Angebotserstellung

Über den hinterlegten Angebotsprozess können mehrere Mitarbeiter an der Erstellung, Prüfung und Abgabe von Angeboten mitwirken. Bei Beauftragung überführen Sie das Angebot per Knopfdruck in ein Projekt oder einen Vorgang, bei Einsatz des Faktura-Moduls legt ZEP automatisch auch gleich die zugehörigen Rechnungspositionen für die spätere Abrechnung an.

Ein Angebot durchläuft dabei folgende Status:

Ein beauftragtes Angebot können Sie direkt in ein Projekt überführen bzw. als Vorgang/Vorgänge in ein bestehendes Projekt einfügen. Dabei werden die Angebotspositionen als Vorgänge angelegt und wenn möglich, Planzahlen eingetragen. Setzen Sie das Modul Rechnungsstellung ein, werden auch geplante Rechnungspositionen entsprechend der Angebotspositionen angelegt.

Erstellen Sie Angebotsvorlagen, optional mit Anhängen, z.B. Ihren AGB.

Wenn Sie das Modul Standorte & Abteilungen einsetzen, beachten Sie bitte, dass ein Angebot immer zu einer Abteilung gehört.

Angebote anlegen - Berechtigung

Wer darf ein Angebot zu einem Kunden anlegen (mit Modul Standorte & Abteilungen)?

Wenn Sie das Modul Angebotserstellung einsetzen, müssen Sie zunächst ein paar grundlegende Einstellungen in ZEP vornehmen:

Unter Administration > Angebote > Einstellungen geben Sie folgendes an:

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Voreinstellung Angebotsgültigkeit

Sie können hier angeben, welche Gültigkeitsdauer als Voreinstellung für ein neues Angebote verwendet werden soll. Diese Einstellung wird bei der Angebotserstellung als Default-Wert voreingestellt und kann natürlich überschrieben werden.

​​Task: Erinnerung zum Nachfassen von Angeboten

Unter Administration > System > Tasks gibt es eine Task, mit der Sie sich daran erinnern lassen können, welche Angebote noch nicht beauftragt sind. Wählen Sie die Task Erinnerung an Nachfassen des Angebotes und geben Sie an, wann die Task ausgeführt werden soll. Stellen Sie ein, wie viele Tage vor (z.B. - 3) oder wie viele Tage nach (z.B.+ 4)dem Ablauf der Angebots eine Erinnerung erfolgen soll.

Angebotsnummer (Nummernkreis)

Die Angebotsnummer setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen:

Folgende Platzhalter können eingesetzt werden:

Optional können Sie angeben, ob die Angebotsnummer mit einer Versionsnummer aufgeführt wird.

Kurzzeichen des Mitarbeiters ausgeben

Hier können Sie optional einstellen, ob das Kurzzeichen des Mitarbeiters, der ein Angebot erstellt hat, auf dem Angebot hinter dem Datum ausgegeben wird. Den Namen des Erstellers sehen Sie in den "Daten" des Angebots (Angebot > Daten) in der Zeile "Angebotsdatei erstellt am... von ..." hinter dem Datum.

Dateiformat des Angebots und Dateiformat der Angebotsvorschau

Stellen Sie ein, in welchem Dateiformat Sie in Zukunft mit ZEP Angebote bzw. Angebotsvorschauen erstellen möchten.

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Jeder Mitarbeiter darf alle Angebote sehen

Wenn Sie möchten, dass jeder Mitarbeiter alle Angebote sehen darf, aktivieren Sie diese Checkbox. D.h. alle Mitarbeiter dürfen grundsätzlich alle Angebote ohne Einschränkungen sehen . Die Schreibzugriffe berechtigen Sie unter Administration > Angebote > Berechtigungen für Aktionen.

Wenn Sie bei dieser Option Nein gewählt haben, können Sie mit der folgenden Option weitere Berechtigungen vergeben.

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Projektleiter ohne Budgetverantwortung darf Angebote sehen

Wenn Sie möchten, dass auch Projektleiter ohne Budgetverantwortung den Menüpunkt Angebote in ihren Projekten sehen dürfen, aktivieren Sie diese Checkbox.

