Mit dem Modul Rechnungsstellung rechnen Sie korrekte Daten ab:

Mit dem Modul Rechnungsstellung vergessen Sie keine Rechnung mehr:

Mit dem Modul Rechnungsstellung haben Sie alle Zahlungen im Blick:

Wenn Sie das Modul Rechnungsstellung einsetzen, müssen Sie zunächst ein paar grundlegende Einstellungen in ZEP unter Administration > Kachel Abrechnung > Einstellungen vornehmen.
Klicken Sie dazu entweder auf das Zettel & Stift-Symbol neben den fett gedruckten Überschriften, oder auf den Button Einstellungen ändern.

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Geben Sie hier an, ab welchem ​​Monat die Rechnungsstellung in ZEP eingeführt wird.
Ab dem eingegebenen Monat greift das Modul und Sie können Ihre Rechnungen planen, freigeben und abrechnen.

Wenn Sie in den Einstellungen das Einführungsdatum ändern, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

Wenn Sie das Modul Standorte & Abteilungen einsetzen, können Sie angeben, ob es nur einen Nummernkreis oder einen eigenen Nummernkreis je oberster Abteilung geben soll.

Gibt es nur einen Nummernkreis, geben Sie hier das Rechnungsnummernformat an:

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Der eingegebene Text erscheint als Präfix in der Rechnungsnummer.

Folgende Platzhalter können eingesetzt werden:

Dies ist die Länge der Nummer, die zwischen Präfix und Suffix eingefügt wird. Die Nummer wird ggf. mit führenden Nullen aufgefüllt.

Rechnungs-Nr.-Zusatz

Der eingegebene Text erscheint als Suffix in der Rechnungsnummer.

Folgende Platzhalter können eingesetzt werden:

Der eingegebene Text erscheint als Präfix in Eingangsgutschriften. Die restliche Nummer setzt sich aus den oben stehenden Parametern (Rechnungs-Nr Präfix+Rechnungs-Nr Länge+Rechnungs-Nr Suffix) zusammen.

Beispiele für Rechnungsnummern

Wenn Sie diese Option nicht aktivieren („Nein“), belegt ZEP das Rechnungsdatum immer mit dem heutigen Datum vor.

Häufig erstellen Sie eine Rechnung jedoch nicht genau am passenden Tag, sondern einige Tage danach oder vorher. ZEP kann diesen Fall anhand des geplanten Rechnungsdatums der Rechnungspositionen erkennen und dann das Rechnungsdatum entsprechend vorschlagen.

Beispiel: Die Rechnungsposition ist für 1.11 bis 30.11. eingestellt und soll planmäßig zum Ende des Leistungszeitraums, also am 30.11. abgerechnet werden. Sie erstellen die Rechnung aber erst am 1.12. und wollen trotzdem, dass ZEP Ihnen den 30.11. als Rechnungsdatum vorgeschlagen.

Dazu müssen Sie die Einstellung „Rechnungsdatum intelligent vorbelegen“ aktivieren:

Wenn Sie diese Option aktivieren („Ja“), belegt ZEP das Rechnungsdatum wie folgt:

Alle Datumsvorschläge können von den Anwendern überschrieben werden.

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Wenn die Einstellung deaktiviert ist („Nein“), enthält eine Rechnung nur einen MwSt.-Satz, der auf die Summe aller Netto-Beträge angewendet wird.

Wird diese Einstellung aktiviert („Ja“), werden bei der Abrechnung die für die Belege angegebenen Steuersätze zur Weiterfakturierung verwendet.

Beispiel: Ein Übernachtungsbeleg kann sowohl Beträge mit 7% MwSt. auch mit 19% MwSt. enthalten.

Wenn Sie solche Belege mit den unterschiedlichen MwSt.-Beträgen weiterberechnen wollen, aktivieren Sie die Einstellung („Ja“).

Wenn Sie diese Einstellung in Administration>Einstellungen aktivieren, gilt sie für jede Rechnung als Standardeinstellung, kann aber jede Rechnung auch deaktiviert werden.

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Mit dieser Einstellung beeinflussen Sie die Gestaltung der Rechnungsadresse in ZEP-Faktura.

Davon unbenommen können Sie zum Zeitpunkt der Abrechnung immer noch die Adresse einer einzelnen Rechnung beliebig anpassen.

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Hier können Sie optional einstellen, ob das Kurzzeichen des Mitarbeiters, der eine Rechnung erstellt hat, auf der Rechnung hinter dem Datum ausgegeben wird. Den Namen des Rechnungserstellers sehen Sie in den „Daten“ der Rechnung ( Rechnung > Daten ) in der Zeile „Rechnungsdatei erstellt am... von ...“ hinter dem Datum.

Sie können bei der Erstellung einer Rechnungsposition angeben, ob Sie eine „Detaillierte Aufwandsauflistung in der Rechnungstabelle“ haben möchten.

Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, wird auf der ersten Seite der Rechnung (in der Tabelle der Rechnungspositionen) zusätzlich je Rechnungsposition die Menge (Anzahl Stunden) sowie der jeweilige Einzelpreis ausgegeben.

Hier kann die Vorbelegung für neue Rechnungspositionen angepasst werden.

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Stellen Sie ein, in welchem ​​Dateiformat Sie die ZEP-Rechnungen erstellen möchten.

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Hier können Sie konfigurieren, welche Tagesintervalle in den Spalten der „Offene Post“-Auswertung angezeigt werden sollen. (Nur vorhanden, wenn Zahlungseingänge in ZEP verwaltet werden.)

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Stellen Sie hier ein, ob Sie die Zahlungseingänge für Rechnungen in ZEP verwalten wollen Ja oder Nein.

Ja: Zahlungsdokumentation in den Daten der Rechnung, Auswertungen zu Zahlungseingängen und Offene Posten

Nein: Keine Auswertungen zu Zahlungseingängen, Offene Posten, keine Spalten bei der Rechnung zu Zahlungseingängen, kein Button zu Zahlungseingängen und den Hinweis auf noch offene Zahlungen

Wenn Sie die Rechnungen per E-Mail an Ihre Kunden versenden, können Sie dafür eine eigene E-Mail-Adresse eingeben (abweichend von der angegebenen Adresse unter Verwaltung > Meine Firma > E-Mail für automatisch versendete E-Mails). Geben Sie ggf. einen Absendennamen, eine Antwortadresse (Reply-To) sowie einen Antwortnamen (Reply-To) an.

Antwortname (Reply-To) für den Rechnungsversand per E-Mail

An diesen Namen wird eine evtl. Antwort des Kunden auf die als E-Mail versendete Rechnung gesendet.

Antwortadresse (Reply-To) für den Rechnungsversand per E-Mail

An diese E-Mail-Adresse wird eine evtl. Antwort des Kunden auf die als E-Mail versendete Rechnung gesendet.

Sie können für Rechnungen, die Sie per E-Mail versenden, ein S/MIME -Zertifikat hinterlegen und die E-Mail digital signiert versenden. Laden Sie das Zertifikat und den privaten Schlüssel (außer im PEM-Format ) hoch. Wenn Sie das Modul Abteilungen einsetzen und je Abteilung eigene Einstellungen zum Rechnungsversand haben, können Sie diese auch bei der Abteilung einstellen.

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Wenn Sie Rechnungen mit mehreren PDF-Dateien im Anhang als E-Mail versenden, haben Sie die Möglichkeit, diese PDF-Dateien zusammenzuführen. Hier können Sie diese Option bereits voreinstellen , sodass Sie beim Versand nur noch den Namen der zusammengeführten PDF-Dateien eingeben müssen.

Pfad: Administration > Abrechnung > Artikel

Hier können Sie eine einfache Artikelverwaltung definieren.

Artikel können als Rechnungspositionen abgerechnet werden. Mit dem Modul Angebotserstellung können Artikel auch als Angebotspositionen für Angebote genutzt werden.

Legen Sie mit Klick auf den Button "+ Neuen Artikel anlegen" für alle Artikel, die Sie in Ihren Angeboten anbieten bzw. auf Ihren Rechnungen abrechnen möchten, jeweils einen Artikel an.

Jeder Artikel hat eine Artikelnummer, eine Bezeichnung und eine Währung. Einheit, Einzelpreis und Beschreibung sind optional. Sie können die Daten mehrsprachig anlegen.

Wird ein Artikel in einer Rechnung bzw. in einem Angebot verwendet, kann er nicht mehr gelöscht werden, setzen Sie solch einen nicht mehr benötigten Artikel auf "inaktiv".

Klicken Sie auf das Kopier-Symbol vor der Bezeichnung, werden alle Daten des Artikels mit dem Zusatz "Kopie" in der Artikelnummer kopiert.

Pfad: Administration > Abrechnung > Kundenzusatzfelder

Frei definierbare Felder, die auf der Rechnung angezeigt werden. Hier definieren Sie allgemeingültige Zusatzfelder, die automatisch für jeden Kunden als Standard-Wert übernommen werden. Ggf. dienen sie als Vorlage für die Definition eigener Zusatzfelder eines Kunden. Sie können die Kundenzusatzfelder je Sprache (deutsch, englisch und französisch) eingeben. Es wird die Sprache der ersten Rechnungsposition auf einer Rechnung verwendet.

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Die Feldinhalte und den oberen / unteren Rechnungstext können Sie auch bei jeder Rechnungsstellung noch anpassen.

Pfad: Administration > Abrechnung > Projektzusatzfelder

Die hier definierten Zusatzfelder gelten für alle Projekte, bei denen Sie keine eigenen Zusatzfelder definiert haben. Ggf. dienen sie als Vorlage für die Definition eigener Zusatzfelder eines Projekts.

Sie können die Projektzusatzfelder je Sprache (deutsch, englisch und französisch) eingeben. Es wird die Sprache der ersten Rechnungsposition auf einer Rechnung verwendet.

Projektzusatzfelder werden bei der Rechnungsstellung verwendet:

Sie können Platzhalter und ggf. „Textbausteine“ in den Text einbauen. Auf der Rechnung werden diese Platzhalter mit den beim Projekt hinterlegten Werten entsprechend angezeigt.

Pfad: Administration > Abrechnung > Mahnstufen

Sie können hier verschiedene Mahnstufen definieren. Bereits vorangelegt sind einige gebräuchliche Mahnstufen mit entsprechenden Namen und Texten.

Sie können die Mahnstufen mit dem „ Pfeil nach oben “ bzw. „ Pfeil nach unten “ Symbole in ihrer Reihenfolge verschieben.

Über den Button „ Neue Mahnstufe “ können Sie beliebige Mahnstufen anlegen:

Mit Klick auf das Zettel & Stift-Symbol und Mülleimer-Symbol können Sie einen Eintrag bearbeiten bzw. löschen.

Pfad: Administration > Abrechnung > Textbausteine

Stellen Sie sich Ihren Rechnungstext aus vorangelegten Textbausteinen individuell und auf Knopfdruck selbst zusammen.

Hier können Sie für Rechnungspositionen, Projekt- und Kundenzusatzfelder sowie für Mahnungen jeweils vordefinierte Texte hinterlegen.

