Projektzeiten erfassen
Im Menüpunkt Projektzeiten können Sie Ihre Projektzeiten erfassen.
Sie finden hier verschiedene Ansichts-Möglichkeiten:
Arbeitswoche
Woche
Tag
Agenda
Formular
Jede Ansicht enthält Informationen zur Dauer Ihrer Projektzeiten, der Anzahl an fakturierbar gebuchter Stunden und ggf. der gestempelten Anwesenheit.
Über die Pfeile rechts und links neben dem Monat und der KW können Sie zwischen den einzelnen Wochen wechseln.
Die Ansichten Arbeitswoche, Woche und Tag ermöglichen Ihnen ein Erfassen der Zeiten via Click & Drag. Zusätzlich können Sie in jeder Ansicht über den Button Projektzeit erfassen einen neuen Eintrag erstellen.
In beiden Fällen erscheint ein Popup Fenster, in welchem Sie Angaben zu Ihrer Projektzeit machen können:
Datum
Farbe des Zeiteintrags
Uhrzeit bzw. Dauer
Projekt
Vorgang
Tätigkeit
ggf. Fakturierbarkeit
Arbeitsort
Bemerkung
Sind Ihre Angaben vollständig, speichern Sie.
In jeder der Ansichten können Sie durch einen Klick auf die drei Punkte
Informationen zur Gesamtzeit erhalten,
ggf. bei Reisen Mahlzeiten angeben, die für die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen benötigt werden,
die Einträge eines Tages auf einen anderen kopieren (sofern ein Administrator das erfassen von Zeiten in die Vergangenheit/Zukunft erlaubt hat)
Pausen einfügen.
Buchen von nicht arbeitszeitrelevanten Tätigkeiten:
Wenn Sie eine Tätigkeit verwenden, die "nicht arbeitszeitrelevant" ist, wird diese nicht als Arbeitszeit gewertet. Ein Zeiteintrag mit einer solchen Tätigkeit kann sich mit anderen Einträgen überschneiden.
Pausenregelung, Obergrenzen & Kernarbeitszeit:
Wenn in ZEP eine Pausenregelung eingestellt und Ihnen zugewiesen ist, kann es sein, dass diese durch Zeitbuchungen verletzt wird. ZEP macht Sie mit einem roten Ausrufezeichen darauf aufmerksam und gibt Ihnen weitere Informationen, wenn Sie darauf klicken.
Gleiches passiert, wenn für Sie wöchentliche oder monatliche Stunden-Obergrenzen definiert wurden. Auch hier erscheint ein rotes Ausrufezeichen mit weiteren Informationen.
Wurde von Ihrem Arbeitgeber eine Kernarbeitszeit in ZEP hinterlegt, erscheint ein blauer Hinweis an Tagen, an welchen diese verletzt wurde.
Reisezeiten erfassen
Reisezeiten erfassen Sie - wie Projektzeiten - über den Menüpunkt Projektzeiten. Hierbei wählen Sie neben dem entsprechenden Projekt und Vorgang die Tätigkeit "reisen" (re).
Nun werden weitere Eingabefelder angezeigt:
Arbeitsort
Dieser ist für die Erstattung von VMA entscheidend. Für eine Reise ist die Angabe eines Ortes der nicht - erste Tätigkeitsstätte - ist, zwingend erforderlich. Wenn Sie einen anderen Ort als - erste Tätigkeitsstätte - gewählt haben, erscheint eine Checkbox Ort projektrelevant.Ort projektrelevant
Wenn Sie für diese Reisezeit eine Berechnung der VMA oder Anreisepauschalen auf das Projekt möchten, setzen Sie den Haken. Den Haken wegzunehmen macht z.B. dann Sinn, wenn Sie für ein Projekt außer Haus sind und dort jedoch eine bestimmte Zeit für ein anderes Projekt arbeiten, für welches Sie aber nicht außer Haus sein müssen. Als Mitarbeiter haben Sie für diese Zeit ein Anrecht auf die VMA, diese dürfen aber dem Projekt weder intern noch extern belastet werden.
Der Haken beeinflusst ausschließlich die Berechnung der VMA für das Projekt, d.h. auf der Rechnung und den Umsatzauswertungen. Die Berechnung der VMA auf Ihrer Kostenabrechnung, d.h. die Berechnung der Mitarbeitererstattung, ist davon unabhängig.
Reisetätigkeit
hin / weiter / zurück
Geben Sie an, ob Sie eine Reise beginnen (hin), beenden (zurück) oder innerhalb der Reise weiter reisen (weiter).