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Mitarbeiter darf Schlagworte ergänzen

Geben Sie hier an, ob ein Mitarbeiter Schlagworte ergänzen darf:

Wenn Sie hier "Ja" einstellen, kann ein Mitarbeiter beim Erstellen bzw. Bearbeiten eines Angebots neben der Auswahl der bestehenden Schlagworte auch eigene neue Schlagworte eingeben bzw. ergänzen. Die neu eingegebenen Schlagworte werden unter Administration > Angebote > Schlagworte aufgeführt.

​User mit Zusatzrechten darf Angebote anlegen

Wenn Sie möchten, dass User mit Zusatzrechten Angebote anlegen dürfen, aktivieren Sie diese Checkbox. Die Berechtigung für einzelne Aktionen vergeben Sie unter Administration > Angebote > Berechtigung für Aktionen.
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Angebotsversand und Faktor zum umrechnen

Angebotsversand per E-Mail

Wenn Sie die Angebote per E-Mail an Ihre Kunden versenden, können Sie dafür eine eigene E-Mail-Adresse eingeben (abweichend von der angegebenen Adresse unter Administration > Meine Firma > E-Mail für automatisch versendete E-Mails). Geben Sie ggf. einen Absendernamen, eine Antwortadresse (Reply-To) sowie einen Antwortnamen (Reply-To) an.

Faktor zum Umrechnen von Tagen in Stunden

Tragen Sie hier den Faktor ein, mit dem die geplanten Tage im Angebot in Planstunden des Projekts/Vorgangs umgerechnet werden sollen, wenn ein beauftragtes Angebot in ein Projekt bzw. in einen Vorgang überführt wird.

Bsp.: Faktor 8

Wenn Sie ein Angebot mit einer Aufwands- bzw. Pauschalposition von 5 Tagen in ein Projekt bzw. einen Vorgang überführen, werden dort 40 (5 x 8) als Plan Stunden eingetragen.

Angebote müssen nach Fertigstellung geprüft werden

Hier können Sie einstellen, ob Ihre Angebote einen Prüfmechanismus durchlaufen sollen oder nicht.

Auftragsbestätigung

Geben Sie optional an: "Auftragsbestätigung nach Beauftragung versenden". Wenn Sie hier "Ja" angeben bietet Ihnen ZEP für beauftragte Angebote die Option "Auftragsbestätigung als Mail versenden" an.

Die zugehörige Mailvorlage finden Sie unter Administration > Angebote > Mailvorlagen: "Auftragsbestätigung versenden". Das Angebotsdokument ist der E-Mail automatisch als Anhang angefügt.

Im Menüpunkt Administration > Angebote gibt es die Untermenüpunkte Textbausteine, Mailvorlagen, Berechtigungen, Kategorien und Schlagworte. Zusätzlich gibt es den Menüpunkt Artikel. Wenn Sie das Modul Rechnungsstellung einsetzen, finden Sie die Artikel unter Administration > Abrechnung.

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Liste mit Ihren Angebotsvorlagen. Sie können die Reihenfolge der Vorlagen mit den "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" Symbolen verschieben. Mit der Reihenfolge legen Sie fest, in welcher Abfolge diese Vorlagen in den Auswahllisten angezeigt wird. Ein neue angelegte Vorlage wird immer am Ende der Liste angehängt. Mit dem "Pfeil nach oben"-Symbol schieben Sie die Vorlage an die gewünschte Stelle.

Um eine neue Vorlage anzulegen, klicken Sie auf den Link Neue Angebotsvorlage anlegen. ZEP schlägt als Kurzform die nächste freie Nummer vor, Sie können diese aber beliebig überschreiben.

Sie können Angebotsvorlagen in mehreren Sprachen hinterlegen.

Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an.

Geben Sie die Währung an. Kategorie, Schlagworte und Bemerkung sind optional. Speichern Sie.

