PT) entsprechen

In den Projektzeitauswertungen wird immer links oben die Anzahl der Gesamtstunden im Auswertungszeitraum angezeigt. Zusätzlich werden die Gesamtstunden in Personentagen (PT) angezeigt.
Hier geben Sie dafür die Stundenzahl an, die einem Personentag entspricht, z.B. 8 Stunden.
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PT Darstellung mit bis zu x signifikanten Nachkommastellen

Geben Sie einen Wert zwischen 0 und 10 an.

Vor Ablauf eines Beschäftigungszeitraums benachrichtigen

Hier können Sie angeben, ob und wer vor Ende eines Beschäftigungszeitraums eines Mitarbeiters per E-Mail benachrichtigt wird. Wenn Sie eine dieser Optionen gewählt haben, wird automatisch ein (System-) Task unter Administration > System > Tasks "Beschäftigungszeiträume" eingeplant, der täglich ausgeführt wird.
Für die Benachrichtigungs-Mails gibt es in den Stammdaten die Mailvorlage: Benachrichtigung vor Beschäftigungsende.

Jeder Mitarbeiter kann angeben, bis zu welchem Datum er seine Projektzeiten (ggf. Belege, Fehlzeiten) fertig erfasst hat und somit freigibt.

Hier stellen Sie ein, ob die ZEP-Benutzer ihre erfassten Daten (Projektzeiten, ggf. Belege, ggf. Fehlzeiten) freigeben können. D.h. jeder Mitarbeiter kann angeben, dass alle Projektzeiten (ggf. Belege und Fehlzeiten) korrekt und vollständig erfasst sind.

In der Projektzeittabelle unter Mein ZEP > Projektzeiten ist das Symbol mit dem zuletzt eingegebenen "Freigegeben bis Datum" zu finden.

Wenn Mitarbeiter ihre Projektzeiten freigeben prüft ZEP, ob es in dem Zeitraum Tage gibt, an denen weniger als die Hälfte der Sollzeit gebucht wurde. ZEP fragt, ob trotzdem freigegeben werden soll.
​Welcher Zeitraum wird geprüft? - Seit dem vorherigen Freigabedatum, aber maximal seit dem letzten Monatsabschluss aber maximal ein Jahr.
​Welche Meldung kommt? - Wenn in diesem Zeitraum mehr als 10 Tage unterbucht sind, kommt die Anzahl Tage, bei bis zu 10 Tagen kommt eine Liste der Daten.

Anschließend können Mitarbeiter ihre Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten für die Zeit bis einschl. dem Freigabedatum nicht mehr bearbeiten.

Wenn das Freigabedatum doch geändert werden muss, kann ein ZEP-Administrator im Untermenüpunkt Daten des Mitarbeiters das Freigabedatum jederzeit korrigieren.

Zusätzlich können Sie angeben angeben, ob und an wen eine Benachrichtigung gesendet werden soll.

Wenn ein Mitarbeiter die Freigabe seiner Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten erteilt hat, Benachrichtigung senden

optional an Administratoren, Projektleiter, Abteilungsleiter, Abteilungsleiter übergeordneter Abteilungen und zusätzliche Empfänger.

Ein Projektleiter sieht in seinem Projekt unter Projektmitarbeiter in der Tabelle jeweils ein Symbol für das Freigabedatum. Dieses Symbol ist blau, wenn die Freigabe später als Beginn des Auswertungszeitraums ist (also z.B. wenn Projektmitarbeiterzuordnung für den Oktober angezeigt wird, dann sind die Symbole blau wenn die Freigabe 1. Oktober oder später ist), sonst grau. Per mouseover ist das genaue Freigabedatum zu sehen.

Ein Administrator kann dieses Freigabedatum unter Mitarbeiter sehen und unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Allgemein > Daten sehen und ändern. Wenn Sie zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen, sehen Sie unter Administration > System > Monatsabschluss das grau-blaue Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol.

Ein Abteilungsleiter (nur mit Modul Standorte & Abteilungen) sieht bzw. bearbeitet das Freigabedatum unter Abteilungen > Mitarbeiter. Wird zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden genutzt, kann der Abteilungsleiter unter Abteilung > Mitarbeitersperren die Freigabedaten (grau-blaues Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol) der Mitarbeiter sehen.

Freigabedatum statt Schloss in der Mitarbeiterverwaltung anzeigen

Geben Sie an, ob in der Tabelle der Mitarbeiter unter Mitarbeiter statt dem "Freigabe-Schloss" eine Spalte "freigegeben bis"mit dem entsprechenden Datum angezeigt wird.

Geben Sie optional an, ob der Mitarbeiter benachrichtigt werden soll, wenn er für einen Monat gesperrt oder entsperrt wird

'mit Unterschriftenblock in der Druckversion' im Zeitnachweis Detail und im Mitarbeiter-Projektzeitnachweis vorbelegen

Wenn Sie möchten, dass in den Auswertungen zum Mitarbeiter > Zeitnachweis Detail in der Druckversion ein Unterschriftenblock eingeblendet werden soll, können Sie diese Option hier bereits voreinstellen.
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'mit Unterschriftenblock in der Druckversion' in der Kostenabrechnung vorbelegen

Wenn Sie möchten, das in den Auswertungen zum Mitarbeiter > Kostenabrechnung in der Druckversion ein Unterschriftenblock eingeblendet werden soll, können Sie diese Option hier bereits voreinstellen.

Dashboard-Settings

Aktuelle Mitarbeiter-Geburtstage Widget anzeigen:

Im Dashboard in ZEP lassen sich verschiedene Widgets zur Ansicht hinzufügen. Dazu gehört auch ein Widget, welches die Geburtstage der Mitarbeiter anzeigt (sofern diese bei den Mitarbeitern gepflegt wurden).

Mit dieser Einstellung steuern Sie, ob das Widget zur Anzeige zur Verfügung steht.

Voreinstellung Arbeitstage und Regelarbeitszeit (Stunden pro Tag) für neue Mitarbeiter

Hier geben Sie an, welche Tage Arbeitstage sind und für jeden Arbeitstag die Regelarbeitszeit in Stunden. Diese Voreinstellung wird automatisch beim Anlegen neuer Mitarbeiter übernommen. Natürlich können Sie diese Voreinstellung beim Mitarbeiter überschreiben.

Voreinstellung Urlaubsanspruch pro Jahr für neue Mitarbeiter

Tragen Sie bitte einen Wert für den Urlaubsanspruch pro Jahr ein. Die hier vorgenommene Einstellung wird in der Mitarbeiterverwaltung als Default-Wert voreingestellt und kann für den einzelnen Mitarbeiter überschrieben werden.

Voreinstellung Urlaubstage und Fehltage

Diese Einstellung ist in erster Linie relevant bei Teilzeitkräften:

Bei Vollzeitmitarbeitern, die täglich die gleiche Regelarbeitszeit haben, macht diese Einstellung keinen Unterschied.

Ausnahme: Wenn Vollzeitmitarbeiter unterschiedlich viele Stunden Regelarbeitszeit an den verschiedenen Wochentagen haben, und wenn für die kürzeren Tage weniger Urlaub eingesetzt werden soll, als für die längeren Arbeitstage, können Sie die Einstellung „umrechnen gemäß Regelarbeitszeit“ auch für Vollzeitmitarbeiter in Betracht ziehen.

Mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden pro Monat

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter haben, deren Arbeitsvertrag eine Regelung zu mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden enthält und Sie die Einstellung unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen die Einstellung inklusiv-Überstunden vom monatlichen Stundensaldo abziehen aktiviert haben können Sie hier einen Wert und eine Berechnungsart für die mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden pro Monat angeben. Diese Werte werden dann für einen neuen Mitarbeiter automatisch übernommen.

Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines ausgewählten Mitarbeiters können Sie die Voreinstellung individuell anpassen.
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​Voreinstellung Pausenregelung für neue Mitarbeiter

Sie können hier angeben, welche Pausenregelung als Voreinstellung für neue Mitarbeiter verwendet werden soll. Diese Einstellung wird in der Mitarbeiterverwaltung als Default-Wert voreingestellt und kann für den einzelnen Mitarbeiter überschrieben werden.

Ein Mitarbeiter benötigt mindestens die Berechtigungsstufe "User mit Zusatzrechten" um in Mein ZEP > Auswertungen die aktuelle Anwesenheit aller Mitarbeiter zu sehen.

Wenn Sie hier keinen Haken setzen, dann sehen alle Mitarbeiter, also auch "User" die aktuellen Anwesenheiten aller Mitarbeiter.

Mitarbeiter darf in Mein ZEP > Auswertungen die aktuellen Anwesenheiten nur in eigener Abteilung (und abwärts in Unterabteilungen) sehen.

Setzen Sie hier einen Haken, wenn Sie möchten, dass ein Mitarbeiter nur die Anwesenheiten der Mitarbeiter in der gleichen Abteilung (und Unterabteilungen) sehen kann.

Für Mitarbeiter mit der Einstellung "Berücksichtigung von Anwesenheitszeiten".

Stellen Sie ein, ob Mitarbeiter, bei welchen die Anwesenheitszeiten berücksichtigt werden, die eigene Kommt/Geht-Auswertung unter Auswertungen > Meine Auswertungen sehen kann. Außerdem können Sie einstellen, ob bei der Projektzeiterfassung eine Info mit den gestempelten Anwesenheiten erscheint.

