Personio-Schnittstelle
Das Modul Personio-Schnittstelle dient zur Anbindung der ZEP Zeiterfassung an das HR-System Personio.
Die Schnittstelle verwendet die Personio API und unterstützt folgende Synchronisationen:
Übertragung der in ZEP erfassten Zeitbuchungen an Personio als Attendances. Über ZEP Pausenregelungen können die übertragenen Zeitbuchungen konform zum Arbeitszeitgesetz beschnitten werden (Maximalarbeitszeit, Einhaltung von gesetzlich vorgeschriebenen Mindest-Pausen)
Synchronisation von Fehlzeiten. Wahlweise kann sowohl ZEP als auch Personio als führendes System für Fehlzeiten und Anträge konfiguriert werden.
Übernahme von Stammdaten aus Personio. Dadurch wird Personio zum führenden System für HR-Daten, Änderungen werden automatisch in ZEP übernommen.
Automatische Übernahme neu in Personio angelegter Mitarbeiter nach ZEP
Die Synchronisation erfolgt über die Personio-Scheduler-Task in ZEP, die zur regelmäßigen, zeitgesteuerten Ausführung eingeplant werden kann.
Voraussetzung:
Zur Nutzung der ZEP – Personio Synchronisation muss in ZEP das Modul Personio-Schnittstellen lizenziert werden.
Schnelleinstieg
Grundlegende Konfiguration:
Personio:
API-Credentials anlegen: Settings > API Credentials – Generate new credential
Name: „ZEP“
Integration: „ZEP“
Readable employee attributes: alle Attribute wählen
speichern
ZEP:
Administration > Schnittstellen > Personio
API Credentials (Client-ID, Client-Secret) aus Personio kopieren und in ZEP eintragen
ZEP: Administration > System > Tasks
Neue Task anlegen mit Personio-Synchronisation anlegen
Synchronisation von Stammdaten:
Employee-IDs mittels E-Mail-Adresse abgleichen:
wählen Sie diese Option, wenn sowohl in ZEP als auch in Personio bereits Benutzer vorhanden sind. ZEP versucht dann, anhand identischer E-Mail-Adressen die zugehörigen Employee-IDs zu ermitteln und den ZEP-Benutzern zuzuordnen.
Benutzerdaten aus Personio übernehmen:
ZEP und Personio haben eine Vielzahl identischer Mitarbeiter-Attribute. Um diese nur in Personio zu pflegen und dann nach ZEP zu übernehmen ist diese Option zu aktivieren.
Benutzerübernahme aus Personio:
Neue Personio-Benutzer ermitteln und in ZEP anlegen:
Übernahme von neu in Personio vorhandenen Benutzern nach ZEP.
ZEP Compact/Professional: die Übernahme von Benutzern erfordert zwingend eine Preisgruppe. Bitte definieren Sie die Preisgruppen in Personio.
Falls nicht alle Mitarbeiter aus Personio nach ZEP übernommen werden sollen, so beachten Sie Personio-Mitarbeiter von der automatischen Übernahme ausschließen.
In den Einstellungen können Sie angeben, in welcher Form der ZEP Benutzername gebildet werden soll, (Benutzername für neue Benutzer – ZEP-Benutzername).
ZEP Clock: die Übernahme von Benutzern hat eine Erhöhung der ZEP Lizenzkosten für die dann erhöhte Benutzerzahl zur Folge
ZEP Compact/Professional: bitte achten Sie darauf, dass Ihr ZEP über eine ausreichende Anzahl von Benutzerlizenzen verfügt.
Synchronisation von Zeitbuchungen:
ZEP: Administration > Schnittstellen > Personio
Synchronisation von Zeitbuchungen: diese Option auswählen damit Zeitbuchungen von ZEP nach Personio übermittelt werden
Weitere Optionen:
ZEP Zeitbuchungen aggregiert übertragen: Gibt an, ob ZEP die Zeitbuchungen eines Tages zusammenfasst und in einer einzigen Attendance in Personio abgebildet oder ob jede ZEP-Zeitbuchung in eine Attendance überführt werden soll.
