Hierbei können Sie unter anderem Überstunden ausgleichen, wenn diese zum Beispiel ausgezahlt wurden und flexibel Fehl- und Abwesenheitsgründe erstellen, die Ihren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden sollen.
Durch das Modul haben Sie folgende zusätzliche Menüpunkte in Ihrem ZEP:
Fehlzeiten & Termine
Hier geben Sie ihre Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Freizeitausgleich) ein.
Auswertungen > Mitarbeiter > Fehlzeitenübersicht
Übersicht über die Fehlzeiten der Mitarbeiter. Kann auch nach Fehlgrund gegliedert werden ("Urlaubsplan")
Auswertungen > Mitarbeiter > Arbeitszeitenübersicht
Hier erstellen Sie eine Auswertung der Arbeits- und Fehlzeit aller Mitarbeiter. Für jeden Mitarbeiter werden die Soll- und Ist-Arbeitszeit, die bezahlte Fehlzeit und die sich daraus ergebenden Überstunden in einem bestimmten Zeitraum angezeigt.
Auswertungen > Mitarbeiter > Jahresübersicht Fehltage
Anzeige aller Fehltage pro Mitarbeiter über ein Jahr.
Auswertungen > Mitarbeiter > Monatsendeauswertung
Jeder Mitarbeiter kann sich mit der Auswertung Monatsendeauswertung über seinen aktuellen Stand bezüglich seiner Arbeitszeit, Überstunden, Urlaubstage, Resturlaub... informieren. In dieser Auswertung sieht der Mitarbeiter für jeden Tag die Stunden, die er gearbeitet hat, wie viel Überzeit pro Tag angefallen ist, wie viele Stunden davon an Sonn- und Feiertagen (mit Zuschlag) geleistet wurden und die Fehlzeiten.
Administration > System > Monatsabschluss
Mit dem Monatsabschluss werden alle Arbeitszeiten, Überstunden und Fehlzeiten für alle Mitarbeiter für jeden Monat gespeichert. In einem abgeschlossenen Monat können keine Änderungen mehr vorgenommen werden! Um Änderungen vorzunehmen, kann der Monatsabschluss aufgehoben werden.
Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlgründe
Definition von Fehlgründen.
Wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden nutzen möchten, müssen Sie in den Einstellungen ein Einführungsdatum angeben und dann auf Ändern klicken.
Einstellungen
Wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen, müssen Sie zunächst ein paar grundlegende Einstellungen in Ihrem ZEP vornehmen.
Diese finden Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen.
Hier können Sie Allgemeine Einstellungen, Einstellungen zu Fehlzeitenanträgen, Auswertungen, sowie Resturlaub & Zuschläge vornehmen. Klicken Sie dazu entweder auf das Zettel & Stift-Icon neben den fett gedruckten Überschriften, oder auf den Button Einstellungen ändern.
Einführung des Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmoduls
Geben Sie hier an, ab welchem Monat das Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmodul in ZEP eingeführt wurde.
Ab diesem Monat müssen die Mitarbeiter alle Ihre Arbeitszeiten vollständig erfassen, sonst werden Fehlzeiten berechnet.
Haben Sie zum Test nur wenige Zeiten erfasst und setzen ZEP erst im darauffolgenden Monat produktiv ein: geben Sie hier den Monat, mit dem sie produktiv starten, als Einführungszeitpunkt ein.
Geben Sie für für jeden einzelnen Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung die Vorjahresüberstunden und den Urlaubsanspruch für das aktuelle Geschäftsjahr an (aktuell bedeutet in diesem Fall ab Einführung des Zusatzmoduls).
Sie sollten ab diesem Datum regelmäßig den Monatsabschluss durchführen.
Wenn Sie Ihre Fehlzeiten bisher mit einem "Projekt Abwesenheiten" verwaltet haben, dürfen Sie ab der Einführung des Zusatzmoduls keine Zeiten mehr auf dieses Projekt buchen.
Ende des Geschäftsjahres
Geben Sie an, mit welchem Monat ihr Geschäftsjahr abgeschlossen wird. Dieses Datum hat Auswirkungen auf den Zeitpunkt des Urlaubsanspruch der Mitarbeiter, wenn Sie in der Einstellung zum Urlaubsjahr folgendes eingeben: "Jahresurlaubsanspruch immer zu Beginn eines Geschäftsjahres"
Urlaubsjahr
"Jahresurlaubsanspruch immer zu Beginn eines Geschäftsjahres"
das Urlaubsjahr entspricht dem Geschäftsjahr.
"Für jeden Mitarbeiterbeginnt der Jahresurlaubsanspruch zu einem anderen Datum (i.A. Eintrittsdatum, üblich in Österreich)"
das Urlaubsjahr entspricht dem Mitarbeiterjahr.
Fehlzeitenerfassung & E-Mails bei zu vielen Überstunden
"Benutzer dürfen ihre Fehlzeiten selbst eintragen"
Hier geben Sie an, ab welcher Rolle Mitarbeiter ihre Fehlzeiten selbst eintragen dürfen.
"Fehlzeitenerfassung in die Vergangenheit erlauben"
Geben Sie an, ob Mitarbeiter ihre Fehlzeiten rückwirkend eintragen dürfen.
"Zeiterfassung auf ganzen Fehltag möglich"
Definieren Sie hier, ob ein Benutzer Zeiten auf einen Tag buchen darf, den er als ganzen Fehltag definiert hat.
"Soll bei zu vielen Überstunden pro Tag eine E-Mail an den Abteilungsleiter bzw. Administrator gesendet werden?"
Hier können Sie angeben, dass eine Mail versendet wird, wenn ein Mitarbeiter mehr als eine von Ihnen definierte Menge an Überstunden gemacht hat.
Wenn Sie einstellen "Ab dieser Anzahl Überstunden pro Tag" und eine Anzahl x eingeben, gilt: Wenn ein Mitarbeiter seine Zeit erfasst und dadurch die Anzahl Überstunden an diesem Datum die Anzahl x übersteigt, wird eine E-Mail versendet.
Empfänger der E-Mail ist
Abteilungsleiter des Mitarbeiters
Wenn es keinen Abteilungsleiter gibt, oder keine E-Mail-Adresse zum Abteilungsleiter angegeben ist, wird die E-Mail an einen Abteilungsleiter einer übergeordneten Abteilung versendet.
Wenn auch so keine E-Mail versendet werden konnte, wird die E-Mail an alle Administratoren versendet.
Freie Mitarbeiter und gelegentlich arbeitende Hilfskräfte werden in ZEP üblicherweise mit der Regelarbeitszeit 0 verwaltet. Deshalb gilt in ZEP: Wenn der Mitarbeiter an jedem Wochentag die Regelarbeitszeit 0 hat, wird keine Überstundenbenachrichtigung versendet.
Unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Mailvorlagen können Sie den Text der E-Mail anpassen. Die Mailvorlage dazu trägt die Bezeichnung "Benachrichtigung bei zu vielen Überstunden pro Tag".
Fehlzeitenanträge
Empfänger der Anträge auf Genehmigung von Fehlzeiten
Genehmigungspflichtige Fehlgründe können nur von Administratoren bzw. mit dem Modul Standorte & Abteilungen, von Abteilungsleitern genehmigt werden. Die Mitarbeiter können einen Antrag auf Genehmigung von Fehlzeiten per E-Mail stellen.
Geben Sie an, wer den Urlaubsantrag der Mitarbeiter per E-Mail empfangen soll. In den meisten Fällen wird dies der Administrator sein, damit er die Anträge genehmigen kann. Zusätzlich können Sie beliebig weitere Empfänger-Adressen (z.B. Personalverantwortliche) eintragen, getrennt durch Leerzeichen, Komma oder Semikolon (je nach Angabe unter Administration > Meine Firma > E-Mail). Zusätzlich wird der Antrag immer auch an die Empfänger gesendet, die in der Mailvorlage in den Stammdaten explizit angeben sind.
