Mit dem Zusatzmodul Dokumentenmanagement erweitern Sie ZEP um eine wesentliche Eigenschaft: die Bereitstellung und Einbeziehung wichtiger Dokumente in den aktuellen Arbeitsablauf ihres Unternehmens. Wenn Sie das Modul Dokumentenmanagement einsetzen, haben Sie zusätzlich den Reiter Dokumente in Ihrem ZEP.

Sie haben die Möglichkeit Ihre Dokumente strukturiert und zentral im Internet oder im Intranet zu verwalten. Dokumente können Sie für verschiedene Bereiche verwaltet:

In jedem dieser Bereiche können Sie die Zugriffsrechte individuell für die einzelnen Ordner vergeben.

In der Dokumentensuche können Sie, je nach Ihrer Berechtigungsstufe sowohl nach Projekt-, Kunden-, Mitarbeiter- als auch Allgemeinen Dokumenten suchen.

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Um die genannten Dokumenttypen in die Suche einzubeziehen, müssen Sie die jeweilige Checkbox aktivieren.

Sie können Auch in alten Versionen suchen einstellen. Dann werden auch Dokumentversionen angezeigt, die nicht der aktuellen Version eines Dokuments entsprechen.

Wenn Sie Einschränken nach Uploaddatum gewählt haben, können Sie einen Zeitraum auswählen in dem die gesuchten Dokumente angelegt wurden. Nur Dokumente die in diesen Zeitraum fallen, werden angezeigt.

Wenn Sie einen bestimmten Dokumentenstatus auswählen, werden nur Dokumente mit diesem Staus angezeigt.

Entsprechend können Sie eine Dokumentenkategorie wählen (nur wenn Kategorien in den Stammdaten definiert wurden).

Sie können ein oder mehrere Schlagworte für Ihre Suche wählen.

Sie können die Auswahl weiter einschränken, indem Sie einen Suchbegriff eingeben. Alle Dokumente, die den Suchbegriff unabhängig von Groß-/Kleinschreibung in der Bezeichnung oder im Dateinamen enthalten (und auch den restlichen eingestellten Filtern entsprechen), werden in die Liste aufgenommen.

Wenn Sie das Modul Dokumentenmanagement einsetzen, müssen Sie zunächst ein paar grundlegende Einstellungen in ZEP vornehmen:

Unter Administration > Einstellungen > Dokumente geben Sie folgendes an:

Mitarbeiter darf Schlagworte ergänzen

Wenn Sie hier "Ja" einstellen, kann ein Mitarbeiter beim Hochladen oder beim Ändern eines Dokuments neben der Auswahl der bestehenden Schlagworte auch eigene neue Schlagworte eingeben bzw. ergänzen. Die neu eingegebenen Schlagworte werden unter Administration > Stammdaten > Dokumente aufgeführt.

Kundendokumente auch beim Projekt anzeigen

Wenn Sie hier "Ja" einstellen, werden die Dokumente, welche beim Kunden hinterlegt wurden, auch bei jedem, dem Kunden zugeordneten Projekt mit angezeigt.

Um einen neuen Status zu definieren geben Sie jeweils eine Kurzform und optional eine Bezeichnung ein.

Sie können die Status-Reihenfolge mit den "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" Symbolen in ihrer Reihenfolge verschieben.

Mit der Reihenfolge legen Sie fest, in welcher Abfolge dieser Status in den Auswahllisten angezeigt wird.

Nach dem Dokumentenstatus kann in der Dokumenten-Suche gefiltert werden.

Hier definieren Sie Kategorien, denen Sie Ihre Dokumente jeweils zuordnen können. Diese Kategorisierung dient als Such- und Auswahlkriterium.

Sie können einen Schlagwortkatalog anlegen, um Ihre Dokumente danach zu klassifizieren und wiederzufinden.

Um ein neues Schlagwort zu definieren klicken Sie auf den Button + Neues Schlagwort und geben ein beliebiges Schlagwort ein.

Wenn Sie unter Administration > Einstellungen > Dokumente angegeben haben, dass ein Mitarbeiter Schlagworte ergänzen darf, können die Mitarbeiter beim Hochladen von Dokumenten auch eigene Schlagwörter anlegen und dem Dokument zuweisen.

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Pfad: Dokumente > Allgemeine Dokumente

Dokumente, für die Sie leseberechtigt sind, können Sie auch herunterladen. Sofern Sie dazu berechtigt sind, können Sie neue Ordner anlegen und neue Dokumente oder neue Versionen von Dokumenten in passende Ordner ablegen.

Sie können die Links über der Tabelle verwenden, um in dem markierten Ordner ein "Neues Dokument" oder einen "Neuer Unterordner" anzulegen oder um dort Berechtigungen "Leserechte setzen" bzw. "Schreibrechte setzen" zu vergeben.

nur mit Schreibberechtigung.