ZEP und Personio Zeitbuchungen zusammenführen: Gibt an, ob ZEP Zeitbuchungen zwischen bestehende, manuell erfasste Attendances in Personio eingemischt werden sollen oder ob Tage mit direkt in Personio erfassten, ggf. noch zu genehmigenden Attendances, von der Synchronisation ausgeschlossen bzw. die Synchronisation zurückgestellt werden soll.
Personio Zeitbuchungen importieren (nur ZEP Clock): ist diese Option aktiv, werden manuell in Personio erfasste Zeitbuchungen nach ZEP übernommen.
Die importierten Attendances werden von den ZEP Pausenregelungen beachtet und können daher Auswirkungen auf die von ZEP ermittelten Pausen haben.
Synchronisation von Fehlzeiten:
ZEP: Administration > Schnittstellen > Personio
Fehlzeiten nicht synchronisieren:
Fehlzeiten werden nicht synchronisiertPersonio-Fehlzeiten in ZEP übernehmen:
Personio ist führendes System für Fehlzeiten, diese werden nach ZEP übernommen, im ZEP Kalender angezeigt und überschreiben in ZEP manuell erfasste FehlzeitenZEP-Fehlzeiten an Personio übertragen:
ZEP ist führendes System für Fehlzeiten, diese werden nach Personio übertragen bzw. überschreiben Fehlzeiten in Personio
Nach Aktivierung einer Option sollte die Personio-Task einmal manuell gestartet werden und anhand deren Logs geprüft werden, welche ZEP-Fehlgründe noch nicht auf Personio-Abwesenheitsarten abgebildet sind und dann ein entsprechendes Mapping vorgenommen werden.
Konfiguration
Die Konfiguration der Personio-Schnittstelle erfolgt in ZEP unter Administration > Schnittstellen > Personio.
Einführungsdatum des Moduls Personio-Schnittstelle:
Dieses Datum gibt an, wann das Modul in ZEP eingeführt wurde.
Das Datum wird verwendet um die Zeitbuchungen und Fehlzeiten, die mit Personio synchronisiert werden, zeitlich zu beschränken. Es werden keine Zeitbuchungen und Fehlzeiten synchronisiert, die vor dem hier eingestellten Einführungsdatum liegen. Dadurch wird sichergestellt, dass zu einem früheren Zeitpunkt noch nicht vorhandene Daten eines Systems die Daten des anderen System überschreiben oder löschen.
Die Synchronisation erfolgt maximal 3 Jahre in die Vergangenheit, auch wenn das Einführungsdatum weiter zurück liegt.
Personio Client-ID und Client Secret:
Damit ZEP auf Personio zugreifen kann, müssen zunächst die Personio Client-ID und das Client-Secret eingetragen werden, die in Personio zur Freischaltung des API-Zugriffs wie folgt erzeugt werden:
Personio:
API-Credentials anlegen: Settings > API Credentials – Generate new credential
Name: „ZEP“
Integration: „ZEP“
Readable employee attributes: alle Attribute wählen
speichern
Kopieren Sie dann die Client-ID und das Cleint-Secret aus Personio in die entsprechenden Felder in ZEP Administration > Schnittstellen > Personio.
Personio-ID / Employee-ID:
In Personio werden Benutzer über die sog. Employee-ID (nachfolgend auch Personio-ID) identifiziert.
Damit die Zeitbuchungen eines Benutzers bei der Synchronisation in Personio richtig zugeordnet werden, muss bei jedem ZEP-Benutzer, dessen Zeiten mit Personio synchronisiert werden sollen, dessen Personio-ID in ZEP hinterlegt werden.
Die Personio-ID kann bei jedem Benutzer manuell in den Mitarbeiter-Daten im Reiter Einstellungen hinterlegt werden.
