In der Regel haben Sie den Menüpunkt Administration nur in Ihrem ZEP, wenn Sie die Berechtigung Administrator haben.

In diesem Administrationsbereich können Sie ZEP Clock nach Ihren Anforderungen konfigurieren. Sie können das Verhalten von ZEP, das Aussehen, sowie die hinterlegten Daten zu Ihrem Unternehmen individuell anpassen.

Welche Menüpunkte Sie unter Administration in ZEP Clock angezeigt bekommen, richtet sich grundlegend nach den bei Ihnen genutzten Zusatzmodulen.

Im Folgenden gehen wir die wichtigsten Punkte durch. Sollten Sie Menüpunkte haben, die in diesem Artikel nicht behandelt werden, schauen Sie bitte in den Artikel des entsprechend korrespondierenden Zusatzmoduls.

Firmenlogo

Sie können Ihr Firmenlogo auf der ZEP-Anmeldeseite und in ZEP unten links anzeigen lassen: Wählen Sie die entsprechende Datei aus (maximale Größe: 1MB) und laden Sie sie hoch.

ZEP Farbe

Geben Sie entweder den gewünschten Farbton hexadezimal in das Eingabefenster ein oder wählen Sie die gewünschte Farbe durch Klicken auf das Farbsymbol. Wenn Sie ZEP auf die Ursprungsfarbe zurücksetzen möchten, löschen Sie die Eingabe komplett raus und klicken auf Speichern.

​Zugriff über sichere SSL-Verbindung

Sie können angeben, ob Sie grundsätzlich eine SSL-verschlüsselte Verbindung erzwingen möchten, dies als Option anbieten möchten oder es nicht möglich sein soll. Wir empfehlen Ihnen immer mit SSL-Verschlüsselung auf ZEP zuzugreifen.

Bei der Umstellung der Einstellung von "automatisch umleiten" auf etwas anderes müssen die Benutzer ihr ZEP Session-Cookie im Browser manuell löschen. Ein Login ist ansonsten nicht möglich.

​Speichern von Benutzername und Kennwort im Browser zulassen

Wenn Sie zulassen möchten, dass der Browser den Benutzernamen und das Kennwort speichert, können Sie dies hier angeben.

ZEP Sprache

Hier stellen Sie die Standard-Sprache für ZEP ein. Zur Spracheinstellung gehört auch die sprachtypische Formatierung von Datum, Uhrzeit und Dezimalzahlen.

Die in ZEP angelegten Mitarbeiter haben i.A. als Sprache "-Standard-" eingestellt. Damit ist genau die Sprache gemeint, die Sie hier einstellen. Wenn für einen Mitarbeiter nicht die Standard-Sprache, sondern fest eine andere Sprache gelten soll, dann stellen Sie diese beim jeweiligen Mitarbeiter ein. Die Anmelde-Seite wird dann weiterhin in der Standard-Sprache angezeigt, nach dem Anmelden wird der Benutzer ZEP in seiner Sprache sehen.

​Einstellung Anzahl Einträge pro Seite

In ZEP bekommen Sie oft Suchergebnisse in einer blätterbaren Tabelle präsentiert, z.B. Projektverwaltung, Mitarbeiterverwaltung, etc. Per Standard werden 15 Einträge pro Seite dargestellt. Hier können Sie diese Zahl ändern.

Die Anzahl Einträge pro Seite hat Auswirkungen auf den Bedienkomfort und auf die Geschwindigkeit:

Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf vollständig angezeigte, nicht-blätterbare Tabellen in Auswertungen und keine Auswirkung auf Tabellen in Popupfenstern.

Es gibt auch feste Mindestanzahl Einträge: Ein Seitenumbruch erfolgt erst dann, wenn die Folgeseite mindestens 4 Einträge enthalten wird. Das bedeutet: die letzte Seite einer Tabelle kann bis zu drei Einträge mehr als die eingestellte Anzahl enthalten.

Firmenname in Auswertungen (Kopfzeile) anzeigen

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Unternehmensname auf dem Ausdruck von Auswertungen in der Überschrift erscheint setzen Sie keinen Haken.

​Umbrüche im CSV-Export beibehalten

Wenn Sie in Bemerkungsfeldern längere formatierte Texte mit Zeilenumbrüchen haben und diese auch so formatiert als CSV exportieren möchten, geben Sie hier Ja an.

Wenn Sie eine Email-Adresse anklicken wird standardmäßig der lokale Mail-Client (z.B. MS Outlook, Lotus Notes) aufgerufen. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie alternativ durch aktivieren dieser Option den integrierten ZEP Mail-Client benutzen.

​Trennzeichen für E-Mail-Adressen

Stellen Sie hier global ein, ob als Trennzeichen zwischen den E-Mail-Adressen, Komma oder Semikolon verwendet wird.