Sie legen die Dokumente in Ordnern strukturiert ab. Um einen Ordner anzulegen, klicken Sie auf Neuer Unterordner.
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Wenn Sie die Zugriffsrechte für einen Ordner vergeben möchten, können Sie dies über die Buttons Leserechte setzen bzw. Schreibrechte setzten, oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Ordner-Symbol und wählen im Dialog die gewünschte Rechte.

Jedem Ordner der direkt unter der obersten Ebene liegt, können Lese- und Schreibberechtigungen zugewiesen werden. Diese Zugriffsrechte gelten dann auch für alle darunter liegenden Ordner. Der Lese- und Schreibzugriff kann wie folgt vergeben werden:

nur mit Schreibberechtigung.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ordner-Symbol:

Personen mit Administrator-Berechtigung haben unbeschränkten Zugriff auf alle Dokumente.
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Wenn ein Benutzer Lesezugriff auf einen Ordner hat, kann er alle Dokumente in diesem Ordner sehen und herunterladen.
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Hat ein Benutzer Schreibrechte auf einen Ordner, kann er außerdem:

Wenn Sie den Inhalt eines Ordner angezeigt haben möchten, klicken Sie in der Tabelle auf den Ordner. Rechts daneben werden dann enthaltene Unterordner und Dokumente angezeigt.
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Klicken Sie auf die Bezeichnung des Dokuments bzw. auf das Dokumentensymbol, gelangen Sie in das Menü des Dokuments:

Hier werden die Daten aufgelistet:

Wenn Sie dieses Dokument herunterladen möchten, klicken Sie auf. Möchten Sie die Bezeichnung, Status, Kategorie, Schlagworte ändern, klicken Sie auf Bearbeiten.

Wenn Sie eine Neue Version erstellen möchten, klicken Sie auf den Link Neue Version.

Möchten Sie einen bestehenden Eintrag ändern, klicken Sie auf das Stiftsymbol.

Pfad: Dokumente > Mitarbeiterdokumente.

Nur mit der Berechtigung Administrator ggf. Abteilungsleiter und Controller.

Für jeden Mitarbeiter gibt es einen eigenen Ordner mit seinem Benutzernamen.

Sie können die Buttons über der Tabelle verwenden, um in dem markierten Ordner ein neues Dokument oder einen neuer Unterordner anzulegen oder um dort Lese- und Schreibrechte zu vergeben.
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nur mit Schreibberechtigung.

Sie legen die Dokumente in Ordnern strukturiert ab. Um einen Ordner anzulegen, klicken Sie auf Neuer Unterordner.

Wenn Sie die Zugriffsrechte für einen Ordner vergeben möchten, können Sie dies über die Button Leserechte setzen bzw. Schreibrechte setzten oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Ordner-Symbol und wählen im Dialog die gewünschte Rechte.

Jedem Ordner der direkt unter der obersten Ebene liegt, können Lese- und Schreibberechtigungen zugewiesen werden. Diese Zugriffsrechte gelten dann auch für alle darunter liegenden Ordner. Der Lese- und Schreibzugriff kann wie folgt vergeben werden :

nur mit Schreibberechtigung.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ordner-Symbol:

Personen mit Administrator-Berechtigung haben unbeschränkten Zugriff auf alle Dokumente.

Wenn ein Benutzer Lesezugriff auf einen Ordner hat, kann er alle Dokumente in diesem Ordner sehen und herunterladen.
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Hat ein Benutzer Schreibrechte auf einen Ordner, kann er außerdem:

Wenn Sie den Inhalt eines Ordner angezeigt haben möchten, klicken Sie in der Tabelle auf den Ordner. Rechts daneben werden dann enthaltene Unterordner und Dokumente angezeigt.
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Klicken Sie auf die Bezeichnung des Dokuments bzw. auf das Dokumentensymbol, gelangen Sie in das Menü des Dokuments:

Hier werden die Daten aufgelistet:

Wenn Sie eine Neue Version erstellen möchten, klicken Sie auf den Button Neue Version.

Möchten Sie einen bestehenden Eintrag ändern, klicken Sie auf das Stiftsymbol.

Pfad: Kunden > [Kundenname] > Allgemein > Dokumente

Hier sehen Sie die Dokumentenablage für den ausgewählten Kunden.

Bestehende Dokumente, für die Sie eine Leseberechtigung haben, können Sie auf ihren PC herunterladen (download). Sofern Sie dazu berechtigt sind, können Sie auch neue Ordner anlegen und neue Dokumente oder neue Versionen von Dokumenten in passende Ordner ablegen (upload).

Sie können die Buttons über der Tabelle verwenden, um in dem markierten Ordner ein neues Dokument oder einen neuen Unterordner anzulegen oder um dort Lese- und Schreibrechte zu vergeben.

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nur mit Schreibberechtigung.

Sie legen die Dokumente in Ordnern strukturiert ab. Um einen Ordner anzulegen, klicken Sie auf Neuer Unterordner.
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Wenn Sie die Zugriffsrechte für einen Ordner vergeben möchten, können Sie dies über die Button Leserechte setzen bzw. Schreibrechte setzten oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Ordner-Symbol und wählen im Dialog die gewünschte Rechte.