Alle Daten und Details zu einer ausgewählten Angebotsvorlage finden Sie im Objekt-Menü der Vorlage.

Um die Daten eines Angebotsvorlage abzurufen (Objektmenü der Angebotsvorlage), oder bestimmte Aktionen auszuführen, klicken Sie auf die als Link dargestellte Kurzform in der Tabelle der Angebotsvorlagen.

Angebotsvorlagen bearbeiten

Alle Daten und Details zu einer ausgewählten Angebotsvorlage finden Sie hier im Objekt-Menü der Vorlage.

Klicken Sie auf Bearbeiten, um Daten anzupassen, z.B. die Kurzform, Sprache, Titel,... Sie können Textblöcke, Angebotspositionen bzw. Gruppierungen hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

Sie können für jede Angebotsvorlage unter Dokumente beliebig Dokumente hinterlegen. Über den Menüpunkt Löschen können Sie hier eine Angebotsvorlage löschen.

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.

Hier können Sie den standardisierten Text für die Angebots-Mailvorlagen anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu versenden

Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden. Klicken Sie in der Spalte "Testversand (an eigene E-Mail-Adresse)" auf "deutsch"/"englisch"/"französisch", dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.

Hier sind alle Ereignisse bzw. Aktionen dargestellt, die in der Erstellung von Angeboten auftreten können. Zu jeder Aktion können Sie festlegen, welche Mitarbeiter berechtigt sind, diese Aktion auszulösen:

Es gibt die Berechtigung für die Aktionen

Wer darf ein Angebot zu einem Kunden anlegen (mit Modul Standorte & Abteilungen)?

Dann gibt es Berechtigungen für die Aktionen, die zu einem Statuswechsel führen, d.h. wenn Sie möchten, dass der gesetzte Bearbeiter eines Angebots, dieses Angebot im Status "neu" unter Angebote sehen und bearbeiten darf, also praktisch das Angebot in den Status "in Bearbeitung" setzen darf, dann muss er als Berechtigter Mitarbeiter für diese Aktion angegeben sein (voreingestellt).

Folgende Mitarbeiter können Sie für die Ausführung der oben genannten Aktionen berechtigen:

Klicken Sie auf das Stift-Symbol in der ersten Spalte und Sie können im folgenden PopUp die Berechtigten Mitarbeiter definieren.

Der Prozess in 5 Schritten

1. Vorfilterung nach Filterkriterien
Zunächst werden Angebote nach den eingestellten Filterkriterien vorgefiltert:
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Status
Zeitraum (Standard: letzte 3 Monate)
Gültigkeit
Kategorien
Schlagworte
Suchbegriff
Nur Angebote, die diese Kriterien erfüllen, werden weiter betrachtet.
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2. Ermittlung möglicher Workflow-Übergänge
Für jedes vorgefilterte Angebot werden die möglichen Workflow-Übergänge vom aktuellen Status ermittelt.
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Beispiel: Ein Angebot im Status „in Bearbeitung“ kann zu folgenden Status wechseln:
„in Bearbeitung“ → „fertig“
„in Bearbeitung“ → „abgelehnt“
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3. Ermittlung der Berechtigungen für jeden Übergang
Für jeden dieser Übergänge werden die zugehörigen Berechtigungen aus Administration > Angebote > Berechtigungen geladen.
​

Übergang Berechtigung
„in Bearbeitung“ → „fertig“ Statuswechsel: in Bearbeitung > fertig
„in Bearbeitung“ → „abgelehnt“ Statuswechsel: beliebig > abgelehnt
Diese Berechtigungen definieren, welche Benutzergruppen für die jeweiligen Übergänge berechtigt
sind (z. B. Bearbeiter , Verantwortlicher , Abteilungsleiter usw.).
​

4. Ermittlung der „verantwortlichen Mitarbeiter“ (Priorisierung)
Aus allen gesammelten Berechtigungen wird eine einzige Gruppe als „verantwortliche Mitarbeiter“
bestimmt.
​

