Übersicht

Sie können die Ressourcenplanung ab ZEP Compact einsetzen. Sie benötigen das Modul Abwesenheiten & Überstunden nicht, aber es wäre eine sinnvolle Ergänzung, da nur mit diesem Modul die Zeiten, die ein Mitarbeiter wegen Urlaub, Krankheit, u.a. nicht verfügbar ist, berücksichtigt werden können.

Definitionen

Standard-Einplanung

Bei der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Projekt, geben Sie eine "Standard-Einplanung" in Prozent der Regelarbeitszeit des Mitarbeiters an.

konkrete Einplanung

Taggenau Angabe der Einplanung entweder in Prozent der Regelarbeitszeit oder in Stunden. Bitte beachten Sie: diese konkrete Einplanung korrespondiert nicht mit der Standard-Einplanung, d.h. ist die konkrete Einplanung in einem Projekt für einen bestimmten Zeitraum anders als die Standard-Einplanung, wird die Standard-Einplanung dadurch nicht geändert.

Arbeitspakete

Dienen zur Zuweisung eines Arbeitsumfangs (Planaufwand) in einem bestimmten Zeitraum an einen Mitarbeiter. Der Mitarbeiter soll in diesem Zeitraum in besagtem Umfang an dem Planobjekt (Kunde, Projekt, Vorgang, ggf. Ticket, Teilaufgabe) arbeiten. Das Arbeitspaket zeigt anhand von Farben und Popups, ob der Mitarbeiter im Rahmen seiner Verfügbarkeit den geplanten Aufwand leisten kann, und wie viel seiner Zeit er an dem Arbeitspaket arbeiten muss, um es fertig zu kriegen.

Im letzten Schritt überprüfen Sie die Auslastung der Mitarbeiter und nehmen ggf. Korrekturen vor.

Farben von Arbeitspaketen

Arbeitspakete werden je nach Status farbig angezeigt. Die Farben bedeuten:

grau: das AP ist fertig, Restaufwand=0
grün: das AP ist in Arbeit, alles passt.
grün: das AP ist bereits fertig (Plan=Ist), aber es wurde noch nicht fertig gesetzt
gelb: der Mitarbeiter wird in der noch verfügbaren Arbeitszeit nicht fertig
gelb: der eingegebene Restaufwand + die aktuell gebuchten Zeiten übersteigen den Plan-Aufwand. (Massnahme: Plan korrigieren…)
rot: der aktuelle IST-Aufwand übersteigt den Plan-Aufwand
rot: das Arbeitspaket ist abgelaufen, es wurde aber noch nicht fertig gesetzt

Im folgendem Schritt überprüfen Sie die Auslastung der Mitarbeiter und nehmen ggf. Korrekturen vor.

Administration

Pfad: Administration > Ressourcenplanung > Einstellungen

Gesamtauslastung unter "Mein ZEP" anzeigen

Wenn Sie hier "Ja" angeben, sieht jeder Mitarbeiter unter Arbeitspakete unter der Auflistung seiner Arbeitspakete auch seine eigene Gesamtauslastung in einer grafischen Darstellung.

Mitarbeiter darf Einplanung selbst vornehmen

Wenn Sie hier "Ja" angeben, dann hat jeder Mitarbeiter unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Einplanung den Button Einplanung bearbeiten. Er kann an dieser Stelle dann selbstständig eine eigne Einplanung auf seine Projekte vornehmen. Diese Einplanung wird ihm im Kalender angezeigt und kann direkt in eine Zeitbuchung umgewandelt werden.

Mitarbeiter darf seine eigene Standard-Einplanung in den Projektzuordnungen sehen

Wenn Sie hier "Ja" angeben, kann ein Mitarbeiter unter Auswertungen > Projekte > Zuordnungen sehen, mit welchem Prozentsatz er dem jeweiligen Projekt standardmäßig zugeordnet ist.

Einplanung auf Nicht-Arbeitstage

Stellen Sie ein, ob die Einplanung der Mitarbeiter auf ein Projekt auch an Nicht-Arbeitstagen erfolgen soll. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie eine konkrete Einplanung der Mitarbeiter auch an Tagen vornehmen, die laut Regelarbeitszeit des Mitarbeiters nicht als Arbeitstage definiert sind.

Controller darf einplanen

Sie können angeben, ob ein Controller auch die Einplanung der Mitarbeiter vornehmen darf. Wenn Sie dies so einstellen möchten, aktivieren Sie die Checkbox Controller darf einplanen.

Einführung

Wenn Sie die Ressourcenplanung neu in Ihr ZEP integrieren möchten, sollten Sie ein paar Punkte beachten:

Das Ziel der Ressourcenplanung in ZEP ist es, eine möglichst optimale Einplanung und Auslastung der Mitarbeiter zu erreichen.

Schritt 1

In einem ersten Schritt, müssen die Projektmitarbeiter mit einer bestimmten Verfügbarkeit, der Standard-Einplanung dem Projekt zugeordnet werden. Per se sind alle Projektmitarbeiter dem Projekt mit jeweils 100% zugeordnet. Ist ein Mitarbeiter nur in einem Projekt tätig, ist diese Zuordnung von 100% auch richtig. Meist sind die Mitarbeiter aber mehreren Projekten zugeordnet, bei einer jeweiligen Standard-Einplanung von 100% ergeben sich natürlich "unsinnige" Verfügbarkeiten der Mitarbeiter. Daher sollte die tatsächliche Arbeitsbelastung der Mitarbeiter je Projekt ermittelt und entsprechend die Standard-Einplanung definiert werden. Mit der Auswertung Mitarbeiter-Zeit-Matrix (Auswertungen > Mitarbeiter > Zeiten & Kosten > Mitarbeiter-Zeit-Matrix) können Sie herausfinden, auf welche Projekte sich (z.B. im letzten Monat) die Zeiten der Mitarbeiter prozentual verteilt haben. Wählen Sie in dieser Auswertung "Projektzeit anzeigen in Prozent".

Bei der prozentualen Angabe der Projektzeit wird je Mitarbeiter der prozentuale Anteil seiner Ist-Arbeitszeit für das jeweilige Projekt angezeigt.
Sie kennen nun die tatsächliche Aufteilung der Arbeitszeiten auf verschiedene Projekte und können dies als Grundlage für die Einstellung der Standard-Einplanung der Mitarbeiter in den Projekten nutzen.

Schritt 2

In einem zweiten Schritt können Sie nun bei einem ausgewählten Mitarbeiter unter Zuordnungen > Projekte eine konkrete Einplanung auf seine zugeordneten Projekte vornehmen: Klicken Sie auf den Button Einplanung bearbeiten. Für den (im vorherigen Filter) eingestellten Zeitraum sehen Sie die tägliche Verfügbarkeit für jedes zugeordnete Projekt in Prozent der Regelarbeitszeit dieses Tages. Die Summe wird in Stunden angezeigt. Am Ende der Tabelle werden die Stunden angegeben, die Gesamt eingeplant sind, darunter, wie viele Stunden der Mitarbeiter verfügbar ist. Ist der Mitarbeiter an einem Tag mehr Stunden eingeplant als er verfügbar ist, wird die Zelle mit rotem Hintergrund und einem roten Ausrufezeichen angezeigt.