Mit Modul Standorte & Abteilungen:
Hier stehen zusätzlich Abteilungsleiter und Abteilungsleiter übergeordneter Abteilungen als Empfänger zur Auswahl. Diese Einstellung gilt für alle Abteilungen, wenn Sie auf Abteilungsebene keine anderen Einstellungen machen. (Abteilungsspezifische Einstellungen siehe Abteilungsdaten: Überstd., Fehlzeiten, Urlaub.)
Antragsempfänger & Vorbelegung der Bemerkung
Sie können zusätzlich angeben, ob Mitarbeiter bei der Beantragung ihrer Fehlzeiten die Empfänger des E-Mail-Antrags sehen und bearbeiten dürfen.
Außerdem können Sie einen Text vorbelegen, der in der Bemerkung des Fehlzeitenantrags angezeigt wird. Dieser Text ist nur eine Vorbelegung und kann von jedem Mitarbeiter in seinem Fehlzeitenantrag editiert werden.
Wenn Sie angegeben haben "Ein Abteilungsleiter darf seine eigenen Fehlzeiten genehmigen: Nein", erhält der Abteilungsleiter keine E-Mail zur Genehmigung seines Antrags. So kann es möglich sein, dass es keinen Empfänger (aus der Liste) gibt, der entsprechend der Angaben benachrichtigt werden kann. In diesem Fall wird der Fehlzeitenantrag an Abteilungsleiter übergeordneten Abteilungen, Administratoren bzw. an zusätzliche Empfänger gesendet.
Genehmigen und Ändern von Fehlzeiten
Zusätzlich können Sie festlegen, ob nur ein Administrator genehmigte Fehlzeiten ändern darf und ob ein Abteilungsleiter (nur mit Modul Standorte & Abteilungen) seine eigenen Fehlzeiten genehmigen darf.
Vertraglich abgegoltene Überstunden
Diese Einstellung ist dann relevant, wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter haben, deren Arbeitsvertrag eine Regelung zu mit dem Vertrag abgegoltenen Überstunden enthält.
In diesem Fall können Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen die Einstellung inklusiv-Überstunden vom monatlichen Stundensaldo abziehen auf aktiv setzen, da sie per Default inaktiv ist.
Wenn Sie diese Einstellung aktiviert haben, können Sie als Voreinstellung für neue Mitarbeiter unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen einen Wert und eine Berechnungsart (Stunden oder Prozent) für die mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden pro Monat angeben. Diese Werte werden dann für neu angelegte Mitarbeiter automatisch übernommen.
Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines ausgewählten Mitarbeiters können Sie die Voreinstellung individuell anpassen.
Die Möglichkeit, Überstunden und Urlaube manuell auszugleichen, bleibt vom automatischen Abgleich für vertraglich abgegoltene Überstunden unberührt.
Monatliche Berechnung der abgegoltenen Überstunden
Pro Monat werden bis zu x (Einstellung je Mitarbeiter) Überstunden als "mit dem Gehalt abgegoltene Überstunden" berücksichtigt, d.h. vom Überstundensaldo abgezogen.
Pro Monat wird also nicht mehr als x abgegolten und nicht mehr als überhaupt Überstunden gemacht wurden.
Es werden pro Monat nur die in diesem einen Monat gemachten Überstunden betrachtet und nicht der Überstundensaldo.
Bei Minus-Stunden erfolgt keinerlei Aufschlag. Wenn ein Mitarbeiter in dem Monat Freizeitausgleich einträgt und dadurch in dem einen Monat Minus-Stunden entstehen, hat das keine Auswirkungen, auch nicht wenn es in einem früheren oder späteren Monat einen Abzug gab / geben wird.
Beispiel 1:
Ein Mitarbeiter hat einen Vertrag mit 40 Regelarbeitsstunden pro Monat zzgl. 10 Überstunden mit dem Gehalt abgegolten. Wenn er 9 Überstunden im September macht, werden diese 9 Stunden als mit dem Gehalt abgegolten eingetragen.
Beispiel 2:
Wenn er 13 Überstunden im September macht, werden 10 als mit dem Gehalt abgegolten eingetragen, d.h. 3 Überstunden bleiben stehen.
Beispiel 3:
Im Oktober beträgt die Soll-Arbeitszeit 107 Stunden. Der Mitarbeiter hat 95 Stunden Arbeitszeit gebucht (weil er den Rest als Freizeitausgleich abgefeiert hat). Ergibt ein Minus von 12 Stunden. Es wird keinerlei automatisierter Abgleich eingetragen.
Auswertungen
Aktueller Monat bis einschließlich aktueller Tag
Sie können hier als Voreinstellung die Option aktivieren, den aktuellen Tag in den Auswertungen Mitarbeiter > Monatsende, Zeitnachweis Übersicht, Arbeitszeitenübersicht und (bei Einsatz des Moduls Standorte & Abteilungen) der Auswertung Abteilung > Auswertungen > Zeiten als Ende des Zeitraums einzustellen. Wenn Sie eine dieser Auswertungen aufrufen, wird in der Vorbelegung des Zeitraums der aktuelle Tag als Zeitraum-Ende angegeben D.h. die Berechnung der Überstunden des aktuellen Monats erfolgt bis einschließlich aktuellen Tag.
Sie können den Zeitraum jederzeit beliebig (anders) einstellen, ausgewertet wird immer der komplette eingestellte Zeitraum.
Hinweis, falls der letzte Monatsabschluss lange zurückliegt
Wenn Sie regelmäßig Monatsabschlüsse durchführen, haben Sie die Sicherheit, dass die Mitarbeiter die Zeiten des betreffenden Monats nicht mehr ändern können. Außerdem werden einige Auswertungen schneller sein.
In diesen Auswertungen wird ein Hinweis angezeigt, falls der letzte Monatsabschluss lange zurückliegt. Stellen Sie hier ein, nach wie vielen Monaten der Hinweis angezeigt werden soll. Die Zahl muss zwischen 1 und 12 sein.
Überstundensaldo unter Mein ZEP anzeigen
Geben Sie an, ob Mitarbeiter ihre aktuellen Überstundensaldo unter Auswertungen im Fehlzeitenkalender, in der Monatsendeauswertung und im Zeitnachweis Übersicht sehen dürfen.
Bemerkungen zu abgeglichenen Urlauben + Fehlzeiten in der Monatsendeauswertung anzeigen
Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter in ZEP sehen, warum Überstunden oder Urlaubstage abgeglichen wurden, können Sie das hier optional einstellen. Wenn Sie hier "Ja" angegeben haben, sehen die Mitarbeiter in ihrer Monatsendeauswertung, die Bemerkung, die Sie unter Mitarbeiter > Ausgleich Überstd., Urlaub beim Abgleich von Überstunden/Urlaubstagen eingegeben haben.
Zusätzlich zum Überstundenkonto auch die Summe aller auszahlbarer Stunden (Arbeit, bezahlte Fehlzeit, Jahresurlaub, Feiertage) ausweisen
Wenn Sie hier einen Haken setzen, ändern sich folgende Auswertungen:
Monatsendeauswertung
statt der Spalte "effektive Stunden" gibt es die Spalte "auszahlbare Stunden". Auszahlbare Stunden sind die Summe aus:
Arbeitsstunden und
bezahlter Abwesenheit (Urlaub, Krankheit) und
Feiertagsstunden und
Zuschlag (spezielle Zeiten) und
abzüglich ggf. Pausenregelung (nicht eingehaltene Pausen).
Jahresübersicht
Zusätzliche Spalte "auszahlbare Stunden" (pro Monat).
Arbeitszeitenübersicht
Neue Spalte "Auszahlbare Stunden Saldo"
Ein Mitarbeiter benötigt mindestens die Berechtigungsstufe "User mit Zusatzrechten" um in Auswertungen die Fehlzeitenübersicht aller Mitarbeiter zu sehen
Aktivieren Sie die Checkbox, können Mitarbeiter, die die Rolle User haben, diese Auswertung nicht sehen. Setzen Sie hier keinen Haken, können alle Mitarbeiter die Fehlzeitenübersicht sehen.