Klicken Sie auf den Button „+ Neuer Textbaustein“, geben Sie im Dialogfenster einen Namen für den Textbaustein ein und wählen Sie die entsprechende Sprache. Geben Sie im Feld Inhalt den gewünschten Text ein. Sie können hier auch bestimmte Platzhalter einbauen, diese Platzhalter werden im entsprechenden Text dann jeweils durch die Werte ersetzt.

Pfad: Verwaltung > Abrechnung > Mailvorlagen

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte, die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Rechnungs- und Mahnungs-Mailvorlagen anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter und Textbausteine ​​spezifische Informationen zu Rechnungen bzw. Mahnungen zu versenden

Mit dem Modul Export für Buchhaltung.

Pfad: Administration > Abrechnung > Erlöskonten

Sie müssen in jeder Rechnungsposition ein Erlöskonto angeben.

Jedes Erlöskonto hat folgende Felder:

Zu gleicher Landeskennung und MwSt.-Satz kann es mehr als ein Erlöskonto geben. Diese stehen dann bei der Rechnungsposition entsprechend zur Auswahl. Sie müssen jedem Kunden eine Kennung für sein Land (Inland, EU, Drittland) zuordnen.

Genauso können Sie ein Erlöskonto mit mehreren MwSt.-Sätzen anlegen. Klicken Sie dafür jeweils auf den Button "+ Neues Erlöskonto", geben Sie die Nummer mit dem gewünschten MwSt.-Satz ein und speichern Sie.

Entsprechend dieser Zuordnung werden Ihnen bei der Erstellung der Rechnungspositionen die Erlöskonten für einen bestimmten Steuersatz angeboten (je nach den für einen bestimmten Steuersatz definierten Erlöskonten).

Pfad: Administration > Meine Firma > Unternehmensdaten

Geben Sie hier Daten zu Ihrem Unternehmen an. Diese Daten werden als "Rechnungsabsender“ für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen sowie für den Swiss QR Code benötigt. Ebenso werden diese Daten als Platzhalter-Variable für das Briefpapier verwendet. D.h. wenn sich Ihre Unternehmensdaten ändern (z.B. Wechsel der Geschäftsform, Änderung der Anschrift, ...) können Sie die Änderung hier an dieser Stelle vornehmen und die aktualisierten Angaben werden automatisch in alle Ihre Briefpapiervorlagen übernommen, in denen Sie einen Platzhalter für diese Daten eingefügt haben.

Im Allgemeinen sind die Aufgaben eines Projektleiters die Planung der Rechnungspositionen und die Freigabe zur Abrechnung „seiner“ Projekte.

Die Aufgaben eines Administrators oder Controllers (bei Einsatz des Moduls Standorte & Abteilungen ggf. auch des Abteilungsleiters) sind dann die Rechnungsstellung , ggf. Korrekturen (stornieren/löschen/korrigieren) und die Führung der Zahlungsdokumentation. Zusätzlich können Administratoren und Controller (und Abteilungsleiter) Rechnungspositionen planen und freigeben.

Stellen Sie ein, ob der Kunde die Rechnung in einem maschinenlesbaren Rechnungsformat erhalten soll. Unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Adressen können Sie das gewünschte Format auswählen:

Wichtig für Rechnungen im ZUGFeRD-Format sind folgende zusätzliche Angaben in ZEP:

Ebenso müssen Sie Angaben zum Rechnungssteller (also zu Ihrer eigenen Firma) machen:

Bitte beachten Sie: Die Rechnungsstellung an Kunden, bei denen ZUGFeRD aktiviert ist, ist dann nur noch im Rechnungsformat ZUGFeRD zulässig.

Wenn Sie Kunden haben, die Rechnungen nur als XRechnung akzeptieren, stellen Sie dies hier ein.

Bei der Rechnungserzeugung wird dann eine XML-Datei mit der XRechnung erstellt, zur Visualisierung ein PDF auf Basis des hinterlegten Briefpapiers bzw. auch E-Mail-Papiers.

Und unter Projekt > [Projektname] > Allgemein > Vorgänge > Vorgang bearbeiten > Reiter Abrechnung können Sie auch auf Vorgangsebene eine Bestell- und eine Auftragsnummer angeben:

Pfad: Projekt > [Projektname] >Abrechnungseinstellungen > Format

Über diesen Menüpunkt steuern Sie die Sprache, das Aussehen und den Inhalt der Auswertungen, die Sie für dieses Projekt unter Projektzeitnachweis, Projektumsatz oder Kundenumsatz aufrufen werden.

Innerhalb des Moduls Rechnungsstellung wird auch die Sprache der gesamten Rechnungen, sowie das Format des Detail-Anhangs ihrer Aufwands-Rechnungen hier festgelegt.

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Wählen Sie die Sprache des Projektes als Vorbelegung für die Rechnungspositionen.
Zur Spracheinstellung gehört auch die sprachtypische Formatierung von Datum, Uhrzeit und Dezimalzahlen.
Wenn Sie für das Projekt als Sprache "-Standard-" einstellen, dann gilt Ihre ZEP-Standard-Sprache, die unter Administration > Meine Firma > Allgemein eingestellt wurde.
Wenn für das Projekt nicht die Standard-Sprache, sondern fest eine andere Sprache gelten soll, dann stellen Sie diese hier unter Abrechnungseinstellungen > Format ein.

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Die Angaben für den Rechnungsanhang sind nur für Projekte und Vorgänge wirksam, die im Aufwand abgerechnet werden.
Stellen Sie je Auswertung ein wie Mitarbeiter, Arbeitszeiten, Reisekosten und Belege dargestellt werden sollen:

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Im Allgemeinen sind die Aufgaben eines Projektleiters die Planung der Rechnungspositionen und die Freigabe zur Abrechnung „seiner“ Projekte.

Die Aufgaben eines Administrators oder Controllers (bei Einsatz des Moduls Standorte & Abteilungen ggf. auch des Abteilungsleiters) sind dann die Rechnungsstellung, ggf. Korrekturen (stornieren/löschen/korrigieren) und die Führung der Zahlungsdokumentation. Zusätzlich können Administratoren und Controller (und Abteilungsleiter) Rechnungspositionen planen und freigeben.

In diesem Kapitel finden Sie eine genaue Anleitung, wie Sie ein Projekt abrechnen:

Im ausgewählten Projekt unter dem Reiter Abrechnung haben Sie die Untermenüpunkte Rechnungspositionen, Rechnungen, Offene Posten, Umsatzprognose und Projektzusatzfelder. Diese Untermenüpunkte werden nur bei Kundenprojekten angezeigt, nicht bei internen Projekten, die keinem Kunden zugeordnet sind.

Wenn Sie Ihr Projekt vollständig geplant haben (Vorgänge, Mitarbeiter, etc.) und evtl. auch unter Projekt > [Projektname] > Abrechnungseinstellungen > Format festgelegt haben wie der Detail-Anhang Ihrer Rechnungen aussehen soll, können Sie die Rechnungsposition(en) für dieses Projekt planen.

​Projektleiter

Ein Projektleiter mit Budgetverantwortung (Berechtigung: User mit Zusatzrechten) plant im allgemeinen sein Projekt. Mit dem Modul Rechnungsstellung, kann er entsprechend auch die Abrechnung seines Projekts planen. D.h. er wird in der Regel die abrechenbaren Leistungen als Rechnungspositionen planen und prüfen.

​Administrator und Controller
Die Aufgaben eines Administrators oder Controllers (bei Einsatz des Moduls Standorte & Abteilungen ggf. auch des Abteilungsleiters) sind dann die Rechnungsstellung, ggf. Korrekturen (stornieren/löschen/korrigieren) und die Führung der Zahlungsdokumentation. Zusätzlich können Administratoren und Controller (und Abteilungsleiter) Rechnungspositionen planen und freigeben.

Unter Projekt > Abrechnung > Rechnungspositionen können Sie die Rechnungspositionen anlegen, auf fehlende Rechnungspositionen prüfen, Rechnungspositionen freigeben und abrechnen.

Fehlende Rechnungspositionen

Anzeige des Zeitraums für welchen noch keine Rechnungen geplant sind, für den aber Buchungen (fakturierbare Zeiten bzw. Belege) bestehen. Wenn Sie auf einen Eintrag klicken, können Sie hierfür eine neue Rechnungsposition eingeben.

Geplante Rechnungspositionen

Mit dem Button Neue Rechnungsposition können neue Rechnungspositionen eingegeben werden.

Markieren Sie die Checkbox einer oder mehrerer Rechnungspositionen und klicken Sie auf Freigeben bzw. Vorschau, damit diese Positionen freigegeben bzw. in der Rechnungsvorschau angezeigt werden.

Freigegebene Rechnungspositionen

In der Tabelle werden die zur Abrechnung freigegebenen Rechnungspositionen angezeigt.

Markieren Sie die Checkbox der entsprechenden Rechnungspositionen um:

Abgerechnete / Stornierte Rechnungspositionen

Der Projektleiter kann zwar selbst keine Abrechnungen erstellen, er kann jedoch die abgerechneten / stornierten Rechnungspositionen und die Zahlungsdokumentation hierzu sehen.

In der Tabelle werden die Beträge netto der einzelnen Rechnungspositionen je Zeile aufgeführt. Anschließend wird die Summe aller Rechnungspositionen als Betrag netto ausgegeben, in der Zeile darunter wird der entsprechende Betrag der Mehrwertsteuer aufgeführt und abschließend der sich daraus ergebende Gesamtbetrag brutto. Die Mehrwertsteuer wird in ZEP auf den Gesamtbetrag netto berechnet und auf 2 Nachkommastellen gerundet (bei Schweizer Franken auf 5 Rappen, wenn unter Administration > Kachel Projektzeit & Belege > Einstellungen so angegeben).

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Rechnungspositionen legen Sie immer im Projekt im Untermenü Abrechnung an. Klicken Sie auf den Button + Neue Rechnungsposition (oder auf einen Eintrag in der Tabelle der fehlenden Rechnungspositionen, hier werden projektspezifisch Zeiträume angezeigt, in denen fakturierbare Projektzeiten bzw. Belege erfasst worden sind, die aber noch nicht als Rechnungsposition geplant sind.)

Fehlende Rechnungspositionen
Für Aufwandsprojekte (und Aufwandsvorgänge, die einzeln abgerechnet werden) ist das klar, denn jeder erfasste Aufwand (Zeit oder Beleg oder Reisekosten) muss direkt über eine Aufwands-Rechnungsposition abgerechnet werden. Wenn einem Aufwand keine passende Aufwands-Rechnungsposition gegenübersteht, dann fehlt eine Rechnungsposition.

Festpreis-Rechnungspositionen werden, wenn es um die Ermittlung von fehlenden Rechnungspositionen zu Aufwandsprojekten geht, nicht beachtet.

