Wenn Sie auch Ihre Reisedaten erfassen und abrechnen möchten, können Sie ZEP Compact um das Modul "Reisekostenabrechnung" erweitern. (Eine Nutzung der Reisekostenabrechnung ist nur möglich, wenn auch das Modul "Umsätze & Kosten" aktiviert ist.) In ZEP Professional ist die Reisekostenabrechnung inklusive.

Mit der "Reisekostenabrechnung" können Sie folgende zusätzliche Funktionen nutzen:

Folgende Mitarbeiterauswertungen stehen Ihnen zusätzlich zur Verfügung

Folgende Projektauswertungen stehen Ihnen zusätzlich zur Verfügung

Projektverwaltung

Administration und Einstellungen

In der Administration haben Sie die Kachel Reisen mit den Einstellungen zu

Zusätzlich müssen Sie für die Weiterberechnung von Reisen auch beim Projekt und beim Kunden zusätzliche Einstellungen vornehmen.

Berechnungsverfahren

Sie haben die Wahl:

​keine Berechnung:
Es werden keine Verpflegungsmehraufwendungen berechnet.

​Deutschland:
Geben Sie jeweils eine Pauschale an für eine Abwesenheit von mehr als 8 bzw. mindestens 24 Stunden. Wenn Sie an einem Tag auch das Frühstück bzw. Mittag- oder Abendessen bezahlt bekommen haben, sieht die steuerliche Regelung einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vor. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben. Die Pauschalen je Ort geben Sie unter Administration > Reisen > Orte an, ebenso den prozentualen Abzug für bezahlte Mahlzeiten.

Weiterführende Informationen zu den gesetzlichen Bestimmungen:
Details zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen finden Sie in den Dokumenten des Bundesfinanzministeriums.

​Österreich Kalendertag-Regelung (Für die Berechnung des Tagesgelds wird jeweils ein Kalendertag zu Grunde gelegt)

bzw.

​Österreich 24-Stunden-Regelung (Für die Berechnung des Tagesgelds wird ab "Reisebeginn" in 24-Stunden Intervallen gerechnet.)

Unter "Reisekosten-Tagesgeld" geben Sie das für den Ort gültige pauschale Tagesgeld an. Außerdem haben Sie für jeden Ort die Wahl zwischen Zwölftelregelung und Drittelregelung:

Weitere Infos zu Verpflegungsmehraufwendungen in ZEP

Wo sehe ich die berechneten Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen werden bei der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ausgewiesen und werden als interne Projektkosten in den Ertragsauswertungen berücksichtigt.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Verpflegungsmehraufwendungen in einem Projekt weiter zu verrechnen. Das können Sie je Projekt einstellen.

Der ermittelte Betrag wird dann in der Projektabrechnung und in den Ertragsauswertungen berücksichtigt.

​

Wann entstehen Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen entstehen, wenn ein Mitarbeiter Projektzeiten an einem Arbeitsort, der nicht der "erste Tätigkeitsstätte"-Arbeitsort ist, bucht. ZEP ermittelt die Zeit, die der Mitarbeiter unterwegs war, inkl. Pausen.

Am besten geht das, wenn der Mitarbeiter jede Reise mit einer "hin"-Buchung beginnt und mit einer "rück"-Buchung abschließt. (Wenn Sie die Anweisung haben, dass die eigentliche Reisezeit keine Arbeitszeit ist, kann die hin- und Rückreise auch nur zu einem Zeitpunkt, also mit der Dauer "0" gebucht werden, so dass damit lediglich der Beginn und das Ende der Reise eindeutig gesetzt sind)

​

Woher kommen die Zahlen für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen?

In den "Stammdaten Orte" werden die landesspezifischen Parameter je Ort angegeben.

Zu einer Abwesenheit eines Mitarbeiters pro Kalendertag werden die Verpflegungsmehraufwendungen aus der Dauer der Abwesenheit und den Parametern des Arbeitsortes ermittelt.

Wochenenden und andere Spezialfälle

Wochenende

Unter folgenden Voraussetzungen werden für nicht bebuchte Zwischentage (z.B. Samstag und Sonntag) Verpflegungsmehraufwendungen berechnet:

wenn Sie die Österreich 24-Stunden-Regelung eingestellt haben, müssen Sie für Samstag und Sonntag jeweils eine weiter-Reisezeit mit der Dauer "0" erfassen, sonst werden die Wochenenden nicht in der Berechnung berücksichtigt.

Fall: Verpflegungsmehraufwand für Wochenende abrechnen

Damit wird in ZEP berücksichtigt, dass ein Mitarbeiter steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen erhalten kann, wenn er über das Wochenende an seinem auswärtigen Arbeitsort bleibt, auch wenn er an den Wochenend-Tagen nicht gearbeitet hat.

Wenn die Freitags- und Montags-Arbeit auf ein Projekt gebucht ist, das laut Projektplanung die Verpflegungsmehraufwendungen an den Kunden weiterverrechnet, dann werden selbstverständlich auch diese Wochenend-Verpflegungsmehraufwendungen in der Projektabrechnung berücksichtigt.

​Fall: Wochenende ohne Verpflegungsmehraufwand abrechnen

Um zu verhindern, dass für das Wochenende Verpflegungsmehraufwendungen angerechnet werden, buchen Sie am Freitag eine Rückreise. (Beispiel: ein Mitarbeiter könnte übers Wochenende auch wieder zurückreisen, möchte aber das Wochenende privat an dem auswärtigem Arbeitsort bleiben, dementsprechend soll er für diese Zeit auch keine Verpflegungsmehraufwendungen erhalten, dann bucht er am Freitag eine "Rückreise" mit der Zeit "0" und am Montag dann wieder eine "Hinreise" mit der Zeit "0". Für dieses Wochenende werden dem Mitarbeiter dann auch keine Verpflegungsmehraufwendungen angerechnet.)

​

Fall: Reise über mehrere Orte

Wenn eine Reise über mehrere Orte führte, ist der zuletzt besuchte Ort eines Kalendertages für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen entscheidend. Ausnahme: Wenn Sie am gleichen Tag sowohl Auslands- als auch Inlands-Orte besucht haben, ist der letzte Auslandsort entscheidend. ZEP erkennt Inlandsorte daran, dass das Wort "Inland" in der Ortsbezeichnung steht.

​Fall: zwei getrennte Reisen an einem Kalendertag

Auch bei zwei Reisen am gleichen Tag müssen die Abwesenheitszeiten in Summe für diesen Kalendertag betrachtet werden. Auch hier gilt der zuletzt besuchte Ort, ggf. der zuletzt besuchte Auslandsort.

​

Fall: Reisen über Mitternacht

Sie erfassen immer bezogen auf den Kalendertag, d.h. eine Reise über Mitternacht hinweg wird in zwei Teilen eingegeben. Beim ersten Teil „bis 24 Uhr“ muss der bis dahin erreichte Ort angegeben werden (egal ob Flug oder Bahn oder Auto). Beim zweiten Teil (Folgetag ab 0 Uhr) wird der Zielort angegeben.

Achten Sie darauf, dass die Reise insgesamt mit genau einer Hinreise beginnt und genau einer Rückreise endet. Die Reisezeiten dazwischen müssen Weiterreisen sein.

​

Mitternachtsregel:

Die Mitternachtsregel bedeutet, dass die Abwesenheiten von 2 Kalendertagen zusammengezogen werden dürfen, um ggf. Verpflegungsmehraufwendungen zu erhalten. Dieses darf jedoch nur dann erfolgen, wenn es keine Übernachtung gab.