Employee-IDs mittels Email-Adresse abgleichen:
Um den manuellen Aufwand zu minimieren unterstützt der Personio-Task die automatische Ermittlung und Übernahme von Personio-IDs anhand der E-Mail-Adresse. Ist ein Benutzer sowohl in ZEP als auch in Personio mit identischer E-Mail-Adresse angelegt, so übernimmt der Task automatisch die Personio-ID des Benutzers in den ZEP-Benutzer.
Diese automatische Übernahme kann über die Option Employee-IDs mittels Email-Adresse abgleichen aktiviert bzw. deaktiviert werden.
Damit der Abgleich anhand der E-Mail-Adressen erfolgen kann ist sicherzustellen, dass in Personio im Bereich API > Zugriff das Feld E-Mail in der Liste der zu übertragenden Attribute enthalten ist.
Bei der Synchronisation werden nur Zeitbuchungen von ZEP-Benutzern mit gesetzter Personio-ID berücksichtigt. Änderungen an Zeitbuchungen werden in ZEP erst ab dem Zeitpunkt für die Synchronisation registriert, zu dem die Personio-ID des Benutzers in ZEP gesetzt wurde.
Benutzerdaten aus Personio übernehmen
Ist die Option Benutzerdaten aus Personio übernehmen aktiviert, so werden die in Personio in der API-Definition freigeschalteten Attribute von ZEP übernommen und zur Aktualisierung der Daten des jeweiligen Benutzers in ZEP verwendet.
Die vom Personio-API gelieferten Attribute werden in Personio unter Einstellungen > API > Zugriff freigeschaltet.
Ist diese Option aktiv, so muss in Personio auch das Feld Zuletzt geändert in den zu übertragenden Attributen freigeschaltet werden, andernfalls liefert Personio kein Änderungsdatum, es erfolgt keine Übernahme.
bei der Übernahme der Stammdaten wird das Datum der letzten Änderung des Benutzers in ZEP mit dem Datum der letzten Änderung des Employees in Personio verglichen. Änderungen werden nur dann nach ZEP übernommen, wenn der Benutzer in Personio neuer ist als der in ZEP.
Die von ZEP unterstützen Attribute sind:
Personio-Id
E-Mail
Geschlecht: wird in ZEP in die Anrede übernommen.
Vorname
Nachname
Geburtstag
Personalnummer
Kostenstelle: in Personio können einem Mitarbeiter ein oder mehrere Kostenstellen zugeordnet werden. Die erste dieser Kostenstellen wird in ZEP übernommen (erfordert das Modul Export für Buchhaltung).
Profilbild: ist in Personio ein Profilbild hinterlegt, so wird dieses nach ZEP übernommen.
Handynummer (geschäftlich)
Durchwahl
Private Festnetznummer
Straße und Hausnummer
Postleitzahl
Stadt
IBAN
BIC
Name der Bank
Termination Date: das Ende des Arbeitsverhältnisses, wird als Ende des Beschäftigungszeitraums übernommen. Achtung: das Datum wird in Personio durch explizites Beenden des Arbeitsverhältnisses gesetzt und ist nicht das Vertragsende.
Beschäftigungsart: (Festanstellung, Werkstudent, ...) Hier wird eine entsprechende Mitarbeiter-Kategorie gesucht und dem Mitarbeiter zugeordnet. Ist die entsprechende Mitarbeiter-Kategorie noch nicht vorhanden, so wird diese automatisch in ZEP angelegt.
Work Schedule: in Personio können dem Benutzer dessen Arbeitszeiten zugeordnet werden. Diese werden in ZEP in entsprechende Regelarbeitszeiten des Mitarbeiters übernommen.
Employment Type: gibt an, ob es sich um einen internen oder einen externen Mitarbeiter handelt. Wird in ZEP entsprechend übernommen (erfordert das aktivieren von Freie Mitarbeiter in ZEP).
Preisgruppe (ZEP Compact mit Modul Umsätze & Kosten, ZEP Professional): durch Definition eines Attributes ZEP-Preisgruppe kann die Information zur ZEP Preisgruppe direkt in Personio definiert und zugeordnet werden.