Haben Sie Arbeitspakete für den Mitarbeiter definiert, wird die Arbeitslast, die aus diesen Arbeitspaketen resultiert, in der letzten Zeile angezeigt.

Eine grafische Darstellung dieser Planung finden Sie entweder beim jeweiligen Mitarbeiter in der Akte unter Ressourcenplanung > Einplanung oder mitarbeiterübergreifend im Menüpunkt Auswertungen > Mitarbeiter > Ressourcenplanung > Einplanung.

In einem weiteren Schritt definieren Sie Arbeitspakete (für einen Kunden, ein Projekt,) einen Vorgang (= Plan-Objekt (mit dem Modul Ticketsystem, können auch auf Ticket-/Teilaufgabenebene Arbeitspakete definiert werden)) und einem Mitarbeiter. Geben Sie einen Zeitraum und die Anzahl der geplanten Stunden an. Sobald Sie ein Arbeitspaket gespeichert haben, ändert sich die Projekt- und Gesamtauslastung des Mitarbeiters und wird entsprechend grafisch dargestellt.

Einplanung

Mit der Einplanung in ZEP können Sie den Umfang, in dem Mitarbeiter an Projekten arbeiten sollen, taggenau in Stunden oder Prozent vorgeben, und über entsprechende Grafiken/Excel-Sheets auswerten, ob es bei einem Mitarbeiter, einem Projekt, Abteilung oder auch im Gesamtunternehmen zu Überlastungen kommt bzw. ob und wann es wieder freie Kapazitäten gibt.

Sie können in der Projektmitarbeiterzuordnung über die prozentuale Angabe "Standard-Einplanung" den Umfang der Zuordnung eines Mitarbeiters in Prozent seiner Regelarbeitszeit zuzuordnen. Die Standard-Einplanung können Sie weiter konkretisieren. Über ein Excel-Sheet ähnliches Formular, das Sie aus der Projektmitarbeiter-Ansicht bzw. beim Mitarbeiter über dessen Projekte über den Button Einplanung bearbeiten aufrufen können.

In diesem Formular erfolgen Eingaben entweder in Stunden oder %. Zellen, die nicht explizit mit einem Wert versehen wurden, zeigen die Verfügbarkeit aus der Projektmitarbeiter-Zuordnung (Standard-Einplanung). Sie können mehrere Zellen selektieren und einen Wert eingeben, der dann für alle selektierten Zellen gilt, Bereiche per Copy & Paste kopieren und mehr.

Die Auswertung Einplanung unter Auswertungen > Mitarbeiter, beim Mitarbeiter, bei einem Projekt bzw. in Auswertungen > Projekte dient zur Auswertung der Einplanung von Mitarbeitern (inkl. CSV-Export). Die Einplanung wirkt sich auch auf Arbeitspakete (Kurve Projektauslastung) aus, falls Sie diese verwenden.

Aktuell dient die Möglichkeit der Einplanung dem PL bzw. Admin, aber auch ein Mitarbeiter sieht seine Einplanung in seinem Kalender (analog Fehlzeiten). Die Anzeige der Einplanung im Kalender hat den Vorteil, dass der Mitarbeiter eine Einplanung direkt in eine Zeitbuchung überführen kann.

Im Menü eines ausgewählten Mitarbeiters unter Zuordnungen > Projekte geben Sie für jeden Projektmitarbeiter an, wie hoch die jeweilige Verfügbarkeit in diesem Projekt ist, d.h. mit wie viel Prozent seiner Regelarbeitszeit er diesem Projekt zur Verfügung steht.

Mitarbeiter: Einplanung bearbeiten

Im Menü eines ausgewählten Mitarbeiters unter Zuordnungen > Projekte geben Sie für jedes Projekt an, wie hoch die jeweilige Verfügbarkeit in diesem Projekt ist, d.h. mit wie viel Prozent seiner Regelarbeitszeit der gewählte Mitarbeiter den jeweiligen Projekten zur Verfügung steht - dies ist die Standard-Einplanung.

Diese Zuordnung können Sie weiter konkretisieren und für jeden Tag eine ganz genaue Einplanung vornehmen. Klicken Sie dazu auf den Button Einplanung bearbeiten und tragen Sie entsprechende Werte in das folgende Formular ein.
Klicken Sie entweder auf die entsprechende Projektbezeichnung um die ganze Zeile zu aktivieren (grau hinterlegt) oder klicken Sie in eine Zelle um einen Wert einzutragen: In dieser Form erfolgt die Eingab entweder in Stunden oder in Prozent (bitte "%" nach der Zahl eingeben, sonst wird die Zahl als Stundenanzahl interpretiert) der Regelarbeitszeit. Zellen, die nicht explizit mit einem Wert versehen wurden, zeigen die Standard-Einplanung aus der Projektmitarbeiter-Zuordnung an. Sie können mehrere Zellen selektieren und einen Wert eingeben, der dann für alle selektierten Zellen gilt, Sie können auch Bereiche per Copy & Paste kopieren und einfügen.

oder

Sie Klicken entweder auf die entsprechende Projektbezeichnung um die ganze Zeile zu aktivieren (grau hinterlegt) oder klicken Sie in eine Zelle um einen Wert einzutragen und machen dann einen Klick mit der rechten Maustaste und wählen "Einplanung bearbeiten". In dieser Form erfolgt die Eingabe entweder in Stunden oder in Prozent der Regelarbeitszeit oder mit Uhrzeit(en). Sie können hier auch eine interne Bemerkung eingeben, diese Bemerkung wird dann als Tooltipp in der Einplanungsmatrix angezeigt und auch im Kalender des Mitarbeiters. Über Zeit hinzufügen, können Sie eine weitere Zeit eintragen. Diese Einplanung wird ggf. mit Uhrzeiten im Kalender des Mitarbeiters angezeigt und kann als Projektzeit aus dem Kalender heraus erfasst werden.
In den Zeilen unterhalb der Projekte werden die Summe (aus der konkreten Einplanung in Stunden), Gesamt eingeplant, Verfügbar und ggf. Arbeitslast (aus Arbeitspakten) in Stunden angezeigt.
Zellen mit geänderte Werte sind mit einem rosa Hintergrund gekennzeichnet, um die eingegeben Werte zu speichern, klicken Sie Übernehmen.
Ist ein Mitarbeiter zu hoch eingeplant, zeigt ZEP dies durch ein rotes Ausrufezeichen an.
Die konkrete Einplanung wird im Kalender des Mitarbeiters angezeigt. Die Standard-Einplanung wird nicht im Kalender angezeigt

Einplanungen außerhalb der Zuordnungszeiträume löschen

Durch Änderung der Projektlaufzeit, Änderungen der Projektmitarbeiterzuordnungen und Änderungen des Beschäftigungszeitraums, kann es dazu kommen, dass es Einplanungen von Mitarbeiter außerhalb der Projektzuordnungen gibt. ZEP meldet solche "Unstimmigkeiten" in einer blauen Info-Box und bietet an, diese Einplanungen außerhalb der Zuordnungszeiträume zu löschen.