Anders ist es bei Pauschalprojekten, denn hier hat die Abrechnung keinen direkten Bezug zu den gebuchten Aufwänden, sondern der Abrechnungsbetrag wird manuell eingegeben. Deshalb werden fehlende Rechnungspositionen wie folgt ermittelt:

Wenn eine Zeit oder ein Beleg auf ein Pauschalprojekt (oder Pauschalvorgang) gebucht wurde, ermittelt ZEP, ob eine Festpreis-Rechnungsposition existiert, die in ihrem Leistungszeitraum das Datum der Buchung einschließt. Wenn es keine solche Rechnungsposition gibt, wird eine fehlende Rechnungsposition angezeigt.

Eine fehlende Festpreis-Rechnungsposition können Sie mit einem Klick in eine geplante Rechnungsposition übernehmen.

Status geplant bzw. freigegeben: Normalerweise legen Sie vorerst nur geplante Rechnungspositionen an. Bei Bedarf können Sie die Rechnungsposition auch sofort freigeben.

​Rechnungstext: Frei editierbares Feld für den Rechnungstext, vorbelegt mit der Projekt-Kurzform und Projekt-Bezeichnung, der Abrechnungsart (z.B. den Vorgang) und dem Abrechnungszeitraum (mit Platzhaltern %von%- %bis%) und den Projektzusatzfeldern. Sie können den vorbelegten Text beliebig ändern. Mit dem Link „Standardtext einfügen“ wird erneut der Standard-Rechnungstext vorbelegt. Sie können diesen Link immer dann verwenden, wenn Sie Rechnungspositionen kopiert oder Rechnungstexte geändert haben und den Standardtext wieder einstellen möchten.

Sichern Sie Ihre Angaben mit Speichern.

Die erstellten Rechnungspositionen werden in der Tabelle angezeigt, sortiert nach geplantem Rechnungsdatum:

Markieren Sie die Checkbox der entsprechenden Positionen und klicken Sie auf Freigeben bzw. Vorschau, damit diese Positionen freigegeben bzw. in der Rechnungsvorschau angezeigt werden. Wurde das bis-Datum einer Rechnungsposition erreicht, ist die Checkbox zu dieser Rechnungsposition bereits aktiviert.

​Geplantes Rechnungsdatum: Liegt das Datum bereits in der Vergangenheit, wird die Checkbox Rechnungsposition aktiviert vorbelegt, um so zu kennzeichnen, dass diese Rechnungsposition freigegeben werden sollte.

Kürzel der Abrechnungsart der jeweiligen Position:

T = im Aufwand nach Tagessatz

S = im Aufwand nach Stundensatz

A = Betrag im Aufwand (Belege, VMA/Anreisepauschalen)

P = Pauschal

Die Art der Abrechnung bestimmt was Sie abrechnen. Es hängt von den Projekteinstellungen ab, welche Rechnungspositions-Arten zur Auswahl stehen. Je nachdem welche Art Sie wählen, ändert sich i.A. der Rest des Eingabeformulars.

Folgende Arten gibt es in ZEP:

Für Projekte mit Abrechnungsart "Aufwand nach Stundensatz" oder "Aufwand nach Tagessatz" können die entstandenen Aufwände mit der Rechnungsposition Art "Aufwand" abgerechnet werden.

Für eine Aufwandsrechnungsposition geben Sie den geplanten Betrag an, d.h. einen Schätzwert für den tatsächlichen Aufwand. Zum Zeitpunkt der Abrechnung wird der abgerechnete Betrag aus dem gebuchten Aufwand ermittelt und wird daher meistens vom gepl. Betrag abweichen. Optional können Sie einen Betrag eingeben, der mindestens abgerechnet werden soll, auch wenn der Betrag durch den geleisteten Aufwand nicht erreicht wird. Ist der Betrag höher, wird der höhere Betrag abgerechnet (Checkbox "mindestens diesen Betrag abrechnen" aktivieren)

Eine Aufwandsrechnungsposition kann anschließend noch weiter aufgegliedert werden: nach Mitarbeiter eingeschränkt oder Arbeitszeiten getrennt von Belegen und Reisekosten.

Für jedes Projekt oder - wenn Sie für das Projekt "Vorgänge werden einzeln abgerechnet" eingestellt haben - für jeden einzelnen Vorgang können Festpreise abgerechnet werden. Auch bei Aufwandsprojekten können (zusätzlich) freie, also vom gebuchten Aufwand unabhängige Festpreis-Rechnungspositionen definiert und abgerechnet werden.

Der geplante Betrag einer Festpreis-Rechnungsposition errechnet sich aus Menge mal Einzelpreis und wird später bei der Abrechnung direkt als abgerechneter Betrag übernommen werden. Sie können als Menge eine Zahl mit bis zu 5 Nachkommastellen eingeben. Auf der Rechnung werden abschließende Nullen nicht angezeigt

Für jedes Projekt können Artikel abgerechnet werden. Das sind zusätzliche freie, also vom gebuchten Aufwand unabhängige, Artikel-Rechnungspositionen. Artikel können unter Administration > Abrechnung > Artikel definiert werden. Artikel-Rechnungspositionen verhalten sich wie Festpreis-Rechnungspositionen. Wenn Sie als Art Artikel auswählen, können Sie in einer weiteren Auswahlliste einen Artikel aus den Stammdaten auswählen, die entsprechenden Artikelmerkmale werden übernommen (Einzelpreis, Einheit, Währung). Sie können aber auch als Artikel "- keiner -" auswählen und Menge, Einzelpreis und Einheit beliebig eingeben. Im Rechnungstext der Artikelposition wird nur die Bezeichnung des Artikels lt. Stammdaten aufgeführt.

Wurde in den Projektdaten eines Projekts "Vorgänge werden einzeln abgerechnet" eingestellt, dann muss für jeden Vorgang eine eigene Rechnungsposition angelegt werden.

Je nach Abrechnungsart des Vorgangs ist die Vorgangs-Rechnungsposition dann eine Festpreis-Rechnungsposition (bei Pauschalvorgang) oder eine Aufwandsrechnungsposition (bei Aufwandsvorgang).

Diese Art von Rechnungsposition ist verfügbar bei Aufwandsprojekten, bei denen "Vorgänge einzeln abgerechnet" werden.

Belege können in ZEP wahlweise auf einen Vorgang oder ohne Vorgang direkt auf ein Projekt gebucht werden.

Wurde in den Projektdaten eines Projekts "Vorgänge werden einzeln abgerechnet" eingestellt, dann wird über die Art Vorgang für jeden Vorgang eine eigene Rechnungsposition angelegt. Darin sind die auf den jeweiligen Vorgang gebuchten Aufwände enthalten.

Für Belege, die ohne Vorgang direkt auf das Projekt gebucht wurden, gibt es die Art „Sonstige Belege“. Eine Rechnungsposition dieser Art wird genau den zu fakturierenden Betrag dieser Belege abrechnen.

Diese Art von Rechnungsposition ist verfügbar bei Aufwandsprojekten, bei denen "Vorgänge einzeln abgerechnet" werden.

Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) und Anreisepauschalen, sofern sie unter Projekte > [Projektname] > Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen eingestellt wurden, gelten immer für das Gesamtprojekt. Sie können nicht auf einzelne Vorgänge heruntergerechnet werden.

Wurde in den Projektdaten eines Projekts "Vorgänge werden einzeln abgerechnet" einstellt, dann wird über die Art Vorgang für jeden Vorgang eine eigene Rechnungsposition angelegt. Darin sind die auf den jeweiligen Vorgang gebuchten Aufwände enthalten.

Für die VMA- und Anreisepauschalen-Belege, die ohne Vorgang übergreifend für das Projekt gelten, gibt es die Art „VMA/Anreisepauschalen“. Eine Rechnungsposition dieser Art wird die zu fakturierenden VMA und Anreisepauschalen abrechnen.

Eine Zuschlagsposition enthält eine prozentuale Angabe, die auf die Rechnung aufgeschlagen oder davon abgezogen (dann mit einem "-" vor der Zahl) werden soll.

Für Projekte mit Abrechnungsart "pauschal" oder "im Aufwand", sowie für einzeln abgerechnete Vorgänge mit Abrechnungsart "pauschal" bzw. "im Aufwand" bzw. einer Mischung aus beiden, ist eine Abrechnung mit Abschlagsrechnungen (bzw. Zahlungsanforderungen) und Schlussrechnung möglich, d.h. Sie rechnen einen vereinbarten Festpreis bzw. eine Aufwandsleistung in zwei oder mehreren Leistungsschritten ab.

​Beispiel: Projekt mit Abrechnungsart "pauschal".

Für eine Abrechnung nach Leistungsstand (Abschlag prozentual auf Zwischensumme und Abschlag Festpreis funktionieren ähnlich) gehen Sie wie folgt vor:

Bei mehreren Abschlägen nach Leistungsstand, die sich auf die gleiche Schlussrechnungsposition beziehen, müssen Leistungsstand und geplantes Rechnungsdatum passend zueinander aufsteigend sein.

​Beispiel:

10% Leistungsstand muss ein früheres geplantes Rechnungsdatum haben als 50% Leistungsstand.

Deshalb müssen Sie auch jedes mal, wenn Sie das geplante Rechnungsdatum oder den Leistungsstand ändern, erst die Tabelle der bisherigen Abschlagspositionen aktualisieren bevor Sie speichern.

Wenn Sie anschließend die Schlussrechnungsposition über das Stift-Symbol noch einmal aufrufen, werden Ihnen die zugehörigen Abschlagspositionen mit Ihren jeweiligen Beträgen in einer Tabelle angezeigt. Der geplante Endbetrag der Schlussrechnung ergibt sich aus dem Gesamtbetrag abzüglich Abschläge.

Auch bei jeder Abschlagsposition sehen Sie die (bezüglich Leistung und Datum) vorangegangenen Abschlagspositionen in einer Tabelle. Der geplante Endbetrag der Abschlagsposition errechnet sich aus Leistungsstand in Prozent vom Gesamtbetrag abzüglich bisherige Abschläge.

​Sie sehen also: durch Erfassen einer Abschlagsposition ändert sich der geplante Betrag der (bezüglich Leistung und Datum) nachfolgenden Abschlagspositionen und der geplante Betrag der Schlussrechnungsposition.

Eine Rechnungsposition nach Leistungsstand (Abschlag oder Schlussrechnung) kann erst dann abgerechnet werden, wenn die zugehörigen bezüglich Leistung und Datum vorangegangenen Abschlagspositionen bereits abgerechnet sind.

Abschlagspositionen, die sich auf zwei verschiedene Schlussrechnungspositionen beziehen, können auf der gleichen Rechnung gemeinsam abgerechnet werden (Beispiel: Garage zu 10% und Haupthaus zu 70% fertiggestellt)

Für eine Abrechnung mit Festpreis-Abschlägen gehen Sie ähnlich vor: legen Sie eine Rechnungsposition der Art "Schlussrechnung Festpreis" an, und anschließend die Rechnungsposition(en) der Art "Abschlag Festpreis".

Wenn die Schlussrechnung und die Abschlagsrechnung(en) (bzw. Zahlungsanforderungen) eine oder mehrere Rechnungspositionen prozentual auf die Zwischensumme enthalten sollen (z.B. Nebenkosten), benutzen Sie die Arten „Schlussrechnung prozentual auf Zwischensumme“ bzw. „Abschlag prozentual auf Zwischensumme“.