Empfänger der Info-Mail wenn beim Ein-/Ausstempeln ein Fehler aufgetreten ist.

Geben Sie an, an wen ZEP eine Info-Mail senden soll, wenn bei einem Mitarbeiter beim Ein-/Ausstempeln ein Fehler aufgetreten ist.

Standort-Übermittlung

Entscheiden Sie, ob bei der Verwendung der App der Standort des Gerätes mitgesendet werden soll. Diese Einstellung ist je Mitarbeiter nochmal individuell anpassbar.

Hier können Sie sogenannte Textbausteine mit Standardformulierungen und Platzhaltern definieren. Diese Textbausteine können Sie dann beim Schreiben einer E-Mail einfach einfügen (Platzhalter/Textbaustein einfügen).

Klicken Sie auf Neuer Textbaustein und geben Sie im Dialogfenster den Name für den Textbaustein an (wählen Sie die entsprechende Sprache). Geben Sie im Feld Inhalt den gewünschten Text ein. Sie können hier auch bestimmte Platzhalter einbauen, z.B. %I_VORNAME% %I_NACHNAME%, diese Platzhalter werden dann in der E-Mail jeweils mit dem Vor- und Nachnamen des Verfassers der E-Mail ersetzt.

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Mitarbeiter-Mailvorlage anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu Mitarbeitern zu versenden. Die Platzhalter werden Ihnen angezeigt, wenn Sie in das Textfeld des Inhalts klicken.

Zusätzlich können Sie optional Dateien hinzufügen (max 5 x 20MB / max. 50MB total).

Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden.

Klicken Sie auf Testversand (an eigene E-Mail-Adresse) und treffen Sie die gewünschte Sprachauswahl (aktuell deutsch, englisch, französisch, spanisch und polnisch), dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.

Sie können beliebig viele Kategorien mit Kurzform und Bezeichnung für die Mitarbeiter definieren, zum Beispiel intern, extern, Teilzeit, Vollzeit.

Sie können Kategorien in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch/spanisch, geben Sie die Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englische, französische oder spanische Bezeichnung angezeigt.

In der Mitarbeiterverwaltung können Sie jedem Mitarbeiter beliebig Kategorien zuordnen. Nach diesen Kategorien können Sie die Projektzeitauswertung filtern: Unter Auswertungen > Mitarbeiter > Projektzeitauswertung können Sie sich alle Projektzeiten der Mitarbeiter einer bestimmten Kategorie anzeigen lassen. Ebenso unter Projekt > Auswertungen > Projektzeitauswertung.

Zu Mitarbeitern können Sie Zusatzattribute definieren. Ein Zusatzattribut ist ein Feld, das dann bei jedem Mitarbeiter vorhanden ist und eingepflegt werden kann.
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Bei der Anlage eines Zusatzattributes müssen folgende Angaben gemacht werden:

Bei Einsatz von Personio: Die Personio-Attribute werden übernommen, wenn der Name gleich ist.

Zu den Datentypen:

Zusatzattribute werden beim Mitarbeiter auf der Daten-Seite angezeigt und können im Bearbeiten-Modus eingegeben werden.
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Aktuell Verwendungszwecke von Zusatzattributen:

Definieren Sie eine Basispreistabelle für Ihr Unternehmen.

Sie wird in den Abrechnungen und Auswertungen für solche Projekte gelten, zu denen es weder eine eigene Projekt-Preistabelle gibt, noch eine Kunden-Preistabelle für den zugehörigen Kunden.

Die Basispreistabelle dient auch als Kopiervorlage für Kundenpreislisten.

​Sie geben an, ab welchem Datum die Preistabelle gültig ist. Immer wenn Sie ab einem bestimmten Datum eine neue Basispreistabelle für Ihr Unternehmen festlegen, geben Sie sie auch in ZEP als neue Preistabelle mit neuem Gültigkeitsbeginn ein.

​Jede Preistabelle besteht aus vier Teilen:

Sie können Preisgruppen in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch, geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf englisch, geben Sie die englische Bezeichnung an, usw. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die jeweilige Bezeichnung angezeigt.

Mit Hilfe von Preisgruppen werden die Mitarbeiter eines Projekts in unterschiedlich bezahlte Kategorien eingeteilt.

In der Mitarbeiterverwaltung geben Sie für jeden Mitarbeiter bereits beim Anlegen eine Preisgruppe an. Diese ist später bei der Projektplanung, wenn Sie (oder der betreffende Projektleiter) die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Projekt vornehmen, bereits voreingestellt, kann aber auch individuell geändert werden.

In den Preistabellen werden Sie Stunden- und Tagessätze immer bezogen auf die unterschiedlichen Preisgruppen definieren. Das gilt sowohl für die Basispreistabelle(n), als auch für kundenspezifische Preistabellen oder projektspezifische Preistabellen.

Hier in der Stammdatenverwaltung verwalten Sie die Liste von Preisgruppen, die bei der Mitarbeiterverwaltung, Mitarbeiter-Projektzuordnung und bei der Preistabellenerfassung zur Auswahl stehen sollen. Mindestens eine Preisgruppe ist zwingend.

Preisgruppen können nicht gelöscht werden, da dadurch alte Auswertungen und aktuelle SOLL/IST-Vergleiche beeinflusst werden bzw. von früheren Auswertungen abweichen. Um aber nicht mehr benötigte Preisgruppen aus der Anzeige zu entfernen, können Sie diese inaktivieren:

Rufen Sie die entsprechende Preisgruppe zum Ändern auf und setzen ein Häkchen in der Checkbox inaktiv.

In bestehenden Preistabellen (Basis-, Kunden-, Projektpreistabellen) wird die inaktive Preisgruppe mit dem Vermerk inaktiv angezeigt, falls dieser Preisgruppe noch Werte für Tages- bzw. Stundensatz zugeordnet sind. Sobald alle Werte auf 0 gesetzt sind, wird die inaktive Preisgruppe ausgeblendet. Beim Kopieren von Preistabellen werden die alten Preistabellen identisch kopiert, d.h. gegebenenfalls werden dabei inaktive Preisgruppen auch wieder sichtbar.

Hier wird angegeben, für welche Stundenanzahl Sie welchen Anteil des Tagessatzes berechnen. Das ist Grundlage der Abrechnung für alle Projekte mit der Abrechnungsart im Aufwand nach Tagessatz.

Die hier in den Stammdaten festgelegte Definition von Tagessatzanteilen gilt für alle Projekte, die nicht selbst eine eigene Definition von Tagessatzanteilen festgelegt haben.

Bei der Definition von Tagessatzanteilen können Sie bei den von-Std und bei den bis-Std jeweils 4 Nachkommastellen (je nach eingestelltem Minutenraster in ZEP; wenn Sie ein 15-Minutenraster festgelegt haben reicht die Angabe von 2 Nachkommastellen).
Bei den Tagessatzanteilen können Sie bis zu 8 Nachkommastellen eingeben. ZEP zeigt die Tagessatzanteile in den Auswertungen mit mindestens 2 und mit bis zu 8 Nachkommastellen an (je nach Definition). Wird ein einzelnes Projekt ausgewertet, werden genau die Tagessatzanteile, die für dieses Projekt gelten, betrachtet und es werden maximal so viele Nachkommastellen angezeigt, wie angegeben worden sind.

Bei der Erfassung von Belegen muss der Mitarbeiter angeben, ob er privat bezahlt hat (i.A. Zahlungsart privat) oder ob die Rechnung durch die Firma beglichen wurde (i.A. Zahlungsart Firma). Sie können für Ihr Unternehmen hier weitere Zahlungsarten definieren, z.B. je eine für die verschiedenen Firmenkreditkarten.

Sie können die Zahlungsarten in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch und geben Sie die deutsche/englische/französische Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.
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Gibt der Mitarbeiter bei "Belege erfassen" die Erstattungs-Zahlungsart an, erscheint der Betrag in seiner Kostenabrechnung. Falls Sie ändern wollen, welche Zahlungsart eine Erstattung in der Kostenabrechnung bewirken soll, klicken Sie den Link Erstattung ändern. Sie könne die von Ihnen gewünschte Zahlungsart zur Erstattung angeben (vorausgesetzt sie wird noch nicht verwendet).

Bei der Erfassung von Belegen, gibt der Mitarbeiter den Betrag und den Steuersatz an. Erfassen Sie hier die Steuersätze, die für die Belegerfassung zur Auswahl stehen sollen. Veraltete Steuersätze können Sie auf inaktiv setzen, dann werden sie nicht mehr zur Auswahl angeboten, sind aber bei Änderungen trotzdem noch verfügbar.

Hier werden Währungen und Wechselkurse erfasst. Eine dieser Währungen wird in ZEP als Basiswährung benutzt. Alle Wechselkurse sind bezüglich der Basiswährung angegeben. Entsprechend ist der Kurs der Basiswährung 1,0.

​Beispiel:

Sie können Ihre Wechselkurse hier manuell verwalten oder Sie aktualisieren die jeweils eingetragenen Wechselkurse über den ZEP-Scheduler unter Administration > System > Tasks Aktualisierung von Wechselkursen. Jede Währung, die hier in den Stammdaten unter Wechselkurse definiert ist, wird mit dem aktuellen Kurs aktualisiert. Der Kurs wird von der Webseite Fixer.io von ZEP gezogen . Bitte achten Sie auf den korrekten Währungscode!