​Absendename für automatisch verschickte E-Mails und für ZEP Mail-Client

Dieser Absendename wird von ZEP in automatische verschickten Mails eingesetzt:

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben:

Absenderadresse

Diese E-Mail-Adresse wird von ZEP als E-Mail-Absender eingesetzt, wenn ZEP automatische Mails versendet, z.Bsp. bei Planstundenüberschreitungen, Überstundenbenachrichtigungen oder im Zusammenhang mit dem Ticketmodul.

Wenn Sie nicht spezielles konfiguriert haben, gilt die Standardeinstellung [email protected].

​

Falls Sie eigene E-Mail-Adressen verwenden möchten, sollten Sie auch einen eigenen Mailserververwenden, der zu diesen Adressen gehört (siehe “Speziellen Postausgang-Server für den Mailversand verwenden”).

​

ZEP Mailserver verwenden

Wenn Sie jedoch den ZEP Mailserver verwenden und Ihre E-Mail-Adresse Ihre eigene Domain enthält, müssen Sie Ihren SPF-Eintrag in den DNS-Einstellungen aktualisieren, um zu verhindern, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden. Dies bedeutet, dass Sie Ihren SPF-Eintrag um “a:mail.zep.de” ergänzen müssen. Sie müssen den Eintrag “a:mail.zep.de” an geeigneter Stelle in den SPF-Eintrag mit Leerzeichen davor und danach einfügen. Kontaktieren Sie dafür bitte Ihren IT-Systemadministrator (nicht das ZEP Support Team), dieser sollte die geeignete Stelle kennen.

Ein Beispiel für den aktualisierten Eintrag wäre “v=spf1 +a +mx a:mail.zep.de -all” oder „v=spf1 +a +mx a:mail.zep.de”

Erklärung SPF Record

Der SPF-Record (Sender Policy Framework Record) ist eine Art Sicherheitsmaßnahme, die dazu beiträgt, den E-Mail-Versand zu schützen und E-Mail-Betrug zu reduzieren. In einfachen Worten ist es eine Regel, die in den DNS-Einstellungen einer Domain festgelegt wird, um zu bestätigen, welche E-Mail-Server berechtigt sind, E-Mails im Namen dieser Domain zu senden.

Wenn ein E-Mail-Server eine E-Mail empfängt, überprüft er den SPF-Record der Domain des Absenders, um sicherzustellen, dass die E-Mail von einem autorisierten Server stammt. Ist dies der Fall, wird die E-Mail angenommen. Wenn nicht, wird die E-Mail möglicherweise als Spam oder gefälscht eingestuft und abgewiesen oder entsprechend behandelt.

​Antwortname für automatisch verschickte E-Mails und für ZEP Mail-Client

Hier tragen Sie den Antwortnamen ein, den der Empfänger einer automatisch aus ZEP verschickten E-Mail sieht.

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben:

Antwortadresse für automatisch verschickte E-Mails und für ZEP Mail-Client

Hier tragen Sie die Antwortadresse ein, den der Empfänger einer automatisch aus ZEP verschickten E-Mail sieht.

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben:

E-Mail-Kopf und E-Mail-Fuß

Hier können Sie mit einem einfachen HTML-Editor den Kopf- und den Fußbereich der E-Mails die von ZEP versendet werden, gestalten.

Falls Sie eigene E-Mail-Adressen als Absender verwenden möchten, können Sie einen eigenen Mail-Server verwenden, der zu diesen Adressen gehört (gleiche Domain).

Wir empfehlen Ihnen die Verwendung des ZEP Mailservers, da Sie damit unnötige Wartezeiten bei der ZEP Nutzung vermeiden. Der ZEP Mailserver nimmt die E-Mails sofort an und fügt sie in eine Warteschlange ein - diese wird dann im Hintergrund abgearbeitet. (Sie müssen nur bei allen Ihren Domains den SPF Record um a:mail.provantis.de ergänzen, damit die E-Mails nicht als Spam betrachtet werden.) Beispiel: v=spf1 +a +mx a:mail.zep.de -all

Bei Versand über Ihren Mailserver muss ZEP alle Mails direkt an Ihren Server übermitteln, solange müssen Sie bei der ZEP-Nutzung warten - je nach verwendeten Mail-Provider kann das einige Sekunden dauern. Je nach Einstellung von ZEP kann das auch die Zeiterfassung der Mitarbeiter beeinflussen, da Mails bei Überschreiten von Überstunden, Erreichen der Planzahl des Projekts usw. direkt beim Speichern einer Zeit verschickt werden.

Tragen Sie hier Ihren Postausgang-Server ein, wenn Sie nicht den Mail-Server von ZEP verwenden möchten.
Dazu definieren Sie Ihren Mailserver als "Speziellen Postausgangserver" mit entsprechenden Zugangsdaten und stellen ein:

Absendename für automatisch verschickte E-Mails: ZEP

Absendeadresse für automatisch verschickte E-Mails: [email protected]

Damit ZEP Mails über Microsoft Azure versenden kann ist der Zugriff über OAuth wie folgt zu konfigurieren:

​

Azure Einstellungen:

Rufen Sie Azure auf: https://portal.azure.com

Navigieren Sie dann via Azure Active Directory > App-Registrierung > "+ Neue Registrierung" zur App-Registrierung :

Geben Sie einen Name ein, z.B. "ZEP"

Wenn die App somit registriert ist, die "Anwendungs-ID (client)" kopieren und in einer Datei (z.B. azure.txt) zwischenspeichern.