Projektmitarbeiter: Einplanung bearbeiten

Im Menüpunkt Projekt > [Projektname] > Allgemein > Projektmitarbeiter geben Sie für jeden Projektmitarbeiter an, wie hoch die jeweilige Verfügbarkeit in diesem Projekt ist, d.h. mit wie viel Prozent seiner Regelarbeitszeit der gewählte Mitarbeiter den jeweiligen Projekten zur Verfügung steht - dies ist die Standard-Einplanung.

Unterhalb der Einplanungsmatrix werden folgende Informationen angezeigt: die Gesamt Plan-Zahl des Projekts, die Ist-Stunden Anzahl, die bereits eingeplanten Stunden (durch Standard- bzw. durch konkrete Einplanung) und die noch zu verplanenden, also offenen Stunden:

Planzahlen des Projekts

Plan (gesamt) d.h. soviel wurde für das Projekt geplant
Ist (bis gestern) d.h. soviel wurde bislang gebucht (als Tooltipp werden die davon fakturierbaren Stunden angezeigt)
Offen: Plan (gesamt) - Ist (bis gestern) d.h. soviel ist noch zu leisten

Wie verteilt sich die Einplanung

Eingeplant gesamt
Eingeplant bis gestern
Eingeplant ab heute

Was ist nicht eingeplant

Nicht eingeplant (gesamt): Plan (gesamt) - eingeplant (insgesamt) d.h. wie viele Stunden wurden insgesamt nicht geplant
Nicht eingeplant (bis gestern)
Nicht eingeplant (ab heute): Plan (gesamt) - Ist (bis gestern) - eingeplant ab heute d.h. soviel ist noch einzuplanen

Konkrete Einplanung

Die Standard-Einplanung können Sie weiter konkretisieren und für jeden Tag eine ganz genaue Einplanung vornehmen. Klicken Sie dazu auf den Link Einplanung bearbeiten und tragen Sie entsprechende Werte in das folgende Formular ein.
Klicken Sie entweder auf den entsprechenden Mitarbeiternamen oder in die anschließende Zeile. Ist eine Zeile aktiviert (gelber Hintergrund, Mitarbeitername ist fett gedruckt), werden folgende Zeilen mit den entsprechenden Werten des gewählten Mitarbeiters angezeigt: Gesamt eingeplant, Verfügbar und ggf. Arbeitslast (aus Arbeitspakten). In dieser Form erfolgt die Eingabe entweder in Stunden oder als Prozent (bitte "%" nach der Zahl eingeben, sonst wird die Zahl als Stundenanzahl interpretiert). Zellen, die nicht explizit mit einem Wert versehen wurden, zeigen die Standard-Einplanung aus der Projektmitarbeiter-Zuordnung. Sie können mehrere Zellen selektieren und einen Wert eingeben, der dann für alle selektierten Zellen gilt, Sie können Bereiche per Copy&Paste kopieren und einfügen.

oder

klicken Sie in eine Zelle um einen Wert einzutragen und machen dann einen Klick mit der rechten Maustaste und wählen "Einplanung bearbeiten". In dieser Form erfolgt die Eingabe entweder in Stunden oder in Prozent der Regelarbeitszeit oder mit Uhrzeit(en). Über Zeit hinzufügen, können Sie eine weitere Zeit eintragen. Diese Einplanung wird ggf. mit Uhrzeiten im Kalender des Mitarbeiters angezeigt und kann als Projektzeit aus dem Kalender heraus erfasst werden.
Zellen mit geänderte Werte sind mit einen rosa Hintergrund gekennzeichnet, um die eingegeben Werte zu speichern, klicken Sie Übernehmen.
Ist ein Mitarbeiter zu hoch eingeplant, zeigt ZEP dies durch das Symbol (rotes Ausrufezeichen) an.
Die konkrete Einplanung wird im Kalender des Mitarbeiters angezeigt. Die Standard-Einplanung wird nicht im Kalender angezeigt

Einplanungen außerhalb der Zuordnungszeiträume löschen

Arbeitspakete

Definition und Funktionsweise

In ZEP werden Projekte mit hierarchischen Vorgängen und ggf. Tickets/Teilaufgaben abgebildet. Allerdings sind diese Projekte/Planobjekte zumeist nicht auf eine möglichst kurze Projektlaufzeit optimiert, wie es bspw. ein Projektplanungs-Tool zum Ziel hat. Stattdessen bildet ZEP bewusst keine Reihenfolgen und Abhängigkeiten von Vorgängen ab, Vorgänge werden mit großzügigen Laufzeiten (oftmals „wie Projekt“) geplant. Die Vorgänge/Tickets/Teilaufgaben dienen zum Erfassen der geleisteten Arbeitszeiten, die in der Realität häufig von der eigentlichen, ggf. engen zeitlichen Planung abweichen.

Um dennoch eine kurzfristige zeitliche Verteilung der Arbeit an die Mitarbeiter vornehmen zu können kommt mit dem Modul Ressourcenplanung nun die Möglichkeit, Arbeitspakete zu definieren. Arbeitspakete dienen zur Zuweisung eines Arbeitsumfangs (Planaufwand) in einem bestimmten Zeitraum an einen Mitarbeiter. Der Mitarbeiter soll in diesem Zeitraum in besagtem Umfang an dem Planobjekt (Vorgang, Ticket, Teilaufgabe, Projekt bzw. Kunde) arbeiten. Das Arbeitspaket zeigt anhand von Farben und Popups, ob der Mitarbeiter im Rahmen seiner Verfügbarkeit den geplanten Aufwand leisten kann, und wie viel seiner Zeit er an dem Arbeitspaket arbeiten muss, um es fertig zu kriegen.

Ein Arbeitspaket wird in ZEP verwendet, um einem Mitarbeiter vorzugeben, wann er woran in welchem Umfang arbeiten soll.

Ein Arbeitspaket hat dazu folgende Eigenschaften:

Mitarbeiter, dem das Arbeitspaket zugewiesen ist.
Das Plan-Objekt, i.e. Vorgang, Ticket oder Teilaufgabe, an dem der Mitarbeiter arbeiten soll.
Ein Start- und Ende-Datum. Dieser Zeitraum legt fest, wann der Mitarbeiter die Vorgaben erfüllen soll.
Einen Plan-Aufwand (in Stunden). Über diesen legt der Projektleiter den Umfang fest, den der Mitarbeiter im Zeitraum am Plan-Objekt arbeiten soll.

Bis hierher entspricht das Arbeitspaket weitgehend einem Post-It Zettel oder einem Kalendereintrag, über den einem Mitarbeiter vorgegeben wird, woran er arbeiten soll.

Das Arbeitspaket in ZEP ist mehr

Arbeitspaket wird im folgenden "AP" genannt.