Jedem Ordner der direkt unter der obersten Ebene liegt, können Lese- und Schreibberechtigungen zugewiesen werden. Diese Zugriffsrechte gelten dann auch für alle darunter liegenden Ordner. Der Lese- und Schreibzugriff kann wie folgt vergeben werden :

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ordner-Symbol:

Personen mit Administrator-Berechtigung haben unbeschränkten Zugriff auf alle Dokumente.
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Wenn ein Benutzer Lesezugriff auf einen Ordner hat, kann er alle Dokumente in diesem Ordner sehen und herunterladen.
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Hat ein Benutzer Schreibrechte auf einen Ordner, kann er außerdem:

Wenn Sie den Inhalt eines Ordner angezeigt haben möchten, klicken Sie in der Tabelle auf den Ordner. Rechts daneben werden dann enthaltene Unterordner und Dokumente angezeigt.
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Klicken Sie auf die Bezeichnung des Dokuments bzw. auf das Dokumentensymbol, gelangen Sie in das Menü des Dokuments:

Hier werden die Daten aufgelistet:

Wenn Sie eine Neue Version erstellen möchten, klicken Sie auf den Button Neue Version.

Möchten Sie einen bestehenden Eintrag ändern, klicken Sie auf das Stiftsymbol.

Pfad: Projekte > [Projektname] > Dokumente.

Bestehende Dokumente, für die Sie eine Leseberechtigung haben, können Sie auf ihren PC herunterladen (download). Sofern Sie dazu berechtigt sind, können Sie auch neue Ordner anlegen und neue Dokumente oder neue Versionen von Dokumenten in passende Ordner ablegen (upload).

Sie können die Buttons über der Tabelle verwenden, um in dem markierten Ordner ein neues Dokument oder einen neuen Unterordner anzulegen oder um dort Lese- und Schreibrechte zu vergeben.
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nur mit Schreibberechtigung.

Sie legen die Dokumente in Ordnern strukturiert ab. Um einen Ordner anzulegen, klicken Sie auf Neuer Unterordner.
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Wenn Sie die Zugriffsrechte für einen Ordner vergeben möchten, können Sie dies über die Button Leserechte setzen bzw. Schreibrechte setzten oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Ordner-Symbol und wählen im Dialog die gewünschte Rechte.

Jedem Ordner der direkt unter der obersten Ebene liegt, können Lese- und Schreibberechtigungen zugewiesen werden. Diese Zugriffsrechte gelten dann auch für alle darunter liegenden Ordner. Der Lese- und Schreibzugriff kann wie folgt vergeben werden :

nur mit Schreibberechtigung.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ordner-Symbol:

Personen mit Administrator-Berechtigung haben unbeschränkten Zugriff auf alle Dokumente.
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Wenn ein Benutzer Lesezugriff auf einen Ordner hat, kann er alle Dokumente in diesem Ordner sehen und herunterladen.
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Hat ein Benutzer Schreibrechte auf einen Ordner, kann er außerdem:

Wenn Sie den Inhalt eines Ordner angezeigt haben möchten, klicken Sie in der Tabelle auf den Ordner. Rechts daneben werden dann enthaltene Unterordner und Dokumente angezeigt.
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Klicken Sie auf die Bezeichnung des Dokuments bzw. auf das Dokumentensymbol, gelangen Sie in das Menü des Dokuments:

Hier werden die Daten aufgelistet:

Wenn Sie eine Neue Version erstellen möchten, klicken Sie auf den Button Neue Version.

Möchten Sie einen bestehenden Eintrag ändern, klicken Sie auf das Stiftsymbol.

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Jedem Ordner können Lese- und Schreibberechtigungen zugewiesen werden. Diese Zugriffsrechte gelten dann auch für alle darunter liegenden Ordner. Der Lese- und Schreibzugriff kann nach verschiedenen Kriterien eingeschränkt werden.

Personen mit Administrator-Berechtigung haben unbeschränkten Zugriff auf alle Dokumente aller Projekte.

​Leseberechtigung: Wenn ein Benutzer Lesezugriff auf einen Ordner hat, kann er alle Dokumente in diesem Ordner sehen und herunterladen.

​Schreibberechtigung: Hat ein Benutzer Schreibrechte auf einen Ordner, kann er außerdem:

Hier finden Sie die grundsätzlichen Berechtigungen für die verschiedenen Dokumentenordner je nach Mitarbeiterberechtigung:

Benutzer mit Administrator-Berechtigung haben unbeschränkten Zugriff auf alle Dokumente aller Projekte, Kunden, Mitarbeiter und alle allgemeinen Dokumente.

Benutzer mit Controller-Berechtigung können Zugriff auf folgende Dokumente haben:

Benutzer mit der Berechtigung User mit Zusatzrechten können Zugriff auf folgende Dokumente haben:

Benutzer mit der Berechtigung User können Zugriff auf folgende Dokumente haben: