Mit dem Modul Export für Buchhaltung können Sie Kostenabrechnungen (Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und ggf. Belege), Rechnungsdaten sowie Kreditoren (Mitarbeiter) und Debitoren (Kunden) aus ZEP als CSV-Datei exportieren und anschließend in Ihr Buchhaltungsprogramm importieren und dort weiterverarbeiten. Neben der Aufbereitung der Daten für DATEV und Lexware wird der Export in einem allgemeinen Format unterstützt, das zur Übernahme der Daten in andere Buchhaltungs-Lösungen verwendet werden kann. Dazu ist in diesen das Mapping der Daten anzupassen.

Das Modul kann eingesetzt werden mit:

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ZEP Professional:

Export von Geprüften Kostenabrechnungen (Km-Geld und Verpflegungsmehraufwendungen) und Belegen

Export von Kreditoren (Mitarbeiter)

Export von Debitoren (Kunden)

​ZEP Professional mit Modul Rechnungsstellung:

Export von Rechnungsdaten und Geprüften Kostenabrechnungen

Wenn Sie das Modul "Export für Buchhaltung" neu in Ihrem ZEP lizenzieren, müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:

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Unter Administration > Export für Buchhaltung > Einstellungen stellen Sie als Erstes das Format ein, in welchem Sie den Export vornehmen möchten.

Geben Sie optional an:

Kostenexport verdichten

Nein (nicht verdichtet):

jede Zeile aus der Kostenabrechnung bzw. Gutschrift hat eine entsprechende Zeile im Kostenexport, d.h. jedes km-Geld, jede VMA und im Falle einer Gutschrift an freie Mitarbeiter auch jedes Arbeitsentgelt inkl. Bemerkung.

Ja (verdichtet):

Im Kostenexport werden das ganze km-Geld, alle VMA und im Falle einer Gutschrift an freie Mitarbeiter alle Arbeitszeiten, jeweils zusammengefasst, d.h. es gibt maximal eine Zeile Arbeitsentgelt, eine Zeile km-Geld und eine Zeile VMA. Bitte beachten Sie: wenn Sie die Einstellung Kostenstellen/Kostenträger im Export ausgeben aktiviert haben, gibt es je Kostenstelle bzw. Kostenträger maximal eine Zeile für VMA und eine Zeile km-Geld.

Belege werden nicht zusammengefasst, denn jeder einzelne Beleg kommt mit seiner Belegnummer (und seinen von der Belegart und dem Steuersatz abhängigen Konten) in den Kostenexport.

Im Falle einer Gutschrift an freie Mitarbeiter mit Vorsteuer, wird die Vorsteuer auf die Summe aus Arbeitsentgelt, km-Geld und VMA berechnet und immer in einer Zeile im Kostenexport ausgegeben.

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Kostenexport als ZIP mit Belegen

Sie können angeben, ob der Kostenexport als ZIP mit Belegen ausgeführt werden soll. Wenn Sie diese Option aktivieren (Einstellung "Ja"), erhalten Sie beim Kostenexport eine ZIP-Datei (Belegdateien-ZIPvonDatum-bisDatum) mit der CSV-Datei und allen Belegen als PDF.

Mit der Einstellung "Nein" erhalten Sie die CSV-Datei ohne Belege.

Ist diese Option gewählt, so werden Rechnungen und Kostenabrechnungen konform zur Datev XML Schnittstelle exportiert. Beim Export wird eine ZIP-Datei erzeugt, diese enthält:

Die folgenden optionalen Felder werden im Header des Buchungsstapels ausgegeben:

Wir freuen uns Ihnen die neue Schnittstelle zu DATEV Online zur Verfügung stellen zu können. Im Produkt ZEP Professional mit dem Modul Export für Buchhaltung ist diese inklusive.