Im nächsten Schritt erteilen Sie für eine „geplante“ Rechnungsposition die Freigabe für die Fakturierung, d.h. die Rechnungsposition ist anschließend im Status „freigegeben“.

Freigeben bedeutet, dass jemand (der Projektleiter) die Rechnungsposition und ggf. die zugehörigen Aufwände geprüft hat (z.B. anhand der Vorschau) und dass jemand (mit Administrator-Recht) die Rechnung erstellen kann. Man kann die Freigabe als Schnittstelle zwischen der Projektleitung und der Buchhaltungsabteilung ansehen.

Für freigegebene Aufwands-Rechnungspositionen eines Projekts/Vorgangs wird der Leistungszeitraum „gesperrt“, d.h. es können für dieses Projekt/Vorgang in dem entsprechenden Zeitraum keine Zeiten und Belege mehr erfasst/geändert/gelöscht werden. Grund: Der Betrag von Aufwands-Rechnungspositionen ist direkt von den erfassten Aufwänden abhängig und ist meist auch noch detailliert im Anhang einer Rechnung zu sehen. Der Projektleiter hat das alles geprüft und freigegeben, damit nach seiner Prüfung nicht noch Änderungen stattfinden. Bei den entsprechenden Projektzeiten und Belegen in den diversen Auswertungen sind daher die Symbole für Ändern und Löschen nicht mehr vorhanden.

Bei der Freigabe von anderen Rechnungspositionen (Festpreis, etc.) gibt es keine Sperrungen, da kein direkter Zusammenhang zwischen der Aufwandserfassung und der Abrechnung besteht.

Die Checkbox von geplanten Rechnungspositionen, deren Bis-Datum überschritten wurde ist bereits standardmäßig aktiviert, um Ihnen diese Terminüberschreitung zu signalisieren.

Mit Vorschau überprüfen Sie die entsprechende Position (oder mehrere Positionen gleichzeitig) und erhalten eine „Vorschau der Rechnungsposition“.

Auf der ersten Seite werden die ausgewählten Rechnungspositionen in einer Tabelle dargestellt:

In der Tabelle werden die Beträge netto der einzelnen Rechnungspositionen je Zeile aufgeführt. Anschließend wird die Summe aller Rechnungspositionen als Betrag netto ausgegeben, in der Zeile darunter wird der entsprechende Betrag der Mehrwertsteuer aufgeführt und abschließend der sich daraus ergebende Gesamtbetrag brutto. Die Mehrwertsteuer wird in ZEP auf den Gesamtbetrag netto berechnet und auf 2 Nachkommastellen gerundet (bei Schweizer Franken auf 5 Rappen, wenn unter Administration > Projektzeiten & Belege > Einstellungen so angegeben).

Über der Tabelle werden die Kundenzusatzfelder und der obere Rechnungstext angezeigt, unter der Tabelle wird der untere Rechnungstext angezeigt.

Darunter werden dann bei einer Aufwands-Rechnungsposition ggf. (je nach Ihren Angaben im Untermenüpunkt Format des Projekts) die Details zu den Rechnungspositionen angegeben.

Wenn Sie mit der Rechnungsvorschau zufrieden sind, aktivieren Sie die Checkboxen der freizugebenden Rechnungspositionen und aktivieren Freigeben.

Wiederholende Abrechnung bei Freigabe

Für eine wiederholende Abrechnung stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

Bei einer Rechnungsposition mit Wiederholung wird ZEP zum Zeitpunkt der Freigabe einer Rechnungsposition automatisch sofort die neue Rechnungsposition für den nächsten Zeitraum als geplant anlegen, so dass Sie sich nicht selbst darum kümmern müssen.

Die freigegebene Rechnungsposition selbst verliert mit der Freigabe die Eigenschaft der wiederholenden Abrechnung. Auch wenn Sie die Freigabe entfernen, benötigt die so zurückgesetzte Rechnungsposition nicht mehr die Wiederholung. Die bei der Freigabe erzeugte neue Rechnungsposition für den nächsten Abrechnungszeitraum trägt stattdessen diese Eigenschaft.

Bei Erreichen oder Überschreiten des Projekt-Endes wird keine weitere Rechnungsposition angelegt.

​Beispiel: Projekt-Laufzeit 01.01.2023 - 30.06.2023. Eine Rechnungsposition für den Zeitraum 01.01.2023 - 31.05.2023 mit monatlicher Wiederholung wird definiert.

Wenn Sie die Rechnungsposition freigeben, wird die nächste Rechnungsposition von 01.06.2023 - 30.06.2023 als geplant angelegt, die monatliche Wiederholung wird gesetzt.

Wenn Sie diese neue Rechnungsposition freigeben, wird für die nächste Rechnungsposition der Zeitraum 01.07.2023 - 31.07.2023 ermittelt. Da dieser Zeitraum außerhalb der Projektlaufzeit liegt wird keine neue Rechnungsposition mehr angelegt.

Beispiel mit Überschreitung: Projekt-Laufzeit 01.02.2023 - 15.03.2023. Eine Rechnungsposition für den Zeitraum 01.02.2023 - 28.02.2023 mit monatlicher Wiederholung wird definiert.

Wenn Sie die Rechnungsposition freigeben, wird für die nächste Rechnungsposition der Zeitraum 01.03.2023 - 31.03.2023 ermittelt. Da das Projekt jedoch nur bis 15.03.2023 läuft, wird die neue Rechnungsposition für den Zeitraum 01.03.2023 - 15.03.2023 definiert.

Beispiel mit Nachträglichem Ändern des Projekt-Endes: Projekt-Laufzeit 01.01.2023 - 30.08.2023. Eine Rechnungsposition für den Zeitraum 01.01.2023 bis 31.05.2023 mit monatlicher Wiederholung wird definiert.

Wenn Sie die Rechnungsposition freigeben, wird die nächste Rechnungsposition von 01.06.2023 - 30.06.2023 als geplant angelegt, die monatliche Wiederholung wird gesetzt.

Nun wird das Endedatum des Projekts auf den 31.05.2023 gesetzt.

Die bereits generierte Rechnungsposition für den Zeitraum 01.06.2023 bis 30.06.2023 ist somit nicht mehr gültig und wird mit einem roten Stift-Symbol markiert. Die Checkbox einer solchen Rechnungsposition kann nicht aktiviert werden.

Für freigegebene Aufwands-Rechnungspositionen eines Projekts/Vorgangs wird der Leistungszeitraum „gesperrt“, d.h. es können für dieses Projekt/Vorgang in dem entsprechenden Zeitraum keine Zeiten und Belege mehr erfasst/geändert/gelöscht werden. Bei den entsprechenden Projektzeiten und Belegen in den diversen Auswertungen sind daher die Symbole für Ändern und Löschen nicht mehr vorhanden.

Wenn Sie trotzdem eine solche Projektzeit oder einen Beleg ändern, löschen oder ergänzen müssen, können Sie die Freigabe der entsprechenden Rechnungspositionen zurücknehmen:

An dieser Stelle endet der „Arbeitsbereich“ eines Projektleiters in ZEP, die Rechnungsstellung übernimmt der Controller bzw. Administrator.

Administratoren und Controller (bei Nutzung des Moduls Standorte & Abteilungen auch Abteilungsleiter) haben die Möglichkeit, bei freigegebenen Rechnungspositionen „Abrechnen“ auszuwählen.

Um freigegebene Rechnungspositionen abzurechnen, aktivieren Sie die Checkbox der gewünschten freigegebenen Rechnungspositionen und aktivieren Abrechnen, um die Abrechnung zu starten.

Im darauf folgenden Popup-Fenster können Sie auf zwei Seiten (Buttons „weiter“ und „zurück“) noch verschiedene Einstellungen für die Rechnung treffen.

Rechnungsdaten:

Titel
Überschrift der Rechnung. Im Normalfall wird hier "Rechnung" stehen. Fall Sie einen negativen Betrag abrechnen (bei einer Festpreis-Rechnungsposition oder durch eine negative Prozentzahl bei einer Zuschlags-Rechnungsposition) oder wenn sich der gesamte Rechnungsbetrag auf einen negativen Betrag beläuft, wird aus der Rechnung eine "Gutschrift". Bei stornierten Rechnungen wird an dieser Stelle der Titel "Stornorechnung" vorgegeben.

Rechnungsnummer
Ist entsprechend den Angaben in Administration > Abrechnung > Einstellungen vorbelegt und kann von Ihnen geändert werden. Falls Sie Änderungen in diesem Feld vorgenommen haben, die Sie rückgängig machen möchten, können Sie mit dem Link Nächste freie Re-Nr erneut die von ZEP vorgeschlagene Re-Nr einstellen.

Rechnungsdatum
Das Datum wird vorbelegt, Sie können es an dieser Stelle anpassen. Siehe auch Einstellung „Rechnungsdatum intelligent vorbelegen“ unter Administration > Abrechnung > Einstellungen.

Kundenadresse zur Vorbelegung
Wählen Sie aus, welche Kundenadresse im Feld „Rechnungsadresse“ voreingestellt werden soll. Standardvorbelegung ist die definierte Rechnungsadresse des Projekts.

Rechnungsempfänger
Wählen Sie aus den Ansprechpartnern des Kunden (oder Auswahl: --- wenn kein Rechnungsempfänger auf der Rechnung stehen soll). Der Rechnungsempfänger wird in der Rechnungsanschrift aufgeführt.

Rechnungsadresse
Hier wird die Rechnungsadresse gemäß Ihren Projekt-Einstellungen vorbelegt. Sie können die Rechnungsadresse auch ändern

Ihre Änderung wirkt sich ausschließlich für diese eine Rechnung aus.

Skontofrist in Tagen
Angabe der beim Kunden hinterlegten Skontofrist. Kann hier auch überschrieben werden.

Zahlungsziel in Tagen
Angabe des beim Kunden hinterlegten Zahlungsziels. Kann hier auch überschrieben werden.

MwSt
Voreingestellt ist die beim Kunden hinterlegte Mehrwertsteuer. Sie können die MwSt. an dieser Stelle für diese eine Rechnung aber auch frei editieren. Entsprechend dem hier eingetragenen Wert wird die MwSt. auf der Rechnung ausgewiesen. Die Mehrwertsteuer-Berechnung für Rechnungen über mehrere Rechnungspositionen erfolgt auf den gerundeten Endbetrag der Rechnung.

Rechnungspositionen Reihenfolge
Sie können die Rechnungspositionen durch Klicken und Ziehen in die gewünschte Reihenfolge bringen. Klicken Sie hierfür mit der Maus eine Rechnungsposition an, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen sie die Rechnungsposition an die entsprechende Position.

Wenn Sie hier alle notwendigen Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie mit Weiter und kommen auf die zweite Seite des Popup-Fensters.

Zusatzfelder und Format

Zusatzfelder
Hier können Sie die Inhaltstexte der definierten Kundenzusatzfelder anpassen. Feldname und Feldinhalt sowie Oberer und Unterer Rechnungstext.