Die Mitternachtsregel wird angewendet, wenn

und

Fristprüfung für steuerfreien Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen

Pfad: Administration > Reisen > Einstellungen

Stellen Sie hier ein, ob sich die Fristprüfung für den steuerfreien Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen auf das selbe Projekt oder auf den selben Kunden beziehen soll.

​

Fristprüfung für steuerfreien Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen:

Wenn das, abzüglich Fehlzeiten, mehr als 3 Monate sind und es keine 4-wöchige Unterbrechung gegeben hat wird in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ein entsprechender Hinweis ausgeben.

Übernachtungszeit erkennen

Diese Einstellung beeinflusst die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen für den Fall, dass ein Mitarbeiter über Nacht reist.

Wenn Sie hier "Nein" angeben, wird ZEP keine Übernachtungszeit erkennen, d.h. es wird nie eine Übernachtung für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigt, da es ja lt. Definition keine gibt. Dies hat Auswirkung für An- und Abreisetage mit Unterschreitung der Mindestabwesenheit: hier berechnet ZEP demnach nie VMA.

Wenn Sie hier "Ja" angeben, wendet ZEP Ihre Definition für Übernachtungen an. Geben Sie an, in welchem zeitlichen Rahmen eine nicht bebuchte Zeitspanne liegen muss, damit ZEP eine Übernachtung erkennt.

Geben Sie die Übernachtungszeit in Stunden mindestens an. Für den zeitlichen Rahmen tragen Sie den Übernachtungszeit Beginn am Abend (muss größer als 12.00 sein) und das Übernachtungszeit Ende am Morgen (muss kleiner als 12.00 sein) ein.

​Die Übernachtungszeit in Stunden mindestens darf nicht größer sein als Beginn bis Ende. (Sie können auch "0" eintragen, dann wird immer eine Übernachtung anerkannt, auch wenn es keine "Pause" gab. Dies bedeutet für An- und Abreisetag mit Unterschreitung der Mindestabwesenheitszeit: ZEP berechnet immer VMA)

D.h. eine Übernachtung wird immer dann angenommen, wenn

eine Reise vorliegt, d.h. der Ort der Zeitbuchungen z. B. nicht die „erste Tätigkeitsstätte“ ist
​und
zwischen Ihren angegebenen Übernachtungszeit Beginn am Abend (muss größer als 12.00 sein) und der Übernachtungszeit Ende am Morgen (muss kleiner als 12.00 sein) die Übernachtungszeit in Stunden mindestens die angegebene Anzahl Stunden beträgt).

​

Wenn ein Mitarbeiter einen Tag auf verschiedene Projekte gebucht hat

Wenn im Rahmen einer Auswärtstätigkeit der Mitarbeiter Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) anfallen, können Sie in den Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen eines Projekts angegeben, ob VMA abgerechnet werden sollen.
Hier in den Einstellungen, geben Sie an, wie diese VMA an das betreffende Projekt bzw. die betreffenden Projekte weiter berechnet werden sollen. Sie können folgende zwei Optionen wählen, wenn ein Mitarbeiter einen Tag auf verschiedene Projekte gebucht hat:

die VMA des Tages auf alle Projekte anteilig verteilen

d.h. die VMA des Tages auf alle betreffenden Projekte anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen

Der Ausgangspunkt ist die Berechnung der VMA aus Mitarbeitersicht, d.h. alle Zeitbuchungen auf alle Projekte. Daraus ermittelt sich die für diesen Tag geltende Pauschale, also z.B. „mehr als 8 Stunden“ oder „mind. 24 Stunden“ (Administration > Reisen > Orte).
In einem nächsten Schritt verteilt ZEP dieses Ergebnis auf die beteiligten Projekte dieses Tages, d.h. auf die Projekte, auf die „Ort projektrelevant“ gebucht wurde.

​Das bedeutet:
​Aus interner Sicht: die externen zu verrechnenden VMA werden nach dem gleichen Schlüssel ermittelt wie die internen VMA. Im einfachsten Beispiel: Wenn alle beteiligten Projekte so eingestellt sind, dass sie grundsätzlich (für alle Zeiten, nicht nur für fakturierbare) VMA mit den "normalen“ Ortspauschalen berechnen, dann haben Sie auf den Projektabrechnungen in Summe genau den Betrag, wie der Mitarbeiter in seiner Kostenabrechnung.
Implizit werden damit ebenfalls Pausen, Übergangstage (Wochenenden) und der Abzug von Mahlzeiten anteilig auf die Projekte verteilt.
Aus Sicht der Kunden (also der Rechnungsempfänger): Die Berechnung der VMA für ein Projekt ist immer abhängig davon, ob der Mitarbeiter an dem Tag auch noch auf andere Projekte "außer Haus" gebucht hat (und bei der VMA-Tabelle ist es nicht vermeidbar, dass Uhrzeiten, Start-/Zielort, Arbeitsort eines "anderen" Projektes auf der Rechnung sichtbar werden).
Das ist für den Empfänger der Rechnung nicht immer nachvollziehbar, denn die Projektzeiten der anderen Projekte sind auf der Rechnung natürlich nicht aufgeführt.
Beispiel: wenn 4 Stunden auf das Projekt gebucht sind, kann es den Fall geben:

Das bedeutet:
​Aus interner Sicht: die externen zu verrechnenden VMA werden nach dem gleichen Schlüssel ermittelt wie die internen VMA. Im einfachsten Beispiel: Wenn alle beteiligten Projekte so eingestellt sind, dass sie grundsätzlich (für alle Zeiten, nicht nur für fakturierbare) VMA mit den "normalen“ Ortspauschalen berechnen, dann haben Sie auf den Projektabrechnungen in Summe genau den Betrag, wie der Mitarbeiter in seiner Kostenabrechnung.
Implizit werden damit ebenfalls Pausen, Übergangstage (Wochenenden) und der Abzug von Mahlzeiten anteilig auf die Projekte verteilt.
​Aus Sicht der Kunden (also der Rechnungsempfänger): Die Berechnung der VMA für ein Projekt ist immer abhängig davon, ob der Mitarbeiter an dem Tag auch noch auf andere Projekte "außer Haus" gebucht hat

Bei der VMA-Tabelle ist es nicht vermeidbar, dass Uhrzeiten, Start-/Zielort, Arbeitsort eines "anderen" Projektes auf der Rechnung sichtbar werden.

Das ist für den Empfänger der Rechnung nicht immer nachvollziehbar, denn die Projektzeiten der anderen Projekte sind auf der Rechnung natürlich nicht aufgeführt.
Beispiel: wenn 4 Stunden auf das Projekt gebucht sind, kann es den Fall geben:

oder Sie geben an

​

VMA der Projekte verschiedener Kunden getrennt betrachten

d.h. die VMA des Tages nur auf Projekte des gleichen Kunden anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen; Projekte verschiedener Kunden jeweils für sich betrachten.

Wenn Sie diese Option gewählt haben, können Sie weiter angeben, wie die VMA an das Projekt abgerechnet werden sollen.

Siehe auch ?-Punkt "Für die Abrechnung der VMA eines Projekts"

​

Hinweis: Wenn ein Projekt mehrere Kunden hat:

Auf Projekte des gleichen Kunden anteilig verteilen

Wenn Sie die Option "nur auf Projekte des gleichen Kunden anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen; Projekte verschiedener Kunden jeweils für sich betrachten." gewählt haben, können Sie für die Abrechnung der VMA eines Projekts folgende Optionen wählen:

oder

oder

Die dem Mitarbeiter ausbezahlten VMA sind nicht die Summe aller Projektabrechnungen.
Projekte unterschiedlicher Kunden bekommen u.U. die gleichen VMA (mehrfach) in Rechnung gestellt. Trotzdem wird der Rechnungsempfänger das korrekt nachvollziehen können, denn es gibt keine Seiteneffekte aus Buchungen auf andere Projekte.