Das AP summiert die Ist-Stunden, die der Mitarbeiter im Zeitraum des AP auf das Plan-Objekt bucht. Daher kennt das AP die zur Erfüllung des AP noch zu leistenden Stunden.
Das AP weiß aufgrund der Regelarbeitszeit des Mitarbeiters sowie – bei Einsatz des Moduls Abwesenheiten & Überstunden – den Fehlzeiten und Urlauben des Mitarbeiters exakt, wie viel Arbeitszeit (Stunden) dem Mitarbeiter bis zum Erreichen des Ende-Datums noch zur Verfügung steht, d.h. wie viele Stunden der Mitarbeiter noch hat um die noch offene Arbeit am AP zu beenden.
Das AP berechnet daraus den sog. Auslastungsfaktor. Dieser besagt (in Prozent), wie viel Prozent seiner Arbeitszeit der Mitarbeiter an dem AP arbeiten muss, um bis zum Ende-Termin des AP fertig zu werden.
Die Summe der Auslastungsfaktoren aller einem Mitarbeiter zugewiesenen AP zeigt Tag-genau die Auslastung des Mitarbeiters.
Hinweis: sind einem Mitarbeiter AP von Planobjekten zugewiesen, die in einer hierarchischen Beziehung zueinander stehen, bspw. Ticket – Teilaufgabe, so werden die Auslastungen dieser AP nicht summiert, sondern die größte der Auslastungen dieser AP verwendet. Begründung: Wenn ein MA sowohl ein AP zu einem Ticket als auch ein AP zu einer Teilaufgabe dieses Tickets zugewiesen hat, so hat er dadurch keine doppelt so hohe Auslastung. Indem er Zeiten auf die Teilaufgabe bucht bearbeitet er implizit auch das Ticket.
Das AP ermöglicht die Eingabe des vom Mitarbeiter geschätzten Restaufwands (in Stunden). Anders als bei einem Fertigstellungsgrad in Prozent, der i.d.R. schwer zu schätzen ist, kann ein Mitarbeiter meistens besser abschätzen, wie viele Stunden er bis zur Fertigstellung noch benötigt.
Ist der Mitarbeiter mit der Bearbeitung des AP fertig, so trägt er einen Restaufwand von 0 (Null) ein. Dadurch generiert das AP keine Auslastung mehr für den Mitarbeiter.
Die auf einem AP geschätzten Restaufwände werden aufgezeichnet. So kann nachvollzogen werden, wie sich die Einschätzungen ggf. über die Zeit änderten.
Mit der Ressourcenplanung ist es möglich, den Umfang, in dem ein Mitarbeiter einem Projekt zur Verfügung steht, zu definieren. Dieser Prozentsatz wird in der Mitarbeiter-Projekt-Zuordnung als Projekt-Verfügbarkeit definiert und kann (durch verschiedene Zuordnungszeiträume) über die Projektlaufzeit auch variieren.
Die Projekt-Verfügbarkeit wird bei Auswertungen zur Auslastung der Mitarbeiter im Projekt beachtet.

Beispiel: Ein Mitarbeiter, der dem Projekt zu 25% zugewiesen ist, steht dem Projekt 2h/Tag (bei 8h Regelarbeitszeit) zur Verfügung. Werden ihm nun Aufgaben mit einem Umfang von 2h/Tag zugewiesen, ist er also bereits ausgelastet (Auslastung 100%).

Aus Gesamtsicht (Unternehmenssicht, Projekt-unabhängig) ist er aber nur zu 25% ausgelastet.

Arbeitspakete verhalten sich nicht wie Tickets/Teilaufgaben.
Zeiten werden nicht auf ein Arbeitspaket erfasst, sondern auf das "darunterliegende" Plan-Objekt (= Vorgang, ggf. Ticket/Teilaufgabe). Sie können die Arbeitspakete als eine Art "Favoriten"-Liste zur Auswahl bei der Projektzeiterfassung sehen.
Ist-Stunden, die einem Arbeitspaket "zugerechnet" werden, sind die Stunden, die in dem Zeitraum des Arbeitspakets auf das Plan-Objekt(= Vorgang, ggf. Ticket/Teilaufgabe) gebucht werden.

Projekt > Arbeitspakete

Pfad: Projekt > [Projektname] > Ressourcenplanung > Arbeitspakete

Hier sieht der Projektleiter alle Arbeitspakete in seinem Projekt und kann Arbeitspakete anlegen bzw. ändern. Er kann die Arbeitspaket-Auslastung der Projektmitarbeiter aus Projektsicht auswerten. Es ist möglich, den Umfang, in dem ein Mitarbeiter einem Projekt zur Verfügung steht, in einem Arbeitspaket auf Projektebene zu definieren. Diese grobe Planung können Sie dann weiter in Arbeitspaketen auf Vorgangsebene (ggf. Ticketebene) konkretisieren.

Auf ein Projekt-Arbeitspaket kann keine Zeit direkt erfasst werden, ein Mitarbeiter hat unter Arbeitspakete keine Projekt-Arbeitspakete zur Auswahl. Die Ist-Stunden auf diesen Arbeitspaketen ist die Summe aller erfassten Zeiten auf alle Vorgänge dieses Projekts. Für ein Projekt-Arbeitspaket kann kein Restaufwand eingetragen werden und es kann nicht auf "fertig" gesetzt werden.

Beim Aufruf dieser Seite ist automatisch ein Zeitraum eingestellt, alle Mitarbeiter und die eskalierten, unkritischen und kritischen Arbeitspakete sind ausgewählt. Unter der Tabelle der Arbeitspakete wird entsprechend die Projektauslastung sowie die Gesamtauslastung der Mitarbeiter in einer Grafik dargestellt.

Berechnung der Auslastung: werden die Arbeitspakete im Projekt konkretisiert (bspw. durch Arbeitspakete auf Vorgangsebene) so wird das bei der Auslastung berücksichtigt, d.h. je Ebene: Auslastung = Max(Auslastung, Summe(Auslastungen der Unter-Objekte)).

Ein Projektleiter kann den Zeitraum beliebig einstellen, Mitarbeiter und den Stand der Arbeitspakete auswählen. Entsprechend der eingestellten Parameter werden die Arbeitspakete angezeigt und die Projekt- und Gesamtauslastung dargestellt. Diese Auswertung kann als Excel oder CSV exportiert werden.

Informationen zu Arbeitspaketen erhalten Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Arbeitspaket fahren: ein Flyover listet alle relevanten Daten aus der Planung (des Plan-Objekts) und die aktuellen Ist-Werte, sowie den Arbeitspaket Plan und Ist Stunden, den Restaufwand, Zeitraum und Stand auf. Zusätzlich wird dieses Arbeitspaket auch als dunkelbrauner Abschnitt in den jeweiligen braunen Balken in der Projekt- und Gesamtauslastung dargestellt.