Folgende Voraussetzungen sind zu beachten:

Mit folgenden Schritten gelingt die Ersteinrichtung schnell und unkompliziert:

Gehen Sie unter Administration > Export für Buchhaltung > Einstellungen auf Einstellungen ändern. Wählen Sie dort Format = DATEV und setzen Sie den Haken sowohl bei DATEV XML-Schnittstelle mit Belegen als auch bei DATEV Online Schnittstelle und tragen Sie Ihre DATEV Beraternummer und Mandantennummer ein. Im Anschluss können Sie falls Sie wollen noch weitere Einstellungen zum Kontenrahmen und der Ablagestruktur treffen. Speichern Sie dann die Einstellungen.

Unter Administration > Export für Buchhaltung haben Sie nun bei Rechnungen und bei Geprüfte Kostenabrechnung ein Feld Upload zu DATEV. Wenn Sie dieses auswählen und die Rechnungen und Geprüfte Kostenabrechnungen ausführen, werden diese direkt zu DATEV übertragen. Zusätzlich haben Sie einen extra Menüpunkt DATEV-Uploads, wo Sie eine historisierte Übersicht Ihrer Uploads sehen können.

Sie können angeben, ob der Rechnungsexport mit Leistungsdatum ausgeführt werden soll. Wenn Sie diese Option aktivieren (Einstellung "Ja"), Können Sie bei der Erstellung einer Rechnung ein sog. Leistungsdatum angeben. Die fertig erstellten Rechnungen werden in diesem Fall bzgl. ihres Leistungsdatums in die Buchhaltung exportiert (nicht bzgl. ihres Rechnungsdatums).

Das Leistungsdatum kann bei der Rechnungserstellung manuell gesetzt werden, ebenso bei Korrektur. Es ist sinnvoll vorbelegt mit dem Leistungsdatum der Rechnungsposition mit dem größten Betrag.

mit Festschreibung

mit Beleglink

Sie können angeben, ob der Rechnungsexport als ZIP mit Rechnungsdateien ausgeführt werden soll. Wenn Sie diese Option aktivieren (Einstellung "Ja"), erhalten Sie beim Rechnungsexport eine ZIP-Datei (Rechnungen-ZIPvonDatum-bisDatum) mit der CSV-Datei und allen Rechnungen als PDF.

Mit der Einstellung "Nein" erhalten Sie die CSV-Datei ohne Rechnungen.

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Geben Sie hier an, in welcher Richtung der Wechselkurs berechnet werden soll:

Der Kurs und die Einstellung werden zum Zeitpunkt des Speicherns der geprüften Kostenabrechnung ermittelt. Wenn Sie die Einstellung ändern, wirkt sich diese Einstellung nur auf die nach dieser Änderung als geprüft gespeicherten Kostenabrechnungen aus. (Der Export der früher gespeicherten Kostenabrechnungen bleibt gleich mit der damals gültigen Einstellung.)

Eine exportierte Rechnung kann nicht mehr gelöscht, storniert oder korrigiert werden

Geben Sie an, ob bereits exportierte Rechnungen gelöscht, storniert oder korrigiert werden dürfen.

Wenn Sie die Einstellung auf "Nein" wählen, wird eine Warnung angezeigt, dass die Rechnung bereits in die Buchhaltung exportiert ist, aber Sie können trotzdem die bereits exportierte Rechnungen löschen, stornieren oder korrigieren.

Wenn Sie die Einstellung auf "Ja", auswählen, dann können Rechnungen, die bereits in einem Export für die Buchhaltung enthalten sind, nicht mehr geändert werden.

Die Einstellung kann jederzeit durch einen Administrator auch umgestellt werden auf "Nein"(auf eigene Gefahr). Das Ändern dieser Einstellung wird in der Änderungshistorie dokumentiert.

Wenn Sie an einer bereits exporteirten Rechnung dennoch Änderungen vornehmen möchten, muss dies in der Buchhaltung gemacht werden.

Definieren Sie hier, ob und welche Kostenstellen bzw. Kostenträger Sie verwenden wollen.