Resturlaub & Zuschläge
Nicht genommener Resturlaub eines abgelaufenen Urlaubsjahres verfällt automatisch beim Monatsabschluss
Geben Sie optional an, ob und wann nicht genommener Resturlaub aus dem abgelaufenen Urlaubsjahr automatisch beim Monatsabschluss verfällt.
Immer im Folgejahr im Monat [Monat]
Sie können angeben, bei welchem Abschluss eines Monats dieser Automatismus ausgelöst wird. Wenn Sie z.B. den März einstellen, wird ZEP beim Abschluss des Monats März alle alten Urlaubstage des Vorjahres automatisch löschen. Im Menüpunkt Abgleich eines gewählten Mitarbeiters, wird dieser automatisch gelöschte Resturlaub angezeigt.
Das Löschen von nicht genommenem Resturlaub funktioniert nur, wenn ein Vorjahr existiert.
Beispiel: Wenn die Einführung dieses Moduls am 1.1.2023 erfolgt, dann kann ZEP den Resturlaub des Vorjahrs nicht ermitteln, der automatische Abzug wird erst ab dem nächsten Jahr 2024 funktionieren.
Immer [Anzahl] Monate nach Ende des Urlaubsjahres
Diese Variante ist insbesondere dann zu verwenden, wenn die Österreichische Variante, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Urlaubsjahr seit Eintrittsdatum hat, eingestellt wird. Funktioniert aber auch bei Urlaubsjahr = Kalenderjahr und ist dann nützlich wenn der Urlaub nicht im Folgejahr sondern erst später verfallen soll.
Ein Verfall entsteht immer nur beim Monatsabschluss des betreffenden Monats, der hier eingestellt ist. Wenn der Monat noch nicht abgeschlossen wurde, sieht man auch keinen Verfall.
Wenn die Einstellung nachträglich verändert wird, ändert sich nichts mehr für die bereits abgeschlossenen Monate.
Zuschläge
Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren
Setzen Sie keinen Haken, werden Zuschläge, die unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Feiertage eingetragen sind, in der Monatsendeauswertung ausgewiesen. Sie werden nicht in Zeitzuschläge umgerechnet.
Mit gesetztem Haken:
Werden alle Zuschläge, die unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Feiertage eingetragen sind, zu Zeitzuschlägen.
Können Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Spezielle Zeiten für jeden Eintrag einen Zeitzuschlag (in %) vergeben.
Können Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Spezielle Zeiten eine spezielle Zeit an Feiertagen definieren.
Haben Sie für einen Feiertag bereits einen Zuschlag vergeben (z.B. 50%) und definieren nur eine spezielle Zeit für Feiertage (z.B. 100%), dann addieren sich die beiden Zeitzuschläge (=150).
In der Monatsendeauswertung eines Mitarbeiters wird in der Monatsübersicht für Feiertage und jede spezielle Zeit jeweils eine Spalte Zeitzuschlag angezeigt und zusätzlich eine Spalte für die Summe der Zuschläge.
In der Monatsendeauswertung wird in der Tabelle Jahresübersicht zusätzlich die Spalte Stundenzuschläge angezeigt.
In der Auswertung Arbeitszeitenübersicht werden die Stundenzuschläge in einer zusätzlichen Spalte angezeigt.
In allen Auswertungen mit internen Kosten werden die Zeitzuschläge mit dem internen Stundensatz des Mitarbeiters eingerechnet (Projektstand Ertrag, Gesamtstatus Ertrag und Interne Kosten).
Die Einstellung ist eine globale Voreinstellung und kann je Mitarbeiter ausgestellt werden.
Zeitzuschläge werden ab dem Datum der "Einführung des Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmoduls" bzw. letzten ausgeführten Monatsabschluss berechnet!
Überstunden & Zeitzuschläge je Mitarbeiter
Überstunden und Zeitzuschläge berechnen und anzeigen
Wenn Sie Mitarbeiter haben, die keine Überstunden und ggf. Zeitzuschläge angerechnet bekommen sollen, weil Überstunden im Gehalt enthalten sind oder weil sie Freiberufler sind und entsprechend ihrer geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden, dann können Sie in den Daten bei jedem Mitarbeiter durch Klick auf das Zettel-Stift-Symbol einstellen, ob für diesen Mitarbeiter Überstunden und Zeitzuschläge berechnet und ausgewiesen werden sollen.
Zeitzuschläge werden nur betrachtet, wenn unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen der Haken bei Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren gesetzt ist.
Bei Mitarbeitern, bei denen die Berechnung der Überstunden (und ggf. Zeitzuschläge) abgeschaltet ist, werden in den Auswertungen die Tabellen bzw. Angaben zu Überstunden und Zeitzuschläge ausgeblendet.
Voreinstellungen für neue Mitarbeiter
Unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen finden Sie die Möglichkeit, Voreinstellungen zu Urlaubstagen, Fehltagen und vertraglich abgegoltenen Überstunden für neue Mitarbeiter vorzunehmen. Klicken Sie hierzu auf den Button Einstellungen ändern und wechseln zur Registrierkarte Voreinstellungen für neue Mitarbeiter.
Diese Einstellung ist in erster Linie relevant bei Teilzeitkräften:
entsprechen Kalendertagen einstellen, wenn der Arbeitsvertrag eines Teilzeitmitarbeiters gleich viele Arbeitstage wie beim Vollzeitmitarbeiter vorsieht und Sie deshalb einen durchschnittlichen Wert pro Tag als Regelarbeitszeit eintragen. Fehltage entsprechen Kalendertagen. Jeder ganze Fehltag hat den gleichen Wert. Jeder ganze Urlaubstag bedeutet einen Tag Abzug vom Urlaubskontingent.
umrechnen gemäß Regelarbeitszeit/Vollzeit einstellen, wenn im Arbeitsvertrag die Anzahl der Urlaubstage in Abh. von der Teilzeitbeschäftigung berechnet wurden. Fehltage entsprechen Vollzeitarbeitstagen. Jeder ganze Fehltag ist in Stunden nur so viel Wert wie die Regelarbeitszeit des betreffenden Wochentags. Wenn der MA einen ganzen Tag Urlaub nimmt, entspricht das der Regelarbeitszeit es betreffenden Wochentags in Stunden, umgerechnet in Vollzeitarbeitstage.
Beispiel bei Vollzeitarbeitstag 8h: Wenn der der MA Freitags 4h Regelarbeitszeit hat und den ganzen Freitag Urlaub nimmt, wird nur halber Tag Urlaub von seinem Urlaubskontingent abgezogen.
Bei Vollzeitmitarbeitern, die täglich die gleiche Regelarbeitszeit haben, macht diese Einstellung keinen Unterschied, außer, der Vollzeitmitarbeiter hat unterschiedlich viele Stunden Regelarbeitszeit an den verschiedenen Wochentagen, und für die kürzeren Arbeitstage soll weniger Urlaub eingesetzt werden.
Wenn ein Urlaubstag auf einmal mehr oder weniger Wert ist, z.B. durch Arbeitsvertragsänderung, wird ZEP die Urlaubsansprüche / Resturlaube NICHT automatisch umrechnen. Man muss die Änderung mit dem MA vereinbaren, die neuen Urlaubsansprüche eintragen und ggf. manuell einen Abgleich vornehmen.
Für (freie) Mitarbeiter mit Regelarbeitszeit 0 ist nur die Einstellung entsprechen Kalendertag geeignet. Und umgekehrt: Mit der Einstellung umrechnen gemäß Regelarbeitszeit ist es nicht mehr sinnvoll, Arbeitstage mit Regelarbeitszeit 0 zu definieren.
Stammdaten
Durch das Nutzen des Moduls Abwesenheiten & Überstunden erhalten Sie die Möglichkeit, weitere Angaben in ZEP vorzunehmen. Hierbei handelt es sich um die Untermenüpunkte Fehlgründe, Mailvorlagen und Spezielle Zeiten, welche Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen finden.