Beispiele für die Weiterberechnung der VMA an Projekte/Kunden

Einstellung: "auf alle Projekte anteilig verteilen"

Projekte verschiedener Kunden getrennt betrachten

Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln, also keine Unterbrechung der Abwesenheitszeit.

d.h. alle Zeiten auf Projekte anderer Kunden werden wie eine Pause behandeln; sie unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projektes nicht.

Beispiel: Es werden abwechselnd je 1 Stunde auf Projekt A und Projekt B gebucht:

08.00 - 09.00 Uhr Projekt A
09.00 - 10.00 Uhr Projekt B
10.00 - 11.00 Uhr Projekt A
11.00 - 12.00 Uhr Projekt B
12.00 - 13.00 Uhr Projekt A
13.00 - 14.00 Uhr Projekt B
14.00 - 15.00 Uhr Projekt A
15.00 - 16.00 Uhr Projekt B
16.00 - 17.00 Uhr Projekt A
17.00 - 18.00 Uhr Projekt B

​VMA Projekt A: 8.00 - 18.00 Uhr = "mehr als 8 Stunden-Pauschale"; Arbeitszeit 5 Stunden
​VMA Projekt B: 8.00 - 18.00 Uhr = "mehr als 8 Stunden-Pauschale"; Arbeitszeit 5 Stunden

​

- und Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln, also keine Unterbrechung der Abwesenheitszeit.

d.h. alle Zeiten auf Projekte anderer Kunden werden wie eine Pause behandeln; sie unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projektes nicht.

Beispiel: Es werden abwechselnd je 1 Stunde auf Projekt A und Projekt B gebucht:

08.00 - 09.00 Uhr Projekt A
09.00 - 10.00 Uhr Projekt B
10.00 - 11.00 Uhr Projekt A
11.00 - 12.00 Uhr Projekt B
12.00 - 13.00 Uhr Projekt A
13.00 - 14.00 Uhr Projekt B
14.00 - 15.00 Uhr Projekt A
15.00 - 16.00 Uhr Projekt B
16.00 - 17.00 Uhr Projekt A
17.00 - 18.00 Uhr Projekt B

​VMA Projekt A: 8.00 - 18.00 Uhr = "mehr als 8 Stunden-Pauschale"; Arbeitszeit 5 Stunden
​VMA Projekt B: 8.00 - 18.00 Uhr = "mehr als 8 Stunden-Pauschale"; Arbeitszeit 5 Stunden

Pfad: Administration > Kostenabrechnung & Gutschrift

​

Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen

Wenn Sie hier „Projekt anzeigen“ angeben, wird in der Auswertung „Kostenabrechnung“ des einzelnen Mitarbeiters in der Tabelle mit den Verpflegungsmehraufwendungen (VMA-Tabelle) das jeweilige Projekt, für welches die VMAs angefallen sind in einer Extra-Spalte aufgeführt.

​

Tabelle Kilometergeld

Wenn Sie hier „Projekt anzeigen“ bzw. „Projekt und Vorgang anzeigen“ angeben, wird in der Auswertung „Kostenabrechnung“ des einzelnen Mitarbeiters in der Tabelle mit dem Kilometergeld das jeweilige Projekt bzw. Projekt und Vorgang, für die die Km angegeben wurden in einer Extra-Spalte aufgeführt.

​

Tabelle Belege

Wenn Sie hier „Projekt anzeigen“ bzw. „Projekt und Vorgang anzeigen“ angeben, wird in der Auswertung „Kostenabrechnung“ des einzelnen Mitarbeiters in der Tabelle der Belege das jeweilige Projekt bzw. Projekt und Vorgang, der erfassten Belege in einer Extra-Spalte aufgeführt.

​

Dateiformat

Stellen Sie ein, in welchem Dateiformat Sie mit ZEP Kostenabrechnungen erstellen möchten.

​

Geprüfte Kostenabrechnung im Querformat

Geben Sie an, ob die geprüfte Kostenabrechnung im Querformat erstellt werden soll. Bitte beachten Sie, eine als geprüft gespeicherte Kostenabrechnung wird in dem angegebenen Format gespeichert, ändern Sie nachträglich in den Einstellungen das Format, müssen Sie zunächst die bereits als geprüft gespeicherte Kostenabrechnung löschen und dann im gewünschten Format neu speichern.

​

Nummernkreis Gutschrift

Pfad: Administration > Kostenabrechnung & Gutschrift

Nur ein Nummernkreis

Gutschrifts-Nr. Präfix

Der eingegebene Text erscheint als Präfix in der Gutschrift-Nummer.

Folgenden Platzhalter haben wir als Voreinstellung eingetragen:

Länge

Dies ist die Länge der Nummer, die zwischen Präfix und Suffix eingefügt wird. Die Nummer wird ggf. mit führenden Nullen aufgefüllt.

Suffix

Der eingegebene Text erscheint als Suffix in der Gutschriftnummer.

Wenn Sie das Modul Standorte & Abteilungen einsetzen, können Sie auch Eigener Nummernkreis je oberste Abteilung einstellen.

Die entsprechenden Einstellungen, werden dann unter Abteilung > Daten gemacht.

Gutschriften je Projekt = Ja

Sie können Ihren freien Mitarbeitern je Projekt eine eigene Gutschrift erstellen.

Bitte beachten Sie, wenn Sie diese Einstellung aktiviert haben:

Pfad: Administration > Reisen > Fahrzeuge

Bei der Erfassung von Reisezeiten gibt der Mitarbeiter an, mit welchem Fahrzeug er gefahren ist. Die steuerlich relevanten Fahrzeuge sind in ZEP bereits enthalten.

Sie können Fahrzeuge in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.

Zu jedem Fahrzeug legen Sie hier fest, welche km-Pauschale (steuerfrei, bzw. optional steuerpflichtig) und evtl. Mitfahrerpauschale bei Fahrten mit dem privaten Fahrzeug in der Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter erstattet wird. In der Projektabrechnung kann diese Pauschale ebenfalls in Rechnung gestellt werden.

​Für Deutschland und Österreich:

die in ZEP bereits eingetragenen Pauschalen sind die vom Finanzamt vorgegebenen steuerfrei zu erstattenden Beträge.Sie können auch höhere Pauschalen für Ihre Mitarbeiter hinterlegen, diese müssen dann versteuert werden und entsprechend auf der Kostenabrechnung getrennt ausgewiesen werden. Geben Sie hier den Betrag an, den Sie zusätzlich zum steuerfreien Betrag auszahlen möchten. ZEP weist diese Beträge gesondert auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters auf.

Sie können in ZEP auch mehrere gleiche Fahrzeugtypen anlegen, z.B., wenn mehrere Fahrzeuge im Fuhrpark zur Auswahl stehen, können Sie jedes einzelne in ZEP mit dem jeweiligen Kennzeichen anlegen. Die Mitarbeiter wählen bei der Erfassung ihrer Reise dann das spezifische genutzte Fahrzeug aus.

Zusätzlich können Sie je Fahrzeug eine eigene Währung wählen.

Pfad: Administration > Reisen > Orte

Bei der Buchung von Projektzeiten geben die Mitarbeiter an, an welchem Ort die Arbeit stattgefunden hat. Wenn er nicht an seinem üblichen Standardarbeitsort gearbeitet hat, handelt es sich um eine Zeit, für die ein Verpflegungsmehraufwand erstattet werden kann. Legen Sie fest, welche Orte dafür zur Auswahl stehen. Generell sind die Arbeitsorte dazu gedacht, die unterschiedlichen VMA Pauschalen abzubilden, d.h. es sollte nur Deutschland geben und die weiteren Länder. Städte gibt es nur in manchen Ländern als Ausnahmen mit höheren Pauschalen.