Kostenstellen können Sie unter Administration > Export für Buchhaltung erfassen (Kurzform, Bezeichnung) und können diese in Form einer Auswahlliste beim Projekt/Vorgang bzw. Mitarbeiter zuweisen und im Export ausgegeben.

Kostenträger werden beim Projekte, Vorgang oder Mitarbeiter erfasst und im Export ausgegeben. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie zusätzlich das Kostenträger Format, numerisch bzw. alphanumerisch und die Länge definieren.

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Geben Sie an, welche Informationen im Export in den Feldern KOST1 und/oder KOST2 aufgeführt werden. Sie können jeweils wählen:

Geben Sie jeweils an, ob diese gewählten Angaben für die Abrechnung zwingend sind.

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Sie können definieren, welche Information im Export im Feld Kostenstelle aufgeführt werden soll:

Für das Feld Kostenträger:

Bitte beachten Sie bei Kostenstellen/Kostenträger mit Mitarbeiterbezug: Werden mehrere Mitarbeiter in einer Rechnungspositionen nach Aufwand abgerechnet, wird je Mitarbeiter eine Zeile in der Exportdatei mit der zugehörigen Kostenstelle/Kostenträge erzeugt. Rechnen Sie eine Festpreis-Rechnungsposition ohne Mitarbeiterbezug ab, können Sie ein Sammelkonto definieren.

Mitarbeiter Kreditorennummer

Geben Sie hier an, welche Nummer für den Mitarbeiter verwendet werden soll:

Die Einstellung wird zum Zeitpunkt des Speicherns der geprüften Kostenabrechnung ermittelt. Wenn Sie diese Einstellung ändern, wirkt sich diese Einstellung nur auf die nach dieser Änderung als geprüft gespeicherten Kostenabrechnungen aus. (Der Export der früher gespeicherten Kostenabrechnungen bleibt gleich mit der damals gültigen Einstellung.)

Kunde Debitorennummer

Geben Sie hier an, welche Nummer für den Kunden verwendet werden soll:

Tragen Sie die Aufwandskonten und die BU-Schlüssel für Verpflegungsmehraufwendungen und für km-Geld ein. (Wird eines dieser Felder nicht gefüllt, wird eine Fehlermeldung angezeigt und es findet kein Export statt.)

Wenn Sie „Lexware“ als Format gewählt haben: müssen Sie zusätzlich auch ein „Konto für Rundungsdifferenzen bei Splitt-Buchungen“ angeben.

Wenn Sie das Modul Freie Mitarbeiter einsetzen, müssen Sie für diese freien Mitarbeiter ebenfalls Aufwandskonten und BU-Schlüssel eingeben.

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Konto Vorsteuer (Gutschrift)

Wenn Sie das Freie Mitarbeiter haben, müssen Sie für diese freien Mitarbeiter Aufwandskonten und BU-Schlüssel eingeben.

Je nach Einstellung beim Mitarbeiter Diesen Steuersatz auch für Belege anwenden, da sie in der Buchhaltung des freien Mitarbeiters sind ergeben sich verschiedene Berechnungsarten

Aufwonto für Belege

Wenn Sie bei mindestens einem freien Mitarbeiter in den Gutschriftseinstellungen die Checkbox Diesen Steuersatz auch für Belege anwenden, da sie in der Buchhaltung des freien Mitarbeiters sind aktiviert haben, muss für die Belege ein eigenes Konto und zugehöriger BU-Schlüssel angegeben werden.

Damit Sie Kosten bzw. Rechnungen in Ihre Buchhaltung exportieren können, müssen Sie in den ZEP-Stammdaten Einträge ergänzen (Belegarten, Zahlungsarten) und neue Stammdaten anlegen (Erlöskonten, Kostenstellen), Kostenträger werden nicht in den Stammdaten verwaltet, sondern können direkt beim Projekt/Vorgang definiert werden.