In einigen Auswertungen (z.B. Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter, Gesamtstatus) werden alle Geldbeträge in die Basiswährung umgerechnet. Auch die Pauschalbeträge bei den Fahrzeugarten und den Arbeitsorten werden in der Basiswährung angegeben. Eine Währung kann im Zeitverlauf unterschiedliche Wechselkurse haben. Zu jedem Wechselkurs kann die Gültigkeitsdauer in der Spalte "gültig bis" begrenzt werden. In Auswertungen wird der aktuelle Wechselkurs benutzt, um beispielsweise einen Beleg in die Projektwährung umzurechnen (Umrechnungskurs zum Belegdatum) oder um einen Rechnungsbetrag aus der Projektwährung in die Basiswährung umzurechnen (Umrechnungskurs zum Rechnungsdatum).
​

In den Auswertungen werden Geldbeträge auf zwei Nachkommastellen gerundet.

​Ausnahme: Geldbeträge in Schweizer Franken (Währungsbezeichnung "CHF") werden auf 5 Rappen gerundet, wenn Sie unter Administration > Projektzeit & Belege > Einstellungen diese Option mit Ja angegeben haben.

Falls Sie die Basiswährung ändern wollen, klicken Sie den Link Basiswährung ändern: Markieren Sie in der Spalte Basiswährung die Währung, die Ihre neue Basiswährung sein soll. Bitte beachten: Wenn Sie die Basiswährung ändern, müssen alle Wechselkurse dementsprechend angepasst werden! Das Gleiche gilt für die Pauschalbeträge bei den Fahrzeugarten und den Arbeitsorten!

Welche Rolle spielt die Basiswährung in ZEP?

Über den Link Basiswährung ändern können Sie eine andere Währung als Basiswährung festlegen.

Bei der Belegerfassung kann der Mitarbeiter jeden Beleg einer Belegart zuweisen.
Einige typischen Belegarten sind in ZEP bereits enthalten.

Sie können Belegarten in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch und geben Sie die deutsche/englische/französische Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.
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Sie haben die Möglichkeit, für jede Belegart spezifische Vorbelegungen zu definieren. Diese quasi Standardbelege erleichtern den Mitarbeitern die Belegerfassung und helfen Fehler zu vermeiden.
Für jede Belegart kann vom Administrator in den Stammdaten die Vorbelegung folgender Felder definiert werden:

Falls eine Vorbelegung definiert ist, werden diese Werte bei der Erfassung neuer Belege verwendet.
Ist keine Vorbelegung definiert, sind die Eingabefelder mit den Angaben des zuletzt gebuchten Belegs vorbelegt.
​

Sie können die Kurzform der Belegart umbenennen indem Sie auf das Stift-Symbol klicken, die neue Kurzform eingeben und speichern.
​

Wenn für eine Belegart die Vorbelegung Leistungsdatum kann abweichen gesetzt wurde, wird bei der Belegerfassung eine zusätzliche Checkbox angezeigt. Setzen Sie hier ein Häkchen, können Sie ein zweites von dem Buchungsdatum abweichendes Datum angeben. Dieses Datum ist das sog. Leistungsdatum, d.h. der Beleg wird zu diesem Zeitpunkt an das Projekt weiter berechnet. Für die Ermittlung der internen Kosten des Projekts wird wie üblich das Buchungsdatum herangezogen. Falls Zahlungsart privat, wird dieser Beleg ebenfalls zum Buchungsdatum auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters aufgeführt.

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Beleg-Mailvorlage anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu Beleg und Mitarbeiter zu versenden

Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden. Klicken Sie in der Spalte "Testversand (an eigene E-Mail-Adresse)" auf "deutsch"/"englisch"/"französisch" , dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.
Zusätzlich können Sie optional Dateien hinzufügen (max 5 x 20MB / max. 50MB total).

Die Mailvorlage Beleg-Details wird versendet, wenn in einer Beleg-Tabelle (z.B. Auswertungen > Mitarbeiter > Belegauswertung, Auswertungen > Projekt > Belegauswertung) auf einen E-Mail-Link (Brief-Symbol hinter dem Namen eines Mitarbeiters) geklickt wird.

Wenn Sie ZEP Compact ohne Modul Umsätze & Kosten verwenden, heißt diese Kachel "Projektzeiten".

Rückwärtige Erfassung für Projektzeiten

Optional können Sie zu dieser Definition zusätzlich angeben:

Vorausbuchung bei Zeiterfassung und Belegerfassung erlauben

Geben Sie an, wie viele Tage in die Zukunft die Zeiterfassung und Belegerfassung möglich sein soll. Sie können hierbei wählen, ob die Vorrausbuchung auf eine Anzahl Minuten eingeschränkt werden soll, oder ob Ihre Mitarbeiter mehrere Tage voraus buchen dürfen.
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Doppelbuchungen zulassen

Geben Sie an, ob Zeiten parallel zueinander gebucht werden können.
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Mehrzeiliges Bemerkungsfeldes in der Projektzeit- und Belegerfassung

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter längere Bemerkungstexte zu den gebuchten Zeiten hinzufügen, können Sie hier einstellen, dass das Bemerkungsfeld in der Projektzeiterfassungs-Maske mehrere Zeilen groß ist.
​

Bemerkungstext erzwingen

Wenn Sie möchten, dass zu jedem Zeiteintrag und jedem erfassten Beleg eine Bemerkung eingegeben werden muss, geben Sie dies hier an.

Bemerkungstext von der zuletzt erfassten Projektzeit / Beleg vorbelegen

Hier können Sie festlegen, ob bei der Zeiterfassung der Bemerkungs-Text mit dem Bemerkungs-Text der als letztes erfassten Projektzeit vorbelegt sein soll oder nicht. Diese Einstellung bezieht sich ebenfalls auf die Erfassung von Belegen, d.h ob der Bemerkungs-Text des zuletzt erfassten Belegs vorbelegt sein soll oder nicht.

Zeiterfassung an Feiertagen und Tagen, die nicht Arbeitstage sind (i.A. Wochenenden) erlauben

Wenn Ihre Mitarbeiter auch an Tagen arbeiten, die in der Regelarbeitszeit nicht als Arbeitstage festgelegt sind, sollten Sie hier einen Haken setzen.

Tage, die keine Arbeitstage sind, anzeigen

Sie können entscheiden ob in der Projektzeiterfassungs-Tabelle auch die nicht Arbeitstage (i.A. Wochenenden) angezeigt werden. Auch wenn nicht Arbeitstage generell ausgeschaltet ist: Sobald eine Buchung auf einen nicht Arbeitstag vorgenommen wurde, wird dieser Tag in der Tabelle sichtbar.

Anzeige von Lücken in der Projektzeiterfassung

Hier können Sie angeben, ob Pausen (Zeiten, für die keine Zeitmeldungen erfasst wurden) als Lücke gekennzeichnet werden sollen.

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden auf der Seite "Projektzeit erfassen" in der Tabelle der Projektzeiteinträge die Lücken im Tagesverlauf durch einen größeren Abstand gekennzeichnet.

Diese Lücken werden von ZEP als Pausen angesehen. Wenn Sie aber nur vergessen haben hier eine Zeit zu erfassen, erleichtert ZEP Ihnen nun das Auffüllen dieser Lücke wie folgt:
Klicken Sie auf die entsprechende Lücke, wird die Ende-Zeit des vorherigen Eintrags als von-Zeit und die Start-Zeit des folgenden Eintrags als bis-Zeit in das obere Erfassungsfeld kopiert. Geben Sie dann entsprechend Projekt/Vorgang/Tätigkeit und Bemerkung an und Sie können so ganz einfach diese Lücke auffüllen.

Wenn Sie die Zeiterfassung ohne von/bis-Zeiten einsetzen (d.h. die Produktvariante ZEP Compact ohne Reisezeiten, und dazu in den Einstellungen "Erfassung per Dauer" angekreuzt), dann gibt es auch keine Lücken und diese Einstellung ist bedeutungslos.

Vorbelegung von-Zeit für neuen Tag

Geben Sie an, ob die Benutzer eine vordefinierte Uhrzeit bei Start von ZEP vorfinden sollen, oder ob die Projektzeiterfassung mit der aktuellen Uhrzeit (Standard) für einen neuen Tag voreingestellt werden soll.

Minutenraster

Hier können Sie wählen, ob die Projektzeit im 1, 2, 5, 6, 10, 15, 20 oder im 30 Minutenraster erfasst werden soll.

Wenn man jedoch mit den angezeigten gerundeten Zahlen nachrechnet, kommt man u.U. auf ein anderes Endergebnis. Obwohl das von ZEP angezeigte Endergebnis das richtige ist, kann das zu Verwirrung über die Projektabrechnung führen. Wir empfehlen daher als Minutenraster 3 Minuten 6 Minuten oder 15 Minuten oder 30 Minuten.

Wird das Minutenraster geändert, ist die Bearbeitung von Projektzeiten, die in einem anderen Raster erfasst wurden, nur noch eingeschränkt möglich.