Sie können Orte in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.

Die "erste Tätigkeitsstätte" wird nicht in der Liste der Arbeitsorte verwaltet, da sie für die Reisekostenabrechnung nicht relevant ist. Sie erscheint automatisch immer in der Auswahlliste "Arbeitsort" bei der Projektzeiterfassung (Ausnahme: wenn spezielle "Projektorte" für ein Projekt gewählt wurden, kann die Auswahlliste evtl. den Ort "erste Tätigkeitsstätte" nicht enthalten!).

Wenn Sie ZEP nicht zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Reisekosten-Tagesgeld nutzen, dann besteht jeder Ort nur aus Kurzform und Bezeichnung und hat keine Auswirkung auf die Reisekostenabrechnung.

Wenn Sie ZEP zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Reisekosten-Tagesgeld nutzen, haben Sie unter dem Menüpunkt Administration > Reisen > Einstellungen bei "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" die für Sie passende Landes-Einstellung angegeben. In Abhängigkeit davon haben die Orte weitere Parameter, die für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Reisekosten-Tagesgeld genutzt werden.

​Deutschland:

Steuerfrei
Geben Sie jeweils die steuerfreie Pauschale an für eine Abwesenheit von mehr als 8 bzw. mind. 24 Stunden. Wenn Sie an einem Tag auch eine Mahlzeit (Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen) bezahlt bekommen haben, sieht die steuerliche Regelung einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vor. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben. Bitte beachten Sie: der prozentuale Abzug bezieht sich immer auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn der Mitarbeiter weniger als 24 Stunden abwesend war. Die Angabe, ob eine Mahlzeit bezahlt wurde erfolgt auf der Seite Projektzeiten für den jeweiligen Tag mit dem Symbol .

​Steuerpflichtig
Sie können auch höhere Pauschalen für Ihre Mitarbeiter hinterlegen, diese müssen dann versteuert werden und entsprechend auf der Kostenabrechnung getrennt ausgewiesen werden. Geben Sie hier den Betrag an, den Sie zusätzlich zum steuerfreien Betrag auszahlen möchten. ZEP weist diese Beträge gesondert auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters auf. Optional können Sie auch einen prozentualen Abzug für Mahlzeiten angeben.

​

Österreich:

ZEP unterstützt die Kalendertag- bzw. die 24-Stunden-Regelung. Unter "Reisekosten-Tagesgeld" geben Sie das für den Ort gültige pauschale Tagesgeld an. Außerdem haben Sie für jeden Ort die Wahl zwischen Zwölftelregelung und Drittelregelung sowie der Regelung nach Kollektivvertrag:

Wenn Sie an einem Tag auch das Frühstück bzw. Mittag- oder Abendessen bezahlt bekommen haben, können Sie einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vornehmen. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben.

Die Pauschalen je Ort geben Sie unter Administration > Reisen > Orte an, ebenso den prozentualen Abzug für bezahlte Mahlzeiten.

Als Vorbelegung für neue Kunden können Sie unter Administration > Kunden > Einstellungen einstellen, wie die Anreisepauschalen für mehrere Projekte eines Kunden berechnet werden soll:

​​Voreinstellung 'Anreisepauschale bei einer zusammenhängenden Reise für mehrere Projekte' für neue Kunden:

Bei Anreisepauschale je Tag haben Sie diese zwei Möglichkeiten:

Bei Anreisepauschale je Reise haben Sie diese zwei Möglichkeiten:

Im Menüpunkt Kunden > Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen haben Sie dann die Möglichkeit, für jeden Kunden einzeln festzulegen, wie die Anreisepauschalen für diesen Kunden berechnet werden sollen.

Rechnen Sie die entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen an das Projekt bzw. den Kunden ab, können Sie auch in diesem Fall einstellen, wie mit dem Fall umgegangen wird, wenn ein Mitarbeiter einen Tag auf verschiedene Projekte gebucht hat.

Der Mitarbeiter erfasst seine Reisen mit allen relevanten Daten. Diese Daten können nun auf die verschiedensten Weisen ausgewertet werden:

​mitarbeiterbezogen
Durch die erfassten Reisen und ggf. Belege, ermittelt ZEP auf Knopfdruck die Verpflegungspauschalen für den Mitarbeiter (natürlich abzgl. evtl. bezahlter Mahlzeiten), die Rückerstattung von privat bezahlten Belegen (z.B. Hotelrechnung, Parkgebühren) und der Rückerstattung von km-Geld bei Fahrten in privaten Fahrzeugen in der Auswertung Kostenabrechnung.

​projektbezogen
Alle vom Mitarbeiter erfassten Reisedaten können natürlich auch projektbezogen betrachtet werden, d.h. Sie können in den Projekten jeweils individuell angeben, ob und wie entstandene Reisekosten an das Projekt abgerechnet werden sollen, z.B. mit Reisepauschalen oder mit Weiterberechnung der entstandenen VMA und/oder km-Geld mit den gleichen oder mit individuellen Verechnungssätzen.

Reisezeiten sind Projektzeiten mit einigen zusätzlichen Daten. Sie werden deshalb über die gleiche Seite wie alle Projektzeiten erfasst. Erst wenn Sie die Reisetätigkeit, i.A. „re“, einstellen, ändert sich die Seite und Sie haben neben den Eingabefeldern für die „normale“ Projektzeit die zusätzlichen Eingabefelder für die speziellen Reisedaten.

Nachdem die Reisetätigkeit eingestellt wurde, werden die Eingabefelder für die Reise angezeigt. Die Reisetätigkeit steht neben der Bezeichnung „Tätigkeit“ zur Auswahl bereit, oder kann über das Dropdown-Feld ausgewählt werden.

Der Arbeitsort ist entscheidend für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen für Geschäftsreisen. Die Reise zu einem Arbeitsort, der nicht die "erste Tätigkeitsstätte" ist und zurück gehört auch zur erstattungsberechtigten Zeit.

Wenn Sie als Tätigkeit die Reisetätigkeit angegeben haben, ist für den Arbeitsort zwingend eine andere Auswahl als - erste Tätigkeitsstätte- erforderlich.

Eine Reise beginnt mit einer Hinreise und endet mit einer Rückreise. Alle Zeitbuchungen zwischen der Hin- und Rückreise müssen auf einen Arbeitsort gebucht werden, der nicht "- erste Tätigkeitsstätte -" ist.

​Felder zu Reisetätigkeit
Die Felder im Abschnitt "Reisetätigkeit" sind nur bei einer Reisetätigkeit erforderlich. Bei anderen Tätigkeiten sind diese Felder ausgeblendet.

Auch diese Angaben werden durch ZEP sinnvoll vorbelegt. ZEP merkt, ob Sie eine neue Reise beginnen (Vorbelegung mit "hin", Start- und Zielort und Fahrzeugangaben identisch zur letzten Reise) oder bereits mitten in einer Reise sind (Vorbelegung mit "zurück", Start- und Zielort umgedreht, Fahrzeugangaben identisch). Natürlich können diese Angaben auch überschrieben werden.

​hin / weiter / zurück
Mit "hin" kennzeichnen Sie den Beginn einer Reise, mit "zurück" das Ende einer Reise. Eine "weiter"-Reise ist ein Stück Fahrtzeit innerhalb einer Reise.
​Bitte beachten Sie: Bei Hin- und Weiterreise ist immer das Reiseziel als Arbeitsort anzugeben, bei der Rückreise der Reisestart. Wenn Sie in Deutschland unterwegs sind bedeutet das i.d.R. der Arbeitsort ist immer "D (Inland außer Haus).