Fehlgründe Übersicht
Die Fehlgründe finden Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlgründe.
Es gibt fünf Kategorien von Fehlgründen, die sich wie folgt unterscheiden:
Jahresurlaub
Jeder eingetragene Urlaubstag wird vom Urlaubsanspruch des MA abgezogen, egal welche Regelarbeitszeit zu dem Wochentag definiert ist, also auch bei 0 Regelarbeitszeit.
Ein Urlaubstag = dem Wochentag entsprechende Stundenzahl wird dem Stundenkonto gutgeschrieben
Urlaub mit Angabe der Uhrzeit: wird entsprechend der Regelarbeitszeit des Wochentags in Tage umgerechnet und vom Urlaubsanspruch abgezogen.
Bezahlte Abwesenheit, z.B. Krankheit
Ein Krankheitstag = dem Wochentag entsprechende Stundenzahl wird dem Stundenkonto gutgeschrieben.
Unbezahlte Abwesenheit, z.B. krank ohne Lohnfortzahlung, Erziehungszeit
Ein Tag krank ohne Lohnfortzahlung = dem Wochentag entsprechende Stundenzahl wird von der SOLL-Arbeitszeit abgezogen.
Gleitzeit
Lediglich informativ.
Abwesenheitsdokumentation, z.B. Homeoffice
Informativ, aber keine "echte" Fehlzeit.
Die Pausenregelung mit Kernzeit gilt an Tagen mit "Abwesenheitsdokumentation".
Fehlgründe bearbeiten
Haben Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen die Einstellung getroffen Zeiterfassung auf ganzen Fehltag möglich = Nein, so gilt diese Einstellung NICHT für die Fehlgrundkategorie "Abwesenheitsdokumentation" (für alle anderen Kategorien gilt die Einstellung). Eine Abwesenheitsdokumentation blockiert nicht das Buchen von Zeiten und umgekehrt.
Die Fehlgründe der Kategorie "Abwesenheitsdokumentation" sind für alle Mitarbeiter zu sehen, unabhängig ihrer Berechtigungen. (Hintergrund: die Mitarbeiter können sehen, dass der Kollege z.B. HomeOffice macht und deshalb nicht physisch anwesend, aber dennoch z.B. telefonisch erreichbar ist.) Die Fehlgründe der Kategorie "Abwesenheitsdokumentation" können auch an Wochenenden, Feiertagen und Nicht-Arbeitstagen im Kalender eingetragen werden.
Zur "Abwesenheitsdokumentation" können andere Fehlgründe zusätzlich erfasst werden, z.B. Homeoffice ganzer Tag und Urlaub 50%.
An Nicht-Arbeitstagen/Feiertagen können keine Fehlzeiten eingetragen werden, Ausnahme: Abwesenheitsdokumentation.
Sie können für jeden Fehlgrund eine Farbe auswählen, in welcher der Fehlgrund im Kalender angezeigt wird. Bitte beachten Sie, nur ein Administrator bzw. Controller kann diese Farben und damit unterschiedlichen Fehlgründe in Auswertungen sehen.
Sie können die Kurzform des Fehlgrunds umbenennen: klicken Sie in der Übersicht der Fehlgründe auf das Stift-Symbol rechts neben der Kurzform, geben die neue Kurzform ein und speichern sie.
Sie können Fehlgründe in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.
Sie können für jeden Fehlgrund angeben, ob er "genehmigungspflichtig" ist. Fehlzeiten mit diesem Fehlgrund müssen somit von einem Administrator (ggf. Abteilungsleiter) genehmigt werden.
Optional können Sie einstellen, ob der Mitarbeiter per E-Mail über die Genehmigung bzw. Aufhebung der Genehmigung seiner Fehlzeit informiert werden soll (Default-Eistellung: Ja).
Jeder Mitarbeiter darf Fehlzeiten selbst erfassen
Damit steuern Sie, ob ein Mitarbeiter diesen Fehlgrund in seinem Fehlzeitenkalender zur Auswahl hat oder ob nur ein Administrator bzw. Abteilungsleiter diesen Fehlgrund erfassen darf. Die Erfassung dieses Fehlgrunds ist dann nur möglich über Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Administration > Kalender.
Beispiel: der Fehlgrund "Krank mit Lohnfortzahlung" soll nicht von den Mitarbeiter, sondern soll nur von Administratoren eingegeben werden können.
Wenn Sie den Haken bei dieser Option nicht setzen, haben alle Mitarbeiter, auch Administratoren und ggf. Abteilungsleiter, den entsprechenden Fehlgrund unter Fehlzeiten & Termine nicht zur Auswahl! Aber natürlich können Administratoren und ggf. Abteilungsleiter diesen Fehlgrund für sich unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Administration > Kalender auswählen und eintragen.
Zusätzlich können Sie für jeden Fehlgrund angeben, mit welcher "Fehldauer" er gebucht werden kann.
Immer aktiviert ist "Ganzer Tag", ob ein Fehlgrund auch mit "50%" bzw. mit der Angabe der "Uhrzeit" gebucht werden darf, können Sie optional für jeden Fehlgrund hinterlegen.
Sie können für jeden Fehlgrund angeben, ob die Kurzform öffentlich sichtbar sein soll, d.h. alle Mitarbeiter sehen dann jeweils in den ihnen freigegebenen Kalendern anderer Mitarbeiter sowie in der Auswertung Fehlzeitenübersicht auch den Fehlgrund des anderen Mitarbeiters.
Feiertage
Stellen Sie ein Jahr ein und klicken Sie auf Ausführen. Sie erhalten die Tabellen der in ZEP definierten Feiertagskalender für dieses Jahr. Falls die Tabellen leer sind, wurden für das betreffende Jahr noch keine Feiertage eingetragen.
Für jedes Kalenderjahr müssen Sie in ZEP die Feiertage eintragen (rechtzeitig, bevor die Mitarbeiter anfangen Urlaube und Arbeitszeiten einzutragen).
Alle Feiertagskalender aus diesem Jahr für Folgejahr fortführen
Klicken Sie auf den Button Alle Feiertagskalender aus YYYY für YYYY+1 fortführen. Es werden alle Feiertagskalender mit den jeweiligen Feiertagen des entsprechenden Jahres im Folgejahr fortgeführt.
Unter Administration > System >Tasks gibt es die Task Alle Feiertagskalender für das Folgejahr fortführen, die dieselbe Aktion auslöst wie der Button Alle Feiertagskalender aus YYYY für YYYY+1.
Sie können die Task einplanen (sie plant sich nicht von alleine ein). Die Ausführung ist jedes Jahr am 1. Januar um 12 Uhr mittags. Sie legt immer die Feiertage für das Folgejahr an. Also z.B. wird sie am 01.01.2025 die Feiertage für 2026 anlegen.
Wenn die Meldung kommt: "0 Feiertage angelegt" dann liegt es entweder daran, dass auch das Ursprungsjahr keine Feiertage hatte oder daran, dass bereits alle Feiertage für das Ziel-Jahr angelegt waren (es also jemand wahrscheinlich bereits manuell gemacht hat).
Feiertagskalender & Feiertage anlegen
Erstellen von Feiertagskalendern
Wenn Sie Mitarbeiter an verschiedenen Standorten (z.B. in unterschiedlichen Bundesländern haben), können Sie für diese jeweils eigene Feiertagskalender definieren. Klicken Sie auf den Button + Neuen Feiertagskalender anlegen und tragen Sie einen Namen, ggf. eine Beschreibung, ein und speichern Sie.
Erstmaliges Eintragen von Feiertagen
Wenn Sie nach dem Anlegen eines Feiertagskalenders auf den Button Feiertage für [Kalendername] Feiertage für [Jahr] berechnen klicken, können Sie angeben, für welches Land (Deutschland, Österreich oder Schweiz) und für welche Region (Bundesland, Kanton) die Feiertage berechnet werden sollen.