Wenn Sie das Arbeitspaket anklicken öffnet sich ein Menü in dem Sie verschiedene Aktionen aufrufen können:

Arbeitspakete auf Projektebene

Arbeitspaket bearbeiten
Arbeitspaket kopieren
Arbeitspaket löschen
in das Menü Daten des Projekts wechseln

Arbeitspakete auf Vorgangsebene

den Restaufwand in Stunden aus aktueller Sicht eintragen bzw. Restaufwand „0“ bzw. "fertig" angeben, um zu signalisieren: das Arbeitspaket ist fertig. Alle bisherigen Einträge zum Restaufwand können Sie sich in der Änderungshistorie anzeigen lassen: jeder Eintrag wird in einer Tabelle mit Datum, Plan Stunden, aktuellen Ist Stunden, Restaufwand Stunden und dem Mitarbeiter (der den Eintrag vorgenommen hat) angezeigt.
Das Arbeitspaket auf fertig setzen (ggf. Ticket/Teilaufgabe)
Neues Arbeitspaket aus Restaufwand erstellen und einem anderen Bearbeiter zuweisen
Das Arbeitspaket bearbeiten
Arbeitspaket kopieren
Das Arbeitspaket löschen
Zum dazugehörigen Vorgang ggf. Ticket/Teilaufgabe wechseln

Informationen zur Projektauslastung der Mitarbeiter erhalten Sie in der grafischen Darstellung unter der Arbeitspakete-Tabelle: der "graue Bereich" stellt die Verfügbarkeit in Stunden der (ausgewählten) Mitarbeiter je Tag dar. Diese Verfügbarkeit wird angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den grauen Bereich fahren. Die Auslastung in Prozent durch Arbeitspakete wird angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine "farbige" Säule fahren. Die Kritikalität wird wird dabei farbig dargestellt: Die Grenzwerte für die Farben sind wie folgt definiert:

Auslastung < 85%: grün
Auslastung < 100%: gelb
Auslastung < 115%: orange
Auslastung >= 115%: rot

Informationen zur Gesamtauslastung der Mitarbeiter (hier werden auch alle anderen Projekte berücksichtigt) erhalten Sie in der zweiten grafischen Darstellung: der "graue Bereich" stellt die Verfügbarkeit in Stunden der (ausgewählten) Mitarbeiter je Tag dar. Diese Verfügbarkeit wird angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den grauen Bereich fahren. Die Auslastung in Prozent durch Arbeitspakete wird angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine der farbigen Säulen fahren.

Neue Arbeitspakete werden über den Button Neues Arbeitspaket anlegen erstellt:

wählen Sie einen Vorgang
wählen Sie einen Mitarbeiter
geben Sie Plan Stunden an, oder klicken Sie auf "übernehmen", um die beim Vorgang hinterlegten Planstunden für dieses Arbeitspaket zu übernehmen.
Geben Sie einen "Planungszeitraum" an: wenn Sie hier "Vorgangsstart" bis "Vorgangsende" angeben, wird das Arbeitspaket mit dem Vorgang "gekoppelt", d.h. wenn die Laufzeit des Vorgangs geändert wird, wird auch die Laufzeit des Arbeitspakets entsprechend geändert.
eine Bemerkung ist optional

Speichern Sie. Die grafische Darstellung wird sofort aktualisiert.

Das Arbeitspaket ändern können Sie mit Klick auf das Arbeitspaket: Sie können

Datum/Zeitraum anpassen
Plan-Aufwand ändern
Geschätzten Restaufwand sehen und mit diesem den „Plan-Aufwand anpassen“: Neuer Plan-Aufwand = Aktuelles Ist zum Zeitpunkt der Restaufwandsschätzung + geschätzter Restaufwand
Arbeitspaket löschen

Stand der Arbeitspakete

Der Stand der Arbeitspakete wird farbig gekennzeichnet

unkritisch = der Mitarbeiter kann den im Arbeitspaket hinterlegten Aufwand (Plan Stunden) in der Zeit bis zum Ende des Arbeitspakets aufgrund seiner Verfügbarkeit (Zuordnung in anderen Projekten, Urlaubsplanung, ...) erfüllen.
kritisch = der Mitarbeiter kann den im Arbeitspaket hinterlegten Aufwand (Plan Stunden) in der Zeit bis zum Ende des Arbeitspakets aufgrund seiner Verfügbarkeit (Zuordnung in anderen Projekten, Urlaubsplanung, ...) nicht erfüllen bzw. durch die Restaufwandsschätzung + dem aktuellen Ist-Aufwand sind die Planstunden überschritten. Bitte beachten Sie: Arbeitspakete, die Mitarbeitern mit einer Regelarbeitszeit = 0 zugewiesen sind, können nie den Zustand "kritisch" erreichen.
eskaliert = das Arbeitspaket ist "überbucht" (die Ist-Stunden sind größer als die Planstunden), bzw. das Arbeitspaket ist "abgelaufen", es ist nach dem Planungszeitraum nicht auf "fertig" gesetzt.
fertig = das Arbeitspaket ist auf fertig gesetzt (auch wenn es "überbucht" wurde).

Arbeitspakete auf Projektebene

Sie können auch Arbeitspakete auf Ebene von Projekten (ohne Angabe von Vorgang, Ticket, Teilaufgabe) einplanen.

Neues Arbeitspaket anlegen: ohne Vorgang mit Mitarbeiter, Titel, Plan Stunden und Planungszeitraum.
Auf Projekt-Arbeitspakete können keine Zeiten erfasst werden (werden unter Mein ZEP > Arbeitspakete nicht angezeigt).
Auf das Projekt vom Mitarbeiter gebuchte Stunden werden auf ein Projekt-Arbeitspaket aggregiert, ebenso werden diese in der Auslastung berücksichtigt.
Werden die Arbeitspakete im Projekt konkretisiert (z.Bsp. durch Arbeitspakete auf Vorgangsebene) so wird das bei der Auslastung berücksichtigt.

Projekt > Planungsübersicht

Pfad: Projekt > [Projektname] > Ressourcenplanung > Planungsübersicht

Mit der Auswertung Planungsübersicht in einem gewählten Projekt können Sie die Planzahlen des Projekts mit der Einplanung und den Planzahlen der Arbeitspakete vergleichen.

Die Auswertung wird immer ab Projektstart betrachtet, Stichtag ist der heutige Tag. Das Ende des Auswertungszeitraums ist das Projektende (falls angegeben), sonst das größtes Datum aller Einplanungen, Arbeitspakete, Vorgänge, Mitarbeiterzuordnungen, ...

Sie sehen die Plan Stunden für Projekt und Vorgang, die Ist Stunden (gesamt) (Stichtag heute), und die offenen Stunden.

Die Eingeplanten Stunden bis gestern, ab heute und die gesamt eingeplanten Stunden. Die Einplanung bezieht sich auf die Standard-Einplanung der Projektmitarbeiter bzw. die konkrete Einplanung der Mitarbeiter auf das betreffende Projekt.

Der dritte Abschnitt bezieht sich auf die Planstunden in Arbeitspaketen, beachtet wird auch die Korrektur (Restaufwandsschätzung), die bereits geleisteten Ist Stunden und die Rest Stunden.