Benutzername: durch Definition eines Attributes ZEP-Benutzername kann der Benutzername, den der User in ZEP erhalten soll, vorgegeben werden.
Bei Neuanlage eines Benutzers wird zusätzlich übernommen:
Hire Date: der Anfang des Beschäftigungszeitraums. Wird das Datum nicht geliefert, so legt ZEP diesen mit dem heutigen Datum vor.
Team, Abteilung (Department) und Standort (Office): ist dem Benutzer in Personio ein Team, eine Abteilung oder ein Standort zugeordnet, so wird versucht, in ZEP eine Abteilung mit der entsprechenden Kurzbezeichnung zu finden (in der Reihenfolge Team, Abteilung, Standort) und diese dem Benutzer zugeordnet (nur mit aktivem Modul Standorte & Abteilungen).
Feiertagskalender: ist dem User in Personio ein Feiertagskalender zugeordnet, so wird dieser – sofern in ZEP ein Feiertagskalender mit identischem Namen vorhanden ist – auch dem Benutzer in ZEP zugeordnet.
Urlaubsanspruch pro Jahr: hat der Mitarbeiter einen Urlaubsanspruch pro Jahr in Personio definiert, so wird dieser in den Beschäftigungszeitraum des Benutzers übernommen.
Neue Personio-Nutzer ermitteln und in ZEP anlegen
Ist die Option Neue Personio Benutzer ermitteln und in ZEP anlegen aktiv, prüft die Task, ob es in Personio Benutzer gibt, die noch nicht in ZEP vorhanden sind. Ist dies der Fall, werden die Benutzer mit einem generierten, eindeutigen Benutzernamen in ZEP angelegt und sämtliche im Personio-API freigegebenen Attribute übernommen.
Da E-Mail-Adresse, Name und Vorname Pflichtangaben in ZEP sind, müssen mindestens diese Attribute bei den zu übertragenden Attributen in Personio freigeschaltet werden. Andernfalls scheitert die Anlage/Speicherung eines übernommenen Benutzers in ZEP.
Wird die Personio-Schnittstelle in einem ZEP Compact mit dem Modul Umsätze & Kosten oder ZEP Professional verwendet, ist die Angabe einer Standard-Preisgruppe bei der Benutzeranlage Pflicht.
Die Nutzung dieser Option empfiehlt sich insbesondere dann, wenn ZEP mit einem bestehenden Personio-Zugang getestet werden soll, um durch die Übernahme der Mitarbeiter den Setup-Aufwand in ZEP zu minimieren.
Da die Mietgebühr für ZEP von der Anzahl aktiver Mitarbeiter abhängt ist zu prüfen, ob diese Option dauerhaft aktiviert sein soll.
ZEP Benutzername für neue Benutzer
Werden Benutzer aus Personio nach ZEP übernommen, so benötigen diese einen eindeutigen Benutzername.
Zur Bildung des Benutzernamens aus den von Personio bezogenen Daten kann eines der folgenden Schemata eingestellt werden (Beispiel: Max Muster, E-Mail: [email protected], ID in Personio: 123456):
Email_personioId: max.muster_123456
user_personioId: user_123456
vorname.nachname: max.muster
vnachname: mmuster
Name aus E-Mail-Adresse: max.muster
Ist ein so gebildeter Benutzername bereits in ZEP vorhanden, wird dem Namen bis zur Eindeutigkeit eine Ziffer nachgestellt.
Standardmäßig wird das Schema Email_personioId verwendet. Hat ein Employee in Personio keine Email-Adresse zugeordnet, wird er als user_personioId übernommen.
Alternativ besteht die Möglichkeit, den Benutzernamen über ein neues Attribut ZEP-Benutzername in Personio zu pflegen:
Definieren Sie unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen (z.B. im Bereich Öffentliches Profil) ein neues Attribut namens „ZEP-Benutzername“ vom Typ Standard.