Anschließend können Sie bei Bedarf die Liste der Feiertage bearbeiten, indem Sie fehlende Feiertage ergänzen (Neuen Feiertag eintragen für [Kalendername]) und ungültige wieder löschen (Papierkorb-Symbol). Das kann erforderlich sein, wenn es weitere regional gültige Feiertage gibt oder bei Feiertagen nach Kollektivvertrag.
Wenn Sie bereits Feiertage in der Tabelle stehen haben und das Berechnen von Feiertagen erneut aufrufen, werden nur fehlende Feiertage ergänzt, aber keine Feiertage gelöscht.
Wenn ZEP feststellt, dass an einem zu generierenden Feiertag bereits Fehlzeiten (z.B. Urlaub) eingetragen sind, dann wird die Berechnung der Feiertage mit einer entsprechenden Fehlermeldung zurückgewiesen. Über Auswertungen > Mitarbeiter > Fehlzeitenübersicht können Sie ermitteln, welche Mitarbeiter Fehlzeiten eingetragen haben. Löschen Sie diese Fehlzeiten und starten Sie die Berechnung der Feiertage erneut.
Sie können optional angeben, ob Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausgewiesen und auf das Überstundenkonto addiert werden sollen (unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen). Diese Zeitzuschläge werden ab dem Datum der Einführung des Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmoduls bzw. ab dem letzten ausgeführten Monatsabschluss berechnet.
Sie können für jeden Feiertag die Wertigkeit und den Zuschlag in Prozent (Voreinstellung "0") ändern. Diese Angaben werden in die Feiertagsberechnung für folgende Jahre übernommen.
Beim Eintragen eines zusätzlichen Feiertags können Sie
ein festes Datum angeben, z.B. 4. Juli für den amerikanischen Unabhängigkeitstag oder 31.12. für Silvester
einen beweglichen Feiertag auswählen, d.h. einen Feiertag, der jedes Jahr auf ein anderes Datum fällt, z.B. Ostermontag, Aschermittwoch, etc..
Beim Kopieren von Feiertagen von einem Jahr auf das nächste Jahr werden die beweglichen Feiertage auf das korrekte Datum im Neuen Jahr übertragen.
Die Wertigkeit eines Feiertags bestimmt die Soll-Arbeitszeit an diesem Tag
Ganzer Feiertag: die Soll-Arbeitszeit ist 0.
Halber Feiertag: die Soll-Arbeitszeit eines Mitarbeiters ist die Hälfte seiner Regelarbeitszeit, die er an diesem Wochentag hätte.
Max. Std.: Manche Feiertage, z.B. in der Schweiz, sehen vor, dass ein Mitarbeiter an diesem Tag z.B. maximal 6 Stunden arbeiten muss. Wenn Sie „Max. Std.“ ankreuzen, tragen Sie diese Maximalzahl ein. Die Soll-Arbeitszeit eines Mitarbeiters an diesem Tag beträgt dann diese Zahl, jedoch maximal die Regelarbeitszeit des Mitarbeiters an diesem Wochentag.
Feiertagszuschlag
Wenn am Feiertag gearbeitet wurde, dann gilt der Zuschlag auch am Folgetag bis xx:xx Uhr.
Als Feiertagsarbeit gilt die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 24 Uhr des jeweiligen Feiertags. Auch die Arbeit am Folgetag von 0 Uhr bis x Uhr gilt als Feiertagsarbeit, wenn der Dienst am Feiertag begonnen wurde.
Vergessen Sie nicht, die erstellten Feiertagskalender den entsprechenden Mitarbeitern unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Regelarbeitszeit zuzuordnen, sofern Sie nicht den bereits hinterlegten Standard-Feiertagskalender verwenden wollen.
Feiertag-Ausnahmen
Die Feiertage in der Tabelle "STANDARD Feiertagskalender" gelten zunächst für alle Mitarbeiter. Über die Feiertags-Ausnahmen können Sie festlegen, dass für einen oder mehrere Mitarbeiter
ein bestimmtes Datum doch nicht als Feiertag gelten soll (auch wenn er im Standard ein Feiertag ist)
oder ein bestimmtes Datum als halber Feiertag gelten soll (auch wenn er im Standard kein Feiertag oder ein ganzer Feiertag ist)
oder ein bestimmtes Datum als ganzer Feiertag gelten soll (auch wenn er im Standard kein Feiertag oder ein halber Feiertag ist).
Solche Ausnahmen ergeben je Mitarbeiter und Datum jeweils eine Zeile in der Tabelle Feiertags-Ausnahmen.
Beim Anlegen der Ausnahmen können Sie aber Zeit sparen, indem Sie eine Ausnahme für mehrere Mitarbeiter auf einmal speichern, z.B. für mehrere oder alle Mitarbeiter einer Abteilung:
Wenn Sie „Neue Feiertag-Ausnahme eintragen“ klicken, können Sie in dem Popup-Fenster die entsprechende Abteilung (mit Modul Standorte & Abteilungen) einstellen und einen, mehrere oder alle Mitarbeiter der Liste selektieren. Dadurch erfassen Sie gleich mehrere Ausnahme-Zeilen auf einmal.
Außerdem stehen Ihnen einige Aktionen zum Bearbeiten der Feiertags-Ausnahmen zur Verfügung:
Wenn Sie für einen Mitarbeiter alle Ausnahmen angelegt haben und die gleichen Ausnahmen auch für einen oder mehrere andere Mitarbeiter gelten sollen: Kreuzen Sie die Ausnahme-Zeilen des Mitarbeiters an und selektieren Sie die Aktion "Markierte Feiertag-Ausnahmen für andere Mitarbeiter übernehmen", wählen Sie die Mitarbeiter, auf die die Ausnahmen übertragen werden sollen, z.B. alle Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung, und Aktion ausführen.
Wenn Sie die Feiertag-Ausnahmen eines Kalenderjahres in ein anderes Jahr übernehmen möchten, benutzen Sie die Aktion Markierte Feiertag-Ausnahmen in anderes Jahr übernehmen. Damit werden nicht nur die Feiertag-Ausnahmen mit festem Datum (z.B. Neujahr, Weihnachten), sondern auch die beweglichen Feiertage (z.B. Ostern, Pfingsten) auf das korrekte Datum im Neuen Jahr übertragen.
Feiertagsausnahmen übersichtlicher und mit neuen Aktionen
Die Tabelle der Feiertagsausnahmen ist (mit Modul Standorte & Abteilungen) nach Abteilungen gruppiert. Die Gruppierung und Sortierung der Abteilungen (nach Abteilungskurzform) bleibt erhalten, auch wenn Sie nach MA oder Wertigkeit, etc. sortieren. Die Sortierung nach Datum und MA kommt bei den anderen Sortierungen immer nachrangig dazu (Bsp: wenn nach Wertigkeit sortiert, dann ist innerhalb gleicher Wertigkeit nach Datum und innerhalb gleichem Datum nach MA sortiert).
Mailvorlagen
ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Mailvorlagen können Sie den standardisierten Text für die Fehlzeiten-Mailvorlagen, Fehlzeitenantrag-Mailvorlagen und die Überstunden-Mailvorlagen anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu versenden
Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden. Klicken Sie in der Spalte Testversand (an eigene E-Mail-Adresse) auf deutsch/englisch/französisch, erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.
Spezielle Zeiten
Die Eingabemöglichkeit zu speziellen Zeiten finden Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Spezielle Zeiten.
Spezielle interne Zeiten sind frei definierbare Zeitabschnitte, die in der Monatsendeauswertung (Auswertungen > Mitarbeiter > Überstunden & Fehlzeiten > Monatsendeauswertung, sowie Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Überstunden & Fehlzeiten > Monatsendeauswertung) berücksichtigt und angezeigt werden.
Die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter, die in diesen "Speziellen Zeiten" anfallen, werden entsprechend in der Monatsendeauswertung aufgeführt.