In ZEP müssen Mahlzeiten (Frühstück , Mittag- bzw. Abendessen), die ein Mitarbeiter auf seiner Reise erhalten hat, für den betreffenden Tag angegeben werden.
Dadurch wird die Mahlzeiten-Pauschale von den Verpflegungsmehraufwendungen für diesen Tages abgezogen, z.B. wenn bei der Übernachtung Frühstück inklusive war oder der Mitarbeiter vom Kunden zu Abendessen / Mittagessen eingeladen wurde.
Hier können Sie eine Voreinstellung für die Vorbelegung dieser Mahlzeiten machen (der Mitarbeiter kann diese Voreinstellung jeweils überschreiben):

Wirkt sich nur aus, wenn der Mitarbeiter die Einstellung mit Verpflegungsmehraufwendungen hat.

Arbeitszeiten, Sollzeit sowie Plan-, Über- und Fehlstunden im Stunden:Minuten-Format

Stellen Sie ein, ob die in ZEP erfassten Zeiten im Dezimal-Format oder im Stunden:Minuten-Format angezeigt werden sollen.

Kostenabrechnung, Projektzeitnachweis, Projektumsatz und Rechnungsanhang: Tätigkeiten und Belegarten mit Bezeichnung oder Kurzform und Legende

Geben Sie hier global an, wie Belegarten und Tätigkeiten in den genannten Auswertungen dargestellt werden sollen:
Kostenabrechnung, Projektzeitnachweis, Projektumsatz und Rechnungsanhang: Tätigkeiten und Belegarten

Erfassung einer fakturierbaren Zeit, die gemäß Preisliste in einen zuschlagspflichtigen Zeitraum fällt: Mitarbeiter wird gefragt und kann angeben, ob dieser Zuschlag tatsächlich angewendet werden soll.

Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter freiwillig auch mal abends, nachts oder am Wochenende für ein Projekt arbeiten, obwohl dies nicht notwendig wäre und entsprechend keine Preisfaktoren berechnet werden sollen. Stellen Sie hier ein, wie in diesem Fall verfahren werden soll:

Projektzeiterfassung: Vorgänge mitsamt übergeordneter Vorgänge anzeigen

Wenn Sie möchten, dass unter Mein ZEP > Projektzeiten erfassen nicht nur der Vorgang sondern die Vorgangshierachie, also auch alle evtl. übergeordnete Vorgänge angezeigt werden, können Sie dies hier einstellen.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben zur Pausenregelung beachten oder auch erzwingen möchten, können Sie dies hier in ZEP hinterlegen. Zusätzlich können Sie innerhalb einer Pausenregelung auch eine "Kernarbeitszeit" definieren. Wenn Sie keine Pausenregelung in ZEP möchten (d.h. die Mitarbeiter sind selbst für die korrekte Erfassung ihrer Pausen zuständig) beachten Sie diesen Punkt nicht weiter.

​

In ZEP werden nicht bebuchte Zeiträume zwischen zwei Zeiteinträgen als Pause angesehen.
Zusätzlich gelten Reisezeiten, die nicht auf ein Fahrzeug gebucht werden (z.B. Reise mit Flugzeug oder Bahn oder als Mitfahrer), sog. passive Reisezeiten als Pausenzeiten im Sinne der Pausenregelung, d.h. solche passiven Reisezeiten werden (in bestimmten Auswertungen) nicht zur Arbeitszeit gezählt! Diese Reisezeiten werden in den entsprechenden Auswertungen von der Arbeitszeit abgezogen und als Pause im Sinne der Pausenregelung aufgeführt.

Reisezeiten in einem Fahrzeug (z.B. Auto), sog. aktive Reisezeiten werden nicht als Pausen im Sinne der Pausenregelung angesehen, da ZEP davon ausgeht, dass Sie selbst gefahren sind und somit keine Pause dabei machen können.

In Österreich gilt die Regelung "Bei der aktiven Reisezeit beträgt die Verlängerung der täglichen Höchstarbeitszeit maximal 12 Stunden, wenn die Arbeitsleistung durch angeordnetes Lenken eines Fahrzeugs erbracht wird sofern dies nicht die Haupttätigkeit des Arbeitnehmers darstellt." Das heißt hier darf ein Mitarbeiter zusätzliche Stunden Arbeiten.
​

Hier Legen Sie eine Pausenregelung für Ihr Unternehmen an (oder mehrere). Bereits angelegt ist die Pausenregelung Standard, in der die Mindestpausen nach § 4 ArbZG eingetragen sind.

Möchten Sie eine neue Pausenregelung anlegen, klicken Sie auf Neue Pausenregelung anlegen, geben Sie einen Namen ein und speichern.
Geben Sie an, ab welchem Datum die Pausenregelung gültig ist.
Sie können wählen, ob es bei Ihnen eine Mindestruhezeit geben soll. Damit ist die Zeitspanne zwischen zwei Arbeitstagen gemeint.

Wenn Sie keine Mindestruhezeit angeben, müssen Sie nur die maximale Arbeitszeit pro Tag im Sinne der Pausenregelung in Stunden angeben, ggf. tragen Sie noch die zusätzlichen Stunden bei aktiven Reisezeiten ein.

Wenn Sie eine Mindestruhezeit angeben, geben Sie eine diese im Sinne der Pausenregelung in Stunden an. Dies ist die Zeitspanne, die mindestens zwischen zwei Arbeitstagen oder auch Schichten liegen muss. Geben Sie ebenfalls die maximale Arbeitszeit pro Tag im Sinne der Pausenregelung in Stunden an. Tragen Sie ggf. noch die zusätzlichen Stunden bei aktiven Reisezeiten ein.

Sie können die Einhaltung der definierten Pausenregel erzwingen:

Wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen, können Sie optional angeben, ob überschrittene Maximalarbeitszeit und nicht eingehaltene Mindestpausen vom Überstundenkonto des betreffenden Mitarbeiters abgezogen werden sollen. (Nicht eingehaltene Ruhezeiten werden nicht abgezogen.)

Geben Sie an, wie der Abzug für fehlende Pausen berechnet werden soll.

Diese drei Varianten rechnen anhand der Summe der Arbeitszeiten und der Summe der gemachten Pausen eine Zahl aus. Diese Zahl ist unabhängig von den Uhrzeiten der Arbeits- und Pausenzeiten.

Geben Sie die Mindestlänge einer Pause im Sinne der Pausenregelung an.

In welchen Auswertungen wird die Pausenregelung berücksichtigt/angezeigt?

Hier finden Sie die Varianten für das Berechnungsverfahren für fehlende Mindestpausen und somit – falls eingestellt - für den Abzug fehlender Pausen, an Beispielen erklärt:

Angenommen, die Mindestpausen sind so eingestellt:

und angenommen, ein Mitarbeiter hat folgende Buchungen:

Variante Brutto:

Die Gesamtzeit wird betrachtet und davon die entsprechende Mindestpause abgezogen.

​Variante Netto:

Mindestpause insgesamt 00:45 (also in dem Fall kein Unterschied zu brutto)

Alle Mindestpausen werden nacheinander betrachtet: Die Zeit bis zur ersten vorgesehenen Mindestpause wird betrachtet und die dafür geltende Mindestpause wird abgezogen. Die daraus resultierende Nettozeit wird betrachtet und ggf. wird davon eine weitere Mindestpause abgezogen.

​Variante Mitarbeiterfreundlich:

Jedoch: Mit einer weiteren Pause von nur 12 Minuten ist die restliche Arbeitszeit 9:00 Stunden und damit unter der Grenze von 9:01, daher beträgt die Mindestpause insgesamt nur 00:42 Stunden.

Diese drei Varianten rechnen anhand der Summe der Arbeitszeiten und der Summe der gemachten Pausen eine Zahl aus. Diese Zahl ist unabhängig von den Uhrzeiten der Arbeits- und Pausenzeiten.

Im Rahmen einer Pausenregelung geben Sie die hier geltenden Mindestpausen in für die Arbeitszeiten an:
Lt.§ 4 ArbZG ist die Mindestdauer der Pausen nach der Dauer der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter gestaffelt. Die Mindestdauer der Pausen bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis 9 Stunden beträgt mindestens 30 Minuten, bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden 45 Minuten. Wenn Sie diese gesetzlichen Vorgaben in Ihrem ZEP so abbilden möchten, geben Sie dies bitte so an:

​

Neue Mindestpause anlegen:

von Std 6:01 und bis Std 9:00:

von Std 9:01 und bis Std 24:00

Sie können eine feste Pause anlegen:
Klicken Sie auf den Neue feste Pause anlegen, geben Sie an von wann bis wann diese Pause gelten soll und Speichern Sie.

Innerhalb der Pausenregelung können Sie Kernarbeitszeiten in ZEP definieren. Eine Kernarbeitszeit ist eine Zeitspanne, in der die Mitarbeiter Zeiten erfassen sollen. Einem Mitarbeiter kann über die Zuordnung einer Pausenregelung auch die dort definierte Kernarbeitszeit bzw. mehrere Kernarbeitszeiten zugewiesen werden.

Die Einhaltung der Kernarbeitszeit wird nicht erzwungen. In der Tabelle der Projektzeiten Projektzeiten zeigt ZEP mit einem blauen Hinweis an, wenn an einem Tag die Kernarbeitszeit nicht eingehalten wurde. In der Auswertung Monatsende wird in einer Spalte "zu wenig Kernarbeitszeit" angezeigt (nur mit Modul Abwesenheiten & Überstunden).