Ergänzen Sie dann das neue Attribut „ZEP-Benutzername“ in Personio unter Einstellungen > API im Reiter Zugriff bei den zu übertragenden Attributen. Dadurch wird dieses Attribut bei der Synchronisation an ZEP übermittelt.
Setzen Sie dann bei den einzelnen Mitarbeitern den jeweils passenden ZEP-Benutzername. Bleibt das Feld leer, so wird bei der Anlage ein Standard-Benutzername wie oben beschrieben erzeugt.
Der Benutzername wird bei der Anlage neuer Mitarbeiter verwendet. Ist der Benutzername nicht eindeutig bzw. bereits in ZEP vorhanden, so wird dieser bis zu Eindeutigkeit hochgezählt.
Personio Nutzer von Übernahme ausschließen
Bei der Übernahme neuer Personio-Mitarbeiter nach ZEP werden standardmäßig alle Mitarbeiter übernommen.
Sollen nicht alle Mitarbeiter nach ZEP übernommen werden, so kann dies wie folgt erreicht werden:
Definieren Sie in Personio unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen ein neues Attribut namens Übernahme nach ZEP vom Typ Auswahlliste mit den Optionen Ja und Nein. Die Sektion, in der das Attribut angelegt wird, ist beliebig wählbar.
Damit ZEP dieses Attribut auswerten kann, ist es in Personio unter Einstellungen > API im Reiter Zugriff in die Liste der zu übertragenden Attribute aufzunehmen.
Um Benutzer von der Übernahme nach ZEP auszuschließen, ist bei den auszuschließenden Mitarbeitern das Attribut Übernahme nach ZEP auf Nein zu setzen.
Das Attribut Übernahme nach ZEP muss vor der ersten Übernahme von Mitarbeitern gesetzt werden. Das Attribut steuert nur die Übernahme nach ZEP. Ein nachträgliches Ändern des Feldes auf Nein löscht einen bereits nach ZEP übernommenen Mitarbeiter nicht mehr aus ZEP.
Wird das Attribut Übernahme nach ZEP nicht angelegt, oder bei einem Mitarbeiter auf Ja oder nicht gesetzt, so wird der Mitarbeiter nach ZEP übernommen.
Preisgruppen in ZEP und Personio
Wird die Personio-Schnittstelle in einem ZEP Compact mit Modul Umsätze & Kosten oder in ZEP Professional verwendet, ist bei der Benutzeranlage die Angabe einer Standard-Preisgruppe Pflicht. Ist diese nicht gesetzt, so scheitert die Benutzerübernahme mit einer entsprechenden Fehlermeldung.
Um die relevanten Preisgruppen direkt in Personio verwalten zu können, muss in Personio ein neues Attribut wie folgt definiert werden:
Definieren Sie unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen (z.B. im Bereich Öffentliches Profil) ein neues Attribut namens „ZEP-Preisgruppe“ vom Typ Auswahlliste.
Geben Sie dann als Optionen/Werte die Kurzformen der in Ihrem ZEP unter Administration > Preise & Belege > Preisgruppen definierten Preisgruppen an.
Ergänzen Sie anschließend das neue Attribut „ZEP-Preisgruppe“ in Personio unter Einstellungen > API im Reiter Zugriff bei den zu übertragenden Attributen. Dadurch wird dieses Attribut bei der Abfrage an ZEP übermittelt.
Danach setzen Sie bei allen Mitarbeitern die jeweils passende ZEP-Preisgruppe.
Die Preisgruppe wird bei der nächsten Synchronisation übernommen (falls aktiviert) und bei der Übernahme von Mitarbeitern entsprechend gesetzt.
Synchronisation von Zeitbuchungen
Unter Administration > Schnittstellen > Personio können Sie einstellen, ob Zeitbuchungen von ZEP nach Personio übermittelt werden sollen.
Zeitbuchungen werden in ZEP erst für die Synchronisation vorgemerkt, wenn dem Mitarbeiter seine Personio-ID zugeordnet wurde.