Wichtig: Es wird die erste Gruppe in der Prioritätsliste gewählt, die beide Bedingungen erfüllt :
Die Gruppe ist laut Berechtigung für mindestens einen möglichen Übergang berechtigt UND die Gruppe ist beim konkreten Angebot tatsächlich vorhanden/besetzt
​

Prioritätsreihenfolge

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Sobald eine passende Gruppe gefunden wird, endet die Suche . Niedrigere Prioritäten werden nicht mehr berücksichtigt .
​

5. Finale Prüfung
Ein Benutzer sieht ein Angebot unter „Meine Angebote“, wenn er Mitglied der ermittelten Gruppe der „verantwortliche Mitarbeiter“ ist
​

Praxisbeispiel
Angebot:
Status: „in Bearbeitung“
Bearbeiter: nicht gesetzt
Verantwortlicher: nicht gesetzt
Zusätzliche Mitarbeiter: Max Mustermann, Anna Schmidt
Projekt: Website-Relaunch (PL: Peter Müller)
Abteilung: Entwicklung (AL: Sarah Klein)
Mögliche Übergänge:
„in Bearbeitung“ → „fertig“
„in Bearbeitung“ → „abgelehnt“1.
​

Berechtigungen laut Konfiguration:
Übergang 1: Bearbeiter ❌, Verantwortlicher ❌, Zusätzliche Mitarbeiter ✅, Projektleiter ✅
Übergang 2: Administratoren ✅
Ermittlung der verantwortlichen Mitarbeiter:
Bearbeiter → nicht gesetzt → weiter
Verantwortlicher → nicht gesetzt → weiter
Zusätzliche Mitarbeiter → vorhanden und berechtigt → Auswahl dieser Gruppe
Ergebnis:
✅ Max Mustermann sieht das Angebot
✅ Anna Schmidt sieht das Angebot
❌ Peter Müller (Projektleiter) sieht das Angebot nicht (höhere Priorität greift)
❌ Sarah Klein (Abteilungsleiterin) sieht das Angebot nicht (höhere Priorität greift)
​

Sie können hier eigene Angebotskategorien definieren.

Sie können Kategorien in mehreren Sprachen hinterlegen.

Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.

Wenn Sie ein neues Angebot erstellen, können Sie eine oder mehrere Kategorien zuordnen.

Nach den zugeordneten Kategorien können Sie entsprechend filtern.

Sie können hier einen Schlagwortkatalog anlegen, um Ihre Angebote danach zu klassifizieren und wiederzufinden.

Um ein neues Schlagwort zu definieren klicken Sie auf den Button Neues Schlagwort und geben ein beliebiges Schlagwort ein.

Wenn Sie unter Administration > Angebote > Einstellungen angegeben haben, dass ein Mitarbeiter Schlagworte ergänzen darf ("Ja"), können die Mitarbeiter auch eigene Schlagwörter einem Angebot zuweisen.

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Unter Abrechnung - Artikel können Sie eine einfache Artikelverwaltung definieren.

Die hier definierten Artikel können Sie als Angebotspositionen in Ihren Angeboten anbieten. Mit dem Modul Rechnungsstellung können Artikel auch als Rechnungspositionen abgerechnet werden.

Legen Sie mit dem Button "Neuen Artikel anlegen" für alle Artikel, die Sie in Ihren Angeboten anbieten bzw. auf Ihren Rechnungen abrechnen möchten, jeweils einen Artikel an.

Jeder Artikel hat eine Artikelnummer, eine Bezeichnung und eine Währung. Einheit, Einzelpreis und Beschreibung sind optional.

Wird ein Artikel in einer Rechnung bzw. in einem Angebot verwendet, kann er nicht mehr gelöscht werden, setzen Sie solch einen nicht mehr benötigten Artikel auf "inaktiv".

Klicken Sie auf das Kopier-Symbol vor der Bezeichnung, werden alle Daten des Artikels mit dem Zusatz "Kopie" in der Artikelnummer kopiert.
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Diese Einstellung finden Sie unter Administration -> Meine Firma -> Briefpapier.