Generell sind die Arbeitsorte dazu gedacht, die unterschiedlichen Verpflegungspauschalen abzubilden, d.h. es sollte nur Deutschland geben und die weiteren Länder. Städte gibt es nur in manchen Ländern als Ausnahmen mit höheren Pauschalen.

​Start- / Zielort
Die Angaben werden in Ihrer Kostenabrechnung angezeigt und (bei Projekten, die Verpflegungsmehraufwendungen abrechnen) in der Projektabrechnung.

​Fahrzeug
Der Fahrzeugtyp, den Sie aus der Selectbox selektieren, verweist auf die Fahrzeuge, die in den Stammdaten / Fahrzeugarten durch den Administrator verwaltet werden. Dort sind auch die Kilometerpauschalen je Fahrzeugtyp definiert.

Kreuzen Sie an, ob es sich um ein privates oder ein Firmenfahrzeug handelt. Diese Angabe wird für die Kostenabrechnung benötigt, denn für die Fahrt mit dem Privatfahrzeug wird dem Mitarbeiter die km-Pauschale erstattet. Falls noch Kollegen mit dem Auto mitgefahren sind, können Sie dies hier optional angeben. Fahrten mit einem Firmenfahrzeug erscheinen auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ohne Erstattung.

Für Projekte, die mit Kilometer-Abrechnung definiert sind, werden für die Projektabrechnung km-Pauschalen berechnet, sowohl für Firmenfahrzeuge, als auch für Privatfahrzeuge.

Kreuzen Sie privat an, wenn Sie mit Ihrem privaten Fahrzeug unterwegs sind.

Geben Sie die Entfernung zwischen Start- und Zielort an. Sie können mit dem integrierten Taschenrechner direkt neben der km-Eingabe, den km-Stand bei Abfahrt und bei Ankunft eingeben, ZEP rechnet die Differenz aus.

Mehr Informationen zu Arbeitsort und Ort projektrelevant

Die Angabe des Arbeitsorts ist nur für die Berechnung von Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen bei Reisen relevant. Dieses Feld ist mit den zuletzt erfassten Angaben vorbelegt. Der Arbeitsort „erste Tätigkeitsstätte“ kennzeichnet Ihren normalen Arbeitsort.

Damit ist der Ort gemeint, an dem Sie "normalerweise" arbeiten (z.B. das Büro), wenn Sie nicht außer Haus bei einem Kunden oder einer externen Veranstaltung sind.

​

Bei der Buchung von Projektzeiten geben Sie immer Ihren Arbeitsort an. Wenn Sie im Büro sind, wählen Sie die Einstellung "-erste Tätigkeitsstätte-" für den Arbeitsort.

Der Arbeitsort kann bei Auswertungen als Suchkriterium eingesetzt werden. Außerdem ist der Arbeitsort (wenn er nicht "erste Tätigkeitsstätte" und nicht Heimarbeitsort ist) Voraussetzung für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen an den Mitarbeiter, sowie für die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen an den Kunden.

Sobald anstelle von "erste Tätigkeitsstätte" ein anderer Arbeitsort gewählt wird, erscheint zusätzlich die Checkbox 'Ort projektrelevant'. Damit entscheiden Sie, ob diese Zeit in die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen eingehen soll oder nicht. Siehe auch die Informationen direkt bei der Checkbox 'Ort projektrelevant'.

In der Administration haben Sie eingestellt, ob Verpflegungsmehraufwendungen überhaupt berechnet werden sollen und - wenn ja - nach welchem Berechnungsverfahren. Wenn Sie keine Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen eingestellt haben, gilt die Checkbox 'Ort projektrelevant' nur für die Abrechnung von Anreisepauschalen an den Kunden.

​

Generell sind die Arbeitsorte dazu gedacht, die unterschiedlichen VMA Pauschalen abzubilden, d.h. es sollte nur Deutschland geben und die weiteren Länder. Städte gibt es nur in manchen Ländern als Ausnahmen mit höheren Pauschalen.

Ort projektrelevant

Sobald anstelle von "erste Tätigkeitsstätte" ein anderer Arbeitsort gewählt wird, erscheint zusätzlich die Checkbox 'Ort projektrelevant'. Damit entscheiden Sie, ob diese Zeit in die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen für das Projekt eingehen soll (angekreuzt) oder nicht eingehen soll (nicht angekreuzt).

Hinweis: "Ort projektrelevant" beeinflusst ausschließlich die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen für das Projekt, d.h. auf der Rechnung und den Umsatzauswertungen. Die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters, d.h. die Berechnung der Mitarbeitererstattung, ist davon unabhängig.

In der Administration haben Sie eingestellt, ob Verpflegungsmehraufwendungen überhaupt berechnet werden sollen und - wenn ja - nach welchem Berechnungsverfahren. Wenn Sie keine Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen eingestellt haben, gilt die Checkbox 'Ort projektrelevant' nur für die Abrechnung von Anreisepauschalen an den Kunden.

In den meisten Fällen arbeiten Sie natürlich an einem nicht-Standard-Arbeitsort, weil das Projekt das erfordert, also ist der Ort projektrelevant (daher ist die Checkbox 'Ort projektrelevant' bereits aktiviert).

Das Häkchen wegzunehmen macht z.B. dann Sinn, wenn Sie für ein Projekt außer Haus sind und dort jedoch eine bestimmte Zeit für ein anderes Projekt arbeiten, für das es aber nicht notwendig war, außer Haus zu sein.

Sie als Mitarbeiter haben für diese Zeit ein Anrecht auf die Verpflegungsmehraufwendungen, diese dürfen dem Projekt aber weder intern noch extern belastet werden.

Wenn Sie an einem Tag für mehr als ein Projekt mit "Ort projektrelevant" außer Haus gebucht haben, dann werden die dadurch entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen entsprechend den Einstellungen unter Administration > Einstellungen > Reisekosten auf die beteiligten Projekte verteilt.

Das betrifft :

Anreisepauschalen werden nicht auf Projekte anteilig verteilt.

Beispiel:
Für Projekt A ist Anreisepauschale je MA und Tag 30€, für Projekt B ebenso.

MA fährt in die Schweiz und bucht an diesem Tag 3 Stunden für Projekt A und weitere 3 Stunden für Projekt B, jeweils mit Ort projektrelevant.

Sowohl Projekt A als auch Projekt B berechnet jeweils die volle Anreisepauschale, also 30 €.

Unter Auswertungen > Meine Auswertungen finden Sie Ihre persönlichen Auswertungen je nach eingesetzter ZEP Version und Modulen.

Mahlzeiten

Die Auswertung Mahlzeiten listet alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen) auf, die von einem Mitarbeiter in ZEP in einem bestimmten Zeitraum gebucht worden sind. Die Auswertung finden Sie für sich selbst unter

​

Auswertungen > Zeiten und Kosten > Mahlzeiten

In der Ausgabe wird pro Tag eine Zeile mit der jeweiligen Anzahl der Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) ausgegeben. Zusätzlich gibt es darunter eine Summenzeile. Es werden keine Beträge angezeigt (diese sind abhängig von den bei den Orten hinterlegten Beträgen.) Die Sortierung erfolgt nach Datum.

Jeder Mitarbeiter hat unter Auswertungen > Meine Auswertungen eine Auswertung zu seinen "Reisen". Ein Administrator (ggf. Abteilungsleiter) hat diese Auswertung auch unter Auswertungen > Mitarbeiter > Reisen bzw. im Menü eines ausgewählten Mitarbeiters.