ZEP Zeitbuchungen aggregiert übermitteln:
Ist diese Einstellung aktiv, fasst ZEP die Zeitbuchungen eines Tages je Mitarbeiter zusammen und überträgt sie als eine einzige Zeitbuchung, i.e. von Arbeitsbeginn bis Arbeitsende, die am Tag gemachten Pausen werden summiert und im Rahmen der Zeitbuchung als Pause übermittelt.
Ist die Aggregation nicht aktiv, werden in ZEP erfassten Zeitbuchungen einzeln an Personio übermittelt.
ZEP und Personio Zeitbuchungen zusammenführen:
Standardmäßig erkennt ZEP, wenn an einem Arbeitstag manuell angelegte Zeitbuchungen in Personio vorhanden sind, und lässt diesen Tag bei der Synchronisation aus. Sind die in Personio manuell erfassten Zeitbuchungen noch zu genehmigen, so stellt ZEP die Synchronisation dieses Tages mit einem Hinweis im Log zurück.
Ist die Option Zeitbuchungen zusammenführen aktiviert, versucht ZEP, die Zeitbuchungen aus ZEP in die bereits in Personio vorhandenen Zeitbuchungen einzumischen. Dies gelingt, solange es zu keinen Überlagerungen der Zeitbuchungen aus ZEP mit den in Personio vorhandenen Zeitbuchungen kommt. Enthält der Tag in Personio zu genehmigende Zeitbuchungen, so werden die Zeitbuchungen aus ZEP ebenfalls mit der Kennung zu genehmigen eingemischt.
Zeitbuchungen aus Personio importieren (nur ZEP Clock):
Falls Mitarbeiter Arbeitszeiten direkt in Personio erfassen besteht bei Nutzung von ZEP Clock die Möglichkeit, die direkt in Personio angelegten Attendances in ZEP zu importieren. Dadurch haben beide Systeme den gleichen Stand und zeigen die gleichen Summen.
Ist in ZEP eine Pausenregelung aktiv, betrachtet sie den gesamten Tag inklusive aus Personio importiere Zeitbuchungen.
Der Import erfolgt nur, wenn sich die Attendances in Personio und die Zeitbuchungen in ZEP nicht überlappen. Überdeckt eine aus Personio zu importierende Attendance eine bereits in ZEP vorhandene Zeitbuchung, so scheitert die Übernahme dieser Zeitbuchung.
In Personio geänderte Zeiten erhalten:
Es werden alle Zeiten aller Tage, an denen Zeitbuchungen in ZEP angelegt, geändert oder gelöscht wurden, mit Personio synchronisiert. Dabei erhalten alle von ZEP an Personio übermittelten Zeitbuchungen eine Bemerkung, die mit „ZEP“ beginnt.
Die Synchronisation verändert nur die Zeitbuchungen/Attendances in Personio, die von ZEP angelegt wurden, also deren Bemerkung mit „ZEP“ beginnt.
Wird eine ursprünglich durch ZEP angelegte Zeitbuchung manuell in Personio geändert, so sollte das „ZEP“ aus deren Kommentar entfernt werden damit diese bei der nächsten Synchronisation als ZEP-Zeitbuchung erkannt und nicht gelöscht oder überschrieben wird.
Aussetzen der Synchronisation – „Offene Genehmigungen“:
In Personio kann eingestellt werden, dass dort erfasste Zeiten erst beantragt sind und von einem Vorgesetzten genehmigt werden müssen.
Die Synchronisation erkennt Tage mit noch beantragten bzw. zu genehmigenden Zeitbuchungen und setzt die Synchronisation für solche Tage für maximal 7 Tage aus. Wurden die Zeitbuchungen innerhalb dieser 7 Tage weder genehmigt noch abgelehnt, so erfolgt am 8. Tag eine normale Synchronisation, bei der die aktuell in ZEP erfassten Zeitbuchungen (oder eine 0-Buchung) an Personio übermittelt werden.