Dieses Briefpapier bildet die Basis für die Angebote, die Sie mit dem Dokumentengenerator in einem der Formate PDF, PDF/A, Word oder odt erstellen.

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Standardbriefpapier

Wenn Sie kein eigenes Briefpapier hinterlegen, wird immer das Standardbriefpapier verwendet. Das sehen Sie auch an der Anzeige Briefpapier Standard deutsch wird verwendet. Das Standardbriefpapier enthält lediglich eine Fußzeile mit Ihrem Firmennamen und der Seitennummer.

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Wozu eigenes Briefpapier

Soll ZEP Ihre Angebote (in PDF, PDF/A, Word oder odt) komplett inkl. Briefpapier erstellen, also z.B. mit Ihrem Logo und weiteren Angaben in Kopfzeile und Fußzeile? Dann müssen Sie ihr eigenes Briefpapier erstellen und in ZEP hochladen. Wenn Sie Angebote nicht nur als E-Mail versenden, sondern auch ausgedruckt auf einem fertigen Firmenbriefpapier per Post versenden möchten, können Sie für diese beiden Varianten jeweils ein eigenes Briefpapier in ZEP hinterlegen. Eine Vorlage erhält z.B. keine Hintergrundbilder, da auf vorgedrucktes Briefpapier gedruckt wird, die andere Vorlage enthält das Briefpapier komplett, da das Angebot per Mail verschickt wird. Hier können Sie eine spezielle Vorlage für den Angebotsversand per E-Mail hinterlegen.

In ZEP gibt es verschiedene Menüpunkte in denen Sie Angebote erstellen, bearbeiten und suchen können:

Angebote

Unter diesem Menüpunkt können Sie Ihre Angebote verwalten, suchen, und neue Angebote erstellen.

Hier finden Sie eine schnelle Übersicht über Ihre Angebote: es werden sofort beim Aufrufen der Seite die Angebote in der Tabelle aufgelistet, die seit den letzten 3 Monaten bis zum aktuellen Tag erstellt worden sind.

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Filter

Die Angebotsliste kann durch mehrere Filterkriterien beeinflusst werden. Nur die Angebote, die alle eingestellten Kriterien erfüllen, werden in die Liste aufgenommen.

(Nur mit Modul Standorte & Abteilungen)

Der Filter "Zeitraum" ist voreingestellt auf die letzten 3 Monaten bis zum aktuellen Tag und schränkt die Angebotsliste somit auf aktuelle Angebote ein. Sie können den Zeitraum beliebig anpassen.

Dieses Filterkriterium haben Sie nur, wenn Sie Angebotskategorien definiert haben

Dieses Filterkriterium haben Sie nur, wenn Sie Schlagworte definiert haben.

In der Tabelle werden alle Angebote entsprechend der eingestellten Filterkriterien angezeigt. Sie können die Liste nach mehreren Kriterien sortieren. Das "gültig bis"-Datum wird in rot angezeigt wenn das Datum in der Vergangenheit liegt.

Mit Klicken auf können Sie ein Angebot kopieren, mit Klicken auf können Sie aus dem Angebot eine "Vorlage erstellen."

Mit dem Button Neues Angebot anlegen, können Sie ein neues Angebot anlegen.

Im Reiter Allgemein:

Wählen Sie einen Kunden aus (ohne Kunde kann kein Angebot angelegt werden). Die Angabe eines Kunden-Ansprechpartners ist optional. Wenn Sie das Modul Standorte & Abteilungen einsetzen, geben Sie die Abteilung an, für die dieses Angebot angelegt wird. Die Angabe eines Projektes ist optional. Wenn Sie das Modul Ticketsystem einsetzen, können Sie auch ein Ticket auswählen und somit einen Bezug zu diesem Ticket dokumentieren.

Geben Sie einen Titel an.