Danach:

Microsoft 365 Admin Center:
Benutzer > Aktive Benutzer > den Benutzer auswählen > E-Mail > E-Mail-Apps verwalten > "Authentifiziertes SMTP".

ZEP Einstellungen:

Administration > Meine Firma > Einstellungen > E-Mail > Einstellungen ändern

=> Speziellen Postausgang-Server für den Mailversand verwenden wählen

Für Azure relevante Felder:

Alle anderen wie seither (kein Passwort mehr bei OAuth)

=> Fertig!

Google Einstellungen:

Eine Anleitung wie Sie eine App in Google erstellen finden Sie hier:

​https://support.google.com/cloud/answer/6158849?hl=en#zippy=

Sie müssen den Mailversand von ZEP als App registrieren (https://cloud.google.com/console). Dort erhalten Sie dann die OAuth ID und das OAuth Secret welches Sie in ZEP eintragen müssen.

Die Umleitungs-URL finden Sie in den ZEP-Einstellungen für die E-Mail wenn Sie auf Google OAuth umstellen. Im Normalfall ist es die folgende URL, hier müssen Sie Ihren ZEP Namen ersetzen:

​https://www.zep-online.de/zepXXXXXXXXXX/view/oauth2smtp.php

​ZEP-Einstellungen:

Administration > Meine Firma > Einstellungen > E-Mail > Einstellungen ändern

Danach erscheint ein Pfeilsymbol in einem Kästchen. Dort müssen Sie sich anmelden und per Pop-Up die nötigen Berechtigungen erteilen, falls Sie dies noch nicht getan hatten.

Nach der Anmeldung können Sie durch das Briefsymbol eine Testmail versenden.

Hier können Sie Daten zu Ihren Unternehmen wie bspw. Standort, Steuer-Nummern und Handelsregisternummern sowie Angaben zu Bankverbindungen machen.

Geben Sie optional an, ob ZEP nur von bestimmte IP-Adressen aus aufgerufen werden darf:

Aktivieren Sie die Checkbox IP-Adresse-Authentifizierung verwenden und geben Sie die entsprechenden IP-Adressen getrennt durch Leerzeichen ein und speichern Sie.

Optional stellt ZEP Ihnen die Möglichkeit des Login via OAuth zur Verfügung:

Unter Administration > Meine Firma > Einstellungen > Login geben Sie an, ob Sie den "Login via OAuth ermöglichen" wollen. Wählen Sie, ob Sie dies über Google oder Microsoft (Azure), Keycloak oder Allgemein ermöglichen möchten. Wählen Sie zuerst die Methode aus, dann werden die Links sichtbar.

Für die sichere Kommunikation von ZEP via OAuth müssen „CLIENT ID“ und „CLIENT SECRET“ in den Einstellungen von ZEP hinterlegt werden.

Optional können Sie angeben, ob der normale ZEP Login gesperrt werden soll und wer den ZEP-Login im Bedarfsfall via Mail entsperren darf.

Dafür muss Ihr ZEP als App über die „Google Cloud Console“ https://cloud.google.com/console registriert werden, „CLIENT ID“ (Google: "Client-ID") und „CLIENT SECRET“ (Google: "Clientschlüssel") werden bei der Registrierung von Google generiert.

Bei der Registrierung ist darauf zu achten, dass die Adresse zu „glogin.php“ unterhalb des view-Verzeichnisses von ZEP bei Google als „REDIRECT URI“ (Google: "Autorisierte Weiterleitungs-URIs") hinterlegt wird.

Nach dem Konfigurieren kann sich jeder Mitarbeiter mit einem gültigen Google-Konto mit seinen Google Zugangsdaten anmelden, wenn die E-Mail-Adressen des Google-Kontos und ZEP übereinstimmen. Der Mitarbeiter hat in seinen Daten ein weiteres Feld (neben dem E-Mail Feld): Google ID: hier muss die E-Mail-Adresse des Google-Accounts hinterlegt sein.

Die Anmeldung über Google kann durch den Aufruf der Seite „glogin.php“ unterhalb des view-Verzeichnisses von ZEP initiiert werden. Die Google-Anmeldung kann auch über den Link „Sign in with Google“ auf der Loginseite von ZEP erreicht werden, falls der normale Login von ZEP nicht vom Administrator gesperrt wird.

Für Microsoft OAuth muss Ihr ZEP als App über das App-Registrierungsportal: https://aka.ms/appregistrations registriert werden.

Wenn Sie in Azure die Einstellung "Unterstützte Kontotypen: Nur meine Organisation" haben, müssen Sie die Tenant-ID (auch als Mandant- bzw. Verzeichnis-ID bekannt) von Azure kopieren und in ZEP unter Administration Meine Firma > Einstellungen > Login > OAuth > Tenant-ID eintragen.