Wenn Sie das Modul ZEP-Ticket, Aufgaben, ToDos einsetzen, können Sie optional auch die Planungsübersicht mit Tickets/Teilaufgaben anzeigen.

Die Ergebnistabelle ist konfigurierbar. Sie können sich Spalten optional ein-/ausblenden.

Auswertungen > Arbeitspakete

Pfad: Auswertungen > Projekte > Ressourcenplanung > Arbeitspakete

Hier kann ein Administrator (ggf. Abteilungsleiter) bzw. ein Projektleiter für seine Projekte, die Arbeitspaket-Auslastung der Projektmitarbeiter aus Projekt-Sicht auswerten.

Beim Aufruf dieser Seite ist automatisch ein dreimonatiger Zeitraum (beginnend mit dem 1. des aktuellen Monats) eingestellt, alle Projekte, alle Mitarbeiter und die eskalierten, unkritischen und kritischen Arbeitspakete sind ausgewählt. Unter der Tabelle der Arbeitspakete wird ggf. die Projektauslastung (wenn ein einzelnes Projekt gewählt ist) sowie die Gesamtauslastung der Mitarbeiter in einer Grafik dargestellt.

Sie können können den Zeitraum aber auch beliebig einstellen, Projekte, Mitarbeiter und den Stand der Arbeitspakete auswählen. Entsprechend der eingestellten Parameter werden die Arbeitspakete angezeigt und die Projekt- und Gesamtauslastung dargestellt.

Die Ergebnistabelle können Sie sortiert nach Datum, nach Mitarbeiter oder nach Projekt darstellen. Diese Auswertung wird auch als Excel oder CSV-Export angeboten.

Informationen zu Arbeitspaketen erhalten Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Arbeitspaket fahren: ein Flyover listet alle relevanten Daten aus der Planung (des Plan-Objekts) und die aktuellen Ist-Werte, sowie den Arbeitspaket Plan und Ist Stunden, Zeitraum und Stand auf. Zusätzlich wird dieses Arbeitspaket auch als dunkelbrauner Abschnitt in den jeweiligen braunen Balken in der Projekt- und Gesamtauslastung dargestellt.

Wenn Sie das Arbeitspaket anklicken öffnet sich ein Menü in dem Sie verschiedene Aktionen aufrufen können:

Arbeitspaket fertig setzen (ggf. Ticket/Teilaufgabe)
Arbeitspaket bearbeiten
Arbeitspaket löschen
zum dazugehörigen Vorgang ggf. Ticket/Teilaufgabe wechseln

Projekt-Verfügbarkeit und Auslastung

Beispiel: Ein Mitarbeiter mit 8 Stunden Regelarbeitszeit ist einem Projekt zu 25% zugewiesen. Ihm werden in diesem Projekt nun Aufgaben (Arbeitspakete) mit einem Umfang von 2 Stunden/Tag zugewiesen. Daraus ergeben sich folgende Auslastungen:

Projektauslastung

Aus Projektsicht ist der Mitarbeiter ausgelastet (Auslastung 100%).

Gesamtauslastung

Aus Gesamtsicht (Unternehmenssicht, Projekt-unabhängig) ist er aber nur zu 25% ausgelastet.

Um die Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter festzulegen, kann die Mitarbeiter-Zeit-Matrix mit der Einstellung "Projektzeit anzeigen in Prozent" hilfreich sein.

Mitarbeiter > Arbeitspakete

Bei jedem Mitarbeiter können dessen Arbeitspakete und dessen Gesamtauslastung angezeigt werden.

Ein Administrator (ggf. Abteilungsleiter) sieht unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Ressourcenplanung > Arbeitspakete (für einen Mitarbeiter) die Gesamtauslastung für den eingestellten Zeitraum und die Arbeitspakte gemäß eingestellter Parameter.

Diese Auswertung wird auch als Excel oder CSV-Export angeboten.

Neue Arbeitspakete für den gewählten Mitarbeiter werden über den Button "Neues Arbeitspaket anlegen" erstellt:

wählen Sie ein Projekt
wählen Sie ggf. Vorgang, Ticket/Teilaufgabe aus
geben Sie einen Titel an (optional)
geben Sie Plan Stunden an, oder klicken Sie auf "übernehmen", um ggf. definierte Planstunden für dieses Arbeitspaket zu übernehmen.
Geben Sie einen "Planungszeitraum" an.
eine Bemerkung ist optional

Speichern Sie. Die grafische Darstellung wird sofort aktualisiert.

Informationen zu Arbeitspaketen erhalten Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Arbeitspaket fahren: ein Flyover listet alle relevanten Daten aus der Planung (des Plan-Objekts) und die aktuellen Ist-Werte, sowie den Arbeitspaket Plan und Ist Stunden, Zeitraum und Stand auf. Zusätzlich wird dieses Arbeitspaket auch als dunkelbrauner Abschnitt in den jeweiligen braunen Balken in der Projekt- und Gesamtauslastung dargestellt.

Wenn Sie das Arbeitspaket anklicken öffnet sich ein Menü in dem Sie verschiedene Aktionen aufrufen können:

Arbeitspaket fertig setzen (ggf. Ticket/Teilaufgabe)
Arbeitspaket bearbeiten
Arbeitspaket löschen
zum dazugehörigen Vorgang ggf. Ticket/Teilaufgabe wechseln

Informationen zu der Gesamtauslastung des Mitarbeiters erhalten Sie in der grafischen Darstellung unter der Tabelle mit den Arbeitspaketen: der "graue Bereich" stellt die Verfügbarkeit in Stunden des Mitarbeiters je Tag dar. Diese Verfügbarkeit wird angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den grauen Bereich fahren. Die Auslastung in Prozent durch Arbeitspakete wird angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf einen braunen Balken fahren.

Mitarbeiter > Auslastung (Arbeitspakete)

Ein Administrator (ggf. Abteilungsleiter) sieht unter Auswertungen > Mitarbeiter > Auslastung (Arbeitspakete) durch Arbeitspakete einen Überblick über die Auslastung durch Arbeitspakete verschaffen. Wählen Sie einen Zeitraum und den bzw. die Mitarbeiter. Wenn Sie eine detaillierte Auflistung nach Projekt wünschen, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.

In der Ergebnistabelle werden alle Mitarbeiter aufgelistet, ihre Verfügbarkeit in Stunden, die auf Arbeitspakete geleisteten Ist Stunden und der Restaufwand. Aufgeführt sind die Arbeitslast und die Restverfügbarkeit in Stunden sowie die Gesamtauslastung in Prozent.

Wird die Checkbox "Detaillierte Auflistung nach Projekt" aktiviert haben, wird eine zusätzliche Spalte "Projektverfügbarkeit" angezeigt.

Mitarbeiter > Auswertungen > Einplanung

Pfad: Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Ressourcenplanung > Einplanung und Auswertungen > Mitarbeiter > Einplanung

Lassen Sie sich die Einplanung der Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum anzeigen. Sie können zwischen den beiden Darstellungen "Diagramm" und "Matrix" wählen.