So können Sie eine Kernarbeitszeit anlegen:

Klicken Sie auf Neue Kernarbeitszeit anlegen, geben Sie an von wann bis wann diese Kernarbeitszeit gelten soll und Speichern Sie. Geben Sie die maximal zulässige Pause in Stunden an.
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​Beispiel:

Kernarbeitszeit von 9.00 bis 16.00 Uhr maximal zulässige Pause von 1 Stunde. D.h. der Mitarbeiter muss zwischen 9.00 Uhr und 16.00 Uhr mindestens 5 Stunden gearbeitet haben. Bitte beachten Sie: die "Pause" kann auch am Anfang bzw. am Ende der Kernarbeitszeit liegen.

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die Teilzeit arbeiten, sollten Sie diesen eine eigene Pausenregelung mit einer entsprechenden Kernzeit zuordnen.

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Projektzeiten-Mailvorlage anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu Mitarbeitern zu versenden. Die Platzhalter werden Ihnen angezeigt, wenn Sie in das Textfeld des Inhalts klicken.

Zusätzlich können Sie optional Dateien hinzufügen (max. 5 x 20MB / max. 50MB total).

Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden.

Klicken Sie auf Testversand (an eigene E-Mail-Adresse) und treffen Sie die gewünschte Sprachauswahl (aktuell deutsch, englisch, französisch, spanisch und polnisch), dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.
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Ab ZEP Compact mit Modul Reisekostenabrechnung

Sie haben die Wahl:

​

Keine Berechnung

Es werden keine Verpflegungsmehraufwendungen berechnet.

​

Deutschland

Geben Sie jeweils eine Pauschale an für eine Abwesenheit von mehr als 8 bzw. mindestens 24 Stunden. Wenn Sie an einem Tag auch das Frühstück bzw. Mittag- oder Abendessen bezahlt bekommen haben, sieht die steuerliche Regelung einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vor. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben. Die Angabe, ob eine Mahlzeit bezahlt wurde, erfolgt unter Mein ZEP > Projektzeiten für den jeweiligen Tag mit dem Besteck-Symbol.

​Weiterführende Informationen zu den gesetzlichen Bestimmungen:
Details zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen finden Sie in den Dokumenten des Bundesfinanzministeriums:

Österreich

Kalendertag-Regelung

Für die Berechnung des Tagesgelds wird jeweils ein Kalendertag zu Grunde gelegt.
​

24-Stunden-Regelung

Für die Berechnung des Tagesgelds wird ab "Reisebeginn" in 24-Stunden Intervallen gerechnet.

Unter Reisekosten-Tagesgeld geben Sie das für den Ort gültige pauschale Tagesgeld an. Außerdem haben Sie für jeden Ort die Wahl zwischen Zwölftelregelung und Drittelregelung:

Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das ganze Tagesgeld.

Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das ganze Tagesgeld.

Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das aliquote Tagesgeld, dh. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.

Wenn Sie an einem Tag auch das Frühstück bzw. Mittag- oder Abendessen bezahlt bekommen haben, können Sie einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vornehmen. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben. Die Angabe, ob eine Mahlzeit bezahlt wurde, erfolgt unter Mein ZEP > Projektzeiten für den jeweiligen Tag mit dem Besteck-Symbol.

Wo sehe ich die berechneten Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen werden bei der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ausgewiesen und werden als interne Projektkosten in den Ertragsauswertungen berücksichtigt.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Verpflegungsmehraufwendungen in einem Projekt weiterzuverrechnen. Das können Sie je Projekt einstellen.

Der ermittelte Betrag wird dann in der Projektabrechnung und in den Ertragsauswertungen berücksichtigt.
​

Wann entstehen Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen entstehen, wenn ein Mitarbeiter Projektzeiten an einem Arbeitsort, der nicht der "erste Tätigkeitsstätte"-Arbeitsort ist, bucht. ZEP ermittelt die Zeit, die der Mitarbeiter unterwegs war, inkl. Pausen.

Am besten geht das, wenn der Mitarbeiter jede Reise mit einer "hin"-Buchung beginnt und mit einer "rück"-Buchung abschließt. (Wenn Sie die Anweisung haben, dass die eigentliche Reisezeit keine Arbeitszeit ist, kann die hin- und Rückreise auch nur zu einem Zeitpunkt, also mit der Dauer "0" gebucht werden, so dass damit lediglich der Beginn und das Ende der Reise eindeutig gesetzt sind)
​

Woher kommen die Zahlen für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen?

In der Administration > Reisen > Orte werden die landesspezifischen Parameter je Ort angegeben.

Zu einer Abwesenheit eines Mitarbeiters pro Kalendertag werden die Verpflegungsmehraufwendungen aus der Dauer der Abwesenheit und den Parametern des Arbeitsortes ermittelt.
​

Wochenende

Unter folgenden Voraussetzungen werden für nicht bebuchte Zwischentage (z.B. Samstag und Sonntag) Verpflegungsmehraufwendungen berechnet:

Anwendungsbeispiele

Mitternachtsregel

Die Mitternachtsregel bedeutet, dass die Abwesenheiten von 2 Kalendertagen zusammengezogen werden dürfen, um ggf. Verpflegungsmehraufwendungen zu erhalten. Dieses darf jedoch nur dann erfolgen, wenn es keine Übernachtung gab.

Die Mitternachtsregel wird angewendet, wenn

und

Stellen Sie hier ein, ob sich die Fristprüfung für den steuerfreien Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen auf das selbe Projekt oder auf den selben Kunden beziehen soll.

Wenn das, abzüglich Fehlzeiten, mehr als 3 Monate sind und es keine 4-wöchige Unterbrechung gegeben hat, wird in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ein entsprechender Hinweis ausgeben.

Diese Einstellung beeinflusst die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen für den Fall, dass ein Mitarbeiter über Nacht reist.

Wenn Sie hier Nein angeben, wird ZEP keine Übernachtungszeit erkennen, d.h. es wird nie eine Übernachtung für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigt, da es ja lt. Definition keine gibt. Dies hat Auswirkung für An- und Abreisetage mit Unterschreitung der Mindestabwesenheit: hier berechnet ZEP demnach nie VMA.

Wenn Sie hier Ja angeben, wendet ZEP Ihre Definition für Übernachtungen an. Geben Sie an, in welchem zeitlichen Rahmen eine nicht bebuchte Zeitspanne liegen muss, damit ZEP eine Übernachtung erkennt.

Geben Sie die Übernachtungszeit in Stunden mindestens an. Für den zeitlichen Rahmen tragen Sie den Übernachtungszeit Beginn am Abend (muss größer als 12.00 sein) und das Übernachtungszeit Ende am Morgen (muss kleiner als 12.00 sein) ein.

Die Übernachtungszeit in Stunden mindestens darf nicht größer sein als Beginn bis Ende. (Sie können auch 0 eintragen, dann wird immer eine Übernachtung anerkannt, auch wenn es keine Pause gab. Dies bedeutet für An- und Abreisetag mit Unterschreitung der Mindestabwesenheitszeit: ZEP berechnet immer VMA.)

D.h. eine Übernachtung wird immer dann angenommen, wenn eine Reise vorliegt, d.h. der Ort der Zeitbuchungen z. B. nicht die „erste Tätigkeitsstätte“ ist​

und

zwischen Ihren angegebenen Übernachtungszeit Beginn am Abend (muss größer als 12.00 sein) und der Übernachtungszeit Ende am Morgen (muss kleiner als 12.00 sein) die Übernachtungszeit in Stunden mindestens die angegebene Anzahl Stunden beträgt.

Wenn im Rahmen einer Auswärtstätigkeit der Mitarbeiter Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) anfallen, können Sie in den Reiseeinstellungen eines Projekts angegeben, ob VMA abgerechnet werden sollen.
Hier in den Einstellungen, geben Sie an, wie diese VMA an das betreffende Projekt bzw. die betreffenden Projekte weiter berechnet werden sollen. Sie können folgende zwei Optionen wählen, wenn ein Mitarbeiter einen Tag auf verschiedene Projekte gebucht hat:

VMA des Tages auf alle Projekte anteilig verteilen (d.h. die VMA des Tages auf alle betreffenden Projekte anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen)

Der Ausgangspunkt ist die Berechnung der VMA aus Mitarbeitersicht, d.h. alle Zeitbuchungen auf alle Projekte. Daraus ermittelt sich die für diesen Tag geltende Pauschale, also z.B. mehr als 8 Stunden oder mind. 24 Stunden (Administration > Reisen > Orte).
In einem nächsten Schritt verteilt ZEP dieses Ergebnis auf die beteiligten Projekte dieses Tages, d.h. auf die Projekte, auf die „Ort projektrelevant“ gebucht wurde.

Das bedeutet:
​Aus interner Sicht: Die externen zu verrechnenden VMA werden nach dem gleichen Schlüssel ermittelt wie die internen VMA. Im einfachsten Beispiel: Wenn alle beteiligten Projekte so eingestellt sind, dass sie grundsätzlich (für alle Zeiten, nicht nur für fakturierbare) VMA mit den "normalen“ Ortspauschalen berechnen, dann haben Sie auf den Projektabrechnungen in Summe genau den Betrag, wie der Mitarbeiter in seiner Kostenabrechnung.
Implizit werden damit ebenfalls Pausen, Übergangstage (Wochenenden) und der Abzug von Mahlzeiten anteilig auf die Projekte verteilt.
​Aus Sicht der Kunden (also der Rechnungsempfänger): Die Berechnung der VMA für ein Projekt ist immer abhängig davon, ob der Mitarbeiter an dem Tag auch noch auf andere Projekte "außer Haus" gebucht hat (und bei der VMA-Tabelle ist es nicht vermeidbar, dass Uhrzeiten, Start-/Zielort, Arbeitsort eines "anderen" Projektes auf der Rechnung sichtbar werden).
​Bitte beachten Sie: Das ist für den Empfänger der Rechnung nicht immer nachvollziehbar, denn die Projektzeiten der anderen Projekte sind auf der Rechnung natürlich nicht aufgeführt.