Weitere Informationen erhalten Sie unter dem Link https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/develop/active-directory-v2-registration-portal

Hier können Sie Qualitätskriterien für die in ZEP verwendeten Kennwörter einstellen.

Was passiert, wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben, oder Sie die erlaubte Anzahl an Eingabeversuchen überschritten haben?

ZEP bietet Ihnen dann an:

"Nutzen Sie dieses Formular, wenn Sie Ihr Kennwort für ZEP vergessen haben. Tragen Sie Ihren Benutzername oder Ihre E-Mail-Adresse ein. ZEP sendet Ihnen eine E-Mail mit Informationen, wie Sie ein neues Kennwort definieren können.

Hier können Sie mitarbeiterbezogene Voreinstellungen für ZEP treffen.

Mitarbeitersortierung in den Auswahllisten

Hier können Sie einstellen, wie Mitarbeiter in den Auswahllisten in ZEP sortiert sein sollen. Wählen Sie zwischen Benutzername, Vorname und Nachname.

Mitarbeiter-Formatierung in internen Auswertungen

Hier können Sie angeben, wie der Name eines Mitarbeiters in internen Auswertungen angezeigt werden soll. Sie haben die Wahl zwischen

Arbeitszeitauswertung Gesamtsumme: Personentage (PT) entsprechen

In den Auswertungen wird immer links oben die Anzahl der Gesamtstunden im Auswertungszeitraum angezeigt. Zusätzlich werden die Gesamtstunden in Personentagen (PT) angezeigt.
Hier geben Sie dafür die Stundenzahl an, die einem Personentag entspricht, z.B. 8 Stunden.
​

PT Darstellung mit bis zu x signifikanten Nachkommastellen

Geben Sie einen Wert zwischen 0 und 10 an.

Vor Ablauf eines Beschäftigungszeitraums benachrichtigen

Hier können Sie angeben, ob und wer vor Ende eines Beschäftigungszeitraums eines Mitarbeiters per E-Mail benachrichtigt wird. Wenn Sie eine dieser Optionen gewählt haben, wird automatisch ein (System-) Task unter Administration > System > Tasks "Beschäftigungszeiträume" eingeplant, der täglich ausgeführt wird.
Für die Benachrichtigungs-Mails gibt es in den Stammdaten die Mailvorlage: Benachrichtigung vor Beschäftigungsende.

Jeder Mitarbeiter kann angeben, bis zu welchem Datum er seine Arbeitszeiten, Fehlzeiten fertig erfasst hat und somit freigibt.

Hier stellen Sie ein, ob die ZEP-Benutzer ihre erfassten Daten freigeben können. D.h. jeder Mitarbeiter kann angeben, dass alle Arbeitszeiten (ggf. Fehlzeiten) korrekt und vollständig erfasst sind.

In der Arbeitszeittabelle unter Mein ZEP > Arbeitszeiten ist das Symbol mit dem zuletzt eingegebenen "Freigegeben bis Datum" zu finden.

Wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten freigeben prüft ZEP, ob es in dem Zeitraum Tage gibt, an denen weniger als die Hälfte der Sollzeit gebucht wurde. ZEP fragt, ob trotzdem freigegeben werden soll.
​Welcher Zeitraum wird geprüft? - Seit dem vorherigen Freigabedatum, aber maximal seit dem letzten Monatsabschluss aber maximal ein Jahr.
​Welche Meldung kommt? - Wenn in diesem Zeitraum mehr als 10 Tage unterbucht sind, kommt die Anzahl Tage, bei bis zu 10 Tagen kommt eine Liste der Daten.

Anschließend können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, Fehlzeiten für die Zeit bis einschl. dem Freigabedatum nicht mehr bearbeiten.

Wenn das Freigabedatum doch geändert werden muss, kann ein ZEP-Administrator im Untermenüpunkt Daten des Mitarbeiters das Freigabedatum jederzeit korrigieren.

Zusätzlich können Sie angeben, ob und an wen eine Benachrichtigung gesendet werden soll.

Wenn ein Mitarbeiter die Freigabe seiner Arbeitszeiten, Fehlzeiten erteilt hat, Benachrichtigung senden

optional an Administratoren, Abteilungsleiter, Abteilungsleiter übergeordneter Abteilungen und zusätzliche Empfänger.

Ein Administrator kann dieses Freigabedatum unter Mitarbeiter sehen und unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Allgemein > Daten sehen und ändern. Wenn Sie zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen, sehen Sie unter Administration > System > Monatsabschluss das grau-blaue Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol.

Ein Abteilungsleiter (nur mit Modul Standorte & Abteilungen) sieht bzw. bearbeitet das Freigabedatum unter Abteilungen > Mitarbeiter. Wird zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden genutzt, kann der Abteilungsleiter unter Abteilung > Mitarbeitersperren die Freigabedaten (grau-blaues Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol) der Mitarbeiter sehen.