Mit Einstellung "Nein" bei Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren (unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellung):
Geben Sie eine Bezeichnung für die spezielle Zeit an (z.B.: Samstag, Sonntag, Nachtzeit,...)
Wählen Sie den Tag aus, an dem diese spezielle Zeit anfällt.
Geben Sie den Zeitraum (innerhalb des ausgewählten Tags) an, für den die speziellen Zeiten gelten.
Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Speichern".
Wenn Sie z.B. eine spezielle Zeit von 23:00 bis 6:00 des folgenden Tages definieren möchten, müssen Sie dies in zwei Schritten machen:
Bezeichnung: "Nachtzeit", Mo-Fr und Feiertag, 23:00 - 24:00 Uhr, Speichern
Bezeichnung ebenfalls: "Nachtzeit", Mo-Fr und Feiertag, 0:00 - 6:00 Uhr, Speichern
In der Monatsendeauswertung wird dann eine Spalte "Nachtzeit" angezeigt und beinhaltet Arbeitszeiten, die zwischen 23:00 Uhr des einen und 6:00 Uhr des folgenden Tags angefallen sind.
Mit Einstellung "Ja" bei Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren (unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellung):
können Sie für jeden Eintrag ein Feld Zuschlag in Prozent erfassen.
können Sie eine spezielle Zeit an Feiertagen (Bsp. "Nachtzeit", s.o.) definieren, die zu dem Feiertagszuschlag (unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Feiertage) addiert wird.
Bsp.: Feiertags von 0:00 - 6:00 Uhr 50% (Nachtzeit).
Wird nun an einem Feiertag mit Zuschlag 100% in der Zeit zwischen 0.00 Uhr und 6.00 Uhr eine Zeit erfasst, wird zusätzlich zum Zuschlag von 100% auch der Zuschlag von 50% berücksichtigt (150% Zuschlag).
In der Monatsendeauswertung eines Mitarbeiters werden in der Monatsübersicht für Feiertage und jede spezielle Zeit jeweils eine Spalte Zeitzuschlag angezeigt und zusätzlich eine Spalte für die Summe der Zuschläge.
In der Monatsendeauswertung werden in der Tabelle Jahresübersicht zusätzlich die Spalte Stundenzuschläge angezeigt.
In der Auswertung Überstunden, Urlaubstage werden die Stundenzuschläge in einer zusätzlichen Spalte angezeigt.
Zeitzuschläge werden ab dem Datum der Einführung des Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmoduls bzw. letzten ausgeführten Monatsabschluss und in Abhängigkeit der Gültigkeit der Liste von Speziellen Zeiten berechnet!
Neue Liste von speziellen Zeiten anlegen
Sie geben an, ab welchem Datum die Liste von speziellen Zeiten gültig ist.
Immer wenn Sie ab einem bestimmten Datum eine neue Liste für spezielle Zeiten für Ihr Unternehmen festlegen, geben Sie dies auch in ZEP als neue Liste von speziellen Zeiten mit neuem Gültigkeitsbeginn ein.
Urlaubsanspruch der Mitarbeiter
Um den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter einzutragen, gehen Sie zu Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Allgemein > Beschäftigungszeiträume.
Grundsätzlich bilden Sie in ZEP die Vereinbarungen über die Arbeitszeiten (Regelarbeitszeit) und die Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiter so ab, wie es in den entsprechenden Arbeitsverträgen festgelegt ist.
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Urlaubsanspruch einzutragen: Urlaubsanspruch in diesem Zeitraum oder Urlaubsanspruch pro Jahr.
Urlaubsanspruch in diesem Zeitraum
Sinnvoll, wenn der Beschäftigungszeitraum durch ein Austrittsdatum befristet ist und dieser Zeitraum weniger als ein Jahr umfasst.
Sie können können beliebig Beschäftigungszeiträume mit einem jeweiligen Urlaub in diesem Zeitraum anlegen.
Urlaubsanspruch pro Jahr
Vertraglich geregelte Urlaubstage pro Jahr.
Wenn der Zeitraum keine ganzen Jahre enthält, also mitten im Jahr beginnt oder mitten im Jahr endet, berechnet ZEP den Jahresurlaub umgerechnet auf die Monate des Beschäftigungszeitraums.
Beispiel Urlaubsanspruch pro Jahr
Ein Mitarbeiter hat einen Beschäftigungsbegin zum 01.8.2023 und einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Jahr. ZEP berechnet jetzt anteilig für die Monate August - Dezember (bzw. bis zu dem Monat, der lt. Einstellung in Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen das Geschäftsjahr beendet).
30:12x5 -> 12,5 Urlaubstage für das Jahr 2023.
Meistens ist der Beschäftigungszeitraum ab einem Monatsersten bis zu einem Monatsletzten. Ist dies nicht der Fall (z.B. Eintritt zum 15. eines Monats), rechnet ZEP trotzdem für jeden angefangenen Monat den ganzen Monatsanspruch.
Wenn Sie hier einen anderen Urlaubsanspruch eingeben wollen, geben Sie beim Beschäftigungszeitraum auch ein Austrittsdatum, z.B. 15.08.2023 - 31.12.2023, an und dann einen Urlaubsanspruch von 11,25 in diesem Zeitraum. Definieren Sie dann einen weiteren Beschäftigungszeitraum 01.01.2024 - bis unbefristet und einem Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Jahr.
Wenn Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen (Reiter "Allgemein") angegeben haben, dass der Urlaubsanspruch immer zu einem bestimmten Datum zugeordnet wird, können Sie das Datum taggenau festlegen.
Urlaubstage und Fehltage
Diese Einstellung ist in erster Linie relevant bei Teilzeitkräften:
entsprechen Kalendertagen
wenn der Arbeitsvertrag eines Teilzeitmitarbeiters gleich viel Arbeitstage wie beim Vollzeitmitarbeiter vorsieht und Sie deshalb einen durchschnittlichen Wert pro Tag als Regelarbeitszeit eintragen. Fehltage entsprechen Kalendertagen. Jeder ganze Fehltag hat den gleichen Wert. Jeder ganze Urlaubstag bedeutet einen Tag Abzug vom Urlaubskontingent.
umrechnen gemäß Regelarbeitszeit / Vollzeit
wenn der Arbeitsvertrag so ist, dass die Anzahl der Urlaubstage in Abh. von der Teilzeitbeschäftigung berechnet wurden. Fehltage entsprechen Vollzeitarbeitstagen. Jeder ganze Fehltag ist in Stunden nur so viel Wert wie die Regelarbeitszeit des betreffenden Wochentags. Wenn der Mitarbeiter einen ganzen Tag Urlaub nimmt, entspricht das der Regelarbeitszeit des betreffenden Wochentags in Stunden, umgerechnet in Vollzeitarbeitstage. Beispiel bei Vollzeitarbeitstag 8 Stunden: Wenn der Mitarbeiter Freitags nur 4 Stunden Regelarbeitszeit hat und den ganzen Freitag Urlaub haben will, wird nur ein halber Tag Urlaub von seinem Urlaubskontingent abgezogen.
Bei Vollzeitmitarbeitern, die täglich die gleiche Regelarbeitszeit haben, macht diese Einstellung keinen Unterschied.
Wenn Vollzeitmitarbeiter unterschiedlich viele Stunden Regelarbeitszeit an den verschiedenen Wochentagen haben, und wenn für die kürzeren Tage weniger Urlaub eingesetzt werden soll, als für die längeren Arbeitstage, können Sie die Einstellung rechnen gemäß Regelarbeitszeit/Vollzeit auch für Vollzeitmitarbeiter in Betracht ziehen.
Wenn sich diese Einstellung bei einem Mitarbeiter ändert, wenn also ein Urlaubstag auf einmal mehr oder weniger Wert ist, weil der Arbeitsvertrag sich geändert hat, wird ZEP die Urlaubsansprüche / Resturlaube NICHT automatisch umrechnen. Man muss die Änderung mit dem Mitarbeiter vereinbaren, die neuen Urlaubsansprüche eintragen und ggf. manuell einen Abgleich eintragen.