Beispiel:

wenn 4 Stunden auf das Projekt gebucht sind, kann es den Fall geben:

oder Sie geben an, die​

VMA der Projekte verschiedener Kunden getrennt betrachten

d.h. die VMA des Tages nur auf Projekte des gleichen Kunden anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen; Projekte verschiedener Kunden jeweils für sich betrachten.

Wenn Sie diese Option gewählt haben, können Sie weiter angeben, wie die VMA an das Projektabgerechnet werden sollen.

​

wenn der Mitarbeiter einen Tag auf verschiedene Projekte gebucht hat

Wenn Sie die Option "nur auf Projekte des gleichen Kunden anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen; Projekte verschiedener Kunden jeweils für sich betrachten." gewählt haben, können Sie für die Abrechnung der VMA eines Projekts folgende Optionen wählen:

oder

oder

Einstellung: "auf alle Projekte anteilig verteilen"

Einstellung: "Projekte verschiedener Kunden getrennt betrachten"

- und Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln, also keine Unterbrechung der Abwesenheitszeit.

d.h. alle Zeiten auf Projekte anderer Kunden werden wie eine Pause behandeln; sie unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projektes nicht.

Beispiel: Es werden abwechselnd je 1 Stunde auf Projekt A und Projekt B gebucht:

08.00 - 09.00 Uhr Projekt A
09.00 - 10.00 Uhr Projekt B
10.00 - 11.00 Uhr Projekt A
11.00 - 12.00 Uhr Projekt B
12.00 - 13.00 Uhr Projekt A
13.00 - 14.00 Uhr Projekt B
14.00 - 15.00 Uhr Projekt A
15.00 - 16.00 Uhr Projekt B
16.00 - 17.00 Uhr Projekt A
17.00 - 18.00 Uhr Projekt B

​VMA Projekt A: 8.00 - 18.00 Uhr = "mehr als 8 Stunden-Pauschale"; Arbeitszeit 5 Stunden
​VMA Projekt B: 8.00 - 18.00 Uhr = "mehr als 8 Stunden-Pauschale"; Arbeitszeit 5 Stunden

- und mit "Ort nicht projektrelevant" gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln, also keine Unterbrechung der Abwesenheitszeit; mit "Ort projektrelevant" gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden unterbrechen die Abwesenheitszeit eines Projekts.

nur mit „Ort nicht projektrelevant“ gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln. Mit „Ort projektrelevant“ gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden und die Pausen drum herum zählen nicht zur Abwesenheitszeit des einen Projekts, sondern unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projekts.

​Beispiel 1:

Es werden abwechselnd je 1 Stunde auf Projekt A und Projekt B gebucht, jede Zeitbuchung war "Ort projektrelevant":

08.00 - 09.00 Uhr Projekt A
09.00 - 10.00 Uhr Projekt B
10.00 - 11.00 Uhr Projekt A
11.00 - 12.00 Uhr Projekt B
12.00 - 13.00 Uhr Projekt A
13.00 - 14.00 Uhr Projekt B
14.00 - 15.00 Uhr Projekt A
15.00 - 16.00 Uhr Projekt B
16.00 - 17.00 Uhr Projekt A
17.00 - 18.00 Uhr Projekt B

​VMA Projekt A: 8.00 - 9.00 Uhr + 10.00 - 11.00 Uhr + 12.00 - 13.00 Uhr + 14.00 - 15.00 Uhr + 16.00 - 17.00 Uhr
= 5 Stunden Abwesenheitszeit = keine VMA
​VMA Projekt B: wie Projekt A, nur "zeit-versetzt"
= 5 Stunden Abwesenheitszeit = keine VMA

​Beispiel 2:

Es werden abwechselnd je 1 Stunde auf Projekt A und Projekt B gebucht, jede Zeitbuchung auf Projekt A war "Ort projektrelevant" (*), auf Projekt B "Ort nicht projektrelevant":

08.00 - 09.00 Uhr Projekt A*
09.00 - 10.00 Uhr Projekt B
10.00 - 11.00 Uhr Projekt A*
11.00 - 12.00 Uhr Projekt B
12.00 - 13.00 Uhr Projekt A*
13.00 - 14.00 Uhr Projekt B
14.00 - 15.00 Uhr Projekt A*
15.00 - 16.00 Uhr Projekt B
16.00 - 17.00 Uhr Projekt A*
17.00 - 18.00 Uhr Projekt B

​VMA Projekt A: 8.00 - 18.00 Uhr = "mehr als 8 Stunden-Pauschale"; Arbeitszeit 5 Stunden
​VMA Projekt B: keine VMA, da Ort nicht projektrelevant
​

- und Zeiten auf Projekte anderer Kunden unterbrechen die Abwesenheit eines Projekts

d.h. alle Zeiten auf Projekte anderer Kunden und die Pausen drum herum zählen nicht zur Abwesenheitszeit des einen Projekts, sondern unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projekts.

Bucht ein Mitarbeiter an einem Tag auf zwei verschiedene Projekte verschiedener Kunden, wird jedes Projekt für sich betrachtet, die Zeiten auf das jeweils andere Projekt werden immer als Pause betrachtet.
Beispiel: Es werden abwechselnd je 1 Stunde auf Projekt A und Projekt B gebucht:

08.00 - 09.00 Uhr Projekt A
09.00 - 10.00 Uhr Projekt B
10.00 - 11.00 Uhr Projekt A
11.00 - 12.00 Uhr Projekt B
12.00 - 13.00 Uhr Projekt A
13.00 - 14.00 Uhr Projekt B
14.00 - 15.00 Uhr Projekt A
15.00 - 16.00 Uhr Projekt B
16.00 - 17.00 Uhr Projekt A
17.00 - 18.00 Uhr Projekt B

​VMA Projekt A: 8.00 - 9.00 Uhr + 10.00 - 11.00 Uhr + 12.00 - 13.00 Uhr + 14.00 - 15.00 Uhr + 16.00 - 17.00 Uhr
= 5 Stunden Abwesenheitszeit = keine VMA
​VMA Projekt B: wie Projekt A, nur "zeit-versetzt"
= 5 Stunden Abwesenheitszeit = keine VMA

Sie können hier optional einstellen, ob in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters alle Start- und Zielorte angezeigt werden sollen.

Beispiel:
8.00 Uhr - 9.00 Uhr: Hinreise von Wohnort zum Kunden
9.00 Uhr - 16.00 Uhr: arbeiten beim Kunden vor Ort
16.00 Uhr - 17.00 Uhr: Rückreise vom Kunden zum Büro

Wenn Sie diese Einstellung aktivieren (Ja), dann werden der Start- und Zielort jeder Zeitbuchung mit der Reisetätigkeit angezeigt:
​Wohnort, Kunde, Kunde, Büro

Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren (Nein), dann werden nur der zuerst gebuchte Start und der zuletzt gebucht Zielort der nicht mit dem Startort identisch ist, angezeigt:
​Wohnort, Büro

Diese Einstellung könnte evtl. (wie in diesem Beispiel) zu Missverständnissen führen.

Verpflegungsmehraufwendungen werden in ZEP automatisch berechnet, wenn der Arbeitsort nicht erste Tätigkeitsstätte ist.

​Eintägige Reise

Am einfachsten erfassen Sie die Daten für Ihre Reise- und Projektzeit im korrekten zeitlichen Ablauf:

Wählen Sie als Arbeitsort den passenden Nicht-erste Tätigkeitsstätte-Arbeitsort, damit die Verpflegungsmehraufwendungen korrekt berechnet werden. Der Zeitraum für die Berechnung beginnt mit der Hinfahrt, bzw. der ersten Projektzeit am Nicht-erste Tätigkeitsstätte-Arbeitsort und endet mit der Rückreise bzw. um 24.00 Uhr desselben Tages wenn keine Rückreise erfasst wurde. Wird am nächsten Tag eine Projektzeit am Arbeitsort "erste Tätigkeitsstätte erfasst, berechnet ZEP die Verpflegungsmehraufwendungen bis zum Ende der zuletzt erfassten Tätigkeit am Nicht-Standard-Arbeitsort.

Beispiel:

Sie waren 9 Stunden außer Haus (inkl. Pause zwischen 12 und 13 Uhr) und erhalten hierfür die gesetzliche Pauschale von 12,- Euro als Verpflegungsmehraufwendung. Ab 24.00 Stunden 24,- Euro.

​Definition Übernachtung

Für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen ist es entscheidend, ob eine Übernachtung stattgefunden hat oder nicht. Daher versucht ZEP auf Basis der Zeitbuchungen zu erkennen, ob eine Übernachtung vorliegt:

Eine Übernachtung wird angenommen, wenn

oder

Reisen über Mitternacht

Sie erfassen immer bezogen auf den Kalendertag, d.h. eine Reise über Mitternacht hinweg wird in zwei Teilen eingegeben. Beim ersten Teil „bis 24 Uhr“ muss der bis dahin erreichte Ort angegeben werden (egal ob Flug oder Bahn oder Auto). Beim zweiten Teil (Folgetag ab 0 Uhr) wird der Zielort angegeben.