Zeitbuchungen eines Monats erneut an Personio übertragen:
Sind den ZEP Mitarbeitern die Personio-IDs zugeordnet, kann über Administration > Schnittstellen > Personio mittels des Buttons Jetzt synchronisieren ein Monat ausgewählt und die Zeitbuchungen aller Mitarbeiter für den Monat (neu) an Personio übermittelt werden.
0-Buchungen für Tage ohne Zeitbuchungen in ZEP:
Aufgrund von Stundenabzügen in Personio muss an Tagen, an denen in ZEP keine Zeiten gebucht wurden, sowie an Tagen genehmigter Abwesenheit vom Typ Freizeitausgleich, eine sog. 0-Buchung von 0:00h bis 0:00h mit 0 Minuten Pause übermittelt werden, um den Abzug der sich ergebenden Minusstunden vom Zeitkonto in Personio auszulösen.
Bei der Synchronisation werden 0-Buchungen für alle Tage (bis einschließlich gestern) erzeugt, an denen gemäß Arbeitstag-Definition hätte gearbeitet werden müssen, aber weder in ZEP noch in Personio Arbeitszeiten erfasst wurden.
Bei der Synchronisation wird erkannt, wenn Arbeitszeiten nachträglich direkt in Personio erfasst wurden. Wurde hier bereits zuvor eine 0-Buchung durch ZEP angelegt, so wird diese erkannt und wieder entfernt.
Synchronisation von Fehlzeiten und Abwesenheiten
Sowohl ZEP als auch Personio unterstützen die Verwaltung von Fehlzeiten und Urlauben mit Genehmigungsprozess. Die Fehlzeiten/Fehlgründe in ZEP werden in Personio als Abwesenheiten/Abwesenheitsarten bezeichnet.
Unter Administration > Schnittstellen > Personio können Sie steuern, ob Fehlzeiten zwischen ZEP und Personio ausgetauscht werden sollen und welches System das führende System ist:
Fehlzeiten nicht synchronisieren:
es erfolgt kein Austausch von Fehlzeiten.
Personio Fehlzeiten in ZEP übernehmen:
Personio ist das führende System für Fehlzeiten und Urlaubsanträge. ZEP übernimmt die in Personio genehmigten Fehlzeiten, wo sie im ZEP Kalender, angebundenen Kalender-Clients oder Smartphones visualisiert werden können.
Die in Personio verwalteten Fehlzeiten sollten in ZEP nicht bearbeitet werden, da diese bei der nächsten Synchronisation automatisch überschrieben werden.
ZEP Fehlzeiten an Personio übertragen:
ZEP ist das führende System für Fehlzeiten und Fehlzeitenanträge. Die in ZEP genehmigten Fehlzeiten werden nach Personio übertragen und als Absences abgebildet.
Mapping von Fehlgründen:
Um Fehlzeiten und Abwesenheiten zu synchronisieren müssen diese aufeinander abgebildet werden. Dieses betrifft insbesondere die Abbildung der ZEP Fehlgründe auf die Abwesenheitsarten in Personio.
In ZEP ist ein Fehlgrund durch eine Kurzbezeichnung und eine Bezeichnung definiert, bspw. UB (Urlaub bezahlt). Die Abwesenheitsarten in Personio haben einen Namen sowie eine interne Id.
Bei der Synchronisation werden nur die Fehlzeiten/Abwesenheiten synchronisiert, bei denen zum jeweiligen Fehlgrund eine entsprechende Abwesenheitsart vorhanden ist bzw. umgekehrt.
Dieses ist der Fall, wenn die Bezeichnung des ZEP Fehlgrund identisch ist mit dem Namen der Abwesenheitsart in Personio (siehe Personio: Einstellungen > Abwesenheit). Fehlzeiten mit Fehlgründen ohne entsprechende Abwesenheitsart bzw. Abwesenheiten ohne einem zur Abwesenheitsart passenden Fehlgrund werden bei der Synchronisation ignoriert.