Dateiformat der Rechnung
Hier können Sie auswählen, in welchem Dateiformat die Rechnung erstellt werden soll. Die Vorbelegung entspricht Ihren Angaben aus dem Menüpunkt Administration > Abrechnung > Einstellungen.

Auswahl des bei der entsprechenden Abteilung hinterlegten spezifischen Briefpapiers:

Voreingestellt ist das Briefpapier der Abteilung des Projekts der ersten Rechnungsposition. Wenn Sie für diese Rechnung ein anderes Briefpapier verwenden möchten, wählen Sie hier die zugehörige Abteilung.

Ein Benutzer mit Administrator-Recht kann in der Abteilungsverwaltung unterschiedliches Briefpapier je Abteilung definieren. Eine genaue Anleitung zum Erstellen von Briefpapier finden Sie unter Administration > Meine Firma > Briefpapier.

Mit Zurück können Sie zu der vorhergehenden Seite des Popups zurück gelangen.

Mit Fertigstellen wird die Rechnung mit den von Ihnen gewählten Angaben generiert. Sie werden auf die Seite der neu erstellten Rechnung weitergeleitet, wo Sie weitere Aktionsmöglichkeiten haben (drucken oder per Email versenden, etc.)

Alle Daten und Details zu einer ausgewählten Rechnung finden Sie im Objekt-Menü dieser Rechnung.

Um Details einer Rechnung abzurufen (Objektmenü der Rechnung), oder bestimmte Aktionen auszuführen, klicken Sie auf die als Link dargestellte Rechnungs-Nummer in der Tabelle der Rechnungen.

Um zu dem Projekt oder Kunden zurückzukehren klicken Sie im Verlauf auf den entsprechenden Eintrag (z.B. Projekt Musterprojekt).

Auflistung der Rechnungsdaten: Hier finden Sie die Kundenzugehörigkeit, die Rechnungsnummer, sowie alle Angaben zu dem in Rechnung gestellten Betrag und der bereits eingegangen Zahlungen (nur wenn Zahlungseingänge in ZEP verwaltet werden), sowie Skontofrist und Zahlungsziel. Sie können bei Bedarf eine "Neue Mahnung erstellen". Zusätzlich können Sie über den Link "Interne Bemerkung" weitere Informationen zu dieser Rechnung hinterlegen. Diese interne Bemerkung wird ausschließlich hier angezeigt und bearbeitet.

Auflistung der Rechnungspositionen: Hier werden die einzelnen Rechnungspositionen aufgelistet, die in der Rechnung enthalten sind. In der Spalte „Abg. Betrag“ können Sie sehen, welcher Betrag für die Rechnungsposition in Rechnung gestellt wurde.

Sie können die Rechnung downloaden und drucken oder an einem anderen Ort speichern.

Falls Belege mit Dateianhängen zur Rechnung existieren, wird das zugehörige Belegdateien-PDF als weiterer Download angeboten.

Über einen Link auf der Rechnungsdetailseite können Rechnungen als E-Mail versendet werden.

Um den Rechnungsversand nutzen zu können muss der ZEP-Mail-Client verwendet werden.

Außerdem muss die Rechnungsadresse des jeweiligen Kunden für den Rechnungsversand freigegeben werden (Eine Mailadresse muss eingetragen werden):

Sie können optional eine Lesebestätigung vom E-Mail-Empfänger anfordern. Aktivieren Sie die Checkbox Lesebestätigung anfordern, dann erhält der Empfänger die E-Mail mit der Bitte um eine Empfangsbestätigung. Bitte beachten Sie: es liegt am Mail-Programm bzw. an den Einstellungen des Empfängers, ob er eine Bestätigung sendet.
Die Lesebestätigung bezieht sich immer auf alle Empfänger, d.h. auch die Empfänger im CC und BCC werden zur Bestätigung aufgefordert.

Der Mail wird das Rechnungsdokument als Dateianhang hinzugefügt. Falls Belege mit Dateianhängen zur Rechnung existieren, wird das zugehörige Belegdateien-PDF als weiterer Anhang hinzugefügt. Falls Dokumente zur Rechnung existieren, werden die zugehörigen Dokumente als weiterer Anhang hinzugefügt.

Für alle Dokumente gilt, das sie ein optionaler Dateianhang sind. Durch "weg klicken" der entsprechenden Dokumentennamen löschen Sie diese Dokumente aus dem Anhang. Sie können die PDF-Anhänge dieser E-Mail (Rechnung und sonstige PDF-Dokumente aus der Dokumentenablage) zu einem PDF-Anhang zusammenfügen, so dass der Empfänger der E-Mail nur noch einen Anhang runterladen/öffnen muss.
Bitte beachten Sie: Sie können nur PDF-Dateien zusammenführen! Dokumente in anderen Formaten werden als eigener Anhang versendet.

ZEP zeigt bei jeder Rechnung an, wann Sie zuletzt an den Kunden per E-Mail geschickt wurde.

Rechnung erneut versenden
Wenn eine Rechnung nochmals verschickt wird, kann es sein, dass diese nochmals umsatzsteuerpflichtig ist. Wenn Sie aus ZEP heraus eine Rechnung erneut per E-Mail versenden, können Sie optional wählen, ob diese Rechnung als "Kopie" gekennzeichnet werden soll. Wenn Sie im Menü einer Rechnung auf "Erneut versenden" klicken, können Sie im anschließenden Dialog folgendes angeben: "Die Rechnungsdatei als Kopie kennzeichnen". Bitte beachten Sie: diese Kennzeichnung als Kopie ist nur für Rechnungen im Format PDF möglich.

Über die Rechnungsdetailseite können Rechnungen als E-Mail versendet werden.

Dazu müssen Sie zuvor unter Administration > Meine Firma > E-Mail den Mailserver entsprechend eingerichtet haben. Unter Administration > Abrechnung > Einstellungen können Sie weitere Angaben zum Rechnungsversand per E-Mail treffen.

Außerdem muss die Rechnungsadresse des jeweiligen Kunden für den Rechnungsversand freigegeben werden (Eine Mailadresse muss eingetragen werden).

Eine zugehörige Mailvorlage befindet sich unter Administration > Abrechnung > Mailvorlagen. Diese können Sie nach Belieben editieren.

Der Mail wird das Rechnungsdokument als Dateianhang hinzugefügt. Falls Belege mit Dateianhängen zur Rechnung existieren, wird das zugehörige Belegdateien-PDF als weiterer Anhang hinzugefügt.

Im Gegensatz zum Rechnungsdokument ist das Belegdateien-PDF ein optionaler Dateianhang. Das Deaktivieren der zugehörigen Checkbox bewirkt, dass er nicht mitgesendet wird.

Die Zahlungsdokumentation ist nur vorhanden, wenn unter Administration > Abrechnung > Einstellungen die Zahlungseingänge in ZEP verwalten aktiviert ist.

Bei jeder Rechnung können Sie im Untermenüpunkt Zahlungsdokumentation einer Rechnung den Zahlungseingang für diese Rechnung dokumentieren.

Erfassen Sie jeden Zahlungseingang und jede Minderung mit Datum, Betrag und ggf. Bemerkung.

Wenn Sie für eine Rechnung den ersten Zahlungseingang dokumentieren, wird Ihnen der Betrag mit dem Rechnungsbetrag (brutto) vorbelegt. Sie können diesen Betrag abändern, falls nur eine Teilzahlung eingegangen ist.

Wenn sie einen zweiten Zahlungseingang dokumentieren, wird Ihnen der Restbetrag für die zu bezahlende Rechnung vorbelegt.

Wenn Sie die Vorbelegung des Betrages verändert haben, können Sie diese mit Hilfe des Links Restbetrag wieder einstellen.

In der Überschrift der Tabelle sehen Sie immer den noch nicht bezahlten Betrag der Rechnung. Beachten Sie auch die Auswertung "Offene Posten", in der Sie einen Überblick über die offenen Beträge haben.

Beispiel Zahlung mit Minderung:

Bei einer Rechnung über 100,- EUR hat der Kunde abzüglich Skonto 97,- EUR überwiesen. Sie erfassen zwei Zahlungseingänge:

97,- EUR Zahlung und 3,- EUR Minderung.

Damit werden zu dieser Rechnung keine offenen Posten mehr ausgewiesen.

Bei jeder Rechnung können Sie im Untermenüpunkt Dokumente über Neues Dokument beliebige Dokumente (z.B. Zeitnachweise der Mitarbeiter, etc.) zu dieser Rechnung in ZEP hochladen.

Beim Rechnungsversand können Sie dann die der Rechnung zugeordneten Dokumente anhängen.
​

Wenn Sie die Dokumentenverwaltung einsetzen, können Sie beim Rechnungsversand auch ganz einfach die von Ihnen hochgeladenen Dokumente aus dem Projektordner (z.B. unterschriebene Zeitnachweise) der Rechnung anhängen. Wenn Sie die Rechnung versenden, klicken Sie beim Anhang auf den Link Projektdokumente hinzufügen. Es wird die Ordnerstruktur des Projekts (bzw. der Projekte) angezeigt. Wenn Sie einen Ordner markieren, werden alle enthaltene Dokument angezeigt. Soll ein Dokument nicht angehängt werden, entfernen Sie es von der Liste.

​

Wenn Sie eine Rechnung stornieren, werden

Als Administrator oder Controller (ggf. auch als Abteilungsleiter bei Verwendung des Moduls Standorte & Abteilungen) können Sie Rechnungen in ZEP stornieren. Um eine Rechnung zu stornieren gehen Sie auf den Untermenüpunkt Stornieren der Rechnung und klicken Sie auf den Button Stornieren.

Wenn Sie eine Rechnung storniert haben, werden die mit dieser Rechnung abgerechneten Rechnungspositionen dupliziert. D.h. die Rechnungspositionen sind jetzt noch einmal im Status „freigegeben“ vorhanden. Zudem wird eine weitere Festpreis-Rechnungsposition, die den Gutschriftsbetrag enthält angelegt (entweder eine für den gesamten Rechnungsbetrag je Projektanteil oder eine je Rechnungsposition).

Beispiel: Es wurde eine Aufwandsrechnung mit drei Positionen erstellt, der Rechnungsbetrag war 125,00. Der Kunde beschwert sich über eine Falschbuchung. Die Rechnung wird storniert .

Um die Falschbuchung zu korrigieren, müssen Sie bei der zugehörigen Rechnungsposition die Freigabe entfernen, um die Sperre der Buchung zu entfernen. Anschließend korrigieren Sie die Falschbuchung. Dann geben Sie die Rechnungsposition wieder frei. Jetzt können Sie die insgesamt 4 Rechnungspositionen erneut abrechnen. Die Beträge der Aufwands-Rechnungspositionen werden neu berechnet. Dazu kommt der Gutschriftsbetrag für die stornierte Rechnung. Ob Sie die Gutschrift in einer eigenen Rechnung oder gemeinsam mit den anderen Rechnungspositionen abrechnen, bleibt Ihnen überlassen.

Eine Rechnung korrigieren bedeutet, die Rechnung ändern, wobei Rechnungsnummer und Rechnungsdatum unverändert bleiben.