Achten Sie darauf, dass die Reise insgesamt mit genau einer Hinreise beginnt und genau einer Rückreise endet. Die Reisezeiten dazwischen müssen Weiterreisen sein.

​Mitternachtsregel

Die Mitternachtsregel bedeutet, dass die Abwesenheiten von 2 Kalendertagen zusammengezogen werden dürfen, um ggf. Verpflegungsmehraufwendungen zu erhalten. Dieses darf jedoch nur dann erfolgen, wenn es keine Übernachtung gab.

Die Mitternachtsregel wird angewendet, wenn

und

Anreise-/Abreise-Regelung ohne Mindestabwesenheitszeit

Wenn eine Reise mit einer Hinreise beginnt und an dem Kalendertag nicht mehr abgeschlossen wird, handelt es sich um eine Anreise. Wenn danach (gemäß obiger Definition) eine Übernachtung stattgefunden hat, dann wird die Tagespauschale mehr als 8 Stunden angerechnet, auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit.

Wenn eine Reise an einem neuen Kalendertag fortgesetzt wird, und dann an diesem Tag mit einer Rückreise abgeschlossen wird, handelt es sich um eine Abreise. Wenn davor (gemäß obiger Definition) eine Übernachtung stattgefunden hat, dann wird die Tagespauschale mehr als 8 Stunden angerechnet, auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit.

Insgesamt werden an einem Tag nicht mehr als die 24-Stunden-Pauschale berechnet, selbst wenn mehrere An- und Abreisen stattgefunden haben.

Mehrtägige Reise

Reisen über mehrere Tage sollten genau wie eintägige Reisen mit einer Hinreise beginnen und mit einer Rückreise beendet werden. Alle Reisezeiten dazwischen sollten als Weiterreise erfasst werden.

Haben Sie am gleichen Tag keine Rückreise erfasst, geht ZEP davon aus, dass es sich um eine mehrtägige Reise handelt. Es werden die Verpflegungsmehraufwendungen wie folgt berechnet: Ab der Hinreise bis 24.00 Uhr desselben Tages und ab 0.00 Uhr des Folgetages bis zur Rückreise.

​Wochenende

In ZEP wird berücksichtigt, dass ein Mitarbeiter steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen erhalten kann, wenn er über das Wochenende an seinem auswärtigen Arbeitsort bleibt, auch wenn er an den Wochenend-Tagen nicht gearbeitet hat.

Unter folgenden Voraussetzungen werden für nicht bebuchte Zwischentage (z.B. Samstag und Sonntag) Verpflegungsmehraufwendungen berechnet:

​

Beispiel:

Ein Mitarbeiter könnte übers Wochenende auch wieder zurückreisen, möchte aber das Wochenende privat an dem auswärtigem Arbeitsort bleiben, dementsprechend soll er für diese Zeit auch keine Verpflegungsmehraufwendungen erhalten, dann bucht er am Freitag eine Rückreise mit der Zeit 0 und am Montag dann wieder eine Hinreise mit der Zeit 0. Für dieses Wochenende werden für den Mitarbeiter keine Verpflegungsmehraufwendungen berechnet.

Wenn die Freitags- und Montags-Arbeit auf ein Projekt gebucht ist, das laut Projektplanung die Verpflegungsmehraufwendungen an den Kunden weiterverrechnet, dann werden selbstverständlich auch diese Wochenend-Verpflegungsmehraufwendungen im Projektumsatz (bei Einsatz des Moduls Faktura in der Rechnung) berücksichtigt.

​Dreimonatsfrist
Für die Berechnung der Dreimonatsfrist gilt seit 2014 eine rein zeitliche Bemessung der Unterbrechungsregelung. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich; es zählt nur die Unterbrechungsdauer.

​Reisen länger als 3 Monate
Sie haben die Möglichkeit, spezielle Orte („Sonstige Reise“) zu definieren, für die die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen keine Übernachtungen berücksichtigt, d.h. Grundlage für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen ist lediglich die Zeit ab der ersten Zeitbuchung des Tages bis zur letzten Zeitbuchung des Tages.

Hintergrund dazu sind die steuerlichen Regelungen in Deutschland: Verpflegungsmehraufwendungen für Dienstreisen sind in der Regel nur dann steuerfrei, wenn der Mitarbeiter nicht länger als 3 Monate am gleichen Ort beschäftigt ist. Bei einer längeren auswärtigen Tätigkeit gibt es keine verbindlichen Vorschriften zur Vergütung von Verpflegungsmehraufwendungen. Mit ZEP haben Sie die Wahl:

​

Eigenanteil Fahrtzeit

Eine Reisetätigkeit („re“) kann auch mit identischer von- und bis - Zeit, d.h. mit Dauer 0 gebucht werden. Mitarbeiter, bei denen der Weg zum Kunden nicht als Arbeits- bzw. Projektzeit abgerechnet wird, die aber trotzdem Verpflegungsmehraufwendungen und evtl. Fahrtkostenerstattung erhalten, buchen solche 0-Zeiten als Hin- und Rückreise, um damit Beginn und Ende des für die Verpflegungsmehraufwendungen entscheidenden Zeitraums zu markieren.

Auch wenn Sie Hin-Reise und Rück-Reise weglassen und einfach nur Ihre Arbeitszeit am Nicht-Standard-Arbeitsort buchen, wird ZEP für diese Zeit den Verpflegungsmehraufwand berechnen. Die Reise endet dann mit der nächsten Projektzeitbuchung am Standard-Arbeitsort. Beachten Sie aber, dass Buchungen am Nicht-Standard-Arbeitsort an zwei aufeinanderfolgenden Tagen als mehrtägige Reise interpretiert werden und Verpflegungsmehraufwendungen bis 24 Uhr / ab 0 Uhr berücksichtigt werden.

Wenn Sie hier „Projekt anzeigen“ angeben, wird in der Auswertung „Kostenabrechnung“ des einzelnen Mitarbeiters in der Tabelle mit den Verpflegungsmehraufwendungen (VMA-Tabelle) das jeweilige Projekt, für welches die VMAs angefallen sind in einer Extra-Spalte aufgeführt.

Wenn Sie hier „Projekt anzeigen“ bzw. „Projekt und Vorgang anzeigen“ angeben, wird in der Auswertung „Kostenabrechnung“ des einzelnen Mitarbeiters in der Tabelle mit dem Kilometergeld das jeweilige Projekt bzw. Projekt und Vorgang, für die die Km angegeben wurden in einer Extra-Spalte aufgeführt.

Wenn Sie hier „Projekt anzeigen“ bzw. „Projekt und Vorgang anzeigen“ angeben, wird in der Auswertung „Kostenabrechnung“ des einzelnen Mitarbeiters in der Tabelle der Belege das jeweilige Projekt bzw. Projekt und Vorgang, der erfassten Belege in einer Extra-Spalte aufgeführt.

Stellen Sie ein, in welchem Dateiformat Sie mit ZEP Kostenabrechnungen erstellen möchten.
Ohne das ZEP-Modul „Dokumentengenerator“ ist das Dateiformat für die Kostenabrechnung „html“.
​

Geben Sie an, ob die geprüfte Kostenabrechnung im Querformat erstellt werden soll. Bitte beachten Sie, eine als geprüft gespeicherte Kostenabrechnung wird in dem angegebenen Format gespeichert, ändern Sie nachträglich in den Einstellungen das Format, müssen Sie zunächst die bereits als geprüft gespeicherte Kostenabrechnung löschen und dann im gewünschten Format neu speichern.

Bei der Erfassung von Reisezeiten gibt der Mitarbeiter an, mit welchem Fahrzeug er gefahren ist. Die steuerlich relevanten Fahrzeuge sind in ZEP bereits enthalten.

Sie können Fahrzeuge in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch/spanisch, geben Sie die Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird Bezeichnung in der Sprachauswahl angezeigt.

Zu jedem Fahrzeug legen Sie hier fest, welche km-Pauschale (steuerfrei, bzw. optional steuerpflichtig) und evtl. Mitfahrerpauschale bei Fahrten mit dem privaten Fahrzeug in der Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter erstattet wird. In der Projektabrechnung kann diese Pauschale ebenfalls in Rechnung gestellt werden.

Sie können in ZEP auch mehrere gleiche Fahrzeugtypen anlegen, z.B. wenn mehrere Fahrzeuge im Fuhrpark zur Auswahl stehen, können Sie jedes einzelne in ZEP mit dem jeweiligen Kennzeichen anlegen. Die Mitarbeiter wählen bei der Erfassung ihrer Reise dann das genutzte Fahrzeug aus.
​

Jedes Fahrzeug kann eine eigene Währung haben.

​Anwendungsbeispiel:

Es gibt den Fall, dass Fahrzeugpauschalen nicht in der Basiswährung, sondern in einer anderen Währung abgerechnet werden sollen (z. B. bei einem Mitarbeiter in einem anderen Land, oder bei Projekt in einem anderen Land, wobei Sie genau die im Land gültigen Fahrzeugpauschalen an die Mitarbeiter weiterreichen wollen). Dann können Sie ein neues Fahrzeug anlegen, bei dem diese andere Währung für die Pauschalen gilt. Der Kurs wird von der Webseite Fixer.io bezogen.