Für (freie) Mitarbeiter mit Regelarbeitszeit 0 ist nur die Einstellung entsprechen Kalendertag geeignet. Und umgekehrt.
Monatsabschluss
Den Monatsabschluss finden Sie unter Administration > System > Monatsabschluss.
Wenn Sie ZEP oder das Modul Abwesenheiten & Überstunden neu eingeführt haben und noch nie einen Monatsabschluss durchgeführt haben:
Geben Sie in den ZEP-Einstellungen (Administration > Überstunden > Fehlzeiten > Einstellungen) an, ab welchem Monat Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden einführen wollen.
Ab diesem Monat müssen die Mitarbeiter alle Ihre Arbeitszeiten vollständig erfassen, sonst werden Fehlzeiten berechnet.
Beispiel:
Wenn Sie im Januar eines Jahres zum Test nur ein paar wenige Zeiten erfasst haben, aber erst ab Februar ZEP richtig einsetzen, geben Sie den Februar des Jahres als Einführungszeitpunkt des Urlaubsmoduls an.
Geben Sie für jeden einzelnen Mitarbeiter in den Beschäftigungszeiträumen den Urlaubsanspruch für das aktuelle Jahr an (aktuell bedeutet in diesem Fall ab Einführung des Zusatzmoduls, ggf. müssen Sie einen neuen Beschäftigungszeitraum anlegen).
Wenn Sie das Modul Standorte & Abteilungen einsetzen, können Sie eine Abteilung als Filterkriterium auswählen. Zusätzlich können Sie nach der Mitarbeiterkategorie filtern (sofern Mitarbeiterkategorien unter Administration > Mitarbeiter > Kategorien angelegt sind). Sie können alle, einzelne, mehrere oder "-ohne-" Kategorie auswählen, die Ergebnistabelle zeigt dann nur die Mitarbeiter mit ihren Monatsdaten an, die zu dem eingestellten Filter passen.
Anzeige Details fakt./nicht fakt. Verteilung
Je Mitarbeiter und Tag werden die fakturierbar gebuchten Zeiten grün, die nicht fakturierbaren Zeiten blau dargestellt. Wenn Sie auf einen Tag klicken, werden Ihnen zusätzlich in einem Popup-Fenster alle Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters an diesem Tages angezeigt. Wenn Sie in dem Popup-Fenster auf den Mitarbeiternamen klicken, gelangen Sie direkt in die Projektzeiterfassung dieses Mitarbeiters und können hier ggf. Korrekturen vornehmen.
Arbeitszeitenübersicht [Monat Jahr]
Hier sehen Sie, ob Ihre Mitarbeiter ZEP nutzen, oder ob jemand vergessen hat, seine Zeiten zu buchen.
Wenn Sie auf einen Tag klicken, werden Ihnen zusätzlich in einem Popup-Fenster alle Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters an diesem Tage angezeigt. Wenn Sie in dem Popup-Fenster auf den Mitarbeiternamen klicken, gelangen Sie direkt in die Projektzeiterfassung des Mitarbeiters und können hier Korrekturen vornehmen.
Für den ausgewählten Monat werden alle Mitarbeiter mit ihren gearbeiteten Stunden pro Tag in einer Tabelle angezeigt.
Es werden die "Netto-Zeiten" angezeigt. D.h. wenn eine Pausenregelung angewendet wird und diese einen automatischen Abzug bei nicht eingehaltener Pause bzw. bei Überschreitung der Maximalarbeitszeit beinhaltet, werden diese Abzüge von der erfassten Zeit abgezogen.
Zeitzuschläge (wenn unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen eingestellt ist Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren = Ja) werden hier an dieser Stelle nicht beachtet und nicht angezeigt.
Ein rotes Ausrufezeichen neben dem Mitarbeiternamen bedeutet, dass hier eine Stunden-Obergrenze für den Monat (ggf. Woche) überschritten ist (Infos dazu im Flyover).
Hat ein Mitarbeiter an einem "Fehltag" (z.B. ganzer Tag Urlaub) gearbeitet, wird als Arbeitszeit für diesen Tag die Regelarbeitszeit dieses Tages PLUS die gearbeitete Zeit angezeigt. Im Tooltipp und im Detailfenster erhalten Sie weitere Informationen dazu.
Rot markierte Felder
Zu wenig gearbeitet. Sie können angeben, dass die Tage an denen weniger als ein von Ihnen eingegebener Prozentsatz der Regelarbeitszeit gearbeitet wurde, rot angezeigt werden.
Rote Tage sind ein Hinweis darauf, dass der Monat noch nicht vollständig erfasst und ein Monatsabschluss deshalb noch nicht ratsam ist. Sie können den Monat aber trotzdem abzuschließen.
Grau markierte Felder
Samstage, Sonn- und Feiertage(sowie ggf. auch andere Tage, an denen der Mitarbeiter die Regelarbeitszeit 0 hat) sind jeweils grau unterlegt. Wurden an einem solchen Tag Zeiten erfasst, werden diese mit roter Schrift angezeigt.
Gelb markierte Felder
Mit Pausenregelung: Tage an denen die Pausenregelung nicht eingehalten wurde, sind gelb markiert und es wird ein entsprechender Text beim Mouseover angezeigt.
Haben Sie in der Pausenregelung einen automatischen Abzug bei nicht eingehaltener Pausenregel, wird die Netto-Zeit fett gedruckt angezeigt. D.h. von der erfassten Zeit werden nicht eigehaltene Pausen bzw. überschrittene Maximalarbeitszeiten abgezogen.
Andere farbig markierte Felder
Tage, an denen ein Fehlgrund im Kalender eingetragen ist, werden in der Farbe des Fehlgrunds angezeigt. (Die Farbe ist definierbar unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlgründe .) Die entsprechende Legende wird über der Tabelle aufgeführt. An Tagen mit bezahlter Abwesenheit bzw. Urlaub wird die Regelarbeitszeit des Mitarbeiters angezeigt.
Spalten Soll, Ist, Urlaub
Soll: Hier werden die täglichen Sollstunden (Regelarbeitszeit) aus den Daten des Mitarbeiters ermittelt und summiert.
Ist: Arbeitszeiten + bezahlte Fehlstunden (Bezahlte Abwesenheit und Urlaub) + effektive Zuschlagsstunden (falls aktiviert) - Abzüge durch die Pausenregelung.
Urlaub: Summe der Stunden der Fehlgrundkategorie "Jahresurlaub".
Den ausgewählten Monat können Sie als CSV-Datei exportieren.
Monat abschließen, Mitarbeiter sperren
Wenn Sie den Monat eingestellt haben, der als nächstes abzuschließen wäre, haben Sie am Ende der Arbeitszeitenübersicht einen Button Monat abschließen. Beim Monatsabschluss berechnet und speichert ZEP den Saldo der Überstunden und Urlaube zum Monatsende. Diese Zahlen stehen dann für Auswertungen zur Verfügung, damit nicht jedes Mal alle Buchungen aller vergangenen Jahre und Jahrzehnte erneut durchgegangen werden müssen.
Automatisch mit dem Monatsabschluss werden auch die Mitarbeitersperren für diesen Monat ausgeführt.
Sie können alle angezeigten Mitarbeiter der entsprechenden Kategorie für den Monat sperren.
Wenn Sie den Monat abschließen, gilt das immer für alle Mitarbeiter (auch für die Mitarbeiter, die wegen der Filterauswahl nicht angezeigt werden).
Wird der letzte Monat des Geschäftsjahres abgeschlossen, erhalten die Mitarbeiter ihren Jahresurlaubsanspruch, wenn Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen zum Urlaubsjahr folgendes eingeben: Jahresurlaubsanspruch immer zu Beginn eines Geschäftsjahres.