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Um auch Belege (z. B. Hotelrechnungen,…) als Bestandteil der (Reise-)Kostenabrechnung zu exportieren, müssen für die entsprechenden Belegarten unter Administration > Preise & Belege > Belegarten jeweils das Konto und den Buchungsschlüssel (BU-Schlüssel) für die entsprechende MwSt. angeben sein. In einem neu eingerichteten ZEP sind diese Angaben bereits enthalten, wenn Sie das Modul Export für Buchhaltung in ein bestehendes ZEP dazu schalten, müssen Sie diese Angaben für Ihre Belegarten selbst eingeben.

Wenn mehrere Steuersätze für eine Belegart möglich sind, dann müssen Sie für jeden Steuersatz das Aufwandskonto und den entsprechenden BU-Schlüssel eintragen.

Ein weiterer „Spezial-Fall“ ist die 70/30 Aufteilung von Bewirtungskosten, hier geben Sie das Aufwandskonto für den 70%-Anteil und das Aufwandskonto für den 30% Anteil der Bewirtungskosten an.

Unter Administration > Preise & Belege > Zahlungsarten geben Sie für die Zahlungsarten ein Konto für den Export Buchhaltung an.

Sie können für jede Variante der Firmenbezahlung (Kreditkarten, Überweisung, …) eine eigene Zahlungsart und entsprechend ein Konto anlegen. Bei unterschiedlichen Zahlungsarten kann auch das gleiche Konto angegeben werden.

Für Zahlungsart mit "Erstattung" gilt: "Für diese Zahlungsart (Erstattung) gilt die Personalnummer des Mitarbeiters als Konto." bzw. "...die Kreditorennummer des Mitarbeiters ...".

Wenn Sie unter Administration > Export für Buchhaltung > Einstellungen eingestellt haben, dass Kostenstellen verwendet werden sollen, müssen Sie entsprechend Kostenstellen anlegen.

Unter Administration > Export für Buchhaltung > Kostenstellen definieren Sie die Kostenstellen, die es in Ihrem Unternehmen gibt. Diese Kostenstellen können dann Projekten bzw. Vorgängen oder Mitarbeitern zugeordnet werden. Wenn beim Vorgang keine Kostenstelle angegeben ist, gilt die Kostenstelle des Projekts. Im Projekt können die Kostenstellen jeweils unter Daten & Plan bzw. im Projektplan gewählt und geändert werden.

Wenn unter Administration > Export für Buchhaltung > Einstellungen angegeben ist, dass als Kunden Debitorennummer "ein eigenes Feld Debitorennummer bei jedem Kunden zwingend anzugeben" ist, dann haben Sie ein Feld "Debitorennummer".

Die beim Kunden angegebene Kundennummer bzw. die Debitorennummer wird im Export als Konto des Kunden (Debitorenkonto) verwendet.

Beim Kunden definieren Sie dessen „Kennung für das Land“ (Inland, EU, Drittland). Dieses hilft u.a. bei der Vorauswahl der Erlöskonten.

Für bereits bestehende Kunden ist „Inland“ vorbelegt.

Die beim Kunden angegebene Kundennummer bzw. die Debitorennummer wird im Export als Konto des Kunden (Debitorenkonto) verwendet.

Sie können für jeden Kunden (optional) die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben:

(Wenn Sie das Modul Rechnungsstellung einsetzen, wird die Ust-IdNr.. auf der Rechnung nach der Kundennummer und vor dem ersten Kundenzusatzfeld angezeigt.)

Im Export für Buchhaltung > Rechnungen exportieren wird die Ust-IdNr. im entsprechendem Feld ausgegeben (Export nach DATEV: Feld 40).

Generell gilt: wird dieses Feld gefüllt, kommt es auf die Rechnung. Ist es nicht gefüllt, wird es auch auf der Rechnung nicht angezeigt.

Nur mit Modul Rechnungsstellung.
​Sie müssen in jeder Rechnungsposition ein Erlöskonto angeben.