Sie können eine Auftragswahrscheinlichkeit in Prozent angeben. Stellen Sie ein gültig bis Datum (voreingestellt ist hier der Wert aus Administration > Angebote > Einstellungen) ein oder wählen Sie mit Klick auf auswählen einen Gültigkeitszeitraum, ZEP trägt das entsprechende Datum ein. Geben Sie eine Währung an. Sie können einen Verantwortlichen, einen Bearbeiter auswählen und ggf. Kategorien und Schlagworte vergeben.

Optional können Sie einen Zeitraum einstellen, in dem das Angebot umgesetzt werden soll. Der hier eingegebene Zeitraum wird als Platzhalter in den Angebotstexten und Angebotspositionstexten angeboten.

Im Reiter Format:

Sie können wählen, in welcher Sprache das Angebot erstellt werden soll. Es stehen die in ZEP gebräuchlichen Sprachformate zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass Sie der jeweiligen Sprache entsprechendes Briefpapier unter Administration > Meine Firma > Briefpapier hinterlegen müssen.

Optional können Sie folgende Einstellung wählen:

pdf/odt/doc Briefpapier einer anderen Abteilung verwenden

Für das Angebot wird normalerweise das Briefpapier der Abteilung des Angebots verwendet. Wenn Sie für dieses Angebot ein anderes Briefpapier verwenden möchten, wählen Sie hier die zugehörige Abteilung.

Ein Benutzer mit Administrator-Recht kann in der Abteilungsverwaltung unterschiedliches Briefpapier je Abteilung definieren.

Alle Daten und Details zu einem ausgewählten Angebot finden Sie im Objekt-Menü dieses Angebots.

Um die Daten eines Angebots abzurufen (Objektmenü des Angebots), oder bestimmte Aktionen auszuführen, klicken Sie auf die Angebots-Nummer in der Tabelle der Angebote.

Sie können jedem Angebot unter Dokumente beliebig Dokumente hinterlegen.

Sie können ein Angebot löschen.

Hier sehen Sie alle Daten zu dem gewählten Angebot. Je nach Status des Angebots werden verschiedene Daten angezeigt und sind unterschiedliche Aktionen möglich:

Status "neu":

Status "in Bearbeitung":

Status "fertig" (Einstellungen: "Angebote müssen nach Fertigstellung geprüft werden- Nein") bzw. "geprüft":

Status "fertig" (Einstellungen: "Angebote müssen nach Fertigstellung geprüft werden- Ja"):

Status "in Prüfung" (Einstellungen: "Angebote müssen nach Fertigstellung geprüft werden- Ja"):

Status "geprüft" (Einstellungen: "Angebote müssen nach Fertigstellung geprüft werden- Ja"):

Status "Dokument erstellt":

"PDF-Dokument zum Ausdrucken erstellen":

Status "als Mail/Brief versendet":

Status "beauftragt":

In Projekt überführen:

Status "abgerechnet":

Status "abgelehnt":

Im darauf folgenden Popup-Fenster können Sie verschiedene Einstellungen für das Angebot treffen.

​Angebotsnummer

Ist entsprechend den Angaben in Administration > Angebote > Einstellungen vorbelegt und kann von Ihnen geändert werden. Falls Sie Änderungen in diesem Feld vorgenommen haben, die Sie rückgängig machen möchten, können Sie mit dem Link Nächste freie Nr erneut die von ZEP vorgeschlagene Angebots-Nr einstellen.

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Kunden-Ansprechpartner

Wählen Sie aus den Ansprechpartnern des Kunden (oder Auswahl: -keiner-- Angebotsempfänger auf dem Angebot stehen soll). Der Angebotssempfänger wird in der Angebotsanschrift aufgeführt.

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Angebotssadresse

Hier wird die Angebotsadresse gemäß Ihren Angebots-Einstellungen vorbelegt. Sie können die Angebotsadresse auch ändern

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Dateiformat des Angebots

Hier können Sie auswählen, in welchem Dateiformat das Angebot erstellt werden soll. Die Vorbelegung entspricht Ihren Angaben aus dem Menüpunkt Administration > Angebote > Einstellungen.