Freigabedatum statt Schloss in der Mitarbeiterverwaltung anzeigen

Geben Sie an, ob in der Tabelle der Mitarbeiter unter Mitarbeiter statt dem "Freigabe-Schloss" eine Spalte "freigegeben bis" mit dem entsprechenden Datum angezeigt wird.

Geben Sie optional an, ob der Mitarbeiter benachrichtigt werden soll, wenn er für einen Monat gesperrt oder entsperrt wird

Dashboard-Settings

Aktuelle Mitarbeiter-Geburtstage Widget anzeigen:

Im Dashboard in ZEP lassen sich verschiedene Widgets zur Ansicht hinzufügen. Dazu gehört auch ein Widget, welches die Geburtstage der Mitarbeiter anzeigt (sofern diese bei den Mitarbeitern gepflegt wurden).

Mit dieser Einstellung steuern Sie, ob das Widget zur Anzeige zur Verfügung steht.

Voreinstellung Arbeitstage und Regelarbeitszeit (Stunden pro Tag) für neue Mitarbeiter

Hier geben Sie an, welche Tage Arbeitstage sind und für jeden Arbeitstag die Regelarbeitszeit in Stunden. Diese Voreinstellung wird automatisch beim Anlegen neuer Mitarbeiter übernommen. Natürlich können Sie diese Voreinstellung beim Mitarbeiter überschreiben.

Voreinstellung Urlaubsanspruch pro Jahr für neue Mitarbeiter

Tragen Sie bitte einen Wert für den Urlaubsanspruch pro Jahr ein. Die hier vorgenommene Einstellung wird in der Mitarbeiterverwaltung als Default-Wert voreingestellt und kann für den einzelnen Mitarbeiter überschrieben werden.

Voreinstellung Urlaubstage und Fehltage

Diese Einstellung ist in erster Linie relevant bei Teilzeitkräften:

Bei Vollzeitmitarbeitern, die täglich die gleiche Regelarbeitszeit haben, macht diese Einstellung keinen Unterschied.

Ausnahme: Wenn Vollzeitmitarbeiter unterschiedlich viele Stunden Regelarbeitszeit an den verschiedenen Wochentagen haben, und wenn für die kürzeren Tage weniger Urlaub eingesetzt werden soll, als für die längeren Arbeitstage, können Sie die Einstellung „umrechnen gemäß Regelarbeitszeit“ auch für Vollzeitmitarbeiter in Betracht ziehen.

Mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden pro Monat

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter haben, deren Arbeitsvertrag eine Regelung zu mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden enthält und Sie die Einstellung unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen die Einstellung inklusiv-Überstunden vom monatlichen Stundensaldo abziehen aktiviert haben können Sie hier einen Wert und eine Berechnungsart für die mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden pro Monat angeben. Diese Werte werden dann für einen neuen Mitarbeiter automatisch übernommen.

Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines ausgewählten Mitarbeiters können Sie die Voreinstellung individuell anpassen.
​
​Voreinstellung Pausenregelung für neue Mitarbeiter

Sie können hier angeben, welche Pausenregelung als Voreinstellung für neue Mitarbeiter verwendet werden soll. Diese Einstellung wird in der Mitarbeiterverwaltung als Default-Wert voreingestellt und kann für den einzelnen Mitarbeiter überschrieben werden.

Ein Mitarbeiter benötigt mindestens die Berechtigungsstufe "User mit Zusatzrechten" um in Mein ZEP > Auswertungen die aktuelle Anwesenheit aller Mitarbeiter zu sehen.

Wenn Sie hier keinen Haken setzen, dann sehen alle Mitarbeiter, also auch "User" die aktuellen Anwesenheiten aller Mitarbeiter.

Mitarbeiter darf in Mein ZEP > Auswertungen die aktuellen Anwesenheiten nur in eigener Abteilung (und abwärts in Unterabteilungen) sehen.

Setzen Sie hier einen Haken, wenn Sie möchten, dass ein Mitarbeiter nur die Anwesenheiten der Mitarbeiter in der gleichen Abteilung (und Unterabteilungen) sehen kann.

Manuelle Zeiterfassung deaktivieren

Ist die manuelle Zeiterfassung für Mitarbeiter deaktiviert, dann haben diese den Menüpunkt Arbeitszeiten nicht mehr zur Auswahl und können nur noch über das Stempelsymbol rechts oben in ZEP Ihre Kommt- und Geht-Zeiten stempeln.

Eigene Kommt/Geht-Auswertung in "Mein ZEP > Auswertungen" anbieten

Steuern Sie, ob Mitarbeiter Ihre eigenen Kommt/Geht-Zeiten unter Auswertungen > Meine Auswertungen einsehen können.

Empfänger der Info-Mail wenn beim Ein-/Ausstempeln ein Fehler aufgetreten ist.

Geben Sie an, an wen ZEP eine Info-Mail senden soll, wenn bei einem Mitarbeiter beim Ein-/Ausstempeln ein Fehler aufgetreten ist.