Definieren Sie Unter Administration > Abrechnung > Erlöskonten Ihre Erlöskonten. Jedes Erlöskonto hat folgende Felder:

Zu gleicher Landeskennung und MwSt.-Satz kann es mehr als ein Erlöskonto geben. Diese stehen dann bei der Rechnungsposition entsprechend zur Auswahl. Sie müssen jedem Kunden eine Kennung für sein Land (Inland, EU, Drittland) zuordnen.

Genauso können Sie ein Erlöskonto mit mehreren MwSt.-Sätzen anlegen. Klicken Sie dafür jeweils auf + Neues Erlöskonto geben die Nummer mit dem weiteren gewünschten MwSt.-Satz ein und speichern.

(Anwendungsfall: Wenn bspw. ab dem 01.01.2024 neue Mehrwertsteuersätze gelten und Sie eine Rechnung mit Leistungsdatum in 2024, also für Vorauszahlungen stellen müssen, dann können Sie in der Rechnungsposition das "gleiche" Erlöskonto mit der "zukünftigen MwSt" auswählen.)

Entsprechend dieser Zuordnung, werden Ihnen bei der Erstellung der Rechnungspositionen die Erlöskonten für einen bestimmten Steuersatz angeboten (je nach den für einen bestimmten Steuersatz definierten Erlöskonten)

Sie müssen bei jeder Rechnungsposition ein Erlöskonto angeben: Angeboten werden alle Erlöskonten, die Sie für einen definierten Steuersatz angelegt haben. Diese Auswahl richtet sich nach dem Kunden des Projekts (bzw. dessen „Kennung für das Land“).

Wenn Sie das Modul Export für Buchhaltung neu einsetzen, müssen Sie folgendes beachten:

Standarderlöskonto im Projekt einstellen

Im Projekt unter Allgemein > Daten & Plan "Daten ändern" im Reiter Kunde & Abrechnung gibt es das Feld Vorbelegung Erlöskonto. Es werden alle Erlöskonten aus den Stammdaten angeboten, die zu der eingestellten MwSt und der Länderkennung des Kunden passen. Bitte beachten Sie, bei Projekten mit Abrechnung am mehrere Kunden, haben Sie hier nur die Einstellung für den primären Kunden.

Wenn Sie für dieses Projekt Rechnungspositionen anlegen, wird dieses Konto vorbelegt.

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Abrechnen

Beim Abrechnen wird zu jeder Rechnungsposition geprüft, welche Steuersätze und welche Erlöskonten beteiligt sein werden. Das ist mindestens die MwSt. des Kunden, im Fall der Einstellung "Belege mit erfasster Vorsteuer weiterfakturieren=Ja" kommen u.U. weitere Steuersätze dazu. Es wird geprüft, ob für jeden solchen Steuersatz ein Erlöskonto zugeordnet ist. Falls ein Erlöskonto fehlt, wird eine entsprechende Meldung angezeigt und nicht abgerechnet.

Der Zustand einer Rechnung ist und bleibt fix. Genau dieser Zustand gilt später für den Rechnungs-Export. Das heißt u.a.: Die Erlöskonto-Nummern, die zum Zeitpunkt der Abrechnung zu den Rechnungspositionen zugeordnet sind, gelten später immer bei einem Rechnungen-Export. Das gilt auch dann, wenn Sie nachträglich Landeskennung oder MwSt. des Kunden oder der Erlöskonten ändern. Eine Erlöskonto-Nummer in einer Rechnung bleibt auch dann erhalten, wenn Sie das Erlöskonto nachträglich löschen.

Unter Administration > Export für Buchhaltung > Geprüfte Kostenabrechnungen geben Sie den Zeitraum an, für den Sie die Kosten exportieren möchten ("bis"-datum der Kostenabrechnung im Zeitraum).

Wählen Sie ggf. einen einzelnen Mitarbeiter.

Geben Sie ggf. auch an, ob der Export „inklusive bereits exportierter Buchungen“ sein soll.