Darstellung als Diagramm:

Wählen Sie - Alle Mitarbeiter - oder einen einzelnen aus. Wenn Sie die Option "Projekteinplanung anzeigen" aktivieren, können Sie jeweils nur einen Mitarbeiter auswählen. Entsprechend Ihrer Einstellung bei "Gestapeltes Säulendiagramm" erhalten Sie die Einplanung der ausgewählten Mitarbeiter als Kurve oder Säulen.

Das Ergebnis können Sie als Excel oder CSV-Datei exportieren.

Darstellung als Matrix:

In der Matrix-Darstellung können Sie zusätzlich zu der Mitarbeiterauswahl (einen, alle oder mehrere Mitarbeiter) auch Projekte auswählen. Die Projektauswahl erfolgt über das Filterformular.

Optional können Sie auf Mitarbeiter nach Grad ihrer Einplanung filtern. Als Bezugswert des Grades der Einplanung dient die Verfügbarkeit

Im Filter gibt es die Möglichkeit, einen Schwellwert (in Prozent) anzugeben. Der hier eingegebene Wert bezieht sich auf einen prozentualen Anteil der Verfügbarkeit.
Zusätzlich gibt es eine Auswahl, ob nach mehr als Schwellwert oder weniger als Schwellwert gefiltert werden soll. Damit lassen sich Mitarbeiter finden, die noch Kapazität frei haben (weniger als) bzw. die überlastet sind (mehr als)
In der Matrix werden dann nur die Mitarbeiter angezeigt, die an mindestens einem der Tage im gewählten Zeitraum das eingestellte Kriterium erfüllen.

In der Ergebnistabelle werden die Mitarbeiter als Zeilen ausgegeben. Überplante Tage sind rot hinterlegt. Mit dem "+"-Symbol vor dem Mitarbeiternamen können Sie sich die zugeordneten Projekte anzeigen lassen. Es wird je Tag die Einplanung für jedes Projekt angezeigt, die Summe, die Gesamt eingeplante Zeit (aus allen Projekten) und die Verfügbarkeit. Ein rotes Feld und Ausrufezeichen markieren ein "Überlastung".

Sie können direkt aus dieser Ansicht die Projekteinplanungen des Mitarbeiters bearbeiten: Klicken Sie auf das Symbol , tragen die konkrete Einplanung ein und übernehmen die Werte.

Das Ergebnis können Sie als Excel- oder CSV-Datei exportieren.

Auswertungen > Arbeitspakete

Bei jedem Mitarbeiter können dessen Arbeitspakete und dessen Gesamtauslastung angezeigt werden.

Unter Auswertungen > Mitarbeiter > Arbeitspakete können für einen bzw. mehrere Mitarbeiter die Gesamtauslastung und bei Auswahl eines Projekts auch die Projektauslastung gemäß der eingestellten Parameter ausgewertet werden. Wenn Sie die Komprimierte Darstellung aktivieren (voreingestellt) erhalten Sie eine Tabelle, in der alle (gewählten) Mitarbeiter enthalten sind. Sie können nach Datum, Mitarbeiter, Projekt sortieren. Ist die komprimierte Darstellung nicht aktiviert, wird jeder Mitarbeiter in einer eigenen Tabelle dargestellt (inkl. Auslastungen und Fehlzeiten).

Diese Auswertung wird auch als Excel oder CSV-Export angeboten.

Informationen zu Arbeitspaketen erhalten Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Arbeitspaket fahren: ein Flyover listet alle relevanten Daten aus der Planung (des Plan-Objekts) und die aktuellen Ist-Werte, sowie den Arbeitspaket Plan und Ist Stunden, Zeitraum und Stand auf. Zusätzlich wird dieses Arbeitspaket auch als dunkelbrauner Abschnitt in den jeweiligen braunen Balken in der Projekt- und Gesamtauslastung dargestellt.

Wenn Sie das Arbeitspaket anklicken öffnet sich ein Menü in dem Sie verschiedene Aktionen aufrufen können:

Arbeitspaket fertig setzen (ggf. Ticket/Teilaufgabe)
Arbeitspaket bearbeiten
Arbeitspaket löschen
zum dazugehörigen Vorgang ggf. Ticket/Teilaufgabe wechseln

Projekt-Verfügbarkeit und Auslastung

Projektauslastung

Aus Projektsicht ist der Mitarbeiter ausgelastet (Auslastung 100%).

Gesamtauslastung

Aus Gesamtsicht (Unternehmenssicht, Projekt-unabhängig) ist er aber nur zu 25% ausgelastet.

Um die Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter festzulegen, kann die Mitarbeiter-Zeit-Matrix mit der Einstellung "Projektzeit anzeigen in Prozent" hilfreich sein.

Arbeitspakete und Einplanung

Ein Mitarbeiter sieht unter Arbeitspakete die ihm zugewiesenen Arbeitspakete. Optional wird die Gesamtauslastung grafisch dargestellt (nur wenn ein Administrator diese Option in den Einstellungen mit "Ja" eingestellt hat).

Wählen Sie einen Zeitraum und den Stand (eskaliert, unkritisch, kritisch, fertig) der Arbeitspakete, die Sie in der Tabelle angezeigt haben möchten. Diese Auswertung kann als Excel oder CSV exportiert werden.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf ein Arbeitspaket fahren, werden Ihnen im Flyover folgende Informationen angezeigt:

Planobjekt (Kunde/Projekt/Vorgang/ggf.Ticket/Teilaufgabe)
Zeitraum
Ist Stunden (dies sind die Zeiten, die im Zeitraum des Arbeitspakets auf das Plan-Objekt (=Vorgang/ggf. Ticket/Teilaufgabe) gebucht wurden)
Arbeitspaket Plan Stunden
ggf. Restaufwand
Stand
Bemerkung des Arbeitspaketes

Wenn Sie das Arbeitspaket anklicken, öffnet sich ein Menü in dem Sie je nach Berechtigungsstufe verschiedene Aktionen aufrufen können:

Projektzeit erfassen bzw. das Uhr-Symbol anklicken. Sie wechseln in die Projektzeiterfassung, die passend mit Projekt/Vorgang/Ticket/Teilaufgabe vorbelegt ist (auf Kunden- bzw. Projekt-Arbeitspakete ist entsprechend keine Zeiterfassung möglich!)
den Restaufwand in Stunden aus aktueller Sicht eintragen bzw. Restaufwand „0“ bzw. "fertig" angeben, um zu signalisieren: das Arbeitspaket ist fertig. Alle bisherigen Einträge zum Restaufwand können Sie sich in der Änderungshistorie anzeigen lassen: jeder Eintrag wird in einer Tabelle mit Datum, Plan Stunden, aktuellen Ist Stunden, Restaufwand Stunden und dem Mitarbeiter (der den Eintrag vorgenommen hat) angezeigt.
Das Arbeitspaket auf fertig setzen
Zum dazugehörigen Vorgang ggf. Ticket/Teilaufgabe wechseln

Auf Arbeitspakete von Kunden bzw. Projekten können keine Zeiten erfasst werden:

Mit Klick auf das Kunden-Arbeitspaket können Sie zum dazugehörigen Kunden wechseln
Mit Klick auf das Projekt-Arbeitspaket können Sie zum dazugehörigen Projekt wechseln

Warum "Restaufwand schätzen"?