Standort-Übermittlung

Entscheiden Sie, ob bei der Verwendung der ZEP Clock App der Standort des Gerätes mitgesendet werden soll. Diese Einstellung ist je Mitarbeiter nochmal individuell anpassbar.

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Mitarbeiter-Mailvorlage anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu Mitarbeitern zu versenden. Die Platzhalter werden Ihnen angezeigt, wenn Sie in das Textfeld des Inhalts klicken.

Zusätzlich können Sie optional Dateien hinzufügen (max 5 x 20MB / max. 50MB total).

Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden.

Klicken Sie auf Testversand (an eigene E-Mail-Adresse) und treffen Sie die gewünschte Sprachauswahl (aktuell deutsch, englisch, französisch, spanisch und polnisch), dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.

Sie können beliebig viele Kategorien mit Kurzform und Bezeichnung für die Mitarbeiter definieren, zum Beispiel intern, extern, Teilzeit, Vollzeit.

Sie können Kategorien in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch/spanisch, geben Sie die Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englische, französische oder spanische Bezeichnung angezeigt.

In der Mitarbeiterverwaltung können Sie jedem Mitarbeiter beliebig Kategorien zuordnen. Nach diesen Kategorien können Sie die Arbeitszeitauswertung filtern: Unter Auswertungen > Mitarbeiter > Arbeitszeitauswertung können Sie sich alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter einer bestimmten Kategorie anzeigen lassen.

Zu Mitarbeitern können Sie Zusatzattribute definieren. Ein Zusatzattribut ist ein Feld, das dann bei jedem Mitarbeiter vorhanden ist und eingepflegt werden kann.
​

Bei der Anlage eines Zusatzattributes müssen folgende Angaben gemacht werden:

Bei Einsatz von Personio: Die Personio-Attribute werden übernommen, wenn der Name gleich ist.

Zu den Datentypen:

Zusatzattribute werden beim Mitarbeiter auf der Daten-Seite angezeigt und können im Bearbeiten-Modus eingegeben werden.
​

Aktuell Verwendungszwecke von Zusatzattributen:

Rückwärtige Erfassung für Projektzeiten

Optional können Sie zu dieser Definition zusätzlich angeben:

Vorausbuchung bei Zeiterfassung erlauben

Geben Sie an, wie viele Tage in die Zukunft die Zeiterfassung möglich sein soll. Sie können hierbei wählen, ob die Vorrausbuchung auf eine Anzahl Minuten eingeschränkt werden soll, oder ob Ihre Mitarbeiter mehrere Tage voraus buchen dürfen.
​

Mehrzeiliges Bemerkungsfeldes für die Arbeitszeiterfassung

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter längere Bemerkungstexte zu den gebuchten Zeiten hinzufügen, können Sie hier einstellen, dass das Bemerkungsfeld in der Arbeitszeiterfassungs-Maske mehrere Zeilen groß ist.
​

Bemerkungstext erzwingen

Wenn Sie möchten, dass zu jedem Zeiteintrag eine Bemerkung eingegeben werden muss, geben Sie dies hier an.

Bemerkungstext von der zuletzt erfassten Arbeitszeit vorbelegen

Hier können Sie festlegen, ob bei der Zeiterfassung der Bemerkungs-Text mit dem Bemerkungs-Text der als letztes erfassten Arbeitszeit vorbelegt sein soll oder nicht.

Zeiterfassung an Feiertagen und Tagen, die nicht Arbeitstage sind (i.A. Wochenenden) erlauben

Wenn Ihre Mitarbeiter auch an Tagen arbeiten, die in der Regelarbeitszeit nicht als Arbeitstage festgelegt sind, sollten Sie hier einen Haken setzen.

Tage, die keine Arbeitstage sind, anzeigen

Sie können entscheiden ob in der Arbeitszeiterfassungs-Tabelle auch die nicht Arbeitstage (i.A. Wochenenden) angezeigt werden. Auch wenn nicht Arbeitstage generell ausgeschaltet ist: Sobald eine Buchung auf einen nicht Arbeitstag vorgenommen wurde, wird dieser Tag in der Tabelle sichtbar.

Anzeige von Lücken in der Arbeitszeiterfassung

Hier können Sie angeben, ob Pausen (Zeiten, für die keine Zeitmeldungen erfasst wurden) als Lücke gekennzeichnet werden sollen.

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden auf der Seite "Arbeitszeit erfassen" in der Tabelle der Arbeitszeiteinträge die Lücken im Tagesverlauf durch einen größeren Abstand gekennzeichnet.

Diese Lücken werden von ZEP als Pausen angesehen. Wenn Sie aber nur vergessen haben hier eine Zeit zu erfassen, erleichtert ZEP Ihnen nun das Auffüllen dieser Lücke wie folgt:
Klicken Sie auf die entsprechende Lücke, wird die Ende-Zeit des vorherigen Eintrags als von-Zeit und die Start-Zeit des folgenden Eintrags als bis-Zeit in das obere Erfassungsfeld kopiert. Geben Sie dann entsprechend Arbeitszeit und Bemerkung an und Sie können so ganz einfach diese Lücke auffüllen.