Wählen Sie einen Auswertungszeitraum, einen Ort, bzw. mehrere oder alle Orte. Sie können optional einstellen, ob Warnungen wegen unvollständiger Erfassung angezeigt werden sollen.

Für den eingestellten Zeitraum werden alle Reisen (für den/die gewählten Orte) mit Anfangs- und Enddatum, der Anzahl Tage und dem entsprechenden Arbeitsort aufgelistet. Die Auswertung kann auch als Excel/CSV exportiert werden.

Mit Auswertungen > Reiter Meine Auswertungen > Kostenabrechnung erstellen Sie sich Ihre (Reise-) Kostenabrechnung für einen beliebigen Zeitraum, voreingestellt ist vor dem 15. eines Monats der vorherige Monat und ab dem 15. der aktuelle Monat. Es werden sowohl ungeprüfte als auch geprüfte Kostenabrechnungen angezeigt.

Besonderheit:

Zeitbuchungen, die ZEP mit dieser Prüfung ausweist, könnten die steuerfreie Frist überschreiten. Prüfen Sie diese Zeiten und buchen Sie sie gegebenenfalls auf einen Ort um, der entsprechende steuerpflichtige Pauschalen ausweist.

Um Ihnen diese Umbuchungen zu erleichtern können Sie nun unter Auswertungen > Projektzeitauswertung Zeitbuchungen auch auf einen anderen Arbeitsort umbuchen.

Optional können Sie folgendes angeben:

Ergebnis
Als Ergebnis erhalten Sie eine Auflistung geprüfter und ungeprüfter Kostenabrechnungen im Auswertungszeitraum:

​Geprüfte Kostenabrechnungen
Liegen im gewählten Zeitraum geprüft gespeicherte Kostenabrechnungen vor, werden diese in der Tabelle "Geprüfte Kostenabrechnungen" aufgelistet:

Ungeprüfte Kostenabrechnungen

​Kopfteil:
In der Übersicht wird der zu erstattende Gesamtbetrag sowohl brutto als auch netto dargestellt. Gegebenenfalls werden zusätzlich für den eingestellten Zeitraum bereits erfolgte Auszahlungen (Einträge in der Zahlungsdokumentation) aufgelistet und der dann entsprechend neu auszuzahlende Betrag.

​Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen:
Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein Verpflegungsmehraufwand in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.

Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration > Reisen > Verpflegungsmehraufwendungen bei "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" die passende Landes-Einstellung angegeben hat.

Wenn in den Einstellungen:“ „Projektspalte in der VMA-Tabelle der Kostenabrechnung anzeigen“ mit Ja angegeben ist, wird das Projekt auf welches die VMAs angefallen sind, angezeigt.

Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten abgezogen.

Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld, d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.

​Tabelle Belege:
Alle von Ihnen erfasste Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je Mehrwertsteuersatz wird einzeln aufgeführt, ebenso die Summe der Belege nach Belegart

​Kilometergeld:
Bei Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird ein Erstattungsbetrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden der Vollständigkeit halber aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.

Hinweis: Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in Ihre Projektzeiten wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) werden vom Administrator unter Administration > Reisen > Fahrzeuge bzw. Orte gepflegt.

Um die Verwaltung einfach und übersichtlich zu machen, gibt es folgende Felder für handschriftliche Eintragungen und Unterschriften: Abteilung/Kostenstelle, Unterschrift, genehmigt/geprüft und erhalten/überwiesen.

Die ausgedruckte und unterschriebene Kostenabrechnung gilt als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.

Als Administrator bzw. Abteilungsleiter oder Controller können Sie Auswertungen zu Reisekosten für alle Mitarbeiter machen, Kostenabrechnungen als geprüft speichern und Auszahlungen dokumentieren.

Sie finden diese Auswertungen über den Menüpunkt Auswertungen > Mitarbeiter

Und bei einem ausgewählten Mitarbeiter im Reiter Reisen und Kosten:

Mit der Kostenabrechnung erhalten Sie einen Überblick über die (Reise-) Kostenabrechnungen für einen Zeitraum für beliebige Mitarbeiter. Sie können auswählen, in welcher Währung die Kostenabrechnung angezeigt werden soll. (Wenn Sie Kostenabrechnungen als geprüft speichern wollen, können Sie dies unter ausgewählter Mitarbeiter > Reisen und Kosten > Kostenabrechnung.) Die Tabellen sind konfigurierbar.

​Geprüfte Kostenabrechnungen:
Liegen im gewählten Zeitraum als geprüft gespeicherte Kostenabrechnungen vor, werden diese in der Tabelle "Geprüfte Kostenabrechnungen" aufgelistet:

Sie können die Einträge durch anhaken der Checkbox markieren und für alle markierten Einträge zusammen unter Aktion wählen die Auszahlung generieren und die markierten Einträge als E-Mail versenden.

Wenn als Format für die Kostenabrechnung "PDF" angegeben ist (Administration > Reisen > Kostenabrechnung), wird bei der Erstellung einer geprüften Kostenabrechnung immer auch eine zweite kombinierte Kostenabrechnung mit Belegdateien als Download-Datei angeboten:

Mit können Sie die geprüfte Kostenabrechnung bzw. die kombinierte Kostenabrechnung mit Belegdateien-PDF herunterladen und mit jeweils in der Vorschau ansehen.

Ist ein anderes Format gewählt, wird die geprüfte Kostenabrechnung im entsprechenden Format zum Download angeboten und zusätzlich können Sie die Belegdateien mit herunterladen und mit in der Vorschau ansehen.

•Mit können Sie sie löschen

•Mit Klick auf können Sie eine Auszahlung in Höhe des "noch nicht ausbezahlten" Betrags generieren.

•Wenn Sie auf den Mitarbeiternamen klicken, gelangen Sie in das Menü des Mitarbeiters.

•Mit Klick auf können Sie eine Auszahlung in Höhe des "noch nicht ausbezahlten" Betrags generieren.

•Mit Klick auf können Sie die Kostenabrechnung im definierten Format direkt per E-Mail an den Mitarbeiter versenden.

​Bitte beachten Sie: Der Zeitraum in der als "geprüft" gespeicherten Kostenabrechnung ist gesperrt! D.h. es können keine Änderungen an den Zeitbuchungen und den Belegen mehr vorgenommen werden. (Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie zunächst die geprüfte Kostenabrechnung mit dem Symbol löschen).

​Ungeprüfte Kostenabrechnungen:
In dieser Tabelle werden die noch nicht als geprüft gespeicherten Kostenabrechnungen aufgeführt, wenn die Checkbox "Darstellung komprimiert auf eine Zeile pro Mitarbeiter" aktiviert ist.

​Darstellung komprimiert auf eine Zeile pro Mitarbeiter:
Ist diese Checkbox aktiviert (default-Einstellung), erhalten Sie die (ungeprüften) Kostenabrechnungen für den ausgewählten Zeitraum in tabellarischer Form. Pro Zeile werden je Mitarbeiter die steuerfreien- und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege (gesamt, Erstattung, Mwst. jeweils brutto und netto). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.

Liegen in dem eingestellten Zeitraum geprüfte und ungeprüfte Kostenabrechnungen vor, werden die jeweils in einer eigenen Tabelle angezeigt.