Das ist auch dann möglich, wenn bereits Zahlungseingänge registriert sind.

Das vorherige Rechnungsdokument bleibt als „alte Version“ im System erhalten.

Sie können also später noch nachvollziehen, wann die Rechnung geändert wurde und wie sie vorher aussah.

Im Korrekturverfahren gibt es eine Art „ungültigen Zwischenzustand“ („In Korrektur“) einer Rechnung. In diesem Zustand können Rechnungspositionen bearbeitet, hinzugefügt oder entfernt werden. Das bedeutet, dass Sie Korrekturen nicht sofort abschließen müssen, sondern diesen Zustand über einen Zeitraum in der Schwebe lassen können.

Eine Rechnung, die im Status "in Korrektur" ist, können Sie bearbeiten, die Rechnungspositionen verändern, entfernen oder löschen, sowie neue Rechnungspositionen dazu nehmen. Mit der Aktion "Korrektur abschließen" erstellen Sie anschließend eine neue Version dieser Rechnung, wobei Rechnungsnummer und Rechnungsdatum unverändert bleiben.

Mit [Korrektur starten] versetzen Sie eine Rechnung in den Status "in Korrektur".

Eine Rechnung, die im Status "in Korrektur" ist, können Sie bearbeiten, die Rechnungspositionen verändern, beseitigen oder löschen, sowie neue Rechnungspositionen dazu nehmen. Mit der Aktion "Korrektur abschließen" (links im Menü) erstellen Sie anschließend eine neue Version dieser Rechnung, wobei Rechnungsnummer und Rechnungsdatum unverändert bleiben. Das vorherige Rechnungsdokument bleibt als „alte Version“ im System erhalten. Sie können also später noch nachvollziehen, wann die Rechnung geändert wurde und wie sie vorher aussah.

​

Bei Aufwandsrechnungen: Die Rechnungspositionen der in Korrektur befindlichen Rechnung sind anfangs noch im Status „freigegeben“. Das bedeutet, dass zugehörige Zeiträume für das betreffende Projekt für die Projektzeit- und Belegerfassung gesperrt sind. Wenn Sie gebuchte Zeiten oder Belege für diese Rechnung ändern oder ergänzen möchten, müssen Sie die betreffende Rechnungsposition zuerst in den Status „geplant“ versetzen, womit die Zeiträume nicht mehr gesperrt sind.

​

Mit [Bearbeiten] können Sie Rechnungstexte, Adresse und MwSt. der Rechnung verändern.

Wenn bereits eine Rechnungsposition existiert, die zu dieser Rechnung dazu genommen werden soll, verwenden Sie Rechnungsposition hinzufügen. Sie erhalten eine Liste der Rechnungspositionen, die in Frage kommen, und können eine oder mehrere zu dieser Rechnung dazu nehmen.

Verwenden Sie Neue Rechnungsposition, um eine ganz neue Rechnungsposition zu erzeugen. Mit Klick auf das Kopier-Symbol erstellen Sie die neue Rechnungsposition als Kopie einer bestehenden Rechnungsposition.

Mit dem Mülleimer-Symbol löschen Sie eine Rechnungsposition ganz aus ZEP. Wenn Sie die Rechnungsposition lediglich aus dieser Rechnung entfernen möchten, damit Sie einer anderen Rechnung zugeordnet werden kann, verwenden Sie das Entfernen-Symbol.

​

Mit der Aktion "Korrektur abschließen" (links im Menü) erstellen Sie eine neue Version dieser Rechnung, wobei Rechnungsnummer und Rechnungsdatum unverändert bleiben.

Im Korrektur-Abschließen-Dialog können Sie noch

Wenn Sie die Rechnungskorrektur abschließen, wird aufgrund der geänderten Daten ein neues Rechnungsdokument erzeugt

und die enthaltenen Rechnungspositionen in den Status -abgerechnet- gesetzt.

Geben Sie an, ob Sie das Korrekturdatum auf Rechnung anzeigen wollen und klicken Sie auf Speichern.

Normalerweise löscht man keine Rechnungen, sondern storniert oder korrigiert.
Jedoch, wenn Sie eine Rechnung fehlerhaft erstellt, aber noch nicht an den Kunden versendet haben, und auch sonst noch keine „Spuren“ hinterlassen haben, ist es für Sie oft einfacher, die Rechnung zu löschen und ggf. erneut zu erstellen.

​Wenn Sie eine Rechnung löschen, werden

Die Rechnungsnummer ist wieder „frei“. Wenn es die letzte Nummer im System war, schlägt ZEP sie bei der nächsten Abrechnung wieder vor. Wenn es jedoch bereits weitere anschließende Rechnungen gab, müssen Sie diese „Lücke“ bei den Rechnungsnummern selbst schließen. Notieren Sie sich die gelöschte Rechnungsnummer, damit Sie sie bei einer neuen Rechnung wiederverwenden können.

Wenn bereits Zahlungseingänge dokumentiert sind können Sie die Rechnung nicht löschen.

Wenn keine Zahlungseingänge dokumentiert wurden, können Sie die Rechnung löschen.

Alle gültigen Positionen der gelöschten Rechnung werden automatisch in die Tabelle Rechnungspositionen mit dem Status „freigegeben“ wieder eingetragen. Nun können Sie Ihre Änderungen vornehmen (ggf. entfernen Sie die Freigabe, um auch gebuchte Zeiten/Belege ändern zu dürfen) und rechnen die Rechnungspositionen erneut ab.

Für den Fall, dass Sie für ein Projekt an mehrere Kunden Rechnungen stellen müssen, können Sie im Projekt unter Daten & Plan die Checkbox "Rechnungsstellung an mehrere Kunden" aktivieren.

​

Es kann vorkommen, dass ein Projekt an verschiedene Kunden in Rechnung gestellt werden muss (Bauträger, Architekt, etc.). Das Projekt ist trotzdem eine Einheit und soll als solche bebucht und ausgewertet werden.

Wenn Sie einen solchen Fall in ZEP abbilden möchten, aktivieren Sie im Projekt unter Daten & Plan die Checkbox "Rechnungsstellung an mehrere Kunden".

Sobald Sie die Option "Rechnungsstellung an mehrere Kunden" aktiviert haben, wird der Kunde unter Daten & Plan als "Primärer Kunde" aufgeführt und unter Abrechnungseinstellungen kommt ein neuer Menüpunkt Kunden dazu. Hier können Sie einen weiteren Kunden auswählen und dem Projekt zuordnen. Sie können definieren, welcher Kunde als "primärer Kunde" geführt wird. In der Rechnungsposition wählen Sie den Kunden (primärer bzw. sekundärer Kunde) aus, an den diese Rechnungsposition gestellt werden soll. Der sekundäre Kunde hat für dieses Projekt ansonsten keine weitere Bedeutung.

Die Auswertungen Umsatzprognose und Offene Posten eines Projekts mit Rechnungsstellung an mehrere Kunden, haben eine zusätzliche Spalte mit der Angabe des jeweiligen Kunden.

​

Sobald Sie die Option "Rechnungsstellung an mehrere Kunden" aktiviert haben, wird der Kunde unter Daten & Plan als "Primärer Kunde" aufgeführt und unter Abrechnungseinstellungen kommt ein neuer Menüpunkt Kunden dazu.

Über den Button "+ Weiteren Kunden zuordnen", ordnen Sie weitere Kunden zu. Geben Sie ggf. "Kundenauftrag", "Ansprechpartner", "Rechnungsadresse" und "Bemerkung" je Kunde an. Mit "Speichern" bestätigen Sie Ihre Angaben.

Der zuerst (beim Projekt) eingegebene Kunde wird als "Primärer Kunde" fett dargestellt. Wenn Sie den primären Kunden ändern möchten, klicken Sie auf Primären Kunden ändern und nehmen Ihre Einstellung vor.

​

Wenn das Projekt keine eigene Preistabelle hat, wird für die Aufwands-Abrechnung die Preistabelle des Kunden genommen.

Bei der Rechnungstellung wird die Kundenpreistabelle des jeweiligen Kunden verwendet.

Bei den Auswertungen, die keinen Rechnungsbezug haben und trotzdem externe Kosten anzeigen (z.B. Projektstand/Gesamtstatus Plan/Ertrag), wird jedoch nur die Kundenpreistabelle des Primärkunden verwendet.

Wenn der jeweilige Kunde keine eigene Preistabelle hat, wird die Basispreistabelle aus den Stammdaten verwendet.

​

Wenn Sie angefallene VMA (Verpflegungsmehraufwendungen) an alle beteiligten Kunden des Projekts weiterberechnen möchten, sollten Sie folgende Einstellung vornehmen (unter Administration > Reisen > Verpflegungsmehraufwendungen):

Wenn Sie hier die Einstellung

haben, werden nur dem primären Kunden angefallene VMA in Rechnung gestellt.

Wenn Sie Kunden haben, die Ihnen für Ihre erbrachten Leistungen eine Gutschrift ausstellen, können Sie dies in ZEP auch abbilden. Die Gutschrift des Kunden ersetzt abrechnungstechnisch die Rechnung von Ihnen an den Kunden.

Unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Daten im Reiter Abrechnung stellen Sie das gewünschte Abrechnungsverfahren ein.

Die grundlegende Vorgehensweise im Gutschriftverfahren ist genau gleich wie bei der Rechnungsstellung, Rechnungspositionen können geplant und freigegeben werden. Eine freigegebene Rechnungsposition kann nicht abgerechnet werden, es wird keine Rechnung (bzw. Rechnungsdokument) erstellt. Wenn Sie die Eingangsgutschrift vom Kunden erhalten, können Sie für die freigegebenen Rechnungspositionen eine Eingangsgutschrift erfassen. Eingangsgutschriften sind gekennzeichnet durch einen eigenen Präfix in der (Rechnungs-)Nummer.

Als Titel wird die Referenz als Eingabefeld angezeigt, wo Sie die externe Gutschriftsnummer eintragen können.

Die Eingangsgutschrift-Datei kann bei der Anlage direkt gewählt sowie später auch unter Rechnung > Daten hinzugefügt werden, ohne die Rechnung korrigieren zu müssen.

Die Korrektur kann weiterhin verwendet werden um Rechnungspositionen anzupassen, Zeiten umzubuchen usw.

Bei jeder Änderung der Datei, wird eine neue Rechnungsversion gespeichert und in der Historie angezeigt.

​

Einen schnellen Überblick über alle Rechnungen und Rechnungspositionen in ZEP gibt der Menüpunkt Abrechnung, der Benutzern mit dem Recht Administrator oder Controller bzw. Projektleitern mit Budgetverantwortung vorbehalten ist.

Im Reiter Rechnungspositionen finden Sie je nach eingestellten Filterkriterien Geplante Rechnungspositionen, alle Freigegebene und Abgerechnete/Stornierte Rechnungspositionen

Im Reiter Rechnungen finden Sie je nach eingestellten Filterkriterien eine Tabelle aller Rechnungen entsprechend des eingestellten Zeitraums.