Wenn Sie die Kostenabrechnung des Mitarbeiters machen, werden die Pauschalen ggf. umgerechnet. Für den dabei verwendeten Umrechnungskurs gilt das Datum der gebuchten Reise.

Bei der Buchung von Projektzeiten gibt ein Mitarbeiter an, an welchem Ort die Arbeit stattgefunden hat. Wenn nicht am üblichen Standardarbeitsort gearbeitet wurde, handelt es sich um eine Zeit, für die ein Verpflegungsmehraufwand erstattet werden kann. Sie legen hier fest, welche Orte dafür zur Auswahl stehen. Generell sind die Arbeitsorte dazu gedacht, die unterschiedlichen Verpflegungsmehraufwand-Pauschalen (VMA-Pauschalen) abzubilden, d.h. es sollten nur Deutschland oder weitere Länder auswählbar sein.

Sie können Orte in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch/spanisch, geben Sie die Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird Bezeichnung in der Sprachauswahl angezeigt.

Legen Sie einen Heimarbeitsort an, wenn Sie später nachvollziehen wollen, wann die Mitarbeiter zuhause gearbeitet haben.

Sie können einen oder mehrere Heimarbeitsorte anlegen. Ein Heimarbeitsort ist ein Ort, für den (wie für die erste Tätigkeitsstätte) keine VMA und keine Anreisepauschalen anfallen und der folglich weder in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters, noch in der Projektabrechnung auftaucht.

Deshalb werden alle Pauschalen automatisch auf 0 gesetzt, sobald Sie die Option Heimarbeitsort aktivieren.

Umgekehrt ist ein Ort, für den Sie alle Pauschalen manuell auf 0 setzen, nicht zwingend auch ein Heimarbeitsort, sondern lediglich ein Ort, für den der Mitarbeiter keine VMA erhält (Pauschale 0), für den jedoch trotzdem dem Kundenprojekt Anreisepauschalen oder spezielle Tagespauschalen berechnet werden können, wenn Sie dies in Projekt > [Projektname] > Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen entsprechend einstellen.

Sie können auch höhere Pauschalen für Ihre Mitarbeiter hinterlegen, diese müssen dann versteuert werden und entsprechend auf der Kostenabrechnung getrennt ausgewiesen werden. Geben Sie hier den Betrag an, den Sie zusätzlich zum steuerfreien Betrag auszahlen möchten. ZEP weist diese Beträge gesondert auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters auf.

Bitte geben Sie an, ob der Ort ein Inlands- oder ein Auslandsort ist.

Hintergrund: ZEP benötigt diese Information für die korrekte Berechnung der VMA.

Jeder Ort kann eine eigene Währung haben. Bei der Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen in der Kostenabrechnung eines Mitarbeiters und ggf. in der Projektabrechnung wird die Währung berücksichtigt. Das heißt:

Beispiel:

Der Mitarbeiter arbeitet immer von Montag bis Freitag an einem Kundenstandort. Er bucht montags eine Hinreise, freitags eine Rückreise, sowie alle Arbeitszeiten dazwischen immer auf den passenden Arbeitsort.

​

Das Finanzamt legt die Beträge für eine steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen fest. Bei Gesetzesänderung reicht es aus, wenn Sie selbst die Zahlen aktualisieren.

Die erste Tätigkeitsstätte (vor 2014: Standardarbeitsort) wird nicht in der Liste der Arbeitsorte verwaltet, da sie für die Reisekostenabrechnung nicht relevant ist. Sie erscheint automatisch immer in der Auswahlliste "Arbeitsort" bei der Projektzeiterfassung (Ausnahme: wenn spezielle "Projektorte" für ein Projekt gewählt wurden, kann die Auswahlliste evtl. den Ort erste Tätigkeitsstätte nicht enthalten).

Nutzung von ZEP zur Berechnung von VMA bzw. Reisekosten-Tagesgeld

Wenn Sie ZEP nicht zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Reisekosten-Tagesgeld nutzen, dann besteht jeder Ort nur aus Kurzform und Bezeichnung und hat keine Auswirkung auf die Reisekostenabrechnung.

Wenn Sie ZEP zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Reisekosten-Tagesgeld nutzen, überprüfen Sie unter dem Menüpunkt Administration > Reisen > Verpflegungsmehraufwendungen bei Berechnungsverfahren, ob Sie die passende Landes-Einstellung angegeben haben. In Abhängigkeit davon haben die Orte weitere Parameter, die für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Reisekosten-Tagesgeld genutzt werden.

Steuerfrei

Geben Sie jeweils die steuerfreie Pauschale an für eine Abwesenheit von mehr als 8 bzw. mind. 24 Stunden. Wenn Sie an einem Tag auch eine Mahlzeit (Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen) bezahlt bekommen haben, sieht die steuerliche Regelung einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vor. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben.

Steuerpflichtig

Sie können auch höhere Pauschalen für Ihre Mitarbeiter hinterlegen, diese müssen dann versteuert werden und entsprechend auf der Kostenabrechnung getrennt ausgewiesen werden. Geben Sie hier den Betrag an, den Sie zusätzlich zum steuerfreien Betrag auszahlen möchten. ZEP weist diese Beträge gesondert auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters auf. Optional können Sie auch einen prozentualen Abzug für Mahlzeiten angeben.

ZEP unterstützt die Kalendertag- bzw. die 24-Stunden-Regelung. Unter Reisekosten-Tagesgeld geben Sie das für den Ort gültige pauschale Tagesgeld an. Außerdem haben Sie für jeden Ort die Wahl zwischen Zwölftelregelung und Drittelregelung sowie der Regelung nach Kollektivvertrag.
​

Zwölftelregelung

Dies entspricht der Regelung für die steuerliche Behandlung von Inlands-Geschäftsreisen in Österreich.
Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das ganze Tagesgeld.
​

Regelung nach Kollektivvertrag für Eisen- und Metallindustrie

Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das aliquote Tagesgeld, d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.
​

Drittelregelung

Dies entspricht der Regelung für die steuerliche Behandlung von Auslands-Geschäftsreisen in Österreich.
Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das ganze Tagesgeld.

Wenn Sie an einem Tag auch das Frühstück bzw. Mittag- oder Abendessen bezahlt bekommen haben, können Sie einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vornehmen. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben. Die Angabe, ob eine Mahlzeit bezahlt wurde oder nicht erfolgt unter Projektzeiten für den jeweiligen Tag mit dem Symbol.

Hier nehmen Sie Einstellungen im Bezug auf das Modul Standorte & Abteilungen vor.

Informationen zu den Einstellungen finden Sie hier.

Hier finden Sie die Einstellungsmöglichkeiten und Mailvorlagen zum Modul Ressourcenplanung.

Die dazugehörigen Informationen finden Sie hier.

Diese Kachel erhalten Sie, wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden verwenden.

Weiterführende Informationen zu den einzelnen Menüpunkten finden Sie hier.

Hier können Sie Einstellungen vornehmen und Daten hinterlegen, welche sich auf das Modul Ticketsystem beziehen.

Die entsprechenden Informationen finden Sie hier.

Wenn Sie das Modul Angebotserstellung verwenden, finden Sie in der Administration die Kachel Angebote. Dort können Sie Einstellungen vornehmen und Daten hinterlegen, die für das Modul notwendig sind.

Detaillierte Informationen dazu finden Sie hier.

Diese Kachel wird Ihnen angezeigt, wenn Sie das Modul Rechnungsstellung für ZEP verwenden.

Weiterführende Informationen für die einzelnen Menüpunkte finden Sie hier.

Nutzen Sie das Modul Export für Buchhaltung, erhalten Sie in der Administration die gleichnamige Kachel mit den korrespondierenden Einstellungsmöglichkeiten.

Die detaillierten Informationen dazu finden Sie hier.

Wenn Sie das Modul Dokumentenmanagement verwenden, erhalten Sie diese zusätzliche Kachel in ZEP.
​Informationen zu den einzelnen Menüpunkten und Einstellungsmöglichkeiten finden Sie hier.

Sie haben die Möglichkeit, ZEP mit verschiedenen Schnittstellen zu verknüpfen.

Nachfolgend finden Sie die Links zu den Hilfetexten der einzelnen Schnittstellen:

Informationen zu den in dieser Kachel enthaltenen Menüpunkten finden Sie an folgenden Stellen:

Hier können für Sie passende Textbausteine angelegt werden, welche Sie nicht bereits an anderer Stelle angelegt haben, weil sie thematisch ggf. nicht eindeutig einem Bereich zugewiesen werden können.

Tragen Sie hier eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein (mehreren Adressen mit "Komma" als Trennzeichen), an welche eine E-Mail versendet werden soll, wenn Fehler bei der Durchführung von Tasks aufgetreten sind. Eine solche E-Mail wird dann an die ZEP-Administratoren und an die hier angegebenen E-Mail-Adressen versendet. Der Mail-Mechanismus ist dafür gedacht, wenn eine Task logische oder Konfigurationsfehler feststellt, z.B. ungültige Mailbox angegeben.

An dieser Stelle können Sie Termin-Mailvorlagen anlegen, bearbeiten oder löschen.