Klicken Sie auf „Ausführen“. Es wird eine CSV-Datei mit folgendem Namen erstellt: „ZEP_exportKostenJJJJ-MM-TT-JJJJ-MM-TT.csv (JJJJ-MM-TT-JJJJ-MM-TT entspricht dem eingestellten Zeitraum). Speichern Sie diese Datei auf Ihrem PC. Anschließend können Sie die Datei für einen Import in Ihr Buchhaltungssystem verwenden.

Bitte beachten Sie: Es werden in ZEP nur Geprüfte Kostenabrechnungen exportiert.

Um eine Kostenabrechnung als geprüft zu speichern, gehen Sie im Mitarbeiter auf den Menüpunkt "Kostenabrechnug" und stellen den gewünschten Zeitraum ein. Wenn Sie eine geprüfte Kostenabrechnung löschen, für die Sie bereits einen Export in Buchhaltung vorgenommen haben, warnt Sie ZEP: "Es wurde bereits ein Export für die Buchhaltung gemacht! Geprüfte Kostenabrechnung trotzdem löschen?" Wenn Sie eine bereits exportierte geprüfte Kostenabrechnung löschen und dann wieder als geprüft speichern, können Sie diese (wenn gewünscht) exportieren, wenn Sie angeben, ob der Export „inklusive bereits exportierter Buchungen“ sein soll.

Beachten Sie, dass der Zeitpunkt des als geprüft Speicherns der Kostenabrechnung für den Export entscheidend ist. Exportieren Sie nur solche Zeiträume, für die Sie das als geprüft speichern der Kostenabrechnungen, erst NACH Einführung des Moduls gemacht haben.

Es werden folgende Kosten exportiert:

Bei allen Kosten handelt es sich um die „interne“ Sicht, also die Kosten, die in Ihrem Unternehmen entstanden sind. Es sind nicht die Kosten, die Sie an Ihre Kunden weiter verrechnen. Es sind sowohl die Kosten, die den Mitarbeitern erstattet werden (privat bezahlte Belege, private Km), als auch die weiteren Kosten (durch die Firma bezahlte Belege). Der Betrag für den Umsatz ist immer der Brutto-Betrag.

Beim Export der Geprüften Kostenabrechnung finden alle Berechnungen und die Ermittlung der Konten zum Zeitpunkt des Exports statt. D.h. es gelten die Stammdaten, die zugeordneten Konten und die Einstellungen zum Zeitpunkt des Exports. Wenn Sie eine Kostenabrechnung eines Mitarbeiters ausführen, aber anschließend etwas an den relevanten Stammdaten und Einstellungen ändern, wird der Export u.U. abweichen.

Beim Kostenexport werden in der Export-Datei die VMA, Belege und das km-Geld mit den entsprechenden VMA-, km-Geld und Belegartkonten ausgegeben, sowie die Personalnummer oder Kreditorennummer des Mitarbeiters als Kreditorenkonto.

Split-Buchungen

Sofern sich eine Aufteilung des Gesamtbelegs auf unterschiedliche Konten oder Kostenstellen bzw. Kostenträger ergibt, so wird dies für den Lexware-Export in Form einer Split-Buchung übertragen.

Bei der Split-Buchung bleiben die Felder Belegdatum, Buchungsperiode, Belegnummernkreis und Belegnummer leer, alle übrigen Felder werden gefüllt. Die Einzelbeträge sind auch jeweils Bruttobeträge, falls sich hierbei Rundungsdifferenzen ergeben, so werden diese auf das Konto der Rundungsdifferenzen gesplittet.

Sollte der Beleg negative Werte enthalten, so werden diese auch als negative Werte übertragen. Dies sind z.B. Gutschriften, Rabatte oder Privatanteile bei Belegen.

Für den DATEV-Export werden immer einzelne Buchungssätze erstellt, da in DATEV Split-Buchungen nicht importiert werden können.