Auswahl des bei der entsprechenden Abteilung hinterlegten spezifischen Briefpapiers (nur wählbar mit dem Modul Standorte & Abteilungen)

Voreingestellt ist das Briefpapier der Abteilung des Angebots. Wenn Sie für dieses Angebot ein anderes Briefpapier verwenden möchten, wählen Sie hier die zugehörige Abteilung.

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MwSt

voreingestellt ist die beim Kunden hinterlegte Mehrwertsteuer. Sie können die MwSt. an dieser Stelle für dieses Angebot aber auch frei editieren. Entsprechend dem hier eingetragenen Wert wird die MwSt. auf dem Angebot ausgewiesen. Die Mehrwertsteuer-Berechnung für Angebote über mehrere Angebotspositionen erfolgt auf den gerundeten Endbetrag des Angebots.

Mit Weiter wird ein Angebotsdokument mit den von Ihnen gewählten Angaben generiert.

Wählen Sie aus, welche Art die Angebotsposition haben soll:

Für jede Angebotsposition können Sie eine Bezeichnung eingeben und einen MwSt-Satz auswählen.

Für eine Artikelposition können Sie einen Artikel aus Administration > Abrechnung > Artikel auswählen, oder sie klicken auf "-keiner-" und geben die Daten selbst ein.

Für eine Aufwandsposition geben Sie eine Bezeichnung an und wählen aus, ob es sich um die Abrechnungsart "Stundensatz" oder "Tagessatz" handelt.

Sie können Planzahlen für Stunden bzw. Tage, Belege und km-Geld und für VMA jeweils getrennt angeben. ZEP berechnet daraus einen Betrag (Kalkulation). Wenn Sie die Checkbox Plan Stunden bzw. Tage aktivieren, können Sie auf den Link Preistabelle (neben Einzelpreis) klicken und sich die entsprechend gültige Preistabelle für dieses Angebot anzeigen lassen. Mit Klick auf den gewünschten Tages- oder Stundensatz wird der Wert in das Feld Einzelpreis übernommen.

Sie können diesen Betrag so in das Angebot übernehmen oder Sie aktivieren die Checkbox "Abweichender Angebotsbetrag" und geben einen anderen Betrag ein.

Wenn Sie die Checkbox "Im Angebot nur Endbetrag ausweisen" aktivieren, wird die Kalkulation nicht auf dem Angebot angezeigt, sondern nur der Endbetrag. Optional können Sie auch Alternative auswählen, in diesem Fall wird der Betrag dieser Angebotsposition in Klammern dargestellt und nicht in der Angebotssumme berücksichtigt. Unter Beschreibung geben Sie die Beschreibung zu dieser Angebotsposition ein und "Speichern".

Für eine Pauschalposition geben Sie eine Bezeichnung an und wählen, ob die Position Stunden-/Tagesbasiert ist oder eine Andere Einheit haben soll.

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Stunden-/Tagesbasiert

Sie können Planzahlen für Stunden bzw. Tage, Belege und km-Geld und für VMA jeweils getrennt angeben. ZEP berechnet daraus einen Betrag (Kalkulation). Wenn Sie die Checkbox Plan Stunden bzw. Tage aktivieren, können Sie auf den Link Preistabelle (neben Einzelpreis) klicken und sich die entsprechend gültige Preistabelle für dieses Angebot anzeigen lassen. Mit Klick auf den gewünschten Tages- oder Stundensatz wird der Wert in das Feld Einzelpreis übernommen.

Sie können diesen Betrag so in das Angebot übernehmen oder Sie aktivieren die Checkbox "Abweichender Angebotsbetrag" und geben einen anderen Betrag ein.

Wenn Sie die Checkbox "Im Angebot nur Endbetrag ausweisen" aktivieren, wird die Kalkulation nicht auf dem Angebot angezeigt, sondern nur der Endbetrag. Unter Beschreibung geben Sie die Beschreibung zu dieser Angebotsposition ein und "Speichern".

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Andere Einheit

Geben Sie Einheit, Menge und Einzelpreis ein.

