Eigene Gutschriften einsehen
Dieser Artikel ist nur relevant, wenn Sie externe Mitarbeitende im ZEP angelegt haben.
Unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Gutschriften erstellen Sie sich eine Auswertung zu Ihren Dienstleistungen (internes Arbeitsentgelt) inkl. Ihrer (Reise-) Kostenabrechnung für einen beliebigen Zeitraum, voreingestellt ist vor dem 15. eines Monats der vorherige Monat und ab dem 15. der aktuelle Monat.
Filtereinstellungen:
Währung: Sie können hier auswählen, in welcher Währung die Gutschriften angezeigt werden soll.
Fristprüfung für steuerfreien Einsatz von Verpflegungsmehraufwendungen:
Es wird geprüft, ob Sie über einen Zeitraum, der länger als 3 Monate ist, regelmäßig mehr als zwei Tage pro Woche auf den gleichen Arbeitsort und das gleiche Projekt gebucht haben.Zeitbuchungen, die ZEP mit dieser Prüfung ausweist, könnten die steuerfreie Frist überschreiten. Prüfen Sie diese Zeiten und buchen Sie sie gegebenenfalls auf einen Ort um, der entsprechende steuerpflichtige Pauschalen ausweist.
Um Ihnen diese Umbuchungen zu erleichtern können Sie unter Auswertungen > ProjektzeitauswertungZeitbuchungen auf einen anderen Arbeitsort umbuchen.
Optional können Sie folgendes angeben:
Checkbox in der Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Bemerkung der ersten Projektzeit des Tages anzeigen:
Bei kürzeren Reisen wird die Bemerkung der Hinreise- und der Rückreisebuchung ausgegeben. Bei mehrtägigen Reisen wird bei den Tagen ohne Reisebuchung die Bemerkung der ersten Zeitbuchung des Tages in der Kostenabrechnung ausgegeben. Aktivieren Sie diese Checkbox, um die Bemerkung in der Kostenabrechnung zu unterdrückten.
Checkbox Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen
Die Auswertung kann als pdf-, odt-, doc- oder docx-Datei exportiert werden. In ZEP hochgeladene Dateien zu Belegen können als Belegdateien-PDF ausgegeben werden.
Auflistung Ihrer Gutschriften
Liegen im gewählten Zeitraum bereits erstellte Gutschriften vor, werden diese in der Tabelle aufgelistet:
Pro Zeile werden die Dienstleistungen (das interne Arbeitsentgelt), die steuerfreien- und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege ("Belege gesamt" sind alle Belege, die der Mitarbeiter erfasst hat, "Belege Erstattung" ist der Betrag, der dem Mitarbeiter aufgrund privater Vorbezahlung zu erstatten ist). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.
Über das PDF-Symbol können Sie die Gutschrift herunterladen.
Klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol in der letzten Spalte (als E-Mail versendet) der Tabelle. Die Gutschrift wird im definierten Format per E-Mail an den Empfänger versendet.
Zeiträume ohne Gutschriften:
Zeiträume, in denen Beträge zur Gutschrift anstehen, aber noch keine Gutschrift erstellt wurde, werden detailliert aufgelistet:
Kopfteil:
In der Übersicht wird der (zu erstattende) Gesamtbetrag sowohl brutto als auch netto dargestellt. Gegebenenfalls werden zusätzlich für den eingestellten Zeitraum bereits erfolgte Auszahlungen (Einträge in der Zahlungsdokumentation) aufgelistet und der dann entsprechend neu auszuzahlende Betrag.
Tabelle Dienstleistungen:
Jede Zeitbuchung wird mit Datum, Projekt, Anzahl Stunden, Bemerkung und dem Betrag (Anzahl Stunden x interner Stundensatz bzw. dem entsprechenden Tagessatz) angezeigt.
Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen:
Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein VMA in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.
Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration > Verpflegungsmehraufwendungen > Einstellungen bei Berechnungsverfahren die passende Landes-Einstellung angegeben hat.
Wenn in den Einstellungen: Projektspalte in der VMA-Tabelle der Kostenabrechnung anzeigen mit Ja angegeben ist, wird das Projekt auf welches die VMAs angefallen sind, angezeigt.
Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten (siehe Projektzeittabelle) abgezogen.
Der prozentuale Abzug bezieht sich auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn Sie weniger abwesend waren.
Ist der Abzug für Mahlzeiten höher als die auszuzahlende Pauschale für die VMA, wird dieser Betrag zwar angezeigt aber nur in Höhe der angefallenen Verpflegungspauschale abgezogen. (Sie erhalten in dem Fall 0,- Euro Erstattung für diesen Tag).
Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld", d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.
Tabelle Belege:
Alle von Ihnen erfassten Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je Mehrwertsteuersatz werden je nach Einstellungen des Administrators einzeln aufgeführt.
Kilometergeld:
Bei Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird ein (Erstattungs-)Betrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.
Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie mit einem Klick auf die Warnung in Ihre Projektzeiten wechseln und fehlerhafte Eingaben korrigieren.
Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) werden von einem Administrator gepflegt.