Bei Hin- und Weiterreise ist immer das Reiseziel als Arbeitsort anzugeben, bei der Rückreise der Reisestart. Wenn Sie in Deutschland unterwegs sind bedeutet das i.d.R. der Arbeitsort ist immer "D (Inland außer Haus).
Start- / Zielort
Die Angaben werden in Ihrer Kostenabrechnung angezeigt und (bei Projekte, die VMA abrechnen) in der Projektabrechnung.Fahrzeug
Wenn Sie aktiv gefahren sind (z.B. PKW) wählen Sie hier das entsprechende Fahrzeug aus. sind Sie passiv gefahren (z.B. Zug oder als Mitfahrer) lassen Sie das Feld leer.
Passive Reisezeiten betrachtet ZEP als Pausenzeiten. Diese werden nicht zur Arbeitszeit gezählt.Kreuzen Sie an, ob es sich um ein privates oder ein Firmenfahrzeug handelt. mein einem Privatfahrzeug wird Ihnen die km-Pauschale erstattet. Falls Kollegen mitgefahren sind, können Sie dies optional angeben. Fahrten mit dem Firmenfahrzeug erscheinen auf Ihrer Kostenabrechnung ohne Erstattung.
Geben Sie zusätzlich die Entfernung zwischen Start- und Zielort an.
Für Österreich gilt:
"Bei der aktiven Reisezeit beträgt die Verlängerung der täglichen Höchstarbeitszeit maximal 12 Stunden, wenn die Arbeitsleistung durch angeordnetes Lenken eines Fahrzeugs erbracht wird sofern dies nicht die Haupttätigkeit des Arbeitnehmers darstellt."
Beispiele & Tipps zur Reisezeiterfassung
In den folgenden Punkten erhalten Sie Tipps und Beispiele für die Erfassung von Reisezeiten und die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen.
Verpflegungsmehraufwendungen werden in ZEP automatisch berechnet, wenn der Arbeitsort nicht - erste Tätigkeitsstätte - ist.
Definition Übernachtung
Für die Berechnung der VMA ist es entscheidend, ob eine Übernachtung stattgefunden hat. Wenn unter Administration > Reisen > Verpflegungsmehraufwendungen eine Definition zur Erkennung von Übernachtungszeiten hinterlegt ist, wird aufgrund dieser Definition eine Übernachtung erkannt.
Eine Übernachtung wird angenommen, wenn
eine Reise vorliegt, d.h. der Ort der Zeitbuchungen z. B. nicht die „erste Tätigkeitsstätte“ ist
und
es eine Übernachtung gab (Übernachtung entsprechend Ihren Einstellungen in "Übernachtungszeit erkennen")
Dreimonatsfrist
Für die Berechnung der Dreimonatsfrist gilt seit 2014 eine rein zeitliche Bemessung der Unterbrechungsregelung. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich; es zählt nur die Unterbrechungsdauer.
Eintägige Reise
Am einfachsten erfassen Sie die Daten für Ihre Reise- und Projektzeit im korrekten zeitlichen Ablauf:
Hinreise
Projektzeit
Rückreise
Wählen Sie als Arbeitsort den passenden Nicht-erste Tätigkeitsstätte-Arbeitsort, damit die Verpflegungsmehraufwendungen korrekt berechnet werden. Der Zeitraum für die Berechnung beginnt mit der Hinfahrt, bzw. der ersten Projektzeit am Nicht-erste Tätigkeitsstätte-Arbeitsort und endet mit der Rückreise bzw. um 24.00 Uhr desselben Tages wenn keine Rückreise erfasst wurde. Wird am nächsten Tag eine Projektzeit am Arbeitsort "erste Tätigkeitsstätte erfasst, berechnet ZEP die Verpflegungsmehraufwendungen bis zum Ende der zuletzt erfassten Tätigkeit am Nicht-Standard-Arbeitsort.
Beispiel:
8.00 Uhr - 9.00 Uhr Reisezeit (hin), Arbeitsort: D (Inland außer Haus)
9.00 Uhr - 12.00 Uhr Projektzeit Arbeitsort: D (Inland außer Haus)
13.00 Uhr - 17.00 Uhr Projektzeit Arbeitsort: D (Inland außer Haus)
17.00 Uhr - 18.00 Uhr Reisezeit (rück), Arbeitsort: D (Inland außer Haus)
Sie waren 9 Stunden außer Haus (inkl. Pause zwischen 12 und 13 Uhr) und erhalten hierfür die gesetzliche Pauschale von 12,- Euro als Verpflegungsmehraufwendung. Ab 24.00 Stunden 24,- Euro.