Ist die Checkbox nicht aktiviert, werden die ungeprüften Kostenabrechnungen detailliert aufgelistet; Sie können weitere folgende Einstellungen wählen:

•Fristprüfung für steuerfreien Einsatz von Verpflegungsmehraufwendungen: Es wird geprüft, ob der Mitarbeiter über einen Zeitraum, der länger als 3 Monate ist, regelmäßig mehr als zwei Tage pro Woche auf den gleichen Arbeitsort und das gleiche Projekt gebucht hat.
Zeitbuchungen, die ZEP mit dieser Prüfung ausweist, könnten die steuerfreie Frist überschreiten. Prüfen Sie diese Zeiten und buchen Sie sie gegebenenfalls auf einen Ort mit dem Merkmal „Sonstige Reise, z.B. Auswärtstätigkeit länger als 3 Monate. Pauschalen i.d.R. nicht steuerfrei.“ um.
Um Ihnen diese Umbuchungen zu erleichtern können Sie nun unter Mitarbeiterauswertungen: Projektzeitauswertung bzw. Projektauswertungen: Projektzeitauswertung Zeitbuchungen auch auf einen anderen Arbeitsort umbuchen.

​Optional können Sie folgendes angeben:

​Bemerkung der ersten Projektzeit des Tages anzeigen:
Bei kürzeren Reisen wird die Bemerkung der Hinreise- und der Rückreisebuchung ausgegeben, was i.d.R. eher nützlich ist. Bei mehrtägigen Reisen wird bei den Tagen ohne Reisebuchung die Bemerkung der ersten Zeitbuchung des Tages in der Kostenabrechnung ausgegeben, was nicht immer gewünscht bzw. sinnvoll ist. Aktivieren Sie diese Checkbox, um die Bemerkung in der Kostenabrechnung zu unterdrückten.

​Erklärungen zu VMA anzeigen, z.B. Anwendung der Mitternachtsregel, An/Abreise ohne Mindestabwesenheit

​Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen:
Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in die Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

​Die Kostenabrechnung besteht aus:

​Tabelle Geprüfte Kostenabrechnungen
Es werden alle geprüften Kostenabrechnungen innerhalb des Auswertungszeitraums angezeigt. Die als geprüft gespeicherte Kostenabrechnung können Sie einfach aus ZEP heraus an den entsprechenden Mitarbeiter per E-Mail versenden:
Klicken Sie auf das -Symbol in der letzten Spalte (als E-Mail versendet) der Tabelle. Die Kostenabrechnung wird im definierten Format an den Mitarbeiter versendet.

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Dann wird je ausgewählter Mitarbeiter die noch nicht geprüften Kostenabrechnungen aufgeführt

Kopfteil: Eine Übersicht. Der zu erstattende Gesamtbetrag wird sowohl brutto als auch netto dargestellt. Der angegebene Zeitraum ist ein Link auf die Kostenabrechnung des Mitarbeiters, dort kann die Kostenabrechnung als "Geprüft" gespeichert werden.

​Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein Verpflegungsmehraufwand in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.
Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration > Reisen > Einstellungen bei "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" die passende Landes-Einstellung angegeben hat.
Wenn in den Einstellungen: „Projektspalte in der VMA-Tabelle der Kostenabrechnung anzeigen“ mit Ja angegeben ist, wird das Projekt auf welches die VMAs angefallen sind, angezeigt.
Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten abgezogen. Bitte beachten Sie: der prozentuale Abzug bezieht sich immer auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn der Mitarbeiter weniger als 24 Stunden abwesend waren. Ist der Abzug für Mahlzeiten höher als die auszuzahlende Pauschale für die Verpflegungsmehraufwendungen, wird dieser Betrag zwar angezeigt aber nur in Höhe der angefallenen Verpflegungspauschale abgezogen. (Der Mitarbeiter erhält in dem Fall 0,- Euro Erstattung für diesen Tag).
Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld, d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.

​Tabelle Belege: Alle vom Mitarbeiter erfassten Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je Mehrwertsteuersatz wird einzeln aufgeführt, ebenso die Summe der Belege nach Belegart. Die Belegnummer ist ein Link in die Belegauswertung des entsprechenden Mitarbeiters.

​Kilometergeld: Bei Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird ein (Erstattungs-)Betrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden der Vollständigkeit halber aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.

​Hinweis: Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in die Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Die Geldbeträge werden alle in die Basiswährung Ihres Unternehmens umgerechnet.

Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) werden vom Administrator gepflegt.

Um die Verwaltung einfach und übersichtlich zu machen, gibt es folgende Felder für handschriftliche Eintragungen und Unterschriften: Abteilung/Kostenstelle, Unterschrift, genehmigt/geprüft und erhalten/überwiesen.

Die Auswertung Mahlzeiten listet alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen) auf, die von einem Mitarbeiter in ZEP in einem bestimmten Zeitraum gebucht worden sind. Die Auswertung finden Sie für sich selbst unter

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Administratoren, ggf. Abteilungsleiter und Controller haben diese Auswertung zusätzlich unter

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ausgewählter Mitarbeiter > Reisen und Kosten > Mahlzeiten

Auswertungen > Reiter Mitarbeiter > Mahlzeiten

Stellen Sie einen Zeitraum ein und wählen Sie ggf. eine Abteilung, Mitarbeiterkategorie bzw. Mitarbeiter aus.
In der Ausgabe wird pro Mitarbeiter eine Zeile mit der jeweiligen Anzahl der Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) ausgegeben. Zusätzlich gibt es darunter eine Summenzeile. Es werden keine Beträge angezeigt (diese sind abhängig von den bei den Orten hinterlegten Beträgen.) Die Sortierung erfolgt nach Datum bzw. Mitarbeiter.

In der Auswertung Mahlzeiten Historie werden alle Einträge und Änderungen an den Mahlzeiten aufgeführt.

Jeder Mitarbeiter hat unter Auswertungen > Meine Auswertungen eine Auswertung zu seinen "Reisen". Ein Administrator (ggf. Abteilungsleiter) hat diese Auswertung auch unter Auswertungen > Mitarbeiter > Reisen bzw. im Menü eines ausgewählten Mitarbeiters.

Wählen Sie einen Auswertungszeitraum, einen Ort, bzw. mehrere oder alle Orte. Sie können optional einstellen, ob Warnungen wegen unvollständiger Erfassung angezeigt werden sollen.

Für den eingestellten Zeitraum werden alle Reisen (für den/die gewählten Orte) mit Anfangs- und Enddatum, der Anzahl Tage und dem entsprechenden Arbeitsort aufgelistet. Die Auswertung kann auch als Excel/CSV exportiert werden.

Die Auszahlungsdokumentation wird bei der Kostenabrechnung (Auswertungen > Mitarbeiter Kostenabrechnung und Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Reisen & Kosten > Kostenabrechnung) berücksichtigt. Haben Sie Freie Mitarbeiter in Ihrem ZEP aktiviert, werden auch die Gutschriften berücksichtigt.

Tragen Sie alle Beträge, die Sie einem Mitarbeiter für einen Zeitraum auszahlen, hier ein.

Beträge, die in der Kostenabrechnung eines Mitarbeiters als Vorauszahlung generiert wurden, werden hier aufgeführt.

Jeder einzelne Betrag wird in der ungeprüften Kostenabrechnung des Mitarbeiters mit dem Datum der Auszahlung und dem entsprechenden Zeitraum angezeigt.

Wird die Kostenabrechnung als geprüft gespeichert, wird der ausgezahlte Betrag in der Spalte "Vorauszahlungen" aufgeführt. Ist dieser voraus gezahlte Betrag geringer als der zu erstattende Betrag, weist ZEP in der Spalte "Noch nicht ausbezahlt" die Differenz aus.

Den "Restbetrag" können Sie dann einfach in der Tabelle der geprüften Kostenabrechnungen mit Klick auf auszahlen. Damit generieren Sie einen Eintrag in der Zahlungsdokumentation in Höhe des "noch nicht ausbezahlten" Betrags.