Eine Zuschlagsposition enthält eine prozentuale Angabe, die auf die Angebotssumme aufgeschlagen oder davon abgezogen (mit negativen Vorzeichen, z.B. "-5 %") wird.

Der Wert des Zuschlags wird berechnet aus der Zwischensumme der Rechnungspositionen, die auf der Rechnung oberhalb der Zuschlagsposition aufgelistet werden. Der Wert des Zuschlags bezieht sich auf alle darüber stehende Angebotspositionen, unabhängig von deren Gruppierung. Zuschlagspositionen gibt es nur auf oberster Ebene, an beliebiger Stelle.

​Gruppierung hinzufügen

Eine Gruppierungsposition dient dazu, die Angebotspositionen zu gruppieren. Die Gruppierungsposition erhält eine "Nummer" (1), alle Angebotspositionen , die unter dieser Gruppierungsposition gelistet sind, erhalten eine Unternummer (1.1, 1.2, 1.3, ...). Sie können die Positionen mit den "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" Symbolen in ihrer Reihenfolge verschieben. Mit den "Pfeil nach rechts"- bzw. "Pfeil nach links"-Symbol können Sie die Ebene bestimmen.

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Angebotsposition hinzufügen

Eine neue angelegte Position wird immer am Ende der Liste angehängt. Mit dem "Pfeil nach oben"-Symbol schieben Sie sie an die gewünschte Stelle. Mit dem "Pfeil nach rechts"- bzw. "Pfeil nach links"-Symbol können Sie Positionen in eine bestehende Gruppierung verschieben bzw. aus dieser Gruppierung raus verschieben.

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Angebotspositionen per Drag & Drop verschieben

Wenn Sie mit der Maus auf dieses Symbol fahren und die linke Maustaste gedrückt halten, können Sie die Angebotsposition an eine beliebige Stelle verschieben (dazu die Maustaste wieder los lassen).

Textblock

In einem Textblock können Sie beliebigen Text zu Ihrem Angebot schreiben. Sie können auch ein Angebot komplett aus Textblöcken ohne Angebotspositionen erstellen.

Vorangelegt ist ein Textblock mit dem Angebotstitel und der Kundennummer als Platzhalter. Sie können optional verschiedene andere Platzhalter einfügen.

Um diesen Textblock zu ändern klicken Sie auf das "Zettel & Stift"-Symbol, um ihn zu löschen auf das "Eimer"-Symbol. Wenn Sie einen neuen Textblock hinzufügen möchten, können Sie entweder auf das "Plus"-Symbol klicken oder auf den Button "Textblock hinzufügen".

Für jeden Textblock können Sie angeben, ob vor oder nach dem Textblock eine neue Seite beginnen soll.

Neu angelegte Textblöcke werden immer immer am Ende der Liste angezeigt. Mit dem "Pfeil nach oben"-Symbol bzw. "Pfeil nach unten"-Symbol schieben Sie sie an die gewünschte Stelle.

Im Menüpunkt Angebote > Meine Angebote sehen Sie alle Angebote, die Sie bearbeiten dürfen. Entweder, weil Sie direkt als "Bearbeiter" eingetragen sind oder weil Sie die Berechtigung haben ein Angebot ohne Bearbeiter in einen Folgestatus zu setzen.

Sie können die Angebotsliste durch mehrere Filterkriterien beeinflussen. Nur die Angebote, die alle eingestellten Kriterien erfüllen, werden in die Liste aufgenommen.

Dieses Filterkriterium haben Sie nur, wenn Sie Angebotskategorien bzw. Schlagworte in den Stammdaten definiert haben

Berücksichtigt werden: "Nr", "Titel" und "Bemerkung"

In der Tabelle werden alle Angebote entsprechend der eingestellten Filterkriterien angezeigt. Sie können die Liste nach mehreren Kriterien sortieren. Das "gültig bis"-Datum wird in rot angezeigt wenn das Datum in der Vergangenheit liegt.

Mit Klick auf das "Stern"-Symbol können Sie aus dem Angebot eine "Vorlage erstellen und speichern".

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