Vorbelegung von-Zeit für neuen Tag

Geben Sie an, ob die Benutzer eine vordefinierte Uhrzeit bei Start von ZEP vorfinden sollen, oder ob die Arbeitszeiterfassung mit der aktuellen Uhrzeit (Standard) für einen neuen Tag voreingestellt werden soll.

Minutenraster

Hier können Sie wählen, ob die Arbeitszeit im 1, 2, 5, 6, 10, 15, 20 oder im 30 Minutenraster erfasst werden soll.

Wenn man jedoch mit den angezeigten gerundeten Zahlen nachrechnet, kommt man u.U. auf ein anderes Endergebnis. Obwohl das von ZEP angezeigte Endergebnis das richtige ist, kann das zu Verwirrung über die Projektabrechnung führen. Wir empfehlen daher als Minutenraster 3 Minuten 6 Minuten oder 15 Minuten oder 30 Minuten.

Wird das Minutenraster geändert, ist die Bearbeitung von Zeiten, die in einem anderen Raster erfasst wurden, nur noch eingeschränkt möglich.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben zur Pausenregelung beachten oder auch erzwingen möchten, können Sie dies hier in ZEP hinterlegen. Zusätzlich können Sie innerhalb einer Pausenregelung auch eine "Kernarbeitszeit" definieren. Wenn Sie keine Pausenregelung in ZEP möchten (d.h. die Mitarbeiter sind selbst für die korrekte Erfassung ihrer Pausen zuständig) beachten Sie diesen Punkt nicht weiter.

​

In ZEP werden nicht bebuchte Zeiträume zwischen zwei Zeiteinträgen als Pause angesehen.
​

Hier Legen Sie eine Pausenregelung für Ihr Unternehmen an (oder mehrere). Bereits angelegt ist die Pausenregelung Standard, in der die Mindestpausen nach § 4 ArbZG eingetragen sind.

Möchten Sie eine neue Pausenregelung anlegen, klicken Sie auf Neue Pausenregelung anlegen, geben Sie einen Namen ein und speichern.
Geben Sie an, ab welchem Datum die Pausenregelung gültig ist.
Sie können wählen, ob es bei Ihnen eine Mindestruhezeit geben soll. Damit ist die Zeitspanne zwischen zwei Arbeitstagen gemeint.

Wenn Sie keine Mindestruhezeit angeben, müssen Sie nur die maximale Arbeitszeit pro Tag im Sinne der Pausenregelung in Stunden angeben.

Sie können in der Pausenregelung jederzeit die Warnung bei Verletzung der Pausenregelung über die Checkbox Bei Nichteinhaltung der Pausenregelung (Maximalarbeitszeit, Mindestpausen, Kernzeit) bekommt der Benutzer bereits bei der Erfassung (Mein ZEP > Projektzeiten, App, Terminal) eine Warnung. Ja / Nein ein- bzw. ausschalten.

Wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen, können Sie optional angeben, ob überschrittene Maximalarbeitszeit und nicht eingehaltene Mindestpausen vom Überstundenkonto des betreffenden Mitarbeiters abgezogen werden sollen. (Nicht eingehaltene Ruhezeiten werden nicht abgezogen.)

Geben Sie an, wie der Abzug für fehlende Pausen berechnet werden soll.

Diese drei Varianten rechnen anhand der Summe der Arbeitszeiten und der Summe der gemachten Pausen eine Zahl aus. Diese Zahl ist unabhängig von den Uhrzeiten der Arbeits- und Pausenzeiten.

Geben Sie die Mindestlänge einer Pause im Sinne der Pausenregelung an.

In welchen Auswertungen wird die Pausenregelung berücksichtigt/angezeigt?

Hier finden Sie die Varianten für das Berechnungsverfahren für fehlende Mindestpausen und somit – falls eingestellt - für den Abzug fehlender Pausen, an Beispielen erklärt:

Angenommen, die Mindestpausen sind so eingestellt:

und angenommen, ein Mitarbeiter hat folgende Buchungen:

Variante Brutto:

Die Gesamtzeit wird betrachtet und davon die entsprechende Mindestpause abgezogen.

​Variante Netto:

Mindestpause insgesamt 00:45 (also in dem Fall kein Unterschied zu brutto)

Alle Mindestpausen werden nacheinander betrachtet: Die Zeit bis zur ersten vorgesehenen Mindestpause wird betrachtet und die dafür geltende Mindestpause wird abgezogen. Die daraus resultierende Nettozeit wird betrachtet und ggf. wird davon eine weitere Mindestpause abgezogen.

​Variante Mitarbeiterfreundlich:

Jedoch: Mit einer weiteren Pause von nur 12 Minuten ist die restliche Arbeitszeit 9:00 Stunden und damit unter der Grenze von 9:01, daher beträgt die Mindestpause insgesamt nur 00:42 Stunden.

Diese drei Varianten rechnen anhand der Summe der Arbeitszeiten und der Summe der gemachten Pausen eine Zahl aus. Diese Zahl ist unabhängig von den Uhrzeiten der Arbeits- und Pausenzeiten.