Im Reiter Automatisierte Rechnungen können Sie für Kunden, die eine automatisierte Rechnungsstellung haben, die freigegebenen Rechnungspositionen in einem automatisierten Ablauf abrechnen.

In diesem Menüpunkt erhalten Administratoren und Controller nicht nur schnell Informationen zu den Rechnungspositionen sondern sie können hier auch verschiedene Aktionen ausführen.

Geben Sie das Datum an, bis zu welchem die geplanten Rechnungspositionen und ab welchem Datum die abgerechneten Rechnungspositionen angezeigt werden sollen.

Optional können Sie sich den Betrag für noch nicht abgerechnete Aufwandspositionen aus aktuell gebuchten Zeiten und Belegen berechnen lassen. Diese Checkbox ist per Default nicht aktiviert.

Bei den geplanten Rechnungspositionen mit einem geplanten Rechnungsdatum in der Vergangenheit ist bereits automatisch das Auswahlhäkchen gesetzt: diese Positionen können/sollten bald freigegeben werden.

Um die markierten geplanten Rechnungspositionen freizugeben, klicken Sie bitte auf den Button Freigeben.

Um die Rechnungspositionen zu Ändern, klicken Sie Bitte auf den Button Ändern. Als Aktion können Sie für alle markierten Rechnungspositionen den Leistungszeitraum oder die Mehrwertsteuer ändern.

​

Durch "Freigeben" versetzen Sie eine Rechnungsposition in den Status "freigegeben" und sie wechselt in die Tabelle der freigegebenen Rechnungspositionen.

Durch die Freigabe einer Aufwands-Rechnungsposition wird zusätzlich der Leistungszeitraum für weitere Erfassungen und Änderungen gesperrt, d.h. in diesem Zeitraum können keine Zeiten mehr für dieses Projekt erfasst / geändert / gelöscht werden. Für die entsprechenden Projektzeiten werden die Symbole für Änderungen und Löschen nicht mehr vorhanden sein. Beim Versuch, Zeiten oder Belege für dieses Projekt / Vorgang in diesem Zeitraum zu erfassen werden Sie eine Meldung erhalten "... durch Rechnungsstellung gesperrt."

​

Durch "Freigabe entfernen" versetzen Sie eine Rechnungsposition wieder zurück in den Status "geplant". Damit wird auch die oben beschriebene Sperrung des Leistungszeitraums bei Aufwands-Positionen aufgehoben.

Eine Rechnungsvorschau und auch der Abrechnungsvorgang ist nicht in Abrechnungen > Rechnungspositionen, sondern nur innerhalb eines Kunden oder eines Projekts möglich. Wechseln Sie zu einem Kunden oder zu einem Projekt, z.B. durch Klick auf die Kundennummer oder die Projekt-Kurzform in einer angezeigten Rechnungsposition.

Tabelle aller Rechnungen entsprechend der Filterkriterien und des des eingestellten Zeitraums:

Mit Klick auf das Zahnrad Symbol können Sie unter Konfiguration Tabellenspalten die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel/CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Mit dem Export Symbol können Sie die Tabelle im Format Excel oder CSV exportieren (und zwar entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration > Tabellenspalten > Excel/CSV).

Massenoperationen
Sie können mehrere Rechnungen markieren und folgende Aktionen wählen.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf einer Checkbox sind, wird Ihnen in einem Mouseover die Rechnungssumme der markierten Rechnungen angezeigt und zusätzlich die Gesamtsumme aller Rechnungen. Das ist hilfreich, wenn Sie von Kunden für mehrere Rechnungen eine Sammelüberweisung erhalten haben, dann können Sie alle entsprechenden Rechnungen markieren und kontrollieren, ob der Überweisungsbetrag der Summe der Rechnungsbeträge entspricht.

Auflistung der Rechnungsdaten
Hier finden Sie die Kundenzugehörigkeit, die Rechnungsnummer, sowie alle Angaben zu dem in Rechnung gestellten Betrag und der bereits eingegangen Zahlungen (nur wenn Zahlungseingänge in ZEP verwaltet werden), sowie Skontofrist und Zahlungsziel. Sie können bei Bedarf über den Button + Neue Mahnung erstellen eine Mahnung erstellen. Zusätzlich können Sie über den Button Interne Bemerkung weitere Informationen zu dieser Rechnung hinterlegen. Diese interne Bemerkung wird ausschließlich hier angezeigt und bearbeitet.
​

Hier werden die einzelnen Rechnungspositionen aufgelistet, die in der Rechnung enthalten sind. In der Spalte „Abg. Betrag“ können Sie sehen, welcher Betrag für die Rechnungsposition in Rechnung gestellt wurde.

Über das Download-Symbol können Sie die Rechnung downloaden und drucken oder an einem anderen Ort speichern. Falls Belege mit Dateianhängen zur Rechnung existieren, wird das zugehörige Belegdateien-PDF als weiterer Download angeboten.

Über einen Link auf der Rechnungsdetailseite können Rechnungen als E-Mail versendet werden.

Außerdem muss die Rechnungsadresse des jeweiligen Kunden für den Rechnungsversand freigegeben werden (Eine Mailadresse muss eingetragen werden).

Sie können optional eine Lesebestätigung vom E-Mail-Empfänger anfordern. Aktivieren Sie die Checkbox Lesebestätigung anfordern, dann erhält der Empfänger die E-Mail mit der Bitte um eine Empfangsbestätigung. Bitte beachten Sie: es liegt am Mail-Programm bzw. an den Einstellungen des Empfängers, ob er eine Bestätigung sendet.

Die Lesebestätigung bezieht sich immer auf alle Empfänger, d.h. auch die Empfänger im CC und BCC werden zur Bestätigung aufgefordert

Der Mail wird das Rechnungsdokument als Dateianhang hinzugefügt. Falls Belege mit Dateianhängen zur Rechnung existieren, wird das zugehörige Belegdateien-PDF als weiterer Anhang hinzugefügt. Falls Dokumente zur Rechnung existieren, werden die zugehörigen Dokumente als weiterer Anhang hinzugefügt.

Für alle Dokumente gilt, das sie ein optionaler Dateianhang sind. Durch "weg klicken" der entsprechenden Dokumentennamen löschen Sie diese Dokumente aus dem Anhang. Sie können die PDF-Anhänge dieser E-Mail (Rechnung und sonstige PDF-Dokumente aus der Dokumentenablage) zu einem PDF-Anhang zusammenfügen, so dass der Empfänger der E-Mail nur noch einen Anhang runterladen/öffnen muss.

ZEP zeigt bei jeder Rechnung an, wann Sie zuletzt an den Kunden per E-Mail geschickt wurde.

​Rechnung erneut versenden
Wenn eine Rechnung nochmals verschickt wird, kann es sein, dass diese nochmals umsatzsteuerpflichtig ist. Wenn Sie aus ZEP heraus eine Rechnung erneut per E-Mail versenden, können Sie optional wählen, ob diese Rechnung als "Kopie" gekennzeichnet werden soll. Wenn Sie im Menü einer Rechnung auf "Erneut versenden" klicken, können Sie im anschließenden Dialog folgendes angeben: "Die Rechnungsdatei als Kopie kennzeichnen". Bitte beachten Sie: diese Kennzeichnung als Kopie ist nur für Rechnungen im Format PDF möglich.

Sie können für Kunden eine automatisierte Rechnungsstellung hinterlegen.
Unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Daten > Reiter Abrechnung aktivieren Sie die "Automatisierte Rechnungsstellung". (Optional können Sie dazu angeben, ob bei Zahlung per Lastschrift mit Erstellen der Rechnung auch gleich ein automatischer Eintrag in der Zahlungsdokumentation erfolgen soll.)

Unter Abrechnung > Automatisierte Rechnungsstellung werden die freigegebenen Rechnungspositionen in einem automatisierten Ablauf abgerechnet.

Optional können Sie alle alle erstellten Rechnungen anschließend per E-Mail verschicken (falls beim Kunden hinterlegt) deaktivieren/aktivieren.

ZEP zeigt die Anzahl der zu erstellenden Rechnungen an, sobald Sie auf Automatisierte Rechnungserstellung starten klicken, wird Ihnen der Fortschritt angezeigt.

Sie können über den Menüpunkt Auswertungen verschiedene Auswertungen zu dem Modul Abrechnung machen.

Es gibt 2 Hauptbereiche, zum einen der kunden- und der projektspezifische Bereich und den Sie im Reiter Kunden bzw. Projekte aufrufen können und der projekt- und kundenübergreifende Bereich unter er dem Reiter Abrechnung.

Einen Überblick über den Stand Ihrer Abrechnungen, sowie Prognosen zu Umsätzen finden Sie im Menüpunkt Auswertungen > Reiter Abrechnung.

Wenn Sie das Modul Rechnungsstellung nutzen, finden Sie hier einen weiteren Reiter Abrechnung, in welchem Sie projekt- und kundenübergreifend

einsehen können.

Im Reiter Kunden haben Sie zusätzlich die kundenübergreifenden Auswertungen

Den Gesamtstatus Abrechnung können Sie sich zudem auf Projektebene im Reiter Projekte ausgeben lassen.

Unter Auswertungen > Projekte und Auswertungen > Kunden können Sie eine Auswertung der durch Abrechnung abgerechneten Leistungen in einem Zeitraum aufrufen.

Mit dem Gesamtstatus Abrechnung können entweder alle Kundenprojekte oder alle Projekte der Kunden einer bzw. mehrerer Kundenkategorien bzw. die Projekte eines Kunden im Überblick angesehen werden. Wenn Sie das Zusatzmodul Standorte & Abteilungen einsetzen, können Sie eine Abteilung vorgeben. Es wird ausgewertet, welche Zeiten und Kosten für die entsprechend ausgewählten Projekte im Auswertungszeitraum schon abgerechnet wurde. Optional können diese Zahlen mit den Planzahlen des Gesamtprojekts und ein Plan-Ist Vergleich angezeigt werden.

Die Liste der Projekte kann eingeschränkt werden durch die Angabe eines Status, des Projekttyps (bei Kundenprojekten, kann weiter auf die Projekte eines spezifischen Kunden eingeschränkt werden) sowie durch die Angabe von Monat und Jahr bei "Projektlaufzeit (bis heute)" d.h. es werden nur die Projekte angezeigt, die seit diesem Zeitpunkt laufen, keine älteren Projekte. Zusätzlich können Sie weiter nach Kategorien bzw. Schlagworten einschränken. Sie können ein oder mehrere oder alle Projekte selektieren.

Optional können Sie angeben

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel/CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol verschieben.png klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Mit dem Download-Symbol können Sie die Tabelle im Format Excel oder CSV exportieren (und zwar entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration>Tabellenspalten>Excel/CSV).ob der Zahlungseingang angezeigt werden soll.