Reise über Mitternacht
Sie erfassen immer bezogen auf den Kalendertag, d.h. eine Reise über Mitternacht hinweg wird in zwei Teilen eingegeben. Beim ersten Teil „bis 24 Uhr“ muss der bis dahin erreichte Ort angegeben werden (egal ob Flug oder Bahn oder Auto). Beim zweiten Teil (Folgetag ab 0 Uhr) wird der Zielort angegeben.
Achten Sie darauf, dass die Reise insgesamt mit genau einer Hinreise beginnt und genau einer Rückreise endet. Die Reisezeiten dazwischen müssen Weiterreisen sein.
Mitternachtsregel:
Die Mitternachtsregel bedeutet, dass die Abwesenheiten von 2 Kalendertagen zusammengezogen werden dürfen, um ggf. Verpflegungsmehraufwendungen zu erhalten. Dieses darf jedoch nur dann erfolgen, wenn es keine Übernachtung gab.
Die Mitternachtsregel wird angewendet, wenn
die Reise nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr beendet wurde
und
es keine Übernachtung gab (Übernachtung entsprechend Ihren Einstellungen in Übernachtungszeit erkennen)
An- & Abreise-Regelung ohne Mindestabwesenheitszeit
Wenn eine Reise mit einer Hinreise beginnt und an dem Kalendertag nicht mehr abgeschlossen wird, handelt es sich um eine Anreise. Wenn danach eine Übernachtung stattgefunden hat, dann wird die Tagespauschale mehr als 8 Stunden angerechnet, auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit.
Wenn eine Reise an einem neuen Kalendertag fortgesetzt wird, und dann an diesem Tag mit einer Rückreise abgeschlossen wird, handelt es sich um eine Abreise. Wenn davor eine Übernachtung stattgefunden hat, dann wird die Tagespauschale mehr als 8 Stunden angerechnet, auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit.
Insgesamt werden an einem Tag nicht mehr als die 24-Stunden-Pauschale berechnet, selbst wenn mehrere An- und Abreisen stattgefunden haben.
Mehrtägige Reise
Reisen über mehrere Tage sollten genau wie eintägige Reisen mit einer Hinreise beginnen und mit einer Rückreise beendet werden. Alle Reisezeiten dazwischen sollten als Weiterreise erfasst werden.
Haben Sie am gleichen Tag keine Rückreise erfasst, geht ZEP davon aus, dass es sich um eine mehrtägige Reise handelt. Es werden die Verpflegungsmehraufwendungen wie folgt berechnet: Ab der Hinreise bis 24.00 Uhr desselben Tages und ab 0.00 Uhr des Folgetages bis zur Rückreise.
Wochenende
In ZEP wird berücksichtigt, dass ein Mitarbeiter steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen erhalten kann, wenn er über das Wochenende an seinem auswärtigen Arbeitsort bleibt, auch wenn er an den Wochenend-Tagen nicht gearbeitet hat.
Unter folgenden Voraussetzungen werden für nicht bebuchte Zwischentage (z.B. Samstag und Sonntag) Verpflegungsmehraufwendungen berechnet:
Die letzte Buchung eines Tages (z.B. Freitag) ist eine Auswärtstätigkeit (Ort ist nicht "erste Tätigkeitsstätte") und ist keine Rückreise.
Es folgen nicht mehr als drei Tage ohne Zeitbuchung (z.B. Samstag, Sonntag und Feiertag).
Die erste Buchung (z.B. am Montag) ist am gleichen Ort wie die letzte Buchung (am Freitag) und sie ist keine Hinreise.
Die Zwischentage werden mit 24 Stunden Abwesenheit angerechnet.
Wenn Sie die Österreich 24-Stunden-Regelung eingestellt haben, müssen Sie für Samstag und Sonntag jeweils eine weiter-Reisezeit mit der Dauer "0" erfassen, sonst werden die Wochenenden nicht in der Berechnung berücksichtigt.
Um zu verhindern, dass für das Wochenende Verpflegungsmehraufwendungen angerechnet werden, buchen Sie am Freitag eine Rückreise.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter könnte übers Wochenende auch wieder zurückreisen, möchte aber das Wochenende privat an dem auswärtigem Arbeitsort bleiben, dementsprechend soll er für diese Zeit auch keine Verpflegungsmehraufwendungen erhalten, dann bucht er am Freitag eine Rückreise mit der Zeit 0 und am Montag dann wieder eine Hinreise mit der Zeit 0. Für dieses Wochenende werden für den Mitarbeiter keine Verpflegungsmehraufwendungen berechnet.