Anders als bei einem Fertigstellungsgrad in Prozent, der i.d.R. schwer zu schätzen ist, kann ein Mitarbeiter meistens besser abschätzen, wie viele Stunden er bis zur Fertigstellung noch benötigt.

Ist der Mitarbeiter mit der Bearbeitung des Arbeitspakets fertig, so trägt er einen Restaufwand von "0" (fertig) ein. Dadurch generiert das Arbeitspaket keine Auslastung mehr für den Mitarbeiter.

Die auf einem Arbeitspaket geschätzten Restaufwände werden aufgezeichnet. So kann nachvollzogen werden, wie sich die Einschätzungen ggf. über die Zeit änderten.

Einplanung bearbeiten

Sie sehen hier als Mitarbeiter für den eingestellten Zeitraum für jedes Projekt Ihre Einplanung. Um eine konkrete Einplanung für jeden Tag vorzunehmen, Klicken Sie auf den Button Einplanung bearbeiten und tragen Sie entsprechende Werte in das folgende Formular ein.

Klicken Sie entweder auf die entsprechende Projektbezeichnung um die ganze Zeile zu aktivieren (grau hinterlegt) oder klicken Sie in eine Zelle um einen Wert einzutragen: In dieser Form erfolgt die Eingab entweder in Stunden oder in Prozent (bitte "%" nach der Zahl eingeben, sonst wird die Zahl als Stundenanzahl interpretiert) der Regelarbeitszeit. Zellen, die nicht explizit mit einem Wert versehen wurden, zeigen die Standard-Einplanung aus der Projektmitarbeiter-Zuordnung an. Sie können mehrere Zellen selektieren und einen Wert eingeben, der dann für alle selektierten Zellen gilt, Sie können auch Bereiche per Copy&Paste kopieren und einfügen.

oder

Sie Klicken entweder auf die entsprechende Projektbezeichnung um die ganze Zeile zu aktivieren (grau hinterlegt) oder klicken Sie in eine Zelle um einen Wert einzutragen und machen dann einen Klick mit der rechten Maustaste und wählen "Einplanung bearbeiten". In dieser Form erfolgt die Eingab entweder in Stunden oder in Prozent der Regelarbeitszeit oder mit Uhrzeit(en). Klick mit der rechten Maustaste und wählen "Einplanung bearbeiten". In dieser Form erfolgt die Eingab entweder in Stunden oder in Prozent der Regelarbeitszeit oder mit Uhrzeit(en). Sie können hier auch eine interne Bemerkung eingeben, diese Bemerkung wird dann als Tooltipp in der Einplanungsmatrix angezeigt und auch im Kalender des Mitarbeiters. Über Zeit hinzufügen, können Sie eine weitere Zeit eintragen. Diese Einplanung wird ggf. mit Uhrzeiten im Kalender des Mitarbeiters angezeigt und kann als Projektzeit aus dem Kalender heraus erfasst werden.
In den Zeilen unterhalb der Projekte werden die Summe (aus der konkreten Einplanung in Stunden), Gesamt eingeplant, Verfügbar und ggf. Arbeitslast (aus Arbeitspakten) in Stunden angezeigt.
Zellen mit geänderte Werte sind mit einen rosa Hintergrund gekennzeichnet, um die eingegeben Werte zu speichern, klicken Sie Übernehmen.
Ist ein Mitarbeiter zu hoch eingeplant, zeigt ZEP dies durch das rote Ausrufezeichen-Symbol an.

Kunde > Arbeitspakete

Ein Administrator (ggf. Abteilungsleiter) hat in seinen Kunden unter Allgemein den Menüpunkt Arbeitspakete. Hier sieht er alle Arbeitspakete zu einem Kunden und kann Arbeitspakete anlegen bzw. ändern.

Sie können den Umfang, in dem ein Mitarbeiter einem Kunden zur Verfügung steht, in einem Arbeitspaket definieren. Es handelt sich hierbei um eine langfristige Planung, in der Sie in Arbeitspaketen festlegen können, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter einem Kunden (für seine Projekte) zur Verfügung stehen. Diese grobe Planung können Sie dann weiter konkretisieren, auf Projektebene bis hin zu Vorgängen und ggf. Tickets.

Auf ein solches Kunden-Arbeitspaket kann keine Zeit direkt erfasst werden, ein Mitarbeiter hat unter Arbeitspakete keine Kunden-Arbeitspakete zur Auswahl. Die Ist-Stunden auf diesen Arbeitspaketen ist die Summe aller erfassten Zeiten auf alle Projekte dieses Kunden. Für ein Kunden-Arbeitspaket kann kein Restaufwand eingetragen werden und es kann nicht auf "fertig" gesetzt werden.

Beim Aufruf dieser Seite sind für einen Zeitraum alle Mitarbeiter, die eskalierten, unkritischen und kritischen Arbeitspakete ausgewählt. Es werden alle Arbeitspakete diese Kunden (inkl. aller Projekte des Kunden) aufgelistet. Unter der Tabelle der Arbeitspakete wird entsprechend die Verfügbarkeit (grauer Bereich) der im Filterformular gewählten Mitarbeiter und die Gesamtauslastung dieser Mitarbeiter in einer Grafik dargestellt.

Informationen zu den Arbeitspaketen erhalten Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Arbeitspaket fahren: ein Flyover listet alle relevanten Daten auf: Titel, Mitarbeiter, Zeitraum, Ist-Stunden (Summe aller erfassten Zeiten auf alle Projekte dieses Kunden) und Arbeitspaket Plan-Stunden auf.

Wenn Sie das Arbeitspaket anklicken öffnet sich ein Menü in dem Sie verschiedene Aktionen aufrufen können:

Arbeitspakete auf Kundenebene

Arbeitspaket bearbeiten
Arbeitspaket kopieren
Arbeitspaket löschen
in das Menü Daten des Kunden wechseln

Sie können auch Arbeitspakete auf Ebene von Kunden (ohne Angabe von Vorgang, Ticket, Teilaufgabe) einplanen.

Es gibt einen neuen Menüpunkt "Arbeitspakete" beim Kunden.
Neues Arbeitspaket anlegen: mit Mitarbeiter, Titel, Plan Stunden und Planungszeitraum.
Auf Kunden-Arbeitspakete können keine Zeiten erfasst werden (werden unter Arbeitspakete nicht angezeigt)
Auf alle Projekte des Kunden vom Mitarbeiter gebuchte Stunden werden auf ein Kunden-Arbeitspakete aggregiert, ebenso werden diese in der Auslastung berücksichtigt.

Auf Kunden-/Projekt-Arbeitspakete kann nicht gebucht werden, sie dienen zur längerfristigen Einplanung von Mitarbeitern und erzeugen eine entsprechende Auslastung.

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