​Bitte beachten Sie:
Auszahlungen, die in einer Kostenabrechnung als geprüft gespeichert sind, können nicht mehr geändert bzw. gelöscht werden. (Löschen Sie dafür zunächst die geprüfte Kostenabrechnung).
Als Administrator können Sie die Auszahlungsdokumentation jederzeit ändern. Sie können z.B. Bemerkungen ergänzen, Auszahlungen löschen (Ausnahme s.o.), weitere Auszahlungen (z.B. einen Vorschuss) hinzufügen.

Es können für den gleichen Zeitraum mehrere Auszahlungen eingetragen werden. (z.B. für 01.01.2023 bis 31.01.2023 am 05.02.2023 wurden 200,- ausgezahlt; und am 10.02.2023 ebenfalls für 01.01.2023 bis 31.01.2023 weitere 15,- ausgezahlt.)

Zu jedem Projekt können verschiedene Einstellung zur Behandlung von Reisen, Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen vorgenommen werden. Klicken Sie auf den Reiter Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen und rufen die Reiseeinstellungen zum Ändern auf.

Die hier festgelegten Einstellungen gelten
​nur für Abrechnung im Aufwand

Alle nach dieser Überschrift folgenden Angaben sind nur für solche Vorgänge wirksam, die im Aufwand abgerechnet werden. Damit steuern Sie das Aussehen und den Inhalt der Abrechnung, die Sie unter Projektauswertungen / Projektabrechnung oder Projektauswertungen / Kundenabrechnung aufrufen können.

Wenn das Projekt, inkl. aller Vorgänge pauschal abgerechnet werden soll, müssen Sie hier keine Angaben machen.

Geben Sie an, ob auf das Projekt gebuchtes Kilometergeld an den Kunden weiterverrechnet werden sollen. Wenn ja, dann werden Kilometergelder im Projektumsatz enthalten sein und werden auch in den Auswertungen als externe Kosten berücksichtigt.

Sie können angeben, ob alle auf das Projekt gebuchten Kilometer abgerechnet werden sollen, oder nur die Kilometer, die zu einer fakturierbaren Reisezeit gehören.

spezielle Kilometerpauschale

Wenn für das Projekt Kilometergeld abgerechnet werden soll und Sie haben mit dem Kunden eine spezielle Kilometerpauschale vereinbart, geben Sie diesen Kilometerpauschale als Betrag je gefahrenem Kilometer in der Projektwährung an.

Wenn das Projekt Kilometergeld abrechnen soll, aber keine spezielle Kilometerpauschale angegeben ist, wird die interne Kilometer- und Mitfahrerpauschale weiterverrechnet (siehe Administration > Reisen > Fahrzeuge).

Alle Angaben zum Kilometergeld sind nur wirksam für Vorgänge mit Abrechnungsart "im Aufwand", so wie für Vorgänge mit Abrechnungsart "wie Projekt" in einem Projekt mit Abrechnungsart "im Aufwand".

Die Angabe der Anreisepauschale ist nur für solche Projekte / Vorgänge wirksam, die im Aufwand abgerechnet werden. Indem Sie hier einen Betrag eintragen, geben Sie an, dass die Projektabrechnung Anreisepauschalen enthalten soll. Sobald Sie einen Betrag eingegeben und gespeichert haben, können Sie zusätzlich Orte mit abweichendem Betrag für die Anreisepauschalen eingeben. Es gilt die Projektwährung.

Eine Anreisepauschale entsteht nur, wenn Projektzeiten mit der Angabe eines Arbeitsortes (nicht Standard und nicht Heimarbeitsort) und mit der Angabe "Ort projektrelevant" gebucht werden. Sie können einstellen, ob dies nur für fakturierbare oder für alle Arbeitszeiten gelten soll.

Wenn Sie für mehrere Projekte des gleichen Kunden an einem Tag reisen, gibt es mehrere Möglichkeiten, wie die Anreisepauschalen auf die beteiligten Projekte verteilt werden können. Das stellen Sie bitte beim Kunden unter Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen ein.

Sie entscheiden sich für dieses Projekt für eine der beiden Varianten:

Sie haben die Möglichkeit einen Ort mit abweichendem Betrag für die Anreisepauschale anzugeben. Klicken Sie auf den Link Ort mit abweichendem Betrag für die Anreisepauschale hinzufügen und wählen Sie einen Ort aus (Liste der Orte stammt aus Administration > Reisen > Orte bzw. aus Projektorte) und geben Sie den entsprechenden abweichenden Betrag ein.
​Bitte beachten Sie: Wird mehr als ein Ort pro Tag bzw. pro Reise bebucht, werden die jeweiligen Anreisepauschalen anteilig (entsprechend der gebuchten Stunden auf den Ort) berechnet.
Mit dem Ändern-Symbol rufen Sie den Eintrag zum Ändern auf, mit dem Mülltonnen-Symbol löschen Sie den Eintrag.

​Wochenende:
Unter folgenden Voraussetzungen wird eine Anreisepauschale je Mitarbeiter und Reise über nicht bebuchte Zwischentage (z.B. Samstag und Sonntag) hinweg berechnet:

Wenn zwischen zwei gebuchten Auswärtstätigkeiten 4 Tage oder mehr ohne Zeitbuchung liegen (z.B. Mittwoch bis Montag) gilt die vorangegangene Reise als beendet und es beginnt eine weitere Reise (also eine weitere Anreisepauschale). Wenn Sie möchten, dass trotz 4 Tage Unterbrechung die Reise nicht unterbrochen sein soll, buchen Sie eine Weiterreise (diese kann auch Dauer 0 haben) auf einen ansonsten unbebuchten Tag, so dass doch wieder maximal 3 unbebuchte Tage dazwischen liegen.

Verpflegungsmehraufwendungen / spezielle Tagespauschalen und Abzüge

Betrag in der Projektwährung. Abgerechnet wird nach den gleichen Regeln wie bei den internen Verpflegungsmehraufwendungen. Entscheidend für eine Abrechnung ist bei der Projektzeiterfassung die Angabe eines Arbeitsortes (nicht Standard) und die Angabe "Ort projektrelevant".

Wenn das Projekt Tagespauschalen und Abzüge abrechnen soll, aber keine speziellen Tagespauschalen und Abzüge angegeben sind, werden die internen Tagespauschalen und Abzüge des jeweiligen Ortes weiter verrechnet (siehe Orte).

Alle Angaben zu Verpflegungsmehraufwendungen sind nur wirksam bei Projekt-Abrechnungsart "im Aufwand", so wie für Vorgänge mit Abrechnungsart "wie Projekt" in einem Projekt mit Abrechnungsart "im Aufwand".

Wenn Sie an einem Tag für mehr als ein Projekt mit "Ort projektrelevant" außer Haus gebucht haben, dann werden die dadurch entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen entsprechend den Einstellungen unter Administration > Reisen > Verpflegungsmehraufwendungen auf die beteiligten Projekte verteilt (Projektanteil).

aktive und inaktive Reisezeiten in der Pausenregelung

In ZEP werden nicht bebuchte Zeiträume zwischen zwei Zeiteinträgen als Pause angesehen.

Zusätzlich gelten Reisezeiten, die nicht auf ein Fahrzeug gebucht werden (z.B. Reise mit Flugzeug oder Bahn oder als Mitfahrer), sog. passive Reisezeiten als Pausenzeiten im Sinne der Pausenregelung, d.h. solche passiven Reisezeiten werden (in bestimmten Auswertungen) nicht zur Arbeitszeit gezählt! Diese Reisezeiten werden in den entsprechenden Auswertungen von der Arbeitszeit abgezogen und als Pause im Sinne der Pausenregelung aufgeführt.

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