Im Rahmen einer Pausenregelung geben Sie die hier geltenden Mindestpausen in für die Arbeitszeiten an:
Lt.§ 4 ArbZG ist die Mindestdauer der Pausen nach der Dauer der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter gestaffelt. Die Mindestdauer der Pausen bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis 9 Stunden beträgt mindestens 30 Minuten, bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden 45 Minuten. Wenn Sie diese gesetzlichen Vorgaben in Ihrem ZEP so abbilden möchten, geben Sie dies bitte so an:

​

Neue Mindestpause anlegen:

von Std 6:01 und bis Std 9:00:

von Std 9:01 und bis Std 24:00

Sie können eine feste Pause anlegen:
Klicken Sie auf den Neue feste Pause anlegen, geben Sie an von wann bis wann diese Pause gelten soll und Speichern Sie.

Innerhalb der Pausenregelung können Sie Kernarbeitszeiten in ZEP definieren. Eine Kernarbeitszeit ist eine Zeitspanne, in der die Mitarbeiter Zeiten erfassen sollen. Einem Mitarbeiter kann über die Zuordnung einer Pausenregelung auch die dort definierte Kernarbeitszeit bzw. mehrere Kernarbeitszeiten zugewiesen werden.

Die Einhaltung der Kernarbeitszeit wird nicht erzwungen. In der Tabelle der Projektzeiten Projektzeiten zeigt ZEP mit einem blauen Hinweis an, wenn an einem Tag die Kernarbeitszeit nicht eingehalten wurde. In der Auswertung Monatsende wird in einer Spalte "zu wenig Kernarbeitszeit" angezeigt (nur mit Modul Abwesenheiten & Überstunden).

So können Sie eine Kernarbeitszeit anlegen:

Klicken Sie auf Neue Kernarbeitszeit anlegen, geben Sie an von wann bis wann diese Kernarbeitszeit gelten soll und Speichern Sie. Geben Sie die maximal zulässige Pause in Stunden an.
​
​Beispiel:

Kernarbeitszeit von 9.00 bis 16.00 Uhr maximal zulässige Pause von 1 Stunde. D.h. der Mitarbeiter muss zwischen 9.00 Uhr und 16.00 Uhr mindestens 5 Stunden gearbeitet haben. Bitte beachten Sie: die "Pause" kann auch am Anfang bzw. am Ende der Kernarbeitszeit liegen.

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die Teilzeit arbeiten, sollten Sie diesen eine eigene Pausenregelung mit einer entsprechenden Kernzeit zuordnen.

Wenn Sie Tätigkeiten in ZEP Clock erfassen aktiviert haben, können Ihre Mitarbeiter bei der Erfassung der Arbeitszeit angeben, welche Tätigkeit sie ausüben.

Tätigkeiten sind Bezeichnungen für verschiedene Arbeitsabläufe und können nützlich für spätere Auswertungen sein.

Sie können Tätigkeiten in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch/spanisch, geben Sie die Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters wird die Bezeichnung in der Sprachauswahl angezeigt.

Checkbox

ist nicht arbeitszeitrelevant z.B. Rufbereitschaft

Sie können jeder Tätigkeit (außer Reisetätigkeit) diese Eigenschaft zuweisen, d.h. dann für diese Tätigkeit:

Informationen zu Reisen bzw. dem Modul Reisekostenabrechnung finden Sie hier.

Hier nehmen Sie Einstellungen im Bezug auf das Modul Standorte & Abteilungen vor.

Informationen zu den Einstellungen finden Sie hier.

​

Diese Kachel erhalten Sie, wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden verwenden.

Weiterführende Informationen zu den einzelnen Menüpunkten finden Sie hier.

Wenn Sie das Modul Dokumentenmanagement verwenden, erhalten Sie diese zusätzliche Kachel in ZEP.
​​Informationen zu den einzelnen Menüpunkten und Einstellungsmöglichkeiten finden Sie hier.

Sie haben die Möglichkeit, ZEP mit verschiedenen Schnittstellen zu verknüpfen.

Nachfolgend finden Sie die Links zu den Hilfetexten der einzelnen Schnittstellen:

Informationen zu den in dieser Kachel enthaltenen Menüpunkten finden Sie an folgenden Stellen:

Hier können für Sie passende Textbausteine angelegt werden, welche Sie nicht bereits an anderer Stelle angelegt haben, weil sie thematisch ggf. nicht eindeutig einem Bereich zugewiesen werden können.

Tragen Sie hier eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein (mehreren Adressen mit "Komma" als Trennzeichen), an welche eine E-Mail versendet werden soll, wenn Fehler bei der Durchführung von Tasks aufgetreten sind. Eine solche E-Mail wird dann an die ZEP-Administratoren und an die hier angegebenen E-Mail-Adressen versendet. Der Mail-Mechanismus ist dafür gedacht, wenn eine Task logische oder Konfigurationsfehler feststellt, z.B. ungültige Mailbox angegeben.