Wenn Sie die Auswertung für einen Zeitraum aufrufen, werden die Werte wie folgt berechnet:

​

​

Mit der Option Interne Kosten anzeigen:

Mit der Option Zahlungseingang anzeigen: Zahlungseingang brutto ( nur vorhanden, wenn unter Administration > Abrechnung > Einstellungen die Zahlungseingänge in ZEP verwalten aktiviert ist)

zusätzliche Spalte bei interne Kosten: Betrag erhalten netto - Gesamtkosten

Sie können diese Auswertung auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" pdf, doc, docx bzw. odt, Excel oder csv aus, dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken. ZEP fragt Sie, ob die Sie Ausführung sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen möchten.

Sofort: Die Auswertung der z.T. sehr umfangreichen Daten läuft sofort im Hintergrund ab.

Täglich: Geben Sie die Uhrzeit und den Namen der Auswertung an.

Wöchentlich: Geben Sie den Wochentag bzw. die -tage, die Uhrzeit und den Namen der Auswertung an.

Monatlich: Geben Sie den Tag des Monats an, die Uhrzeit und den Namen der Auswertung an.

Mit Klick auf OK wird diese Auswertung als Task mit den eingestellten Parametern eingeplant und wird zum definierten Termin ausgeführt. Sie erhalten das Ergebnis dann einfach im gewünschten Format als E-Mail zugesandt.

Sie können alle Ihre eingeplanten Tasks unter Profil > Einstellungen > Tasks einsehen und verwalten.

​

Pfad: Auswertungen > Abrechnung > Fehlende Rechnungspositionen

Angezeigt werden projektspezifisch Zeiträume, in denen fakturierbare Projektzeiten bzw. Belege erfasst worden sind, die aber noch nicht als Rechnungsposition geplant sind.

Wenn Sie auf einen Eintrag klicken, gelangen Sie zum entsprechenden Kunden bzw. Projekt, direkt in den Untermenüpunkt Abrechnung > Rechnungspositionen. Hier können Sie eine neue Rechnungsposition anlegen, der Zeitraum ist entsprechend vorbelegt.

Die Umsatzprognose können Sie an folgenden Stellen aufrufen:

Mit der Umsatzprognose wird auf Basis der bei den Rechnungspositionen angegebenen Wiederholung und geplanten bzw. abgerechneten Beträgen, sowie den noch fehlenden Rechnungspositionen, der Umsatz für die nächsten Monate, Jahre oder einen beliebigen Zeitraum prognostiziert.

Alternativ können Sie diese Auswertung auch für einen vergangenen Zeitraum aufrufen und den Umsatz bzw. die Umsatzentwicklung nachverfolgen. Wählen Sie die Skalierung der Auswertung: Monat, Quartal oder Jahr.

Wählen Sie eine Währung aus, wenn Sie ausschließlich die Rechnungen berücksichtigen möchten, die in einer bestimmten Währung gestellt wurden.

Sie können wählen, ob alle Beträge gegebenenfalls in Euro umgerechnet werden sollen. Der Kurs wird von der Webseite Fixer.io bezogen.

Sie haben die Möglichkeit, die Rechnungspositionen nach Status einzuschränken. Außerdem geben Sie an, ob der Betrag für die noch nicht abgerechneten Rechnungspositionen „Vom geplanten Betrag“ übernommen werden soll oder ob der Betrag „Aus den aktuell gebuchten Zeiten und Belegen“ berechnet werden soll.

Sie können optional wählen, wie die Rechnungspositionen/Rechnungen zeitlich einsortiert werden sollen: nach dem geplanten Rechnungsdatum oder nach dem tatsächlichen Rechnungsdatum. Optional können Sie zusätzlich auch das Zahlungsziel berücksichtigen. negative Beträge werden rot dargestellt.

Sie können sich die Prognose Kumuliert anzeigen lassen:
Der jeweils erwartete Umsatz wird entsprechend der eingestellten Kriterien je Monat, Quartal oder Jahr angezeigt.
Mit Grafik Details: Wenn Sie diese Optionen aktivieren, dann wird der Umsatz mit Angaben zu Kunde bzw. Projekt angezeigt, d.h. Sie können in dieser Darstellung einzelne Kunden bzw. Projekte ein-/ausblenden.
Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, wird in der Grafik der zu erwartende Umsatz entsprechend der eingestellten Kriterien angezeigt.

Geplante und freigegebene Rechnungspositionen (mit geplanten Rechnungsdatum):

Abgerechnete (inkl. stornierte) Rechnungspositionen:

Fehlende Aufwandspositionen:

Zuschlagspositionen(%):

Sie können diese Auswertung auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" pdf, doc, docx bzw. odt oder csv aus, dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken. ZEP fragt Sie, ob die Sie Ausführung sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen möchten.

Mit Klick auf OK wird diese Auswertung als Task mit den eingestellten Parametern eingeplant und wird zum definierten Termin ausgeführt. Sie erhalten das Ergebnis dann einfach im gewünschten Format als E-Mail zugesandt.

Sie können alle Ihre eingeplanten Task unter Profil > Einstellungen > Task einsehen und verwalten.

Diese Auswertung dient der Abgrenzung von Leistungen zu einem bestimmten Datum.

Entscheidend ist der Stichtag, den Sie als bis-Datum der Auswertung einstellen.

Die Auswertung zeigt Ihnen, bei welchen Kunden und Projekten im Auswertungszeitraum fakturierbare Projektzeiten gebucht wurden, die durch keine bis zum Stichtag abgerechnete Rechnung abgedeckt sind.

Optional können Sie zusätzlich auch erfasste Belege bzw. Belege mit einem fakturierbaren Betrag berücksichtigen. (Nicht berücksichtigt werden Artikel-Rechnungspositionen.)

Anwendungsbeispiele für diese Auswertung
Geschäfts-Jahresabschluss und Ermitteln der unfertigen Leistungen

Dafür wird die Auswertung nach Geschäftsjahresende aufgerufen, d.h. wenn alle Rechnungen des alten Jahres fertig sind und die Monate des alten Jahres abgeschlossen sind. Wenn nach Geschäftsjahresende weitere Rechnungen (mit Datum nach Geschäftsjahresende) abgerechnet werden, verfälscht das die Auswertung nicht, da die Auswertung das Rechnungsdatum der Rechnungen berücksichtigt. (Sie müssen also NICHT der Buchhaltung sagen: „macht bitte noch keine Rechnungen fürs neue Jahr, denn ich muss erst diese Auswertung für die unfertigen Leistungen machen“ sondern nur „sagt mir, wenn alle Rechnungen fürs alte Geschäftsjahr fertig sind, damit ich diese Auswertung machen kann.“)

Sie sehen, bei welchen Projekten wie viele interne Kosten aufgelaufen sind, die Sie noch nicht abgerechnet haben (egal ob Sie eine Rechnungsposition angelegt haben oder nicht – das ist ein wesentlicher Unterschied zur Auswertung „fehlende Rechnungspositionen“) und Sie können entscheiden, ob eine Abrechnung jetzt passieren sollte (z.B. weil Sie jetzt schon durch sehr viele Stunden in Vorleistung gegangen sind). Dafür klicken Sie auf das Projekt und kommen auf die Seite der Rechnungspositionen zu diesem Projekt. Hier sehen Sie, ob Sie noch fehlende Aufwandspositionen anlegen müssen, oder ob Sie für eine bereits geplante Rechnungsposition besser ein früheres Leistungszeitraum-Ende angeben sollten, damit Sie diese Rechnungsposition früher als bisher geplant abrechnen können.

Für Administratoren, Controller und Abteilungsleiter (bei Nutzung des Moduls Standorte & Abteilungen) unter

Die Offenen Posten sind nur vorhanden, wenn unter Administration > Abrechnung > Einstellungen die Zahlungseingänge in ZEP verwalten aktiviert ist.

Beachten Sie, dass der Detailgrad der Auswertungen auf den verschiedenen Ebenen unterschiedlich ist.

Durch einen Klick auf einen Kunden in der Auswertungstabelle gelangen Sie direkt in die Offenen Posten für den angeklickten Kunden.

Klicken Sie auf ein Projekt in der Auswertungstabelle, gelangen Sie direkt in die Offenen Posten für das angeklickte Projekt.

Für Administratoren, Controller und Abteilungsleiter (bei Nutzung des Moduls Standorte & Abteilungen) und Projektleiter.

Stellen Sie den gewünschten Auswertungszeitraum (bzgl. dem Rechnungsdatum) ein, als Stichtag ist das heutige Datum vorbelegt, d.h. es werden alle Rechnungen, die ein Rechnungsdatum im Auswertungszeitraum haben und bei denen es bis zum Stichtag keinen Zahlungseingang gibt, aufgelistet.

Sie können optional nach Rechnungen filtern, deren "Zahlungsziel überschritten" ist. Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, können Sie im Eingabefeld angeben, um wie viele Tage das Zahlungsziel überschritten sein soll.

Mit dieser Auswertung haben Sie jederzeit im Blick wie lange welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden. In der Spalte "Mahnstufe", können Sie nachvollziehen, welche Mahnung erstellt wurde.

Die Tabelle ist konfigurierbar.

Wenn Sie eine "Mahnung" erstellen möchten, klicken Sie auf die entsprechende "Re-Nr", dann gelangen Sie in das Menü der Rechnung und können dort mit dem Link "Neue Mahnung erstellen", eine Mahnung erstellen.

Sie können die Tagesintervalle, welche in den Spalten der Tabelle angezeigt werden sollen, unter Administration > Abrechnung > Einstellungen definieren.

Pfad: Auswertungen > Abrechnung > Zahlungseingänge
Die Auswertung Zahlungseingänge gibt an, welche Zahlungseingänge in einem wählbaren Zeitraum eingegangen sind.
Sie können die Zahlungseingänge eingrenzen nach Abteilungen (Mit Modul Standorte & Abteilungen), nach Auswertungszeitraum, nach Kunden und nach Währung. Optional können Sie die Währung angeben bzw. ob alle Beträge in Ihre Basiswährung umgerechnet werden sollen

Die Umrechnungskurse inkl. Gültigkeitsdatum erfassen Sie als Administrator unter Administration > Preise & Belege > Wechselkurse.

In der Auswertung Offene Posten wird immer der Umrechnungskurs zum Rechnungsdatum der jeweiligen Rechnung genommen.

Wenn Sie "Alle Beträge in EUR (bzw. eine andere Basiswährung) umrechnen" nicht ankreuzen, werden die Beträge in der jeweiligen Rechnungswährung angezeigt.

Angezeigt werden Kunde, Rechnungsnummer, Projekt, Rechnungsdatum, Skontodatum, Zahlungsziel, Betrag netto, Betrag brutto, das Datum des Zahlungseingangs und der eingegangene Betrag, die Minderung sowie MwSt. und Bemerkung.

Sie können diese Auswertung auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" pdf, doc, docx bzw. odt oder csv aus, dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken. ZEP fragt Sie, ob die Sie Ausführung sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen möchten.

Mit Klick auf OK wird diese Auswertung als Task mit den eingestellten Parametern eingeplant und wird zum definierten Termin ausgeführt. Sie erhalten das Ergebnis dann einfach im gewünschten Format als E-Mail zugesandt.

Sie können alle Ihre eingeplanten Task unter Profil > Einstellungen > Tasks einsehen und verwalten.