Sie sollten einen Monat immer dann abschließen, wenn der folgende Punkt zutrifft:
Sie haben den betreffenden Monat geprüft und Sie möchten, dass keine Änderungen mehr an Projektzeiten, Belegen, Fehlzeiten, Regelarbeitszeiten und bei den Beschäftigungszeiträumen durchgeführt werden.
Schließen Sie den Monat noch nicht ab, wenn Sie noch mit Änderungen und Ergänzungen bei Projektzeiten, Belegen, Fehlzeiten, Regelarbeitszeiten und bei den Beschäftigungszeiträumen rechnen. Nach dem Monatsabschluss können für den betreffenden Monat keine Projektzeiten, Fehlzeiten, Belege, Regelarbeitszeiten und Beschäftigungszeiträume mehr gebucht bzw. geändert werden.
Mitarbeiter sperren (ohne Monatsabschluss)
Wenn Sie vor Durchführung des Monatsabschlusses bereits Mitarbeiter sperren möchten, können Sie hinter den Namen der entsprechenden Mitarbeiter auf auf das Schloss-Symbol klicken und den folgenden Dialog mit Ja bestätigen. Die Auswirkungen einer Mitarbeitersperre sind analog zum Monatsabschluss: für den entsprechenden Mitarbeiter können keine Änderungen vorgenommen werden, auch nicht vom Administrator (Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten in dem Monat erfassen, ändern bzw. löschen.)
Monatsabschluss aufheben
Wenn Sie in einem bereits abgeschlossenen Monat etwas ändern wollen oder müssen, dann können Sie den Monatsabschluss aufheben.
Klicken Sie auf Monatsabschluss aufheben, dann ist der Monatsabschluss aufgehoben, aber alle Mitarbeiter sind weiterhin gesperrt. Sie können nun ganz gezielt für einen bestimmten Mitarbeiter diese Sperre aufheben:
Klicken Sie in der Zeile des Mitarbeiters auf das farbig hinterlegte "Sperr-Symbol" und beantworten Sie den Dialog, ob Sie den Mitarbeiter für "Jahr.Monat" entsperren möchten mit Ja.
Sie können nun für diesen Mitarbeiter im entsperrten Zeitraum Änderungen in ZEP vornehmen.
Danach sperren Sie den Mitarbeiter wieder.
Ob der Mitarbeiter bei allen Änderungen bzgl. der Sperre jeweils per E-Mail über diese Änderungen informiert wird, können Sie unter Administration > Einstellungen > Mitarbeiter angeben (Mail-Vorlage "Gesperrt" bzw. "Entsperrt" unter Administration > Mitarbeiter > Mailvorlagen).
Sie können aber auch alle Mitarbeiter auf einmal für einen bestimmten Monat entsperren: Klicken Sie auf Alle Mitarbeiter für Monat Jahr entsperren, dann werden alle Mitarbeiter entsperrt (zu sehen am grau hinterlegten Sperr-Symbol entsperrt) .
Danach können Sie Änderungen vornehmen und dann erneut den Monat abschließen.
Monatsabschlüsse können nur in der zeitlich richtigen Reihenfolge gemacht bzw. aufgehoben werden: Wenn Sie z.B. den September, Oktober und November bereits abgeschlossen haben und nun den Oktober aufheben wollen, um Änderungen vorzunehmen, muss zuerst der November aufgehoben werden. Dann erst kann der Oktober-Monatsabschluss aufgehoben werden. Abgeschlossen werden muss dementsprechend erst der Oktober dann der November.
Einbindung des ZEP iCal Kalenders
Im Folgenden finden Sie eine Liste der Anleitungen zur iCal Einbindung gängiger Dienste. Sollten Sie nicht das gesuchte finden, informieren Sie sich bitte bei dem Provider Ihres genutzten Systems. In der Regel finden Sie über eine einfache Online-Suche eine Anleitung zur Einbindung von iCal Links.
Outlook 2003
Das Importieren von iCal-Kalendern funktioniert in Microsoft Outlook 2003 nicht von Haus aus. Sie können sich jedoch eine Erweiterung installieren über die ein Import von Internet-Kalendern möglich ist.
Bitte gehen Sie anhand der folgenden Anleitung vor:
Installation der Outlook-Erweiterung "RemoteCalendar"
Überprüfen Sie zunächst ob Sie .Net Framework 2.0 auf Ihrem Rechner installiert haben. Sofern dies nicht der Fall ist laden Sie es sich bitte von der Microsoft-Webseite herunter und installieren es dann auf Ihrem Rechner.
Laden Sie sich die aktuellste Version der kostenlosen Outlook-Erweiterung RemoteCalendar herunter (Remote Calendar Msi): http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=144247
Entpacken Sie das Installationspaket von RemoteCalendar.
Wechseln Sie in den Unterordner Prerequisites und führen Sie die Datei O2003PIA.exe, geben Sie ein temporäres Verzeichnis an und starten Sie nach dem Entpacken die .msi Datei im temporären Verzeichnis. Weiterhin führen Sie vstor.exe mit einem Doppelklick aus.
Doppelklicken Sie anschließend auf die Datei setup.exe im Hauptverzeichnis der entpackten Dateien um den RemoteCalendar zu installieren.
Starten Sie nach Abschluss der Installation Outlook und wählen Sie dann für Remote Calendar die Zeitzone aus, in der Sie sich befinden und aktivieren Sie automatische Updates z.B. alle 30 Minuten.
In Ihrem Outlook finden Sie jetzt eine neue Symbolleiste vor, über die Sie per „+“ Kalender abonnieren können.
Verwenden Sie den in ZEP angezeigten Link http(s)://.... für den neuen Fehlzeitenkalender.
Outlook 2007
Outlook 2007 kann nur Kalender einbinden, die nicht per Kennwort geschützt sind, daher erzeugen Sie in ZEP den Link bitte ohne Kennwortschutz durch deaktivieren der entsprechenden Checkbox!
Wählen Sie in Outlook Extras -> Kontoeinstellungen den Reiter Internetkalender.
Fügen Sie hier über „Neu …“ einen neuen Kalender hinzu und verwenden Sie die aus ZEP kopierte URL http(s)://....
Anschließend blenden Sie den Kalender zusätzlich über die linke Navigationsleiste in Outlook ein.
Outlook 2010
Outlook 2010 kann nur Kalender einbinden, die nicht per Kennwort geschützt sind, daher erzeugen Sie in ZEP den Link bitte ohne Kennwortschutz durch deaktivieren der entsprechenden Checkbox!
Wählen Sie in Outlook Start -> Kontoeinstellungen den Reiter Internetkalender.
Fügen Sie hier über „Neu …“ einen neuen Kalender hinzu und verwenden Sie die aus ZEP kopierte URL http(s)://....
Anschließend blenden Sie den Kalender zusätzlich über die linke Navigationsleiste in Outlook ein.
Modzilla Thunderbird mit Lightning
Installieren Sie die Thunderbird Erweiterung Lightning, um Kalenderfunktionalität zu nutzen.
Erstellen Sie einen neuen Kalender über Datei -> Neu -> Kalender und wählen „im Netzwerk“.
Als Format wählen Sie iCalendar und geben die in ZEP angezeigte Adresse http(s)://…. ein.
Falls Sie den Link mit Kennwortprüfung erstellt haben, geben Sie Ihre ZEP Zugangsdaten jetzt für den Kalender ein.
Apple iPhone
Damit Sie den Link aus ZEP nicht abtippen müssen, senden Sie sich diesen einfach per Email auf Ihr iPhone. Dort kopieren Sie den Link ins Clipboard.
Erstellen Sie einen neuen Kalender unter Einstellungen -> Mail, Kontakte, Kalender -> Account hinzufügen -> Andere-> Kalenderabo hinzufügen
Fügen Sie als Server den kopierten Link aus ZEP http(s)://… ein.
Falls Sie den Link mit Kennwortprüfung erstellt haben, geben Sie Ihre ZEP Zugangsdaten jetzt für den Kalender ein.
Den Kalender können Sie nun in der iPhone Kalender App über den Button „Kalender“ ein- und ausblenden.