Wenn die Freitags- und Montags-Arbeit auf ein Projekt gebucht ist, das laut Projektplanung die Verpflegungsmehraufwendungen an den Kunden weiterverrechnet, dann werden selbstverständlich auch diese Wochenend-Verpflegungsmehraufwendungen im Projektumsatz (bei Einsatz des Moduls Rechnungsstellung in der Rechnung) berücksichtigt.
Reisen länger als 3 Monate
Sie haben die Möglichkeit, spezielle Orte (Sonstige Reise) zu definieren, für die die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen keine Übernachtungen berücksichtigt, d.h. Grundlage für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen ist lediglich die Zeit ab der ersten Zeitbuchung des Tages bis zur letzten Zeitbuchung des Tages.
Eine mögliche Anwendung für diese Funktionalität sind Auswärtstätigkeiten, die die Dauer von 3 Monaten überschreiten.
Hintergrund dazu sind die steuerlichen Regelungen in Deutschland:
Verpflegungsmehraufwendungen für Dienstreisen sind in der Regel nur dann steuerfrei, wenn der Mitarbeiter nicht länger als 3 Monate am gleichen Ort beschäftigt ist. Bei einer längeren auswärtigen Tätigkeit gibt es keine verbindlichen Vorschriften zur Vergütung von Verpflegungsmehraufwendungen. Mit ZEP haben Sie die Wahl:
Entweder: Der Mitarbeiter bucht nach Ablauf der 3 Monate seine Arbeitszeit wieder auf den Standard-Ort und erhält keine Verpflegungsmehraufwendungen.
Oder: Sie bezahlen auch nach Ablauf der drei Monate Verpflegungsmehraufwendungen, jedoch ohne Berücksichtigung der Übernachtungen und i.d.R. nicht steuerfrei. Dazu definieren Sie in ZEP einen Ort, den Sie als Sonstige Reise kennzeichnen und geben die gewünschten Pauschalen an. Der Mitarbeiter bucht (nach Ablauf der drei Monate) seine Arbeitszeit auf diesen speziellen Ort und erhält die entsprechenden Verpflegungsmehraufwendungen.
Auch für die Weiterberechnung von Verpflegungsmehraufwendungen an den Kunden gilt: Bei Orten mit der Kennzeichnung Sonstige Reise werden Übernachtungen nicht berücksichtigt.
Eigenanteil Fahrtzeit
Eine Reisetätigkeit (re) kann auch mit identischer von- und bis-Zeit, d.h. mit Dauer 0 gebucht werden. Mitarbeiter, bei denen der Weg zum Kunden nicht als Arbeits- bzw. Projektzeit abgerechnet wird, die aber trotzdem Verpflegungsmehraufwendungen und evtl. Fahrtkostenerstattung erhalten, buchen solche 0-Zeiten als Hin- und Rückreise, um damit Beginn und Ende des für die Verpflegungsmehraufwendungen entscheidenden Zeitraums zu markieren.
geben Sie bei von und bis die gleiche Zeit ein.
wählen Sie die Tätigkeit re (Reisetätigkeit).
geben Sie die Reisedaten ein.
werden auch die Fahrtkosten (aus den Feldern Fahrzeug, Privat, Kilometer und Mitfahrer berechnet) nicht erstattet, geben Sie bei Fahrzeug, Kilometer und Mitfahrer " - " bzw. " 0 " ein.
Wir empfehlen, jede Reise mit einer hin-Reise zu beginnen und mit einer zurück-Reise zu beenden, wobei alle Projektzeiten innerhalb dieses Zeitraums an einem Nicht-Standard-Arbeitsort gebucht sind.
Auch wenn Sie hin- und zurück-Reise weglassen und einfach nur Ihre Arbeitszeit am Nicht-Standard-Arbeitsort buchen, wird ZEP für diese Zeit den Verpflegungsmehraufwand berechnen. Die Reise endet dann mit der nächsten Projektzeitbuchung am Standard-Arbeitsort. Beachten Sie aber, dass Buchungen am Nicht-Standard-Arbeitsort an zwei aufeinanderfolgenden Tagen als mehrtägige Reise interpretiert werden und Verpflegungsmehraufwendungen bis 24 Uhr / ab 0 Uhr berücksichtigt werden.