​Belege

Für jeden Beleg kann es mehrere Zeilen geben:

VMA

Exportiert werden die Zeilen wie sie auch in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters erscheinen. Ausnahme: Zeilen mit dem Betrag 0,00 erscheinen zwar in manchen Fällen zur Information auf der Kostenabrechnung, jedoch nicht im Export.

Je Zeile:

In die Spalte Konto kommt das Aufwandskonto für VMA aus Administration > Export für Buchhaltung > Einstellungen.

Belegdatum: wie in der Kostenabrechnung

Spalte Buchungstext: ‚Verpflegungsmehraufwendungen aus ZEP + Bemerkung wie in der Kostenabrechnung (d.h. i.A. die Bemerkung der gebuchten Projektzeit), wobei Semikolon durch Komma ersetzt wird

Kostenträger / Kostenstelle je nach Einstellung

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Km-Geld

Exportiert werden die Zeilen wie sie auch in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters erscheinen.

Die Fremdwährung wird in DATEV auch bei VMA und km-Geld berücksichtigt, da jeder Ort seine Pauschalen in einer anderen Währung haben kann, ebenso jedes Fahrzeug.

Ob und wann bereits ein Export der geprüften Kostenabrechnungen stattgefunden hat, sehen Sie in der Tabelle der geprüften Kostenabrechnungen (unter Mitarbeiter > Kostenabrechnung bzw. unter Auswertungen > Mitarbeiter > Kostenabrechnung), hier wird in der letzten Spalte der Tabelle das Datum und die Uhrzeit des letzten Exports angegeben

Die Datei hat einen allgemein gültigen Aufbau, der sich am DATEV-Dokument „ASCII-Import/Export“, Dok. Nr. 1036228 orientiert. Das Mapping der Felder der Export-Datei erfolgt (gem. Aussage DATEV) beim Import innerhalb von DATEV durch ein in DATEV hinterlegtes Import-Mapping. Es werden alle 89 Spalten exportiert, die in diesem DATEV-Dokument verlangt sind. Sehr viele Felder bleiben leer. Alle Beträge sind brutto.

Im Lexware-Format hat die Export-Date folgenden Aufbau:

Alle Beträge sind immer implizit in der Basiswährung (i.A. Euro), alle Beträge sind immer brutto.

Das „Allgemeine Format“ ist ein Format, das zum Import in beliebige Buchhaltungs-Lösungen verwendet werden kann. In diesem Format werden alle von ZEP lieferbaren Daten ausgegeben, das Mapping der Felder aus der Datei auf die in der Buchhaltungs-Lösung benötigten Felder muss innerhalb der Buchhaltungs-Lösung vorgenommen werden.

Eine Datei im „Allgemeinen Format“ hat folgenden Aufbau:

Wenn Sie das Modul Rechnungsstellung einsetzen, können Sie auch die mit ZEP erstellten Rechnungen exportieren.

Unter Administration > Export für Buchhaltung > Rechnungen geben Sie den Zeitraum an, für den Sie die Rechnungen exportieren möchten. Der Zeitraum bezieht sich auf das Rechnungsdatum.

Wenn Sie das Modul Standorte & Abteilungen einsetzten, können Sie auch eine Abteilung vorwählen:

Wählen Sie, ob die Rechnungen nach Abteilung des Kunden oder nach Abteilung des Projekt exportiert werden sollen.

Bei Einstellung einer Abteilung werden nur die Rechnungen berücksichtigt, die auf Briefpapier dieser Abteilung erstellt wurden. Das ist i.A. die Abteilung des Projekts der ersten Rechnungsposition.

Durch die Checkbox geben Sie an, ob auch die Rechnungen der Unterabteilungen der selektierten Abteilung berücksichtigt werden sollen.

Ein Abteilungsleiter erhält seine Abteilung(en) zur Auswahl. Ein Administrator kann alle Abteilungen selektieren.

Voreingestellt ist die Abteilung des angemeldeten Benutzers. Ein Administrator kann in den Einstellungen von ZEP auch die Voreinstellung "- Alle Abteilungen -" vorgeben.