Beispiel:
bezahlter Urlaub heißt in ZEP „Urlaub bezahlt“, in Personio „Bezahlter Urlaub“. Damit Fehlzeiten/Abwesenheiten mit diesem Fehlgrund/Abwesenheitsart synchronisiert werden, muss die Bezeichnung identisch sein.
Automatischer Pausenabzug:
ZEP unterstützt mittels frei definierbarer Pausenregelungen einen Mechanismus zur Vorgabe der gesetzlichen oder eigener Mindestpausen, fester Pausen, Maximalarbeitszeiten (s. Administration > Arbeitszeiten > Pausenregelung). Dabei können mehrere Pausenregelungen für unterschiedliche Vorgaben angelegt werden.
Eine Pausenregelung wird einem Mitarbeiter in dessen Regelarbeitszeit-Definition zugewiesen (s. Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Allgemein > Regelarbeitszeit), und kann so auch zeitlich geändert werden.
Wurde einem Mitarbeiter eine Pausenregelung zugewiesen, hat diese keinen direkten Einfluss auf die vom Mitarbeiter gebuchten Arbeitszeiten – insbesondere werden die gebuchten Zeiten nicht beschnitten um der Pausenregelung zu genügen. Stattdessen wird dem Mitarbeiter bei der Zeiterfassung angezeigt, wenn er seine Pausenregelung verletzt, z.B. weil er nicht genügend Pause gemäß der ihm zugeordneten Pausenregelung gemacht hat.
Einen automatischen Abzug nicht eingehaltener Pausenzeiten können Sie aber bei der Pausenregelung einstellen. Dadurch zeigen die Auswertungen Pausenübersicht und Monatsendeauswertung (bei Einsatz des Moduls Abwesenheiten & Überstunden) die entsprechenden Abzüge, die dann auch so an Personio übermittelt werden.
Schicht- / Nachtarbeit:
In ZEP und Personio werden Arbeitszeiten mit einer Beginn-/Ende-Uhrzeit (0:00-24:00) erfasst. Bei der Arbeit über Mitternacht müssen daher zwei Zeitbuchungen erfasst werden, eine vor und eine nach Mitternacht.
Bei der Übermittlung von Zeitbuchungen an Personio fasst ZEP die Zeitbuchungen eines Tages zu einer einzelnen Buchung zusammen und übermittelt diese mit Beginn-/Ende-Uhrzeit sowie der Summe der enthaltenen Pausen (in Minuten) an Personio. Dieses führt im Falle von Nacht-/Schichtarbeit über Mitternacht zu einer wenig nachvollziehbaren Darstellung in Personio, da dabei Zeitbuchungen von 0:00 bis 24:00 mit mehreren Stunden enthaltener Pause erzeugt werden.
ZEP übermittelt daher u.U. mehrere Zeitbuchbungen pro Tag an Personio. Dabei werden Lücken von mehr als 2h zwischen Zeitbuchungen identifiziert und dann die Zeitbuchungen vor bzw. nach diesen Lücken zusammengefasst und jeweils als einzelne Zeitbuchung an Personio übertragen.
Personio-Task
Die Personio-Task wird in ZEP Scheduler eingeplant unter Administration > System > Tasks.
Klicken Sie auf den Button + Neue Task anlegen und wählen Sie den Task "Personio-Synchronisation". Danach geben Sie an, in welchen Zeitintervallen die Task ausgeführt werden soll.
Haben Sie bei den Einstellungen die Option Employee-IDs mittels Email-Adresse abgleichen aktiviert, so sollten Sie die Task jetzt einmal manuell starten. Dadurch werden die Personio Employee-IDs anhand der Email-Adressen ermittelt und zugeordnet, Zeitbuchungen werden ab dann für die Synchronisation mit Personio übertragen.
Durch Anklicken des Task-Namens (z.B. Personio-Task) unter Administration > System > Tasks sehen Sie die Protokolle der letzten Ausführungen der Task. Diese enthalten Informationen über den Ablauf der Task und Hinweise auf bei der Synchronisation ggf. aufgetretene Fehler.