Geben Sie ggf. auch an, ob der Export „inklusive bereits exportierter Buchungen“ sein soll.

Klicken Sie auf „Ausführen“. Es wird eine CSV-Datei mit folgendem Namen erstellt: „ZEP_exportFakturaJJJJ-MM-TT-JJJJ-MM-TT.csv (JJJJ-MM-TT-JJJJ-MM-TT entspricht dem eingestellten Zeitraum). Speichern Sie diese Datei auf Ihrem PC. Anschließend können Sie die Datei für einen Import in Ihr Buchhaltungssystem verwenden.

In den Auswertungen Projekte > Rechnungen, Kunde > Rechnungen und Abrechnung > Rechnungen wird Ihnen in der Tabelle in der Spalte "Export für Buchhaltung" angezeigt, wann diese Rechnung (das letzte Mal) exportiert wurde (Datum und Uhrzeit).

Achten Sie darauf, dass Sie nicht versehentlich die gleiche Datei, oder eine Datei mit überschneidendem Zeitraum, mehrfach importieren.

Rechnungen, die bereits vor Einführung des Moduls „Export für Buchhaltung“ abgerechnet wurden, sind nicht exportierbar. „Rechnungen exportieren“ ist nur für solche Zeiträume möglich, die ausschließlich solche Rechnungen enthalten, die erst nach Einführung des Moduls „Export für Buchhaltung“, d.h. inkl. Zuordnung eines Erlöskontos, abgerechnet wurden.

Wenn Sie das Modul Export für die Buchhaltung neu einsetzen, müssen Sie folgendes beachten:

ZEP hindert Sie nicht daran, einen bereits einmal exportierten Zeitraum erneut zu exportieren. Wenn ein Zeitraum exportiert wurde, hindert ZEP Sie auch nicht daran, danach noch weitere Rechnungen zu erstellen oder bestehende Rechnungen zu ändern.

Wenn Sie den Zeitraum erneut exportieren, sind nur die neuen, noch nicht exportierten Rechnungen des Zeitraums enthalten. Falls alle Rechnungen des Zeitraums ggf. erneut exportiert werden sollen, so wählen Sie die Option „inklusive bereits exportierter Rechnungen“.

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Der Zustand einer Rechnung wird bei Rechnungsstellung eingefroren und ändert sich danach nicht mehr. Genau dieser Zustand gilt daher auch später für den Export.

D.h. u.a.: Die Erlöskonto-Nummern, die zum Zeitpunkt der Abrechnung zu den Rechnungspositionen zugeordnet sind, gelten später auch bei einem Export der Rechnung. Das gilt auch dann, wenn Sie nachträglich Landeskennung oder MwSt. des Kunden oder der Erlöskonten ändern. Eine Erlöskonto-Nummer in einer Rechnung bleibt auch dann erhalten, wenn Sie das Erlöskonto nachträglich löschen.

Sofern sich eine Rechnung auf unterschiedliche Konten, Kostenstellen oder Kostenträger aufteilt erzeugt ZEP beim Export für Lexware sog. Split-Buchungen.

Eine Split-Buchung teilt sich auf in mindestens zwei einzelne Zeilen

Sollte der Beleg negative Werte enthalten, so werden diese auch als negative Werte übertragen. Dies sind z.B. Gutschriften, Rabatte oder Privatanteile bei Belegen.

Für den DATEV-Export werden immer einzelne Buchungssätze erstellt, da in DATEV Split-Buchungen nicht importiert werden können.

Über das Menü Administration > Export für Buchhaltung > Kreditoren unterstützt ZEP den Export von Kreditoren bzw. den in ZEP angelegten Mitarbeitern.

Über das Menü Administration > Export für Buchhaltung > Debitoren unterstützt ZEP den Export von Debitoren bzw. den in ZEP angelegten Kunden.

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Hier sind die grundlegenden Einstellungen für den Lexware Buchhalter Import am Beispiel von Financial Office Pro 2013 beschrieben:

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